Crash oder Aufschwung - Agile Unternehmenssteuerung in dynamischen Märkten

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1 Crash oder Aufschwung - Agile Unternehmenssteuerung in dynamischen Märkten Perry Fett TDS AG, Geschäftsbereich IT Consulting, Fachbereichsleiter Cross Application 0 Copyright 2011 TDS AG

2 Themen Steuerungsinstrumente, die heute ein Unternehmen braucht Simulation & Planung - Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen Erfolgsrezept für schnelle Einführung integrierter Business Intelligence Lösungen BI Gegenwart ==> was ist möglich 1

3 Steuerungsinstrumente, die heute ein Unternehmen braucht Warum BI / Erwartungen an BI BI ist wichtig Potentiale von BI Definition von BI Wie arbeite ich mit BI Wie steuer ich ein Unternehmen Rückspiegel Was ist der Unterschied zwischen Reporting und Analytik Was bedeutet Analysis Aggregation, Navigieren, Geht auch mit Excel Was ist BI? und warum ist die Summe der Tools so wichtig? Welche Informationen werden analysiert? Warum DWH (ETW) Ebenen der Datenmodellierung Architektur von BI Navigationsattribute historische Wahrheit 2 Copyright 2010 TDS AG

4 Warum BI Es ist an der Zeit, die Informationen in Ihrem Unternehmen als Wettbewerbsvorteil zu nutzen Aus der Vergangenheit lernen Erkennen von Potenzialen Prozesse verbessern Probleme rechtzeitig erkennen Was sind die Stärken einer Organisation Was sind die Schwächen einer Organisation Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Systemen Zentrales und einheitliches Reporting und Analysesystem Die richtigen Daten (fehlerfrei) Vermeidung von manuellen Manipulationen Eine einheitliche betriebliche Sicht Schaffung einer hohen Nutzerakzeptanz bei effizientem Betrieb und reduzierten Betriebskosten Kosteneinsparungen durch Reduktion der heterogenen Systemlandschaft Zeitnahe Informationsbereitstellung Die Intelligenz kommt durch den Anwender 3 Copyright 2010 TDS AG

5 Angaben in % RAAD-Studie vom April 2010 Welche Bedeutung hat das Thema Business Intellligence in Ihrem Unternehmen? 48 %: hohe/sehr hohe Bedeutung 21 %: kaum Bedeutung (vor allem bei Unternehmen < 500 MA) Quelle: RAAD, April/Mai 2010, telefonische Befragung von 363 Führungskräften aus den Bereichen IT und Controlling bei Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern 4 Copyright 2011 TDS AG

6 Potenziale von BI Optimierung voraussagende Modellierung Was ist das Beste das passieren kann Beschreibende Verbindung 1 Verbindung 2 Modellierung Was wird passieren Rohdaten Bereinigte Daten Reports Warum passierte es Was passierte DATA Information Knowledge Intelligence 5 Copyright 2010 TDS AG

7 Unterschied zwischen Reporting und Analytik Reporting: Welche Artikeln wurden verkauft; wie viele wurden verkauft; was wurde für die Artikel bezahlt Analytik: tieferen Einblick in die eigenen Geschäftsprozesse: Welche Auswirkungen haben Rabatte und Kampagnen Welche Artikel laufen in welchen Einheiten am besten Welche Produkte sind für ein Cross-Selling geeignet Pflege von Sortimenten, welche Beziehungen haben Artikel zueinander Das Management kann besser für die Zukunft planen 6 Copyright 2010 TDS AG

8 TDS Definition BI Performance Management Strategie Planning Budgeting Forecast Konsolidierung Profitabilität und Cost Management Risk Management Reporting & Analytics Reporting Dashboards Query/ Analyse Search Advanced Analysis Data Warehouse Datenmodell Architektur Extraktion und Staging Storage In-Memory- Datenbanken Information Management Data Integration Data Quality Management Master Data Management Metadata Management IT-Betrieb und Infrastruktur BI ist eine Strategie, die vorhanden Werkzeugen einsetzt, um die Suche, die Aufbereitung, die Analyse sowie die Distribution von Informationen und Erkenntnissen, die benötigt werden, um strategische und operative Unternehmensziele zu erreichen. 7 Copyright 2011 TDS AG

