Business-Intelligence-Lösungen erfolgreich auswählen

Transkript

1 Fachartikel Business-Intelligence-Lösungen erfolgreich auswählen Erschienen in: is report - Informationsplattform für Business Solutions Ausgabe 12/2012 Seite Dr. Lars Burmester Competence Center Controlling & Finance lburmester@horvath-partners.com

2 Informationsplattform für Business Solutions Informationsplattform für Business Solutions Jahrgang 12/ EUR 17 CHF BUSINESS INTELLIGENCE Tipps für die Auswahl von BI-Software Individuelle Auswahlkriterien

3 it-strategie Software-Auswahl Foto: Fotolia Business-Intelligence-Lösungen erfolgreich auswählen Die Wahl des richtigen Business-Intelligence(BI)-Tools wirkt sich auf den Unternehmenserfolg aus. Eine Vielzahl von Herstellern mit breitem Angebot erschweren die Entscheidung. Konzentration auf individuelle Auswahlkriterien und eine hohe Trennschärfe reduzieren die Komplexität. kompakt A IT-strategische Überlegungen der Software-Auswahl A Erarbeitung eines Kriterienkatalogs als Entscheidungsbasis A BI-Marktübersichten für die Vorauswahl der Lösung nutzen Die Auswahl einer geeigneten BI-Software ist für viele Unternehmen eine konstitutive Entscheidung. Oftmals wird sie zu Beginn einer Reorganisation der Business Intelligence (BI) getroffen, beispielweise in Form eines BI Competency Centers. Auslöser für derartige Neuausrichtungen sind häufig das Resultat historischer Software-Auswahlprozesse: Eine Vielzahl nicht abgestimmt eingesetzter Softwareprodukte ( Tool- Zoo ) sowie Unzufriedenheit der Nutzer sind hierbei oft genannte Gründe. Software-Entscheidung impliziert Folgekosten Neben der Sicherstellung der Akzeptanz der Benutzer führt die Entscheidung für eine BI-Software zu weiteren erheblichen Aufwänden und Kosten, die über die Lizenzkosten hinausgehen. Hardwarekosten, zum Beispiel für In-Memory-Technologien, Kosten für Neueinstellungen und Weiterbildung des bestehenden Personals sowie erhebliche Beratungs- 12/2012

