Lückenlose revisionssichere -Archivierung

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1 Lückenlose revisionssichere -Archivierung Rechtsgutachten für imarc - archivierung durch Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis; Hamburg Inhalt 1.0 Sachverhalt Archivierung mit imarc Der Filterprozess für eingehende s Single Sign-On mit SMSecure Rechte und Kategorien MessageServer und MailClient Einbindung in die Softwarelandschaft Performanz durch relationale Datenbank Nutzung externer Managementsysteme Rechtliche Bewertung Revisionssicherheit Beweissicherheit Rechtsaspekte des SPAM-Filters Zertifikat 19 Seite 1 / 19

2 revisionssichere archivierung revisionssichere archivierung Rechtsgutachten zu imarc 1.0 Sachverhalt Archivierung mit imarc rent-a-brain entwickelt im Rahmen der ipcase-strategie Managementlösungen für Service Desk, Ressourcenplanung, Vertrieb, Warenwirtschaft und Call Center. Bestandteil dieser Strategie ist imarc (Abb. 1), ein System, um die wachsende - Kommunikation effizient nutzen zu können. M A R C Mail- Server mail Terminal Terminal Filter Browser Web- Server M A R C html Browser SMS Dbms Archiv Abb. 1 -Archivierung mit imarc imarc ist ein mehrsprachiges, Web-gestütztes Softwaresystem zur Archivierung von s und jeder anderen Dokumentenart. imarc folgt dem neuen Ansatz, s vor einer möglichen Veränderung durch MailClients einzeln zu verschlüßeln, einer Ordnungsnummer zu vergeben und anschließend in einem separaten Langzeitarchiv zu archivieren (Abb. 1 Archiv ). Auf diese Weise wird die Durchgängigkeit und die Unantastbarkeit des Originaldokumentes gesichert und der Speicherplatz optimal genutzt. Seite 2 / 19

3 Hierzu müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Erstens müssen s unterdrückt werden, die dem Geschäftsziel nicht dienen oder ihm sogar schaden. Insbesondere darf der Überhang an Werbe- s (spam) nicht die Datenbank belasten. Zweitens müssen alle s gespeichert werden, die zur Rekonstruktion der Geschäftsvorgänge vom Gesetz vorgeschrieben sind. Das Ziel, die Zahl gespeicherter s im Kontext dieser Anforderungen zu optimieren, wird durch die Verzahnung zentraler Komponenten erreicht: Filter - zur Entscheidung über die Speicherung (Abb. 1 Filter ) Verschlüsselung - zum Schutz der Originale (Abb. 1 Schlüsselsymbol ) Kategoriebaum - zur schnellen Navigation im Archiv (Abb. 1 DBMS ) MessageServer regelt den sicheren austausch zwischen Datenbank bzw. Archiv und Client. (Abb. 1 Webserver) imarc lässt sich vollständig in eine Softwareumgebung integrieren: Neben der Anbindung an eine relationale Datenbank für alle Dokumente können sowohl externe Anwendungen wie ERP- und CRM-Systeme als auch ein schon im Client/Server-Netz vorhandener MailServer (Abb. 1 Mailserver ) angeschlossen werden. Der im imarc integrierte MessageServer bedient auch schlanke Clients wie z.b. einen beliebigen Browser. Seite 3 / 19

4 1.2 Der Filterprozess für eingehende s Der -Filter (Abb. 2) senkt die Zahl gespeicherter s durch automatische Vorauswahl: Geschäftsrelevante s werden gespeichert - und zwar nur einmal, da sie vor der Verteilung an Empfänger abgegriffen werden. Speicherplatten und internes Netzwerk werden entlastet. Die frühzeitige Beseitigung unerwünschter spam-mails befreit zudem die Mitarbeiter von der zeitaufwändigen Suche nach echten Informationen. Hauptkriterien: s werden nach einem eindeutigen und nachvollziehbaren Verfahren firmenspezifisch gefiltert. Neue s werden nach vier Hauptkriterien untersucht: Abb. 2 Filterung Filterung eingehender s im imarc 1. Existiert der angegebene Empfänger im Unternehmen? (Abb. 2 Empfänger bekannt? ) 2. Ist der Absender im Unternehmen registriert? (Abb. 2 Absender bekannt? ) 3. Liegen Auswahlkriterien gegen die vor? (Seite 3 Zusatzkriterien ) 4. Ist die als privat gekennzeichnet? (Abb. 2 Zeichen privat?) Seite 4 / 19

