AUSSCHREIBUNGEN VON FM LEISTUNGEN

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1 AUSSCHREIBUNGEN VON FM LEISTUNGEN

2 INHALT 1. Vorbereitung 2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 3. Angebotsauswertung / Vergabeempfehlung

3 1. VORBEREITUNG 1.1. Checkliste Projekt 1.2 Festlegung Zeitplan 1.3 Arten der Ausschreibung

4 1.1 CHECKLISTE PROJEKT 1. Ausschreibungsvorbereitung 1.1 Klärung Ausschreibungsumfang 1.2 Festlegung Bieterkreis 2. Erstellung der Ausschreibung 2.1 Aufbau Ausschreibungsstruktur 2.2 Massenzusammenstellung 2.3 Erstellung Vertragsmuster 2.4 Erstellung Leistungsbeschreibung 2.5 Zusammenstellung Ausschreibungsunterlagen 3. Angebotsphase 3.1 Versand Ausschreibungsunterlagen 3.2 Angebotserstellung durch die Bieter 3.3 Angebotsabgabe

5 1.1 CHECKLISTE PROJEKT 3.4 Angebotsprüfung und Angebotsauswertung 3.5 Erstellung Preisspiegel 4. Vergabevorschlag 4.1 Abstimmung und Aufklärungsgespräche 4.2 Vergabevorschlag 4.3 Vergabe an Dienstleister 5. Vorbereitung neuer Dienstleister 5.1 Beauftragung des Dienstleisters

6 1.2 FESTLEGUNG ZEITPLAN Sehr schnelle Ausschreibung ohne Anforderung an Vergaberecht Normale Ausschreibung mit Aufbau Betriebskonzept und Datenerfassung Umfangreiche Ausschreibungen mit besonderen Anforderungen im Vergaberecht 2-3 Monate 4-6 Monate 6-9 Monate

7 1.1.5 ARTEN DER AUSSCHREIBUNG

8 2. ERSTELLUNG DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN 2.1 Verfahren einer funktionsorientierten Ausschreibung 2.2 Verfahren einer ergebnisorientierten Ausschreibung Definition einer ergebnisorientierten Ausschreibung B.I.L.D Methode GEFMA Richtlinien 2.3 Struktur der Ausschreibungsunterlagen Übersicht Ausschreibungstext, Vertrag Leistungsverzeichnis Leistungsbeschreibung Anhänge zur Leistungsbeschreibung Preisblätter Formblätter zur Ausschreibung

9 2.1 FUNKTIONSORIENTIERTE AUSSCHREIBUNGEN bisher wurde üblicherweise auf Basis einer funktionsorientierten Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis ausgeschrieben à beinhaltet eine detaillierte Erfassung und Beschreibung der Leistungen der einzelnen Gewerke, der zu verwendenden Materialien und die Häufigkeit der Tätigkeiten à bei einer langen Betriebsdauer eines Gebäudes ist die detaillierte Erfassung aller Tätigkeitsbereiche des Gebäudes kaum darstellbar ein Wettbewerb zwischen den Bietern findet nur auf preislicher Ebene statt

10 2.2 ERGBNISORIENTIERTE AUSSCHREIBUNGEN 2.2.1Definition einer ergebnisorientierten Ausschreibung es werden keine Tätigkeiten und zugehörige Häufigkeiten festgelegt, sondern das durch die Dienstleistung zu erreichende Ergebnis in Funktion und Qualität das Erreichen der vereinbarten Zielgrößen unter den gegebenen Randbedingungen ist Aufgabe des Auftragnehmers à Qualitäten werden nicht mehr aus Sicht des Verrichtenden, sondern als messbare Ergebnisse beschrieben damit erweitert sich der Spielraum des Auftragnehmers, um sein Fachwissen und Innovationspotential zu nutzen und eine optimale Projektlösung anzubieten der Wettbewerb erweitert sich zu einem Preis- und Leistungswettbewerb

11 2.2 ERGBNISORIENTIERTE AUSSCHREIBUNGEN 2.2.1Definition einer ergebnisorientierten Ausschreibung Ziel der Ausschreibung ist ein transparentes, nachhaltiges und qualitätsorientiertes Konzept für FM- Dienstleistungen um Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote zu ermöglichen, müssen die Bieter ihre Kalkulationsdetails offenlegen Methode der Qualitätssicherung: Raumgruppen zu bilden, denen bestimmte Qualitätsniveaus zugeordnet werden à diese werden in weiteren Schritten mit maximal zulässigen Fehlern hinterlegt à Nichterfüllung geht mit Sanktionen einher

12 2.2 ERGBNISORIENTIERTE AUSSCHREIBUNGEN B.I.L.D B.I.L.D. steht dabei für Betreuen, Inganghalten, Liefern und Dokumentieren à Leitfaden für die strukturierte Erstellung von Ausschreibungsunterlagen zu ergebnisorientierten FM-Leistungen die Methode soll eine gleichbleibend gute Qualität der Datenaufnahme garantieren der Auftragnehmer bietet die Gesamtleistung beginnend mit der Betreuung und Beratung an

