Mit Vollgas zur serviceorientierten BI im Volkswagen Konzern. BI-Multi-Projektumgebungen und BI-Shared Services

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1 Mit Vollgas zur serviceorientierten BI im Volkswagen Konzern BI-Multi-Projektumgebungen und BI-Shared Services Stand: Business Intelligence Competence Center, Volkswagen AG 1

2 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 2

3 Der Konzern in Zahlen 2012 Finanzen Absatz Produktion pro Arbeitstag Umsatz: 192,7 Mrd. Ergebnis nach Steuern: 21,9 Mrd. 9,3 Mio. Fahrzeuge Ø Fahrzeuge Stand: März

4 Der Konzern in Zahlen 2012 Produktionsstandorte Beschäftigte Modelle 100 weltweit* Mitarbeiter ca. 280 * Inklusive Werk Silao (Mexiko), das im Januar 2013 die Produktion aufnahm. Stand: März

5 IT bei Volkswagen IT Projekte in Geschäftsprozessen IT Integration & Services Einführung von IT Systemen Anwendungsentwicklung Prozessberatung Anwenderbetreuung Betrieb der Rechenzentren & Infrastruktur Entwicklung und Einführung von IT Standards Gewährleistung IT Sicherheit 5

6 Zusammenarbeitsmodell IT Fachbereich/Anwender Anforderung des PIO Projektphase PIO IT Techologies Bestellung einer Lösung Angebot einer Lösung Projekte Architekturen u. Standards HW-Anforderung Betrieb Bereitstellung einer Lösung HW- Bereitstellung Incident 3rd Lev. Supp. Incident Problem AMS 3rd Lev. Supp. Incident Problem Service und Betriebsphase Governance & Compliance & Sicherheit 6

7 Ein Top 10 Player in Europa Das Unternehmen 1,83 Mrd. Umsatz (Top 10 in Europa) Mitarbeiter Präsenz in Europa über 20% des Kapitals im Besitz der Mitarbeiter Off-/Nearshore in Indien, Osteuropa und Marokko Vor Ort in Asien Das Unternehmen SMC_Unternehmen_2013_04_05.ppt Steria Mummert Consulting AG

8 Wir verstehen die Herausforderungen unserer Kunden Unser Verständnis Business Intelligence besitzt viele Facetten, die aufeinander aufbauen und miteinander interagieren. Analytische Applikationen und effektive Nutzung der Information in Geschäftsprozessen Produktion und Nutzung von vertrauenswürdigen Daten Passgenaue Systeme auf innovativer Technologie mit agilen Architekturen Organisationsstrukturen für eine effiziente Informationsversorgung Information als strategisches Asset im Unternehmen 8

9 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 9

10 Ausgangsituation der BI-Strategie: Im Spannungsfeld zwischen gestiegenen Erwartungen und hoher Komplexität Nachfrage nach fortgeschrittenen BI- Anwendungen wie Analyse, Simulation, Text- Mining und mobiler Nutzung Nachfrage nach BI-Self- Services Höhere Kritikalität der BI-Systeme Steigende Nachfrage nach konzernweiten Kennzahlensystemen Wachstum und Internationalisierung Erwartung BI Strategie 4.0 Komplexität Heterogene Systemlandschaft mit diversen Produkten, Technologien und Architekturen Weiterentwicklung der BI-Technologie und Herstellerkonsolidierung Anhaltender Kostendruck Zunehmende Durchdringung mit BI- Systemen 10

11 Stabilität in der Strategieentwicklung und - fortschreibung Der bise -Prozess zur Strategieentwicklung Klassischer Strategie-Entwicklung-Prozess Gap Analyse als Startpunkt für Iterationen Initialisierung Analyse Konzeption Umsetzung / Roadmap Projekt Scoping Stakeholder Analyse Rahmenbedingungen Projektplanung Interne Analyse Externe Analyse Bewertung Vision & Mission Strategische Ziele Maßnahmen und Konzepte Business Case Strategie Einführung Strategische Roadmap & Quick-Wins Abstimmung / Kommunikation Interne Analyse Vision & Mission Business Case Genauer Scope und Rahmenbedingungen Projektbeteiligte & Projektkommunikation Workshop-Planung Projektinfrastruktur Dokumentationen BI-Landschaft Zentrale Anforderungen Externe Analyse Relevante BI-Trends Bewertung Aufdeckung Stärken & Schwächen BI-Reifegrad Benchmarking Abgestimmte BI-Vision Strategische Ziele Konsens über strategische BI- Ziele Zielbilder Konsistente Zielbilder Alternativszenarien Bewertung der Szenarien und Auswahl Strategieverabschiedung Vorbereitung der Mgmt.- Entscheidung Konzeption Roadmap Langfristige Planung Detaillierung nächste Schritte Einplanung von Quick Wins

