PACS Performer Software Überblick wichtige Einzelabläufe (Schnelleinstieg)

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1 Seite 1 vn 15 PACS Perfrmer Sftware Überblick wichtige Einzelabläufe (Schnelleinstieg) Inhalt: 1 Überblick Abläufe und Schnelleinstieg 1 2 Ablauf: Kntakt anlegen 2 3 Ablauf: Mitarbeiter anlegen 3 4 Ablauf: Prjekt anlegen 5 5 Ablauf: Prjekt planen 8 6 Ablauf: Zeiten und Reiseksten erfassen (Überblick) 10 7 Ablauf: Rechnung erstellen 11 8 Ablauf: Reprt einbinden und aufrufen 13 9 Zeiten & Ksten erfassen (DT-, Offline- und Web-Client) 14 1 Überblick Abläufe und Schnelleinstieg Die flgenden Ausführungen geben Ihnen einen Überblick zur Vrgehensweise bei der (Erst-)Bedienung des PACS Perfrmer Systems. Sie ermöglichen den Schnelleinstieg in die Grundfunktinen und erläutern den prinzipiellen Aufbau der Sftware. Zu beachten ist hierbei, dass diese Erläuterungen nicht auf spezielle Strukturierungen und Detaillierungen eingehen. Individuelle Kundenstrukturen können i.d.r. über mehrere Wege und in mehreren Bereichen swie in Kmbinatin mit Berichtsdarstellungen abgebildet werden. Die beste Alternative hierzu klärt der PACS Systemberater detailliert mit dem Kunden bei der Implementierung der Sftware der im Rahmen des laufenden Supprts. Hierbei wird auch abgestimmt, inwieweit die insgesamt 7 PACS-Zusatz-Mdule und über 9 Schnittstellen- bzw. Addn-Mdule zum Einsatz kmmen. Aufgrund unserer Branchenerfahrungen, unserem Knw-hw zum Thema Prjekt Cntrlling Accunting und zur PACS Perfrmer Sftware kann PACS die speziellen inhaltlichen Anfrderungen und deren technische Umsetzung in der PACS Prjektdatenbank sehr gut einschätzen und knkrete Vrschläge für Lösungen unterbreiten. Die hier im Vrfeld investierte Zeit zahlt sich smit im laufenden Geschäftsbetrieb sehr schnell wieder aus. Der Einstieg in die Bedienung der PACS Sftware erfrdert zunächst die Anlage vn Basisstrukturen (bei Neuanlage der PACS Datenbank sind nur einige Beispieldaten enthalten). Um Ihre eigenen Kntakte und Prjekte in die Datenbank aufzunehmen, ist es wichtig, dass Sie die hier im Schnelleinstieg definierte Reihenflge für die Erfassung einhalten. Bedienung Aufruf der zentralen Anwendung über Start Prgramme PACS PACS (alternativ ist der Start über eine Verknüpfung auf dem Desktp möglich) Unter 'Benutzerprfile' befindet sich das PACS Hauptmenü zur Navigatin. Der Einsatz bzw. Aufruf der einzelnen Funktinsbereiche ist abhängig vn den zugerdneten Rechten je User (PACS Lizenz vrausgesetzt). Bei Erstanmeldung erflgt der Zugang gemäß den im Rahmen der Installatin genannten Daten (siehe Inf- Mail mit Standardbenutzer & Passwrt). Nach der Erstanmeldung werden für jeden User eigene Benutzernamen (mit individuellem Passwrt) vergeben, die Basis für seine individuelle Anmeldung bilden. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

2 Seite 2 vn 15 Bedienungsberflächen 1) Zentrale DT-Bedienungsberfläche (mit Benutzerprfilen und Funktinsbereichen) 2) Web-Bedienung für Zeiten & Ksten erfassen (inkl. Reprtaufruf) [Zusatzmdul] Aufruf im Brwser Firefx, Chrme, Internet Explrer, Safari (Brwser-unabhängig) Unter 'Benutzerprfile' befindet sich das PACS Hauptmenü zur Navigatin. Der Einsatz bzw. Aufruf der einzelnen Funktinsbereiche ist abhängig vn den zugerdneten Rechten je User (PACS Lizenz vrausgesetzt) 2 Ablauf: Kntakt anlegen Alle Kntakte, die mit der Firma in Beziehung stehen werden im Fenster Kntakte verwaltet. Sie sind die Basis für die Anlage vn Prjekten (Auftraggeber-Kntakt, Rechnungsadresse) und die Anlage vn Mitarbeitern. Zur Neuanlage eines Kntaktes im DT-Funktinsbereich Stammdaten auf Kntakte klicken. Im Register KONTAKTE auf auf Pflichtfelder. Durch Klick auf Neu anlegen klicken. Alle Eingabefelder werden weiß. Für die Anlage gibt es keine Speichern wird der Kntakt in die Datenbank eingetragen. Zur Suche eines Kntaktes auf Suchen und OK klicken. Kntakte werden über mehrere Stufen qualifiziert: Kntakttyp: bspw. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter. Kntaktkategrie 1+2: Feldnamen und Auswahl-Alternativen können in der PACS Systemknfiguratin definiert werden. Kntaktgruppe: Qualifizierung vn Kntakten nach Gruppenbereichen (bspw. VERTRIEB), Obergruppen (bspw. Branche) und zugehörigen Untergruppen (bspw. Banken, Versicherungen, Handwerk). PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

3 Seite 3 vn 15 Um einem Prjekt einen Auftraggeber-Kntakt zurdnen zu können, muss dieser vrab im Register KONTAKTE angelegt werden. 3 Ablauf: Mitarbeiter anlegen Vrab Kntakt anlegen (-> siehe Kntakt anlegen) 1. Kntaktfelder Kntaktname, -Vrname: wichtig für die Anzeige des Kntaktes u.a. in Reprts (ansnsten keine Pflichtfelder) Kntakttyp: Mitarbeiter (intern, festangestellt) bzw. Mitarbeiter (extern, freie) [= Fremdleistung] wählen. Nummer: im Feld die MA-Persnalnummer eintragen relevant: bei Exprt vn MA-Daten (Zeiten und Ksten) und deren Zurdnung im Rechnungswesen zu Kstenstellen. Bessere Abstimmung vn Daten zwischen Buchhaltung und Cntrlling Ressurcen verwalten Das Fenster Ressurcen verwalten starten über DT-Funktinsbereich Stammdaten Ressurcen. Anschließend im Fenster Ressurcen im Menü Kntakt auf Suchen klicken, die Suchptin 'Nrmaler Kntakt' markieren und dann auf den Buttn Suchen. Hinweis: Ist ein Kntakt nch nicht lizenziert, dann die Suchptin 'Nrmaler Kntakt' markieren (ansnsten werden diese Kntakte nicht im Suchergebnis anzeigt und können nicht lizenziert werden). 2. Kntakt als Mitarbeiter lizenzieren Definitin der BENUTZER-Infrmatinen für die einzelnen MA-Kntakte: a. Benutzername, Passwrt Knventinen Benutzername Snderzeichen dürfen verwendet werden (auch internatinale) Leerzeichen vr, nach der in der Mitte des Benutzernamens sind nicht zulässig Grß- und Kleinschreibung spielt keine Rlle. Knventinen Passwrt Zeichen: nur lateinisches Alphabet, keine Umlaute (ä, ö, ü) und kein 'ß' Snderzeichen dürfen verwendet werden Leerzeichen vr, nach der in der Mitte des Passwrts sind nicht zulässig Grß- und Kleinschreibung ist zu beachten b. Lizenztyp ('MA-Vll-Lizenz', 'MA-Teil-Lizenz' der 'MA hne Lizenz'), Zugriffslevel. Detailerläuterungen unter Mitarbeiter-Lizenzierung und Benutzernamen und Passwrt. c. Standrtauswahl (wichtig in den Reiseksten für die krrekte länderspezifische Spesensatz-Auswahl) 3. MA-Funktinen (zur Drpdwn-Auswahl) Um bei Drpdwn-Feldern als MA-Kntakt ausgewählt werden zu können (bspw. ist dies wichtig bei der Prjektanlage für die Auswahl "Prjektleiter") ist es ntwendig, dass der betrffene Kntakt für diese Auswahl vrab qualifiziert wird. Hierzu in der Tabelle die betrffenen Funktinen (Prjektleiter + Wiedervrlage Kntakte + Akquisiteur/Vermittler + Kntaktverantwrtlicher per Haken markieren und auf Übernehmen klicken. 4. Mitarbeiter-Arbeitszeitregelung (Register PENSUM; wichtig für die Berechnung des Arbeitszeitknts) a. Eintrittsdatum: Eintritt in die Firma (wenn kein Datum eingetragen, wird bei MA-Lizenzierung das aktuelle Tagesdatum autmatisch gesetzt) b. Arbeitszeitregelung (Firmenregelung über Menü Pensum Firmenstandard-Arbeitszeitregelungen der persnenindividuell direkt im Register PENSUM) PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