9 ACT: Messen, analysieren und Maßnahmen ableiten. Aber mit welchen Mitteln? Was bedeutet diese Zahl??? Basiseffekt aus Vorjahr? Was wurde geplant? Was macht der Markt, die Mitbewerber? Saisonale Einflüsse?. Was hat diese Zahl für Auswirkungen??? Auftragsbestand -> Auslastung? Umsatz -> Cash Flow? Cash Flow -> Finanzierung? Lagerbestand -> Kapitalbindung? Analyse- Auftrag Controlling Auftragseingang Produktgruppe Änd. Monat Änd. Jahr % - 6,6 % % + 3,3 % % -0,9 % Analyse- Auftrag Controlling 8 8 Unternehmensplanung und -steuerung mit SAP BI, W.-D. Betz, 03/2009

10 ACT: Messen, analysieren und Maßnahmen ableiten mit einem BI-System Was bedeutet diese Zahl??? Was hat diese Zahl für Auswirkungen??? Simulation Maßnahmen Analyse Auftragseingang Produktgruppe Änd. Monat Änd. Jahr % - 6,6 % % + 3,3 % % -0,9 % Bessere und sicherere Entscheidungen: aktuelle und schnelle Informationen weniger Unsicherheiten durch vollständige Informationen 9 9 Unternehmensplanung und -steuerung mit SAP BI, W.-D. Betz, 03/2009

11 Unternehmenssteuerung mit Kennzahlen Das Kennzahlenmodell (Auszug) Finanzen Geschäftswertbeitrag Eigenkapitalrendite Umschlagsdauer der Forderungen Kunde + Markt Absatz Auftragsbestand Produktprofitabilität Kundenzufriedenheit Prozesse Auftragsdurchlaufzeit Lagerreichweite Liefertreue Lieferfähigkeit Retourenquote Beschwerdequote Mengentreue Termintreue Personal + Innovation Personalstand Krankenstand Forschungs- und Entwicklungsquote 10

12 Ausgangslage: Gewachsene Daten-Silos Geschäftsführung?????? Buchhaltung Controlling Einkauf Vertrieb BW... FI CO MM SD SAP R/3, ECC, All-in-One, etc. 11 Unternehmensplanung und -steuerung mit SAP BI, W.-D. Betz, 03/

13 Unternehmens-Reporting mit Data Warehouse Architektur Geschäftsführung Controlling Einkauf Buchhaltung Vertrieb BW Reportingebene Kennzahlenebene BW-Ebene Belegebene SAP R/3, ECC, All-in-One, etc Unternehmensplanung und -steuerung mit SAP BI, W.-D. Betz, 03/2009

14 Unternehmenssteuerung mit Kennzahlen Die Analyse mit dem Cockpit Liefertreue Anteil mengentreuer Lieferpos. Anteil termin. treuer Lieferpos. 13

15 Motivation für ein EDW Konzept 14 Copyright 2010 TDS AG

16 Ebenen der Datenmodellierung 15 Copyright 2010 TDS AG

17 Datenfluß Operational Data Store Multi Layer Architekturen Analysen Analysen Virtualization Layer Reporting Layer Reporting Layer Business Transformation Layer Business Layer Datenlayer Data Propagation Layer Quality & Harmonisation Layer Corporate Memory Data Acquisition Layer Datenquellen Datenquellen 16 Copyright 2010 TDS AG

