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1 ELO Archivierungssoftware arbeitet jetzt Hand in Hand mit der ELO Archivierungssoftware. 1

2 ELO Dokumenten Management System Revisionssichere Archivierung von Daten Sichere und strukturierte Ablage von Dokumenten Alle Dokumente in einem System Individuelle Ablagestruktur frei definierbar Schnelles Blättern von Dokumenten Aufbringen von Haftnotizen und Stempeln Jedes Dokument ist nur einmal vorhanden, wird aber durch logische Verknüpfungen in verschiedenen Ordnern angezeigt Web Content Management (ELO WCM) Volltextsuche Individuelle Workflows für organisierte Arbeitsabläufe Integrierte Texterkennung 2

3 Informationsverfügbarkeit Papier Office FAX CRM ERP CAD DMS 3

4 Unsere Lösungen Überblick Rechnungseingang Posteingang Digitale Personalakte Vertragsmanagement Aktenverwaltung Management 4

5 ELO Digital Office GmbH Rechnungseingang Überblick 5

6 Rechnungseingang Eingangsrechnungen werden gescannt (digitalisiert) Fehlerquote bei manueller Erfassung wird reduziert ELO verschlagwortet die Rechnung und legt sie ab Die revisionssichere Archivierung ist erfolgt (Rechtliche Anforderungen bzgl. Archivierung sind erfüllt) Ab sofort steht die Rechnung allen zuständigen Sachbearbeitern zur Verfügung (Reduzierung von Durchlaufzeiten) Schnelle Abwicklung der Rechnungsprüfung durch individuelle Workflows (Optimierung von Prozessen) Nach Beendigung des Workflows der Rechnungsprüfung kann ein neuer Workflow der Rechnungs- und Zahlungsfreigabe gestartet werden (Automatisierung der Aufgaben) 6

7 Rechnungseingang Papier-Dokumente DocXtractor Barcode ELO halbautomatisch OCR manuell Elektronische Dokumente DocXtractor Word Excell PDF Elektr. Datenaustausch Eingangbox (Buchungspuffer) Sichere Archivierung Archiv XML COLD EDI BLP ERP 7

8 Rechnungseingang Späte Archivierung ERP TIFF Erfassen Freigeben Buchen TIFF Archiv ELO Frühe Archivierung 8

9 ELO Digital Office GmbH Posteingang Überblick 9

10 Posteingang Herausforderungen Gesamter Posteingang wird gescannt (Papier zum digitalen Dokument) Vollständigkeit und lückenloser Nachweis des Verbleibs aller Posteingänge (Verbesserung der Transparenz, Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar) Optimierung von Prozessen u. Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten Keine Doppelbearbeitung durch Dublettenprüfung Automatisierung von Aufgaben Verbesserung des Qualitätsmanagements Reduzierung von Kosten 10

11 Posteingang Papier-Dokumente manuell Barcode ELO halbautomatisch OCR DocXtractor Elektronische Dokumente DocXtractor Word Excell PDF Elektr. Datenaustausch Postbox (Buchungspuffer) Sichere Archivierung Archiv XML COLD EDI BLP ERP 11

12 ELO Digital Office GmbH Aktenverwaltung z.b. + digitale Personalakten + digitale Fahrzeugakten + digitale Maschinenakten 12

13 Aktenverwaltung z.b. digitale Personalakten Alle Akten sind jederzeit am Bildschirm einsehbar Ermöglicht durchgängige und konsistente Datenhaltung (Rechtssicherheit) Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Zeugnisse und Bescheinigungen liegen zentral an einer Stelle im Zugriff Über Workflows kann z.b. ein Urlaubsantrag digital eingereicht, geprüft und abgelehnt/genehmigt werden. (Effiziente durch Workflows gesteuerte Geschäftsprozesse) Unternehmerisches Risiko wird gesenkt Reduzierung von Kosten für Sortieren, internen Transport, Datenerfassung, Aufbewahrung und Archivierung 13

14 Aktenverwaltung z.b. digitale Personalakten Barcode Hans Eva Sepp Personalchef Sachbearbeiter Archiv (Papier) Bewerbung (Papier) Workflow Personalchef Bewerbung (PDF) Archiv (ELO) 14

15 ELO Digital Office GmbH Vertragsmanagement Überblick 15

16 Vertragsmanagement Herausforderungen Ersichtlicher Bearbeitungsstatus von Verträgen Reduzierung von Durchlaufzeiten und Termineinhaltung Optimierung von Prozessen (Automatische Workflows) Reduzierung von Risiko und Kosten Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität Verbesserung der Transparenz Protokollierte Arbeitsschritte Revisionssichere Archivierung in Langfristformate wie PDF/A oder TIFF 16

17 Vertragsmanagement Wiedervorlage des Vertrags zur Kündigungsfrist Sachbearbeiter Vertragsunterlagen Archiv Wiedervorlage zur Kündigungsfrist METADATEN #Wiedervorlage = #Laufzeit = #Vertragsgegenstand =

18 ELO Digital Office GmbH Management Überblick 18

19 Management Herausforderungen Archivierung Gesetzliche Vorgaben (HGB, AO, GDPdU, GoBS, ) Absicherung in juristischen Auseinandersetzungen Technische Notwendigkeit wegen zu großen Maildatenbanken auf den Servern Management Optimierung des Informationsflusses Vorgangs-/ Kundenbezogene digitale Organisation 19

20 Management Lösung Mögliche Szenarien: Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Mailbox Mailboxen Gateway Archiv Mailserver 20

21 management Nutzen Einfache Suche in Outlook ohne zusätzlichen Client Anhänge werden im Volltext recherchierbar Rechtskonforme Archivierung von Mails, Kalendereinträgen, Kontakten, Notizen, Aufgaben Bessere Kapazitätsplanung / Entlastung der Mailserver Effiziente und schnelle Suche nach Inhalten Einfache Verteilung von Informationen (Workflow) Investitionssicherheit Prozessbezogener Informationsfluss 21

22 Überzeugen Sie sich selbst in einer unverbindlichen Online-Präsentation BRAUN-EDV im Handwerk

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