13 2.2 ERGBNISORIENTIERTE AUSSCHREIBUNGEN GEFMA-Richtlinien die GEFMA-Richtlinien lassen sich ebenfalls als Ausschreibungsleitfaden definieren für die Ausschreibung und Vergabe von komplexen FM-Leistungen dienen die Richtlinien GEFMA 560 und 960 die Richtlinien sollen zu den einzelnen Verfahrensstufen Orientierung geben, um den besonderen Anforderungen an den Wettbewerb für komplexe FM-Leistungen gerecht zu werden die Richtlinie entledigt den öffentlichen Auftraggeber jedoch nicht von der Verantwortung, das Vergabeverfahren nach den gesetzlichen Vorschriften durchzuführen

14 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Übersicht Unterscheidung zwischen Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb und Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb Komponenten der Ausschreibung: Vertrag Leistungsbeschreibung Standardleistungskatalog Leistungsverzeichnis Liegenschaftsbeschreibung

15 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Ausschreibungstext, Vertrag Aufbau nach GEFMA-Mustervetrag und Gutachten- und Erfahrensbezogenen Erweiterungen Regelung der Anforderungen an die Leistungserbringung Enthält wichtige Informationen zu Leistungsbereichen Vertragslaufzeit Vergütung und deren Anpassung Bonus- und Malusregelungen Pflichten Haftungsfragen Vertragsänderungen Verzeichnis der mitgeltenden Unterlagen

16 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Leistungsverzeichnis Massenzusammenstellung mit Querverweisen auf die Leistungsbeschreibung und Standardleistungskataloge Preisermittlung à Auspreisung durch die Bieter Aufbau: Gliederung nach Gebäuden Gliederung nach Gewerken Unterteilung in Lose

17 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Leistungsbeschreibung Konkretisierung des zu beschaffenden Gegenstands des Vergabeverfahrens Erläuterung der zu erbringenden Leistungen Grundlage und Bezugspunkt der Angebotskalkulation der Bieter Inhalte Allgemeine Anforderungen Rückabwicklung bei Vertragsbeendigung Anforderung an Werkzeuge zum Gebäudemanagement Qualitätsanforderungen Nachweis der anforderungsgerechten Leistungserbringung

18 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Anhänge zu Leistungsbeschreibung Liegenschaftsbeschreibung Kataster Verzeichnisse Prioritätenpläne

19 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Preisblätter Preisangaben à alle relevanten Einzelpreise zu sämtlichen Positionen & Endpreis

20 2.3 STRUKTUR DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Formblätter zur Ausschreibung ein Formblatt ist ein standardisiertes Mitteln zur Erfassung, Ansicht und Aufbereitung von Daten sie dienen der Bearbeitung häufig auftretender, gleichartiger Geschäftsfälle und tragen zu einer effizienteren Arbeitsweise bei Einheitliche Formblätter (EFB) finden sich in Teil III des Vergabehandbuchs des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung sie umfassen alle Formblätter, die für die administrative Abwicklung eines Bauvorhabens außerhalb des Auftragsvergabeverfahrens

21 3. ANGEBOTSAUSWERTUNG VERGABEEMPFEHLUNG 3.1 Angebotsprüfung 3.2 Auswahlverfahren Preisstrategie Nutzwertanalyse

22 3.1 Angebotsprüfung Kriterien, die bei der Angebotsprüfung beispielsweise eine Rolle spielen: 1. Vollständigkeit 2. Überprüfung der Referenzen 3. Angebotssumme 4. Personalplanung 5. Flexibilität 6. Bieterpräsentation

23 3.2 Auswahlverfahren Preisstrategie Nutzwertanalyse Kriterien Vollständigkeit Referenzen Angebotssumme Personalplanung Flexibilität Bieterpräsentation

24 3.2 Auswahlverfahren Preisstrategie Nutzwertanalyse Kriterien Gewichtung Vollständigkeit 20% Referenzen 15% Angebotssumme 30% Personalplanung 10% Flexibilität 15% Bieterpräsentation 10%

25 3.2 Auswahlverfahren Preisstrategie Nutzwertanalyse Kriterien Gewichtung Unternehmen 1 Unternehmen 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4 Vollständigkeit 20% Referenzen 15% Angebotssumme 30% Personalplanung 10% Flexibilität 15% Bieterpräsentation 10%

26 3.2 Auswahlverfahren Preisstrategie Nutzwertanalyse Kriterien Gewichtung Unternehmen 1 Unternehmen 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4 Vollständigkeit 20% 10 x 0,2 = 2,0 7 x 0,2 = 1,4 6 x 0,2 = 1,2 10 x 0,2 = 2,0 Referenzen 15% 8 x 0,15 = 1,2 9 x 0,15 = 1,4 8 x 0,15 = 1,2 7 x 0,15 = 1,1 Angebotssumme 30% 4 x 0,3 = 1,2 9 x 0,3 = 2,7 7 x 0,3 = 2,1 5 x 0,3 = 1,5 Personalplanung 10% 6 x 0,1 = 0,6 5 x 0,1 = 0,5 5 x 0,1 = 0,5 5 x 0,1 = 0,5 Flexibilität 15% 7 x 0,15 = 1,1 5 x 0,15 = 0,8 6 x 0,15 = 0,9 8 x 0,15 = 1,2 Bieterpräsentation 10% 9 x 0,1 = 0,9 8 x 0,1 = 0,8 7 x 0,1 = 0,7 8 x 0,1 = 0,8 Gesamt 100% 7 7,6 6,6 7,1

27 QUELLEN Leistungen_ html html Krimmling, Jörn (2013): Facility Management