Anleitung für das eticket Change Request Verfahren

Transkript

1 Anleitung für das eticket Change Request Verfahren

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einloggen auf die Arbeitsumgebung Die Arbeitsumgebung Persönliche Einstellungen anpassen Arbeitsumgebung Change Requests Neuen Change Request anlegen Vorlage herunterladen Change Request Dokument hochladen Benachrichtigung einrichten Benachrichtigung für alle Change Requests Benachrichtigung für einzelne Change Requests Benachrichtigungen entfernen Versionierung Change Request Diskussionen Einloggen auf die Arbeitsumgebung Um sich auf die Arbeitsumgebung für das Change Request Verfahren einloggen zu können, gehen Sie mit einem gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Opera, etc.) auf die Homepage Dort loggen Sie sich mit den Ihnen bekannten Zugangsdaten (NICHT die SharePoint Daten!!!) auf dem Fachportal ein. Über das das Icon SharePoint gelangen Sie zur Anmeldemaske. 1

3 Anschließend sollten Sie zu dem in Abbildung 1 Abbildung 1: Login-Formular dargestellten Login-Formular gelangen. 2

4 Abbildung 1: Login-Formular Durch die Eingabe Ihrer SharePoint Zugangsdaten gelangen Sie anschließend auf die Arbeitsumgebung. Achten Sie bitte darauf, dass das Häkchen in Automatisch anmelden gesetzt ist. 2. Die Arbeitsumgebung Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, sollten Sie die Startseite wie in Abbildung 2 zu sehen in Ihrem Browser geöffnet haben. Im Folgenden werden einige wichtige Bereiche beschrieben. 1. Kopfbereich 2. Hauptmenü Über das Hauptmenü gelangen Sie zu diversen Bereichen der Seite. U.a. zum Bereich Change Request. Das Menü ist i.d.r. in allen Bereichen gleich. 3. Schnellstartmenü Das Schnellstartmenü beinhaltet die wichtigsten Menüpunkte in einem bestimmten Bereich. 4. Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich werden Inhalte angezeigt. Dabei kann es sich um einfachen Text oder Bilder handeln oder auch Listen, Dokumentenbibliotheken und weiteres. 5. Navigationspfad Der Navigationspfad gibt Auskunft darüber, an welcher Stelle der Website man sich zurzeit befindet. 6. Suche Über die Suche können sämtliche Inhalte einer Website gefunden werden. Sie können beispielsweise nach einem bestimmten Change Request suchen. Dabei werden auch die Dokumente durchsucht. 7. Persönliches Menü Hier können Sie Ihre persönlichen Einstellungen ändern, sich als anderer Benutzer anmelden oder auch vom System abmelden. 3

5 8. Hilfe Abbildung 2: Die Arbeitsumgebung 2.1 Persönliche Einstellungen anpassen Manchmal ist es wichtig, dass man ohne großen Aufwand seine persönlichen Einstellungen ändern kann. Beispielsweise, wenn sich die eigene Adresse geändert hat. In solch einem Fall können die Daten über das Menü oben rechts (Abbildung 3, Abbildung 4) und dem Menüpunkt Meine Einstellungen angepasst werden. Weitere Menüpunkte in dem Drop-Down-Menü sind Als anderer Benutzer anmelden und Abmelden. Abbildung 3: Meine Einstellungen Über den Link Element bearbeiten gelangen Sie anschließend in den Editiermodus und Sie können die entsprechenden Änderungen vornehmen. 4

6 Abbildung 4: Meine Einstellungen bearbeiten 3. Arbeitsumgebung Change Requests Zur Arbeitsumgebung Change Requests gelangen Sie über den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü (horizontales Menü). In der Arbeitsumgebung Change Requests sind die drei Bereiche CR-Dokumente, Diskussionen und Verwaltung in der linken Schnellstartleisete zu finden, die wie folgt zu verstehen sind: CR-Dokumente o Alle Change Requests Listet alle erstellten Change Request Dokumente auf und ermöglicht das Anlegen neuer Change Requests, sowie das Öffnen und Bearbeiten von bestehenden Change Requests o Meine Change Requests Listet ausschließlich die selbst erstellten Change Request Dokumente auf und gruppiert diese nach Genehmigungsstatus. Zudem ist das Anlegen, Öffnen und Bearbeiten von Change Requests möglich. Diskussionen o CR-Diskussionen Durch das Anlegen oder Ändern eines Change Request Dokuments wird automatisch eine Diskussionsrunde zu dem Dokument erstellt. Die Diskussionsrunden sind nach der Change-Request-ID gruppiert und absteigend sortiert. Verwaltung 5

