... Stabsstelle Datenschutz. Dienstanweisung der Stadt Duisburg über die Benutzung und Behandlung von s

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1 Dienstanweisung der Stadt Duisburg über die Benutzung und Behandlung von s Stabsstelle Datenschutz Unterzeichnet durch die Oberbürgermeisterin am 1. August

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Allgemeines Gegenstand und Ziele Voraussetzungen Autorisierung Einrichtung und Struktur der -Adressen Grundsätze der Nutzung von -Diensten Anwendungsmöglichkeiten Behandlung von s Nutzung von s Mail-Eingang Mail-Ausgang Dokumentation und Archivierung Datenschutz Protokollierung und Kontrollen Verstöße gegen diese Dienstanweisung Inkrafttreten Anlage

3 Vorwort Mit einzigartiger Geschwindigkeit haben sich das Internet und die elektronische Post, sogenannte s 1, als wichtige, nicht mehr wegzudenkende Medien der Informationsverarbeitung etabliert. Die Stadt Duisburg ermöglicht ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Nutzung dieser Medien, um die täglichen Aufgaben durch eine verbesserte Kommunikation zu unterstützen und kontinuierlich zu verbessern. Ziel ist eine intensive Nutzung dieser modernen Kommunikationsformen, um eine bessere Erreichbarkeit sicherzustellen, Bürger- und Mitarbeiterfreundlichkeit zu fördern und Verwaltungsabläufe zu vereinfachen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen die neuen Medien weitgehend frei und eigenverantwortlich nutzen. Um einen reibungslosen, ordnungsgemäßen Betrieb und verwaltungsmäßigen Ablauf der neuen Medien sicher zu stellen, sind nicht zuletzt wegen der damit verbundenen datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte entsprechende Regelungen erforderlich. s haben den Status einer Postkarte. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass s unbefugt und unbemerkt mitgelesen und verwendet werden. Beim sorglosen Empfang und Versand von s besteht somit die Gefahr, dass die Vertraulichkeit der Nachricht verletzt wird. Sensible, z. B. personenbezogene Daten dürfen daher von den Beschäftigten zurzeit nicht über dieses Medium, weder im Intranet noch im Internet, verschickt werden. Darüber hinaus sind s grundsätzlich rechtserheblich. Sie können Willenserklärungen darstellen und somit Rechtsfolgen auslösen. Im Rahmen des verabschiedeten Sicherheitskonzeptes wurden daher aus den o. g. Gründen auf der Basis der Dienstvereinbarung Internet die nachfolgenden Regelungen getroffen. Als Arbeitshilfe stehen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Intranet Tipps und Hinweise für den dienstlichen Umgang mit s zur Verfügung. 1 Duden: ; die s; (engl.: electronic mail = elektronische Post) 3

4 1. Allgemeines 1.1 Gegenstand und Ziele Gegenstand dieser Dienstanweisung ist die Nutzung von -Diensten durch die Beschäftigten 2 der Stadtverwaltung Duisburg. Ziel dieser Dienstanweisung ist, die Nutzung des -Dienstes (senden, empfangen, weiterleiten) zu regeln und damit die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten sicherzustellen Geltungsbereich Diese Dienstanweisung gilt für alle Ämter und Institute, sonstige Organisationseinheiten ohne eigene Rechtspersönlichkeit und wie ein Eigenbetrieb geführte Einrichtungen (nachfolgend als Betriebe bezeichnet) der Stadt Duisburg. Die bestehenden Regelungen (z.b. Allgemeine Dienstanweisung, Dienstvereinbarung Internet) bleiben von dieser Dienstanweisung unberührt. 2. Voraussetzungen 2.1 Autorisierung Grundsätzlich sollen die Beschäftigten der Stadt über eine dienstliche - Adresse verfügen. Die Autorisierung der Beschäftigten zur Nutzung von - Diensten erfolgt durch die Leitung der Organisationseinheiten. Weitere aufgabenbezogene Adressen (s. Punkt 2.2) können bei Bedarf eingerichtet werden. Die Verantwortlichkeiten sind vom jeweiligen Amt, Institut oder Betrieb zu regeln. 2 Ein Hinweis zur Sprachregelung: Der Artikel der, die oder das ist bei Personenbezeichnungen und bei der Bezeichnung von Personengruppen nicht generell als Markierung des Geschlechts zu verstehen (Institut für deutsche Sprache, Mannheim). dies gilt auch für die vorliegende Dienstanweisung. Sofern nicht ausdrücklich anders bezeichnet, ist stets die weibliche und die männliche Form gemeint. 4

