Oracle Business Intelligence Foundation Suite 11g - ein Überblick für Anwender aus der öffentlichen Verwaltung

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1 Oracle Business Intelligence Foundation Suite 11g - ein Überblick für Anwender aus der öffentlichen Verwaltung Oktober 2011

2 WIRKUNGSORIENTIERTES CONTROLLING Transparenz über Geschäftsprozesse und deren erreichte Ergebnisse kann nur derjenige erzielen, der regelmäßig entscheidungsrelevante Kennzahlen erhebt und diese selbstkritisch reflektiert. Typische Fragen lauten: Wie ist der aktuelle Erreichungsgrad im Vergleich zur Planung des Jahres/Monats bzw. zu relevanten Vorperioden? Wie stehen wir im Vergleich zu anderen Verwaltungen da (Benchmarking)? In der Erfolgsbetrachtung sind machbare Schritte zur Zielerreichung zu definieren und mit konkreten Maßnahmen zu hinterlegen. Deren Erreichung wird wiederum quantifiziert und gemessen. Dieses Vorgehen entspricht exakt dem des klassischen Controllingkonzept und wurde lange Zeit von der Verwaltung abgelehnt, weil Controlling vereinfacht mit Kontrolle gleichgesetzt wurde, ohne auf die dadurch überhaupt erst möglichen Planungs- und Steuerungswirkungen abzuheben. Auch nichtfinanzielle Kennzahlen wie Prozeßdurchlaufzeiten, Bürgerzufriedenheit, abschließend bearbeitete Fälle u.ä. können adäquate, gleichberechtigte behördliche Steuerungsparameter sein. Das Konzept der Balanced Scorecard (BSC, frei als ausbalancierter Berichtsbogen zu übersetzen) versucht dem Rechnung zu tragen, ist aber bislang selten in der deutschen Verwaltungspraxis zu finden. Es geht niemals um die Menge der erhobenen Kennzahlen, sondern einfach um die richtigen. Ein plastisches Beispiel dazu: Nur zu messen, wieviele Tonnen Salz im Winter auf die Berliner Straßen gestreut wurden, bringt wenig. Erst die Erhebung der Anzahl der Verkehrsunfälle und der schweren Knochenbrüche im Vergleich zu den Vorjahren zeigt im Sinne eines wirkungsorientierten Controllings auf, ob die geleistete Arbeit der Verwaltung erfolgreich weil aus Sicht der Leistungsempfänger nützlich - war. Den Kreislauf des wirkungsorientierten Controllings zeigt die folgende Abbildung.

3 ZUSAMMENFASSUNG Das wirkungsorientierte Controlling wird durch moderne Business Intelligence Werkzeuge unterstützt. Oracle bietet hierfür marktführende Produkte an. Die Oracle Business Intelligence Foundation Suite (Oracle BIF Suite) ist eine architektur- und modulseitige Erweiterung der Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus (Oracle BI Suite), insbesondere um Oracle Essbase und das zuvor optionale Oracle Scorecard and Strategy Management (Balanced Scorecard). Die Oracle BIF Suite umfasst alle für das Berichtswesen und die Analyse erforderlichen Instrumente, inklusive einem multidimensionalen Datenspeicher und mächtigem Analysekern. Die Suite ist für den unternehmensweiten Einsatz von Business Intelligence konzipiert und basiert auf einer modernen, hochskalierbaren und leistungsfähigen Technologie, die Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen und Anwendungen verbindet, speichert und ganzheitlich bereitstellt. Dadurch erhalten alle Anwender einen einfachen und schnellen Zugang zu entscheidungsrelevanten Informationen, gestaffelt nach ihren rollenspezifischen Benutzerberechtigungen. Den Nutzern stehen Werkzeuge für ein standardisiertes Berichtswesen, für individuelle anspruchsvolle freie Analysen, für OLAP-Szenarien und -Simulationen, für die automatisierte Überwachung wichtiger Kennzahlen, den personalisierten Zugang über interaktive Dashboards oder auch optional für den Zugriff über mobile Geräte zur Verfügung. Die folgende Abbildung zeigt die Architektur der Oracle BI Foundation Suite im Überblick. In diesem White Paper werden die Einsatzmöglichkeiten der Oracle BIF Suite in kompakter Form beschrieben, indem die wesentlichen Komponenten vorgestellt werden.

