TecArt-CRM Funktionsüberblick

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1 TecArt be clever TecArt-CRM Funktionsüberblick Mobile - Company - Enterprise Dieses Produkt ist auch erhältlich im: In Kooperation mit: ecart. de Ausgezeichnet & zertifiziert mit: 4. Platz CRM

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3 Startbildschirm Alle wichtigen Informationen auf einen Blick ecart. de Standardbildschirm für die Anzeige der neusten Informationen Anzeige der neusten s von ausgewählten -Konten Anzeige der nächsten oder vergangenen Termine für bis zu 10 Tage Geburtstagserinnerungen an Kontakte für bis zu 10 Tage vor und nach dem Ereignis Möglichkeit für jede Abteilung einen eigenen Startbildschirm zu erstellen Individuelle Anpassung des Startbildschirms auf das Unternehmensdesign Individuelle Anzeigegestaltung und Auswahl der Inhalte und Spalten für jeden Benutzer Einbindung individueller Texte mittels kleinem CMS Anzeige von eigenen Aufgaben bis 14 Tage im Voraus Anzeige des Online-Status inkl. hinterlegten Fotos anderer Benutzer über das Telefonbuch. Anzeige der letzten Anrufe bis 14 Tage nach dem Ereignis Individueller Startbildschirm bis zum eigenen Intranet Überblick über die zuletzt bearbeiteten Dokumente mit entsprechenden Berechtigungen Möglichkeit, mehrere Startbildschirme gruppenbezogen einzurichten Einbindung verschiedener Aktivitäten in den individuellen Startbildschirm Anzeige von verschiedenen News, auch gruppenbezogen Internes Telefonbuch mit Schnellsuche und direkter Wahlmöglichkeit bei verbundener Telefonanlage Automatische Aktualisierung der Startseite im gewünschten Intervall Überblick über die aktuelle Tagesplanung alle anstehenden Aktivitäten und Erinnerungen für bis zu 10 Tage zurück oder voraus. Anzeige aller aktuell zur Bearbeitung gesperrten Dokumente des eingeloggten Benutzers

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5 s Komfortable Kommunikation via ecart. de Komfortabler -Client mittels POP3 / SMTP / IMAP Im- und Export des persönlichen Adressbuches als CSV-Datei Nachverfolgung von s sowie deren Inhalten und Anhängen als Informationszeilen Filter- und Suchfunktionen, auch über die Module Kontakte, Projekte und Tickets Automatische Filterfunktionalitäten, u.a. zu Kontakten, Projekten und Tickets möglich HTML- und Text- s auch mit Vorlagen und persönlichen sowie globalen Textvorlagen möglich Empfang von Termindateien und Kontakten mit möglicher Eintragung Interne -Weiterleitung Selbstlernender SPAM-Filter Abwesenheitsnotizen, automatischer Empfang, Versand, Signaturen indiv. einstellbar Keine Weitergabe der -Adressen aus der Verteilerliste, wenn die Verteilerliste in An... oder Cc... eingetragen ist Farbliche Markierung von System-, Standard-, internen und wichtigen s Direkter Sprung aus einer System- zu dem jeweiligen Anruf, Termin oder Aufgabe Verteilerlisten aus Kontakten und persönlichen Kontakten mit automatischer Aktualisierung bei Änderungen in einem Kontakt Automatische Benachrichtigungen bei Empfang Automatisierte, personalisierte und selbstlernende -Ansprache auf Grundlage der -Adresse Möglichkeit des Faxempfangs per Nutzung von öffentlich zugänglichen Ordnern über das Modul Projekte s direkt in Aufgaben, Tickets oder Termine umwandeln mit automatischer Entnahme von Informationen Einmaliger Versand, auch wenn die Adresse in mehreren Verteilerlisten enthalten ist s als Dokument an eine beliebige Stelle im CRM kopieren oder verschieben Projekt- oder Kontaktordner abonnieren und s bequem verschieben Kopieren angehängter Dokumente aus einer zu beliebigen Modulen und zu neuen s sowie Ablage an beliegen Stellen Synchronisation von IMAP-Konten mit dem CRM für eine schnellere Verfügbarkeit Alle Funktionalitäten finden Sie online auf unserer Webseite