18 Beispiel: Veränderung von Dimensionen 17 Copyright 2010 TDS AG

19 Berichtsanforderungen - Szenarien 18 Copyright 2010 TDS AG

20 Szenario I Bericht mit aktueller Struktur 19 Copyright 2010 TDS AG

21 Szenario II Bericht mit alter Struktur 20 Copyright 2010 TDS AG

22 Szenario III Bericht nach historischer Wahrheit 21 Copyright 2010 TDS AG

23 Simulation & Planung - Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen Plandaten auf allen Ebenen Deming Kreis Welche Anforderungen gibt es an die Planung Wenn Delta von Plan zu Ist zu groß, dann Ereignis und Information Wie ist das Delta zum Benchmark Benchmark vom Markt (Branche) Benchmark von anderen Bereichen der eigenen Firma Wie erkenne ich schnell, das sich Märkte verändern? Visualisierungstechniken Trends Massnahmen ergreifen (Strategie ändern, Plan anpassen) Deming Kreis 22 Copyright 2010 TDS AG

24 Lifecycle Business Intelligence Act Plan Check Do 23 Copyright 2010 TDS AG

25 Plandaten auf allen Ebenen Ebene 1 Ergebnis = Y Ergebnis Jan 2011 Feb 2012 März 2011 Plan Vorjahr IST Benchmark IST Ebene 2 Umsatzerlös Var. Kosten Fix. Losten Umsatz Jan 2011 Feb 2012 März 2011 Plan Vorjahr IST Benchmark IST Ebene 3 Absatz Preis Absatz Jan 2011 Feb 2012 März 2011 Plan Vorj. IST Benchm IST Preis Jan 2011 Feb 2012 März 2011 Plan 2,00 2,00 2,00 Vorj. IST 2,00 2,00 2,00 Benchm. 1,50 1,50 1,50 IST 2,00 2,00 1,80 24 Copyright 2010 TDS AG

26 Erkennung von Abweichungen Planwert Ist Prognose Delta 25 Copyright 2010 TDS AG

27 Abweichungsanalyse Best-Case Trend Worst-Case t t1 tn 26 Copyright 2010 TDS AG

28 Visualisierung Wieviel 3 sind vorhanden 27 Copyright 2010 TDS AG

29 Visualisierung Wieviel 3 sind vorhanden 28 Copyright 2010 TDS AG

30 Visualisierung Heatmap 29 Copyright 2010 TDS AG

31 Visualisierung von Abweichungen 30 Copyright 2010 TDS AG

32 Erfolgsrezept für schnelle Einführung integrierter BI Lösungen Fahrplan Wie baue ich ein Analytisches System auf? Projektvorgehensweise CCBI Frameworks für schnelle Projekteinführung Was ist alles zu berücksichtigen Eine Firmenkultur für BI Definition von Kennzahlen Zusammenarbeit IT Fachbereich Effizienz - Flexibilität 31 Copyright 2010 TDS AG

33 Vorgehensmodell Ziele Definition der Projektziele Definition der Projektorganisation Organisation, Scope Analyse fachlicher und techn. Anforderungen Prozesse, Vorsysteme, Schnittstellen Erstellen Projektplan Detailentwurf BI-Anwendungen Datenmodellierung ETL-Prozesse Realisierung der fachlichen und technischen Feinkonzepte bis zur Implementierungsreife Durchführung der verschiedenen Testarten Vorbereitung Produktion Deployment der fertigen BI-Lösung in die bestehende IT-Umgebung Stabile Produktion Wachstum Erweiterungen Schritt Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung Test Rollout Stabilisierung Meilensteine Abnahme Projektdefinition Projektfreigabe Abhahme Pflichtenheft Abnahme Projektplan Abnahme fachliches und technisches Feinkonzept Abnahme A&I Plattform Abnahme Unit Test BI Anwendungen Abnahme Datenbanken und ETL Prozesse Fachliche u. technische Abnahme Produktivfreigabe Start Produktion Anwender sind geschult Definition Folgeprojekt 32 Copyright 2010 TDS AG

34 Projektinitialisierung Die Projektinitialisierung umfasst die folgenden Punkte Gemeinsames Verständnis für die Möglichkeiten im BI Gemeinsame Definition der Projektziele Einstufung des BI im Unternehmensumfeld Definition der Organisation für das BI-Projekt Ernennung eines Paten aus der Geschäftsführung für das BI-Projekt Gemeinsames Verständnis für Coaching-Ansatz Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 33 Copyright 2010 TDS AG