4 Nutzenmerkmale Umfassende Analysefunktionalität auf Basis einer integrierten Suite Die Oracle BIF Suite enthält alle Werkzeuge, die für ein flexibles Ad-hoc-Reporting (auch OLAP), ein automatisiertes Standardberichtswesen und das Erstellen von Dashboards bzw. Management Cockpits notwendig sind. Die Suite bildet außerdem die technologische Plattform für alle fachbereichsspezifischen Oracle Business Intelligence Applikationen (z.b. Oracle Project Analytics). Was-wäre-wenn -Simulationen und Planung Mittels Oracle Essbase lassen sich nicht nur eigene Plandaten bilden und zurückschreiben, sondern auch mehrere unabhängige Szenarien anlegen und durchspielen. Business Intelligence für Jedermann Anwender können ohne IT-Kenntnisse selbst Berichte und analytische Workflows erstellen. Der Umgang mit Dashboards und parametrisierbaren Standardberichten ist intuitiv und ohne Schulungs- und Installationsaufwand (reine Webanwendung) möglich. Die Integration in die Microsoft Office Produkte (Excel, PowerPoint, Word) erhöht zusätzlich die Flexibilität und vereinfacht den Informationszugriff. Einheitliches logisches Informationsmodell Alle Reporting- und Analysewerkzeuge nutzen ein einheitliches, unternehmens-spezifisches Metadatenmodell für den Zugriff auf die entscheidungsrelevanten Informationen. Dieses BI- Metadatenmodell (beschreibende Zwischenschicht für Datenstrukturen) lässt sich nach einmaliger Definition mit beliebigen Datenquellen eines Unternehmens verbinden, d.h. es ist nicht erforderlich, dass alle Daten in einem Data Warehouse konsolidiert vorliegen, der gleichzeitige Analysezugriff auf mehrere Datenquellen ist möglich. Offene BI-Architektur Der Oracle BI Server erlaubt flexiblen Zugriff auf beliebige relationale und multidimensionale Datenquellen (Oracle Datenbanken, Oracle OLAP, Oracle Essbase; IBM DB/2; Microsoft SQL Server und Microsoft Analysis Services; Teradata; SAP Business Warehouse; Flat Files; XML-Daten sowie unstrukturierte Daten). Die Oracle BIF Suite ist integriert in die Oracle Fusion Middleware und bietet Schnittstellen zu unterschiedlichen Unternehmensportalen, Directory Services und Datenintegrationswerkzeugen. Über eine Web-Service-Schnittstelle lassen sich entscheidungsrelevante Informationen aus der Oracle BIF Suite direkt in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

5 Komponenten der Oracle BI Foundation Suite Oracle Essbase Oracle Essbase ist ein OLAP Server für vorwärtsgerichtete Analysen. Dabei werden meist die Vergangenheitsdaten (Ist) als Ausgangsbasis verwendet. Dieses zukunftsgerichtete Analysieren wird durch einen multidimensionalen Kalkulationskern möglich, der eine breite Bibliothek an finanzmathematischen und statistischen Analysefunktionen beinhaltet, aber auch individuell in den Projekten erweitert werden kann. Der fachliche Anwender kann ohne spezielle IT-Kenntnisse oder Programmierung eigene Szenarien modellieren und multiple Simulationen mit verschiedenen Parametern durchrechnen. Anders als bei klassischen Business Intelligence und Data Warehouse Anwendungen üblich, wird hier auch ein Zurückschreiben der Daten unterstützt. Dadurch lassen sich Plan-Zahlen bilden und speichern, die dann in Form von Plan-Ist-Abweichungsanalysen überwacht und in Hochrechnungen bzw. Forecasts fortgeschrieben werden können. Oracle BI Server Der Oracle BI Server stellt allen Oracle BI Frontends die analyserelevanten Objekte in einheitlicher, konsistenter Form zur Verfügung (zentrales BI-Metadatenmodell). D.h. diese Objekte werden einmalig modelliert und können dann von allen Anwendern einheitlich genutzt werden. Der Oracle BI Server greift parallel auf beliebige Datenquellen zu, ohne deren Daten noch einmal zu speichern. Der Oracle BI Server bietet eine Vielzahl an Analysefunktionen sowie besondere Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit in Bezug auf die Analyse großer Datenmengen und hoher Benutzerzahlen. Weitere technische Funktionalitäten sind ein leistungsfähiger Caching-Mechanismus sowie eine Web- Services-Schnittstelle. Der BI Server verhält sich nach außen wie eine logische Datenbank, d.h über eine ODBC-Schnittstelle lassen sich leicht beliebige Frontendwerkzeuge integrieren oder auch via SQL Statements direkt darauf zugreifen.