4 lichen als auch unter technischen Gesichtspunkten erfolgen. Einseitig geprägte Entscheidungen bergen die Gefahr der Überschätzung der betriebswirtschaftlichen oder technischen Leistungsfähigkeit einer Software. Hieraus resultieren Akzeptanzprobleme und damit einhergehend innerorganisatorische Friktionen, die einem erfolgreichen Einsatz entgegenstehen. Interdisziplinär besetzte Auswahlteams reduzieren die aufgezeigten Risiken durch hinreichende Qualifizierung betriebswirtschaftlicher und technologischer Rahmenbedingungen, Fragestellungen und Ziele. Darüber hinaus eignet sich diese Form der Zusammenarbeit zum frühzeitigen Erwartungsmanagement für ein späteres Implementierungsprojekt: Durch die Erfahrungen des Auswahlprozesses und des Showcase können sich die Erwartungen hinsichtlich späterer Implementierungskosten, Umsetzungs- und Veränderungsdauern und -kosten auf einem realistischen Niveau einstellen. Erarbeitung eines unternehmens- und situationsspezifischen Kriterienkatalogs Die durch interdisziplinäre Auswahlteams erarbeiteten Kriterien sollten die spezifische Situation des Unternehmens oder der Fachabteilung widerspiegeln. Oftmals werden am Markt verfügbare Standardkataloge herangezogen. Deren unmow e b Mehr dazu im web Business-Intelligence-Anbieter Software-Auswahl-Tool kosten sind einige Beispiele hierfür. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Flexibilität im Rahmen von BI-Projekten. Eine zuverlässige und stabile Software-Entscheidung, welche diesen Anforderungen genügt, sorgt für die notwendige technologische Kontinuität bei agilen Implementierungsansätzen. Die Entscheidungssituation wird durch die Situation auf dem Markt für BI-Software weiter erschwert. Trotz der Konsolidierung der letzten Jahre existieren selbst in einem eingeschränkten Bereich, wie BI-Anwendungen für Controlling, Rechnungswesen und Planung, noch über hundert größere und kleinere Anbieter. Es sind zwar durchaus Differenzierungsbemühungen festzustellen, jedoch bieten nahezu alle Anbieter eine gewisse Grundfunktionalität in den benannten Bereichen. Software-Auswahl Kritische Punkte und Fallstricke vermeiden Der Reichweite einer Software-Entscheidung wird häufig durch einen sorgfältigen, wohlstrukturierten Software-Auswahlprozess Rechnung getragen. Zur Objektivierung der Entscheidung wird hierbei auf verschiedene Spielarten der Nutzwertanalyse zurückgegriffen. Die Grundlage der Analyse stellt ein Kriterienkatalog mit entscheidungsrelevanten Anforderungen an ein BI-System dar, welche zunächst erarbeitet und in Folge gewichtet wird. Die Bewertung der Kriterien erfolgt durch verschiedene Quellen, entweder unternehmensintern, extern durch Beratungshäuser oder durch in Frage kommende Softwarehersteller selbst. Ein Nutzwert errechnet sich aus den summierten, gewichteten Bewertungen. Ein derart ermittelter Nutzen wird den prognostizierten Kosten eines Implementierungsszenarios gegenübergestellt, sodass die Grundlage für eine Entscheidung gegeben ist. Trotz dieses strukturierten Vorgehens existieren im dargestellten Prozess kritische Punkte und Fallstricke, die für eine erfolgreiche Auswahl berücksichtigt werden sollten. Gemischte Teams zur Definition entscheidungsrelevanter Kriterien Die Definition und Gewichtung von Kriterien sollte sowohl unter fach- Entscheidung für eine BI-Software führt zu weiteren erheblichen Aufwänden und Kosten. 12/2012 IT-Selection Auswahl von Business Software einfach und sicher! Marktrecherche mit IT-Selection des is report powered by trovarit In drei Schritten sicher und effizient zu den passenden Lösungen! Der Markt für Business Software ist groß und unübersichtlich. Wussten Sie z.b., dass es mehr als 600 ERP-Lösungen auf dem deutschen Markt gibt? Und mehr als 130 CRM-Lösungen? Und so funktioniert s! Schritt 1: Sie registrieren sich kostenlos unter und erstellen Ihr individuelles Anforderungsprofil. Mit Hilfe der Checklisten der IT-Selection beschreiben Sie mit wenigen Klicks Ihr individuelles Projekt. Z.B. hinsichtlich folgender Fragen: Welche Art von Software-Lösung suchen Sie? In welchem Umfang sollen Ihre Geschäftsprozesse unterstützt werden? Welche technologischen Kriterien sind für Sie von Bedeutung? Welche Leistungen soll Ihr zukünftiger Software-Lieferant und Dienstleister im Angebot haben? Schritt 2: Auf Knopfdruck erstellt IT-Selection ein Ranking. Dabei wird Ihr Anforderungsprofil eins zu eins mit den Profilen der Software- Lösungen abgeglichen. Parallel werden ca Referenzprofile analysiert und passende Referenzen als zusätzliches Indiz für die Erfahrung und das Know-how der Lösungsanbieter ausgewiesen. Schritt 3: Sie nutzen das Ranking, die umfangreichen Hintergrundinformationen sowie die tiefgehenden Analysen, um Ihre 20 Favoriten zu identifizieren und bestellen den kostenlosen TOP 20 Report. Dort finden Sie alle Informationen und Ihre Analyseergebnisse in übersichtlicher Form. Weitere Informationen: IT-Selection by is report Tel: +49 (0)89/ Mail: info@isreport.de, Web:

5 it-strategie Software-Auswahl difizierter Einsatz spiegelt die geforderte Individualität nicht wider, sodass die Gefahr besteht, dass der Auswahlprozess sich zu einem abhaken technischer Kriterien entwickelt. Derartige Bewertungen sind oftmals als Studien verfügbar und können für eine grundsätzliche Einordnung erworben werden. Darüber hinaus richten viele Softwarehersteller ihre Demonstrationsumgebungen auf die Kriterien von Standardkatalogen aus, sodass genau diesen Kriterien genüge getan wird. Der Erkenntnisgewinn sowie die Herbeiführung der notwendigen Trennschärfe für eine Auswahlentscheidung sind entsprechend gering. Transparenter Umgang mit Kriteriengewichten und Bewertungsskalen Die aufgestellten Kriterien haben in der Regel unterschiedliche Entscheidungsrelevanz, was durch Gewichtungen abgebildet wird. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Skalierung der Gewichte derart erfolgt, dass zwischen den Kategorien noch sinnvoll unterschieden werden kann. So kann beispielsweise zwischen Kritisch, Generell und Nice to have unterschieden und mit exponentieller numerischer Distanz bewertet werden (beispielsweise 10 / 5 / 1). Zudem sollte die Aufnahme von harten KO-Kriterien wohldosiert erfolgen. Nicht selten verbleibt am Ende des Software-Auswahlprozesses kein einziges Produkt zur Auswahl. Analog sollte mit Bewertungsskalen verfahren werden. Hierbei kann zum Beispiel zwischen Standardfunktion, Konfigurierbar und Programmierbar unterschieden werden, mit einer die Präferenzen widerspiegelnden numerischen Distanz. Komplexere Bewertungsmodelle bergen die Gefahr, dass nicht intendierte Sensitivitäten entstehen, sodass ein Bewertungsbild und letztendlich die Entscheidung durch statistische Effekte verzerrt und beeinflusst werden. Ergänzend ist zu beachten, dass die Gewichtung der Kriterien sowie die Festlegung der Bewertungsskala bereits vor dem Aussenden des Anforderungskatalogs und der Durchführung des Showcase erfolgt. Einer Beeinflussung der Gesamtentscheidung durch Gewichtung nach Sympathie, aus politischen Überlegungen oder einem guten Letzteindruck aus dem Showcase kann damit entgegengewirkt werden. Selbstredend sollten Der Autor Dr. Lars Burmester ist Managing Consultant bei Horváth & Partners Management Consultants im Compentence Center Controlling & Finance. Seine Schwerpunkte sind Software-Auswahl, Konzeption und Entwurf sowie agiles Projektmanagement im Bereich von Data- Warehouse- und BI-Systemen. die vereinbarten Gewichtungen einem Softwarehersteller nicht vor der Bewertung und dem Showcase zugänglich gemacht werden, um nicht die Versuchung einer strategischen Selbstbewertung und -darstellung zu provozieren. Reduzierung der Komplexität durch Einschränkung des Anbieterfelds Angesichts der Anbietervielzahl auf dem Markt für BI-Werkzeuge sollte bereits der erste Auswahlschritt nicht undifferenziert erfolgen. Grundsätzlich kann über die Klasse des BI-Werkzeugs eingeschränkt werden, das heißt, ob es sich beispielsweise um eine Planungs-, Konsolidierungs- oder Berichtssoftware handelt oder ob mehrere Anwendungszwecke verfolgt werden. Eine erste Grobauswahl kann unter Hinzuziehung von Hersteller- und Markstudien sowie gegebenenfalls durch sach- und marktkundige, herstellerunabhängige Beratungshäuser erfolgen. IT-strategische Überlegungen der Software-Auswahl Eine Ersteinschränkung der in Frage kommenden Hersteller wird maßgeblich durch IT-strategische Überlegungen beeinflusst. So sind zum Beispiel folgende Aspekte bei der Einschränkung des Anbieterfelds zu bedenken: Soll ein Plattformansatz ( one size fits all ) oder ein Spezialisierungsansatz ( best of breed ) oder ein differenzierter Ansatz zwischen beiden Extremen verfolgt werden? Oftmals ist festzustellen, dass gerade kleinere, spezialisierte BI-Anbieter die Anforderungen besser erfüllen als größere Plattformanbieter. Argumente des Investitionsschutzes sollten vor dem Hintergrund real existierender Konzentrationstendenzen bewertet werden: eine etablierte kleine Lösung hat eine gute Chance, langfristig unter einer Dachmarke eines Großen weitergeführt zu werden. Soll aus einem Portfolio im Unternehmen bereits eingesetzter Software ( brownfield approach ) oder eine bislang nicht im Unternehmen eingesetzte Software ausgewählt werden ( greenfield approach )? Auch das Benchmarking bereits im Unternehmen eingesetzter Software vor dem Hintergrund neuer Angebote auf dem Markt ist eine anzutreffende Herangehensweise. Welche strategische Rolle spielt ein Produkt im Angebotsportfo- 12/2012