5 Quarantäne (Abb. 2 Quarantäne ). Ein zusätzlicher Mechanismus sorgt dafür, dass neue Interessenten nicht ausgegrenzt werden. Wird ein -Empfänger als gültig erkannt, der Absender aber in der Adressdatenbank nicht gefunden, so wird der Absender vom System gebeten, seine ein zweites Mal - ohne zusätzliche Angaben - abzusenden. Die kommt in Quarantäne. Die interne Identifikation der Antwort-Mail wird mit einer gespeicherten Identifikation verglichen. Sind beide identisch, erhält der Empfänger die . Er kann nun den neuen Interessenten manuell zur Adressdatenbank hinzufügen. Zusatzkriterien. Auswahlkriterien für s sind neben den Adressangaben auch Schlüsselworte der Betreffzeile. Weitere Suchoptionen können jederzeit individuell eingeführt werden. Die Nutzung der Sybase IQ Datenbank als online Archiv erlaubt ein sehr schnellen Zugriff auf die gesuchten s (Abb. 2 wird erstellt). Werb s und Interessentenanfragen können erkannt und angemessen behandelt werden. Da imarc alle s archiviert empfiehlt sich, nach dem Beispiel der privat Telefongespräche, eine private Adresse dem Mitarbeiter zu vergeben. Diese adresse wird nicht über imarc geleitet. Verschlüsselung. Die Original- , die den Richtlinien des Unternehmens genügt, wird zuerst archiviert. Erst im zweiten Schritt werden ihre Kopien an die Empfänger weitergeleitet. Manipulationen des Originals durch die Empfänger der Kopien sind ausgeschlossen. Alle Dokumente werden mit einem Schlüssel versehen, den nur das System kennt, und auf preiswerte Archivmedien geschrieben (Abb. 1 Schlüsselsymbol ). Da der Schlüssel auch eine Checksumme des gespeicherten Dokumentes enthält, wird die Originaltreue aller Dokumente auf doppelte Weise gesichert: durch die geheime Verschlüsselung und durch die Möglichkeit zur späteren Konsistenzprüfung zwischen Schlüssel und Dokument. Kommentare der Empfänger können an die angeheftet werden, ohne die , mit der sie archiviert werden, zu verändern. Seite 5 / 19

6 1.3 Single Sign-On mit SMSecure imarc schützt den unbefugten Zugriff auf unternehmenskritische Daten wie alle Entwicklungen der rent a brain GmbH über das transaktionsorientierte Zugangssystem SMSecure. Über den Login-Prozess schützt es das firmeneigene Netzwerk vor dem Zugriff externer, unautorisierter WebClients. SMSecure ist als fundamentale Schicht für Anwender nur an einer Stelle sichtbar. Die Anmeldung an das System wird ihm erleichtert, indem verschiedene Programme auf das einmal eingegebene Kennwort zurückgreifen. Der Anwender muss sich somit nur ein einziges Mal dem System ausweisen, auch wenn zum Beispiel neben imarc zugleich das Vertriebsinformationssystem ipcontact eingesetzt wird. Da SMSecure ein eigenständiges Programm ist, kann es auch separat mit anderen Programmen eingesetzt werden. Seite 6 / 19

7 1.4 Rechte und Kategorien imarc erlaubt die individuelle Anpassung an Unternehmensrichtlinien durch drei Arten von Konfigurationen: Zugriffsrechte auf Archivdaten Vorgabe von Arbeitsabläufen gemäß der Firmen-Policy Individuelle Gestaltung der Oberfläche Zugriffsrechte. Oberster Knoten der Rechtestruktur ist der Mandant - eine Firma, die ein Kunde oder der Lizenznehmer selbst sein kann. Dem Mandanten werden Ansprechpartner zugeordnet, die beim Lizenznehmer den Nutzern des Systems entsprechen. Zusätzlich können Gruppen aus internen Nutzern zu virtuellen Abteilungen zusammengefasst werden. Diese internen Gruppen lassen sich nach außen öffnen, indem auch Ansprechpartner der Kunden des Mandanten und selbst anderer Mandanten zu virtuellen Organisationseinheiten vereint werden können. Administration. Alle Rechte werden vom Administrator über das Werkzeug ipsystem vergeben. ipsystem setzt wie imarc auf das Web auf und kann von einem beliebigen Browser aus bedient werden. Auf demselben Wege kann der Administrator auch Schnittstellen zu Fremdsystemen und Reports definieren. Suchbeschleuniger. Die suche kann über einen beliebigen -Client (Outlook, Lotus Notes, imarc-browser o.a.) erfolgen. imarc erlaubt den Aufbau einer Baumstruktur, auf der Kategorien abgebildet werden können. Nach Schlüsselbegriffen dieser Kategorien, die imarc in der Betreff-Zeile findet, legt er eingehende s in der Datenbank ab. Der Anwender wird auf Basis dieser regelbasierten Kategorisierung von wiederholten Zuordnungen nach stets gleichem Muster befreit. Auch seine Suche nach s wird über Kategorien beschleunigt. Nach demselben Verfahren können auch Suchstrukturen für beliebige andere Dokumente aufgebaut werden. Individuelle logische Strukturen lassen sich als Projekte definieren. Das Nutzen der Sybase IQ Datenbank würde den Suchprozess auch auf die Archivdaten entscheidend beschleunigen. Seite 7 / 19