12 Meilensteine der BI-Strategie Organisation Start BI- Strategie Start BI-Programm Gründung BI-CC Gründung AMS BI Platform Strategie BI-Strategie 1.02 BI-Strategie 2.02 BI-Strategie 3.0 BI-Strategie 4.0 Enterprise Data Warehouse erste GZen: Beschaffung, Logistik, fahrzeugbezogene Daten, Qualitätssicherung Multiprojektplattformen BO-Infrastruktur (seit 2002) Vertrieb Technische Information BI-Grid-Infrastruktur Personalwesen IT QlikView-Plattform Essbase-Plattform Cognos-Plattform

13 Strategische Maßnahmen: Attraktive technologische Standards und Weiterentwicklung im Bereich der BI- Organisation BI-Governance Fachliche BI Strategie Bebauungsplanung Enterprise Data Warehouse BI-Referenzarchitektur Gravitationszentren Datenmanagement Tool-Strategie BI-Suite BI Multi- Projektplattformen Maßnahmen BI Strategie - Weg zum Wissensvorsprung des Volkswagen Konzerns Maßnahmen Shared Services Projektunterstützung Modularisierung Applikationssupport Tool-Support Reporting Center Agilität in der Entwicklung BI Self Services Sandboxing Marken und Gesellschaften im Zusammenspiel Internationalisierung 13

14 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 14

15 Einführung Shared Services Die Idee der Shared Service Center Shared Service = Zentralisierte Dienstleistung für andere Geschäftseinheiten Shared Service Center (SSC) = Interne organisatorische Stelle (inkl. Mitarbeiter, Prozesse, Technologien), die Shared Services erbringt und auf dem (internen) Markt zur Verfügung stellt

16 Ergebnisse einer Studie zu Shared Services Breites Spektrum an positiven Effekten Neben einer Kostenreduktion werden zahlreiche qualitative Aspekte genannt Prozessuale Stabilität als Grundlage für Wachstum und Skalierbarkeit Deloitte 2011 Global Shared Services Survey Results

17 Charakteristika von BI-Dienstleistungen Konkretisierung eines abstrakten Begriffes Shared Service Center Ein BI-Service leitet sich aus einem IT-Service (nach ITIL V3) ab und wird von einem Service-Provider zur Verfügung gestellt. BI-Services Für einen BI-Service müssen immer sowohl der fachliche als auch der technische Aspekt betrachtet werden. Der fachliche Aspekt bildet die Sicht des Anwenders ab: Ein BI-Service generiert einen konkret definierten Nutzen und hat einen direkten Bezug zu den Geschäftsprozessen. Der Kunde nimmt den BI-Service als geschlossenes Leistungsangebot wahr, das in einem Service Level Agreement (SLA) dokumentiert ist und für das er bereit ist, einen angemessenen Preis zu bezahlen. Die fachliche und technische Qualität wird über ein aktives End-to-End Management inkl. durchgängigem Monitoring abgesichert. Der technische Aspekt beinhaltet die Komponenten, Abhängigkeiten und Prozesse, die für die Implementierung und den Betrieb eines BI-Service notwendig sind.

18 Ein BI-Service kann sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzen BI Services sind i.d.r. mehrstufig aufgebaut Das Wissen über die Zusammensetzung eines BI-Services ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor der zuverlässigen Serviceerbringung und damit dessen Beschreibung, Bepreisung etc. Beispiel eines BI Service: Bereitstellung eines Reports Mo, 9:00 Uhr Für den Anforderer sichtbarer Service fachliche QS (Aktualität, Bereitstellungszeitpunkt) technische QS (Support, Verfügbarkeit) Für den Anforderer unsichtbarer Service Differenzierung der unterschiedlichen Architekturkomponenten auf logischer Ebene (Verarbeitungsketten, Cube-Produktion, ). Weiter werden Abhängigkeiten und Ausprägungen zwischen den Komponenten der technischen Architektur berücksichtigt.

19 Viele Dienste sind möglich Das Potential zur Zentralisierung von übergreifenden Services im BI Umfeld ist groß, jedoch ist eine klare Verortung innerhalb der Organisation notwendig. BI Architektur Management Informationsmanagement Data Quality & -Governance Stamm- & Metadatenmgmt. Information Life Cycle Mgmt. BI System Development Principles & Guidelines Quality Management Application Management Support & Maintenance Infrastruktur Management Capacity Mgmt. Security Management BI - Tool Management Technologie Management Business BI Strategie & Governance Roadmap People Management Training / Recruiting / Skills Wissensmanagement Innovationsmanagement Programm- / Projektmanagement Service Level Management Suppliermanagement Portfoliomanagement Demand Management Reporting Services Analytics Services User Management

