ERP für den Großhandel. Durchgängig automatisierte Geschäftsprozesse, volle Kostenkontrolle und ausgefeilter Service

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1 ERP für den Großhandel Durchgängig automatisierte Geschäftsprozesse, volle Kostenkontrolle und ausgefeilter Service

2 Großhandel Zukunft Händler. Benefits Unterstützen Sie sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette ausgehend vom Einkauf der Waren über mögliche Veredelungsstufen bis hin zum Endverbraucher. Profitieren Sie von der Optimierung der Liefergeschwindigkeit, des Auftragserfüllungsgrads, der Lagerbestände und der Beschaffung. Liefern Sie Ihren Kunden und Lieferanten Mehrwert durch zusätzliche Dienstleistungen auf Basis eines ganzheitlichen Warenwirtschaftssystems zum Beispiel mit Web-Portalen oder dem Produktkonfigurator. Bilden Sie Ihre internationalen Unternehmensstrukturen und das globale Geschäft einheitlich ab bei voller Transparenz über alle wichtigen Kennzahlen. Treffen Sie Geschäftsentscheidungen auf Basis fundierter Echtzeit-Information aus Business-Intelligence-Analysen, zum Beispiel bei der Preiskalkulation oder beim Identifizieren von Verkaufschancen. Arbeiten Sie mit einer einfach und intuitiv bedienbaren Oberfläche, die jeden Benutzer mit genau den Funktionen unterstützt, die er in seinem Aufgabenbereich benötigt. Sparen Sie Zeit und Kosten mit Funktionalitäten, die den Großhandel im Tagesgeschäft optimal unterstützen, wie z.b. Schnellerfassung für Angebote und Aufträge oder automatische Dispoläufe. 2

3 Die Welt und ihre geschäftlichen Herausforderungen ändern sich wir unterstützen den Wandel Der Großhandel sieht sich heute mehr denn je vor der Herausforderung, seine Prozesse im starken globalen Wettbewerb mit steigendem Preisdruck so effizient und durchgängig aufzusetzen wie möglich. Die Erwartungen an Verfügbarkeit, Ad-hoc-Lieferbereitschaft und eine zunehmende Sortimentsbreite wachsen stetig. Daher müssen Großhandelsunternehmen die Verbindung schaffen zwischen effizienter (globaler) Beschaffung, perfekter Logistik bei möglichst niedrigen Lagerbeständen und ausgefeiltem Controlling für die Kostentransparenz. Dabei gilt es, die zunehmende Vielschichtigkeit in den Griff zu bekommen. Oft wird im Arbeitsalltag vieler Handelsunternehmen jeder Auftrag mehrmals angefasst: Aufgenommen, freigegeben, kommissioniert und manuell geprüft, ob es Rückstände gibt oder wann geliefert werden darf. Erst mit einem modernen Warenwirtschafts- bzw. ERP- System wie proalpha wird eine durchgängige Geschäftsprozessautomatisierung unterstützt und alle Abläufe werden im Unternehmen integriert. Das schafft schnelle, transparente Durchläufe und hebt echte Kosten- und Effizienzpotenziale. Global agieren und skalieren: in der ganzen Welt zu Hause Im Großhandel geht der Trend zur Konzentration. Während die Anzahl der Unternehmen sinkt, nimmt vielfach die Zahl der Standorte zu, die ein Anbieter betreibt. Darüber hinaus wird die Beschaffung immer globaler: 61 Prozent der Großhändler kaufen laut einer Commerzbank-Studie Produkte oder Dienstleistungen aus dem Ausland. Auf der anderen Seite werden die weltweiten Absatzkanäle immer stärker genutzt. proalpha ist für jede Art von Expansion gewappnet, denn das System wächst bei voller Release-Fähigkeit einfach mit. Die Reife für das internationale Parkett bringt die Lösung von Haus aus mit: Unterschiedliche Sprach- und Landesversionen, die Darstellung aller weltweit existierenden Zeichensätze und Sprachen sowie die Einbindung rechtlicher Gegebenheiten und kultureller Eigenheiten der jeweiligen Länder ebnen den Weg. Die Zukunft antizipieren Den Grundstein für den langfristigen Erfolg legen Unternehmen zunehmend mit Mehrwertdiensten und Service. Je nach Großhandelsbranche sind hier Know-how und Leistungen gefragt, die weit über das reine Handelsgeschäft hinausgehen proalpha bildet diese Herausforderungen ganzheitlich ab, beispielsweise mit individuell gestaltbaren Web-Portalen. Geschäftspartner können via Internet direkt auf Daten und Funktionen im ERP-System zugreifen und zum Beispiel Produkte oder Ersatzteile bestellen oder Bestände und Konditionen prüfen. Somit wird immer der passende Service zur Verfügung gestellt. Trends wie Industrie 4.0 und das Internet der Dinge und Dienste revolutionieren Geschäftsmodelle und Lieferketten. Die Warenwirtschaft als Kern der Unternehmens-IT muss diesem Wandel Rechnung tragen: proalpha ist agil und extrem flexibel und lässt sich einfach an Ihre individuellen Prozesse anpassen jederzeit, auch wenn sich die Anforderungen ändern. proalpha Großhandel 3

