Rechte und Pflichten der Archivierung

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1 Rechte und Pflichten der Archivierung Referent: Dipl.-Volkswirt Andreas D. Trapp Wirtschaftsprüfer / Steuerberater Prüfer für Qualitätskontrolle nach 57a Abs. 3 WPO Am Brauhaus 8a Dresden 0351 /

2 Rechtlicher Rahmen Internationale Vorgaben zum Umgang mit elektronischen Daten: Patriot Act Basel II / Basel III EU-Richtlinien 11 Medis-DC SEC Rule a-4 Sarbanes Oxley 21CFR Rule 11 NASD HIPAA

3 Rechtlicher Rahmen Deutsche Vorgaben zum Umgang mit elektronischen Daten: Handelsgesetzbuch (HGB) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Zivilprozessordnung (ZPO), Abgabenordnung (AO) GDPdU, GoBS a) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen b) Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Signaturgesetz Bundesdatenschutzgesetz Betriebsverfassungsgesetz

4 Ziele einer (elektronischen) Unterschrift Ziele einer elektronischen Unterschrift die signierende Person kann eindeutig identifiziert werden (Authentizität) das signierte Dokument wurde nicht von Dritten manipuliert (Integrität) eine Person kann die von ihr erstellte Signatur nicht abstreiten (Verbindlichkeit) Varianten einer Unterschrift eigenhändige Unterzeichnung auf Papier digitale Kombination aus Log-In und Passwort elektronische Unterschrift als gescannte Grafik Identitätsnachweis auf Basis von körperlichen Merkmalen (Augen, Finger, Stimme) elektronisch erstellter Hashwert qualifizierte elektronische Signatur gemäß Signaturgesetz

5 Relevante Rechtsvorgaben zum DMS I. Handelsrechtliche Rechtsvorgaben II. Steuerrechtliche Rechtsvorgaben III. Weitere Rechtsvorgaben HGB (z.b. 238, 239, 257, 261) Verfahrensrecht Umsatzsteuerrecht BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) GOB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Konkretisierung IDW FAIT 1 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie AO ( 90, ) GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) Schreiben BMF ( ) UStG ( 14: Aufbewahrung von Rechnungen) BMF-Schreiben ( , Eigenschaften von Rechnungen) SigG, SigV (Signaturgesetz, Signaturverordnung) FAIT 2 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce FAIT 3 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz elektr. Archivierungsverfahren GOBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, Anlage zum BMF- Schreiben GDPdU ( )

6 Gesetzliche Grundlagen Handelsrecht 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. 2. Empfangene Handelsbriefe. 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (3) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.

7 Gesetzliche Grundlagen Handelsrecht 37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Papierpost und digitale Post muss gleichbehandelt werden

8 Gesetzliche Grundlagen Steuerrecht Abgabenordnung (AO) 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (2) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

9 Welche s sollte oder muss man aufbewahren? Muss: s, die mit Forderungen oder Verbindlichkeiten verbunden sind Handels- und Steuerrecht (AO, HGB, GDPdU) sonstige ggf. branchenspezifische regulatorische Anforderungen Individuelle Entscheidung: s, die aus Eigeninteresse des Unternehmens relevant sein können Dokumentation von Absprachen / Zusagen Bestätigungen / Ablehnung etc.

10 Vor der Einführung einer Archivierungslösung nicht vergessen! Allg. Regelungen zur privaten -Nutzung im Geschäftsverkehr: a) Unternehmen als TK-Anbieter öffentlicher Leistungen b) Fernmeldegeheimnis c) Infektion geschäftlicher s d) Allgemeines Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter

11 Vor der Einführung einer Archivierungslösung nicht vergessen! Verschaffung der Möglichkeit zur Mitbestimmung bei der Entscheidung über die Einführung a) 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen b) Regelung des Einsichtsrechts in archivierte s Notwendigkeit einer Betriebsvereinbarung

12 Rechtliche Relevanz von s (1) Bereich Gesetzliche Grundlagen Seit wann Besondere Aspekte von s Handels- oder steuerrechtlich aufbewahrungspflichtiger Dokumente AO, HGB, UStG, BGB Schon immer kann Dokumentfunktion besitzen Pflicht zur Aufbewahrung von Mail, wenn aufbewahrungspflichtig Papierausdruck nach HGB noch zulässig, aber nicht nach neuer AO, wenn steuerrelevant Rechnungswesen elektr. Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen Anpassung Steuer- Gesetzgebung (vor allem 147 AO, 14 UStG), Erläuterung durch GPDdU 2001 (neue AO und GDPdU), konkretisiert in FAQs seit Juli 2002 Pflicht zur elektr. Aufbewahrung von - Handelsbriefe werden s im -System gespeichert, muss dieses die Anforderungen der GoBS (vollständig, geordnet, unveränderbar, etc.) erfüllen Rechnungswesen Rechnungen mit Umsatzsteuer (gilt nur wenn Vorsteuerabzug vorgenommen wird) 14 UStG Werden Rechnungen als s empfangen, müssen diese mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen sein und aufbewahrt werden Vertragsrecht, Privatwirtschaft etc. SigG Für Vertragsabschlüsse ohne Urkundenfunktion zulässig nicht signierte besitzt einen anderen Beweiswert als Urkunde, Dokument oder Fax