5 2.2 Einrichtung und Struktur der -Adressen -Adressen werden zentral vom Institut für Informatik eingerichtet und verwaltet. Das System der -Adressen bei der Stadtverwaltung Duisburg ist hierarchisch gegliedert: Die zentrale Adresse für die Stadtverwaltung lautet: Eine Adresse für jedes Dezernat (z.b. Eine Adresse für das einzelne Amt, Institut oder den Betrieb (z.b. Eine abteilungsbezogene Adresse (z. B. Eine persönliche Adresse für den Beschäftigen. 1. Buchstabe des (z. B. 3. Grundsätze der Nutzung von -Diensten 3.1. Anwendungsmöglichkeiten Mittels können grundsätzlich alle digitalen Informationen, (z. B.: Texte, Tabellen, Bilder und sonstige Daten) übermittelt werden soweit rechtliche Gründe bzw. nachstehende Regelungen nicht entgegenstehen. Zum Senden und Empfangen der s darf ausschließlich das standardmäßig auf dem Rechner eingerichtete Programm verwendet werden Verwendung Grundsätzlich ist die persönliche und/oder für die Ämter, Institute und Betriebe eingerichtete -Adresse (s. Punkt 2.2) im externen und internen Geschäftsverkehr zu verwenden bzw. anzugeben. In der Regel werden s direkt bei den zuständigen Beschäftigten (persönliche Adresse) eingehen. 5

6 3.3. Aktenführung Das Versenden von rechtserheblichen Dokumenten über entbindet (bis zur Einführung eines entsprechenden rechtssicheren elektronischen Archivierungssystems) nicht von der Pflicht zur herkömmlichen Aktenführung. Ausgenommen hiervon bleibt die reine Weiterleitung von Dokumenten Veränderungsverbot Jede rechtswidrige Veränderung einer (z.b. Verfälschung des Absenders oder des Inhalts) ist verboten. 4. Behandlung von s 4.1. Nutzung von s Die Nutzung des -Dienstes ist ausschließlich für dienstliche Zwecke zulässig Zur Privatnutzung zugelassen sind ausschließlich Dienste von Fre - Servern im Internet mit speziell dafür eingerichteten privaten Postfächern. Privat genutzte -Konten dürfen nicht für dienstliche Zwecke genutzt werden. Das Abspeichern von Dateianhängen und das Versenden von Dateianhängen auf verwaltungseigenen Rechnern ist in diesem Rahmen nicht zulässig. Private s unterliegen dem Fernmeldegeheimnis nach 85 Abs. 1 TKG (Telekommunikationsgesetz) und dürfen nicht ohne Einwilligung der Kommunikationspartner Dritten zugänglich sein. Die private Nutzung ist nur in Arbeitspausen zulässig, soweit der Dienstbetrieb hierdurch nicht beeinträchtigt wird Mail-Eingang Für die Behandlung der Eingänge bei zentralen Postfächern (s. Pkt. 2.2.) sind die Zuständigkeiten und die damit verbundenen Aufgaben der Beschäftigten von den jeweiligen Organisationseinheiten eigenverantwortlich festzulegen Das Programm soll nach Möglichkeit ständig im Hintergrund aktiv sein, 6

