Projektmanagement. Terminmanagement. Version: 2.0 Stand:

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1 Projektmanagement Terminmanagement Version: 2.0 Stand:

2 Lernziel Sie können die Ziele des Teminmanagements in Projekten nennen. Sie können erklären wie aus dem PSP Vorgänge abgeleitet werden. Sie können die möglichen Verbindungen zwischen Vorgängen nenne und erklären? Sie können die Erstellung eines Terminplanes erklären und die notwendigen Daten berechnen Sie können Methoden zur Verbesserung des Terminplanes erklären. Sie können die Steuerung des Terminplanes erklären Referenz: PMBoK - Kapitel 6 Terminmanagement in Projekten 2

3 Terminmanagement Terminmanagement in Projekten umfasst die erforderlichen Prozesse, mit denen ein pünktlicher Abschluss des Projekts gewährleistet werden kann. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 3

4 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 4

5 Vorgänge festlegen (Planungsprozessgruppe) 5

6 Vorgänge festlegen Einleitung Vorgänge festlegen ist der Prozess zur Festlegung bestimmter Aktivitäten, die notwendig sind, um die Liefergegenstände zu erzeugen. Im PSP werden Arbeitspakete für das Projekt gebildet. Diese werden nun in der Regel in kleinere Komponenten, auch Vorgänge oder Aktivitäten genannt, zerlegt, welche die zur Erledigung der Arbeitspakete notwendige Arbeit darstellen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 6

7 Vorgänge festlegen Methoden Erfahrung Zerlegen Rollierende Planung Rollierende Planung ist eine iterative Planungsmethode, bei der die kurzfristig zu erledigende Arbeit im Detail geplant wird, während in der Zukunft liegende Arbeit auf einer höheren Ebene geplant wird. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 7

8 Vorgänge festlegen wichtige Arbeitsergebnisse Vorgangsliste Vorgangsattribute Meilensteine Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 8

9 Vorgänge festlegen Test auf Vollständigkeit - Zerlegung Für jedes Element der untersten Ebene müssen folgende Fragen beantwortet werden können:? Kann man ein Einsatzmittel klar zuweisen? Können Abhängigkeiten zu anderen Terminplanvorgängen dargestellt werden? Ist die Dauer eines Terminplanvorgangs kleiner oder gleich der Berichtsperiode? 9

10 Vorgänge festlegen Merken Projektstrukturplan (PSP) - Liefergegenstände - Projektarbeitspakete Vorgangsliste -Terminplanvorgänge - Meilensteine 10

11 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 11

12 Vorgangsfolge festlegen (Planungsprozessgruppe) 12

13 Vorgangsfolge festlegen Einleitung Vorgangsfolge festlegen ist der Prozess: zur Identifizierung und Dokumentation von Anordnungsbeziehungen unter den Projektvorgängen. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 13

14 Vorgangsfolge festlegen Methoden Vorgangsknotennetzplan Bestimmung von Abhängigkeiten Anwendung von Vorlaufzeiten und Nachlaufzeiten Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 14

15 Vorgangsfolge festlegen wichtige Arbeitsergebnisse Netzplandiagramm des Projektterminplans Vorgang A Vorgang D Vorgang E S Vorgang B Vorgang F Vorgang G E Vorgang C Vorgang H Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 15

16 Vorgangsfolge festlegen Vorgangsknotennetzplan (PDM/AON) Zugrunde liegende Methode ist die Precedence Diagramming Method (PDM) Vorgang steht im Knoten (Activity on Node AON) Pfeile zwischen den Knoten geben die Beziehungen an Es gibt 4 (!!) Anordnungsbeziehungen Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 16

