RICHTLINIE QUALIFOR Beschwerdeverfahren und Rekursmöglichkeiten

Transkript

1 RICHTLINIE QUALIFOR Beschwerdeverfahren und Rekursmöglichkeiten HINTERGRUND Das QUALIFOR-Programm ist das FSC-akkreditierte Programm der SGS-Gruppe. Die SGS ist eine internationale Firma, die auf das unabhängige Prüfen, Testen und Zertifizieren spezialisiert ist. Der Sitz des QUALIFOR-Programms liegt bei der SGS South Africa Pty Ltd. Die Verantwortung für die Erhaltung und Kontrolle des Managementsystems liegt bei dieser Geschäftsstelle. Im Rahmen des SGS QUALIFOR-Programms werden folgende Aktivitäten durchgeführt: Zertifizierung der Waldbewirtschaftung nach den FSC Standards, Zertifizierung der Produktkette für FSC und PEFC zertifizierte Produkte. Das SGS QUALIFOR-Programm verfügt über ein Beschwerde- und Rekursverfahren, welches die folgenden Ziele beinhaltet: Beschwerden über Kunden des SGS QUALIFOR Programms (z.b. QUALIFOR Waldbewirtschaftungs - und Produktkettenzertifikatshalter) seitens der Öffentlichkeit, z.b. Interessensgruppen werden registriert und behandelt; Beschwerden über SGS QUALIFOR seitens der Öffentlichkeit werden registriert und behandelt; Beschwerden und Rekurse von Kunden und Partnern werden aufgezeichnet Es wird sichergestellt, dass gültige Beschwerden und Rekurse rechtzeitig und angemessen bearbeitet werden. WICHTIGE HINWEISE Die SGS kann nur an der Behandlung von Beschwerden und Rekursen beteiligt werden, wenn diese in Verbindung mit den Anforderungen des SGS Wald-Zertifizierungsprogramms stehen. Die SGS wird nicht auf anonyme Beschwerden und Rekurse reagieren. Jegliche Kommunikation muss schriftlich erfolgen. Die vollständige Ausführung und Bestätigung der Umsetzung (z.b. Korrektur und Schliessung von Abweichungen, die als Ergebnis der Beschwerde identifiziert wurden) erfolgt in Übereinstimmung mit den Anforderungen des FSC-STD , so wie im SGS QUALIFOR Management System festgelegt. KONTAKTANGABEN The Programme Director: Qualifor SGS South Africa PO Box Southdale 2135 South Africa Tel: +27 (0) Fax: +27 (0) forestry@sgs.com Web: Forests Stewardship Council I.C. Charles-de-Gaulle Str. 5, Bonn, Germany Tel: +49 (228) Fax: +49 (228) fsc@fsc.org Web: Doc. Nr: RD (22 Feb. 2010) Seite 1 of 5

2 ABLAUF BEI BESCHWERDEN Beschwerden gegen das Verhalten von Zertifikatsbesitzern: Das erste Ziel ist es, so schnell wie möglich den Grund der Beschwerde zu kennen. Deshalb ist es am besten sich mit der Beschwerde direkt an den Zertifikatsbesitzer zu wenden. Alle Unternehmen die vom SGS QUALIFOR Programm zertifiziert wurden, müssen ihr eigenes dokumentiertes Beschwerdeverfahren besitzen, um angemessen auf Beschwerden von Interessensgruppen zu reagieren. Um dieses Verfahren effizient zu gestalten, sollten Beschwerden fundiert mit objektiven Beweisen und so weit wie möglich mit genauen Beschreibungen der Orte, Daten und Beteiligten versehen werden. Schritt Zwei: Wenn Sie keine oder eine mangelhafte Antwort erhalten, senden Sie die Beschwerde an das örtliche SGS Büro. Wenn Ihnen die Kontaktdaten dieses Büros nicht bekannt sind, senden Sie die Beschwerde an die Geschäftsführung con QUALIFOR bei der SGS South Africa Ltd. Die Adresse ist oben angegeben. Fahren Sie mit Schritt 3 fort. Beschwerden über die Leistung und/oder das Verhalten von SGS - Personal und Sub- Unternehmern Schritt Zwei: Senden Sie die Beschwerde an das örtliche SGS Büro. Wenn Ihnen die Kontaktdaten dieses Büros nicht bekannt sind, senden Sie die Beschwerde an die Geschäftsführung con QUALIFOR bei der SGS South Africa Ltd. Die Adresse ist oben angegeben. Um dieses Verfahren effizient zu gestalten, sollten Beschwerden fundiert mit objektiven Beweisen und so weit wie möglich mit genauen Beschreibungen der Orte, Daten und Beteiligten versehen werden. Die Beschwerde der SGS vorlegen: Schritt Drei: Eine Beschwerde muss schriftlich vorgelegt werden, vom Beschwerdeführer unterschrieben und an den zuständigen Empfänger adressiert sein. Die Mitteilung kann kurz und einfach formuliert sein, muss aber einen ausreichend dokumentierten, objektiven Beleg beinhalten um die Beschwerde zu begründen und die Grundlage für die Beschwerde zu identifizieren. Unzufriedenheit ohne einen gerechtfertigten Grund oder aufgrund von Hörensagen wird nicht als Beschwerde aufgefasst und wird abgelehnt. ANMERKUNG: Eine Beschwerde wird nur als gültig betrachtet, wenn sie Inhalte betrifft, auf die die SGS Einfluss hat. Bearbeitung der Beschwerde: Schritt Vier: Die Beschwerde wird an die Qualifor-Programmleitung übermittelt. Doc. Nr: RD (22. Feb. 2010) Page 2 of 5