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7 Kontakte Gesamtübersicht aller kontaktspezifischen Informationen ecart. de Umfangreiche Datenbank mit Anschriften, Personen, Dokumenten und allen Aktivitäten, wie z.b. Projekte, Anrufe, Angebote, Verträge etc. Ansicht und Eingabefelder individuell einstellbar für Benutzer und Gruppen Differenzierte Lese- und Schreibrechte für Felder je nach Rechtevergabe Individuell einstellbare Dublettenprüfung beim Anlegen und Importieren von Kontakten Alle Kontaktdaten und Aktivitäten beim Kunden chronologisch sortier- und filterbar Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich Visitenkarten mittels VCF-Datei versenden Telefonieren aus dem System über VoIP oder CallTo Klassifizierung von Kunden und Ansprechpartnern, z.b. Branche, Kategorien Personen von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen verschieben oder kopieren Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern Automatische Benachrichtigung nach Änderung von wesentlichen Kontaktbestandteilen Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.b. Google Maps) Beziehungsmanagement zwischen Firmen und Personen in beidseitigem Verhältnis. (z.b. Mutterund Tochterunternehmen) Im- und Export von Kontaktdaten sowie Synchronisation von Kontakten über CardDAV Suchfunktion und individuelle Filter über alle Felder Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten aus allen Feldern Aktionen direkt aus den Kontakten aufrufbar, z.b. neue , Dokument per Mail versenden, Vertrag anlegen, Dokument erstellen etc. Unterordner in s anlegen und Kontakte im Modul abonnieren Kontakte oder Personen ins persönliche Adressbuch abonnieren Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.b. Geschäftskontakt, Privatperson) Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern, wie z. B. Projekte, Tickets, Angebote, Verträge etc. Farbliche Hervorhebung von Pflichtfeldern Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für Daten oder Dokumente Alle Funktionalitäten finden Sie online auf unserer Webseite

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9 Kontakte Detaillierte Einzelansicht eines spezifischen Kontaktes ecart. de Registerkarte Personen Zuordnung von Ansprechpartnern des Unternehmens Automatische Geburtstagserinnerung Fotofelder für Kontakte und Personen Registerkarte Beziehungen Übersichtlichkeit durch Beziehungen zwischen Kontakten Registerkarte Angebote / Verträge Ansicht von Angeboten und Verträgen, die diesen Kontakt betreffen Registerkarte Aktivitäten Zusammenfassung von Aktivitäten in chronologischer Reihenfolge Übersicht aller Aktivitäten (Aufgabe und Termine) Filterung von Aktivitäten zu jeder Person des Kontaktes Anzeige von Detailinformationen aus Aktivitäten mittels Mouseover Registerkarte s s die diesen Kontakt betreffen im Überblick Automatische -Ablage beim Schreiben einer über den Kontakt ohne den Einsatz von Filtern Registerkarte Projekte Projekte, in denen der Kontakt eingebunden ist, im Überblick Direkter Wechsel in betreffende Projekte per Mausklick möglich Registerkarte Dokumente Erstellen von Dokumenten wie Briefen oder Rechnungen aus Kontakten heraus Sicherheit durch individuelle Rechtevergabe innerhalb von Ordnern und für Dokumente Nutzung der Dokumente über WebDAV Weitere Registerkarten Einbindung externer Webseiten und Webanwendungen mit Übergabe von Kontaktdetails (z. B. ELO, XING etc.)

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11 Termine Terminierung inklusive Verfügbarkeitsprüfung ecart. de Übersichtlicher Terminkalender mit verschiedenen Ansichten Direkte Speicherung von Terminen in den Aktivitäten der Kontakte, Projekte oder Tickets Verfügbarkeits- und Konfliktprüfung beim Anlegen von Terminen Automatische Benachrichtigung bei Änderungen Differenzierte Zugriffsrechte für die Terminansicht und für die Vergabe von Terminen Anzeige aller Feiertage auf Wunsch möglich Abrechnungsmöglichkeiten und Planung von Projekten und Ressourcen durch Termine Terminübersicht über ausgewählte Mitarbeiter, ideal für den Gesamtüberblick Automatische Eintragung von Abwesenheiten wie Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle in Verbindung mit der Urlaubsplanung oder Schulzeiten Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten durch Gruppen oder Abteilungen Externe Benachrichtigung mittels und ICS-Datei (ical) an Kunden senden, kompatibel für andere Kalender Termine mit Projekten, Tickets und Kontakten verknüpfbar inkl. der Verlinkung zu den entsprechenden Objekten Nachverfolgung von vergebenen und weitergeleiteten Terminen Vermeiden von Terminkonflikten durch Einbindung des Urlaubsplanes Serienterminfunktion und private Termine Individuelle Anpassung zur Ansicht von Terminen und Einstellung neuer Termine Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Termins von mehreren Usern Möglichkeit der Protokollierung jeder Änderung Erweiterte Detailinformationen zu Terminen mit individueller Einstellung für jeden Benutzer bei Mouseover Markierung der Termine mit Annehmen, Ablehnen, Frei, Gebucht, unter Vorbehalt Import und Export von ICS-Dateien (ical) des eigenen Terminkalenders Angabe individueller Zeitzonen je Benutzer Autovervollständigung bei Eingabe von Kontakten, Projekten oder Tickets Farbliche Markierung von Terminen zur besseren Übersicht Terminübersicht aller Benutzer für den Tag, die Woche und den Monat Buchung von Ressourcen zu Serienterminen Alle Funktionalitäten finden Sie online auf unserer Webseite