13 Rechtliche Relevanz von s (2) Bereich Gesetzliche Grundlagen Seit wann Besondere Aspekte von s Personalakten, Lohnabrechnungen, Schutz von personenbezogenen Daten BDSG Datenschutzanforderungen (insbesondere Löschen von personenbezogenen s) müssen umgesetzt werden Unternehmensberichterstattung Sarbanes Oxley Act (SOX) Relevant für Unternehmen, die an US-Börse gelistet sind 2002 Aufbewahrung jeglicher elektronischer Kommunikation, die Auswirkung auf Unternehmensbewertung haben kann.

14 Sonderfall -Archivierung Folgen nicht vollständiger Archivierung: (1) Persönliche Haftung für entstandene Schäden, wobei bereits Fahrlässigkeit ausreichend ist. (2) Haftung der gesetzlichen Vertreter auf Steuerschuld bei Pflichtverletzung, gem. 69 AO. (3) Gefahr des Entfallens des Versicherungsschutzes, z.b. bei Directors & Officers (D & O) Versicherung (4) Straftat der Steuerhinterziehung aufgrund Steuerverkürzung gem. 370 Abs. 1 AO drohende Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahre.

15 Sonderfall -Archivierung (1) Beweisverlust (2) fehlende Freizeichnung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer (3) Klassifizierung als Verletzung der handelsrechtlichen Buchführung a) Einschränkung der steuerrechtlichen Beweiskraft der Buchführung, gem. 158 AO b) im Extremfall Schätzung des steuerlichen Gewinns, gem. 162 AO

16 Gründe für den Wechsel von Papierrechnungen zum ebilling Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung Zeitersparnis durch kurze Wege / direkte Zustellung Transparente Abläufe / nachvollziehbare Prozesse Vermeiden von Medienbrüchen Wachstum ohne Personalaufbau Prozessoptimierung: höhere Qualität und kürzere Dauer Prozessharmonisierung

17 Einsparpotentiale Rechnungssteller Aktivitäten Erfassung in der Buchhaltung Rechnungserstellung Rechnungs- und Marketingdruck Kuvertierung der Rechnung Summe Fertigstellung Vollkosten heute 0,10 0,15 0,10 0,15 0,51 1,53 0,20 0,31 0,91 2,14 Prozesscharakteristik elektronisch elektronisch entfällt entfällt Versand Rechnung Transferieren der Rechnungsdaten an die Bank Rechnungskopien an andere Abteilungen Kundennachfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung Erneute Versendung Summe Versand Summe Fertigstellung und Versand 0,56 2,05 0,05 0,10 0,05 0,10 0,00 0,38 0,00 0,51 0,66 3,14 1,57 5,28 entfällt entfällt entfällt Rechnung sofort verfügbar, Aufwand stark reduziert, jederzeit direkt veränderbar entfällt Einsparpotenzial: Im Durchschnitt bis zu 4,20 pro Rechnung Quelle: PWC

18 Einsparpotentiale Rechnungsempfänger Aktivitäten Vollkosten heute Prozesscharakteristik Erfassung in der Buchhaltung Rechnungserstellung Summe Erfassung 0,10 0,15 0,10 0,15 0,20 0,30 elektronisch elektronisch Rechnungskopie an andere Abteilungen Rückfragen zur Rechnung und ggf. Rechnungsveränderung Erneute Anforderung Summe Rechnungserklärung Zahlung buchen Zahllauf und Übermittlung 0,05 0,10 0,00 0,38 0,00 0,51 0,05 0,91 0,18 0,26 0,10 0,38 entfällt elektronisch elektronisch Aufwand stark reduziert, da elektronische Verarbeitung Aufwand stark reduziert Summe Abwicklung 0,28 0,54 Einsparpotenzial: Im Durchschnitt bis zu 1,00 pro Rechnung Quelle: PWC

19 Gesetzliche Grundlagen der elektronischen Rechnung Gesetze, Richtlinien und Verordnungen EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie 2006/112/EC ( 233) Anforderung: - Authentizitätsnachweis bzgl. Versender - Integrität des Dokumenteninhalts gewährleistet durch - Signatur - EDI - neu: anderes Verfahren (Businesscontrols) Umgesetzt in nationales Recht: Signatur und EDI

