Nutzen eines Software- Vertragsmanagements

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1 Ausgabe Quartal 2011 PERSPEKTIVE Management von Software-Lizenzverträgen am Beispiel IBM Hersteller-spezifisches Vertrags-Know-How ist unerlässlich Im Vertragsmanagement müssen das Verständnis der Vertragsstrukturen der jeweiligen Hersteller und die erforderlichen Informationen zur Bewertung der Lizenzsituation im Unternehmen zusammengeführt werden. Nur so kann ein Vertrag mit dem Hersteller wirtschaftlich verhandelt und der rechtssichere Einsatz der Software gewährleistet werden. Das Vertragsmanagement ist, ob allein oder im Verbund mit dem Einkauf, für die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Verhandlung von Softwareverträgen verantwortlich. Fachliche Anforderungen müssen zur inhaltlichen Gestaltung von Software-Verträgen berücksichtigt und im Rahmen von Lizenzverträgen verankert werden. Das setzt voraus, dass das erforderliche Know-How über die Vertragsstruktur, die Lizenzbestimmungen und die Lizenzmodelle des Herstellers vorliegt. Im Fall einer Auditierung der Lizenzsituation durch den Hersteller oder eines vom Hersteller beauftragten Prüfungsunternehmens muss das Unternehmen den Einsatz der Software gemäß den Vertrags- und Lizenzbestimmungen des Herstellers nachweisen können. Das Zusammenspiel der vertraglichen Grundlagen ist dabei nicht immer transparent. Insbesondere mangelt es häufig an den für die Praxis hilfreichen eindeutigen Auslegungen der juristischen Klauseln. Die resultierende Komplexität ist für den Kunden nur schwer beherrschbar und erleichtert Softwareherstellern die Durchsetzung ihrer Interessen. Nutzen eines Software- Vertragsmanagements Ein umfangreiches Wissen über die Vertragsinhalte und Lizenzmodelle des Herstellers erleichtert den Abgleich zwischen dem eigenen dokumentierten Lizenzbestand und dem Lizenzvolumen, das der Hersteller für das Unternehmen in seinen Büchern führt. Erfahrungen zeigen, dass hier in der Regel Abweichungen existieren, die sich aus verschiedenen Gründen, wie z.b. Systembrüchen oder Mergers-and-Acquisitions, erklären lassen. Hier muss für die Vertragsverhandlung zunächst der abgestimmte Lizenzbestand des Unternehmens ermittelt werden. Des Weiteren besitzt das Vertragsmanagement als Schnittstelle zum Hersteller das Wissen über die möglichen Vertragsklauseln, Support, Nachkaufoptionen, Software-Warenkörbe sowie Laufzeiten von Lizenzen und Wartung. Diese Aspekte müssen im Vorfeld der Vertragsverhandlungen mit unternehmensinternen Bedarfsträgern wie z.b. IT-Rechenzentren und Fachbereichen abgestimmt werden. Hierdurch wird die I n d i e s e r Au s g a b e : PERSPEKTIVE Management von Software-Lizenzverträgen am Beispiel IBM PEOPLE Mitarbeiterporträt: Lutz Hoffmann PREVIEW Ausblick auf den kommenden Newsletter AKTUELLES Angebot der European SAM Academy Seite 1

2 fachliche Eignung und Anwendung des Vertrages in den operativen Einheiten sichergestellt. Beispielsweise muss eine im Vertrag vereinbarte Lizenzmetrik in der Praxis technisch erfasst werden können, so dass nachgelagert der Abgleich zwischen der Nutzung und des Lizenzbestands erfolgen und die Compliance-Situation dargestellt werden kann. Darüber hinaus muss das Vertragsmanagement entsprechend der IT-Strategie des Unternehmens Themen wie Standardisierung und Virtualisierung in Software-Vertragsverhandlungen berücksichtigen und geeignete Vertragsklauseln entwickeln. Das Vertragsmanagement hat die Chance, Lizenzbestimmungen gegebenenfalls vertraglich zu vereinfachen und somit den Aufwand für die Verwaltung des Software-Einsatzes in Fachbereichen zu reduzieren. IBM Software-Lizenzverträge: Wesentliche Bestandteile Anhand der grundlegenden Vertragskomponenten von IBM soll nachfolgend die Notwendigkeit von herstellerspezifischem Wissen verdeutlicht werden. Beim Einsatz von IBM Software sind drei vertragliche Basiskomponenten zu berücksichtigen (vgl. Abb 1): 1) IBM International Passport Advantage Vertrag (PA): Dieser Basisvertrag wird direkt bei Erwerb der Software zwischen IBM und dem Käufer abgeschlossen. Er regelt alle Vorgänge, die mit dem grundsätzlichen Kauf von Software in Verbindung stehen. Dazu gehören u.a. wichtige Begriffsdefinitionen wie Software-as-a-Service, Trade-Ups, Software Subscription & Support, Zahlungsinformationen sowie Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. 2) International Program License Agreement (IPLA): Hier werden allgemeine Nutzungsbedingungen von IBM Software festgeschrieben. Es werden Themen wie z.b. die Erstellung von Sicherheitskopien, IBM Support im Fehlerfall oder relevante Begrifflichkeiten geregelt. Insbesondere verankert IBM hier vertraglich das Recht der Prüfung auf Einhaltung der Nutzungsbestimmungen des Unternehmens. 3) Software License Agreements: Für jedes IBM Software-Produkt gibt es produktspezifische Nutzungsbestimmungen. Inhaltlich gehören dazu u.a. Einsatzbeschränkungen, Gebührenmetriken und Abhängigkeiten zu anderen Produkten. Abb.1: IBM Basis-Vertragskomponenten Bei diesen drei IBM Basis- Vertragskomponenten handelt es sich um Standardvertragstexte, die der Kunde bei Erwerb der Software implizit oder explizit akzeptiert. Abweichende Vereinbarungen sind möglich, müssen jedoch individuell in einem Rahmenvertrag verhandelt oder über entsprechende Änderungs- und Ergänzungsvereinbarungen dokumentiert werden. Seite 2

