TopKontor - Kurzleitfaden

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1 KURZLEITFADEN ANMELDUNG UND BENUTZER Im ersten Schritt können Sie anhand des Benutzers die Rechtevergabe steuern. Dazu ist nach der Installation der Benutzer ADMINISTRATOR sichtbar. Dieser Benutzer hat zunächst alle Rechte. Ein Passwort für diesen Benutzer existiert nicht. Sie erhalten also folgenden Dialog. Nachdem nun das Programm gestartet wurde verzweigen Sie zunächst unter DATEI in die Einstellungen des Programms. Hinterlegen Sie hier z.b. den Drucker für Ihre Formulare oder die Zahlungskonditionen für die Neuanlage der Adressen. Bei Fragen und weiteren Auskünften wenden Sie sich bitte an: blue:solution Software GmbH Münsterstr. 57a Rheine Telefon: / Telefax: / oder Ihrem Fachhandelspartner Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, verzweigen Sie nun unter Stammdaten in den Adressenstamm. Hinterlegen Sie dort Ihre Kunden und Lieferanten. Bitte beachten Sie, dass Sie Debitoren ab der Nummer bis hinterlegen und Kreditoren ab den Nummernbereich erfassen. Sie können die Adressen mit dem Knopf im oberen Teil des Adressenstammes anlegen. Mit dem Haken - Button können Sie dann die Adressen speichern. Anschließend können Sie nun über Auftragsbearbeitung die Projektverwaltung öffnen. Die Projektverwaltung im TopKontor setzt nicht voraus, dass bei der Erstellung von Dokumenten ein Projekt vorhanden sein muss. Dies bedeutet, dass Sie auch zuerst die Dokumente erstellen können und später beim Abspeichern der Dokumente das Projekt anlegen können. Der andere große Vorteil ist, dass auch Dokumente erstellt werden können, die gar keinen Projektbezug haben. Diese Dokumente werden dann in das Sammelprojekt Dokumente ohne Projektzuordnung abgespeichert. blue:solution Software GmbH Seite 1 von 5

2 NEUES PROJEKT ERSTELLEN Um nun ein neues Projekt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor. Klicken Sie auf den Button in der Projektverwaltung. Es öffnet sich der Dialog zur Auswahl eines Kunden: Wählen Sie nun einen Kunden aus. Klicken Sie dazu einfach auf den Übernehmen Button. In der Folge wird nun der Kundenauswahldialog geschlossen und der Kunde in die Projektverwaltung eingetragen. Vergeben Sie nun in der Betreff Zeile der Projektverwaltung einen beliebigen Betreff. Klicken Sie dann auf den Haken Button um das Projekt zu speichern. Nachdem Sie nun das Projekt gespeichert haben, beginnen wir mit der Dokumenterstellung und der Positionserfassung. Neue Dokumente erstellen und bestehende Dokumente öffnen: Sie haben mehrere Möglichkeiten neue Dokumente zu erstellen oder bestehende Dokumente aufzurufen. Entscheidend hierbei ist jedoch die Einfachheit der Dokumentbearbeitung. Ähnlich den WORD - Funktionalitäten können hier die entsprechenden Positionstexte markiert und auch formatiert werden. blue:solution Software GmbH Seite 2 von 5