20 Das Service Level Management definiert die zu erbringenden BI-Services und überwacht diese. Guter Service zufriedene Kunden Die Schnittstelle zu den nachfragenden Einheiten wird mit Hilfe des Service Level Managements gestaltet. Shared Service Center Angebot von BI- Services Nachfrage von BI- Services Einheit Services Services Service Level Management Funktionen Funktionen Service Level Management-Prozess Identifizierung des Bedarfs Definition der Services Vertrag aushandeln Berichtswesen Kundengespräche Service Level Überwachung

21 Organisationseinheiten mit dem Fokus BI sind in der Regel historisch gewachsen Keimzellen von SSC Demand & Analyse BI Sys 2 Demand & Analyse BI Sys 1 Planung und Design BI Sys 2 Planung und Design BI Sys 1 plan Orga Die Trennung in Entwicklungs- und Betriebseinheiten ist in vielen Unternehmen der IT-Standard, es gibt jedoch auch Ausnahmen und Gegenbeispiele. Die Plan-Funktion hingegen ist nicht durchgängig eigenständig ausgeprägt. Ggf. wird diese durch eine anwendungsorientierte Einheit auf Fachbereichsseite ergänzt. build run Entwicklung BI Sys 2 Produktion BI Sys 2 Entwicklung BI Sys 1 Produktion BI Sys 1 Machbarkeitsbetrachtung durchführen! (Ziele, Aufgaben, Potentiale, Leistungsverrechnung, )

22 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 22

23 BI-Plattform - Supportbeteiligte IT Integration & Services Application Management Services (S-KF) Betrieb BI Infrastruktur HW und Basissoftware (S-KF) verantworten und steuern den Betrieb Kunde (FB, Gesellschaft) BI-Applikation Anwendung Infrastruktur PIO HW SW Tools Server Technologien (T-KF) BI-CC, DB-CC (T-KF) verantwortet die vom Produkt genutzte HW verantworten die vom Produkt genutzten Tools 23

24 Reporting-Center: BI Shared Service in den Fachbereichen zur Vereinheitlichung und Entlastung der operativen Anwender Anforderungen Berichte Anforderungen GZ / BI Services Operative Fachbereiche Reporting-Center BI-Plattformen BI-Applikationen Berichte/ Analysen Informationen/ Daten Aufgaben Bereichsbezogene BI-Strategie KPI Vereinheitlichung Prozessbezogene Bündelung fachlicher Anforderungen Rollout von Applikationen Stammdatenverantwortung Datenqualitätsmanagement Berichtsharmonisierung Erstellung von Analysen / Reports Support (1st-Level) inkl. Userverwaltung, Einweisungen und fachlicher Beratung 24

25 Virtuelles fachliches BI-CC durch logischen Verbund dezentraler Reporting-Center Reporting-Center Personal Reporting-Center Logistik Reporting-Center Beschaffung Reporting-Center Qualitätssicherung Übergreifende Aufgaben Fachliche BI-Strategie KPI-Vereinheitlichung im Konzern Gemeinsame Abstimmung über Geschäftsobjekte Definition konzernweiter Auswertestrukturen Koordination Erweiterung Informationsangebot BI-Plattform Reporting-Center Marketing Reporting-Center BI-Plattformen BI-Applikationen 25

26 AMS BI Platform: eine Supporteinheit für BI-Anwendungen Überwachung Service Vereinbarung Application Monitoring ETL-Datenbewirtschaftungen zeitgesteuerte Berichte Capacity Management Fehleraufnahme, -analyse, -tracking Koordination der kompletten Servicekette (beteiligte IT-Einheiten) Koordination / Einspielen von Changes Übernahme neuer BI-Applikationen Guter Service vor Kunde eine Supporteinheit für BI- Anwendungen Service Klassen Service Level Agreements Abstimmung von Wartungsfenstern Service Monitoring Kunden Management Internationalisierung Berechtigungspflege Service Requests Serviceberichte Incident / Problem / Change Management Service 26

27 BI-CC: zentrale BI-Kompetenz BI Infrastrukturen Strategie, Richtlinien und Guidelines Technologieauswahl, -einsatz, -bereitstellung Architektur, Konzeption, SPOC zum Lieferanten Administration, Planung und Steuerung BI-Labor Beratung: Architektur, Technologie, Module Informationsbedarfsanalyse Technologie-Unterstützung, PoCs Konzeption und Realisierung Reviews, Optimierung von Applikationen Projektunterstützung Richtige Technologie zur richtigen Zeit Strategie, Architektur, Tools, Entwicklerpool BI-Strategie Frontendguide DWH-Guide ETL-Guide / -Richtlinien Reviewleitfaden BI-Konferenzen Technikveranstaltungen Zentrales Netzwerk, Kommunikationsschnittstelle BI-Wiki BI Community 27

