Elexis - Ärztekasse Connector

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1 Elexis - Ärztekasse Connector Bedieneranleitung 21. August 2012 medshare GmbH Tempelstrasse 8b 3608 Thun-Allmendingen Switzerland

2 Impressum Auftraggeberin Realisierung Plug-In und Redaktion Dokumentation Ärztekasse Genossenschaft Christoph Ehrensperger, Steinackerstrasse 35, 8902 Urdorf medshare GmbH Tempelstrasse 8B, 3608 Thun-Allmendingen Stand 21. August 2012 Dokument Version V1.1 Plug-In Version Getestete Elexis Versionen Disclaimer v v2.1.6 Dieses Dokument ist unter der Creative Commons Lizenz vom Typ Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Schweiz Lizenz. zugänglich. Lizenztext: Aktuelle Revision 454 Das, in diesem Dokument beschriebene Elexis Plug-In wird unter den Bedingungen der Eclipse Public License v1.0 zur Verfügung gestellt. Die Eclipse Public License (EPL) ist eine, durch die Open Source Initiative und die Free Software Foundation anerkannte Freie-Software-Lizenz und gewährt daher das Recht zur freien Nutzung, Weiterverbreitung und auch Veränderung der Software. Lizenztext: Die verwendeten Logos und Produktbezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen der Auftraggeberin, der medshare GmbH, der Open Source Initiative oder von Dritten. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Obwohl diese Publikation mit grösster Sorgfalt erstellt wurde, kann weder die Auftraggeberin, noch die medshare GmbH irgendwelche Haftung für direkte oder indirekte Schäden übernehmen, die durch den Inhalt dieses Dokuments oder durch die Anwendung des darin beschriebenen Elexis Plug-Ins entstehen könnten. Dokumentversionen V Erster Release des Plug-Ins und der Anleitung V Umbenennung Plug-In, Anpassung Disclaimer und Freigabe Seite 2 von

3 Inhalt 1 Einleitung Änderungsgeschichte Voraussetzungen Installation und Update Konfiguration Verbindungseinstellungen Ärztekasse Abrechnungssysteme Anwendung Fall erstellen Konsultationen erstellen Rechnungen erstellen Rechnungen ausgeben Zahlungseingänge verwalten Tipps und Tricks Stornieren von Rechnungen Fehlerhafte Übermittlungen...11 Gründe für fehlerhafte Übermittlungen...11 Seite 3 von

4 1 Einleitung Das Elexis Ärztekasse Connector Plug-In ermöglicht den Elexis-Anwendern eine Abrechnung über die Ärztekasse. Der Vorteil der Kombination von Elexis und Ärztekasse liegt darin, dass der Arzt die elektronische Krankengeschichte und Praxisautomation (Laborgeräteschnittstellen, Agenda etc.) in seiner lokalen Ärztesoftware führen kann und gleichzeitig die Möglichkeit hat, das Inkasso der erbrachten Leistungen an die Ärztekasse auszulagern. Damit spart die Arztpraxis administrativen Aufwand und kann sich so noch besser auf die medizinischen Kernkompetenzen konzentrieren. Das Elexis Ärztekasse Connector Plug-In fügt sich nahtlos in die Rechnungsausgabe in Elexis ein. Ein Druck von Rechnungen auf Papier oder an andere Ausgabeziele wie z.b. Trust-X bleibt weiterhin uneingeschränkt möglich. Mit der Rechnungsausgabe an die Ärztekasse werden die Rechnungen in Elexis sofort nach erfolgreicher Übermittlung als bezahlt markiert, weil das Debitorenrisiko bei der Ärztekasse liegt. 2 Voraussetzungen Das Elexis Ärztekasse Connector Plug-In funktioniert unter folgenden Bedingungen: 1. Mindestens Elexis Version installiert Getestet mit Elexis Ärztekasse Plug-In installiert Getestet mit net.medshare.connector.aerztekasse_ Siehe auch nachfolgendes Kapitel Installation und Update. 3 Installation und Update Das Plug-In lässt sich auf verschiedene Arten beim Anwender in Betrieb nehmen: Download ab Der Anwender muss dabei entsprechende Kenntnisse mitbringen, wie er ein Elexis Plug-In installieren kann. medshare erteilt keinen Anwendersupport. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Elexis Supporter. Abonnieren im Medelexis Konfigurator: Weitere Auskünfte erteilt die Firma Medelexis AG. Kompilieren des Sourcecodes ab Elexis Open Source Repository 1 Dazu sind entsprechende Kenntnisse der Softwareentwicklung notwendig. 1 ssh://elexis.hg.sourceforge.net/hgroot/elexis/elexis-base Seite 4 von