3 Schritt Fünf: Die Qualifor-Programmleitung wird die Beschwerde prüfen und entscheiden ob sie gültig ist und angemessen vom Zertifikatsbesitzer formuliert wurde. Falls die Beschwerde nicht als gültig betrachtet wird, wird sie an den Beschwerdeführer zurückgesendet sowie der Grund für die Entscheidung erklärt und zusätzliche Informationen, die die Gültigkeit der Beschwerde befördern könnten, verlangt. Der Beschwerdeführer ist verpflichtet innerhalb von 14 Tagen zu antworten und die erforderlichen Informationen zu liefern. Wenn die Qualifor- Programmleitung die Beschwerde weiterhin als ungültig betrachtet, wird der Beschwerdeführer schriftlich davon informiert. Der Bescheid beinhaltet eine Erklärung der Ablehnung. Schritt Sechs: Die SGS wird den Erhalt der Beschwerde bestätigen (innerhalb von 4 Wochen) und Informationen über den voraussichtlichen Ablauf der Behandlung der Beschwerde und, wenn möglich, einen gesetzten Termin für die Lösung dieser vorlegen. ANMERKUNG: Es ist wichtig zu wissen, dass, obwohl die SGS so viele Informationen wie möglich vorlegen wird, manche Details, die mit dem Ergebnis zusammenhängen, von der Vertraulichkeitsklausel in den SGS Zertifizierungsverträgen geschützt werden. Schritt Sieben: Wird die Beschwerde als gültig akzeptiert, wird eine kompetente und unabhängige Person(en) eingesetzt, um die Beschwerde zu untersuchen, oder die Qualifor- Programmleitung entscheidet die Untersuchung persönlich zu führen. ANMERKUNG: Wo nötig, kann auch der Beschwerdeführer kontaktiert werden, um die volle Bedeutung und Tragweite der Beschwerde zu bestimmen und um zusätzliche Informationen zu erhalten. ANMERKUNG: Der Beschwerdeführer hat die Verpflichtung auf Korrespondenz und Anfragen der SGS zu antworten. Verletzungen dieser Verpflichtung können zur Schließung des Beschwerdeverfahrens führen. ANMERKUNG: Das Ziel ist es das Beschwerdeverfahren innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt abzuschliessen. Endgültige Entscheidung: Schritt Acht: Die SGS wird den Beschwerdeführer, gemäß den Regeln der Vertraulichkeit, über die Ergebnisse der Untersuchung und jegliche geplante oder ausgeführte angemessene Massnahme informieren. Schritt Neun: Innerhalb von 60 Tagen nach der Erhaltung der endgültigen Entscheidung seitens SGS muss der Beschwerdeführer die SGS informieren, ob er unzufrieden mit der Entscheidung der SGS ist. Widerspruch Schritt Zehn: Wenn der Beschwerdeführer unzufrieden mit der Entscheidung von QUALIFOR ist, wird der Beschwerdeführer an das Advisory Board von QUALIFOR für eine entgültige Entscheidung verwiesen. Das Advisory Board, ein Aufsichtsgremium, besteht aus einer Gruppe von Experten, die komplett unabhängig von jeglicher SGS-Geschäftstätigkeit sind. Schritt Elf: Die Beschwerde wird bei der nächsten Versammlung des Advisory Boards eingereicht und der Beschwerdeführer wird darüber informiert. Schritt Zwölf: Der Beschwerdeführer wird über die Entscheidung des Advisory Boards, die die höchste Autorität in den SGS Strukturen darstellt, in Kenntnis gesetzt. Schritt Dreizehn: Sollte der Beschwerdeführer mit der Entscheidung des Qualifor Advisory Boards unzufrieden sein, sollte er seine Beschwerde beim FSC einreichen. Die Adresse ist oben angegeben. Doc. Nr: RD (22. Feb. 2010) Page 3 of 5