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13 Aufgaben Personenbezogene Aufgaben nach Prioritäten ecart. de Verwaltung von eigenen Aufgaben allgemein oder in einer übersichtlichen Projektansicht Automatische Benachrichtigung bei Änderungen oder Fälligkeit möglich Abrechnungsmöglichkeiten und Planung von Ressourcen durch Aufgaben Einstellungen zum Bearbeitungsstand und Priorisierung der Aufgaben Aufgaben auf Wunsch mit Projekten, Tickets und Kontakten verknüpfen inkl. der Verlinkung zu den entsprechenden Objekten Aufgaben auf Wunsch nach Projekten sortieren Überwachung von vergebenen und weitergeleiteten Aufgaben Differenzierte Zugriffsrechte für die Aufgabenübersicht und für die Vergabe von Aufgaben Serienaufgaben erstellen Statusanzeige über den aktuellen Stand jedes Mitarbeiters in jeder Aufgabe Timerfunktion für automatische Zeiterfassung für geleistete Arbeit, auf Wunsch mit automatischer Start-Stopp-Funktion Vorbelegung von geplanter Zeit, besonders für Projekte und begrenzte Budgets Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder Bestehende Aufgaben beliebig kopieren und neu zuordnen Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten durch Gruppen oder Abteilungen Aufgaben zur Projektabrechnung heranziehen Auf Wunsch eigene Notizen in Aufgaben Statusanzeige über den aktuellen Stand jedes Mitarbeiters in jeder Aufgabe Tägliche Arbeitszeiterfassung in Aufgaben mit längerer Laufzeit Möglichkeit der Protokollierung jeder Änderung, Revisionssicher Aus einer Aufgabe einen Termin oder einen Anruf erzeugen mit Übernahme der Daten Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung einer Aufgabe von mehreren Usern Autovervollständigung bei Eingabe von Kontakten, Projekten oder Tickets Erweiterte Detailinformationen zu Aufgaben bei Mouseover mit individueller Einstellung für jeden Benutzer Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für die Aufgaben Individuelle Anpassung und Anzeige der Spalten in der Aufgabenübersicht

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15 Dokumente Ablage aller Dokumente inklusive Volltextsuche ecart. de Speichern von allen möglichen Dateiformaten Eigener Dokumentenbereich, welcher persönlich genutzt werden kann Komplexe Rechtevergabe zu jedem einzelnen Dokument oder Ordner inkl. Rechtevererbung bei Verschiebung möglich Massenarchivierung und Import von Dokumenten Automatisches Erzeugen eines Dokumentenindex zur schnellen Suche / Volltextsuche von Dokumenten OCR-Texterkennung integrierbar - Auslesung auch von Faxen und PDF-Dokumenten Persönlicher Papierkorb für Dokumente Verschiedene Ansichten von Dokumenten als Liste, Detail oder Vorschau Ablegen von Dokumentenvorlagen zum Erzeugen von Dokumenten mit den Daten des Systems Versionsverwaltung und Wiederherstellung von Dokumenten Klassifizierung von Dokumenten z.b. nach Angebot, Bericht, Vorlage etc. Internes Kopieren und Verschieben von Dokumenten (auch mit Drag&Drop) Integrierte Bearbeitung von Dokumenten sowie deren Sperrung und Anzeige direkt aus dem System heraus Interne ZIP-Funktion um Dokumente im System zu packen und entpacken Zentrale Datenhaltung Direkter Dokumentenzugriff auf Anhänge an Aktivitäten oder Objekten wie Kontakte, Projekte etc. Möglichkeit eines automatischen Virusscans inkl. Quarantäne aller Dokumente mit Virusfund Einbindung der meisten Module als lokales Laufwerk mittels WebDAV Dokumente innerhalb des CRM via Link versenden Abonnement von Ordner und Dokumenten zur automatischen Information bei Änderungen durch andere Mitarbeiter Individuelle Anpassung und Anzeige der Spalten in der Dokumentenübersicht Individuelle und anpassbare Dokumentenfilter mit Speicherfunktion Verknüpfungen von Ordnern und Dokumenten an beliebige Stellen des Dokumentenmanagement innerhalb des CRM Automatische Aktualisierung von Verknüpfungen beim Verschieben oder Umbenennen der Original-Dokumente und -Ordner Hinweis und Ausgabe von Verknüpfungen beim Löschen eines Dokumentes Assistent für die Mehrfachbearbeitung von Dokumenten- und Ordnereigenschaften