17 Anordnungsbeziehungen Ende / Anfang - Beziehung Vorgang A Vorgang B Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann. (Normalfolge) Anfang / Anfang - Beziehung Vorgang A Vorgang B Ende / Ende - Beziehung Vorgang A Vorgang B Anfang / Ende - Beziehung Vorgang A Vorgang B Nachfolger kann erst anfangen, nachdem der Vorgänger begonnen hat. (Anfangsfolge) Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beendet werden kann. (Endfolge) Der Vorgänger muss begonnen haben, bevor der Nachfolger beendet werden kann. (Sprungfolge) Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 17

18 präferenzielle Logik S Reifen wechseln Rasen mähen E S Rasen mähen Reifen wechseln E S Rasen mähen Reifen wechseln E 18

19 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 19

20 Ressourcen für Vorgänge schätzen (Planungsprozessgruppe) 20

21 Ressourcen für Vorgänge schätzen Einleitung Ressourcen für Vorgänge schätzen ist der Prozess: der Schätzung von Art und Menge von Material, Personal, Ausrüstung und Lieferungen, die für die einzelnen Vorgänge erforderlich sind. Der Prozess Ressourcen für Vorgänge schätzen ist eng verknüpft mit dem Prozess Kosten schätzen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 21

22 Ressourcen für Vorgänge schätzen Methoden Erfahrung Veröffentlichte Datenschätzungen Bottom-up-Schätzung Bottom-up-Schätzung ist eine Methode zur Schätzung der Projektdauer oder -kosten durch die Aggregation der Schätzungen von Komponenten des Projektstrukturplans (PSP) der unteren Ebenen. Projektmanagementsoftware (z.b. MS Project oder LibreProject) Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 22

23 Ressourcen für Vorgänge schätzen wichtige Arbeitsergebnisse Ressourcenbedarfsanforderungen Ressourcenstrukturplan Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 23

24 Beispiel Ressourcestrukturplan Ressourcen Personal Maschinen Lieferungen Maurer Bagger Zement Maschinist LKW Sand Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 24

25 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 25

26 Vorgangsdauer schätzen (Planungsprozessgruppe) 26

27 Vorgangsdauer schätzen Einleitung Vorgangsdauer schätzen ist der Prozess: der ungefähren Ermittlung von Arbeitsperioden, die für einzelne Vorgänge mittels geschätzter Ressourcen notwendig sind. Dieser Prozess ist regelmäßig durchzuführen! Es kann davon ausgegangen werden, dass die Schätzung der Vorgangsdauer zunehmend genauer und zuverlässiger wird Quelle: PMBOK, PMI, 2013,.Ausgabe 27

28 Vorgangsdauer schätzen Methoden Erfahrung Analoge Schätzung (nächste Folie) Parametrische Schätzung (nächste Folie) Drei-Punkt-Schätzung (nächste Folie) Methoden zur Entscheidungsfindung in der Gruppe Analyse der Reserven Quelle: PMBOK, PMI, 2013,.Ausgabe 28

29 Aufwand (Arbeit) und Dauer Aufwand (Arbeit): Aufwand ist die Arbeit, die erforderlich ist, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Dauer: Dauer ist der Zeitraum, der benötigt wird, um eine Arbeit zu erledigen. Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe 29

30 Aufwand (Arbeit) und Dauer Beispiel Ein Programmierer benötig 10h zur Programmierung eines Moduls die Dauer beträgt 10h der Aufwand ebenfalls 10h. Setzt man nun 2 Programmierer ein, dann benötigen sie zusammen immer noch 10h (Aufwand ) sind aber nach 5h (Dauer) fertig. 30

31 Analoge Schätzung Methode Durchführung mit: Hilfe Historischer Daten ähnlichen Projekten oder Vorgängen Beispiel: 2004 haben wir für das SAP Projekt 200 PT benötigt. Es hat eine ähnliche Größe wie unser aktuelles Projekt. Deshalb werden wir wahrscheinlich auch 200 PT benötigen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013,.Ausgabe 31

