SELF-SERVICE BI & PM WHITEPAPER 08/13 PLANNING ANALYSIS REPORTING SELF-SERVICE BI & PM 01 VORWORT 02 SELF-SERVICE BI - DEFINITION, SINN & ZWECK

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1 PLANNING ANALYSIS REPORTING WHITEPAPER 08/13 SELF-SERVICE BI & PM 01 VORWORT 02 SELF-SERVICE BI - DEFINITION, SINN & ZWECK 03 VORAUSSETZUNG FÜR ERFOLGREICHES SBIPM 04 ANFORDERUNGEN AN DIE SBIPM-SOFTWARE 05 EXCEL-KOMPETENZ 06 MODERN USABILITY 07 FAZIT

2 SUMMARY Der Datenberg wächst - und Fachanwender stehen heute vor der Aufgabe, diese Datenmengen in immer kürzerer Zeit sammeln, verarbeiten, analysieren und auswerten zu müssen. Ganz gleich, ob in Rechnungswesen, Logistik-Management, Unternehmens- und Finanzplanung oder Risiko-Management. Anwender verlangen nach einem direkteren Zugang zu Geschäftsdaten, um schnelle Entscheidungen treffen zu können. Und das idealerweise ohne einen Umweg über die IT-Abteilung einschlagen zu müssen. Möglich machen dies Self-Service Business Intelligence und Performance Management-Lösungen (SBIPM). Mit diesen spezialisierten IT-Tools werden Geschäftsabläufe effizienter. Planung, Analyse und Reporting können einfach, schnell und kostensparend vom Fachanwender selbstständig durchgeführt werden. Um SBIPM im Unternehmen zu realisieren, müssen allerdings folgende Voraussetzungen gesichert sein: Zugriff auf sämtliche Daten, Distribution an sämtliche Geräte (mobil, web), Zugriff auf alle entscheidenden Vorsysteme, Selbstständigkeit auch im Performance Management, Gewährleistung einer Data Governance, Excel-Kompetenz und Usability. Ist dies gegeben, kann der Anwender die Qualität seiner BI-Entscheidungen erhöhen und dadurch Kosten senken, Nutzen ausbauen und Risiken minimieren. 01 VORWORT In den vergangenen zwei Jahren mussten zahlreiche Unternehmen Insolvenz anmelden. Darunter Schwergewichte wie Schlecker, die Frankfurter Rundschau und die Financial Times Deutschland oder die Handelsdinosaurier Neckermann und Quelle. Gleichzeitig steigt Otto nach Amazon auf Platz zwei der Online-Marktführer auf und der Newcomer Zalando rechnet vier Jahre nach Start mit einem Rekordumsatz von einer Milliarde Euro. Diese Beispiele veranschaulichen, wie stark Trends wie Globalisierung, Social Media, Mobilität und Consumerization of IT auf Wirtschaft und Gesellschaft einwirken. Sie sind aber auch Beleg für die neue Rolle von IT als Möglichmacher und Treiber dieser Entwicklung. Vereinfacht ausgedrückt: Die oben angeführten Unternehmen sind einerseits durch neue Technologien abgehängt worden. Andererseits profitieren aber sowohl Newcomer als auch tradierte Player von der Power der Technologie. Der technologische Fortschritt hat sowohl etablierte Technik als auch Dienstleistungen erfolgreich verdrängt. Beispiele wären etwa: Geldautomat vs. Bankschalter, Check-in-Automat vs. Flugschalter oder moderne Telefonie vs. Vermittlungsstelle. Ein ähnliches Bild entsteht derzeit in vielen Fachabteilungen, ganz gleich ob Rechnungswesen, Logistik-Management, Unternehmens- und Finanzplanung oder Risiko-Management. Hier sind es die Fachanwender, die aufs Tempo drücken. Denn sie müssen immer mehr Informationen in immer kürzerer Zeit sammeln, verarbeiten, analysieren und auswerten. Fachanwender wünschen sich einen eigenen, direkteren und moderneren Zugang zu Geschäftsdaten. Kapazitätsplanungen, Kennzahlen oder Szenario-Rechnungen aber auch die Sammlung, Aggregation oder Kommentierung von unternehmenskritischen Informationen sollen unabhängig von der IT möglich sein. Um Entscheidungen schneller treffen zu können, ist eine einwandfreie und schnelle Sicht auf die Dinge nötig. Sprich: Anwender verlangen nach Self-Service Business Intelligence & Performance Management (SBIPM). So können Geschäftsabläufe eigenständig effizienter und produktiver gestaltet werden. Der in vielen Unternehmen noch gebräuchliche doch umständliche Weg, den BI und PM nehmen: Der Anwender nennt seine Anforderungen, die von der IT (hoffentlich) umgesetzt werden. Aus den von der IT zur Verfügung gestellten Datenquellen ermittelt er dann Reports und Datenmasken. Änderungen müssen auf eine ähnlich komplizierte Art und Weise durch die IT eingearbeitet werden. Das ist nicht nur umständlich und nicht komfortabel, sondern mitunter auch fehlerbehaftet und kostspielig. Diese Hürden lassen sich durch moderne SBIPM überwinden. WHITEPAPER 08/13 SELF-SERVICE BI & PM Published: August SELF-SERVICE BI & PM