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17 Anrufe Direkte Zuweisung individueller Anrufnotizen ecart. de Zeiterfassung der Gespräche Anrufe Mitarbeitern zuweisen oder zur Kenntnis geben Anrufe direkt bei Kontakten, Tickets oder Projekten abspeichern inkl. der Verlinkung zu den entsprechenden Objekten Telefonieren aus dem System über VoIP oder CallTo Nachpflegen von Informationen aus dem Gespräch Filterfunktion eingehender, ausgehender und nicht erledigter Telefonate Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten, auch gruppen- oder abteilungsweise Erinnerungsfunktion an Anrufe Anrufe zur Projektabrechnung heranziehen, Notizen in jedem Anruf eintragen Erweiterung der Anrufnotizen durch die Markierung "Privat" Bestehende Anrufe beliebig kopieren und neu zuordnen Möglichkeit Änderungen in Anrufen zu protokollieren Aus einem Anruf einen Termin oder eine Aufgabe erzeugen mit Übernahme der Daten Erstellung von Tickets aus einer gespeicherten Anrufnotiz heraus Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Anrufes von mehreren Usern Bei eingehenden Anrufen wird Kontakt durch CTI-Handler (aktuell STARFACE vorhanden) direkt angezeigt Automatische Erzeugung von Anrufnotizen bei eingehenden und ausgehenden Anrufen über CTI-Clients Autovervollständigung bei Eingabe von Kontakten, Projekten oder Tickets Direkte Anwahl von erfassten Telefonnummern aus der Anrufübersicht oder der - Benachrichtigung

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19 Projekte Umfassendes Projektmanagement mit Budgetüberwachung ecart. de Übersichtliche Darstellung aller Projektdaten, analog zu Kontakten Zuordnung von internen und externen Mitgliedern zu einem Projekt mit Festlegung von Kosten für bestimmte Arbeiten Differenzierte Lese- und Schreibrechte für Felder je nach Rechtevergabe Abrechnung der Aktivitäten möglich Schnelle Übersicht über alle Projekte, Projektarten, zu erledigende Aufgaben etc. Durch Rechteeinschränkung Mitarbeitern begrenzten Zugriff auf Projekte gewähren Geschäftspartnern (Externe Nutzer) Direktzugriff auf ein Projekt gewähren Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern sowie farblicher Hervorhebung von Pflichtfeldern Farbliche Hervorhebung von Pflichtfeldern Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten, auch aus selbst angelegten Feldern Automatische Benachrichtigung nach Änderung von wesentlichen Projektbestandteilen Mehrere Elemente gleichzeitig bearbeiten (z.b. Rechte setzen) Nutzung von öffentlich zugänglichen Ordnern über das Modul Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich Budgetierung von Projekten Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.b. Google Maps) Nutzung der Dokumente über WebDAV Einrichten individueller Filter zur gezielten Suche nach Projekten Unterordner in s anlegen und Projekte im Modul abonnieren Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.b. Kundenprojekt, Messe, Marketing) Direkte Zuordnung von Trouble-Tickets zu Projekten Automatische -Ablage beim Schreiben einer über das Projekt ohne den Einsatz von Filtern Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern, wie z. B. Kontakte, Tickets, Angebote, Verträge etc. Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für Daten oder Dokumente Farbliche Zeilenmarkierung der Projekte in Liste für aktuelle, abgeschlossene und überfällige Projekte