3 Sie befinden sich nicht in der Projektverwaltung und wollen ein neues Dokument erstellen. Klicken Sie dazu auf den - Button um ein neues Dokument zu erstellen oder den ment aufzurufen. - Button um ein bestehendes Doku- Sie befinden sich in der Projektverwaltung. Klicken Sie dann in der Menüzeile auf die folgenden Button: Weiteres Neues Dokument zum Projekt erstellen Angebot In unserem Beispiel erstellen wir ein neues Angebot. Klicken Sie also wie oben beschrieben auf: Weiteres Neues Dokument zum Projekt erstellen Angebot um ein neues Angebot zu dem angelegten Projekt zu erstellen. Anschließend wird das Dokument geöffnet. Ändern Sie ggf. das Dokumentdatum, indem Sie einfach auf das Datum klicken. Es öffnet sich der Standard-Kalender. Ebenso, wie Sie neue Dokumente erstellen können, können Sie auch Dokumente umwandeln. Dies bedeutet, dass das bestehende Dokument z.b. ein Angebot geöffnet wird und anschließend ein neues Dokument z.b. eine Auftragsbestätigung auf Basis des geöffneten Angebots erstellt wird. Auch hier gibt es wieder zwei Möglichkeiten. Sie befinden sich nicht in der Projektverwaltung. Klicken Sie auf den - Button um ein bestehendes Dokument zu öffnen. Sie erhalten dann folgenden Dialog: Wählen Sie hier den Dokumenttyp aus, den Sie öffnen möchten. Anschließend wählen Sie das zu öffnende Dokument und klicken auf den Button (Auswahl auch per Doppelklick linke Maustaste). blue:solution Software GmbH Seite 3 von 5

4 Wählen Sie hier den Dokumenttyp aus, den Sie öffnen möchten. Anschließend wählen Sie das zu öffnende Dokument aus und klicken auf den Button (Auswahl auch per Doppelklick linke Maustaste). In der Folge wird nun das Dokument geöffnet. Sie können dann entweder mit einem Klick auf das Dokument umwandeln oder aber über den Dokument Assistenten: Dokument Umwandeln in Rechnung Sie befinden sich in der Projektverwaltung. Markieren Sie hier ein Dokument eines Projektes. Sie haben nun zwei Möglichkeiten dieses Dokument zu wandeln. 1. Weiteres Markiertes Dokument umwandeln in Rechnung blue:solution Software GmbH Seite 4 von 5

5 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, dann: Markiertes Dokument umwandeln in Rechnung Positionen erfassen und ändern: Um nun auch Positionen in ein geöffnetes neues Angebot zu erfassen, können Sie wiederum zwischen zwei Möglichkeiten der Positionserfassung wählen. Sie klicken dazu einfach mit der rechten Maustaste in das Dokument. Sie können hier nun je nach Bedarf die verschiedenen Positionsarten auswählen. Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf eine Positionsart wird der entsprechende Stammdatenbereich geöffnet. Sie klicken auf den Knopf. Sie erhalten dann einen Dialog, in dem Sie wiederum die entsprechenden Positionstypen auswählen können. Wählen Sie eine Position und bestätigen mit Weiter. Es öffnet sich der entsprechende Stammdatenbereich. Wählen Sie dann eine Position und klicken Sie auf den - Button oder übernehmen Sie die Position per Doppelklick mit der linken Maustaste auf die markierte Position. Geben Sie in dem folgenden Fenster die gewünschte Menge ein und klicken Sie auf den Nachdem Sie alle Positionen übernommen haben, schließen Sie das Fenster mit dem oben rechts oder dem Nachdem Sie alle gewünschten Positionen ergänzt haben, schließen Sie das Dokument über das X rechts oben oder über den In der Folge fragt Sie das Programm, ob das Dokument gespeichert werden soll. [Sie können jedoch zuvor auch auf den SPEICHERN Button klicken. Schließen Sie in diesem Fall das Dokument.] Ordnen Sie dann ggf. das Dokument einem Projekt zu. Öffnen Sie ggf. die Projektverwaltung. Dort sehen Sie in einer Art Explorer Ansicht das Dokument, welches Sie soeben erstellt haben. Sie können nun das Dokument einfach per Doppelklick wieder aufrufen, oder aber direkt ein anderes Dokument auf Basis des Angebotes generieren. Markieren Sie dazu einfach das Dokument Angebot. Anschließend wandeln Sie dieses - wie oben beschreiben - entsprechend um. blue:solution Software GmbH Seite 5 von 5

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