Projektabschlussbericht Zeitenerfassung

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1 Projektabschlussbericht Zeitenerfassung Thema der Projektarbeit Entwickeln einer softwaregestützten projektbezogenen Arbeitszeitenerfassung zur automatischen Rechnungserstellung Vollständiger Name Matthias Moser Datum der Abgabe bei der IHK 26. November 2008 Ausbildungsberuf Fachinformatiker/Anwendungsentwicklung Ausbildungsbetrieb [m] zentrale GbR Schlosserstraße Stuttgart Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Letzte Änderung :47 Uhr Seite 1 / 9

2 Inhalt des Projektabschlussberichts 1 Projektvorfeld (Ist) Aufgabenstellung (Soll) Anforderungen an die Software Projektziele Projektabgrenzung Plan / Ist-Vergleich (Projektziele) Projektkosten Zeitplanung / Meilensteine Projektstrukturplan zur Zeitplanung Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden Meilensteine Wirtschaftlichkeit / Bedeutung Projektverlauf Konzeptionierung Entwicklung Arbeitsoberfläche Entwicklung Datenbank Entwicklung des Programms Testphase Ausblick / Folgeaktivitäten Fazit Ansprechpartner... 9 Seite 2 / 9

3 1 Projektvorfeld (Ist) Die projektbezogene Arbeitszeiten der [m] zentrale GbR werden momentan in Exceldateien festgehalten. Eine Rechnungserstellung für die jeweiligen Projekte wird unter erheblichem Zeitaufwand manuell erstellt. Da eine Erleichterung der Zeitenerfassung und Rechnungserstellung beschlossen wurde, soll ein Weg gefunden werden, die oben beschriebenen Probleme zu lösen. 1.1 Aufgabenstellung (Soll) Für die vereinfachte Verwaltung von projektbezogenen Arbeitszeiten soll eine neue Software entwickelt werden, die es den Mitarbeitern der [m] zentrale GbR ermöglicht, ihre Zeiten sicher und zeitsparend zu erfassen. Ein Mitarbeiter mit Administrationsrechten kann diese Zeiten kontrollieren, ggf. editieren und aus einer Auswahl an Arbeitszeiten eine Rechnung erstellen lassen. Die zu entwickelnde Software soll auf der bestehenden Infrastruktur der [m] zentrale GbR ausführbar sein und die oben definierten Ziele erfüllen Anforderungen an die Software Damit die entwickelte Software im Betriebsablauf zum Einsatz kommen kann, muss sie die folgenden Anforderungen erfüllen. - Eine Arbeitszeit muss zu einem Kunden und einem Projekt verknüpfbar sein - Eine Arbeitszeit muss einen Status haben, der über die Abrechenbarkeit der Arbeitszeit und den Status der Abrechnung informiert - Die Arbeitszeiten sollen auf dem internen Server der [m] zentrale GbR gespeichert werden - Rechnung müssen im Wordformat erstellbar sein - Eine Benutzerrechteverwaltung soll integriert werden - Mitarbeiter der [m] zentrale GbR dürfen nur ihre eigenen Daten anzeigen und editieren - Mitarbeiter mit Administrationsrechten o Dürfen die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters anzeigen und editieren o Dürfen neue Kunden anlegen und editieren o Dürfen neue Projekte anlegen und editieren o Dürfen neue Mitarbeiter der [m] zentrale GbR anlegen und editieren o Dürfen Status der Abrechnung anlegen und editieren o Dürfen Rechnungen erstellen lassen Seite 3 / 9

4 1.2 Projektziele Arbeitserleichterung Die zu entwickelnde Software soll die Arbeit erleichtern. Um dieses Ziel zu erreichen, muss der Zugang zu der Verwaltungssoftware einfach gestaltet werden und somit das Einstellen der Arbeitszeiten und die Rechungserstellung erleichtern. Wiedererkennungswert und Akzeptanz Zusätzlich soll noch gewährleistet werden, dass es einen Wiedererkennungswert gegenüber den Exceltabellen vorhanden ist, sodass das Programm schneller akzeptiert und reibungslos in den Arbeitsablauf integriert wird. 1.3 Projektabgrenzung Dieses Projekt endet mit der Abnahme der neuen Software durch die [m] zentrale GbR. Die Installation wird von mir durchgeführt, ist aber kein Bestandteil dieses Projekts. Eine Einweisung der Mitarbeiter in die Software wird durch mich erfolgen, ist jedoch ebenso kein Bestandteil des Projekts. 2 Plan / Ist-Vergleich (Projektziele) Nachfolgend ist festgehalten welche Projektziele erreicht wurden und deren eventuelle Abweichungen vom Planziel. Ziel Ist Abweichung Arbeitserleichterung Die Arbeit wird erleichtert und Keine die früher benötigte Zeit zur Verwaltung kann nun für Kundenprojekte eingesetzt werden. Wiedererkennungswert und Akzeptanz Die Wiedererkennung ist durch die ausgewählten Komponenten im Programm gewährleistet. Keine 2.1 Projektkosten Als Grundlage für die Berechnung der Kosten wurde eine Stundensatz von 45 zu Grunde gelegt. Dies ist ein hausinterner Kostensatz der [m] zentrale GbR. Ein Vergleich der Plan / Ist Kosten ist nachfolgender Tabelle zu entnehmen. Gesamtbudget in Personalkosten Ext. Dienstleister Plan Ist Abw. In % Plan Ist Plan Ist % Der Preis für das Entwickeln des Programms lag um 30% unter der Planung (1350 ). Seite 4 / 9