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21 Projekte Umfassendes Projektmanagement mit Budgetüberwachung ecart. de Registerkarte Mitglieder Zuordnung von Projektmitgliedern aus Kontakten oder Benutzern und Vergabe von Stundenlöhnen Freigabe und Sperrung von externen Nutzern Registerkarte Dokumente Individuelle Rechtevergabe innerhalb von Ordnern und für einzelne Dokumente Projektbezogene Dokumentenablage Rechtevergabe innerhalb des Projektes Registerkarte Aktivitäten Komplette Übersicht über alle Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe und s) Personalkosten des betreffenden Projektes im Überblick Anzeige von Detailinformationen aus Aktivitäten mittels Mouseover Registerkarte Angebote / Verträge Gesammelte Ansicht aller dieses Projekt betreffenden Angebote bzw. Verträge Weitere Registerkarten Einbindung externer Webseiten und Webanwendungen mit Übergabe von Kontaktdetails (z. B. ELO, XING etc.)

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23 Angebote Effiziente Organisation komplexer Angebote ecart. de Wiedervorlage von Angeboten zur Nachbearbeitung Persönliche Gestaltung und Eingabe von relevanten Daten und Kriterien Differenzierte Sperrung und Sichtbarkeit von Feldern je nach Rechtevergabe möglich Einbettung unternehmensrelevanter Daten in Vorlagen Übersichtliche Auswahl und Filterung nach gewünschten Kriterien Festlegen von Kategorien, z.b. Partnervertrag, Lieferantenvertrag, Endkundenvertrag etc. Speicherung aller wichtigen Daten und Unterlagen und somit schneller Überblick ohne lästige Suche in Aktenordnern Auslösen von Ereignissen für eine bessere Pflege der Angebote Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.b. Google Maps) möglich in Angeboten Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten, auch aus selbst angelegten Feldern Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.b. Angebot an Partner, Angebot an Endkunden) Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern, wie z. B. Projekte, Tickets, Kontakte, Verträge etc. Farbliche Hervorhebung von Pflichtfeldern Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für Daten oder Dokumente Farbliche Zeilenmarkierung der Angebote in Listen für in Bearbeitung, Erstellt, Geprüft, Versendet, überfällig und sonstige Stati Individuelle Zählmasken für Angebote und Folgeangebote Kalkulation von Angeboten und Ausgabe dieser als ODT- und/oder PDF-Dokument in Verbindung mit der Artikelverwaltung Qualitätsmanagement vom 2- bis 6-Augen-Prinzip

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25 Verträge Detaillierte Pflege von zahlreichen Vertragsereignissen ecart. de Wiedervorlage von Verträgen zur Nachbearbeitung Persönliche Gestaltung und Eingabe von relevanten Daten und Kriterien Differenzierte Sperrung und Sichtbarkeit von Feldern je nach Rechtevergabe möglich Einbettung unternehmensrelevanter Daten in Vorlagen Übersichtliche Auswahl und Filterung nach gewünschten Kriterien Festlegen von Kategorien, z.b. Partnervertrag, Lieferantenvertrag, Endkundenvertrag etc. Speicherung aller wichtigen Daten und Unterlagen und somit schneller Überblick ohne lästige Suche in Aktenordnern Farbliche Hervorhebung von Pflichtfeldern Auslösen von Ereignissen für eine bessere Pflege der Verträge Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.b. Google Maps) möglich in Verträgen Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten, auch aus selbst angelegten Feldern Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.b. Lieferantenvertrag, Kundenvertrag) Qualitätsmanagement vom 2- bis 6-Augen-Prinzip Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern, wie z. B. Projekte, Tickets, Angebote, Kontakte etc. Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für Daten oder Dokumente Farbliche Zeilenmarkierung der Verträge in Listen für in Bearbeitung, Erstellt, Geprüft, Aktiviert und Gekündigt Individuelle Zählmasken für Verträge und Folgeverträge Übernahme von Angeboten und Ausgabe von Verträgen als ODT- und/oder PDF-Dokument in Verbindung mit der Artikelverwaltung Definition von Vertragsserien zur automatischen Erstellung von Rechnung in Verbindung mit dem Rechnungsmodul