4 Seite 4 vn 15 Standard-AZ: Eintrag der Stunden pr Tag/(Einzel-)Wchentage / (Einzel-)Mnatstage gültig ab: Prduktiv-Einsatzstart der PACS Sftware in der Firma. Gleit-u. Überstundenregelung: Eintrag Gleitzeit -Wert nötig, wenn Arbeitszeit auf die Flgemnate (Drpdwn-Auswahl Einheit Mnate ) frtgeschrieben werden sll Eintrag mit Gehalt abgeglten bspw. bei Persnen hne gesetzliche Arbeitszeitbindung (Auswahl Einheit muss identisch zur Auswahl Gleitzeit sein). Einträge im Detail: c. Feiertagsdatei pr MA(Fenster Ressurcen verwalten) Menü Allgemein Sammeleintrag Feiertage. Vrdefinierte Skriptdatei wählen (vn PACS für die MA des jeweiligen Bundeslandes bzw. Land erstellt). Dann die betrffenen MA suchen und per Mausklick markieren (Buttn Ausführen wird aktiv). Auf Ausführen klicken, die Feiertage werden damit beim MA eingetragen (die Berechnung der Sll-Arbeitszeiten der MA erflgt im Anschluss autmatisch). 5. Definitin vn Ansichtsrechten für MA Aufruf über PACS DT-Funktinsbereich Stammdaten Benutzerrechte verwalten: Bedienung: MA im Frame Auswahl MA... auswählen (Haken setzen) und im jeweiligen Register auf den Buttn Suchen klicken. Die farbliche Anzeige blau (Recht existiert) und schwarz (kein Recht) zeigt den aktuellen Stand an. Haken setzen und Eintrag immer mit Klick auf Sichern abschließen. a.... Register MITARBEITER: Damit ein MA nur seine eigenen Aktivitäten sehen kann, wird nach der Zurdnung (Nr. 4b.) seinem Benutzernamen der entsprechende PACS MA-Kntaktname autmatisch zugerdnet. Zur Ansicht weiterer MA muss das Ansichtsrecht explizit zugerdnet werden. Dies ist ntwendig, damit der eingelggte MA für einen Dritten Leistungssätze im Leistungsarchiv anlegen kann (siehe Nr. 6) der ein Keyuser alle Zeiten und Reiseksten [Aktivitäten] vn weiteren Mitarbeitern auswählen und ändern können muss. Wichtig: wurde unter den funktinalen Rechten definiert, dass der Level des Lgin autmatisch das Ansichtsrecht für einen neu angelegten MA bekmmen, ist keine explizite Zurdnung ntwendig, weil sie autmatisch vm System vrgenmmen wurde. b.... Register PROJEKTE: sfern bereits Prjekte angelegt wurden, für die der MA ein Ansichtsrecht benötigt, ist die Vergabe hier der schnellste Weg, einem MA für mehrere Prjekte gleichzeitig das Recht zuzurdnen. Alternativ kann die Ansichtsrechte-Zurdnung beim Prjekt erflgen (Fenster Prjekt bearbeiten). Im laufenden Betrieb wird die Zurdnung des Rechtes auch primär bei der Prjektanlage definiert werden (hier liegen zum Zeitpunkt der Anlage die dafür ntwendigen Infrmatinen vr, wie bspw. mit dem Kunden vereinbarter Tages- / Stundensatz des MA). c.... Register AKTCODES (Pflicht): Die Definitin des Ansichtsrechts für einzelne Aktcdes (für Zeiten 'Z', Reiseksten 'R' und Snst. Leistungen 'S') ist wichtig, da ansnsten keine Zeiten- & Ksten-Erfassung durch den MA erflgen kann. Weitere Details -> Einführung Aktcdes. Wichtig: wurde das funktinale Recht für die autmatische Zurdnung bei MA-Neuanlage aktiviert, ist keine explizite Definitin mehr ntwendig, die Zurdnung erflgt autmatisch. d.... Register REPORTS: Definitin der Ansichtsrechte für den Reprtaufruf. 6. Anlage vn MA-Leistungssätzen Aufruf über PACS DT-Funktinsbereich Stammdaten LS: Zeiten bzw. LS: Reiseksten bzw. LS: Snst. Leistungen) Der Leistungssatz bildet einen Pflichtbestandteil bei der Zeiten- & Kstenerfassung: er enthält den Tages-/ Stundensatz (VKP), mit dem der MA an Kunden weiter berechnet werden kann. -> Grundlagen Leistungsarchiv + Prjekt (Unter-)Register PROJEKTTEAM Im Leistungsarchiv werden zentral gepflegte (Leistungssatz)Vrlagen für jeden MA definiert. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