3 Aktuelle Änderungen in der Vertragskomponente International Passport Advantage-Vertrag IBM aktualisiert die Basis- Vertragskomponenten in regelmäßigen Abständen. Die letzte Änderung wurde in dem International Passport Advantage- Vertrag vorgenommen. Dieser Vertrag wurde im Mai 1998 von IBM in den Markt eingeführt. Vertragsveränderungen und -erweiterungen, die seit 1998 vorgenommen wurden, sind durch Anlagen dem Vertrag hinzugefügt worden. Im Jahr 2003 kam die zusätzliche Vertragsoption Passport Advantage Express hinzu, die als Zielgruppe Unternehmen mit volumenmäßig kleinen Bestellungen hatte. Im Juli 2011 hat IBM eine Revision des Inhaltes und der Struktur des Vertrags vorgenommen. Ziel dieser Revision ist es nun die bestehenden Anlagen und Ergänzungen in das Vertragsmodell zu integrieren. Diese Änderungen traten am 18.Juli 2011 in Kraft. Kunden wurden darüber mittels eines Anschreibens in Kenntnis gesetzt. Die wesentlichen Änderungen umfassen: a) Konsolidierung und Aktualisierung von Vertragsanlagen und inhalten: Beispielsweise sind die Vertragsbedingungen für die Sub-Capacity (Virtualizing Capacity) Lizenzierung, die vorher als Vertragsanlage verfügbar waren, integriert worden. Die Vertragsbedingungen werden im Rahmen des International Passport Advantage-Vertrags vom Kunden bei Erwerb der IBM Software somit automatisch akzeptiert und müssen nicht - wie teilweise in der Vergangenheit - gezeichnet werden. Diese Neuerung reduziert für den Kunden den Administrationsaufwand für die Vertragsdokumente, da alle Vertragsanlagen jetzt in einem Dokument zusammengeführt wurden. Es birgt jedoch auch das Risiko, dass die Vertragsinhalte der nun integrierten Vertragsanlagen automatisch für den Kunden verbindlich sind. b) Verankerung der möglichen Wege zur Verlängerung der Wartung: Die enthaltene all-ornothing - Regel bedeutet, dass die Verlängerung von Software-Subscription und -Support im Zusammenhang mit einem bestimmten Produkt für alle derzeit verwendeten Lizenzen vollständig oder gar nicht erfolgen muss. Dies hat zur Folge, dass der Kunde entscheiden muss, welche installierten Produkte mit Wartung versehen werden und welche nicht. Hierfür sollte zunächst eine Kosten- Nutzen-Betrachtung unter Berücksichtigung der jeweiligen IT-Strategie erfolgen, so dass die kontinuierlichen Wartungskosten mit potentiellen zukünftigen Kosten für Re-Aktivierung der Wartung verglichen werden. c) Neue Möglichkeit für Unternehmen mit einem geringen jährlichen Einkaufsvolumen, Software über den IBM Passport Advantage Vertrag zu erwerben: Vor allem für kleinere Unternehmen bietet diese Änderung die Chance bei IBM über das Einkaufsvolumen Rabatte zu erhalten und in bessere Preisstaffeln eingeordnet zu werden. Es gibt nun keine Mindestbestellgrenze für die Erstbestellung von Software mehr. Sofern Kunden keinen Widerspruch hinsichtlich der aktualisierten Version des International Passport Advantage-Vertrages eingelegt haben, sind diese Änderungen automatisch gültig. Beitrag von LICETUS LICETUS verfügt über umfangreiche Erfahrungen in dem Bereich der IBM Lizenzierung und Vertragsstruktur-Optimierung. Unsere IBM Experten können Sie in dem gesamten Prozess der Vertragsvorbereitung, -verhandlung und -nachbereitung unterstützen. Wir bewerten mit Ihnen gemeinsam die IBM Lizenzsituation in Ihrem Unternehmen und stellen eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in Hinblick auf die IBM Vertragsmodelle auf. Die praktischen Auswirkungen der beschriebenen vorgenommenen Revision des IBM PA-Vertrages können erheblich sein und sollten präventiv bewertet werden. Seite 3

