Anleitung für die Formatierung eines Manuskripts

Transkript

1 Anleitung für die Formatierung eines Manuskripts Ausgangsformat DIN A4 für Druckformat DIN A5 RHOMBOS-VERLAG

2 Mit dem Digitaldruck-Verfahren bieten wir eine Alternative zu herkömmlichen Druck- und Publikationsverfahren. Wir können den Druck der Bücher direkt an die Nachfrage koppeln und können Ihr vollwertiges Buch selbst in Kleinstauflagen schnell und preiswert publizieren. Gedruckt wird nur noch, was bestellt wird. Damit alles reibungslos funktioniert, benötigen wir eine digitale Druckvorlage. Wie Sie diese fachgerecht erstellen, wird auf den folgenden Seiten am Beispiel eines im Format DIN A4 formatierten Originalmanuskripts beschrieben, das im Druck auf das Format DIN A5 verkleinert werden soll.

3 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Kopfzeile 1. Vorgaben für die Formatierung Hinweis: Die nachfolgenden Formatierungshinweise beziehen sich auf die Anwendung von Textverarbeitungsprogrammen und auf die Abgabe eines Manuskripts, das im Original das Format DIN A4 besitzt, welches später im Druck auf DIN A5 verkleinert wird. Die Anwender von professionellen Satzprogrammen wie Pagemaker erhalten von uns auf Anfrage eine spezielle Anleitung. 1.1 Seiteneinstellung Alle Seitenränder Ihres Dokuments sollten Sie bei einer DIN 4-Vorlage mit folgenden Maßen einrichten: Bei Microsoft-Word in der Taskleiste unter Datei, Seite einrichten, Seitenränder: oben: 3,0 cm, unten: 2,4 cm, innen (links): 2,6 cm, außen (rechts): 1,8 cm. Bundsteg: 0 mm. Bei Papierformat wählen Sie bitte: Format DIN A4, 210 x 297 mm (Siehe Abbildung 1) Abbildung 1 a: Seite einrichten 1.2 Kopf- und die Fußzeile Den Abstand vom Seitenrand für Kopf- und Fußzeile setzen Sie bitte auf jeweils 12,7 mm. Bei Kopf- und Fußlinien müssen Sie darauf achten, daß diese Linien auf den Seiten jeweils deckungsgleich liegen. Außerdem sollten Linien in Kopf- oder Fußnotenzeilen nicht stärker als 0,5 Punkt sein. 1

4 Kopfzeile 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Setzen Sie die Beschriftung in der Kopfeile auf der linken (geradzahligen) Seite linksbündig, auf der rechten (ungeradzahligen) Seite rechtsbündig. 1.3 Zeilenabstand Der Text muß einzeilig im Blocksatz erfaßt werden. Gehen Sie in der Word- Taskleiste zu Format, dann zu Absatz / Zeilenabstand und wählen dort genau. Als Wert geben Sie die Größe Ihrer Schrift plus 2 Punkt ein. Wenn Ihre Schrift im Fließtext beispielsweise 14 Punkt hat, dann geben Sie als Zeilenabstand 16 pt ein. Absätze im Fließtext sollten in der ersten Zeile einen Einzug von 3 mm haben. Bei 15 pt (Abstand 17pt) hätte die Schrift später in A5 ca. 10,6 pt. Für den letzten Absatz vor einer Überschrift können Sie zusätzlich einen Abstand von 12 Punkt eingeben. Übrigens: Verwenden Sie hier wie auch im übrigen Text Formatvorlagen, die Sie anhand der Angaben definiert haben. Abbildung 2: Zeilenabstand einstellen 2

5 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Kopfzeile 1.4 Schriftart Fließtext Als Schriftart (Taskleiste Format, Zeichen) sollten Sie für den gesamten Fließtext eine Grundschrift verwenden. Wir empfehlen die Postscript-Schrift Times New Roman PS MT oder die TrueType-Schrift Times New Roman. Grundsätzlich sollten Sie beachten, daß die Schrift später im Druck um circa 71 % verkleinert wird, da das Manuskript im DIN-A-5-Format erscheint. Wir empfehlen Ihnen bei der Abfassung im DIN-A4-Format die Schriftgröße 14 oder 15 Punkt für den Textblock, für Überschriften im Text die Schriftgröße 16 (fett) und die Schrift- Abbildung 3: Schrifteinstellung für Fließtext 3