5 Seite 5 vn 15 Diese können anschließend für ein der mehrere Prjekte als Vrgaben ausgewählt werden (-> Prjektstammdaten anlegen). 4 Ablauf: Prjekt anlegen Vrab Auftraggeber-Kntakt anlegen, siehe -> Ablauf: Kntakt anlegen Zur Neuanlage eines Prjektes im DT-Funktinsbereich Stammdaten auf Prjekte klicken. Im Fenster Prjekte auf Neu anlegen klicken und eine Prjektvrlage wählen. Im Fenster Prjekt bearbeiten werden die Prjektstammdaten bearbeitet. Register ALLGEMEIN Name *: Name des Prjektes. Diesen wählen die MA in Kmbinatin mit der Prjekt-Nr. beim Erfassen vn Zeiten, Reiseksten der beim Ändern vn Prjektstammdaten aus. Prjektnummer *: Durch Klick auf den Buttn Erstellen wird die Nummer autmatisch vm System in Abhängigkeit des ausgewählten Mandanten vrgeschlagen (letzte Prjektnummer des Mandanten +1). Diese Nummer kann jederzeit angepasst der auch per Hand eingetragen werden. Jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden. Name (lang): Prjektname, Prjektbeschreibung zur Anzeige auf der Rechnung Auftraggeber: gewünschte Kntakte suchen und zurdnen (Anlage vrab im Fenster Kntakte ntwendig) Hinweis: ist der gewünschte Auftraggeber-Kntakt nicht wählbar, kann für die Anlage zunächst der 'Platzhalter' gewählt werden. Eine spätere Änderung ist jederzeit möglich. Prjektleiter: Die Qualifizierung dient hauptsächlich der Strukturierung der Prjekte im Rahmen der Prjektsuche der der Filterauswahl bei Reprts. In der Drpdwn-Liste werden alle MA-Kntakte angezeigt, denen die Qualifizierung "Prjektleiter" zugerdnet wurde (-> Mitarbeiter anlegen). Wählen Sie einen Kntakt aus. Hinweis: ist der gewünschte Prjektleiter nicht wählbar, kann für die Anlage zunächst der 'Platzhalter' gewählt werden. Eine spätere Änderung ist jederzeit möglich. Status *: Die Qualifizierung dient hauptsächlich der Strukturierung der Prjekte im Rahmen der Prjektsuche der der Filterauswahl bei Reprts. Wählen Sie eine Statusstufe aus. Währung *: Prjektwährung, in der Leistungen erfasst werden (bspw. Reiseksten) der abgerechnet werden. Kstenstelle: Organisatrische Zurdnung des Prjektes zu einer Business-Unit Mandant *: Im PACS System sind unterschiedliche Mandanten definierbar. Falls nur mit einem Mandanten gearbeitet wird, dann 'Standard' auswählen. Als Mandant wird eine rganisatrische der rechtliche Einheit innerhalb einer einzigen Prjektdatenverwaltung (Prjektdatenbank) verstanden. Für jeden Mandanten können separate Nummernkreisläufe, bspw. für Prjektder Rechnungsnummern definiert werden. Prjekttyp *: externes Kundenprjekt (Standardeintrag) im Gegensatz zu internen Prjekten. Struktur vn PACS vrgegeben. Prjektart / Gruppen: vm Kunden selbst definierbar Qualifizierungen (System-Knfiguratin Prjekte Qualifizierungen) Termine: Start- und Enddatum als Plan- und tatsächliche Ist-Werte. Hinweis: Alle Felder markiert mit einem (*) sind Pflichtfelder. Register AUFTRAG Definitin des Prjekt- / Auftragsvlumens, jeweils getrennt nach Hnrar und Nebenksten unterschieden nach Eigen- und Fremdleistung Diese (Ziel-)Größen können im Rahmen der laufenden Prjektbebachtung mit weiteren Prjektdaten verglichen werden (bspw. Auftragsvlumen im Verglich zu erbrachten der abgerechneten Leistungen). Pr Prjekt wird festgelegt, auf welcher Basis sich das Auftragsvlumen ermittelt wird: Festpreis: direkter Eintrag eines vereinbarten Betrags Nach Kalk. Prjektvlumen: gemäß vrgenmmener Kalkulatin im rechten Bereich des Fensters (Menge * Einzelpreis pr Einheit = Gesamt); keine MA-spezifische Planung. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

6 Nach Ist-Aufwand: Summe tatsächlich erfassten Leistungen (Zeiten & Ksten) zur Verkaufspreisen Seite 6 vn 15 Nach Prjektplan ("Prjektleitersicht"): Detailplanung für Schritte/Phasen, Mitarbeiter, mit Plan-Zeiten [Tage, Stunden], VKP, Zeiträume [Tag KW Mnat Jahr] und Sachksten Nach Budgetplan Prjektvlumen ("verkauftes Budget"): Detailplanung nach Mitarbeiter für Hnrar mit Plan-Zeiten [Tage, Stunden], VKP, Zeiträume [Tag KW Mnat Jahr] und Nebenksten (Betrag) Nach Rechnungen: als Summe der gestellten Rechnung Nach beauftragten Angebten: Summe der Angebte mit Status beauftragt Nebenksten nach Pauschale: als Przentsatz des Hnrarbetrags Anmerkungen: Ein Wechsel der Definitin ist auch nach Prjektstart jederzeit möglich Die Rechnungsstellung ist unabhängig vn der Prjektvlumens-Definitin Register PROJEKTTEAM Gelistete MA können für das Prjekt Zeiten + Ksten erfassen (persnenbezgenes Prjektansichtsrecht). Über die Leistungssatz-Vrgaben wird der vereinbarte Preis pr MA und Tätigkeit (=Leistungssatz) definiert (-> Prjekte (Unter-)Register PROJEKTTEAM). Je detaillierter die Vrgaben bei den Stammdaten festgelegt werden, dest weniger muss der MA bei der späteren Erfassung explizit auswählen (-> Zeiten und Reiseksten durch MA erfassen). Ansichtsrecht festlegen: in den Bereich klicken + rechte Maustaste 'Neue MA-Zeile einfügen' der Neu mehrere MA-Zeilen einfügen' wählen. Der Eintrag in die DB erflgt erst bei Klick auf den Buttn Zurdnungen übernehmen. Hinweis: bei Prjekt-Neuanlage werden... autmatische Rechte eingetragen für den anlegenden User, den Prjektleiter, den KSt.-Leiter (für die letzten beiden, sfern ihr Name eingetragen ist) swie den Dummy-User "MA-unabhängig". benutzerdefinierte Rechteeingetragen, bspw. alle MA eines Levels erhalten das Bearbeitungsrecht Stammdaten. Diese Level-Rechte werden festgelegt unter PACS Dienstprgramme Systemknfiguratin Prjekte Berechtigungen. (der autmatische Eintrag greift nicht mehr bei späterer Änderung vn Namenszurdnungen) Ansichtsrecht MA löschen: Um dem MA das Ansichtsrecht für das Prjekt zu entziehen, muss er aus allen 3 Bereichen (Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen) entfernt werden. alternativ: unter PACS DT-Funktinsbereich Stammdaten Benutzerrechte verwalten dem MA das Ansichtsrecht für das betrffene Prjekt entziehen. Spalte Leistungssatz Der Eintrag muss bzw. kann für jeden der 3 Bereiche separat erflgen. Welcher Leistungssatz (LS) dem MA bei der Zeiten- und Kstenerfassung angezeigt wird, hängt vn der getrffenen Auswahl-Einstellung im Bereich und den definierten Leistungssätzen ab: A) Auswahl Prj.-bezgene(r) LS des MA (immer aktiv [Standard], da für die Auswahl immer Pri1): Dem MA werden ein der mehrere LS 1:1 zugerdnet. Bei der Erfassung vn Zeiten & Ksten werden diese Leistungssätze dem MA in der Drpdwn- Auswahl angezeigt. Sind mehrere definiert, wird der mit dem Haken Standard als erster angezeigt. Einsatzszenarien: Zeiten (Ist):wenn pr Auftrag für MA unterschiedliche Preise (VKP und EKP) vereinbart wurden. Reiseksten / Snst. Leistungen: wenn für einen MA ein spezieller Preis bspw. für gefahrene KM vereinbart wurde. Prjektplan (Zeiten Plan): wenn für die MA-Budgets die beim Prjekt definierten MA-Sätze genutzt werden. B) Auswahl Snstige LS des MA (aktiv, wenn Haken): Dem MA wird kein LS zugerdnet. Bei der Erfassung vn Zeiten & Ksten werden alle für den MA im Leistungsarchiv definierten Sätze zur Auswahl angebten. Primär den drt als 'bevrzugt' markierten. Der MA kann aber auch einen anderen explizit auswählen. Einsatzszenari: Zeiten (Ist):wenn der MA pr Prjekt/Auftrag den Leistungssatz bzw. Preis (VKP und EKP) frei wählen darf (selten) PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