32 Parametrische Schätzung Methode Durchführung mit: Hilfe historischer Daten ähnlichen Projekten oder Vorgängen statistischen / mathematische Beziehungen Beispiel: Für den Bau von einem Kilometer Autobahn wurden 4 Monate benötigt. Für zwei Kilometer Autobahn werden 8 Monate benötigt. Quelle: PMBOK, PMI, 2013,.Ausgabe 32

33 Dreipunktschätzung Methode Wahrscheinlichkeit Meist geschätzt! Aufwandswert optimistischer wahrscheinlicher pessimistischer 33

34 Dreipunktschätzung Es werden für jeden Vorgang drei Werte geschätzt, der optimistische, der wahrscheinliche und der pessimistische Wert. Die Berechnung des Einzelwertes erfolgt dann mit folgender Formel: Einzelwert = (Optimistischer+ (4xWahrscheinlicher) + Pessimistischer)/6 Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 34

35 Umgang mit Schätzungen Gehen Sie davon aus, dass Ihre Projektmitarbeiter (unbewusst) eine Reserve geschätzt haben und damit dicht am pessimistischen Wert liegen! In jedem Vorgang ist somit eine Reserve enthalten! Gehen Sie nach dem Schätzen wie folgt vor: Reduzieren Sie jede Schätzung um 25% und bilden sie damit eine neue Reserve. Reduzieren Sie die so entstande Reserve nochmals um 25% und stellen sie diese Reserve an das Ende des Projektes. 35

36 Vorgangsdauer schätzen wichtige Arbeitsergebnisse Schätzung der Dauer je Vorgang Quelle: PMBOK, PMI, 2013,.Ausgabe 36

37 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 37

38 Terminplan entwickeln (Planungsprozessgruppe) 38

39 Terminplan entwickeln Einleitung Terminplan entwickeln ist der Prozess: zur Analyse der Reihenfolge und Dauer von Vorgängen sowie Ressourcenanforderungen und Beschränkungen, um den Terminplan des Projekts aufzustellen. Das Entwickeln eines akzeptablen Projektterminplans ist oft ein iterativer Prozess Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 39

40 Terminplan entwickeln Methoden Terminnetzplananalyse Methode des kritischen Wegs Methode der kritischen Kette Methoden zur Ressourcenoptimierung Vorlaufzeiten und Nachlaufzeiten Verdichtung des Terminplans Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 40

41 Kritische Pfad Methode Der Terminplan wird in der Praxis meist mit dem Vorgangsknotennetzplan und der Kritischen Pfad Methode entwickelt. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 41

42 Kritische Pfad Methode Wichtige Aussagen: Der kritische Pfad ist die längste Vorgangsfolge Kritische Vorgänge sind alle Vorgänge auf dem kritischen Pfad Auf dem kritischen Pfad gibt es keinen Puffer Es gibt im Netzplan mindestens einen kritischen Pfad Der kritische Pfad kann im Laufe des Projektes wechseln 42

43 Daten eines Vorganges Für jeden Vorgang werden folgende Größen berechnet: Frühster Anfangszeitpunkt (FAZ) Frühster Endzeitpunkt (FEZ) Spätester Anfangszeitpunkt (SAZ) Spätester Endzeitpunkt (SEZ) Gesamtpuffer (GP) Freier Puffer (FP) 43

44 Darstellung Frühster Anfangszeitpunkt Gesamtpuffer Frühster Endzeitpunkt FAZ GP FEZ Vorgang A (14) SAZ FP SEZ Spätester Anfangszeitpunkt Freier Puffer Spätester Endzeitpunkt Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe 44

45 Freier Puffer und Gesamtpuffer Freier Puffer: Die Dauer um die ein Vorgang verschoben werden kann ohne seinen direkten Nachfolger zu beeinflussen. FP = FAZ(Nachf.) FEZ 1 Gesamtpuffer: Die Dauer um die ein Vorgang verschoben werden kann ohne das Ende des Projektes zu beeinflussen. GP= SAZ FAZ Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe 45