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27 Rechnungen Rechnungsmanagement kombiniert mit Artikelverwaltung ecart. de Artikelverwaltung Zuordnung von Artikeln zu Warengruppen Varianten von Artikeln erstellen, auch Varianten von Varianten möglich Erstellung von Stücklistenartikeln auf Grundlage anderer Artikel und Bildung von Gesamtpreisen oder individuellen Preisen Nutzung der Artikel in Angeboten, Verträgen, Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheinen Ausgangsrechnungen Vom Angebot über den Vertrag zur Rechnungslegung Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Teilrechnungen möglich Unterschiedliche Rechte für die Erstellung, Prüfung oder den Versand vom 2- bis 6-Augen- Prinzip möglich Schnelle Übersicht über offene Posten, bereits gezahlter Beträge oder einem aktuellen Mahnstatus Rechnungskonten Mehrere abweichende Rechnungs- & Lieferantenanschriften je Kunde möglich Festlegung unterschiedlicher Zahlungsbedingungen, Krediten und Konditionen, wie Rabatte oder Skonti Liefer-, Rechnungs- und Mahnungsstopp bis zu einem gewünschten Datum Auf Wunsch automatische Zusammenfassung von mehreren Rechnungen oder Gutschriften zu jeweils einem Dokument vor dem Versand Hinterlegung von Debitoren- und Kreditoren- Nummern zur Weiterverarbeitung, z.b. in DATEV Zahlungsverkehr und Buchungen Verschiedene Versteuerungsarten wählbar Festlegung der Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 Anpassung und Einstellungen beliebiger Buchungskonten Automatische Verbuchung der Zahlungen anhand 367 BGB zuerst auf Kosten und dann auf die Hauptforderung Führung eines Zahlungsjournals in jedem Rechnungskonto Führung eines Buchungsjournals mit allen Buchungen zwischen den verschiedenen Buchungs- und Gegenkonten

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29 Rechnungen Umfassende Rechnungsdokumente in beliebigen Variationen ecart. de Mahnungen Automatische Erzeugung von Mahnungen zu offenen Rechnungen Besonderes Recht zur nachträglichen Korrektur von Mahnungen, z.b. zur Änderung des Zahlungszieles Hinterlegung von festen Mahngebühren auf bis zu drei Mahnstufen Gutschriften Festlegung von festen Gebühren möglich, z.b. Bearbeitungsgebühr Festlegung eines individuellen -Kontos für Gutschriften und Versand der Gutschriften signiert und/oder mit signiertem Dokument Stornogutschriften möglich Lieferscheine Erzeugung mehrerer Lieferscheine für ausgewählte Artikel oder die gesamte Ausgangsrechnung Besonderes Recht zur nachträglichen Korrektur von Lieferscheinen Erstellung von individuellen Lieferscheinen ohne Verträge oder Rechnungen Zukünftige Modulerweiterungen: Eingangsrechnungen, Kassenbücher, Rechnungsarten, Schnittstellen u.v.m.

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31 Urlaubsplan Übersichtliche Abbildung von Urlaubszeiten ecart. de Abbildung aller möglichen Tarifverträge und Sondervereinbarungen mit verschiedenen Merkmalen (z.b. Beschäftigungsjahr, Alter und Qualifikationen) Unterschiedliche Genehmigungshierarchien wie Abteilungsleiter und Geschäftsführer Urlaubs- und Kranktageübersicht in Monaten und Jahren Nachträgliche Urlaubsbuchung durch die Geschäftsleitung Automatische Berechnung der Urlaubstage, des Urlaubsanspruchs und des Resturlaubs Datenexport z.b. nach Excel Automatische Benachrichtigung an den jeweiligen Vorgesetzten und die Buchhaltung Umfangreiche elektronische Urlaubsplanung zur Beantragung und Genehmigung Korrekturen von Urlaub, z.b. Verfall von Urlaub Verrechnung von Urlaubstagen im Krankheitsfall Eintragung und Berücksichtigung von Messen und Ferien Automatische Eintragung des Urlaubs in den Kalender Darstellung der Urlaubs- und Kranktage abteilungs- und unternehmensweit möglich Auch als Einzellizenz an TecArt-CRM Systeme anzubinden Schnittstellen für Anbindung externer Zeiterfassungssysteme Urlaubswünsche eintragen und diese in Urlaubsanträge überführen Wahlweise Anzeige von Resturlaub und Krank in der Monats- und Jahresübersicht Hierarchische Abbildung des Unternehmens und Genehmigungskreisläufe

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33 Dienstplan Stetiger Abruf umfangreicher Dienstübersichten ecart. de Umfangreiche Dienst- und Ressourcenplanung Durchlaufpläne für Auszubildende und Praktikanten sowie automatische Zuordnung zu einer Abteilung Berechnung von Gut- und Minuszeiten Besondere Dienstpläne für Bereitschaftsdienste Verschiedene Ansichten nach Kalenderwochen, Monaten und Jahren Einstellung verschiedenster Abteilungen und Rechte Beachtung von individuellen Arbeitszeiten und Feiertagen Automatische Eintragung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit Teamübersichten in tabellarischer Form mit individuell darstellbaren Farben für jede Abteilung Integration von Zeiterfassungssystemen möglich Auch als Einzellizenz an TecArt-CRM Systeme anzubinden Berechnung von Gut- und Minuszeiten Schnittstellen für Anbindung externer Zeiterfassungssysteme Optionale Information an Mitarbeiter bei Eintragung oder Änderung von Diensten via