7 Seite 7 vn 15 Reiseksten / Snst. Leistungen: wenn für einen MA ein spezieller Preis bspw. für gefahrene KM vereinbart wurde, der für alle Prjekte gilt (damit keine explizite Zurdnung pr Prjekt nötig). Prjektplan (Zeiten Plan): wenn für die MA-Budgets alle definierten MA-Sätze zur Auswahl stellen sllen (prjekt-unabhängig). C) Auswahl Prj.-bezgene(r) LS MA-unabhängig (aktiv, wenn Haken gesetzt): Dem MA-unabhängig wird ein LS zugerdnet. Bei der Erfassung vn Zeiten & Ksten wird nur dieser Leistungssatz (des MA-unabhängig) den MA des Prjektes in der Drpdwn-Auswahl angezeigt. Einsatzszenari: Zeiten (Ist):wenn alle MA des Prjektes den selben Preis haben (VKP und EKP; die Einzelanlage pr MA entfällt dann) Reiseksten / Snst. Leistungen: wenn für alle MA ein spezieller Preis bspw. für gefahrene KM vereinbart wurde. Prjektplan (Zeiten Plan): wenn für die MA-Budgets die beim Prjekt definierten MAunabhängig-Sätze genutzt werden sllen (alle denselben Preis) D) Auswahl Snstige LS des MA-unabhängig (aktiv, wenn Haken gesetzt) Dem MA-unabhängig wird kein LS zugerdnet. Bei der Erfassung vn Zeiten & Ksten werden alle Leistungssätze (des MA-unabhängig) den MA des Prjektes in der Drpdwn-Auswahl angezeigt. Einsatzszenari: Zeiten: wenn alle MA prjektunabhängig die Leistungssätze bzw. Preise frei wählen dürfen (selten) Reiseksten / Snst. Leistungen: wenn alle MA denselben Leistungssatznamen wählen, um ihre tatsächlichen Ausgaben eintragen zu können [Standard] Prjektplan (Zeiten): wenn für die MA-Budgets prjekt-unabhängige MA-Sätze genutzt werden sllen (ggf. im Rahmen der Akquise relevant, wenn die tatsächlichen Angebtspreise nch nicht fest stehen). Wichtig: damit ein MA auf einem Prjekt Zeiten und Ksten erfassen kann, muss immer ein Leistungssatz für ihn bzw. MA-unabhängig definiert wrden sein (im Leistungsarchiv) Spalte Standard(satz) ein Haken: Leistungssatz wird autmatisch nach Prjektauswahl durch den MA eingetragen. Sind mehrere Leistungssätze je MA vrhanden, s kann nur einer als Standardsatz definiert werden. Kein Haken eingetragen: bei der Erfassung muss der MA immer den Leistungssatz per Hand explizit auswählen. Aktcde festgelegt: Der Aktcde definiert, b eine erfasste Zeit der erfasste Ksten fakturiert werden kann der nicht. Wird er als Vrlage für den MA festgelegt, s erflgt immer bei der Erfassung vn Zeiten und Ksten bei Auswahl des Prjektes durch den MA autmatisch der Eintrag. Dieser kann per Hand anschließend geändert werden. Wichtig: es können nur Aktcdes als Vrlage festgelegt werden, für die der MA ein grundsätzliches Ansichtsrecht besitzt (-> Ansichtsrechte Aktcde). Wichtig: pr Leistungssatz kann ein eigener Aktcde definiert werden. Kein Aktcde festgelegt: bei der Erfassung wird ein Aktcde nach der Lgik der PACS- Eingabeunterstützung eingetragen der der MA muss den Aktcde per Hand auswählen. Rechte Spalte 'Bearbeiten' + 'Löschen': Diese Rechte sind Vraussetzung, dass ein MA in den Prjektstammdaten das Prjekt bearbeiten der löschen kann (im Detail -> Flexible Zugriffsrechte). Wichtig: diese Rechte haben keine Auswirkung auf die Zeiten + Ksten-Erfassung (sndern nur für die Prjektstammdaten-Bearbeitung). Register VERTRIEB Angebte gewichtet: Möglichkeit zum Eintrag der Abschätzung des Akquisiteurs bei Prjekten in Akquise, mit welcher Wahrscheinlichkeit (%) aus einem Angebt ein Auftrag wird (eingetragene Angebte). In Summe über alle Angebte lässt sich smit ein 'Prjektvrlauf' (Reprtdarstellung) ermitteln. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

8 Seite 8 vn 15 Name / Anteil Akquisiteur: hier sind alle Kntakte auswählbar, die bei der PACS-Drpdwn-Auswahl-Definitin die Gruppe 'Akquisiteur / Vermittler' zugerdnet bekmmen haben (-> Mitarbeiter anlegen). Dies können eigene der Fremdakquisiteure (Vermittler) sein. Liste Angebte: Ggf. Angebte getrennt nach Hnrar und NK, mit Datum direkt eintragen (Nr. wird autmatisch vergeben). In Spalte Ändern auf den grauen Buttn klicken, um dem Angebt einen Status zuzurdnen: Angebt abgegeben, Angebt geprüft, Angebt beauftragt, Angebt abgelehnt. Durch diese Qualifizierung kann zu einem späteren Zeitpunkt nachvllzgen werden, aus welchen Angebten ein Auftrag wurde der auch, wie sich die Angebtshöhe bis zum tatsächlichen Auftrag entwickelt hat (Histrien). Register RECHNUNGEN Rg.-Adresse: Abweichend zur Auftraggeber-Kntakt kann eine abweichende Rechnungsadresse zugerdnet werden. MwSt.-Satz festlegen *: MwSt.-Satz aus Drpdwnliste wählen. Definitin möglicher MwSt.-Sätze unter PACS Dienstprgramme System-Knfiguratin System Steuerarten Register MwSt. Ggf. Rechnungen getrennt nach Hnrar und NK, mit Datum direkt eintragen (Nr. wird autmatisch vergeben). Auch der Eintrag vn Rechnungsbeträgen als Vrschlag ('#' + Rg.-Vrschlags-Nr.) zu bestimmten Zeitpunkten (Rg.-Datum) ist möglich. Damit kann der vereinbarte Zahlungsplan mit dem Kunden dargestellt werden der die Beträge können im Rahmen der Cashflw-Darstellung als "Rechnungsanspruch" ausgewiesen werden (Reprtdarstellung). Pflichtfelder: Betrag Hnrar der NK + Eintrag Rechnungsdatum. Weitere Funktinen zu Faktura (Rechnungen, Zahlungen) -> Rechnungen stellen. 5 Ablauf: Prjekt planen Für Prjekte können zwei unterschiedliche Prjektplanungsvarianten genutzt werden (-> Planungen Prjekte und Mitarbeiter): 1. Planung der MA nach Schritten + MA der nur nach Schritten der nur nach MA (Prjektplan) => gemäß Prjektleiter 'tatsächlich benötigte Plan-Zeiten zur Prjektumsetzung'. 2. Planung der MA-Budgets nach Hnrar und NK (Budgetplan Prjektvlumen) => 'verkauftes Budget' Die beiden Planungsalternativen können neben den verschiedenen Sichten auch unterschiedliche Planungsversinen (MA-Zeiten und Beträge) beinhalten. A. Bedienung Prjektplan (Unterscheidung Schritte und Plan-Zeiten) Mdulstart ist über 2 Wege möglich: a. DT-Funktinsbereich Stammdaten Prjekte: im Fenster Prjekte ein Prjekt markieren und Prjektplan wählen b. DT-Funktinsbereich Planungen Prjektplan In Abhängigkeit davn, aus welchem Benutzerprfil der Start erflgte, kann nach dem Start die Prjektund MA-Auswahl über die Such-Kriterien-Definitin erflgen (Erläuterungen siehe Prjektplan - Überblick und Start). Neueintrag Schritt der Mitarbeiter: Prjekt mit der Maus markieren + rechte Maustaste und Schritt einfügen der MA-Planzeile einfügen wählen (alternativ Menü Bearbeiten...). Flgende Einträge können vrgenmmen werden: Schritte (1. Spalte): Schrittnamen eintragen. Werden zum Schritt keine MA namentlich geplant, dann muss über den Dummy-MA 'MAunabhängig' geplant werden. Mitarbeiter (1. Spalte): dppelt in das Feld klicken und die Liste der MA wird angezeigt. Einen Namen markieren und Fenster mit OK verlassen. wichtig1: wurden für den MA beim Prjekt bereits Vrgaben definiert (Fenster Prjekt bearbeiten Register PROJEKTTEAM), werden diese autmatisch in die Anzeige übernmmen. wichtig2: bei den Feldern "Leistungssatz" und "Aktivitätencde" handelt es sich um Pflichtfelder. Ohne diese PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