35 Analyse Die Analysephase im Projekt umfasst die folgenden Punkte Definition eines Metadaten-Repository Welche Kennzahlen sind notwendig Welche Merkmale sind notwendig Definition der Zeithorizonte Analyse der fachlichen Anforderungen Analyse der technischen Anforderungen Analyse der Quellsysteme Analyse der Schnittstellen Analyse der Reportinganforderungen Definition des Projektplanes Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 34 Copyright 2010 TDS AG

36 Design Das Design enthält: Konzeption des Datenmodells Definition der ETL Prozesse Definition der Reports mit BI-Tools von SAP BusinessObjects Definition der Queries Konzeption von Crystal Reports Konzeption von Web Application Designer Konzeption von Web Intelligence Konzeption von Dashboard Design Konzeption von Berechtigungen Konzeption für Kompetenzcenter BI Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 35 Copyright 2010 TDS AG

37 Realisierung Die folgenden Punkte werden implementiert: Aufbau der notwendigen technischen Systeme Umsetzung eines automatischen und wiederkehrenden ETL-Prozesses (Extract, Transformation, Load-Prozess zur Erstellung von Datenbanken) zur Gewinnung der Berichtsdaten Datenmodellierung Berechtigungen Reporting Datenmigration Schulung der Key-User Erstellung der notwendigen Dokumentation Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Schrittweise Übergabe der Aktivitäten an die Key-User 36 Copyright 2010 TDS AG

38 Tests Folgende Tests sind zu betrachten: Test der techn. Systeme Test der Schnittstellen Modul-, Funktionstest Benutzer Akzeptanztest Integrationstest Last- und Performancetest Test der Berechtigung Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 37 Copyright 2010 TDS AG

39 Rollouts Unter Rollout wird hier die Produktivsetzung in den einzelnen Bereichen aufgeführt ( Stichwort: Go Live) Aufsetzen des Produktivsystems Schulung der Anwender Laden der Stammdaten Laden der Bewegungsdaten Anlegen der User Notwendige Prozesse starten Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test 6 7 Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 38 Copyright 2010 TDS AG

40 Stabilisierung Ein BI-System ist einer großen Dynamik ausgesetzt: Neue Anforderungen der Anwender Neue Quellsysteme Erweiterung des Metadaten Repository Neue analytische Anforderungen Dies wird durch ein zentrales Kompetenzcenter BI gesteuert Einheitliches Kennzahlenmodell Priorisierung der Anforderungen Vereinheitlichung des Datenmodells Verwaltung der Berechtigungen Standardisierung des Reportings Einheitliches Regelwerk für das Arbeiten mit dem System Schulung der Anwender Projektinitialisierung Analyse Design Realisierung 5 Test Rollout Stabilisierung Gemeinsame Realisierung nach einem Coaching-Ansatz 39 Copyright 2010 TDS AG

41 Projektbeschleuniger - Frameworks Cockpits Integriert im SAP Portal Eigenes Kennzahlensystem Vordefinierte Reports Lösungen Integrierte Planung Gleiches Framework für alle Teilpläne Integration der Teilpläne Integration mit SAP ERP Data Warehouse Eigenes Layermodell Diese Frameworks erlauben eine schnellere Projekteinführung, höhere Qualität und die Möglichkeit des Prototypings 40 Copyright 2010 TDS AG

42 Projekte Vorgehen Verbindung 1 Verbindung 2 Themen, die in einem BI Projekt berücksichtigt werden müssen 41 Copyright 2010 TDS AG