6 Komponenten der Oracle BI Foundation Suite Oracle BI Interactive Dashboards Bei diesem Instrument handelt es sich um personalisierbare Webberichte für den übersichtlichen, einfachen und schnellen Zugriff auf Informationen. Mitarbeiter aller Hierarchiestufen (Entscheider, Analysten, Sachbearbeiter) können handlungsrelevante Informationen abrufen, die für jeden Mitarbeiter und seine spezifische Tätigkeit dynamisch personalisiert sind. So hat jeder seine eigene Sicht auf die Daten. Natürlich sind diese Daten vollständig integriert (mittels dem Oracle BI Server) und damit sichtenunabhängig konsistent. Die intuitive Parametrisierung der Informationsinhalte (z.b. Auswahl des Vormonats und einer Kostenstelle über Pull-down-Menüs) und die ansprechende Visualisierung in Form von Tabellen, Kreuztabellen, Landkarten, Balkendiagrammen und diversen weiteren Grafiktypen bedingen eine sehr hohe Benutzerakzeptanz. In den dargestellten Ergebnissen kann der Anwender frei navigieren und Detailnachforschungen (z.b. drill-down, drill-accross, hyperdrill) anstellen, er kann die visuelle Darstellung verändern und mit den Analysesichten interagieren. Darüber hinaus können die Oracle BI Dashboards auch weitere Inhalte aus vielen verschiedenen Quellen (z. B. Internetlinks, Dokumente aus dem Content Management System) in die Darstellung einbeziehen.

7 Komponenten der Oracle BI Foundation Suite Oracle BI Analysis & Reporting Dieses Instrument ist ein browserbasiertes Ad-hoc-Query- und -Reporting-Werkzeug für das Erstellen von Berichten und interaktiven multidimensionalen Analysen ohne IT- und Datenmodellkenntnisse. Aufgrund der breiten funktionalen Möglichkeiten empfehlen wir die Nutzung durchgeschulte Benutzer, die sich intensiver mit Informationsrecherchen befassen möchten. In dem dargestellten Beispiel finden sich im linken Bildschirmteil die für die Analyse verwendbaren Geschäftsdatenobjekte mit den auswertungsrelevanten Merkmalen und die damit korrespondierenden betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Im rechten Bildschirmteil sehen Sie die gerade per Drag&Drop erstellte Analyse in Form einer Tabelle und eines Balkendiagramms. Alle Funktionsbereiche sind interaktiv verwendbar und für Detailabfragen geeignet. Die erzeugten Analysen können abgespeichert, mit anderen Nutzern ausgetauscht, beliebig abgeändert, formatiert und in die Oracle BI Interactive Dashboards integriert werden. Die Anwender arbeiten wesentlich eigenständiger als in der Vergangenheit, was sich stark auf die Nutzungsintensität und die Akzeptanz des BI-Systems auswirkt.

8 Komponenten der Oracle BI Foundation Suite Oracle BI Delivers Benutzer können mit diesem Instrument analytische Workflows für die proaktive Überwachung von Kennzahlen, automatisierte Alarmmeldungen und regelbasierte Informationsverteilung ohne IT- Kenntnisse erstellen. Benutzer werden so zum Beispiel nicht nur mittels einer roten Ampel im Rahmen des Dashboards aufmerksam gemacht, dass erhebliche Abweichungen festgestellt wurden, sondern sie werden proaktiv informiert (z.b. via SMS oder ), wenn eine nicht auffällige Plan-Ist-Abweichung vorliegt. Der Nutzen dieser Funktionalität ergibt sich dadurch, dass jeder Benutzer selbständig in der Lage ist, diese Funktionalität bezogen auf seine individuellen Informationsbelange einzustellen: zu definieren sind lediglich der zu beobachtende Kennzahlenzusammenhang, die Schwellwerte, das Zeitintervall der Beobachtung, die Empfänger der Nachricht sowie die präferierten Endgeräte. Das gibt Entscheidern Sicherheit, weil sie jederzeit im Eskalationsfall informiert werden automatisch. Oracle BI Office Plug-In Tabellenkalkulationsprogramme sind in Unternehmen für das Berichtswesen weit verbreitet. Gerade im Controlling und im Rechnungswesen wird viel mit Microsoft Excel gearbeitet. Von Business Intelligence Werkzeugen wird erwartet, dass sie nahtlos mit Office Tools zusammenarbeiten. Die Module der Oracle Business Intelligence Suite werden diesem Anspruch gerecht. So ist es zum einen jederzeit möglich, Datensichten aus dem Dashboard oder einer Ad-hoc-Analyse nach Excel zu exportieren oder zu kopieren. Zum anderen gibt es das Oracle BI Office Plug-Ins für Microsoft s Excel, Word und Powerpoint. Damit lassen sich Analysen direkt in MS-Office aufrufen. Die definierten Benutzerrechte und die Datensicherheit werden dennoch berücksichtigt, da sich die Daten physisch nach wie vor in den Originärquellen befinden und über den Oracle BI Server bereitgestellt werden.