9 Seite 9 vn 15 können keine Plan-Zeiten eingetragen werden. Daher werden Leistungssatz und Aktcde nach der Lgik der PACS-Eingabeunterstützung eingetragen (sfern keine explizite Definitin beim Prjekt erflgte) Spalte "Su. Plan h der d": die Eingabe der Planzeiten erflgt nicht direkt in diesem Feld. Plan- Zeiten je MA werden direkt in das betreffende Feld (Tag KW Mnat) im rechten Kalenderbereich eingetragen. In der Spalte wird die Summe aller Einträge angezeigt. Ausnahme: siehe Schritte (1. Spalte). Hinweis: die Planungen des 'Prjektplans' sind Plan-Zeiten und können auch im Bereich Zeiten & Ksten (Selektin Plan-Zeiten & Ksten) bearbeitet werden (dies betrifft jedch nicht die Neuanlage vn Schritten). Buttn Gehe zu: ermöglicht es, schnell innerhalb des rechten Kalenderbereichs zu einem bestimmten Zeitpunkt zu springen. Wichtig: eingetragene Plan-Zeiten werden dabei nicht gespeichert! Sie gehen allerdings dadurch auch nicht verlren, sie sind ggf. nur nicht mehr sichtbar, da der angezeigte Zeitraum nicht mehr übereinstimmt. Löschen vn Einträgen: Einzeleinträge Zeiten: direkt in die betreffenden Felder klicken und mit Taste ENTF löschen. Gesamte Zeile löschen: betrffene Zeile mit der Maus markieren + rechte Maustaste und Schritt löschen bzw. MA-Plan-Zeile löschen wählen (alternativ Menü Bearbeiten...). Wichtig: Nach Eintrag vn Neu-Eingaben, Änderungen und Löschen vn Daten auf Sichern klicken. Erst dann werden die Werte in der Datenbank gespeichert. B. Bedienung Budgetplan Prjektvlumen (Unterscheidung Hnrar + Nebenksten) Mdulstart ist über 2 Wege möglich: a. DT-Funktinsbereich Stammdaten Prjekte: im Fenster Prjekte ein Prjekt markieren und Budgetplan Prjektvlumen wählen b. DT-Funktinsbereich Planungen Budgetplan Prjektvlumen In Abhängigkeit davn, aus welchem Benutzerprfil der Start erflgte, kann nach dem Start die Prjekt- und MA-Auswahl über die Such-Kriterien-Definitin erflgen (Erläuterungen siehe Budgetplan PV - Überblick und Start. Neueintrag Mitarbeiter: "Hnrar" der "Nebenksten" mit der Maus markieren + rechte Maustaste MA- Planzeile einfügen wählen (alternativ Menü Bearbeiten...). Flgende Einträge können vrgenmmen werden: Mitarbeiter (1. Spalte): dppelt in das Feld klicken und die Liste aller MA wird angezeigt. Einen Namen markieren und Fenster mit OK verlassen. Hnrar-Eintrag (Alt. 1) Spalte "Su. Plan h der d": die Eingabe der Planzeiten erflgt nicht direkt in diesem Feld. Plan- Hnrar-Zeiten je MA werden direkt in das betreffende Feld (Tag KW Mnat Jahr) im rechten Kalenderbereich eingetragen. In der Spalte wird die Summe aller Einträge angezeigt. Spalte "Satz <Währung>" (bzw. definierte Prjektwährung): hier wird der Verkaufssatz (als Stunden- der Tagessatz) direkt eingetragen. Spalte "Budget <Währung>" (bzw. definierte Prjektwährung): multiplizierter Wert aus "Summe Plan h/d" und "Satz <Währung>". Kein Direkteintrag möglich. Exkurs: Anzeige / Berechnung "Freie Gesamt-Kapazitäten": Sll-Arbeitszeit je MA erfasste Plan-Zeiten je MA (über alle Prjekte) Nebenksten-Eintrag (Alt. 2) Spalte "Su. Plan h der d": keine Bedeutung Spalte "Satz <Währung>" (bzw. definierte Prjektwährung): keine Bedeutung Spalte "Budget <Währung>" (bzw. definierte Prjektwährung): die Eingabe der Plan-Nebenksten erflgt nicht direkt in diesem Feld. Plan-Nebenksten je MA werden direkt in das betreffende Feld (Tag KW Mnat Jahr) im rechten Kalenderbereich als Betrag eingetragen. In der Spalte wird die Summe aller Einträge angezeigt. Buttn Gehe zu: ermöglicht es, schnell innerhalb des rechten Kalenderbereichs zu einem bestimmten Zeitpunkt zu springen. Wichtig: eingetragene Budget-Zeiten der Budget-Nebenksten werden dabei nicht gespeichert! Sie gehen allerdings dadurch auch nicht verlren, sie sind ggf. nur nicht mehr sichtbar, da der angezeigte Zeitraum nicht mehr übereinstimmt. Löschen vn Einträgen: Einzeleinträge: direkt in die betreffenden Felder klicken und mit Taste ENTF löschen. Gesamte MA-Zeile löschen: betrffene Zeile mit der Maus markieren + rechte Maustaste und MA-Plan- Zeile löschen wählen (alternativ Menü Bearbeiten...). Wichtig: Nach Eintrag vn Neu-Eingaben, Änderungen und Löschen vn Daten auf Sichern klicken. Erst dann werden die Werte in der Datenbank gespeichert. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