7 o o CR-Vorlage Hier ist die Change Request Vorlage im Word Format hinterlegt Benachrichtigung Ermöglicht das Einstellen einer Benachrichtigung in verschiedenen Fällen. Z.B., wenn ein neues Change Request Dokument angelegt wurde. Abbildung 5: Arbeitsumgebung Change Requests 4. Neuen Change Request anlegen Zum Anlegen eines neuen Change Request navigieren Sie in der Arbeitsumgebung Change Requests und dort im Schnellstartmenü auf Alle Change Requests. 4.1 Vorlage herunterladen Als erstes ist es erforderlich, dass Sie sich die aktuelle CR-Vorlage herunterladen. Den Download können Sie über den in Abbildung 6 dargestellten Link durchführen. 6

8 Abbildung 6: Vorlage herunterladen Achten Sie bitte beim Speichern darauf, dass Sie sich die Vorlage zum Bearbeiten auf Ihren PC lokal herunterladen (Z.B. auf Ihren Desktop) (Abbildung 7). Dies erfolgt entweder in Word über die Schaltfläche Speichern unter oder, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und dann Ziel speichern unter. Des Weiteren ist es erforderlich, dass Sie als Dateinamen das Thema des Change Request wählen. Sonderzeichen sind in dem Dateinamen aus technischen Gründen nicht erlaubt (Abbildung 8). Abbildung 7: Vorlage auf dem Desktop speichern 7

9 Abbildung 8: CR-Thema Dateinamen wählen Für die Erläuterung des Change Requests kann es sinnvoll sein, Dateianhänge mit dem Change- Requests- Dokument zu verlinken, anstatt die Dateien selbst in das Change-Requests-Dokument einzufügen. Damit wird die Größe des Change-Requests-Dokuments u.u. erheblich reduziert, wodurch die weitere Bearbeitung insbesondere beim Herunterladen und Aktualisieren erleichtert wird. Hierzu erstellen Sie in Ihrem Change-Requests-Dokument zunächst einen Hyperlink auf den Change- Requests-Dateianhang. Die hierzu notwendigen Schritte sind: 1. Aussagekräftigen Text für den Change-Requests-Dateianhang an entsprechende Stelle einfügen 2. Text markieren und über Kontextmenü (rechte Maustaste) Hyperlink auswählen 3. URL 1 des zu verlinkenden Change-Request-Dateianhangs (siehe Kap. 4.2 Change Request Dokument hochladen) im Feld Adresse eingeben und mit Button OK bestätigen. 1 Die URL des Change Request Dateianhangs ergibt sich durch seine Lokation auf dem Sharepoint nach dem Hochladen des Change Request Dateianhangs. Um die Lokation zu kennen, ist es notwendig, zuerst den Dateianhang hochzuladen (siehe Kap. 4.2 Change Request Dokument hochladen). 8

10 Abbildung 9: Verweis auf CR-Dateianhang erstellen 4.2 Change Request Dokument hochladen Um das fertige Change Request Dokument auf die Website zu laden, navigieren Sie im Schnellstartmenü der Arbeitsumgebung Change Requests auf den Link Alle Change Requests und klicken anschließend auf den Link Dokument hinzufügen (Abbildung 10). Abbildung 10: Link Dokument hinzufügen Im nachfolgenden Fenster können Sie im Abschnitt Dokumentenupload auf Durchsuchen klicken und das entsprechende Change Request Dokument suchen und hinzufügen (Abbildung 11, Abbildung 12, Abbildung 13). 9

11 Abbildung 11: Dokumentupload Abbildung 12: Datei zum Hochladen auswählen 10

12 Abbildung 13: Dokumentupload bestätigen Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen Sie Ihre Auswahl und es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie noch auf die Schaltfläche Speichern klicken müssen (Abbildung 14). Anschließend wird das Dokument hochgeladen. 11

13 Abbildung 14: Dokument speichern Nun sollte wie in Abbildung 15 zu sehen, Ihr Change Request Dokument als Datensatz sowohl in der Liste Alle Change Requests, als auch in der Liste Meine Change Requests mit folgenden Spalteneinträgen erscheinen: Typ Stellt das Symbol des Dateityps dar. CR-ID Ist eine eindeutige ID, die jedem neuen Change Request Dokument vergeben wird. Name Ist ein Link zu dem Dokument, dessen Bezeichnung sich aus der CR-ID und dem Dateinamen ergibt. CR-Diskussion Ist ein Link zu den Diskussionen des entsprechenden Change Request Dokuments. Geändert Das Datum, an dem das Change Request Dokument zuletzt geändert wurde. Geändert von Der Benutzername der Person, die das Change Request Dokument zuletzt geändert hat. Genehmigungsstatus Gibt Auskunft über den Genehmigungsstatus zu dem Change Request Dokument. Der Status kann sein Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt. Version Gibt an, wie viele Versionen es von einem Change Request Dokument gibt. Für jede Version wird jeweils eine Diskussionsrunde erstellt. Abbildung 15: Neu erstelltes Change Request Dokument 12