6 Software-Auswahl it-strategie Sonderausgabe Oktober 2012 lio des Herstellers und wie kann dessen Weiterentwicklung beurteilt werden? Eine glaubwürdige Agenda, ein kommunizierter Releaseplan sowie eine Reihe Referenzkunden sollten das Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit eines Softwareprodukts erhärten. Verringerte Kriterienanzahl senkt Komplexität Ein zentraler Ansatzpunkt zur Komplexitätsreduktion ist die Verringerung der Anzahl betrachteter Kriterien. In vielen Auswahlprozessen wird davon ausgegangen, dass die Entscheidungsgüte mit zunehmender Kriterienanzahl steigt. Jedoch kann festgestellt werden, dass ein Nutzwert der Anbieter sich bei zunehmender Kriterienanzahl an- häufig schon ein erstes eindeutiges Bild. Sollte eine derartige Trennschärfe nicht frühzeitig erreicht werden, so sollten sukzessive generelle Anforderungen nach absteigender Gewichtung ausgewertet werden. Übererfüllungen nicht relevanter Anforderungen oder Dreingaben nicht angefragter Funktionalitäten sollte kein Entscheidungsgewicht zugemessen werden. Showcase ist für die Auswahl eines BI-Tools unerlässlich Ein Showcase erscheint im Rahmen eines Software-Auswahlprozesses unerlässlich, um die Bewertungen zu spiegeln und einen Ersteindruck zu festigen. Aufgrund der begrenzten Zeit, die für einen Showcase zur Verfügung steht, sollte auch hier Business Intelligence 2012/2013 Business Intelligence Guide 2012/ Business Intelligence Guide 2012/2013 Expertenbeiträge Firmenprofile wichtiger Anbieter und Dienstleister Sonderausgabe Oktober Euro Ausführliche Produktübersichten Beispiele aus der Praxis Zu ambitionierte Aufgabenstellung im Showcase kann Anbieter zurückschrecken lassen. nähert, sodass eine deutliche Unterscheidung kaum noch möglich erscheint ein trennscharfes, die Entscheidung erleichterndes Profil kann schwerlich bei nicht-trennscharfen Kriterien entstehen. Ein erster Ansatz ist die Eliminierung von Kriterien, die durch die Mehrzahl der Softwarehersteller gleich bewertet wurden. Gerade bei der Verwendung nicht differenzierter Standardkataloge tritt dieser Sachverhalt oft auf, sodass bei der Auswertung ein Aufwand entsteht, welcher aufgrund der fehlenden Differenzierung keinen Nutzen nach sich zieht. Kriterien und Anforderungen, in denen sich die Software- Anbieter nicht unterscheiden und denen kein hohes Entscheidungsgewicht beigemessen wird, sollten daher vor einem Showcase eliminiert werden. Darüber hinaus sollten Bewertungen nach absteigender Priorität ausgewertet werden. Kritisch eingestufte Anforderungen und Kriterien sollten zuerst ausgewertet werden. Dabei ergibt sich in diesem Schritt eine Konzentration auf wesentliche Anforderungen erfolgen. Hierzu ist es notwendig, eine entsprechende Aufgabenstellung zu formulieren, die von den Software-Anbietern gelöst werden soll. Mitunter stellt dies einen nicht zu unterschätzenden Aufwand dar, da die Balance zwischen inhaltlicher Tiefe und kurzfristiger Umsetzbarkeit gewahrt werden muss. Eine zu ambitionierte Aufgabenstellung birgt die Gefahr, dass der zu erwartende Aufwand und das Risiko der Nichtberücksichtigung Hersteller von einem Angebot absehen lässt. Wenn eine spätere Software-Einführung nicht in Eigenregie erfolgen soll, bietet ein Showcase zudem die Möglichkeit einen Implementierungspartner näher kennenzulernen. So könnte die Vorbereitung des Showcase direkt beim auswählenden Unternehmen erfolgen, sodass ein Einblick in die Arbeitsweise und Problemlösungskompetenz eines späteren Partners erfolgen kann. Dr. Lars Burmester/hei 12/2012 Corporate Performance Management Reporting und Datenanalyse Planung und Konsolidierung Controlling Neu: Big Data Neu: Information Management n Corporate Performance Management n Reporting und Datenanalyse n Planung und Konsolidierung n Controlling n Big Data n Information Management Kostenlos im AppStore (für das ipad): Kostenlos als epaper: 4 Expertenbeiträge 4 Firmenprofile wichtiger Anbieter & Dienstleister 4 Beispiele aus der Praxis 4 Ausführliche Produktübersichten