4 DAS REKURSVERFAHREN Gegen was kann Rekurs eingelegt werden? Abweichende Entscheidungen durch SGS (QUALIFOR), gegen die Rekurs eingelegt werden kann, beinhalten: Ablehnung einen Antrag zu akzeptieren; Ablehnung mit einer Untersuchung fortzufahren; Abweichungen (CARs); Änderungen im Zertifizierungsbereich; Entscheidungen eine Zertifizierung abzulehnen, aufzuheben oder zu entziehen; Und jegliche andere Massnahme, die die Erlangung einer Zertifizierung verhindert. Allgemeine Anmerkungen Nur ein Zertifikatsbesitzer kann gegen abweichende Zertifizierungsentscheidungen Rekurs einlegen Innerhalb von 90 Tagen nach Erhalt des Rekurses wird diese untersucht und werden Massnahmen in Hinblick auf den Rekursvorgeschlagen Dier Rekurs hebt die Gültigkeit der Entscheidung gegen die er eingelegt wurde nicht auf, ausser wenn im ordentlich einberufenem Berufungsgremium (Appeals Panel) anders entschieden wurde. Der Programmleiter stellt sicher, dass alle Massnahmen im Rahmen dieses Verfahrens vorurteilsfrei verfolgt werden. Das Büro des Programmleiters ist für das Bearbeiten aller Berufungen verantwortlich. Kosten Die Kosten der Untersuchung eines Rekursantrags werden durch den Programmleiter festgesetzt Das Berufungsgremium (Appeal Panel, siehe unten) entscheidet ob der Antragsteller alles oder einen Teil der Kosten zahlen muss Der Antragsteller ist verpflichtet den Betrag innerhalb von zehn (10) Tagen nach dem Datum der Bekanntgabe der Entscheidung über den Rekursan die SGS zu zahlen. Einreichen des Antrags Alle Rekurse müssen wie folgt eingereicht werden: sie müssen schriftlich vorgelegt werden, entweder in Briefform, als Fax oder als . Es steht in der Verantwortung des Berufenden zu gewährleisten, dass der Antrag erfolgreich beim Programmleiter eingegangen ist; sie müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Entscheidung auf die sich der Berufungsantrag bezieht vorgelegt werden; sie müssen vom Antragsteller unterschrieben und an den QUALIFOR Programmleiter adressiert sein; sie müssen ausreichend dokumentierte, objektive Beweise beinhalten, um den Rekurs zu belegen und den Grund dieser zu identifizieren; sie müssen eine Zustimmung beinhalten, alle Kosten einschliesslich der vollen Kosten des Doc. Nr: RD (22. Feb. 2010) Page 4 of 5

5 Berufungsprozesses, wie vom Programmleiter festgelegt und vom Berufungsgremium (Appeal Panel) aufgeteilt zu bezahlen (siehe oben). ANMERKUNG: Unzufriedenheit ohne gerechtfertigten Grund oder basierend auf Hörensagen wird nicht als Berufungsgrund betrachtet und abgewiesen Bearbeitung des Rekursesdurch QUALIFOR Schritt Zwei: Der Erhalt des Rekursantrags im Büro des Qualifor-Programmleiters wird innerhalb von 10 Tagen nach der verzeichneten Ankunft des Rekurses schriftlich anerkannt. Die schriftliche Anerkennung beinhaltet eine Kopie dieser QUALIFOR - Richtlinie. Schritt Drei: Schritt Vier: Innerhalb von zehn (10) Tagen nach der Anerkennung des Erhalts entscheidet der Qualifor- Programmleiter über die Gültigkeit des Rekursantrags. Wenn der Sachverhalt nicht als Berufungsgrund nach der QUALIFOR - Definition erachtet werden kann, wird der Qualifor- Programmleiter den Antragsteller darüber in Kenntnis setzen und ihn bitten zuzustimmen, das Problem auf andere Art zu lösen. Wenn keine Übereinkunft getroffen werden kann, wird der Rekurssantrag zurückgewiesen. Wenn der Berufungsantrag mit den formalen Anforderungen nicht voll übereinstimmt, werden dem Antragsteller 10 Tagen gegeben, um eine vollständige Übereinstimmung des Antrags mit den formalen Anforderungen herzustellen. Der Rekursausschuss Schritt Fünf: Innerhalb von 30 Tagen nach Bestätigung des Berufungsantrags wird der Programmleiter einen Berufungsausschuss ernennen, der aus mindestens einer unabhängigen Person besteht. Für Berufungen gegen Entscheidungen einer Zertifizierung abzulehnen, aufzuheben oder zu entziehen, wird der Berufungsausschuss aus mindestens 3 unabhängigen Personen bestehen. Der Ausschuss kann Mitarbeiter der SGS beinhalten, aber keine Mitarbeiter des Zertifikatshalters. Der Antragsteller hat das Recht gegen jede Ernennung eines Mitglieds des Berufungsausschusses Widerspruch einzulegen und der Programmleiter wird über die Gültigkeit dieser Anfechtung die entgültige Entscheidung treffen. Schritt Sechs: Innerhalb von 90 Tagen nach Einreichung wird der Berufungsausschuss den Berufungsantrag untersuchen und seine Entscheidung dem Programmleiter bekannt geben. Der Ausschuss kann beim Programmleiter um eine Verlängerung der Untersuchungsdauer ersuchen, wenn der Grund für die Verlängerung dem Antragsteller voll umfänglich begründet und dargestellt wird. Schritt Sieben: Der Programmleiter wird den Antragsteller über die Entscheidung des Berufungsausschusses schriftlich und nicht später als 10 Tage nach der Bekanntgabe durch den Berufungsausschuss informieren. Diese Entscheidung ist entgültig. Ende Doc. Nr: RD (22. Feb. 2010) Page 5 of 5