7 damit der Eingang neuer Nachrichten sofort angezeigt wird. Ist dies nicht möglich, ist der Posteingang mindestens einmal pro Arbeitstag auf Neueingänge zu prüfen Bei vorhersehbarer Abwesenheit (z. B. Urlaub, Fortbildung, Dienstreisen) kann ein automatischer Antworttext an den -Absender geschickt werden, in dem auf die Abwesenheit des Empfängers hingewiesen bzw. eine andere dienstliche -Adresse genannt wird. Andernfalls hat der zu Vertretende zu veranlassen, dass eine neu eingehende automatisch an den Vertreter bzw. die Vertreterin weitergeleitet wird Für nicht vorhersehbare Abwesenheit (z. B. Erkrankung) sind Regeln durch die Leitungen der Organisationseinheiten zu treffen Eine erkennbar falsch adressierte ist nach Möglichkeit an die richtige Stelle oder die zentrale Adresse (s. Pkt. 2.2.) elektronisch weiterzuleiten. Der Absender erhält eine Abgabenachricht, wenn die Stadt Duisburg für die Beantwortung nicht zuständig ist Ist eine nicht lesbar, nimmt der Empfänger/die Empfängerin Kontakt mit dem Absender auf, um das Problem zu lösen Gehen Erklärungen, die besonderen Formvorschriften unterliegen per ein (z. B. Widersprüche), ist der Eingang der gegenüber dem Absender schriftlich zu bestätigen. Auf die fehlerhafte Form und die damit verbundene Rechtsunwirksamkeit ist unter Nennung der erforderlichen Formvorschriften in geeigneter Form unverzüglich hinzuweisen Bei Eingang von rechtserheblichen Erklärungen mit elektronischer Signatur ist zu prüfen, ob das Verwaltungsverfahren elektronisch signierte Dokumente gestattet und die Signatur die erforderliche Sicherheitsstufe aufweist Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass ein elektronisch signiertes Dokument echt ist und tatsächlich von dem Unterzeichner herrührt. Bei Zweifeln ist in Zusammenarbeit mit dem Institut für Informatik die Echtheit des Zertifikates zu prüfen Der Empfänger hat in analoger Anwendung der geltenden Bestimmungen über die Postbehandlung 3 seinen unmittelbaren Vorgesetzten über eingegangene E- Mails zu unterrichten Es ist davon auszugehen, dass die Absender dem Medium entsprechend eine kurzfristige Reaktion erwarten. s sind daher unverzüglich zu bearbeiten Der Eingangszeitpunkt jeder wird auf dem Mailserver der Stadtverwaltung Duisburg mit Eingangsdatum und Uhrzeit registriert. 3 s. ADA

8 4.3. Mail-Ausgang Der -Dienst ist zur Zeit noch nicht geeignet, das konventionelle schriftliche Verfahren zur Kommunikation nach außen (verwaltungsextern) gänzlich abzulösen. Geschäftsverkehr mit allgemeinem Informationsgehalt kann je-doch über abgewickelt werden Verwaltungsintern soll soweit wie möglich der -Dienst für die tägliche Dienstpost genutzt werden. Im internen Geschäftsverkehr ist nur dann nicht anzuwenden, wenn Schriftlichkeit nach entsprechenden Rechtsvorschriften erforderlich ist Aus Gründen der Rechtssicherheit dürfen Informationen mit rechtserheblichem Charakter nicht ausschließlich als versendet werden. Auf die rechtliche Unverbindlichkeit ist hinzuweisen. Die Aktenvollständigkeit ist bis zur Einführung eines entsprechend rechtssicheren Archivsystems weiterhin zu gewährleisten Nachrichten mit rechtserheblichem Inhalt können nach Autorisierung durch die Ämter, Institute und Betriebe (s. Anlage 1) im Verwaltungsverfahren mittels E- Mail versandt werden Der Absender einer entscheidet in Absprache mit dem jeweiligen direkten Vorgesetzten - soweit im Einzelfall keine anderweitige Regelung besteht-, ob im Rahmen dienstlicher Erfordernisse weitere Vorgesetzte oder Beschäftigte zu informieren sind Ausgehende s müssen erkennen lassen, dass es sich um eine Nachricht der Stadtverwaltung Duisburg handelt. Hierzu sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textgestaltung des Deutschen Instituts für Normung (DIN 5008) als Abschluss zu verwenden: Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag (- es gelten die entsprechenden Unterschriftsregelungen -) gez. (- jeweiliger Nachname des Mitarbeiters oder Mitarbeiterin -) Stadt Duisburg (- Amt, Institut oder Betrieb einset zen-) Telefon: (Nebenanschluss) Fax: (Faxans chluss) (- Persönliche Adresse s. Punkt 2.2 -) Internet: 8