5 3 Zeitplanung / Meilensteine 3.1 Projektstrukturplan zur Zeitplanung Vorgang Dauer Oktober Ist/Soll Analyse 0,5 Std. Erstellung Pflichtenheft 2 Std. Erstellen des Datenbankdesigns 2 Std. Erstellen PSP mit Meilensteinen 1 Std. Umsetzung 40 Std. Dokumentation 5 Std. Testphase 8 Std. Dokumentation 10,5 Std. Abnahme 1 Std. Der kritische Weg ist durch rote Linien gekennzeichnet. 3.2 Projektphasen mit Zeitplanung in Stunden Tätigkeit Solldauer Istdauer Differenz Begründung Ist/Soll-Analyse 0,5 Std. 0,5 Std. Erstellung Pflichtenheft 2 Std. 2 Std. Erstellung PSP mit Meilensteinen 2 Std. 2 Std. Erstellung des Datenbankdesigns 1 Std. 1 Std. Summe Planung 5,5 Std. 5,5 Std. Umsetzung 40 Std. 40 Std. Durchführung der Tests 8 Std. 8 Std. Erstellung Dokumentation 15,5 Std. 15,5 Std. Abnahme 1 Std. 1 Std. Summe Projekt 70 Std. 70 Std. Seite 5 / 9

6 3.3 Meilensteine Hier sind die Meilensteine mit Soll- und Istdatum aufgeführt. Nr. Meilenstein Planziel Ziel erreicht am Bemerkungen/Entscheidungen 1 Projektstart Ist/Soll-Analyse Erstellung Pflichtenheft 4 Erstellung PSP mit Meilensteinen 5 Erstellen des Datenbankdesigns 6 Umsetzung Durchführung der Tests 8 Erstellung Dokumentation 9 Abnahme Die Entscheidung, ob das Programm im Arbeitsalltag fest eingesetzt wird, entscheidet sich erst, wenn die Qualität des Programms zufriedenstellend ist. 4 Wirtschaftlichkeit / Bedeutung Aufgrund der automatischen Generierung von Rechnungen und der einfacheren Verwaltung der Arbeitszeiten für alle Benutzer, kann eine deutliche Zeitersparnis erzielt werden. Seite 6 / 9

7 5 Projektverlauf 5.1 Konzeptionierung Das Programm sollte sich an der Funktionsweise der Exceltabellen orientieren. Es werden bei jeder Arbeitszeit der Anfang- und Fertigstellungszeitpunkt sowie der Kunde und das Projekt und eine kleine Beschreibung angegeben. Ich musste nun Felder zur Verfügung stellen in denen diese Werte eingetragen werden können. Diese Daten stellen die Grundlage für die automatische Rechnungserstellung. Als Administrator kann man diese Daten in einer speziellen Programmoberfläche (GUI) filtern. Nach einem Klick auf einen Button werden die gefilterten Daten zu einer Rechnung zusammengestellt und als Worddatei zur Verfügung gestellt. Ein Export als Worddatei ermöglicht ein editieren, falls noch einige Angaben fehlen. 5.2 Entwicklung Arbeitsoberfläche Ich habe mich mit einem Mitarbeiter, der später einer der Administratoren sein wird, zusammengesetzt um die GUI genau den Wünschen entsprechend anzupassen. Hierfür habe ich meinen Mitarbeiter an meinen Computer setzen lassen und ihm die Entwicklungsumgebung geöffnet. In der am Bildschirm angezeigten Entwicklungsumgebung, konnte er nach seiner Vorstellung die Oberfläche gestalten. Dies hat den Vorteil, dass kein Verlust entsteht, wenn man nur über die Gestaltung der Oberfläche spricht. Seite 7 / 9

8 5.3 Entwicklung Datenbank In dem Büro der [m] zentrale GbR ist bereits ein MySQL-Server vorhanden, welcher auch für die Datenspeicherung genutzt wird. Ich habe nur noch die Tabellen angelegt, die ich zuvor in einem Datenbanktool geplant habe. 5.4 Entwicklung des Programms Durch meine Erfahrung in C# und Visual Studio konnte ich das Programm mit den mitgelieferten Funktionen zügig entwickeln. Allerdings traten kleinere Probleme auf, die ich anhand von Recherchen in Fachliteratur lösen konnte. 5.5 Testphase Für die Testphase wurde ein geeignet langer Zeitrahmen eingeplant um einen reibungslosen und fehlerfreien Ablauf der Software zu gewährleisten. Hierfür habe ich die in Abschnitt aufgelisteten Anforderungen hinsichtlich Ausführbarkeit geprüft. Zusätzlich habe ich mögliche Eingaben von Benutzern durchprobiert. Da jedoch schon viele Fehler während des Programmierens aufgefallen sind, kamen hier keine großen Probleme auf. Seite 8 / 9

9 6 Ausblick / Folgeaktivitäten Bisher sind keine Erweiterungen für das Programm geplant, da die Anwendung nur die Arbeitszeitenerfassung und die automatische Rechnungserstellung zur Aufgabe hat und genau diese erfüllt. Allerdings kann das Programm jederzeit erweitert werden. 7 Fazit Das Projekt verlief nach Plan. Durch die Erfahrung, die ich in meiner Ausbildung erlangt habe, kann ich meine Arbeitsgeschwindigkeit und mein Können gut einschätzen, sodass die Planung sehr gut verlief und die spätere Umsetzung keine Probleme bereitete. 8 Ansprechpartner Position/Aufgabe Name Durchwahl Geschäftsführer Stefan Bothner stefan@m-zentrale.de Projektdurchführung Matthias Moser matthias@m-zentrale.de Seite 9 / 9

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