43 Eine Firmenkultur für BI Nur wenn jeder Mitarbeiter in die Analysen involviert ist, wird sich eine Kultur für BI im Unternehmen entwickeln. Jeder Mitarbeiter muss das Gefühl haben, dass er selbst durch seine Arbeit Kennzahlen verändern kann. Er muss die Möglichkeit haben, dies auch zu reporten. Die Kennzahl Umsatz pro Mitarbeiter ist nur sinnvoll, wenn sie von jedem Mitarbeiter beeinflusst werden kann und entsprechen reportet wird! Mitarbeiter müssen über die Strategie (Ziele) der Firma informiert sein, wissen welche Zielparameter abgestrebt werden und wie man diese erreichen kann. Erst wenn dies erreicht ist, hat man eine BI Firmenkultur. Die Kommunikation ist komplett über BI-Tools möglich!!!! 42 Copyright 2010 TDS AG

44 Fokus auf Kennzahlen Dieser Steuerungszyklus muss gelebt werden; wenn er sich etabliert, kann man sich nicht vorstellen, das man einmal ohne Ihn arbeiten konnte!!! Beispiel: Britisch Airways: Der CEO hat den Fokus auf ein KPI gesetzt Verringerung der Verspätungen; diese Kennzahl wurde täglich an den CEO berichtet und die Verursacher mussten sich rechtfertigen Jeder war daher interessiert Maßnahmen zu ergreifen, die Verspätungen verhinderten Quelle:??? 43 Copyright 2010 TDS AG

45 Du Pont Kennzahlensystem 44 Copyright 2010 TDS AG

46 Economic Value Add (EVA) EVA = Net Earnings Capital Charge Net Earnings = Sales Expenses (incl cost of goods sold, operating expenses and depreciation) Interest Taxes Capital Charge = Total Invested Capital * Weighted Cost of Capital Business Performance in einer einzigen Kennzahl Die Kennzahl zeigt den Wert für Anteilseigner über einen langen Zeitraum Aber Diese Kennzahl beschreibt nicht die Strategie des Unternehmens Diese Kennzahl liefert keine Richtlinie für die beste Strategie Die Kennzahl misst nur die Ergenbisse 45 Copyright 2010 TDS AG

47 Zusammenarbeit IT - Fachabteilung Agilität von IT Systemen Fachabteilungen müssen mit einbezogen werden Definition von Anforderungen und Anwendungen durch Fachabteilungen Definition von Standards in Unternehmen Wiederverwendbarkeit von Anwendungen Vergleichbarkeit von Anwendungen Integration der Anwendungen Kommunikation Fachabteilung und IT 46 Copyright 2010 TDS AG

48 Effizienz vs. Flexibilität Ein effizienter Betrieb steht zu der geforderten Dynamik für eine Applikation tendenziell im Wiederspruch 47 Copyright 2010 TDS AG

49 User Kategorien Wir müssen die User in vier Kategorien aufteilen, da sie unterschiedliche Fähigkeiten und Anforderungen an ein BI System haben. 1. Nichttechnischer Business User 2. Business Analyst 3. Power User 4. IT Entwickler 80% bis 90% der Mitarbeiter mit Reporting Tools vertraut sehr technischer User nicht Business orientiert Was brauchen die nichttechnischen Benutzer, die die Mehrheit darstellen? Frage: Auf welche Gruppe sollen wir uns beim Projektstart konzentrieren? 48 Copyright 2010 TDS AG

50 Die User verstehen 49 Copyright 2010 TDS AG

51 Wer produziert die Informationen? 50 Copyright 2010 TDS AG

52 Projekte Was Sie bei einer BI Einführung vermeiden sollten Unklare Strategie Abstimmung IT / Fachabteilung Kurzsichtiges Datenmodell Falsche Erwartungen an BI Datenqualität Individualentwicklung statt Konzeption Lange Abfragezeiten BI Sponsor aus Management Marketing für BI BW Workshop

53 BI Competenz Center BI Competence Center BI Projektsponsor Leiter BI CC Technischer Koordinator (IT) Vertreter Fachabteilung Vertreter Länder Berater extern BI-Experten Unternehmens- Standard Systemlandschaft EDW Datenmodell Reporting Planung Projektvorgehen BI Projekte BI Projektrahmen Koordination KPI Koordination Projekte BW Workshop

54 Höhere Zufriedenheit mit BICC 53 Copyright 2010 TDS AG

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