46 Die kritische Kette Seit 2004 hat die Methode Die Kritische Kette Einzug in das PMBoK gefunden. Entwickelt wurde die Methode von Dr. Eliyahu Goldratt und 1997 in Form eines Romans veröffentlicht. Das Konzept basiert auf der Überlegung, dass Schätzungen, Planungen und Projektausführungen von Menschen gemacht werden und die nun mal kleine Schwächen haben. Das Buch ist zu empfehlen. (Link im Intranet) 46

47 Die kritische Kette Folgende Schwächen werden besprochen: Sicherheitszuschläge beim Schätzen Studentensyndrom Anfangspriorisierung Parkinsonsches Gesetzt Multitaskingproblem 47

48 Verdichtung des Terminplans (Chrashing) Durch die Verdichtung des Terminplans wird der Zeitraum für das Projekt verkürzt ohne das der Projektinhalt und umfang geändert wird. Gängige Techniken sind: Überstunden mehr Personal mehr Einsatzmittel optimieren der Abläufe Verdichten des Terminplans kann zu Mehrkosten führen! Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 48

49 Verdichtung des Terminplans (Fast Tracking) Eine weitere Methode zur Verkürzung des Terminplans ist das Fast Tracking. Hierbei wird versucht so viel wie möglich Vorgänge zu parallelisieren. Mit der Parallelisierung erhöht sich aber auch das Risiko möglicher Fehler und Nacharbeit. Verdichten des Terminplans kann zu Mehrkosten führen! Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 49

50 Ressourcenoptimierung Auslastungsglättung 50

51 Ressourcenglättung M1 M2 M3 M4 M5 M6 51

52 Ressourcenglättung M1 M2 M3 M4 M5 M6 Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 52

53 Terminplan entwickeln wichtige Arbeitserbnisse Terminbasisplan Projektterminplan Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe 53

54 Terminmanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Terminmanagement planen Vorgänge definieren Vorgangsfolge festlegen Ressourcen für Vorgänge schätzen Vorgangsdauer schätzen Terminplan entwickeln Terminplan steuern 54

55 Terminplan steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 55

56 Terminplan steuern Einleitung ist der Prozess zur Überwachung des Terminplanes zur Aktualisierung des Fortschrittes des Projekts Änderungen des Terminbasisplanes Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe 56

57 Terminplan steuern Methoden Abweichungsanalyse Auswertung der Meilensteintrendanalyse Projektmanagementsoftware Auswertung von Arbeitsleistungsdaten Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe 57

58 Terminplan steuern Meilensteintrendanalyse Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe 58

59 Terminplan steuern wichtige Arbeitsergebnisse Maßnahmenplan Terminprognose Änderungsanträge Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe 59

60 Terminplan entwickeln (Planungsprozessgruppe) Praxis & Übung 60

61 Terminplan entwickeln - Beispiel A (14) C(5) F(2) 0 Anfang 0 D (13) G (12) Ende B (11) E (21) FAZ GP FEZ Vorgang SAZ FP SEZ 61

62 Terminplan entwickeln - Übung A (14) C(5) F(2) 0 Anfang 0 D (13) G (12) Ende FAZ GP FEZ B (11) E (21) Vorgang SAZ FP SEZ 63

63 Terminplan entwickeln - Übung A (14) C(5) F(2) Anfang D (13) G (12) Ende B (11) E (21) FAZ GP FEZ Vorgang SAZ FP SEZ 64

64 Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ist es nicht gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche Genehmigung veröffentlich werden. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausg. (2013) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 65

65 Terminplan entwickeln - Beispiel A (14) C(5) F(2) 0 Anfang 0 D (13) G (12) Ende B (11) E (21) FAZ GP FEZ Vorgang SAZ FP SEZ 66

66 Terminplan entwickeln - Übung A (14) C(5) F(2) 0 Anfang 0 D (13) G (12) Ende B (11) E (21) FAZ GP FEZ Vorgang SAZ FP SEZ 67