9 Oracle Smart View Oracle Smart View erweitert die Funktionalitäten des Oracle BI Office Plug In derart, dass die Anwender mittels Microsoft Office auch direkt mit Oracle Essbase arbeiten können, d.h. freie Pivotierungen und Analysen sind ebenso möglich wie Zoomen in die/aus den Daten, verändern der Dimensionsauswahl für die Analysen u.a. als einfaches Anwendungsbeispiel ist die Eingabe von Planwerten über Microsoft Excel durch mehrere Mitarbeiter zu nennen. Oracle BI Publisher Der Oracle BI Publisher ist das Werkzeug für Standardberichte, die entweder automatisch an einen definierten Verteilerkreis versandt werden oder die nach Eingabe einiger eingrenzender Parameter vom Benutzer einzeln angefordert werden. Das Ergebnisformat ist meist pdf, aber auch Excel-Tabellen oder HTML-Berichte lassen sich mit dem Oracle BI Publisher erzeugen. Das Werkzeug bietet eine präzise Kontrolle über den Berichtsinhalt, das Layout und das Ausgabemedium. Hier steht also nicht wie bei den anderen BI-Werkzeugen die Onlineanalyse im Vordergrund, sondern der klassische Papierbericht. Berichte können "pixel-perfect" umgesetzt werden, alle gängigen Formatierungen lassen sich abbilden.

10 Komponenten der Oracle BI Foundation Suite Oracle Scorecard & Strategy Management Das Instrument Oracle Scorecard & Strategy Management (OSSM) erweitert das klassische BI- Spektrum um strategische Steuerungselemente, adressiert also direkt das Topmanagement. Dem Konzept der Balanced Scorecard (BSC) folgend, werden strategische Kennzahlen in Form sog. KPI s (Key Performance Indicators) modelliert. Diese Kennzahlen ermöglichen, das Unternehmen ausbalanciert mit möglichst wenigen Spitzenkennzahlen zu steuern, die in dieser Form direkt in der Unternehmens-realität gar nicht vorkommen müssen. Die KPI s werden operativ in eine Reihe von weiteren Kennzahlen (oft hierarchisch strukturiert) heruntergebrochen. Die Vision ist, den kompletten Kennzahlenzusammenhang unternehmensweit oder doch zumindest funktionsbereichsübergreifend ganzheitlich zu modellieren, in Form von stringenten Ursache-Wirkungs- Ketten abzubilden und Abhängigkeiten zwischen diesen Kennzahlen offenzulegen. Nur so lassen sich Fehlsteuerungen unmittelbar erkennen. Den Spitzenkennzahlen werden personell Verantwortliche zugeordnet. Anders als im operativen Business-Intelligence-Prozess ist es hier üblich, den Kommunikationsprozess bezogen auf die Kennzahlenausprägungen aktiv zu unterstützen, indem Kommentierungsfunktionen und Maßnahmendefinitionen angeboten werden. Zusätzliche Grafikdarstellungen wie Fishbone-Diagramme, Strategiekarten, Strategiebäume und Ursache-Wirkungs-Diagramme runden das funktionale Spektrum ab.

11 Weitere Optionen der Oracle BI Foundation Suite Oracle Business Intelligence Mobile Für die mobile BI-Nutzung unterstützt die Oracle BIF Suite Apple s ipad und ipod. Nativ. Es sind keine zusätzlichen Implementierungen notwendig, d.h. die Oracle BI Dashboards und Analysen entsprechen direkt den vorhandenen stationären Inhalten. Die App kann im Apple Store heruntergeladen werden. Schlussbemerkung: Bitte haben Sie Verständnis, dass dieses Dokument nur eine grobe Produktbeschreibung darstellt und keinesfalls als Vertragsgrundlage im Sinne einer zugesicherten Produkteigenschaft verwendet werden kann.

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