4 Pr zess Profis. 4

5 Prozesse beherrschen Vorsprung sichern Geschäftsprozesse: Standards automatisieren Schnelle und perfekt aufeinander abgestimmte Prozesse sind ein wichtiges Erfolgskriterium im Großhandel. Mit dem proalpha Workflow- Management lassen sich unternehmensweite Abläufe durchgängig abbilden, Standardprozesse laufen einfach automatisiert durch. Ein Beispiel: Der Kunde platziert einen Auftrag, das System prüft selbstständig Kriterien wie das Kreditlimit des Kunden und die Produktverfügbarkeit. Bei positiver Prüfung laufen die weiteren Schritte automatisch ab, hierfür sorgen Workflows für Auftragsbestätigung, Lieferung und Faktura. Nur noch in Ausnahmesituationen muss manuell eingegriffen werden. Weil alle Module von proalpha vollständig integriert sind, werden die Geschäftsprozesse abteilungs- und bereichsübergreifend automatisiert: von der Beschaffung über das Rechnungswesen bis hin zum Supply Chain Management. Mit der Nutzung von Regeln wird der Workflow so zum schlagkräftigen Werkzeug und schafft eine übergreifende und zuverlässige Kommunikation auf allen Ebenen. DMS: Dokumente jederzeit im Zugriff Mit der vollständigen Einbindung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) in proalpha haben alle Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Logistik oder Rechnungswesen direkten Zugriff auf alle Unternehmensdaten und Dokumente. Das schafft Transparenz und spart wertvolle Arbeitszeit, da langes Suchen entfällt. Dabei können Dokumente jeglicher Art archiviert werden. Eine Vielzahl an Belegen entsteht aber auch direkt in proalpha: So werden zum Beispiel Rechnungen oder Lieferscheine via COLD (Computer Output on Laserdisk) automatisch archiviert. Dank Microsoft- Office Integration lassen sich zudem elektronische Dokumente per Drag & Drop direkt auf einen bestimmten Vorgang ziehen. Durch die servergestützte Versionierung von Dokumenten ist die volle Revisionssicherheit garantiert. Integrationsfähig: offen für alles Großhandelsunternehmen haben eine Vielzahl von IT-Systemen im Einsatz: von der Logistik über die Lagerverwaltung bis hin zu Webshop oder Produktinformations-Management. Die Integration Workbench (INWB) ein integriertes Datenbus- System in proalpha - sorgt für eine Anbindung von ERP und anderen Systemen. Das entlastet die IT, denn die komplexen Schnittstellen werden automatisch zentral überwacht. Grundlage ist die Service-orientierte Architektur, die Standard- und Individual-Anbindungen zum Beispiel per Webservice vereinfacht. Optimierte Benutzeroberflächen: bessere Übersicht und schnellere Eingaben Anwender erwarten heute eine moderne Oberfläche, die klar und benutzerfreundlich strukturiert ist. Voraussetzung dafür ist, dass die ERP-Lösung jedem Anwender genau das liefert, was er für seine Arbeit im jeweiligen Kontext braucht, und dass sie sich intuitiv bedienen lässt. So können Auftragseingänge im Großhandel schnell und in großem Umfang per Tastatur erfasst werden. Relevante Stammdateninfos werden dabei automatisch aus dem System gezogen. Der Anwender kann umgehend in speziellen Angebots- und Auftragsmasken in die Positionserfassung gehen. Das spart Zeit und vermeidet Eingabefehler. Auch muss Spielraum für individuelle Gestaltung sein: So entwirft zum Beispiel der Beschaffungsverantwortliche in proalpha sein eigenes Cockpit zur Überwachung der Liefereingänge. Oder der Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen schafft sich zum Buchungsprogramm eine Übersicht der offenen Posten nebst Zahlungsverhalten. In allen Fällen führt dies zu einem besseren Überblick, um bei Bedarf sofort reagieren zu können. proalpha Großhandel 5