10 Seite 10 vn 15 C. Ergebnisdarstellung in Reprts Alle Prjektbudgets können auch in Reprts dargestellt werden. Einzel-Prjekt: Aufruf als Direktreprt. Prjekt mit der Maus markieren und auf Reprtaufruf klicken. Prjekt- und MA-übergreifenden Auswertungen: DT-Funktinsbereich Reprts Reprts Cntrlling der Prjekte der MA. Reprts mit den Namen "Budgetplan Prjektvlumen-..." der "Budgetplan PV-..." bzw. "Prjektplan-..." berücksichtigen jeweils die Werte einer der beiden Alternativen. Dargestellt werden Inhalte zu Gesamt-Plan-Ist-Gegenüberstellungen je Prjekt und je MA... Kapazitäten-Planungen je Prjekt und je MA (hier werden auch die Eingaben Feiertag, Urlaub, Krankheit [Ressurcen verwalten] berücksichtigt). 6 Ablauf: Zeiten und Reiseksten erfassen (Überblick) Vraussetzung zur Erfassung: Es können nur Zeiten, Reiseksten der Snst. Leistungen auf einem Prjekt erfasst werden, wenn die ntwendigen Basisdaten vrab definiert wurden: MA und Leistungssätze angelegt + Ansichtsrecht Aktcde vergeben -> Mitarbeiter anlegen (Gesamtablauf) Prjekt angelegt -> Kunden- und Prjektstammdaten anlegen Alternative Oberflächen: Für die Erfassung und Bearbeitung existieren mehrere Oberflächen, die je nach Bedarf einzeln der kmbiniert eingesetzt werden können. Dies sind: 1. DT-Funktinsbereich Zeiten & Ksten... Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen / Lieferanten-Rg. nline + ffline (LAN/WLAN, VPN) 2. Web-Funktinsbereich Zeiten & Ksten Zeiten, Zeiten-KW (Matrix), Reiseksten nline (via Webserver). Für die Oberflächen gibt es Knfiguratinsmöglichkeiten der Feldanzeige: Pflichtfelder: Startdatum, Prjekt, Leistungssatz, Anzahl, MA-Name, Aktcde Kann-Felder: Startdatum Uhrzeit, Enddatum Uhrzeit, Pause, Schritt/Phase, Beschreibung, Ort, Verkaufspreis (brutt-nett), Einkaufspreis (brutt-nett). Ein-/ausblenden Kann-Felder: dies erflgt für jedes einzelne Feld für die unterschiedlichen Benutzerlevel 1-10 im DT-Funktinsbereich Dienstprgramme System-Knfiguratin Rechte und Organisatin Berechtigungen und Prfile. Alle MA eines Levels haben dieselben Rechte. Auch die Reihenflge der Feldanzeige kann in Zeiten & Ksten geändert werden (gilt nicht für Zeiten-KW (Web)). Markieren Sie dazu die betrffene Spalte in der Titelleiste und ziehen diese an die gewünschte Psitin. Bedienung: Funktinsbereich Zeiten & Ksten (Details siehe -> Bedienung Zeiten & Ksten) Filteranzeige: Prjekte, Schritte, Mitarbeiter, Zeitraum, Selektin Aktcde-Anzeige. Über die Filterkriterien können bereits erfasste Zeiten & Ksten gesucht werden. Zur Anzeige auf die Suche klicken). Auswahl Bereich (Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen) durch Klick auf den Bereich (angezeigt wird nur, wfür der User Zugriffsrechte besitzt). Zur Neuanlage auf neu anlegen klicken und in der angezeigten Zeile die Infrmatinen eintragen. Der Eintrag wird abgeschlssen, wenn Sie auf Speichern klicken. Die Einträge können nachträglich bearbeitet werden (sfern diese nicht grau markiert und damit gesperrt sind). Klicken Sie dazu einfach in das betrffene Feld, geben die Änderung ein und bestätigen mit Speichern. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

11 Seite 11 vn 15 Zum Löschen die betrffene Aktivität markieren, auf Löschen klicken und mit Speichern das Löschen bestätigen. Reprtaufruf Funktinsbereich Reprts Reprts (Vraussetzung Ansichtsrecht des MA für Reprts). 7 Ablauf: Rechnung erstellen PACS bildet den gesamten Fakturakreislauf ab, vn der Debitrennummer und einer prjektübergreifenden frtlaufenden Rechnungsnummer bis zur Verwaltung vn Zahlungszielen und dem Zahlungseingang. Die in PACS erstellten Rechnungen können bei Bedarf anschließend über ein Exprt-Mdul an die Finanzbuchhaltung übergeben werden (PACS Exprt Mdul). Bedienung Die Rechnungsstellung erflgt mithilfe des Assistenten Prjektdaten: Aufruf im DT-Funktinsbereich Stammdaten Prjekte über Menü Allgemein Assistent Prjektdaten der Fenster Prjekt bearbeiten Register RECHNUNGEN Buttn Rechnung drucken. Der Assistent führt Sie schrittweise durch das System bis zum Rechnungsfrmular und Ausdruck. Vrgehensweisen Fakturierung Alt. A B Gewünschte Rechnungsstellung Hnrar und Nebenksten nach Aufwand (nach erfassten bzw. erbrachten Zeiten & Ksten) Festbetrag für Hnrar + Nebenksten (Beträge sind kmplett unabhängig vn erfassten bzw. erbrachten Zeiten & Ksten) Vrgehen Start: A1: Fenster Prjekt bearbeiten Register RECHNUNG Drucken (-> weiter A2) A2: Assistent Prjektdaten Schritt 3 PROJEKT- ABRECHNUNG Radibuttn 1 Rechnung Einzel-Zeiten & Ksten Hnrar und/der Nebenksten wählen Start: B1: Fenster Prjekt bearbeiten Register RECHNUNG Bedienung Rg.-Assistent Prjektdaten Assistent Schritt 4 (Einzelabgrenzung): Ausgewählte Zeiten & Sachksten mit VKGP bilden den Rechnungsbetrag [VL]. NVL- Auswahl nur zur reinen Zurdnung (keine Rg.- Betragsrelevanz). Die Einzelpsitinen werden als abgerechnet markiert. Assistent Schritt 5: zusätzlich definiert 1. Rg.-Datum, Zahlungsziel (Pflicht) 2. Leistungszeitraum 3. Rabatt, Bemerkungen 1-3 etc. Schritt 7 Anzeige Daten im Frmular: abhängig vn der Strukturdefinitin bzw. Parameterauswahl im Rg.-Frmular. Rechnungsansicht: nach Auswahl der Parameter zur gewünschten Strukturierung der ausgewählten Daten (Schritt 4), können bei Klick auf Rechnungspsitinen bearbeiten die einzelnen Psitinen direkt in der Tabelle bearbeitet, gelöscht der ergänzt werden. im Fenster wird definiert: 1. Betrag für Hnrar / Nebenksten Alt. 1: hne Freitext-Struktur (Direkteintrag Betrag) Alt. 2: mit Freitext-Struktur- Definitin Hinweis: zur Festbetrags-Rechnung wird eine (Tabellen-) Freitext-Struktur def. Eintrag 1 bei Hnrar Eintrag Rg.-Datum Klick auf Übernehmen In angelegte Zeile klicke + rechte Maustaste Freitext- Struktur wählen 2. Rg.-Datum, Zahlungsziel (Pflicht) 3. Leistungszeitraum 4. Rabatt, Bemerkungen 1-3 etc. Über Buttn Rechnung drucken zum Assistent Prjektdaten (-> weiter B2) PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