3 02 SELF-SERVICE BI & PERFORMANCE MANAGEMENT - DEFINITION, SINN & ZWECK Eine sehr treffende Definition von Self-Service BI findet sich bei TDWI Research: The facilities within the BI environment that enable BI users to become more self-reliant and less dependent on the IT organization. These facilities focus on four main objectives: *1 1. Easier access to source data for reporting and analysis 2. Easier and improved support for data analysis features 3. Faster deployment options such as appliances 4. Cloud computing, and simpler, customizable and collaborative end-user interfaces. Im Allgemeinen besagt SBIPM, dass sich der Anwender selbstständig und mit Hilfe spezialisierter IT-Tools Reports generieren lassen kann. Zudem bekommt er bei Planungsprozessen wertvolle Unterstützung. Des Weiteren erhält er mit echtem SBIPM wichtige Planungs-, Forecasting- und Datensammlungsmöglichkeiten. Dies alles alltagstauglich, kostengünstig und ohne die IT-Kollegen hinzuziehen zu müssen. Die Tools müssen sich demnach schnell und ohne große Umstände nutzen lassen. Die Software-Lösung muss es dem Nutzer erlauben können, auch komplexeste Datenbestände und Prozesse zu durchsuchen und sich diese zügig darstellen zu lassen. Das bedeutet auch: Daten-Komplexität kann kein Argument contra Self-Service sein. Durch SBIPM steigert der Anwender die Vielfalt der möglichen Report- und Datensammlungsprozesse. Auch erhöht er die Agilität in der unternehmensweiten Nutzung von Business Intelligence. Vor allem in IT-fernen Abteilungen, wie etwa Marketing und Vertrieb, können sich zudem vielfach neue Kausalitäten darstellen lassen. Mittels SBIPM erhöht der Anwender sowohl die BI-Qualität insgesamt als auch die Qualität der BI-Entscheidungen. Auf diese Weise senkt er Kosten, stärkt den Nutzen und minimiert Risiken. *1: 03 VORAUSSETZUNG FÜR ERFOLGREICHES SBIPM Aus Sicht des renommierten Business Application Research Centers (BARC) müssen folgende Rahmenbedingungen im BI-System gegeben sein, um erfolgreich SBIPM betreiben zu können. Damit werden Fachanwender auch werkzeugseitig in die Data Governance eingebunden: Ausstattung mit rollenspezifischen Funktionalitäten Einfache Anwendung Hoher Grad an Flexibilität und Agilität bei der Erstellung von Berichten ad-hoc und bei Analysen. Erstellung von Planerfassungsmasken ad-hoc Integration privater, lokaler Daten Erzeugung oder Modifikation von Datenmodellen Berichte, Dashboards und Planungsprozesse Data Stewardship *2 *2: Data Stewardship: Die Überwachung und Verbesserung der Datenqualität ist eine Aufgabe für Fachanwender, denen Self-Service-Werkzeuge für diese Aufgaben bereit gestellt werden. Damit werden Fachanwender auch werkzeugseitig in die Data Governance eingebunden. 02 SELF-SERVICE BI & PM

