Revisionssichere -Archivierung und -Management. Dieter Hammel

Transkript

1 Revisionssichere -Archivierung und -Management Dieter Hammel

2 Agenda Zahlen und Fakten Archiv Begriff Mailarchivierung gestern und heute Rechtliche Anforderungen Ihre Vorteile

3 CW vom Auch Intels Top-Managern fehlen s um 15:07 Uhr Der peinliche -Schwund bei Intel reicht offenbar hinauf bis ganz oben. Das geht laut "Wall Street Journal" aus dem Transkript einer Anhörung hervor, das Konkurrent Advanced Micro Devices (AMD) veröffentlicht hat. AMD hatte Intel Mitte 2005 verklagt und dem Wettbewerber vorgeworfen, er habe seine dominierende Marktposition mit illegalen Methoden zementiert. Intel war seitdem verpflichtet, für das Verfahren relevante s aufzubewahren, was aufgrund verschiedener Pannen aber offenbar nur teilweise passiert ist. AMD zufolge deuten erste von Intel vorgelegte Informationen darauf hin, dass unter anderem Konzernchef Paul Otellini, dessen Vorgänger und aktueller Chairman Craig Barrett sowie der Vertriebsund Marketing-Chef Sean Maloney zu den Mitarbeitern gehören, die ihre elektronische Korrespondenz nicht pflichtgemäß archiviert haben. Intel hat bis zum 10. April Zeit, möglicherweise fehlende Mails zu ermitteln und will dann erklären, wie es diese möglicherweise noch wiederbeschaffen kann. Der Konzernsprecher Chuck Mulloy wollte die jüngste Entwicklung nicht kommentierten und bemühte sich, die Probleme herunterzuspielen. "Die Lücken betreffen nur einen sehr kleinen Teil der zig Millionen Dokumentenseiten", die Intel in dem Prozess vorlegen werde. "Es gibt überdies keinerlei Hinweise darauf, dass irgendwelche relevanten s oder Dokumente verloren gegangen sind." (tc)

4 Heise online vom Weißes Haus unter Druck Korrespondenz im Weißen Haus verschwunden Im US-amerikanischen Regierungssitz, dem Weißen Haus, wurden in den vergangenen Jahren s von Mitarbeitern in unbekannter Menge gelöscht. Dana Perino, Sprecherin des US-Präsidenten George W. Bush, konnte auf eine Frage während einer Pressekonferenz jedenfalls zu diesem Thema keine Zahl nennen. Während die Washington Post schreibt, es handele sich um einen "dreisten Verstoß" interner Vorschriften, durch die die s der Geschichtsschreibung und der parlamentarischen Kontrolle entzogen wurden, versuchte Perino das Problem herunterzuspielen. Die Präsidentensprecherin erläuterte, für das Weiße Haus arbeiteten 1700 Menschen von ihnen seien politische Angestellte und von diesen wiederum hätten 22 einen "politischen -Account" der republikanischen Partei (Republican National Committee, RNC) wie zum Beispiel der Bush-Berater Karl Rove. Bis 2004 seien alle s, die über einen RNC-Account abgewickelt wurden, routinemäßig nach 30 Tagen gelöscht worden. Erst seitdem gebe es die Möglichkeit, s sofort zu archivieren. Das -System des Weißen Hauses wiederum archiviert alle Korrespondenz gemäß dem Presidential Records Act automatisch. Diese 2 Prozent Betroffenen nutzten im Weißen Haus ihren RNC-Account, um nicht in Konflikt mit dem Hatch Act zu geraten. Er untersagt die Nutzung öffentlicher Mittel oder Einrichtungen für die politische Arbeit, erklärte Perino. Es gebe allerdings auch Fälle, in denen über Regierungsangelegenheiten per RNC-Account g t worden sei, da es Mitarbeiter gebe, die ständig zwischen ihrer politischen und der Tätigkeit für den Präsidenten wechselten und aus Bequemlichkeit ausschließlich den RNC-Account nutzten.