12 Seite 12 vn 15 Alt. C Gewünschte Rechnungsstellung Festbetrag Hnrar (Fixhnrar)+ Nebenksten nach Aufwand (Einzel- Zeiten & Ksten) Vrgehen B2: Assistent Prjektdaten Schritt 3 PROJEKTABRECHNUNG Radibuttn 2 Rechnung Festbetrag Hnrar und/der NK (auch Druck vn Rg. mit Vrschlags-Nr.) wählen Start C1: Fenster Prjekt bearbeiten Register RECHNUNG C2: Assistent Prjektdaten Schritt 3 PROJEKTABRECHNUNG Radibuttn 3 Rechnung Festbetrag Hnrar und Einzel-Zeiten & Ksten NK wählen (Vraus. C1) Bedienung Rg.-Assistent Prjektdaten Radibuttn 2 Festbetrags-Rg. (angelegt gem. B1, Alt. 1 der 2) wählen Hinweis: Gedruckt werden können über den Radibuttn 2 auch Vrschlags-Rg. (mit einer Vrschlags-Nr. [# vr der Rg.-Nr.], egal b vrher über Alt. A,B,C der D erstellt) Strn-Rg. Assistent Schritt 3: Auswahl Rg. über Zeitraum für Rg.-Datum (Radi 1) der Einzel-Auswahl der Rg. (Radi 2) Assistent Schritt 4: (Einzelabgrenzung): Ausgewählte Zeiten & Sachksten [VL und/der NVL] können mit der Rechnung verknüpft werden, haben aber keinen Einfluss auf den Rechnungsbetrag. Wichtig: diese Verknüpfung kann auch nachträglich im Bereich Zeiten & Ksten vrgenmmen werden (bspw. bei einer vr Leistungserbringung erstellten Abschlagsrechnung). Die gewählten Einzelpsitinen werden als abgerechnet markiert. Schritt 7 Anzeige Daten im Frmular: abhängig vn der Strukturdefinitin im Rg.- Frmular. Parameterauswahl spielt keine Rlle. Rechnungsansicht: bei Klick auf Rechnungspsitinen bearbeiten können die einzelnen Psitinen direkt in der Tabelle bearbeitet, gelöscht der ergänzt werden. im Fenster wird definiert: 1. Betrag für Hnrar 2. Rg.-Datum, Zahlungsziel (Pflicht) 3. Rabatt, Bemerkungen 1-3 etc. Über Buttn Rechnung drucken zum Assistent Prjektdaten (-> weiter C2) Assistent Schritt 3: Auswahl Rg. C1 über Zeitraum für Rg.-Datum (Radi 1) der Einzel-Auswahl der Rg. (Radi 2) Assistent Schritt 4 (Einzelabgrenzung): die erfassten Einzel-Zeiten & Ksten NEBENKOSTEN nach VL, latent, Plan suchen + markieren Auswahl bildet Basis für den Rg.-Betrag NEBENKOSTEN Schritt 7 Anzeige Daten im Frmular: abhängig vn der Strukturdefinitin im Rg.-Frmular. Parameterauswahl spielt nur für NK-Darstellung eine Rlle. Rechnungsansicht: nach Auswahl der Parameter zur gewünschten Strukturierung der ausgewählten Daten, können bei Klick auf Rechnungspsitinen bearbeiten die einzelnen Psitinen direkt in der Tabelle bearbeitet, gelöscht der ergänzt werden. D Hnrar nach Aufwand (Einzel-Zeiten & Ksten) Start Assistent Schritt 4 (Einzelabgrenzung): die erfassten Einzel-Zeiten & Ksten HONORAR PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

13 Seite 13 vn 15 Alt. Gewünschte Rechnungsstellung + Nebenkstenpauschale (%) E Schlussrechnung Vrgehen D1: Assistent Prjektdaten Schritt 3 PROJEKTABRECHNUNG Radibuttn 4 Rechnung Einzel-Zeiten & Ksten Hnrar und NK-Pauschale (%) wählen Start E1: Assistent Prjektdaten Schritt 3 SCHLUSSRECHNUNG Basis: Betrag Prjektvlumen (Hnrar + NK) als Zielgröße. Legende: Zeiten & Ksten = Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen Bedienung Rg.-Assistent Prjektdaten nach VL, latent, Plan suchen + markieren Auswahl bildet Basis für den Rg.-Betrag HONORAR Assistent Schritt 5: Nebenksten werden als %-Satz auf die Summe Hnrar ermittelt. Der Przentsatz Nebenkstenpauschale (%) kann vrab beim Prjekt hinterlegt werden (Fenster Prjekt bearbeiten Register RECHNUNG) der beim Schritt direkt eingetragen werden. Schritt 7 Anzeige Daten im Frmular: abhängig vn der Strukturdefinitin im Rg.- Frmular. Rechnungsansicht: bei Klick auf Rechnungspsitinen bearbeiten können die einzelnen Psitinen direkt in der Tabelle bearbeitet, gelöscht der ergänzt werden. Schritt4: Auswahl betragsmindernde Rechnungen Schritt5: Ergebnis Rechnungsbeträge und Vergabe zusätzlicher Parameter Hinweis: alle nch nicht zu den einzelnen Rechnungen zugerdnete Zeiten & Ksten [VL + NVL] werden autmatisch mit der Rechnung verknüpft, haben aber keinen Einfluss auf den Rechnungsbetrag. Rechnungsansicht: nach Auswahl der Parameter zur gewünschten Strukturierung der ausgewählten Daten, können bei Klick auf Rechnungspsitinen bearbeiten die einzelnen Psitinen direkt in der Tabelle bearbeitet, gelöscht der ergänzt werden. Layut, Struktur und Inhalte der Rechnungsfrmulare Die Rechnungsfrmulare werden mithilfe Crystal Reprts erstellt. Die PACS Standardfrmulare können damit an die individuelle Kundenstruktur angepasst werden (bspw. auch Vermerk der Kunden-Steuernummer). Die Umsetzung erflgt i.d.r. im Rahmen der Implementierung durch PACS, kann aber vm Kunden auch selbst durchgeführt werden (Vraussetzung Crystal Reprts-Sftware und -Kenntnisse). Zahlungseingang erfassen Aufruf über Prjekt bearbeiten Register RECHNUNGEN Zahlungseingang erfassen der DT- Funktinsbereich Stammdaten Prjekte Menü Prjekte Verknüpfte Vrgänge verwalten der durch Klick auf Verknüpfte Vrgänge verwalten in der Symblleiste. Rechnungen / Zahlungen / Gutschriften löschen Aufruf über Prjekt bearbeiten Register RECHNUNGEN Buttn Rechnung löschen der DT- Funktinsbereich Stammdaten Prjekte Menü Prjekte Verknüpfte Vrgänge verwalten Ordner RECHNUNGEN. 8 Ablauf: Reprt einbinden und aufrufen Reprts (Auswertungen) Reprts stellen immer den aktuellen Status qu für Prjekte, Mitarbeiter, Finanzen, Kunden dar. Reprts können jederzeit ausgedruckt der exprtiert (.pdf,.xls,.dc) werden. PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

