Anleitung für DVR-Online

Transkript

1 Anleitung für DVR-Online Achtung! Verwenden Sie bitte zum Blättern nicht die Schaltflächen des Webbrowsers sondern immer in der DVR-Onlineanwendung. Wollen Sie erstmalig eine DVR-Meldung erstatten (noch keine DVR-Nr. vorhanden)? ODER Wollen Sie Änderungen zu einer bestehenden DVR-Meldung vornehmen? ODER Wollen Sie Einsicht in das Register nehmen (Registerauszug erzeugen)? Inhaltsverzeichnis Auftraggeber (AG) Erstmeldung (Keine DVR-Nr. vorhanden)...2 Freischaltung einer bestehenden DVR-Nr. (DVR-Nr. vorhanden)...23 Auftraggeber-Daten ändern (DVR-Nr. vorhanden)...24 Datenanwendung (DAN) Änderungsmeldung/Streichen/Stornieren...26 Neue/Zusätzliche Datenanwendung (DAN)...28 Zwischenspeichern...29 Registerauszug erzeugen...31 Definitionen dsb@dsb.gv.at Seite 1

2 Auftraggeber (AG) Erstmeldung Sie befinden sich im Meldebereich - dsb@dsb.gv.at Seite 2

3 Seite 1/4 Home z.b. Gewerbeberechtigung, Konnzession, Eigentumschutz Wenn Sie unter eine der angeführten Berufsgruppen fallen, können Sie diese hier auswählen. - Nur Felder die mit *gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden. - Unter finden Sie Informationen zu den jeweiligen Begriffen. - dsb@dsb.gv.at Seite 3

4 Seite 2/4 Home Keine Pflichtfelder! - "Zustellungsbevollmächtigter", "Sachbearbeiter beim AG" und "Vertreter des AG in der EU" sind keine Pflichtfelder. - Wenn ein "Zustellbevollmächtigter" angegeben wird, werden alle Mitteilungen der Datenschutzbehörde an diesen übermittelt. Es wird empfohlen einen Zustellbevollmächtigten anzuführen. - dsb@dsb.gv.at Seite 4

5 Seite 3/4 Home - Beilagen (z.b. Dokumente, Rechtsgrundlagen,...) können von Ihrem Computer in die Anwendung hochgeladen werden. Achtung! Diese Dokumente müssen vorher auf Ihrem Computer abgespeichert werden. - dsb@dsb.gv.at Seite 5

6 Seite 4/4 Home Gewerbeberechtigung - Eine Meldung kann erst an die Datenschutzbehörde übermittelt werden wenn die "Angaben zur Datenanwendung" ausgefüllt werden. - dsb@dsb.gv.at Seite 6

7 Seite 1/8 Angaben zur Datenanwendung (DAN) Home Es existieren bestimmte Meldungsvorlagen, die im Bedarfsfall verwendet werden können Weiter Seite 9-10 Weiter Seite Weiter Seite 8 Als Ausfüllhilfe stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Nach der Auswahl befüllen sich die nachfolgenden Felder. Bitte überprüfen Sie diese und führen eventuell notwendige Änderungen/Ergänzungen durch - Ausfüllmuster für ausgewählte Berufsgruppe(n) und Einzelpersonen. - IVS-Auswählen (Zuordnung zu einem bestehenden Informationsverbundsystem) - DAN-Auswählen (Sie können eine registrierte Datenanwendung eines anderen Auftraggebers suchen und verwenden, jedoch nur wenn die Felder der Vorlage inhaltlich befüllt sind). Sollten Sie keine Vorlage verwenden weiter auf Seite dsb@dsb.gv.at Seite 7

8 Seite 1/8 Angaben zur Datenanwendung Auswahl einer Vorlage "Ausfüllmuster" - Ausfüllmuster für ausgewählte Berufsgruppe(n) und Einzelpersonen. (z.b. Videoüberwachung) - Nach der Auswahl "Verwenden" befüllen sich teilweise die nachfolgenden Seiten. Bitte überprüfen Sie diese und führen eventuelle Änderungen/Ergänzungen durch! Zur Übermittlung der Meldung an die Datenschutzbehörde, weiter bis zum Button Zurück zu den Ausfüllhilfen! - dsb@dsb.gv.at Seite 8

9 Seite 1/8 Angaben zur Datenanwendung Auswahl einer Vorlage "IVS-Auswählen" - IVS-Auswählen (Ein Informationsverbundsystem liegt vor, wenn mehrere Auftraggeber Daten gemeinsam verarbeiten und benützen, wobei jeder Auftraggeber auch auf jene Daten im System Zugriff hat, die von den anderen Auftraggebern dem System zur Verfügung gestellt wurden und diese auch bearbeiten kann). - dsb@dsb.gv.at Seite 9