8 revisionssichere archivierung Rechtsgutachten zu imarc 1.5 MessageServer und MailClient imarc ist mit einem MessageServer ausgestattet. M A R C Mail- Server mail Terminal SMS Browser Web- Server html Browser Er bereitet s vor, damit sie von einem beliebigen Browser innerhalb oder außerhalb des Firmennetzes gelesen und bearbeitet werden können. Dieser integrierte MessageServer spart Installation und Wartung externer Zusatzsoftware, wenn er als MailServer konfiguriert ist und erspart damit einen zusätzlichen MailServer. Schnittstellen. Neben dem integrierten Produkt stehen Schnittstellen zu bekannten MailServern bereit. Mehrere dieser Server können parallel mit dem Archivsystem von imarc arbeiten. Neben der Standard-Anbindungen an MS Exchange und Lotus Notes können individuelle Schnittstellen eingerichtet werden. Der Administrator kann jedem Nutzer das Profil der abzurufenden adresse anpassen. Workgroup. Der MessageServer von imarc ist durch seine leichte Erreichbarkeit über das Internet die ideale Zentrale für Workgroup-Funktionen. Er erlaubt, online, über die zuvor in der Datenbank definierten Gruppen hinweg, Termine zu planen, Aufgaben zu verteilen und auf gemeinsame Kontaktadressen zuzugreifen. VIP-Mail. Ein Add-On des imarc ist die VIP-Mail-Funktion: Treffen s im Server ein, die spezifischen, vorab definierten Kategorien entsprechen, so kann der MessageServer eine SMS versenden, die ihren Empfänger via Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant) über dieses Ereignis informiert. Seite 8 / 19

9 1.6 Einbindung in die Softwarelandschaft imarc fügt sich in die vorhandene Architektur eines Unternehmens ein. Die zentrale Installation benötigt wenig Wartungsaufwand und sichert die zentrale Datenhaltung. Der Client ist immer ein beliebiger Browser. Alle imarc Module werden vollständig im kundeneigenen Intranet, bei der rent a brain GmbH oder einem anderen Application Service Provider betrieben. 1.7 Performanz durch relationale Datenbank imarc speichert , Fax, eingescannte Bilder und andere Dokumente samt aller Metainformation über Rechte und Kategorien in einer relationalen Datenbank. Dadurch werden die Offenheit des Systems gewährleistet und die Tücken eines proprietären Dateisystems vermieden. Auch wenn imarc methodisch den Speicherplatz optimal ausnutzt, bleibt die Datenmenge der Nachrichten und ihrer Anhänge groß genug, um von einem über Jahrzehnte ausgereiften Datenbanksystem sinnvoll verwaltet zu werden. Entscheidender Vorteil der Datenbank ist, dass s automatisch zugeordnet werden können. Das Auffinden der ist wesentlich schneller als beim Einsatz eines starren Filesystems. Alle rent-a-brain-produkte setzen auf derselben Datenbank auf. Sie sind somit schnittstellenfrei und erlauben eine schnelle Anbindung von Fremdsystemen. Je nach Kundenanforderung sind die Anwendungen für verschiedene Datenbank- Managementsysteme (DBMS): Sybase IQ, Sybase Enterprise, ianywhere, DB2 und Oracle optimiert. 1.8 Nutzung externer Managementsysteme Schnittstellen zu externen Systemen sind im imarc vorkonfiguriert. Die rent-a-brain- Software proffice (Warenwirtschaft, Verleihsystem) und procons (Call Center für Kapitalanlage-Firmen) knüpft problemlos an das eingerichtete System an. Dank der offenen Architektur des Systems sind Anbindungen an ERP-Systeme (z.b. von SAP) problemlos einzurichten. 2.0 Rechtliche Bewertung Die Archivierung von s durch imarc muss den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften entsprechen (2.1) und muss sich im Rechtsstreit als beweissicher erweisen (2.2). Das Ausfiltern von SPAM-Mail ist rechtlich unterschiedlich zu bewerten. Dies hängt davon ab, ob die SPAM-Mail an Unternehmen oder an deren Mitarbeiter adressiert ist (2.3). Seite 9 / 19