14 Dateianhänge zu einem Change-Request-Dokument sind ebenfalls hochzuladen. Hierfür muss zuerst in der Liste Dokumente für CRs auf die Schaltfläche + Dokument hinzufügen geklickt werden (siehe Abbildung 16). Abbildung 16: "Anlegen eines Ordnern für CR-Dateianhänge initieren" Anschließend können Sie im Fenster Dokumentupload (siehe Abbildung 17) auf Durchsuchen klicken und den entsprechende Change Request Dokumentanhang suchen und hinzufügen. 13

15 Abbildung 17: "CR-Dateianhänge hochladen" Nach dem Bestätigen mit OK muß der Name der Datei und die CR-ID im folgenden Fenster angegeben werden (siehe Abbildung 18). Abbildung 18: "Angabe von Dateiname und CR-ID für CR-Dateianhänge" 14

16 Hiermit ist das Hochladen von CR-Dateianhängen erfolgreich abgeschlossen. Nachfolgend wird erläutert, wie die URL für einen hochgeladenen CR-Dateianhang ermittelt werden kann. Hierzu den CR-Dateianhangordner öffnen. Hierdurch erscheinen alle in ihm gespeicherten Anhänge. Nun wird der Cursor auf den entsprechenden Namen gesetzt und über das Contextmenü (rechte Maustaste) der Eintrag Verknüpfung kopieren ausgewählt. Nun befindet sich die URL im Zwischenspeicher und ist zum Einfügen verfügbar. Abbildung 19 "URL eine CR-Dateianhangs in Zwischenspeicher kopieren" Hinweis: Die URL des Change-Request-Dateianhangs wird für die Erstellung des Hyperlinks in dem eigentlichen CR-Dokumentes benötigt. Da beim Hochladen der Dateianhänge die CR-ID anzugeben ist, muss diese bereits feststehen. Diese wird beim Hochladen des eigentlichen CR-Dokumentes vom System vergeben und ist ein inkrementelles Erhöhen der letzten CR-ID. Um die CR-ID für das Hochladen des Change-Request-Dateianhangs zu reservieren, ist es daher sinnvoll, zuerst das Change-Request Dokument ohne den eingefügten Hyperlink hochzuladen. Danach sind die Dateianhänge mit dieser CR-ID abzulegen und im Anschluss das bereits hochgeladene eigentliche CR-Dokument durch das 15

17 Erstellen der Hyperlinks zu aktualisieren. Damit wird das Risiko vermieden, das nach dem Hochladen der Dateianhänge mit der angenommenen nächsten CR-ID zwischenzeitlich ein anderer Benutzer einen CR mit eben dieser Nummer erstellt. 5. Benachrichtigung einrichten Sie können entweder für alle oder auch für einzelne Change Request Dokumente eine Benachrichtigung einrichten. Dabei können Sie einstellen, bei welchem Änderungstyp Sie benachrichtigt werden möchten, also z.b. ob Sie bei allen Änderungen benachrichtigt werden möchten oder nur dann, wenn ein neues Element hinzugefügt wird. Des Weiteren können Sie z.b. einstellen, dass Sie benachrichtigt werden, wenn jemand anderes ein von Ihnen erstelltes Change Request Dokument ändert. Als letzte Einstellungsmöglichkeit können Sie den Zeitpunkt des Versendens der Benachrichtigung einstellen (siehe Abbildung 20). So können Sie sich sofort per E- Mail benachrichtigen lassen oder eine tägliche bzw. wöchentliche Zusammenfassung zusenden lassen. 5.1 Benachrichtigung für alle Change Requests Um die Benachrichtigung für alle Change Requests einzustellen, klicken Sie bitte links im Schnellstartmenü der Arbeitsumgebung Change Requests (Abschnitt Verwaltung ) auf Benachrichtigung. Sie können dann die entsprechenden Einstellungen (siehe Abbildung 20) vornehmen und mit OK bestätigen. 16