5 4 Konfiguration 4.1 Verbindungseinstellungen Ärztekasse Für die Rechnungsübermittlung an die Ärztekasse müssen Sie zunächst bei der Ärztekasse einen entsprechenden Zugang (URL, Benutzername und Passwort) beantragen. Diese Angaben tragen Sie dann in den Elexis Einstellungen (erreichbar unter Menü Datei, Einstellungen, Abrechnungssysteme, Ärztekasse ): Globale Einstellungen Benutzername Passwort URL Mandanten Einstellungen Arbeitsplatz Einstellungen In dieser Rubrik werden Einstellungen definiert, welche global für die aktuelle Elexis-Installation gelten. Diese Einstellungen werden in der Elexis DB gespeichert. Benutzernamen, der Ihnen von der Ärztekasse zugewiesen worden ist. Passwort, das Ihnen von der Ärztekasse zugewiesen worden ist. URL, die Ihnen von der Ärztekasse zugewiesen worden ist. In der Regel: Mit dem Häkchen Globale Einstellungen verwenden kann bestimmt werden, ob für den aktuellen Mandanten eigene Einstellungen rund um den Zugang zur Ärztekasse (Benutzername/Passwort) gelten, oder ob die globalen Einstellungen verwendet werden sollen. Um den Mandanten zu wechseln, nutzen Sie die Elexis Funktionalität (Einstellungen schliessen, Menü Datei, Mandant wechseln... und dann Einstellungen nochmals öffnen). zu den Eingabefeldern wie oben bei Globale Einstellungen. Diese Einstellungen werden in der Elexis DB gespeichert. Mit dem Häkchen Globale Einstellungen verwenden kann bestimmt werden, ob auf dem aktuellen Arbeitsplatz eigene Einstellungen für die Verbindung mit der Ärztekasse gelten, oder ob die globalen Einstellungen verwendet werden sollen. Damit können im Bedarfsfall PC-spezifische URLs konfiguriert werden z.b. beim Einsatz von unterschiedlichen Proxys bei einzelnen PCs. zu den Eingabefel Seite 5 von

6 dern wie oben bei Globale Einstellungen. Diese Einstellungen werden lokal auf dem PC gespeichert (z.b. Bei Windows in der Registry). 4.2 Abrechnungssysteme Damit Sie bei der Rechnungsausgabe die notwendigen Filterkriterien anwenden können, empfehlen wir Ihnen für die Übermittlung an die Ärztekasse eigenständige Abrechnungssysteme zu erstellen (Menü Datei, Einstellungen, Abrechnungssysteme ). Name Standardrechnungsausgabe Weitere Einstellungen Wählen Sie einen Namen, den Sie dann später in der Auswahlliste bei der Filterung der Rechnungen auswählen und eindeutig identifizieren können. Beispiel: KVG Ärztekasse Wählen Sie hier Ärztekasse aus der Auswahlliste Für eine der weiteren Eingabefelder verweisen wir auf das Elexis Handbuch. Seite 6 von

7 5 Anwendung 5.1 Fall erstellen Achten Sie bereits beim Erstellen eines neuen Falles darauf, dass Sie das gewünschte Abrechnungssystem auswählen: Damit werden alle Rechnungen, welche Sie unter diesem Fall erstellen, automatisch korrekt abgewickelt. 5.2 Konsultationen erstellen Achten Sie beim Erstellen der Konsultationen darauf, dass Sie den richtigen Fall ausgewählt haben: 5.3 Rechnungen erstellen Beim Erstellen gibt es keine besonderen Anpassungen zu berücksichtigen. Erstellen Sie die Rechnungen in Elexis wie gewohnt. Seite 7 von