10 2.1 Revisionssicherheit Allgemeingültige Regeln für die ordnungsmäßige Archivierung elektronischer Dokumente sind die Vorschriften des Steuerrechts und Handelsrechts zur Aufbewahrung von Steuerund Handelsbelegen. Diese Vorschriften hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) 1 und mit Schreiben vom 16. Juli 2001 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 2 interpretiert Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Für die ordnungsmäßige Archivierung von elektronischen Dokumenten entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) kommt es auf ordnungsmäßige Speichersysteme und ordnungsmäßige Wiedergabe an Ordnungsmäßige Speichersysteme Ordnungsmäßig sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband. Das Speichermedium ist damit offen für technische Entwicklungen 3. Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können. Hierfür bietet imarc ein separates Langzeitarchiv und die Funktion der Verschlüsselung an. Durch das separate Langzeitarchiv wird die Integrität des Originaldokuments gesichert (Ziffer 1.1). Durch die Verschlüsselung (Ziffer 1.2/Verschlüsselung) wird die Original- , die den Richtlinien des Unternehmens genügt, zuerst archiviert. Erst im zweiten Schritt werden ihre Kopien an die Empfänger weiter geleitet. Manipulationen des Originals durch die Empfänger der Kopien sind ausgeschlossen. Alle Dokumente werden mit einem Schlüssel versehen, den nur das System kennt. Da der Schlüssel auch eine Checksumme des gespeicherten Dokuments enthält, wird die Originaltreue aller Dokumente auf doppelte Weise gesichert: durch die geheime Verschlüsselung und durch die Möglichkeit zur späteren Konsistenzprüfung zwischen Schlüssel und Dokument. (Ziffer 1.2/ Verschlüsselung) BStBl. I 1995, S. 738 ff. 2 BStBl. I S Münch Komm HGB/ Ballwieser,Bd. 4, 2001, 257 Rdnr. 15; Heymann/Walz, HGB-Komm, Berlin 1999, 2. Aufl., 257 Rdnr. 8; Ebenroth/Bonjou/Joost/Wiedemann, HGB-Komm, München 2001, 257 Rdnr. 24. Seite 10 / 19

11 Ordnungsmäßige Wiedergabe Die Wiedergabe von aufbewahrungspflichtigen Informationen ist gemäß 257 Abs 3 HGB und 147 Abs 2 AO ordnungsmäßig, wenn der Zugriff innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Nach dem Steuerbereinigungsgesetz ist diese Anforderung als unverzüglich definiert worden. In der zivilrechtlichen Definition heißt dies ohne schuldhaftes Zögern. Hierzu muss das Dokument mit einem unveränderten Index versehen sein. Die Frist für das Lesbarmachen ist analog zu 238 Abs. 1 Satz 2 HGB nach den Verhältnissen des Einzelfalles zu bestimmen 4. iporganiser bietet die Funktionen der Zugriffsrechte, der Administration und der Suchbeschleuniger. (Ziffer 1.4). Oberster Knoten der Rechtestruktur ist der Mandant. Dem Mandanten werden Ansprechpartner zugeordnet, die beim Lizenznehmer den Nutzern des Systems entsprechen. Zusätzlich können Gruppen aus internen Nutzern zu virtuellen Abteilungen zusammengefasst werden. Vom Administrator werden alle Rechte über das Werkzeug ipsystem vergeben. Um die Dokumentensuche zu beschleunigen ermöglicht imarc den Aufbau einer Baumstruktur, auf der Kategorien abgebildet werden können. Nach Schlüsselbegriffen dieser Kategorien, die imarc in der Betreff-Zeile findet, werden eingehende s in der Datenbank abgelegt. Nach demselben Verfahren können auch Suchstrukturen für beliebige andere Dokumente aufgebaut werden Ergebnis Im Ergebnis erfüllt imarc die Anforderungen der GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Für originäre digitale Dokumente sind die Zugriffsrechte der Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung gesondert geregelt. Das Recht des Datenzugriffs der Finanzbehörde ist nach Abschnitt I.1. Absätze 1-4 GDPdU auf die steuerlich relevanten Daten beschränkt: Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung Ebenroth/Bonjou/Joost/Wiedemann, HGB-Komm, München 2001, 257 Rdnr. 25 Seite 11 / 19