6 Ser ice Stars. 6

7 Guter Service: Der Mehrwert entscheidet Die Herausforderung lautet: Mehr bieten als nur Preis oder Kondition. Neben dem Verkauf zählt deshalb die Dienstleistung rund um das Produkt. Das gilt sowohl für die Kunden als auch für die eigenen Lieferanten. Mehrwert zu liefern ist aber nicht nur eine Frage guter Strategien, sondern vor allem der passenden Prozessunterstützung. Bei erklärungsbedürftigen Produkten bieten sich zusätzliche Beratungsleistungen geradezu an. Dabei hilft das Dokumenten- und Wissensmanagement im ERP-System, jederzeit die passende Info parat zu haben. Immer häufiger beobachten Großhändler für ihre Lieferanten den Markt und unterstützen bei Produkteinführungen und Vermarktung. Kunden werden in der Beschaffungs- und Sortimentspolitik, bei standort-, transport- oder lagerpolitischen Entscheidungen beraten. Voraussetzung dafür sind CRM-Funktionalität, die Einbindung von Marktdaten sowie fundierte Zahlen aus dem Controlling und dem Supply Chain Management (SCM), die in proalpha jederzeit verfügbar sind. Eigene Wege: Herausforderungen im Technischen Großhandel Einfache Montage, Customizing und Produktveredelung machen den Unterschied: Vor allem im Technischen Großhandel gehört beispielsweise das Vorkonfigurieren von Einzelteilen zu Baugruppen oder die Beschichtung von Werkstoffen mittlerweile zum Geschäft. Im Warenwirtschaftssystem lassen sich diese Aufgaben mit innovativer Produktionsplanung- und -steuerung in Echtzeit im WorkflowManagement umsetzen. Der Konfigurator führt den Kunden nach individuell anzulegenden Schemata durch die Wahlmöglichkeiten der Produktausprägungen. Hinterlegte Logiken erlauben schnell und direkt die Kombination von Produkteigenschaften und -komponenten. Die vollständige Integration des Konfigurators ermöglicht, die Verfügbarkeit aller Komponenten zu prüfen und auf Knopfdruck ein Angebot zu kalkulieren. Angebots- und Auftragsabwicklung: aus einem Guss Im Warenwirtschaftssystem stehen unterschiedliche Vertriebskanäle zur Verfügung: Über Kundenportal, Webshop, EDI oder durch manuelle Auftragserfassung kommen Aufträge herein und werden entsprechend synchronisiert. Die Online- Preisfindung für angebundene Webshops stellt sicher, dass im Shop der gleiche Preis wie in anderen Vertriebskanälen angeboten wird. Zugleich können Kunden direkt über die Online-Verfügbarkeitsprüfung erkennen, ob der Artikel lieferbar ist. Auch Kommissions- und Streckengeschäfte lassen sich als Versandart in proalpha abbilden. Wenn es mal nicht klappt: Beschwerdemanagement Service wird als gut empfunden, wenn der Kunde rundum zufrieden ist. Das bedeutet nicht nur, alle relevanten Informationen zu einem Kunden auf dem Bildschirm zu haben. Automatisierte Prozesse gehen nahtlos ineinander über. Sie veranlassen im Falle einer Kundenreklamation die Rücklieferung und stoßen die neue Lieferung oder Gutschrift an. Workflows unterstützen den Prozess und sorgen so für eine reibungslose Reklamationsabwicklung. Das Wissen aus den Reklamationen wird anschließend an die Hersteller zurückgespiegelt. proalpha Großhandel 7