14 Seite 14 vn 15 Alle Reprts werden mit dem Berichtsgeneratr vn SAP Crystal Reprts (Versin 10) erstellt. Der Aufruf erflgt über einen Viewer vn Crystal Reprts. Die Reprtdarstellungen sind individuell: über die Parameterfeld-Auswahl werden Abgrenzungen für Reprtinhalte bei jedem Aufruf definiert. Diese Filter werden bei jeder Reprtentwicklung themenspezifisch festgelegt und sind damit vllkmmen flexibel. Die Änderung vrhandener der die Erstellung neuer Reprts kann durch den Kunden selbst der durch PACS erflgen. Alle Reprtdateien befinden sich in einem zentralen Ordner auf dem Server. Um neue Reprtdateien in das PACS System aufzunehmen, müssen sie explizit eingebunden werden. Reprtaufruf Der Reprtaufruf erflgt entsprechend den Zugriffsrechten des Mitarbeiters. Die individuellen Rechte für jeden einzelnen Reprt sind definierbar unter DT-Funktinsbereich Stammdaten Benutzerrechte verwalten Register REPORTS. Wichtig: um für Reprts Ansichtsrechte definieren zu können, müssen diese vrab in das PACS System zum Aufruf eingebunden werden. Gehen Sie dazu in den DT-Funktinsbereich Dienstprgramme System- Knfiguratin System Reprting aufrufen (Details unter -> Reprts einspielen). Aufruf Reprts aus DT-Funktinsbereich...:... als Direktreprts aus den Registern KONTAKTE, PROJEKTE der den Fenstern RESSOURCEN, PROJEKTPLAN, BUDGETPLAN PV... im Bereich Reprts mit den Ordnern: Mein PACS, Buchhaltung/Rechnungswesen, / Cntrlling CRM/Vertrieb, Cntrlling Mitarbeiter, Cntrlling Prjekte, Cntrlling Unternehmen, Ksten und Leistungsrechnung, Organisatin. Diese Ordner dienen nur der Strukturierung und damit Übersichtlichkeit. Reprts können zwischen den Ordnern verschben werden. 9 Zeiten & Ksten erfassen (DT-, Offline- und Web-Client) Die Bedienung PACS Zeiten & Ksten DT-Client (Ist und Plan) und PACS Zeiten & Ksten Offline-Client (Ist) swie Web-Client ist identisch! Jeder Mitarbeiter sieht i.d.r. nur seine Zeiten/Ksten und Prjekte (Ansichtsrechte Mitarbeiter). Welche Bereiche (Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen) angezeigt werden und welche Bedienungsrechte bzw. Feld-/ Spaltenanzeigen für den Mitarbeiter (Lgin) gelten, ist vn seiner Benutzerlevel-Zurdnung abhängig. Die Bedienung vn Zeiten & Ksten erflgt mit Hilfe der Symble der über die Menü - Funktinen. Im Flgenden werden die einzelnen Bedienungselemente erläutert, die für alle 3 Bereiche (Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen) identisch sind. Grundsätzliches 1. Die Bedienung rientiert sich am "Excel-Standard", d.h. es können in der tabellarischen Anzeige unterschiedliche Spalten der Zeilen vn Aktivitäten geändert / mdifiziert werden. 2. Die Eingabe erflgt zeilenweise. Zwischen den einzelnen Zellen kann man sich auch über die Pfeiltasten bewegen. Mit ESC brechen Sie die Auswahl ab. 3. Zur Anzeige bereits erfasster Aktivitäten wählen Sie im Drpdwn-Menü die Psitin "Alle Prjekte (gemäß Ansichtsrecht)", den bzw. die Mitarbeiter und den Zeitraum (Start- und Enddatum) und klicken auf Suchen. Hinweis: im Drpdwnfeld Prjekte werden nur Prjekte gelistet, die nch nicht den Status "erledigt" haben. Um auch Aktivitäten vn erledigten Prjekten anzuzeigen, müssen sie die Auswahl "Alle Prjekte (gemäß Ansichtsrecht)" wählen. Erweiterte Suche: in Kmbinatin mit Prjekten/Schritten, MA, und Zeitraum kann die Suche weiter eingeschränkt werden durch die Auswahl Prjekttyp (Drpdwn-Auswahl), Leistungssatz, Belegnummer, Rechnungsnummer (Freitext-Suche), Aktivitätencde (Drpdwn-Auswahl), abgerechnet / nicht abgerechnet (Drpdwn-Auswahl), ausbezahlt / nicht ausbezahlt (für Reiseksten und Snst. Sachksten), Lieferant (Drpdwn-Auswahl). Gewählte Kriterien werden nach jeder Suche wieder gelöscht und müssen für jede Suche neu gewählt werden. 4. Eingabehilfen a. Datumseingabe: Eingabe Datum <Tag-Mnat-Jahr> der <Uhrzeit> mit Kmma-Trenner (Bsp. 22,9,12). Bei Klick auf Speichern wird die Eingabe in den Datumsfrmat-Standard umgewandelt (im Bsp.: ). PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015

15 Seite 15 vn 15 b. Datumsanzeige Werktage / Feiertage in der Kalenderauswahl: Dies sind fett markiert. Grundlage für die Werktage-Darstellung je Mitarbeiter liefert der Kalender in der Ressurcenverwaltung. Auch werden die im Register PENSUM des Ressurcenmduls definierten Sllarbeitstage berücksichtigt. c. Kpieren: Bereits bestehende Aktivitäten können beim Kpieren auf den nächsten Werktag gesetzt werden. Markieren Sie dazu die zu kpierende Aktivität, und klicken auf kpieren. 5. Zur vllständigen Eingabe der Aktivität müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Auf nächsten Arbeitstag 6. Wird eine neue Aktivität angelegt der eine existierende Aktivitäten geändert, wird die betrffene Zeile farblich markiert. Der Eintrag in die Datenbank erflgt jedch erst, wenn auf Farbkennungen Farbe Bezeichnung Bedeutung weiß erfasst Aktueller Eintrag in der Datenbank Speichern geklickt wird. blau neu Neu eingetragene Aktivität (die Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden) gelb bearbeitet In einem Punkt geänderte Aktivität rt gelöscht Ein Datensatz wurde markiert und auf Löschen geklickt. Die Aktivität ist zum Löschen markiert, aber nch nicht tatsächlich gelöscht (dies erflgt erst, wenn auf Speichern geklickt wird). Die Markierung kann durch Klick auf S Rückgängig der einfach durch Schließen der Register zurückgesetzt werden. grau gesperrt Aktivitäten können nicht mehr bearbeitet werden. In der Spalte 'Sperre' mit dem Mauszeiger auf zeigen und die Ursache wird per Tltip angezeigt. Die unter Zeiten & Ksten Bedingungen der Eingabe inhaltliche Vraussetzung) erläuterten Sperren (Punkte 2 bis 9) können die Ursache sein. 7. Zeile markieren durch Haken setzen in der Spalte 'Auswahl' (auch Mehrfachauswahl über ) der durch einfachen Klick auf die Zeile (Einzelauswahl). 8. Beschreibung (Freitexte): zum Zeilenumbruch auf Strg.+ J klicken. 9. Spaltenanzeigen: einzelne Spalten können über funktinale Berechtigungen je Rechtelevel ein- der ausgeblendet werden (Funktinale Berechtigungen je Level). 10. Summenanzeige erfasste Werte: Zum Überblick werden für jeden Bereich die angezeigten Z R S addiert (Anzeige erflgt unterhalb der Tabelle). Zeiten: Summe Tage der Stunden (abhängig vn der Standardeinstellung unter Funktinsbereich Dienstprgramme System-Knfiguratin System Einheiten) Reiseksten: Summe der EKGP brutt (verauslagten Reiseksten durch den Mitarbeiter). Sind mehrere Prjektwährungen aktiv, wird die Summe in der definierten Leitwährung prjektübergreifend angezeigt. Snst. Leistungen: Summe der EKGP nett (Summe erfasste Snst. Leistungen). Sind mehrere Prjektwährungen aktiv, wird die Summe in der definierten Leitwährung prjektübergreifend angezeigt. 11. Einstellungen lkal unter Extras... Passwrt ändern: Es erscheint der Passwrt-Änderungsdialg. Geben Sie in den Feldern "Altes Passwrt", "Neues Passwrt", "Passwrt wiederhlen" die gewünschten Angaben ein und klicken auf den Buttn Passwrt ändern, andernfalls auf Abbrechen (Passwrtknventin). Optinen: Register Aktivitäten: Änderung des Enddatum-Uhrzeit-Eintrags bei Änderung des Startdatums (getrennt nach Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen) Terminsperre / Abschluss Zeitraum (sfern funktinale Berechtigung vrhanden). Alternativ über Terminsperre /Abschluss Zeitraum: Wenn Haken mit Datum gesetzt, können erfasste Z R S bis zum gewählten Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Symble für die Bereiche Zeiten, Reiseksten, Snst. Leistungen In Detail siehe PACS Symblleisten unter PACS Sftware GmbH & C. KG 8950 Mai 2015