6 Kopfzeile 12,7 mm Abstand vom Seitenrand größe 12 bis maximal 14 Punkt für die Fußnoten und Kopfzeilen-Beschriftung. In begründeten Ausnahmefällen (zum Beispiel bei umfangreichen Tabellen) können Sie den Schriftgrad 11 Punkt wählen. Schriften, die kleiner als 10 Punkt sind, können nach der Verkleinerung auf das Format DIN A5 nur schwer entziffert werden Überschriften Die Überschriften sollten immer linksbündig und fett formatiert werden. Während der Text in einer Proportionalschrift mit Serifen geschrieben werden sollte (z.b. Times New Roman), sollten Sie bei Überschriften eine Proportionalschrift ohne Serifen (wir empfehlen Helvetica) verwenden. Hauptkapitelüberschriften sollten immer auf einer rechten Seite (ungerade Seitenzahl) beginnen. Grundsätzlich dürfen Überschriften nicht in der letzten Zeile einer Seite stehen und mehrzeilige Überschriften sollten keine Trennungen enthalten. Abbildung 4: Einstellungen für Zeilenabstand bei Überschriften 4

7 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Kopfzeile Abbildung 5: Einstellungen Schriftart bei Überschriften Für den Fall, daß Unterkapitel im unteren Seitenbereich beginnen, sollten nach der Überschrift noch mindestens zwei Textzeilen des neuen Abschnitts folgen. Bitte achten Sie auch darauf, daß die letzte Zeile eines Abschnittes nicht auf der ersten Zeile einer Seite steht. Auch hier sollten mindestens zwei Zeilen stehen. 1.5 Inhaltsverzeichnis Bitte verwenden Sie nach Möglichkeit eine Dezimalgliederung mit nicht mehr als drei Stellen. In das Inhaltsverzeichnis nehmen Sie bitte nur die Überschriften bis zur 3. Dezimalstelle auf. Benutzen Sie für die Zuordnung der Schriften die Überschriften-Formatvorlagen Ihres Textprogramms. 5

8 Kopfzeile 12,7 mm Abstand vom Seitenrand 1.6 Seitenzahlen Die ungeraden Seitenzahlen befinden sich in Büchern grundsätzlich auf der rechten Seite. Es empfiehlt sich deshalb, den Anfang eines Hauptkapitels immer auf einer rechten Seite zu beginnen. Alle Seiten sind fortlaufend zu numerieren. Bei Microsoft-Word für Windows fügen Sie Seitenzahlen unter der Word- Taskleiste Einfügen, Seitenzahlen Format ein. Als Position geben Sie Seitenende (Fußzeile) und als Ausrichtung Außen an. Die Schriftgröße der Seitenzahlen sollte auf 14 Punkt eingestellt werden. Durch einen Doppelklick auf die Seitenzahl in Ihrem Dokument öffnet sich das Seitenzahl-Feld, das Sie dann markieren können. Bei bestehender Markierung können Sie daraufhin den Schriftgrad in 14 Punkt ändern und diese Einstellungen in Ihre Formatvorlage aufnehmen. Der Abstand der Seitenzahlen vom Textspiegel muß bei allen Seiten gleich sein. Die Seitenzahlen sollten fortlaufend numeriert auf allen Seiten Ihres Dokuments in der Fußzeile erscheinen (am linken beziehungsweise rechten Rand Ihres Dokuments ausgerichtet). Sie beginnen die Seitenzählung Ihres Dokuments mit der Zahl 1. Die ersten vier Seiten Ihres Dokuments sind Leerseiten und dürfen nur die Seitenzahlen enthalten. Diese Seiten benötigt der Verlag für die sogenannte Titelei (Impressum, Titel etc,). Als erste Seite (Vorwort oder Inhaltsverzeichnis) für Ihr Werk steht Ihnen die Seite 5 zur Verfügung. Grundsätzlich gilt: Vorwort, das Inhaltsverzeichnis, die Einleitung, die Überschriften der Hauptkapitel, das Literatur- und andere Verzeichnisse beginnen immer auf einer rechten Buchseite (ungeraden Seitenzahl). 1.7 Schriften generell Postscript-Schriften ist generell der Vorzug zu geben. Sie müssen jedoch in jedem Falle unbedingt darauf achten, daß nur Schriften verwendet werden, deren Lizenzbestimmungen keine Einschränkungen beinhalten und die dauerhaft in ein Dokument eingebettet werden dürfen. Falls Sie andere Schriften verwenden, ist die spätere korrekte Umwandlung Ihres Manuskripts in Postscript oder PDF unter Umständen nicht möglich oder erheblich eingeschränkt. Für Sonderzeichen verwenden Sie bitte Zapf-Dingbats oder Symbol (als Postscript-Schrift, falls verfügbar). Wichtig: Sämtliche Schriften (Fonts), die Sie in Ihrem Text verwenden, müssen in die Postscript-Datei eingebunden werden. Hierbei sind die jeweiligen Lizenzbedingungen zu beachten. Anwender von WORD können bestimmte TrueType- Schriften über das Menü Extras/Optionen/Karteikarte SPEICHERN in das Dokument einbetten (siehe Abbildung 6). 6