8 Eink ufs Spezialisten. 8

9 Transparenz von der Beschaffung bis zur Preisfindung Wer liefert was zu welchen Konditionen? Welche Mengen eines Artikels wurden in den letzten zwölf Monaten wo geordert? Welche Geschäftspartner sind zuverlässig? Die Antworten auf diese und viele weitere Fragen geben in proalpha die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. Darüber hinaus unterstützt das System den Großhandel bei der Beschaffungsabwicklung und der flexiblen Weitergabe der Bedarfssituation an Lieferanten. Beispielsweise werden Abruf- und Rahmenbestellungen per EDI-Anbindung übertragen. Die Software erfasst Fracht- und Zollkosten. Mit den entsprechenden BI-Cockpits können Kredit-, Währungs-, Transport- und Lagerhaltungsrisiken jederzeit im Blick behalten werden. Ein durchgängiges Monitoring zeigt dabei Ausnahmesituationen an. Beispielsweise werden oft Jahresmengen mit Kunden oder Lieferanten als Grundlage für Preisgestaltung und Lagerbestände ausgehandelt. Diese Plan-Mengen werden beständig mit den Ist-Bestellungen abgeglichen. Im Falle von Abweichungen informiert das System automatisch, sodass direkt reagiert werden kann. Neben Boni und Rabatten gewährt der Großhandel seinen Kunden auch Kredite zur Finanzierung der Einkäufe. Die ERP-Lösung begleitet diesen Prozess aktiv, zum Beispiel mit einer Handelskalkulation zur Ermittlung von Preisuntergrenzen und Verkaufspreisen. Eine fundierte Datengrundlage ist die beste Voraussetzung dafür, Preise, Preisaktionen, Boni und Konditionen zum Beispiel für Rahmenaufträge oder Verkaufssets zu gestalten. Effiziente Prozesse in Lager & Logistik Die Logistik als eine der Kernfunktionen des Großhändlers muss schnell und zuverlässig sein und international funktionieren. Praxiserprobte Dispositions- und Kommissionierverfahren sowie Warenbeschaffung und Verteilung nach Filialstrukturen sorgen in proalpha für eine hohe Lieferbereitschaft bei möglichst idealen Beständen. Das System unterstützt zudem Chaotische Lagerverwaltung, Konsignationslager bei Kunden und die Artikelrückverfolgung mit Chargen- und Seriennummernverwaltung. Auch spezielle logistische Leistungen wie C-Teile- Management, Just-in-Time-Lieferung (JIT) oder die Abwicklung von kleinen Bestellmengen ohne Mehrkosten lassen sich problemlos abbilden. Mobilität: Warum kompliziert, wenn es einfach geht? Mit mobilen Endgeräten werden Kommissionierund Umbuchungsprozesse im Lager schlanker und schneller. Kein Wunder also, dass sich mobile Geräte hier immer mehr durchsetzen. Damit die Bedienung leicht von der Hand geht, ist die mobile, Browser-basierte proalpha-app genau an diese Aufgaben angepasst. Die Lösungen können auch als Template für die Umsetzung individuell angepasster Prozesse dienen, zum Beispiel für auftragsbezogene oder zyklische Kommissionierstrategien. proalpha Großhandel 9

10 Erfolg Macher. Der Erfolg unserer Kunden spricht für sich. Acht von mehr als 80 Großhandels-Kunden, die proalpha erfolgreich im Einsatz haben: Weitere Referenzen sowie Anwenderberichte von Kunden aus dem Großhandel, die ihre verzahnten Prozesse mit proalpha in einer durchgängigen Prozesskette umgesetzt haben, finden Sie auf unserer Website 10