5 Zahlen, Daten und Fakten, interessantes 2000: 8,2 Mrd. s pro Tag ww 2005/Q4: 135 Mrd. s p.t. ww (Radicati) (67% SPAM) 2006/Q1: 171 Mrd. s p.t. ww (Radicati) 63Mrd. Business (71% SPAM) Mrd. s pro Tag (Q4) 2006 (Q1) Volumen: Geschätzte 3,5 exabytes p.a. == 3,5 Mrd. GB (Verdoppelung in 2 Jahren) bis 2008: Zuwachs um +200% % T-Online: 1 Mrd. SPAM-Mails pro Tag (04/2006) (bei 30 Mio. normalen s pro Tag 97% SPAM!) 19,5 MB Daten pro Tag & Mailbox (in Unternehmen, Schnitt) (IDC: 16.4MB, 2010 = 21,4MB)

6 Zahlen, Daten und Fakten, wichtiges 19,5 MB Daten pro Tag & Mailbox (in Unternehmen, Schnitt) (IDC: 16.4MB, 2010 = 21,4MB) in 2006: 133 Mails p.t. p.u. 33 Mails mit Anhang, im Schnitt 420 KB 100 Mails ohne Anhang, im Schnitt 25 KB in 2007: 143 Mails p.t. p.u. 35 Mails mit Anhang, im Schnitt 450 KB 108 Mails ohne Anhang, im Schnitt 25 KB

7 Rahmenbedingung bis zu 60% der wichtigen Unternehmensdaten sind in -DB's gespeichert Mailbox-Größe wächst ca. 40% pro Jahr Zugriff auf s: 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2 Tage 2 Wochen 60 Tage Erst bei Rechtsstreit steigt Bedeutung der Mail wieder sprunghaft an! Nur 60% erhalten eine Antwort binnen 48 Stunden, nur 36% finden die Qualität der Antwort befriedigend s sind zwischen 90% und 98% Klassifizierbar / Erkennbar

8 Begriff Compliance Ein Anglizismus (engl.) die Befolgung, Einhaltung, Einwilligung, Erfüllung in compliance withthelaw= gesetzmäßig Quelle: Compliance ist nicht Compliance

9 ECM-Tagung Dezember 2006, RA Wolfgang Hackenberg: Als Geschäftsbrief gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung Durchführung und Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Also auch , SMS, MMS, InstantMessaging.

10 Aktuelles Urteil Zahlungszusagen per wirksam Schuldanerkenntnisse und ähnliche Zahlungszusagen sind grundsätzlich auch per ohne Unterschrift rechtswirksam. Das geht aus einem Urteil des Amtsgerichts Frankfurt hervor. Die Richter gaben damit der Zahlungsklage eines Reisebüros gegen eine Fluggesellschaft statt (Az.: 31 C 745/05-83). Zwischen dem Reisebüro und der Fluggesellschaft war es zum Streit über einen stornierten Flug nach Thailand gekommen. Per und telefonisch teilte der Mitarbeiter der Gesellschaft dem Reisebüro mit, das Geld werde wunschgemäß zurückgezahlt. Vor Gericht stellte sich das beklagte Unternehmen allerdings auf den Standpunkt, die elektronisch ausgesprochene Zahlungszusage sei unwirksam und hätte schriftlich wiederholt werden müssen. Dem Urteil zufolge können jedoch bei Handelsgeschäften Anerkenntnisse und Zahlungszusagen grundsätzlich formfrei abgegeben werden. Die Echtheit der sowie die telefonische Zusage der Rückzahlung seien niemals in Frage gestellt worden.

11 Einige Urteile Manager haften persönlich "ARAG-Garmenbeck"-Entscheidung des BGH v Schadensersatz bei Verbreitung eines Computervirus LG Hamburg, Urteil vom , Az: 401 O 63/00 Schadensersatz bei Serverausfall Amtsgericht Charlottenburg 208 C 192/01 OLG Karlsruhe 1Ws 152/04 (vom 10. Januar 2005) Das Tatbestandsmerkmal des Unterdrückens im Sinne des 206 StGB wird durch das Ausfiltern von s erfüllt.

