Bezirksregierung Düsseldorf

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1 Bezirksregierung Düsseldorf Sehr geehrte Damen und Herren, die nachfolgenden Hinweise sollen die Antragstellung für Zuwendungen des Landes im Bereich Öffentliche Bibliotheken erleichtern. Die Erläuterungen beantworten so gut es möglich ist vielfach gestellte Fragen. Sollten Ihre Fragen durch die Erläuterungen nicht zufriedenstellend beantwortet werden, steht Ihnen das Dezernat auch gerne zur persönlichen (nach vorheriger Absprache) oder telefonischen Beratung zur Verfügung. Ansprechpartner/innen sind: NRW-weit: kreisfreie u. kreisangehörige Großstädte: Frau Büning (Tel. 0211/ ) Reg.-Bez. Arnsberg: kreisangehörige Kommunen: Herr Horn (Tel. 0211/ ) Frau Pohl (Tel. 0211/ ) Reg.-Bez. Detmold: kreisangehörige Kommunen: Herr Horn (Tel. 0211/ ) Frau Kaper (Tel. 0211/ ) Reg.-Bez. Düsseldorf: Kreis Kleve, Rhein-Kreis Neuss, Kreis Viersen: Herr Ehlen (Tel. 0211/ ) Kreis Mettmann, Kreis Wesel: Frau Hollmann (Tel. 0211/ ) Seite 1

2 Reg.-Bez. Köln: kreisangehörige Kommunen: Herr Ehlen (Tel. 0211/ ) Frau Rittel (Tel. 0211/ ) Frau Hollendiek (Tel. 0211/ ) Reg.-Bez. Münster: kreisangehörige Kommunen: Herr Horn (Tel. 0211/ ) Frau Göring (Tel. 0211/ ) Die Hinweise erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Anregungen und Verbesserungsvorschläge, aber auch Ihre Meinung dazu finden deshalb stets ein offenes Ohr. Die Erfahrung zeigt, dass sich viele vermeintliche Probleme bei der Antragstellung bereits im Vorfeld klären lassen möglicherweise auch unter Zuhilfenahme dieses Schriftstückes. Seite 2

3 Hinweise für Antragsteller/innen Anträge zur Förderung von Projekten von Öffentlichen Bibliotheken im Regierungsbezirk Düsseldorf sind an das Dezernat Öffentliche Bibliotheken bis spätestens 30. November des Vorjahres für das kommende Haushaltsjahr einzureichen. Beratung im Vorfeld der Antragsstellung ist telefonisch und nach vorheriger Absprache auch persönlich möglich. Die Beratung kann sich sowohl auf inhaltliche wie auf zuwendungsrechtliche Aspekte beziehen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert Öffentliche Bibliotheken mit dem Ziel, ihre Leistungsfähigkeit zu steigern und einen kontinuierlichen Modernisierungsprozess zu unterstützen hat das Land Nordrhein-Westfalen die Fördergrundsätze für die Bibliotheksförderung aktualisiert. Möglichkeiten zur Förderung bestehen durch: Teilnahme an einem vom Land NRW ausgeschriebenen Förderprogramm Einreichen eines individuellen Projektantrages zur Modernisierung der Bibliotheksarbeit vor Ort Gefördert werden: Städte und Gemeinden, die Träger von Öffentlichen Bibliotheken sind Städte und Gemeinden, die mittelfristig eine Öffentliche Bibliothek einrichten wollen andere Träger von Bibliotheken, sofern die Bibliothek die Kriterien für die Förderfähigkeit bzw. die Teilnahme an einem Förderprogramm erfüllt kommunale Zweckverbände, Organisationen und Institutionen, die im Auftrag der Kommunen oder des Landes NRW für kommunale Bibliotheken tätig sind die in den (Erz-)Bistümern und Landeskirchen zuständigen Büchereifachstellen der Verband der Bibliotheken des Landes Nordrhein-Westfalen. Für Anträge ist ein vorgeschriebenes Formular zu verwenden. Dieses finden Sie auf unserer Internetseite unter: Biblio Container/pdf_n eu/3/antrag_landesf rderung.pdf Seite 3