12 Pflicht zur elektronischen Archivierung Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verlangt die Regelung des 146 Abs. 5 Satz 2 AO, dass die Daten jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen der jederzeitigen Verfügbarkeit und der Möglichkeit des unverzüglichen Lesbarmachens interpretiert das Bundesfinanzministerium mit den GDPDU in dem Sinne, dass originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern während der gesamten Aufbewahrungsfrist zu archivieren sind. Nach der GDPDU sind originär digitale Unterlagen die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; maschinell verwertbare Datenträger sind maschinell lesbare und auswertbare Datenträger. Wenn originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren sind, dann dürfen sie nicht, so die Schlussfolgerung des Bundesfinanzministeriums, ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Dies wäre ein Medienbruch mit dem Risiko des Datenverlusts. Die Pflicht zur elektronischen Archivierung wird erfüllt durch die Archivierung eingehender s auf dem separatem Langzeitarchiv wie unter Ziffer Ordnungsmäßige Speichersysteme dargelegt. Durch diese Archivierung in Verbindung mit der Verschlüsselung wird die Integrität der Dokumente gesichert Datenzugriff Nach 147 Abs. 2 Nr. 2 AO muss sichergestellt sein, dass die originär digitalen Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Das Bundesfinanzministerium hat mit den GDPdU das Recht zum Zugriff auf originär digitale Unterlagen im Rahmen der Außenprüfung in Form des unmittelbaren Datenzugriffs, des mittelbaren Datenzugriffs und der Datenträgerüberlassung konkretisiert. Für den unmittelbaren Datenzugriff der Finanzbehörde muss der Steuerpflichtige nach Abschnitt I.2.a) GDPdU dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, damit er selbständig auf die Daten zugreifen kann. Für den mittelbaren Datenzugriff hat der Steuerpflichtige entsprechend den Angaben des Prüfers den Zugriff auf die Daten zu organisieren, Abschnitt I.2.b) GDPdU. Statt des unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriffs kann die Finanzbehörde einen Datenträger verlangen, auf dessen Daten sie zugreifen kann. Die Mandantenfähigkeit für steuerliche Außenprüfer und damit deren Zugriffsmöglichkeit ergibt sich aus Ziffer Ordnungsmäßige Wiedergabe. Hiernach können den steuerlichen Außenprüfern durch den Administrator Rechte vergeben werden. Auf Grund einer Baumstruktrur können Kategorien gebildet wrden, mit denen die Suche nach Dokumenten beschleunigt möglich ist Ergebnis Im Ergebnis entsprich imarc den Anforderungen der GDPDU. Seite 12 / 19