9 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Kopfzeile Abbildung 6: Einbetten von Schriften bei WORD 1.8 Texterfassung Grundsätzlich sollten Sie alle Funktionen Ihres Textverarbeitungsprogramms benutzen, insbesondere: o o o o o Überschriften- und Text-Formatvorlagen Aufzählungsfunktionen Schriftauszeichnungen wie halbfett, kursiv, hoch- und tiefgestellt Fußnotenfunktion die Indexfunktion, sofern Sie Word für Windows verwenden Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Umbruch mit der Seitenansicht-Funktion. Erfassen Sie Ihren Text endlos, das heißt setzen Sie feste Absätze (Return-Taste) nur am Ende eines Absatzes oder nach Überschriften und Aufzählungen. 7

10 Kopfzeile 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Bei Blocksatz sollten Sie auf eine Silbentrennung achten, um einen gleichmäßigen Abstand zwischen den Wörtern zu erzielen. Wenn Sie herbei das automatische Silbentrennungsprogramm benutzen sollten, müssen Sie beachten, daß häßliche Lücken entstehen, wenn Ihr Text feste Trennstriche (Trennstrich-Taste) enthält, da er an dieser Stelle automatisch umgebrochen werden kann. Es empfiehlt sich deshalb auch, bei gewollten Bindestrichen die Funktion geschützter Bindestrich zu verwenden (Taskleiste EINFÜGEN, Sonderzeichen. Auswahl 2, geschützter Bindestrich ) Am Besten benutzen Sie das manuelle Silbentrennungs-Programm. Bei Word finden Sie dieses unter der Taskleiste Extras, Sprache, Silbentrennung. Dort gehen Sie auf manuell und bestätigen oder verneinen die Trennvorschläge anschließend. Verwenden Sie grundsätzlich keine festen Trennungen (Trennstrich-Taste) für den Zeilenumbruch, da diese im Falle einer notwendigen Neuformatierung Ihres Textes zu erheblichen Problemen beim Umbruch führen würden. Verwenden Sie stattdessen bedingte Trennungen durch Drücken der Strg-Taste und des Trennzeichens (-). Bitte vermeiden Sie im Fließtext Fettdruck und Unterstreichungen. Wörter und Satzteile, die Sie im Fließtext hervorheben möchten, schreiben Sie bitte kursiv. Auch hier gilt: Kontrollieren Sie den Umbruch immer durch die Seitenansicht- Funktion Ihres Texterfassungsprogramms! 1.9 Tabellen, Grafik, Digitale Bildgestaltung Die erste Zeile muß bei Ihrem Seitenumbruch auf allen Seiten auf gleicher Höhe beginnen. Dies gilt auch für Tabellen, Bilder oder Überschriften. Für den Fall, daß Sie eine Tabelle nicht vollständig auf einer Seite unterbringen können, müssen Sie diese ausnahmsweise auf zwei Seiten unterbringen. In diesem Fall muß der Anfang der Tabelle auf einer geraden Seitenzahl, das heißt auf der linken Seite stehen, damit ein Umblättern vermieden werden kann. Verweisen Sie grundsätzlich in Ihrem Text in Klammern auf die jeweilige Tabelle/Grafik, z. B.: (siehe Tabelle 1). Für Tabellentext oder die Beschriftung in Abbildungen sollten Sie die serifenlose Schrift Helvetica benutzen. Wenn Sie Tabellen, Grafiken und Fotos einbetten, müssen Sie im Hinblick auf die darin enthaltenen Details darauf achten, daß auch diese später verkleinert werden und dann noch lesbar/sichtbar sein müssen. Fotos und Zeichnungen auf Papier müssen Sie in digitaler Form erfassen. Beim Scannen von Strichabbildungen sollten Sie eine Auflösung von mindestens 600 dpi wählen. Falls in Ihrer Vorlage kleine Schriftgrößen oder feine Linien enthalten sind, müssen Sie mindestens dpi wählen. Strichzeichnungen mit Text sollten Sie nach dem Scannen im Grafik-Format EPS abspeichern. Wenn Sie 8