4 PEOPLE Mitarbeiterportrait: Lutz Hoffmann Lutz Hoffmann (46) ist seit 2008 als Manager bei LICETUS und verstärkt unsere Kompetenzen in umsetzungsorientierten Prozess- und IT- Service-Projekten. Mit der Erfahrung vieler, auch internationaler Projekte befasst er sich intensiv mit den Methoden und Werkzeugen im Projektmanagement. Daher engagiert er sich im ehrenamtlichen Vorstand des globalen Projektmanagerverbands PMI und als Dozent in der Nachwuchsausbildung an der Hochschule für Oekonomie und Management in seiner Heimatstadt Berlin. Nach seinem Hochschulabschluss als Diplom-Kaufmann arbeitete Lutz Hoffmann zunächst bei großen Wirtschaftsprüfungsund Beratungsgesellschaften und danach als Leiter Consulting für ein mittelständisches Unternehmen. Ab 2000 war er als leitender Angestellter für das Lösungs- und Datengeschäft eines deutschen ITK- Herstellers verantwortlich. Nach fünf Jahren Linientätigkeit entschloss er sich zur Rückkehr in die Beratung, wo ihn besonders die Klientennähe, Internationalität und Freude am Erfolg der Umsetzung motivieren. PREVIEW Hauptthema im kommenden Newsletter Virtualisierung bei IBM Der zunehmende Kostendruck und die steigenden Anforderungen aus den Geschäftsprozessen sind wichtige Treiber für den verstärkten Einsatz von Virtualisierungstechnologien innerhalb der IT. Aus diesem Grund hatten wir bereits in zwei früheren Ausgaben des LICETUS IMPACT über das Thema Software-Virtualisierung berichtet. In der nächsten Ausgabe werden wir Virtualisierung von IBM Software und damit zusammenhängende Chancen und Risiken im Bereich Lizenzierung und Kosten darstellen. Anhand einer Fallstudie zeigen wir Ihnen die Kostenperspektive auf und erläutern Ihre Rechte und Pflichten als Kunde. Seite 4

5 AKTUELLES Angebot der European SAM Academy Professionelles Software Asset- und Lizenzmanagement rückt zunehmend in den Fokus eines professionellen IT-Management. Die Vielfalt der Lizenzmodelle, immer komplexer werdende Infrastrukturen erfordern eine strukturierte Herangehensweise und qualifizierte Mitarbeiter, um die gewünschten Effekte zu erzielen: - dauerhafte Transparenz - die Minimierung rechtlicher Risiken - wirtschaftliche optimale Verwendung der Software Assets Als Geschäftspartner der LICETUS GmbH bieten wir Ihnen die Teilnahme an den folgenden Trainings 2011, bei Anmeldung bis , mit einem Preisnachlass von 30% an. Um von dem Vorteil zu profitieren, geben Sie bitte bei der Anmeldung eines Mitarbeiters aus Ihrem Unternehmen folgenden Aktionscode an: Licetus001 Software Asset Management - das BASIC Training Oktober in München Grundlagen eines umfassenden und effektiven Software Asset Management - von der Lizenzdefinition bis zur Erstellung der Lizenz-Bilanz ORACLE BASIC - Lizenzierung von Oracle-Produkten Oktober in München Wie Sie den Einsatz Ihrer Oracle-Software (Schwerpunkt Datenbank- und Applikationsserver-Produkte) gemäß den vertraglichen Grundlagen korrekt und effizient lizenzieren IBM BASIC - Lizenzierung von IBM-Produkten November in München Wie Sie den Einsatz Ihrer IBM-Software gemäß den vertraglichen Grundlagen richtig lizenzieren MICROSOFT-BASIC - Lizenzierung von MICROSOFT-Produkten November in München Erlangen Sie umfassendes Wissen über die Lizenz-Bestimmungen für Microsoft-Software und Lizenz-Programme Impressum Verwaltungsanschrift: Johann-Wilhelm-Diez-Str. 9, Leipheim Telefon: Telefax: info@licetus.net Geschäftsführer: Dirk M. Ockel, Gerd Kalkhoff, Jörg Rieker Registergericht Günzburg HRA Persönlich haftende Gesellschafterin LICETUS GmbH & Co. KG: LICETUS Verwaltungs GmbH Sitz Leipheim, Amtsgericht Günzburg, HRB Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE Seite 5