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35 Ressourcen Abbildung aller verfügbaren Ressourcen ecart. de Ressourcentypen festlegen und Ressourcen diesen zuordnen Unterschiedliche Felder in einer Ansicht je Ressourcentyp verwenden Budget und Kostenstellen verwalten Fixkosten und/oder Kosten nach Stunden für einzelne Ressourcen festlegen Zu jeder Ressource ein beschreibendes Bild einfügen zur Anzeige auch in der Buchung Zu Hauptressourcen verschiedene Varianten anlegen Festlegung der Möglichkeit Ressourcen parallel oder nur einzeln zu buchen Einstellung differenzierter Sicherheiten für die Sichtbarkeit und die Bearbeitung Anzeige von Buchungsinformationen in der Ressourcenverfügbarkeit, auch wenn keine Leserechte auf einen Termin bestehen Informationen zur Buchung an Ressourcenverantwortlichen Information zur Buchung an einen Genehmiger bei einer genehmigungspflichtigen Ressource Genehmigen oder ablehnen von Ressourcenbuchungen Statuseigenschaften wie Frei, Gebucht und Reserviert mit farblicher Markierung Einzelbuchung verschiedener Ressourcen über den Ressourcenüberblick mit Auswahl einer Kostenstelle Ressourcen zu Terminen oder Serienterminen dazubuchen mit möglicher Auswahl einer Kostenstelle Verbrauchsressourcen festlegen und Bestände automatisch buchen Individuelle Festlegung von Feldern und Registerkarten Individuelle Rechtevergaben für jede einzelne Ressource Rechtevergaben für die Verwaltung von Ressourcen, Genehmigungen, Ressourcentypen und Budgets Individuelle -Benachrichtigungen mit automatisierten Links Auswertungsmöglichkeiten über das Modul Auswertungen Anlegen von einfachen Formeln mit Berechnungen

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37 Auswertungen Analyse verschiedenster Unternehmensaktivitäten ecart. de Individuell erstellbare Auswertungen, z.b. Berechnung der Kosten aller Termine einer bestimmten Kategorie, eines Benutzers innerhalb eines Projekts Erstellung eigener Dokumentenvorlagen unter Einbeziehung von berechneten Ergebnissen, z.b. zur Rechnungserstellung Detaillierte Auswertung über die Arbeitszeiten in Projekten Explizite Rechtevergabe der einzelnen Auswertungen für die Mitarbeiter Integrierte Auswertung für die Mitarbeiteranwesenheit Erstellung eigener Dokumentenvorlagen für den Download Grafische Darstellung der Auswertungen (Balkendiagramm)

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39 Trouble-Tickets Kundenfreundliche Bearbeitung von Anfragen durch Tickets ecart. de Erfassung von Störungen und Fehlern Überwachung der Bearbeitung sowie der Bearbeitungsdauer und Qualität Automatische Benachrichtigung bei Ereignissen möglich, z.b. Zwischeninformation oder Schließen des Vorgangs Anlegen weiterer Datenfelder für eine statistische Auswertung aller Anfragen Anlegen von Tickets direkt aus einem Kontakt oder von einer Person mit Datenübernahme Einhalten interner Abläufe durch Workflows Systematisches Sammeln von Fragen und Antworten Speicherung von Aufgaben, Terminen, Anrufen und Notizen unter einem Ticket Automatische Zuordnung von s zu Tickets möglich Automatisches Generieren von Tickets Differenzierte Sperrung und Sichtbarkeit von Feldern je nach Rechtevergabe Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten aus allen diesen Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern sowie farblicher Hervorhebung von Pflichtfeldern Mehrere Elemente gleichzeitig bearbeiten (z.b. Rechte setzen) Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.b. Google Maps) Administrierbare Ticketnummern Automatische Benachrichtigung nach Änderung von wesentlichen Ticketbestandteilen Verteilung und Zuordnung der Bearbeiter Automatische Verknüpfung mit dem entsprechenden Kontakt oder Projekt Webschnittstelle und Weboberfläche für den Kunden Automatisches Protokoll mit Möglichkeit der Einsicht des Fortschritts für den Kunden Automatische Zeiterfassung für Aktionen Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern, wie z. B. Kontakte, Projekte, Angebote, Verträge etc. Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.b. Hausmeisterdienst, Kundenauftrag) Benutzerdefinierte Anpassung der Registerkarten über Filter für Daten oder Dokumente Farbliche Zeilenmarkierung der Tickets in Listen für offen, geschlossen und sonstige Stati