4 04 ANFORDERUNGEN AN DIE SBIPM-SOFTWARE Bricht man diese Voraussetzungen auf die Detailebene herunter, ergibt sich gewissermaßen ein Pflichtenheft des Self-Service BI- & PM-Werkzeugs: SELBSTSTÄNDIGKEIT DES ANWENDERS 1. Datenzugriff und Distribution Um auf sämtliche Daten zugreifen zu können und den Zugang auf allen Geräten zu ermöglichen, müssen die Systemmöglichkeiten sehr weitreichend sein. Das beginnt mit dem Zugriff und der Extraktion der relevanten Daten aus den häufig heterogenen Vorsystemen. Auch beinhaltet es die Erzeugung und Modifikation analytischer Datenmodelle, die Erstellung und Veränderung von Berichten, Dashboards oder Ad-hoc Analysen. Ferner umfasst es die Verteilung der gewonnen Informationen an die entsprechenden Adressaten, beispielsweise über Excel, Word, Powerpoint, über Web-Portale oder auch mobile Geräte. Das zentrale Erstellen von Berichten oder die Programmierung von Auswertungsanalysen in Web-Portalen durch die IT wird zudem zunehmend der Vergangenheit angehören. Anwender werden diese Aufgaben verstärkt selbst übernehmen. 2. Zugriff auf Vorsysteme Die Bereitstellung von zugrundeliegenden Daten wird immer wichtiger. So manches Data Warehouse, das bislang von Endanwendern kaum genutzt wird, kann durch Self-Service BI & PM eine viel größere Bedeutung erlangen. Auf diese Datenbanken muss der Anwender bei Bedarf Zugriff bekommen können. 3. Modellierungsfähigkeit Daten aus Vorsystemen haben häufig nicht die Strukturen oder Kennzahlen, die für aussagefähige Analysen benötigt werden. Für konkretes SBIPM ist es also erforderlich, dass Fachanwender Strukturen (Territory Definitionen, Kontenhierarchien, etc.) eigenständig ohne technische Kenntnisse anpassen und veredeln können. Genauso benötigt der Nutzer die Möglichkeit, Kennzahlen und KPIs einfach so definieren zu können, wie sie im Unternehmen für Analysen oder Erfolgsmessungen benötigt werden. 4. Performance Management Gerade im klassischen Performance Management, wie etwa bei der operativen Planung, im Strategie-Management und im Forecasting, ist schon heute die notwendige Autonomie der Fachabteilungen unübersehbar. Unternehmen aller Größenordnungen setzen nicht umsonst auf Werkzeuge wie Excel: Fachanwender beherrschen diese Tools und haben somit die notwendigen Freiheitsgrade, um schnell und eigenständig auf Veränderungen reagieren zu können. 5. Sicherheit SBIPM muss sich im Sinne einer unternehmensweiten Data Governance problemlos in eben jene global geltenden Standards einbinden lassen. Dies jedoch ohne Unsicherheiten zu generieren oder den Fachanwendern ihre Handlungsfreiheit zu nehmen. Das bedeutet, dass sowohl Self-Service BI als auch Self-Service PM den Anspruch erfüllen müssen, immer benutzerfreundlich aber auch sicher zu sein. 05 EXCEL-KOMPETENZ Excel im Sinne von SBIPM überzeugend im Business Intelligence und Performance Management einzusetzen, bedeutet, verschiedenste Datenquellen nutzen zu können und das Tool in die BI-Struktur einzubinden. ABBILDUNG 1 EXCEL-DAS MEISTGENUTZTE TOOL MIT JEDOX ZUM NÜTZLICHSTEN MACHEN Dadurch werden Fehlerquellen minimiert, die BI-Struktur wird sicherer und die Nutzung via Web und mobilen Geräten wird möglich. Zwar bemängeln Consultants, dass die auf Basis des Microsoft-Tools implementierten Planungssysteme häufig Schwachpunkte aufweisen, vor allem manuell gefertigte Excel-Blätter bergen oft Fehler. Eine Studie von Gartner konstatiert darüber hinaus, dass MS Excel-Anwender in Umfragen häufig unzufriedener mit ihrem Planungstool seien als Anwender von speziellen Planungswerkzeugen. *3 Doch die Analysen erklären Excel dennoch als einen De-facto-Standard. Und eines der belieb- testen Features in jedem BI-Werkzeug ist und bleibt der Export-to-Excel-Button. Faktisch ist und bleibt Excel in vielen Unternehmen als Standard gesetzt. Der Fachanwender fühlt sich darin sicher, er kennt Struktur und Eingabemasken aus dem Effeff. Bereits 2009 kam die BARC-Stu- *3: 03 SELF-SERVICE BI & PM

