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1 Archivierung Mehr als eine technische Frage Mätzler Peter Leiter Marketing & Sales NetDefender Archivierung - Mehr als eine technische Frage Agenda Organisatorische Überlegungen Gesetzliche Vorgaben Zusammenfassung 1

2 Organisatorische Überlegungen Der Server ist keine Achivierung Einfach manipulierbar Keine fälschungssichere Speicherung Verantwortung liegt bei der Geschäftsleitung Das Archiv ist mit einfachen Mitteln rechtskonform Archiv ist auch ohne gesetzliche Verpflichtung sinnvoll Schutz vor Datenverlust Sofortige Wiederherstellung Automatisierte Archivierung Wegfall von Pst-Dateien Einfacher Zugriff auf historische Daten Organisatorische Überlegungen Steigerung der Produktivität Verfügbarkeit von geschäftskritischen Informationen Archiv garantiert schneller Zugriff auf Informationen Reduzierung der IT-Kosten Ausfallzeiten Wiederherstellungsvorgänge Schlankes Backup als Beweismittel Mit dem rechtskonformen Archiv gilt das Mail bei Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel 2

3 Gesetzliche Vorgaben OR - Obligationenrecht Artikel 957ff GeBüV - Geschäftsbücherverordnung (2002) EDÖB Leitfaden über Internet- und -Überwachung am Arbeitsplatz (Juni 2009) Gesetzliche Vorgaben GeBüV Art. 3: Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) keine Änderung, ohne dass sich das feststellen lässt Art. 4: Dokumentation Zuständigkeiten, Abläufe und Verfahren müssen dokumentiert werden Art. 5: Allgemeine Sorgfaltspflicht s sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. Geregeltes Backup, Disaster Recovery empfohlen. Art. 6: Verfügbarkeit Einsichtnahme innert angemessener Frist 3

4 Gesetzliche Vorgaben GeBüV Art. 7: Organisation Trennung aktueller Daten und Archiv Verantwortlichkeiten für die archivierten Informationen Zugriff innert nützlicher Frist Art. 8: Archiv systematische Erfassung Schutz vor unbefugtem Zugriff Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen Artikel 9: Zulässige Informationsträger veränderbare Informationsträger, technische Absicherung Gesetzliche Vorgaben Private s Fre Accounts 4-Augenprinzip In jedem Falle muss es geregelt werden Archivierung zum frühest möglichen Zeitpunkt Journaling keine Manipulation durch Benutzer möglich Löschung frühestens nach Ablauf der Archivierungzeit 4

5 Ist - Aufnahme Typisches Setting s werden auf dem Server gespeichert Pst-Files werden erzeugt Netzlast wird grösser Umfangreicher Backup Zugriff auf Pst s Mehrere Pst s Inhomogener Speicher Suchen wird komplexer Suchen wird zeitaufwendig Kritische Postfachgrösse Benutzer - Postfächer werden grösser Performance des Servers leidet Backups Was bietet ein Archiv? Der -Server wird dauerhaft entlastet Stubbing (alle Anhänge sind nur noch im Mailarchiv) Deduplikation Identische Mails und Anhänge werden nur einmal gespeichert Kompression Schlankes Backup des Servers Verlorene s werden one-klick zurückgespielt s bleiben verfügbar bei Ausfall des Servers Pst-Dateien können zentral ins Archiv importiert werden und werden so einfach verfügbar Der Benutzer kann selber via Client in seinem Archiv suchen, auch in historischen Mails 5

6 Der Benutzer kann selber via Client in seinem Archiv suchen, auch in historischen Mails 6

7 Der Benutzer kann unterwegs in seinem Archiv suchen (IPhone und Android) Zusammenfassung Wichtig für die Geschäftsleitung Rechtssicherheit im Unternehmen Schutz vor Datenverlust Steigerung der Produktivität Reduzierung von IT-Kosten Wichtig für die IT Dauerhafte Entlastung des Servers Schnelle Wiederfindung von verlorenen Mails Pst s gehören der Vergangenheit an Einfacheres und schnelleres Backup Wichtig für die Benutzer Nahtloser Zugriff auf Archiv in gewohnter Umgebung Schnelle Suche von Informationen (auch in Anhängen) 7

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