13 2.1.3 Ergebnis für die Revisionssicherheit imarc erfüllt die Anforderungen des Handelsrechts und Steuerrechts an die ordnungsmäßige digitale Archivierung (2.1): imarc entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (2.1.1) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (2.1.2). imarc ist damit revisionssicher. 2.2 Beweissicherheit In einem Rechtsstreit ist ein Unternehmen als Beweismittel auf elektronisch archivierte Dokumente angewiesen. Deren Beweisqualität wird damit zu einer wesentlichen rechtlichen Anforderung. Ein elektronisches Dokument ist nicht Urkunde im Sinne von 416 ZPO (Zivilprozessordnung), da es in materialisierter Form von dem Aussteller nicht unterzeichnet ist 5. Damit unterliegt das elektronische Dokument, dessen Beweis gemäß 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO durch Vorlegung oder Übermittlung einer Datei angetreten wird, als Objekt des Augenscheins der freien Beweiswürdigung des Gerichts gemäß 286 ZPO Die Anforderungen des Beweisrechts Die freie Beweiswürdigung wird bestimmt durch Hinweise auf die Integrität des Dokumentes. Für die Beweisqualität elektronisch archivierter Dokumente spricht die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung. Mit der Aufbewahrung entsprechend diesen Grundsätzen soll die elektronische Dokumentation gegen Änderungen geschützt werden. 6 Deshalb gilt die entsprechende Aufbewahrung als Indiz für die Beweissicherheit 7. Durch ordnungsmäßige Archivierung entsteht Fälschungssicherheit, die im Rahmen der freien Beweiswürdigung das entscheidende Argument für die Beweisqualität ist Ergebnis für die Beweissicherheit imarc ist, wie in Ziffer festgestellt, revisionssicher. Hieraus ergibt sich die Beweissicherheit im Rahmen der freien Beweiswürdigung: imarc sichert entsprechend den GoBS die ordnungsmäßige Speicherung und entsprechend den GDPDU die elektronische Archivierung ohne Medienbruch Allgemeine Meinung: Geis in Hoeren/Sieber, Handbuch Multimediarecht, Teil 13.2 Stand August 2003, Rdnr. 5-8; Oertel, MMR 2001, 419 ; Zöller/Greger, ZPO, 21. Aufl. 1999, 371 Rdnr. 1; Begründung der Bundesregierung, BT- Drs. 14/4987, S. 23, Glanegger u.a./kirnberger, HGB-Komm, Heidelberg 2002, 6. Aufl., 2002, 257 Rdnr. 3; Münch Komm HGB/ Ballwieser, Bd. 4, 2001, 257 Rdnr. 16; Heymann/Walz, HGB-Komm, Berlin 1999, 2. Aufl., 257 Rdnr Ebenroth/Bonjou/Joost/Wiedemann, HGB-Komm, München 2001, 257 Rdnr. 1. Seite 13 / 19

14 2.3 Rechtsaspekte des SPAM-Filters Gegen unerbetene Werbe- s, auch SPAM genannt, die an Unternehmen adressiert sind, können sich Empfänger durch Abwehransprüche wehren (3.1). Das Ausfiltern von SPAM-Mail, die an Mitarbeiter adressiert ist (3.2), wird dadurch bestimmt, ob die private Nutzung erlaubt ist (3.2.1) oder die Nutzung der -Funktion auf dienstliche Zwecke beschränkt ist (3.2.2) SPAM-Mail, die an ein Unternehmen adressiert ist Abwehr- und Unterlassungsanspruch gemäß 823 Abs. 1 BGB Nach der deutschen Rechtsprechung ist die Versendung elektronischer Werbepost ohne vorherige Zustimmung des Empfängers rechtswidrig. Unerwünschte Werbung, die an einen geschäftlich genutzten -Anschluss gerichtet ist, wird von der Rechtsprechung als Eingriff in den eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb gewertet. Dies begründet einen Abwehr- und Unterlassungsanspruch nach 823 Abs. 1 i.v.m BGB 8. Werbung, die ohne tatsächliches oder mutmaßliches Einverständnis des Empfängers, an eine private -Adresse gesandt wird, gilt als rechtswidriger Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht gemäß 823 Abs. 1 BGB und begründet damit gegen den Spammer einen Unterlassungsanspruch gemäß 1004 BGB 9. Damit gilt für Unternehmen wie für Privatpersonen das Opt-In-Prinzip, wonach bereits die erstmalige Versendung von Werbung ohne vorherige Zustimmung des Empfängers untersagt ist Abwehr- und Unterlassungsanspruch gemäß 823 Abs. 2 BGB Neben 823 Abs. 1 BGB besteht auch ein Anspruch nach 823 Abs. 2 BGB wegen Verletzung von Schutzgesetzen. Als Straftatbestände kommt das Erschleichen von Leistungen ( 265a Abs. 1 StGB) und die Datenveränderung ( 303a Abs. 1 StGB) in Betracht. Das Erschleichen von Leistungen wird realisiert, indem die Systeme der Empfangsprovider für die Zusendung unerbetener Werbe- durch den Spammer in Anspruch genommen werden. Eine Datenveränderung tritt ein, wenn unerbetene Werbe- den Speicherplatz für eingehende legitime blockiert und diese den Empfänger damit nicht erreicht KG v , MMR 2002, 685; LG München v , CR 2003, 615; LG Berlin v , CR 2002, 206 = MMR 2002, LG Berlin v , CR 2003, OLG Koblenz v , CR 2003, 766 = MMR 2003, 590; LG Berlin v , CR 2002, 606 = MMR 2002, 631; Härting/Eckart, CR 2004, Frank, CR 2004, 123, 124, 125. Seite 14 / 19