11 Zahlen im Griff Rechnungswesen, Controlling und Datenanalyse Ein entscheidender Schlüssel für den Unternehmenserfolg ist die vollständige und lückenlose Kostenkontrolle. Deshalb ist es so wichtig, dass alle Abrechnungsprozesse und Zahlungsströme im Warenwirtschaftssystem zusammenfließen. Die Finanzbuchhaltung ist in proalpha nahtlos integriert, eine aufwendige Schnittstellenprogrammierung zur Anbindung von Fremdsystemen entfällt. Das garantiert volle Transparenz und maximale Sicherheit, da alle Daten in Time zur Verfügung stehen. Das ERP-System ermittelt entlang der gesamten Wertschöpfungskette eine Vielzahl von Kennzahlen wie Angebotserfolg, Lieferquote oder Cashflow. Dadurch wird aktives Controlling erst möglich. Bei der Auftragserfassung beispielsweise wird der voraussichtliche Zahlungseingang unmittelbar im Rahmen der Liquiditätsprognose angezeigt. Die Kreditlimitüberwachung minimiert Risiken in Kundenbeziehungen. Parallel informiert das System automatisch den zuständigen Kundenbetreuer. Dieser kann reagieren und seinen Kunden um die Bezahlung ausstehender Rechnungen bitten. Das unterstützt ein gesundes Kundenverhältnis und sichert die Liquidität. Klassisches Reporting gerät jedoch schnell an Grenzen, wenn es darum geht, komplexe Zusammenhänge aus Massendaten herauszuholen Stichwort Big Data. Deshalb lassen sich in pro- ALPHA eigene Analysen ganz einfach gestalten. Über den proalpha Analyzer können selbst große Datenvolumina untersucht und nach Mustern gescannt werden. Verbandsmanagement: die Vielfalt beherrschen Das Rechnungswesen in proalpha unterstützt ein mehrstufiges Verbandsmanagement auf umfangreiche Weise. So wird in der Faktura die Verbindung Kunde/Verband automatisch berücksichtigt. Im Rahmen der Zentralregulierung können Zahlungen den jeweiligen offenen Posten zugeordnet werden. Delkredereabzüge werden dabei selbstständig berücksichtigt. Vordefinierte Ansichten erlauben neben der Analyse offener Posten auch detaillierte Umsatz- und Absatzstatistiken für die Bonusermittlung bzw. -überwachung. Mittels Kontrolle vereinbarter Verbands-Kreditlimits schafft das System so Sicherheit und reduziert das Kreditausfallrisiko. Eine mehrdimensionale Ergebnisrechnung schafft Transparenz, etwa zur differenzierten Analyse der Umsätze und Deckungsbeiträge nach Teilen, Warengruppen, Sparten, Branchen, Regionen und Kunden. So wird auf einen Blick sichtbar, ob die kalkulierten Erträge tatsächlich erwirtschaftet wurden. Flexible Drilldown-Funktionen ermöglichen Ad-hoc-Recherchen und bieten Zugriff bis auf den Ur-Beleg aus Vertrieb oder Einkauf. proalpha Großhandel 11

12 Stand 02/2015 Haben Sie Fragen oder möchten Sie in einem persönlichen Gespräch mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns: Roland Tuschinski Produktmanager Großhandel Fon: Mobil: Über proalpha Die proalpha Gruppe ist ein international führender ERP-Anbieter und liefert Software, Consulting-, Service-, Schulungs- und Wartungsleistungen aus einer Hand. Rund anspruchsvolle mittelständische Kunden in 50 Ländern vertrauen der mehr als 20-jährigen Expertise des wachstumsstarken Unternehmens. Großhandel, Maschinen- und Anlagenbau, Elektrotechnik und Hightech, Metallverarbeitung, Kunststoffindustrie sowie Automotive & Supply sind nur einige der Branchen, in denen proalpha zu Hause ist. Die hoch flexible und skalierbare ERP-Komplettlösung proalpha steuert mit ihrem breiten Funktionsspektrum sämtliche Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Mehr als 100 Entwickler arbeiten an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung. Dafür wurde proalpha bereits acht Mal als eines der innovativsten mittelständischen Unternehmen ausgezeichnet. Mit 27 Niederlassungen und zertifizierten Partnern sorgt das Unternehmen weltweit für Kundennähe. Die rund 550 proalpha Mitarbeiter verbinden Beratungskompetenz mit einem tiefen Verständnis für die branchenspezifischen, unternehmerischen und fachlichen Anforderungen ihrer Kunden. proalpha Software GmbH Auf dem Immel Weilerbach Tel. +49 (6374) info@proalpha.de

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