9 4.3.7 Die Verwendung eingescannter Unterschriften oder anderer typographischer Schriftzüge ist nicht zulässig Damit die von allen Computersystemen korrekt gelesen werden kann, ist die als ein Nur Text (ASCII-Text) Format zu versenden (Standardeinstellung) Aus Sicherheitsgründen dürfen Programmdateien oder Anlagen die unmittelbar oder mittelbar ausführbare Dateien enthalten, nicht versandt werden Die Gesamtgröße einer soll -inklusive Anlagen- 2 MB nicht überschreiten Dokumentation und Archivierung Hinsichtlich der Archivierung von s gelten die Vorschriften der Allgemeinen Dienstanweisung (ADA 4 ) der Stadtverwaltung Duisburg entsprechend Solange keine elektronischen Akten geführt werden, sind Verwaltungsverfahren betreffende s aus Gründen der Rechtssicherheit in Papierform zu dokumentieren. Insbesondere bei rechtserheblichen oder archivwürdigen s ist ein Ausdruck zu den Akten zu nehmen. 5. Datenschutz Bis zur Einführung zugelassener Ver- und Entschlüsselungsverfahren ist die Übermittlung personenbezogener oder sonstiger vertraulicher Daten mittels E- Mail unzulässig. Sollten kryptologische Verschlüsselungssystem in Ämtern, Instituten oder Betrieben eingeführt sein, sind -soweit in einer bzw. einem Anhang personenbezogene Daten innerhalb der Stadtverwaltung weitergegeben oder an Dritte übermittelt werden- die Vorschriften des Datenschutzgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen ( 14 ff DSG NRW) und etwaige Spezialnormen (z. B. 67 ff Sozialgesetzbuch, Teil X, 15 ff BDSG) zu beachten. Die Ämter, Institute und Betriebe sind als speichernde Stellen bei der Nutzung des -Dienstes für die Beachtung des Sicherheitskonzeptes und die Einhaltung der maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes insbesondere der bereits geltenden Dienstanweisungen verantwortlich. Die Beschäftigten sind in gleicher Weise zur Gewährleistung von 4 ADA 9. Aktenverwaltung 9

10 Datenschutz und Datensicherheit (nutzerbezogene Datensicherheit) verpflichtet. Private s, die beim Eingang auf Postfächern der Ämter, Institute oder Betriebe fälschlicherweise zunächst als dienstliche Mail angesehen wurden, sind, sobald sie als private Mail erkannt wurden, dem betroffenen Beschäftigten durch Weiterleitung zur alleinigen Kenntnis zu geben. 6. Protokollierung und Kontrollen Das -System führt Protokolldateien mit Sende- und Empfangsdaten (keine Inhaltsdaten) über ein- und ausgehende s. Der Umgang mit den Protokollen ist in 7 der Dienstvereinbarung Internet vom geregelt. Die protokollierten Daten werden spätestens zwei Monate nach ihrer Aufzeichnung auf allen Datenträgern gelöscht. 7. Verstöße gegen diese Dienstanweisung Verstöße gegen diese Dienstanweisung werden dienst-, arbeits- und strafrechtlich verfolgt. Für den Fall, dass der Stadt Duisburg Schäden aus dem jeweiligen Verstoß entstehen, bleibt die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen ausdrücklich vorbehalten. 8. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach ihrer Unterzeichnung in Kraft. Duisburg, den Zieling Oberbürgermeisterin 10

11 Anlage 1 Verwaltungsverfahren der Stadt Duisburg, in denen elektronisch signierte elektronische Post ( ) eingesetzt werden: Verwaltungsverfahren Annahme signierter elektronischer Post ( ) möglich Ja/ Nein erforderliche Sicherheitsstuf e des Zertifikats Ausgangselektronische Post ( ) signieren J a/nein Stand: 11