18 Abbildung 20: Benachrichtigung für alle Change Requests 5.2 Benachrichtigung für einzelne Change Requests Um die Benachrichtigung für einzelne Change Requests einzurichten, suchen Sie in der Arbeitsumgebung Change Requests entweder im Bereich Alle Change Requests oder Meine Change Requests das entsprechende Change Request Dokument. Wenn Sie mit der Maus über den Namen des Dokuments fahren, dann erscheint rechts neben dem Namen ein Pfeil nach unten. Durch Klicken auf den Pfeil nach unten öffnet sich ein Drop-Down-Menü wie in Abbildung 21 zu sehen ist. 17

19 Abbildung 21: Auswahlmenü zum Einstellen einer Benachrichtigung Klicken Sie auf Benachrichtigen und stellen Sie die Parameter wie in der Einleitung der Kapitels beschrieben ein (siehe auch Abbildung 22). 18

20 Abbildung 22: Benachrichtigung für ein Change Request Dokument einstellen 5.3 Benachrichtigungen entfernen Möchten Sie bestimmte Benachrichtigungen wieder entfernen, so können Sie dies über das Menü Persönliche Einstellungen Meine Benachrichtigungen (siehe Kapitel 2.1) durchführen. 19

21 Abbildung 23: Benachrichtigungen entfernen 6. Versionierung Die Versionierung ermöglicht es, verschiedene Versionen eines Dokuments zu vergleichen und gegebenenfalls eine ältere Version wiederherzustellen. Ein erster Einstiegspunkt bei der Versionierung ist der Versionsverlauf. Dieser gibt Auskunft über die bis dato erstellten Versionen, wie z.b. wer, wann das Dokument erstellt bzw. geändert hat. Zum Versionsverlauf gelangen Sie, indem Sie zuerst in der Arbeitsumgebung Change Requests entweder auf der Seite Alle Change Requests oder Meine Change Requests das entsprechende CR-Dokument suchen. Über das Auswahlmenü gelangen Sie dann zum Menüpunkt Versionsverlauf (siehe Abbildung 24). Abbildung 24: Auswahlmenü Versionsverlauf Anschließend wird ein Fenster geöffnet, das den Versionsverlauf wiedergibt. Über den Link in der Spalte Geändert lässt sich jede beliebige Version mit Word öffnen. 20

22 Abbildung 25: Versionsverlaufsübersicht Handelt es sich bei der geöffneten Version nicht um die aktuellste, sondern eine ältere Version, so bietet Word ab Version 2007 beim Öffnen direkt einen Versionsvergleich und das Wiederherstellen dieser Version an (Siehe Abbildung 26). Abbildung 26: Versionen vergleichen in Word 2010 In der folgenden Abbildung 27 sehen Sie den Vergleich von Versionen mit Word

23 Abbildung 27: Versionen vergleichen in Word 2010 Möchten Sie eine ältere Version wiederherstellen, so können Sie das über Word erledigen oder auf der Website über den Versionsverlauf. Dazu klicken Sie in der Spalte Geändert auf den schwarzen Pfeil nach unten, so dass sich ein Auswahlmenü öffnet. Mit einem Klick auf Wiederherstellen wird die neuste Version des Dokuments auf den entsprechend älteren Versionszustand zurückgestellt. 22

24 Abbildung 28: Ältere Version wiederherstellen Word 2003 Extras Dokumente vergleichen und zusammenführen Word Change Request Diskussionen Zu jeder Version eines Change Request Dokuments existiert ein Diskussionsthread. Diese sind entweder über den Link der Spalte CR-Diskussion des entsprechenden Change Request Dokuments erreichbar (Abbildung 29), oder über den Link CR-Diskussion im Schnellstartmenü des Arbeitsbereichs Change Requests. Der Vorteil, wenn man über die Spalte CR-Diskussion geht ist, dass dann alle anderen Diskussionen ausgeblendet werden. 23

25 Abbildung 29: Spalte CR-Diskussion in der Liste Alle Change Requests- Abbildung 30: Diskussionen zu einem Change Request Dokument Auf der Seite CR-Diskussion werden die Diskussionsrunden tabellarisch dargestellt. Möchte man eine bestimmte Diskussion öffnen, so muss man in der Spalte Betreff auf die entsprechende Diskussion klicken anschließend gelangt man zum Diskussionsthread. Über die Schaltfläche Antworten (oben rechts) kann man sich an dem Diskussionsthread beteiligen (Abbildung 31, Abbildung 32, Abbildung 33, Abbildung 34). Abbildung 31: Diskussionsthread 24

26 Abbildung 32: CR-Diskussion - Neues Element 25

27 Abbildung 33: Texteditor CR-Diskussion Neues Element Abbildung 34: Diskussionsthread mit Eintrag 26

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