11 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Kopfzeile Grafiken selbst erstellen, müssen Sie darauf achten, daß die verwendeten Schriften in das Grafik-Dokument eingebettet oder in Kurven umgewandelt werden. Für Fotos sollten Sie mindestens 200 bis maximal 300 dpi wählen und den Scan im Grafikformat TIFF abspeichern. Falls Sie Abbildungen verwenden, die bereits in digitaler Form vorliegen, müssen Sie beachten, daß die für die Bildschirmdarstellung verwendete Auflösung (75 dpi) für den Druck ungeeignet ist. Dies ist insbesondere auch bei Abbildungen aus dem Internet der Fall. Sie können diesen Mangel auch nicht mehr dadurch beheben, daß Sie nachträglich eine höhere Einstellung auswählen. Besorgen Sie sich in diesem Falle eine Originalvorlage oder eine für den Druck geeignete Dateiversion. Wenn Sie Grafiken erstellen, denken Sie daran, daß sich die Flächen in Ihren Abbildungen deutlich unterscheiden müssen. Wählen Sie zu diesem Zweck Schraffuren, Muster und Punktraster, die sich deutlich voneinander unterscheiden. Vermeiden Sie Flächen, die sich nur in leichten Nuancen (z.b. grau/dunkelgrau oder schwarz/dunkelgrau) voneinander unterscheiden. Ansonsten besteht die Gefahr, daß diese Unterschiede später im Druck nicht mehr wahrgenommen werden können. Da der Innenteil der Veröffentlichung schwarz/weiß gedruckt wird, müssen Sie Abbildungen, die in Ihrem Manuskript farbig angelegt sind, entsprechend anpassen. Betten Sie die Grafiken dauerhaft in Ihr Dokument ein. Als Datenformat für Abbildungen mit Strichen oder Schrift aus Fremdanwendungen sollten Sie EPS (mit eingebetteten oder in Kurven umgewandelten Schriften!!!), für Fotos TIFF 6.0 CYMK verwenden. (Falls Schriften eingebettet werden, gelten die Ausführungen zu den lizenzrechtlichen Vorgaben und technischen Implikationen in Kapitel Schrift.) Bitte beachten Sie, daß Abbildungen und Tabellen aus anderen Werken dem Copyright unterliegen. Sie müssen deshalb immer eine Abdruckgenehmigung des Copyright-Inhabers einholen. Wenden Sie sich zu diesem Zweck an den herausgebenden Verlag oder an den Autor. Zudem müssen Sie die Quelle in der Beschriftung angeben. Erfahrungsgemäß tauchen insbesondere bei den grafischen Bearbeitungen die häufigsten Probleme auf. Holen Sie sich deshalb bei Fragen rechtzeitig sachverständigen Rat oder wenden Sie sich an den Verlag. 2. Abgabe 9

12 Kopfzeile 12,7 mm Abstand vom Seitenrand Wenn Sie Ihr Manuskript fertiggestellt haben, benötigen wir folgende Materialien: 1. Einen (Laser-)Ausdruck Ihres Manuskripts auf weißem Papier. 2. Die Originaldatei Ihres Manuskripts in der Dateifassung, die Sie mit Ihrem Textverarbeitungs- oder Satzprogramm erstellt haben. 3. Die von Ihnen erstellte Postscript-Fassung Ihres Manuskripts, sowie (falls vorhanden) eine PDF-Fassung. Bitte halten Sie zudem die von Ihnen verwendeten Originalvorlagen, Fotos und Grafikdateien bereit, falls diese nachträglich für Korrekturen benötigt werden. Zudem sollten Sie von allen Dateien Sicherheitskopien aufbewahren. Da Postscript-Dateien in der Regel sehr groß geraten können, empfehlen wir Ihnen, daß Sie Ihre Dateien entweder auf eine CD-ROM brennen oder auf einem ZIP-Datenträger (100 MB) abspeichern. Nehmen Sie vor der Abgabe in jedem Falle Kontakt mit dem Verlag auf. Gemeinsam werden wir dann die am besten geeignete Transfer-Variante wählen. RHOMBOS-VERLAG Kurfürstenstr. 17 D Berlin Tel Fax Internet: Aktualisiert: 24. Juni