28 Vor- und Nachteile der Shared Services Organisation Zentrale Anlaufstellen für IT-Fragen in den Fachbereichen, Vernetzung Standardisierung von Kennzahlen und Technologien Technisches Knowhow auf hohem Niveau für alle Projekte / Systeme bei Bedarf verfügbar Technisches Knowhow für Standard- Technologien im AMS schon verfügbar Höhere Betriebssicherheit durch professionelle Prozesse und zentral verfügbare Experten Planbarkeit und Steuerbarkeit über SLA s AMS-Übergabe führt zu besserer Wartbarkeit (gute Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Reduzierung von Kopfmonopolen) Contra Shared Services Organisation Höhere Arbeitsteiligkeit und geteilte Verantwortung führen zu größeren Abstimmaufwänden. Geringeres Life Cycle Bewusstsein Weitere Entfernung im Service zum Anwender / Fachbereich z.t. längere Bearbeitungsdauer Pro Shared Services Organisation Insgesamt wird ein höheres Qualitätsniveau erreicht (fachlich und technisch). 28

29 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 29

30 Hauptmerkmale von Multi-Projekt-Plattformen Geschäftsführung Review der Applikation Betriebsübernahme der Tool-Plattformen BI-Applikationen Entwicklungsunterstützung AMS Support und geregelter Betrieb Module Installationsbasis aus Standardsoftware (abgestimmter Releasestand) Dedizierte HW-Infrastruktur Zentral verabschiedete Konventionen, Guidelines, Richtlinien Wiederverwendbare Module Produkt-Administration, Support und -Betrieb Integration in und Kompatibilität zur Volkswagen Systemlandschaft 30

31 Überblick Toolplattformen Tool / Technologie Einsatz Informatica PowerCenter Datenbewirtschaftung BI-Grid-Infrastruktur (Oracle RAC) Datenhaltung DWH und Data Marts Essbase Data Mart (multidimensional) SAP BO Reporting, Analyse, Dashboard Cognos BI Reporting, Analyse, Dashboard QlikView Analyse 31

32 Vorgehen beim Aufbau einer Multiprojektplattform Toolauswahl Planung Aufbau Einführung After Go live - Tool-Evaluierung - Architekturprüfung - Lizenzfragen - Erste nutzende Projekte identifizieren (inkl. SLA- Anforderungen) - Sizing für erste Ausbaustufe - Finanzierung klären - Knowhow-Aufbau BI-CC und AMS BI - Plattform-Aufbau: Installation / Konfiguration Berechtigungskonzepte Anbindung zentrale Systeme (z.b. User Management, Authentisierung, Portale) - SLA für Plattform definieren - Entwicklungsrichtlinien - Kriterien für Qualitätsreview - Onboarding Proj. - Monitoring für die Plattform - Wiederverwendbare Module - Migrationskonzept und -umgebung

33 Vor- und Nachteile von Multi-Projekt-Plattformen Zeit- und Kostenvorteile für Projekt (unterstützt Agilität) Geringere Betriebskosten Betriebssicherheit (u.a. durch zentral verfügbare Experten) Höhere Verfügbarkeit (zu geringeren Kosten, als für die Einzelapplikation) Skalierbarkeit von HW-Ressourcen Wartungsfreundlichere, da standardisierte Applikationen Contra Plattform Höherer Abstimmaufwand z.b. für Wartungsfenster SLA der Plattform bestimmt das SLA der Applikationen Sicherheitsniveau der Plattform bestimmt Sicherheitsniveau der Applikationen ggf. höhere Sicherheitskosten Pro Plattform Es wird eine deutliche Effizienzsteigerung erzielt. 33

34 Inhalt Vorstellung der Unternehmen Einführung BI Shared Services Shared Services Einheiten im BI- Umfeld bei Volkswagen Services Reporting Center Services AMS BI Platform Services BI CC Multiprojektplattformen Zusammenfassung 34

35 Erfolgsfaktoren / Lessons learnt Management- Commitment Regelmäßige Überprüfung Wille zu Qualität Umsetzung der BI-Strategie braucht langen Atem Zusammenwirken der Shared Service Einheiten muss gut definiert sein Regelmäßiger Austausch der Beteiligten erforderlich Shared Services regelmäßig bzgl. Erfüllung aktueller Anforderungen zu überprüfen (Umgang mit Big Data, gestiegene Verfügbarkeitsanforderungen ) Anfangsfinanzierung von Multiprojektplattformen: Vorfinanzierung oder Modell Der Erste bezahlt das Schwimmbad Reviews für Applikationen auf den Multiprojektplattformen sehr sinnvoll Zentralstellen mit Praktikern besetzen, um Verständnis für den internen Kunden zu gewährleisten Fazit: Nachhaltige Akzeptanz in der Organisation muss man sich erarbeiten. 35

36 Tanja Führmann Business Information Technologies Wolfsburg Brieffach 011/1802 Telefon

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