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41 Forum Plattform für Diskussionen und internen Wissensaustausch ecart. de Internes Forum mit verschiedenen Themen Einstellung der Anzeige der Themen Beantworten und Bearbeiten der Beiträge Nutzung als betriebliches Vorschlagswesen (BVW) Themen und Beiträge farblich dem Status einstufen und Antwort als richtig markieren Anlagen an Beiträge anfügen Übersichtliche Gestaltung des Nachrichtenverlaufs Aktuellste Beiträge und Antworten stehen immer oben

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43 Accounts Pflege und Sicherung zahlreicher Accountzugänge ecart. de Passwort- und Zugangsspeicherung Zuordnung zu Typen und Kunden Schnelle Suche nach bestimmten Merkmalen Besonderer Schutz aller Passwörter durch gesonderte Passworteingabe vor Aufruf Verschlüsselte Passwortablage durch systeminterne Verschlüsselung in der Datenbank Individuelle Rechtevergabe für jedes Passwort Markierung von Passwörtern als "Privat" und dadurch auch keine Sichtbarkeit für Administratoren Speicherung von vielen individuellen Merkmalen zu jedem Passwort Keine Anzeige von Passwörtern in der Listenansicht Umschaltung vor Sichtbarkeit des Passwortes Hohe Sicherheit für die Einsicht durch fremde Personen

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45 Administration Systemeinstellung inklusive Rechteverwaltung ecart. de Zentrale Administration aller Einstellungen und Rechte der Benutzer und Gruppen Vergabe der Module für Benutzer und Benutzergruppen Pflege des individuellen Startbildschirms Vorlagenverwaltung für s und das Dokumentenmanagement Pflege von Tarifverträgen und Vereinbarungen für die Urlaubsplanung Umfangreiche Importfunktion von s, CSV-Dateien, VCF-Dateien, ICS-Dateien Individuelle Einstellungen zu jedem Modul und deren Feldern und Inhalten Allgemeine und weiterführende Sicherheitsrichtlinien für den Login Zentrale regionale Einstellungen wie Währungen und Sprachen, Sprachen darüber hinaus benutzerseitig einstellbar Führen von Protokollen über Änderungen Pflegen von Schulzeiten für Auszubildende und Praktikanten Administration einer umfangreichen OCR-Texterkennung Administration der Module für weitere Felder und Zusammenfassung von Aktionen Globale Papierkorbfunktion für alle Objekte und Dokumente des TecArt-CRM Systems Abbildung von Unternehmenshierarchien Einbindung verschiedener Daten und so Nutzung als Unternehmens-Intranet möglich Interne Systemeinstellungen für -Empfang, Dokumentenindizierung usw. Sicherheitseinstellungen und Überwachung der Aktivitäten Überwachung der Zugriffe und Fehlzugriffe Angabe von Passwortschwierigkeiten und Aktionen Automatische Systemaktionen auf Wunsch Gruppenhierarchien für Urlaubsplanung, Aufgaben, Termine, Anrufe Exportfunktionalität für Dokumente, s und Datenbank Alle Funktionalitäten finden Sie online auf unserer Webseite

46 TecArt be clever Die TecArt-CRM Web-App für mehr Mobilität Echtzeit-Datenabruf via Browser-App Wichtigste Informationen auch unterwegs dabei haben: s Dokumente Kontakte Aktivitäten (inkl. Umkreissuche) (Aufgaben, Termine, Anrufe, Trouble-Tickets, Projekte, Verträge, Angebote) * Weiterführende Informationen zur TecArt-CRM Web-App finden Sie auf * Kompatibel mit: Apple ios 3+, Android 2.1+ und BlackBerry 6+ CC-BY Quelle: 3Gstore.de 02/14 MADE IN GERMANY by HTC - Quelle: htc.com Mehr Informationen zur TecArt-CRM Software finden Sie auf / TecArt GmbH Fischmarkt 5, Erfurt vertrieb@tecart.de