Anonymisieren von Bewerberdaten

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1 Persis User-Tipp: Anonymisieren von Bewerberdaten High-Level Human Resource Software DIE AUFGABENSTELLUNG Die Anonymisierung ist ein Prozess zwischen der Archivierung und Löschung von Bewerberdaten: für den Bewerber ist eine Anonymisierung mit einer Löschung seiner Daten gleichzusetzen. Jedoch können bei einer Anonymisierung die nicht personenbezogenen Daten für statistische Auswertungen (Reports) des Unternehmens weiterhin herangezogen werden. Um den Datenschutzbestimmungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (insbesondere den 28 und 29 BDSG) gerecht zu werden, ist es notwendig Bewerberdaten zu anonymisieren. Die Lösung Durch die Anonymisierungsfunktion in Persis werden sowohl personenbezogene Daten, als auch mit der Bewerbung verbundene Dokumente, Nachrichten, Kommentare und Erinnerungen gelöscht sowie die Restdaten der Bewerbungen historisiert. Der Name des Bewerbers und weitere persönliche Angaben werden in Persis dabei automatisch durch "XXX" ersetzt. SCHRITT 1: MENÜPUNKT "ANONYMISIEREN VON BEWERBUNGEN" FINDEN Der Menüpunkt zur Anonymisierung befindet sich im Standard unter: Bewerbermanagement > Verwaltung > Sonderfunktionen Abb. 1: Aufruf der Anonymisierungsfunktion Seite 1/5

2 SCHRITT 2: BEWERBUNGEN FILTERN Auf der folgenden Seite können Sie nun zuerst nach bestimmten Bewerbungen suchen. Voraussetzung dafür, dass eine Bewerbung von dieser Funktion berücksichtigt werden kann, ist, dass die Bewerbung als "erledigt" markiert ist. Dies stellt sicher, dass nicht versehentlich noch laufende Bewerbungen zu früh anonymisiert und damit unbrauchbar gemacht werden. Abb. 2: Filterung der zu anonymisierenden Bewerbungen Ihre internen Anwendungsbetreuer oder Ihre Persis-Berater können diesen Filter anpassen, um die Menge der zu anonymisierenden Bewerbungen direkt Ihren fachlichen Gegebenheiten anzupassen. Beispielsweise sollen möglicherweise nur Bewerbungen anonymisiert werden, welche vor X Tagen eine Absage erhalten haben und nicht gleichzeitig in den Bewerberpool übernommen wurden. Ein anderer Anwendungsfall sind zurückgetretene Bewerbungen, für die zur Anonymisierung kürzere Fristen zu beachten sind. Verschiedene solcher Anforderungen können über separate Filterkriterien abgebildet werden, die der Anwender nur noch auswählen muss. Die gefundenen Bewerbungen werden durch Anhaken in einer Massenaktion zur Anonymisierung übergeben: Abb. 3: Bewerbungen zur Anonymisierung auswählen Seite 2/5

3 ERGEBNIS Nachdem der -Button aktiviert wurde, sind alle relevanten personenbezogen Daten des jeweiligen Bewerbers anonymisiert: Abb. 4: Ansicht einer anonymisierten Bewerbung Seite 3/5

4 Zwar werden die Anlagen des Bewerbers im Anlagenbaum noch dargestellt (siehe Abb. 5), jedoch sind die eigentlichen Dokumente aus der Datenbank entfernt worden. Hintergrund hierbei ist, dass Fragen wie beispielsweise Wie viele Bewerber haben einen Lebenslauf mitgeschickt? trotz einer Anonymisierung noch aussagekräftig beantwortet werden können. Abb. 5: Auswertungen über die Struktur der Bewerbungsunterlagen bleiben möglich Seite 4/5

5 WELCHE DATEN WERDEN ANONYMISIERT? - Bewerbungsfoto - Vorname - Nachname - Titel - Alter - Anschrift (Ausnahme: PLZ und Ort) - Telefonnummer - Dokumente (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf etc.) - Stellenbörsenprofile WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN NICHT ANONYMISIERT? - Wohnort - Geburtsort - Bewerbung als - aktuelle Berufsbezeichnung - Staatsangehörigkeit FAZIT Mit dem Anonymisierungs-Tool in Persis werden die Anforderungen des BDSG erfüllt. Darüber hinaus ist es eine praktikable und sichere Lösung um Bewerberdaten zu anonymisieren und dabei sicherzustellen, dass auswertungsrelevante Daten beibehalten werden. Für Detailfragen bzw. weitere Informationen zu diesem Thema steht in das gesamte Persis-Team gerne zur Verfügung. Seite 5/5