5 die Softwarewerkzeuge für die Planung im Mittelstand zu dem Ergebnis: Das nach wie vor beliebteste Werkzeug, das für die Durchführung der Unternehmensplanung zum Einsatz kommt, ist Microsoft Excel. Der Anteil von Unternehmen und Organisationen, die Excel als Planungswerkzeug nutzen, wurde seinerzeit auf rund 40 Prozent geschätzt. Von deutlich geringeren Zahlen ist bis heute nicht auszugehen. Denn Excel lässt sich immer noch einfach, schnell, unabhängig, flexibel und kostengünstig nutzen. Die notwendige Konsequenz für erfolgreiches SBIPM muss also lauten: Excel zwar zulassen aber veredeln, verbessern, automatisieren und sicherer machen. Denn mit dem alleinigen Einsatz von Excel geraten Anwender hinsichtlich Planung, Analyse und Reporting sehr schnell an ihre Grenzen. Moderne SBIPM-Werkzeuge verwandeln diese Prozesse hingegen in eine kosteneffiziente, echte Business Intelligence-Lösung. Voraussetzung dafür ist, dass Microsoft Excel sich problemlos veredeln lassen muss, so dass der Anwender direkt aus Excel den Zugriff auf alle Funktionalitäten eines OLAP-Servers hat. Nutzer können so alle Arbeitsschritte weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung tätigen; beginnend mit der Datenmodellierung, über die Pflege der Benutzerrechte bis hin zum einfachen Datenimport, beispielsweise auch aus SAP-Systemen. Dies muss zudem mit allen gängigen Excelversionen (2003, 2007, 2010 und 2013) funktionieren. Die technische Lösung muss sowohl den Wechsel zwischen den beiden Welten als auch die Datenintegration auf Knopfdruck ermöglichen. ABBILDUNG 2 OPTIMIERUNG VON ARBEITSPROZESSEN MIT SELF-SERVICE BI 04 SELF-SERVICE BI & PM

6 06 MODERN USABILITY In einer aktuellen Studie stellt das renommierte Zukunftsinstitut von Matthias Horx fest: Der Kunde von morgen entscheidet sich für Produkte und Dienstleitungen nur noch, wenn diese aus seiner Sicht stimmig sind. Die wahrgenommene Qualität ist daher von verschiedenen Aspekten abhängig: Optik, Haptik, Verarbeitung das gesamte Design inklusive Usability und dem Service vor, während und nach dem Kauf. Produkte müssen nicht mehr nur einfach funktionieren, sie müssen smart sein. *4 Eben diese Aspekte gelten auch für SBIPM. Der Anwender muss das für ihn geschaffene Werkzeug mögen, es muss im Gebrauch ebenfalls smart sein und sich mit seiner Ergonomie modernen Arbeitsumgebungen anpassen. Beispiele solch moderner Arbeitsumgebungen sind SBIPM-Werkzeuge mit dynamischen Charts. Diese sollten bestenfalls auf gängigen technischen Standards wie JavaScript und HTML 5 basieren und eine gefällige Optik aufweisen. Dadurch hat der Anwender noch mehr Freiräume für ein individuell gestaltetes Reporting. Ganz im Stile moderner Präsentationstechnik kann der Nutzer in solche grafisch animierten Diagramme hineinzoomen und etwa die Verteilung von Werten oder die Umsätze nach Ländern sortiert darstellen. Im Gegensatz zu traditionellen Charts genießen Anwender hierbei höchste Bedienerfreundlichkeit, Flexibilität sowie Autonomie. Dazu ist die visuelle Analyse von Daten mit solchen Charts einfach zu gewährleisten. Das Ziel lautet auch beim Reporting klare Botschaften zu transpor- tieren, Inhalte auf das Wesentliche zu reduzieren. Im Ergebnis entstehen so aussagekräftige Berichte und überzeugende Präsentationen, die sich sowohl via Web als auch mobil ausgeben lassen. Zu moderner Usability gehört ebenso eine tief gehende Integration in Microsoft Office. Das Prinzip ist es, dass der Nutzer seine Diagramme mit nur wenigen Klicks direkt mit Word oder Powerpoint verlinkt und so optisch ansprechende Präsentationen erhält. Diese Präsentationen lassen sich dann auf Knopfdruck mit neuen Zahlen aus einem OLAP Server aktualisieren. Auf diese Weise müssen Controller nicht ständig neue Umsatzzahlen manuell in ihre Präsentationen einbauen. ABBILDUNG 3 MEHR SELBSTSTÄNDIGKEIT FÜR FACHANWENDER MIT JEDOX-LÖSUNGEN *4: 05 SELF-SERVICE BI & PM