10 - Nach der Auswahl "IVS-übernehmen" befüllen sich teilweise die nachfolgenden Seiten. Bitte überprüfen Sie diese und führen eventuelle Änderungen/Ergänzungen durch! Zur Übermittlung der Meldung an die Datenschutzbehörde, weiter bis zum Button Zurück zu den Ausfüllhilfen! - dsb@dsb.gv.at Seite 10

11 Seite 1/8 Angaben zur Datenanwendung Auswahl einer Vorlage "DAN-Auswählen" - DAN-Auswählen (Sie können eine registrierte Datenanwendung gleichen Inhaltes eines anderen Auftraggebers, als Vorlage für Ihre Meldung verwenden) - dsb@dsb.gv.at Seite 11

12 - dsb@dsb.gv.at Seite 12

13 Home Mit dem Button "Detailansicht" kann der Inhalt eingesehen werden - Nach der Auswahl "Datenanwendung übernehmen" befüllen sich teilweise die nachfolgenden Seiten. Bitte überprüfen Sie diese und führen eventuelleänderungen/ergänzungen durch! Zur Übermittlung der Meldung an die Datenschutzbehörde weiter bis zum Button - dsb@dsb.gv.at Zurück zu den Ausfüllhilfen! Seite 13

14 z.b. Vertrag, Zustimmung der Betroffenen, gesetzliche Bestimmung... Bei einem genehmigungspflichtigen internationalen Datenverkehr ist die Geschäftszahl des Bescheides der Datenschutzbehörde einzutragen bzw. wird diese vom DVR nachgetragen. Bei gemeldeten Datenwendungen, bei denen im Rahmen der Vorabkontrolle Auflagen, Bedingungen oder Befristungen durch Bescheid erteilt wurden, ist die Bescheidzahl einzutragen bzw. wird diese vom DVR nachgetragen. - Auftraggeber des öffentlichen Bereiches sind z.b. Behörden, Körperschaften öffentlichen Rechts. - Auftraggeber des privaten Bereiches sind Firmen, freiberuflich tätige Personen, Einzelpersonen, Vereine... - "sensible Daten" sind besonders schutzwürdige Daten (z.b. natürlicher Personen über deren rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gesundheit oder ihr Sexualleben) Zurück zu den Ausfüllhilfen! - dsb@dsb.gv.at Seite 14

15 Seite 2/8 Home Keine Pflichtfelder! - "Zustellungsbevollmächtigter", "Sachbearbeiter beim AG" und "Vertreter des AG in der EU" sind keine Pflichtfelder. - Wenn ein "Zustellbevollmächtigter" angegeben wird, werden alle Mitteilungen der Datenschutzbehörde an diesen übermittelt. Es wird empfohlen einen Zustellbevollmächtigten anzuführen. - dsb@dsb.gv.at Seite 15

16 Seite 3/8 Home - dsb@dsb.gv.at Seite 16

17 Seite 4/8 Home z.b. Behörden z.b. Gesetzliche Bestimmung - Übermittlungsempfänger sind z.b. Bank, Mutterkonzern, Behörden... an die die Daten übermittelt/weitergeben werden. - dsb@dsb.gv.at Seite 17

18 Seite 5/8 Home 01 Behörden Behörden - Jedem Übermittlungsempfänger muss mindestens eine Datenart zugeordnet werden. - dsb@dsb.gv.at Seite 18

19 Seite 6/8 Home - Datensicherheitsmaßnahmen: Für alle Organisationseinheiten eines Auftraggebers, die Daten verwenden, sind Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit zu treffen. Dabei ist sicher zu stellen, dass die Verwendung der Daten ordnungsgemäß erfolgt, und dass die Daten Unbefugten nicht zur Kenntnis gelangen. - dsb@dsb.gv.at Seite 19

20 Seite 7/8 Home - Beilagen (z.b. Dokumente, Rechtsgrundlagen,...) können von Ihrem Computer in die Anwendung hochgeladen werden. Achtung! Diese Dokumente müssen vorher auf Ihrem Computer abgespeichert werden. - dsb@dsb.gv.at Seite 20

21 Seite 8/8 Home - Sie können die erstellte Datenanwendung an die Datenschutzbehörde übermitteln ODER (nur bei erstmaliger Meldung einer Datenanwendung möglich) eine weitere Datenanwendung in Ihrem Meldebereich erzeugen. Nach dem Versenden können Sie jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere Datenanwendung melden. Achtung! Erst nach dem Versenden ist Ihre Meldung in der Datenschutzbehörde eingelangt. - dsb@dsb.gv.at Seite 21

22 - Wenn Sie auf "Meldebereich" klicken finden Sie die Übersicht Ihrer Meldungen. - dsb@dsb.gv.at Seite 22

23 Freischaltung einer bestehenden DVR-Nr. Home Adresse, an welche die Benachrichtigung der Freischaltung gehen soll Telefonnummer zur Kontaktaufnahme bei Problemen - Der Zugriff auf eine vorhandene DVR-Nr. wird nach Prüfung durch die Datenschutzbehörde freigeschalten (dies kann einige Werktage in Anspruch nehmen). Die erfolgte Freischaltung wird Ihnen per mitgeteilt. Nach der Freischaltung scheinen Ihre Daten im Meldebereich auf und Sie können die Meldung vornehmen. - dsb@dsb.gv.at Seite 23