8 5.4 Rechnungen ausgeben Beim Ausgeben der Rechnungen empfehlen wir Ihnen den entsprechenden Filter anzuwenden: Die gewünschten Rechnungen können Sie dann wie gewohnt ausgeben: Ausgabeziel Damit die Übermittlung tatsächlich an die Ärztekasse erfolgt, gelten zu dieser Auswahlliste folgende Einschränkungen: Auswahl Fall-Standardausgabe Mit der Fall-Standardausgabe wird Elexis, dasjenige Ausgabeziel automatisch festlegen, dass beim Fall gespeichert ist. Die Wahl dieses Eintrags ermöglicht demzufolge die Ausgabe von Rechnungen an verschiedene Ausgabeziele (Nur Rechnungen von Fällen mit Abrechnungssystem Ärztekasse werden also an die Ärztekasse übermittelt). Übermittlung an Ärztekasse Mit der Wahl dieses Eintrags wird Elexis sämtliche ausgewählten Rechnungen an die Ärztekasse übermitteln (also auch dann, wenn im Fall ein anderes Ausgabeziel gespeichert ist). Als Kopie markieren Hinweis: Nehmen Sie bitte zur Kenntnis, dass Elexis derzeit in den Begrifflichkeiten leider etwas inkonsistent ist. In den Einstellungen heisst der Eintrag Abrechnungssystem, beim Fall heisst er Abrechnungsmethode und hier heisst er Ausgabeziel, aber für den vorliegenden Anwendungsfall ist es alles das Gleiche. Wenn Sie dieses Häkchen einschalten, wird die XML Rechnung, welche an die Ärz Seite 8 von

9 Ausgabeverzeichnis tekasse übermittelt wird, als Kopie gekennzeichnet. Das Plug-In wählt standardmässig ein temporäres Systemverzeichnis aus, um die erstellten Rechnungen vor der Übermittlung zwischenzuspeichern. Dies ist ein rein technischer Schritt, den das System vornimmt. Wenn es aus irgendwelchen Gründen notwendig ist, die Rechnungen in einem anderen, als dem vorgeschlagenen Verzeichnis zwischenzuspeichern, haben Sie hier die Möglichkeit ein solches Verzeichnis auszuwählen. Im Normalfall belassen Sie die Standardeinstellung. Hinweis: Bis zum Beenden von Elexis verbleiben die Dateien in diesem Verzeichnis. Bei Bedarf können Sie oder Ihr Elexis-Supporter die Dateien also dort beziehen. 5.5 Zahlungseingänge verwalten Wenn Sie mit der Ärztekasse arbeiten, lagern Sie das Inkasso der Rechnungen an die Ärztekasse aus. Die Zahlungseingänge sind dementsprechend für Elexis nicht ermittelbar. Nach der erfolgreichen Übermittlung an die Ärztekasse werden deshalb die Rechnungen durch das Plug-In automatisch als bezahlt markiert. Seite 9 von

10 6 Tipps und Tricks 6.1 Stornieren von Rechnungen Wenn Sie eine Rechnung stornieren, können Sie wählen, ob Sie das Storno ebenfalls an die Ärztekasse übermitteln wollen oder nicht: Übermittlung an Ärztekasse Konsultationen für eine erneute Verrechnung freigeben Lassen Sie das Häkchen eingeschaltet, wenn das Storno an die Ärztekasse übermittelt werden soll. Wenn Sie das Storno aus irgendwelchen Gründen nicht übermitteln möchten, schalten Sie das Häkchen aus. Lassen Sie das Häkchen eingeschaltet, wenn Sie die Leistungen erneut verrechnen wollen. Ansonsten schalten Sie das Häkchen aus. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Elexis Handbuch. Seite 10 von

11 6.2 Fehlerhafte Übermittlungen Bei fehlerhaften Übermittlungen erhalten Sie einerseits eine Fehlermeldung: Zudem wird bei jeder Rechnung der Fehlergrund dokumentiert: Hinweis: Beim Ausgeben einzelner Rechnungen wird diese Ansicht von Elexis derzeit nicht automatisch aktualisiert. Selektieren Sie deshalb kurz eine andere und dann wieder die betroffene Rechnung, damit Sie das korrekte Rechnungsdetail angezeigt erhalten Gründe für fehlerhafte Übermittlungen Diese Liste enthält nur auszugsweise Beispiele und wird gerne mit weiteren Beispielen erweitert, wenn Sie uns diese melden. Fehler InvalidData/InvalidZSR InvalidData/XMLParserError Die ZSR Nummer in der Rechnung ist ungültig. Prüfen Sie die Einstellungen unter Datei, Einstellungen, Abrechnungssysteme, Tarmed-Rechnungen, Leistungserbringer, KSK. Fragen Sie im Zweifelsfall bei der Ärztekasse nach. Die Rechnung im XML Format ist ungültig. Nehmen Sie mit Ihrem Elexis Support Kontakt. Geben Sie dabei die Dateien *.xml.zip und *.xml.html mit, welche Sie im Ausgabeverzeichnis gemäss Kapitel 5.4 Rechnungen ausgeben ab Seite 8 finden solange Elexis nicht beendet ist. Seite 11 von