REDDOXX 2014 all rights reserved. Management

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1 Management

2 Christian Schröder Key Account Manager D/A/CH Tel.: Mobil: Web:

3 Inhalt Archivierung 1. Warum? 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen 3. Zu beachten: Compliance bei der Archivierung 4. Zusammenfassung: Was muss Ihre Archivierungslösung leisten? 5. Unser Vorschlag: REDDOXX Management Appliance

4 1. Warum? s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren ( 147 AO) Archiviert werden müssen alle s, die Handels- und Geschäftsbriefe sind, sowie elektronische Rechnungen Dazu gehören: - Angebote - Aufträge - Auftragsbestätigungen - Versandanzeigen - Frachtbriefe - Lieferpapiere - Reklamationsschreiben - Rechnungen und Zahlungsbelege - schriftlich gefasste Verträge- Inventare - Jahresabschlüsse - Lageberichte - Buchungsbelege - sonstige Inhalte, für die Besteuerung von Bedeutung sind ( 257 HGB / 147 AO / 14b UStG)

5 1. Warum? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) - Die Aufbewahrung muss in einem elektronischen Archiv erfolgen - s müssen im originären Zustand archiviert werden - s müssen unveränderbar archiviert werden - s müssen maschinell auswertbar vorgehalten werden Auszug aus einem Schreiben des BMF vom 28. Juli 2003: "Wer in Erwartung, dass sich die GDPdU in der Praxis nicht durchsetzen wird, die maschinelle Auswertbarkeit der Daten ( 147 Abs. 2 AO) nicht sicherstellt, handelt naiv und rechtswidrig. Die Finanzverwaltung wird dies nicht hinnehmen und einer solchen Verweigerungshaltung mit angemessenen Sanktionen begegnen." Mögliche Folgen bei Verstoß: - Bußgeld (Steuerordnungswidrigkeit) bis , 377 AO - Zwangsmittel, mehrmals ,-, 328 AO - gegebenenfalls Schätzung der Besteuerungsgrundlage nach 162 AO - strafbare Steuerhinterziehung gem. 370 AO ( unvollständige Angaben ) - 283b StGB Verletzung d. Buchführungspflicht - Geldbuße oder bis 2 Jahre Freiheitsentzug

6 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Belastung der Technologie Steigende Datenmenge - Performanceengpässe Aufgrund der immensen Datenmengen und der steigenden Anzahl an Zugriffen wird der Server und die Datenbank immer langsamer - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.b. PST-Files) PST-Files sind fehleranfällig. Und wer sichert die Daten eigentlich? - Backup, Laufzeiten und Volumen s werden aufgrund der Bedeutung für ein Unternehmen nicht gelöscht und täglich gesichert. - Großteil der Daten doppelt, da viele cc-empfänger Große Mails mit Attachments werden an viele Leute gleichzeitig geschickt und fressen unnötig Speicherplatz

7 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Entlastung der Technologie Steigende Datenmenge - Performanceengpässe Was hilft? Weniger Daten! Belassen Sie auf dem Mailsystem nur aktuelle Informationen und löschen Sie alte s (automatisch und manuell) - Auslagerung der Mails in lokale Archive (z.b. PST-Files) Nicht mehr notwendig, sofern Mobiler Zugriff möglich ist (Webbrowser, APP, etc.) - Backup, Laufzeiten und Volumen Bringen Sie Struktur in die Datenbanken (z.b. s 2014, s 2013, s 2012, etc.) - Großteil der Daten doppelt, da viele cc-empfänger Nutzen Sie Single Instancing und speichern die nur ein mal, egal wie viele Empfänger auf cc/bcc stehen

8 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Entlastung der Technologie

9 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung

10 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Stellen Sie sich vor, jede in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier

11 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung Stellen Sie sich vor, jede in Ihrem Postfach wäre ein Stück Papier aber nur so, oder?

12 2. Warum noch? Mehrwerte für Ihr Unternehmen Anwenderentlastung

13 3. Zu beachten: Compliance bei der Archivierung Behandeln Sie s nicht alle gleich! Wie lange darf ich welche s aufbewahren? (BDSG) Wie lange will ich welche s aufbewahren? Wer soll welche s im Zugriff haben? Wie soll mit privaten s umgegangen werden? Was passiert mit den s von Betriebsräten?

14 4. Zusammenfassung: Was muss Ihre Archivierungslösung leisten? Anforderungen an Ihre Archivierung - Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben - Schnittstelle zur Auditierung - Mehr-Augen-Prinzip inkl. Logging - Entlastung des Mailservers - Minimierung des Speicherbedarfs - Verringern des Backupvolumens - Verkürzen der Backuplaufzeit - Entlastung des Anwenders - Individueller Umgang mit s hinsichtlich Aufbewahrungszeit und Zugriffsberechtigung - Löschfunktion für s

15 5. Unser Vorschlag: REDDOXX Management

16 4. Das Prinzip SMTP Gateway Gateway Archivierung unabhängig vom Mailsystem interne s auch archivierbar automatische Archivierung ohne Anwendereingreifen

17 4. Zertifizierte Archivierung Jährliche Prüfung seit 2010, TÜV Saarland letzter Prüfbericht: TR01673 vom 17. August 2014

18 4. Compliance Nur wer seine Daten kennt, kann Compliance erfüllen! Klassifizierung von s (Automatisch, Halbautomatisch, Manuell) Vergabe von Aufbewahrungszeiten Löschen von datenschutzrelevanten Informationen Auditzugriff für Prüfer Audit mit 4-Augen-Prinzip für interne Prüfungen Compliance-Log

19 4. Zugriff auf archivierte s und Spamquarantäne Zugriffsmöglichkeiten: Outlook Plug-In Web-GUI kostenfreie APP für ios / Android Audit-Schnittstelle mit Mehr-Augen-Pinzip

20 4. REDDOXX Kunden

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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