12 Brauchen wir Archivierung? Die Bedeutung der elektronischen Post für das Geschäft steht außer Frage, aber kaum einer ordnet und sichert sie. Welche Rolle s hierzulande im Geschäftsverkehr spielen, offenbart eine aktuelle Untersuchung der Management- und Technologieberatung BearingPoint unter 200 deutschen Firmenvertretern. Demnach stufen zwei Drittel der Befragten über 25 Prozent aller s als geschäftskritische Informationen ein. Etwa ein Drittel misst sogar mehr als 50 Prozent ihrer s eine geschäftskritische Bedeutung bei. Der Grund: Bereits 87 Prozent der Befragten erhalten heute Kundenanfragen und 82 Prozent Angebote per zugeschickt. Ebenso finden sich Bestellungen (bei 60 Prozent), Rechnungen (bei 43 Prozent) und Verträge (bei 43 Prozent) im elektronischen Posteingang. Interessant ist auch, dass 87 Prozent der Befragten Projekte auf diesem Weg besprechen, obwohl die Softwareanbieter seit langem für kollaborative Management-Werkzeuge werben.

13 Auswertung aus 200 Unternehmen

14 Herkömmliche Mailumgebung

15 Möglichkeiten der Archivierung Zugriff Kosten Integration A1 A2 Private Mails Änderungen

16 Das revisionssichere Mailarchiv L i Compliant - kein löschen durch den Benutzer - lückenloses Index

17 Suche in imarc

18 imarc ist mehr Internet Client für Outlook, Lotus, Groupwise, Video-, Bild-, Sounddateien Backup s Mobiler Client Browser HL7-Daten, CD s, DVD s SAP und andere ERP Internetcafe und Homeoffice.P 2 la a tzk tego rie doc, xls, ppt, pdf, zip, Award 2005 Online Services INNOVATION GDPdU-Client

19 idms

20 WINiDMS

21 GDPdU ist nicht alles Archivierung und das deutsche Recht AO 147 Abgabeordnung - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Dokumente (GDPdU) Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen GDPdU Z1 + Z3 regelt die Bereitstellung der digitalen Daten und Belege - imarc ordnet alle digitalen Dokumente in der Kundenakte HGB 239 Buchführungspflicht, Führung der Handelsbücher, Aufbewahrungsfristen: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet = Radierverbot GoB / GoBS seit 1995 alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumente unveränderbare Index SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift für das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Signatur-Gesetz, bzw. Verordnung GAaufzV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung KonTraG Risikomanagement persönliche Haftung durch den Geschäftsführer BASEL II

22 Ergebnis des Rechtsgutachtens von Dr. Ivo Geis imarc entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (2.1.1) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (2.1.2). imarc ist damit revisionssicher. Aus der Revisionssicherheit ergibt sich die Beweissicherheit im Rahmen der freien Beweiswürdigung: imarc sichert entsprechend den GoBS die ordnungsmäßige Speicherung und entsprechend den GDPDU die elektronische Archivierung ohne Medienbruch. imarc ermöglicht Unternehmen, den Abwehranspruch gegen unerbetene Werbe- , die an das Unternehmen adressiert ist, zu realisieren. imarc ermöglicht es auch, -Nachrichten, die an Mitarbeiter adressiert sind, an diese entsprechend den Anforderungen des Fernmeldegeheimnisses und des allgemeinen Persönlichkeitsrechts weiterzuleiten. imarc entspricht damit den gesetzlichen Anforderungen, die an die Filterung von -Nachrichten gestellt werden. imarc ist damit als rechtskonform zu zertifizieren

23 Ihre Vorteile Mehrsprachiger Web-client und ein integriertes Dokumenten-Management- System auch für HL7 Formate. Unterstützt alle gesetzlichen Vorgaben (set and forget) Zentrale Installation und Service In einem Tag eingerichtet NULL-Administration Maximale Kompression ohne Einschränkung bezüglich Datensicherheit Speicherplatzreduzierung bis zu 90% Skalierbar bis 196 PB Durchsatz erfolgreich getestet bis 120 Mails/sec und 15 MB/sec Jede ist nur einmal im Archiv, unabhängig von der Anzahl der Empfänger....auch interne Mails Unabhängig von eingesetzten Servern (Exchange, Lotus Notes, Groupwise u.a.) Schlüsselwort & Volltextsuche in mail & Anhängen (multiple Formate) Einschreiben mit Rückschein als Mail Content Based Routing integriert

24 haben Sie noch: Fragen?

25 Ihr Ansprechpartner Dieter Hammel Tel

26 und zuletzt: Vielen Dank für Ihr Interesse!