20 Gesetzliche Grundlagen der elektronischen Rechnung Rechtslage in Deutschland 14 Abs. 3 UStG (Umsatzsteuergesetz) qualifizierte Signatur oder EDI Bei EDI seit 2009 auch ohne Sammelrechnung (Steuerbürokratieabbaugesetz) Gem. 15 UStG: Vorsteuerabzug bei vorliegen einer Rechnung gem. 14, 14a UStG Schreiben des BMF vom (GZ IV B 7 S /04) Buchführungspflichten, Verifikationspflicht aus GDPdU und Verfahrensdokumentation aus GoBS (ohnehin notwendig) 147 AO (Abgabenordnung) - Aufbewahrungspflicht

21 Anforderungen an Archivierungssysteme (Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.:) 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss zeitnah mit geeigneten Retrieval-Technologien wiedergefunden werden können. 4. Es muss genau jenes Dokument gefunden werden, das gesucht wurde. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

22 Anforderungen an Archivierungssysteme (Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.:) 6. Jedes Dokument muss in der Form, wie es erfasst wurde, angezeigt und gedruckt werden können. 7. Alle Aktionen im Archiv sind so zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des Ausgangszustandes möglich ist. 8. Migration auf neue Plattformen muss möglich sein. 9. System muss über gesamte Lebensdauer die betrieblichen Bestimmungen zu Datensicherheit und Datenschutz sicherstellen.

23 Unveränderbarkeit 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Abs. 4 Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise abgeändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. 239 HGB: Führung der Handelsbücher (3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. ( )

24 Keine Aufbewahrungspflichten der Originalbelege nach HGB und AO gem. GOBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1995 Handelsbriefe und Buchungsbelege: wenn bildliche Übereinstimmung sonstige Unterlagen: wenn inhaltliche Übereinstimmung Jahresabschlüsse und Bilanzen: im Original Fristen: Buchungsbelege 10 Jahre Handelsbriefe 6 Jahre Vorsicht: Fristbeginn bei Kreditverträgen

25 Aufbewahrungspflichten laut GDPdU

26 Aufbewahrungs pflicht laut BGB und ZPO Bürgerliches Gesetzbuch BGB > 126 Abs. 1 BGB: Ist durch ein Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigtem Handzeichens unterzeichnet werden. > Aktuelle Änderung (Formanpassungsgesetz): Die Schriftform kann durch die Textform mit qualifizierter digitaler Signatur ersetzt werden. Zivilprozessordnung ZPO > Die Urkunde ist im Vergleich zu anderen Beweismitteln wie etwa Gutachten oder Zeugenaussagen das sicherste Beweismittel. > Der Begriff Urkunde definierte sich bisher aus dem Rechtsverständnis des vergangenen Jahrhunderts und bezieht sich auf Originaldokumente in Papierform. > Als Objekt des Augenscheins ( 286 ZPO) unterliegt die gerichtliche Zulassung der Reproduktion eines elektronisch gespeicherten Dokuments der Entscheidung des jeweiligen Richters.

27 Beweiswertreduzierung durch Vernichtung Gegenmaßnahme:! Originale werden oft ohne rechtliche Pflicht zur sicheren Nachweisführung aufbewahrt! Dies wird als archivierungswürdig bezeichnet Analyse Papierform / sonstige Form Elektronisch - Papierdokument mit Unterschrift Urkunden- - elektronisches Dokument mit qualifizierter - Notarielle Beurkundung Funktion elektronischer Signatur - Fax - verschlüsselte - mündliche Aussagen Keine - PenPad - Unterschriften - gescannte Dokumente (gescannte Urkunde) Urkunde - Office-Dokumente mit gescannter Unterschrift - E Mail - EDI - Message Richter entscheidet

28 FAZIT Vernichtung ist möglich, in vielen Bereichen und wenn bestimmte Rahmenbedingungen eingehalten werden. GOBS - Konformität des Verfahrens (schließt Systeme mit ein) Dokumentation der Konformität (Verfahrensdokumentation) Zivilrechtlich gibt es keine Aufbewahrungspflicht, sondern nur eine Risikoabwägung, wenn Aussagen bewiesen werden sollen. Das galt aber auch bereits für Mikrofilm. Kandidaten für die Aufbewahrung im Original Eröffnungsbilanzen, der Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse Rechnungen mit ausländischer Vorsteuer, Mietrecht Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnis, Bürgschaftserklärungen, Testamente, Erbescheine, Schuldscheine, Wechsel, Urteile, Gerichtsbeschlüsse, notarielle Urkunden, Vollstreckungsunterlagen etc.

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