24 Auftraggeber-Daten ändern (AG-Daten ändern) Home Sie befinden sich im Meldebereich! - dsb@dsb.gv.at Seite 24

25 Seite 1/4 Zur Übermittlung der Meldung an die Datenschutzbehörde, weiter bis zum Button - dsb@dsb.gv.at Seite 25

26 Datenanwendung Änderungsmeldung (DAN-Daten ändern) Sie befinden sich im Meldebereich! - DAN-Daten ändern nur im Status "Eingelangt", "In Bearbeitung - Auftraggeber", "Registriert" oder "Registriert - automatisch" - Streichen (Registrierte Datenanwendung soll nicht mehr betrieben werden) nur im Status "Registriert" oder "Registriert - automatisch" - Stornieren (vergleichbar mit dem Zurückziehen einer Datenanwendung) nur im Status "Eingelangt", "In Bearbeitung -Auftraggeber" - dsb@dsb.gv.at Seite 26

27 Videoüberwachung Datenschutzbehörde Als Ausfüllhilfe stehen Ihnen folgende Vorlagen zur Verfügung: - Ausfüllmuster für ausgewählte Berufsgruppe(n) und Einzelpersonen. - DAN-Auswählen (Sie können registrierte Datenanwendungen, die den gleichen Inhalt haben wie die von Ihnen beabsichtigte, als Ausfüllhilfe verwenden). Zur Übermittlung der Meldung an die Datenschutzbehörde, weiter bis zum Button - dsb@dsb.gv.at Seite 27

28 Neue/Zusätzliche Datenanwendung (DAN-Erstmeldung) - Weiter ab Seite dsb@dsb.gv.at Seite 28

29 Zwischenspeichern Home Keine Pflichtfelder! - Sie können jederzeit "Zwischenspeichern" und zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten, dazu gehen Sie bitte wieder in Ihren Meldebereich! - dsb@dsb.gv.at Seite 29

30 Sie befinden sich im Meldebereich! - Sie können zwischengespeicherte Meldungen (AG), Datenanwendungen (DAN) ändern oder stornieren. - dsb@dsb.gv.at Seite 30

31 Registerauszug erzeugen - dsb@dsb.gv.at Seite 31

32 *Datenschutzbehörde* *Akten* - Sie können nach "DVR-Nummer", und/oder "Auftraggeber", und/oder "Datenanwendung" suchen. (Bei der Suche nach Auftraggeber und Datenanwendung immer *vor und nach* der Bezeichnung setzen) - dsb@dsb.gv.at Seite 32

33 - dsb@dsb.gv.at Seite 33

34 Definitionen Auftraggeber (AG) ist derjenige, der die Entscheidung trifft, Daten für einen bestimmten Zweck zu verarbeiten. In der Regel das Unternehmen, Verein und Behörde oder bei Videoüberwachung einer Einzelperson. Betroffener: jeder Auftraggeber natürliche oder juristische Person oder Personengemeinschaft, deren Daten verwendet werden. Datenanwendung (DAN) Eine Datenanwendung dient einem bestimmten Zweck und ist dabei nicht notwendigerweise identisch mit einem bestimmten Programm. Es ist zum Beispiel möglich, eine Datenanwendung "Personalverwaltung" zu führen. Datei: strukturierte Sammlung von Daten, die nach mindestens einem Suchkriterium zugänglich sind. Informationsverbundsystem (IVS): Ein Informationsverbundsystem liegt vor, wenn mehrere Auftraggeber Daten gemeinsam verarbeiten und gemeinsam benützen, wobei jeder Auftraggeber auch auf jene Daten im System schreibenden Zugriff hat, die von den anderen Auftraggebern dem System zur Verfügung gestellt wurden. Personengruppe: z.b. Kunde, Lieferanten, Dienstnehmer. Datenarten: z.b. Geburtsdatum, Anschrift. Sensible Daten ( besonders schutzwürdige Daten ): Daten natürlicher Personen über ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gesundheit oder ihr Sexualleben. Übermitteln von Daten - Übermittlungsempfänger: die Weitergabe von Daten an andere Empfänger als den Betroffenen, den Auftraggeber oder einen Dienstleister, insbesondere auch das Veröffentlichen von Daten (z.b. Banken, Vertragspartner) Verwenden von Daten: jede Art der Handhabung von Daten, also sowohl das Verarbeiten als auch das Übermitteln von Daten. Verarbeiten von Daten: das Ermitteln, Erfassen, Speichern, Aufbewahren, Ordnen, Vergleichen, Verändern, Verknüpfen, Vervielfältigen, Abfragen, Ausgeben, Benützen, Überlassen, Sperren, Löschen, Vernichten oder jede andere Art der Handhabung von Daten. - dsb@dsb.gv.at Seite 34