7 07 FAZIT Fachanwender müssen heute immer mehr Informationen in immer kürzerer Zeit sammeln, verarbeiten, analysieren und auswerten. Deshalb verlangen sie einen eigenen, direkteren und moderneren Zugang zu Geschäftsdaten - und dies möglichst unabhängig von der IT-Abteilung. Um Entscheidungen schneller und mit mehr Selbstständigkeit zu treffen, brauchen Anwender eine einwandfreie und schnelle Sicht auf die Dinge. Das heißt, sie verlangen nach SBIPM. SBIPM ist jedoch kein Schlagwort, sondern muss bestimmten Rahmenbedingungen entsprechen, damit man von echtem SBIPM sprechen kann. Dazu gehören beispielsweise: Zugriff auf sämtliche Daten, Distribution an sämtliche Geräte (mobil, web), Zugriff auf alle entscheidenden Vorsysteme, Selbstständigkeit auch für Performance Management, Gewährleisten einer Data Governance, Excel-Kompetenz und Usability. Nur wenn diese Vorbedingungen erfüllt sind, steigert der Anwender die Vielfalt möglicher Reports und erhöht die Agilität in der unternehmensweiten Nutzung von Business Intelligence. Zudem können sich vor allem in IT-fernen Abteilungen, wie etwa Marketing und Vertrieb, vielfach neue Kausalitäten darstellen lassen und der Anwender erhöht sowohl die BI-Qualität insgesamt als auch die Qualität seiner BI-Entscheidungen. Mit SBIPM werden Kosten gesenkt, Nutzen gestärkt und Risiken minimiert. DOWNLOAD Jedox-Software 30 Tage kostenfrei testen: 05 SELF-SERVICE BI & PM

8 ABOUT JEDOX PLANNING ANALYSIS REPORTING Die 2002 von Kristian Raue gegründete Jedox AG mit Hauptsitz in Freiburg im Breisgau gehört zu den führenden Anbietern von Business Intelligence- und Performance Management-Lösungen. Das Self-Service Konzept von Jedox ermöglicht es Anwendern aller Fachabteilungen, individuelle Planungs-, Analyse- und Reportingfunktionen selbstständig zu modellieren, ohne die IT-Abteilung umfangreich in Anspruch nehmen zu müssen. So können Optimierungspotentiale im Unternehmen zeitnah identifiziert und realisiert werden, die Transparenz betrieblicher Prozesse wird erhöht. Neben Software und Support umfasst das Leistungsspektrum auch die Implementierung und Wartung durch Business-Consultants sowie maßgeschneiderte Kurse und Trainings der Jedox Academy an Schulungszentren weltweit. Mit einer branchenunabhängigen und dualen Strategie aus Base- und Premium-Angeboten wächst das Unternehmen seit seiner Gründung jährlich im hohen zweistelligen Bereich und beschäftigt an zwei Standorten in Deutschland und einem in Frankreich mehr als 100 Mitarbeiter. Die Business Intelligence-Lösungen der Jedox AG sind in 23 Sprachen verfügbar und kommen über das dichte Partnernetzwerk bereits in über 120 Ländern der Welt zum Einsatz. Das unabhängige Analystenhaus BARC bestätigt Jedox in seinem jährlichen BI Survey niedrige Lizenzkosten, eine schnelle Implementierung und einen geringen Personalaufwand bei der Administration der Software. CONTACT Tel.: +49 (761) Fax: +49 (761) Web: Jedox AG Headquarters Bismarckallee 7a Freiburg im Breisgau Germany Jedox AG Frankfurt am Main THE SQUAIRE Frankfurt am Main Germany Jedox SAS Paris 75, Blvd. Haussmann Paris France Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox

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