15 Filterfunktion von imarc imarc (Ziffer 1.2) stellt durch Auswahlkriterien sicher, dass die an das Unternehmen adressierte durch Hauptkriterien ausgesondert werden kann. Ist der Empfänger unbekannt, so wird die gelöscht und im Papierkorb abgelegt. Ist der Absender unbekannt, so wird gefragt, ob der Absender freigegeben werden kann. Wird dies abgelehnt, so wird die Nachricht als SPAM gespeichert und in der SPAM-Datenbank abgelegt. Durch Zusatzkriterien können Werb s und Interessentenanfragen erkannt und angemessen behandelt werden Ergebnis Im Ergebnis haben Unternehmen einen Abwehranspruch gegen SPAM-Mail, die an sie adressiert ist. Damit bietet imarc mit der Filterfunktion ein rechtskonformes Mittel, um den Abwehr- und Unterlassungsanspruch gegen unerbetene -Nachrichten zu realisieren SPAM-Mail, die an Mitarbeiter adressiert ist. Ist die -Nutzung für private Zwecke erlaubt und ist sie auf dienstliche Zwecke beschränkt. Seite 15 / 19

16 Erlaubte -Nutzung zu privaten Zwecken - Telekommunikationsgeheimnis nach Telekommunikationsgesetz Hat ein Unternehmen Mitarbeitern das Recht eingeräumt, den -Anschluss für private Zwecke zu nutzen, so ist dies ein Angebot von Telekommunikationsleistungen: Der Arbeitgeber wirkt daran mit, dass der Arbeitnehmer Telekommunikationsleistun gen eines Telekommunikationsproviders in Anspruch nehmen kann. 12 Damit gilt das Telekommunikationsgesetz (TKG). Nach 88 Abs. 1 TKG ist von allen beteiligten Personen das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Dies umfasst den Inhalt der Telekommunikation und ihre näheren Umstände wie die Beteiligung an einem Telekommunikationsvorgang. Nach der engen Zweckbindung, die durch das Fernmeldegeheimnis gemäß 88 Abs. 3 TKG entsteht, dürfen sich die mit dem Telekommunikationsvorgang befassten Personen nur insoweit Kenntnis vom Inhalt oder den näheren Umständen der Nachricht verschaffen, um Telekommunikationsdienste zu erbringen. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen auf den Inhalt einer , die an einen Mitarbeiter adressiert ist, grundsätzlich nicht zugreifen kann Strafbarkeit Filtern Unternehmen eingehende SPAM-Mail, die an Mitarbeiter adressiert ist, so kann dieses Verhalten wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses ( 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB) und wegen Datenunterdrückung ( 303a StGB) strafbar sein. Ist eine private Nutzung durch die Mitarbeiter erlaubt, so erbringt das Unternehmen für die Mitarbeiter geschäftsmäßig Post- oder TK-Dienste im Sinne von 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB. Die an Mitarbeiter adressierten s sind dem Unternehmen im Sinne von 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB auch zur Übermittlung anvertraut. Die tatbestandsmäßigen Voraussetzungen für eine Strafbarkeit nach 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB liegen damit vor. Diese Strafbarkeit ist nur dann nicht gegeben, wenn das Unternehmen in einer Notstandssituation gemäß 34 StGB/ 109 Abs. 1 TKG handelt, um die Funktionsfähigkeit des Systems aufrechtzuerhalten oder wenn die Mitarbeiter darin eingewilligt haben, dass die an sie adressierten s gelöscht werden. Die Strafbarkeit nach 303a StGB setzt nur voraus, dass Daten gelöscht oder unterdrückt werden. Dies erfolgt durch die - Filterung. Eine Strafbarkeit nach 303a StGB ist wie im Falle von 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB nicht gegeben, wenn das Unternehmen die s filtert, um die Funktionsfähigkeit des Systems aufrechtzuerhalten oder die Mitarbeiter eingewilligt haben Ergebnis imarc ermöglicht dem Unternehmen durch das Kriterium privat, die dem Mitarbeiter zuzustellen. Damit vermeiden die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens das Risiko, sich nach 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB (Verletzung des Telekommu nikationsgeheimnisses) und 303a StGB (Datenunterdrückung) strafbar zu machen Däubler, Internet und Arbeitsrecht, 2. Aufl., Rz. 236; Jofer/Wegerich, K&R 2002, 235, Däubler, Internet und Arbeitsrecht, 2. Aufl., Rz Heidrich/Tschoepe, MMR 2004, 75, wonach die Notstandssituation auf virenbefallene s beschränkt sein soll Seite 16 / 19

17 Beschränkung der -Nutzung auf dienstliche Zwecke Hat der Arbeitgeber die private Nutzung weder ausdrücklich noch konkludent gestattet, so ist der Arbeitnehmer auf die -Nutzung für dienstliche Zwecken beschränkt. Das Recht, an den Arbeitnehmer adressierte auszufiltern, wird durch die Grundsätze des allgemeinen Persönlichkeitsschutzes und das Strafrecht bestimmt. - Die Grundsätze des allgemeinen Persönlichkeitsschutzes Ist die -Nutzung auf dienstliche Zwecke beschränkt, so gilt nicht das TKG, denn das Unternehmen hat dem Mitarbeiter nicht angeboten, für seine privaten Zwecke Telekommunikationsdienste zu erbringen. 15 Damit gilt nicht das Telekommunikati onsgeheimnis gemäß 88 TKG, sondern es gelten die allgemeinen Grundsätze des Persönlichkeitsschutzes im Arbeitsverhältnis. Diese Grundsätze sind für Vertraulichkeit von Telefongesprächen entwickelt worden. Hiernach ist das Interesse des Arbeitnehmers an dem Schutz der Vertraulichkeit grundsätzlich vorrangig. 16 Diese Grundsätze sind nicht auf eine bestimmte Technik beschränkt und damit auch auf die -Kommunikation anwendbar. 17 Nach den Grundsätzen des Persönlichkeitsschutzes können von dem Arbeitgeber die Begleitumstände der -Kommunikation festgehalten werden, wie der Zeitpunkt der Absendung einer , die ang te Adresse und das Eingehen von s. Dagegen ist der Zugriff auf die übermittelten Inhalte grundsätzlich ausgeschlossen. - Strafbarkeit Hat das Unternehmen den Mitarbeitern eine private -Nutzung nicht eralubt, so kommt eine Strafbarkeit gemäß 206 Abs. 2 Nr. 2 StGB wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses schon deshalb nicht in Frage, da das Unternehmen in diesem Fall für die Mitarbeiter nicht geschäftsmäßig Post- oder TK-Dienste erbringt. Damit kommt nur eine Strafbarkeit nach 303a StGB wegen Datenunterdrückung in Frage. Diese entfällt im Falle der Notstandssituation gemäß 34 StGB/ 109 Abs. 1 TKG, wenn SPAM-Mail gefiltert wird, um die Funktionsfähigkeit des Systems aufrechtzuerhalten und der Einwilligung der Mitarbeiter Ergebnis imarc erlaubt die Filterung nach dem Auswahlkriterium privat. Damit ist es möglich, dass die an Mitarbeiter adressierten s diesen zugestellt werden können. Damit entgeht das Unternehmen dem Rechtskonflikt durch Ausfiltern und Löschen der das Persönlichkeitsrecht zu verletzen und sich der Strafbarkeit auszusetzen Däubler, Internet und Arbeitsrecht, 2. Aufl., Rz ; so auch Jofer/Wegerich, K&R 2002, 235, Der Betrieb 1992, Däubler, Internet und Arbeitsrecht, 2. Aufl., Rz Heidrich/Tschoepe, MMR 2004, 75, 76. Seite 17 / 19

18 2.3.3 Ergebnis für das Filtern von SPAM-Mail imarc ermöglicht einem Unternehmen, unerbetene Werbe- , die an das Unternehmen adressiert ist, entsprechend dem Abwehranspruch zu löschen. imarc ermöglicht es auch, -Nachrichten, die an Mitarbeiter adressiert sind, an diese weiterzuleiten. Hierdurch vermeidet das Unternehmen, das Fernmeldegeheimnis und das Persönlichkeitsrecht seiner Mitarbeiter zu verletzen, wenn diese in das Ausfiltern durch Einzelerklärung oder Betriebsvereinbarung nicht eingewilligt haben. imarc entspricht damit den gesetzlichen Anforderungen, die an die Filterung von -Nachrichten gestellt werden. Seite 18 / 19

19 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Glockengießerwall Hamburg fon +49 (0)40/ fax +49 (0)40/ mail web rent a brain GmbH Königsturmstrasse Schwäbisch Gmünd fon +49 (0)7171/ fax +49 (0) 7171/ mail mail@rent-a-brain.de web Seite 19 / 19 Rechtsgutachten zu imarc