4 Erläuterungen zum Formular: 2. Maßnahme Bezeichnung / angesprochener Zuwendungsbereich Durchführungszeitraum von/bis Für Zuwendungen des Landes gilt der Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit. Falls sich ein Projekt über mehr als ein Haushaltsjahr (= Kalenderjahr) erstreckt, ist es notwendig, die entstehenden Kosten und die geplante Finanzierung (vgl. 3 und 4) nach Haushaltsjahren getrennt aufzuschlüsseln. 3. Gesamtkosten Lt. beil. Kostenvoranschlag/ Kostengliederung/EURO Beantragte Zuwendung/ EURO Die Bewilligungsbehörde hat die Aufgabe zu prüfen, ob alle Kosten dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit genügen. Zum Antrag gehört deshalb ein detaillierter und nachvollziehbarer Kostenplan. Es reicht nicht aus, für einzelne Positionen Gesamtsummen anzugeben, sondern die Kosten sollten aufgeschlüsselt sein. Beim Kauf von Medien müssen diese jedoch nicht einzeln aufgelistet werden. (Beispiel siehe Kosten- und Finanzierungsplan, S. 11) Gehaltskosten für Mitarbeiter des Antragstellers sowie Baumaßnahmen sind nicht zuwendungsfähig. Achtung: Alle Angaben sollten möglichst genau kalkuliert werden. Voraussetzung für die Bewilligung einer Zuwendung ist u. a. die ausgeglichene Finanzierung des geplanten Projektes. Dazu gehören auch Einnahmen, die erwartet werden, aber noch nicht gesichert sind. Allerdings trägt der/die Antragssteller/in das Risiko, falls sich erwartete Einnahmen nicht realisieren lassen. Seite 4

5 4. Finanzierungsplan Zeitpunkt der voraussichtlichen Fälligkeit (Kassenwirksamkeit) in 1000 EURO Gesamtkosten (Nr.3) Unter 4.1 ist die Summe der Projektkosten laut Kostenplan anzugeben. 4.2 Eigenkapital Unter Eigenkapital sind in erster Linie bare Geldleistungen zu verstehen. Der beantragte Zuwendungsbetrag muss mindestens 5000 Euro betragen. Die Höhe des Eigenanteils passt sich an den prozentualen Fördersatz an. Der Regelfördersatz liegt bei 60 %. Gemäß dem Regelfördersatz betragen die Gesamtkosten des Projektes mindestens 8333,33 EUR. 4.3 Leistungen Dritter (ohne öffentl. Förderung) Unter Leistungen Dritter sind z.b. EU-Fördergelder aber auch Eintrittseinnahmen oder Spenden zu verstehen. In besonderen Einzelfällen können Spenden auf den Eigenanteil angerechnet werden. Dabei ist zu beachten, dass auch mit anerkannten Spenden ein Eigenanteil von mind. 10% zu erbringen ist. Hier empfiehlt sich eine vorherige Rücksprache mit der Bewilligungsbehörde. Achtung: Bei Spenden ist eine schriftliche Spendenzusage dem Antrag beizulegen. 4.4 Beantragte/bewilligte öffentl. Förderung (ohne Nr. 4.5) durch Unter 4.4 sind Städte und Gemeinden, Kreise, Landschaftsverbände etc. zu verstehen, bei denen Fördermittel für das Projekt beantragt wurden bzw. die Seite 5

6 Fördermittel bereits bewilligt haben. 4.5 Beantragte Zuwendung (Nr.3/5) Die Zuwendung wird grundsätzlich als Teilfinanzierung eines Vorhabens gewährt. Bei der bewilligten Zuwendungssumme handelt es sich um einen Höchstbetrag, d.h. eine Nachfinanzierung ist grundsätzlich ausgeschlossen. 5. Beantragte Förderung Zuwendungsbereich Zuweisung/ Darlehen/ Schuldendienst- v.h.d. EURO EURO hilfen/ Gesamt- EURO kosten Zuwendungen im Bereich der Förderung Öffentlicher Bibliotheken werden in der Regel als Zuschuss gewährt. Der Zuwendungsbereich stellt die Kostenfelder (z. B.: Personalkosten, Medien) dar. Als Zuweisung ist die beantragte Zuwendung einzutragen. 6. Begründung 6.1 Zur Notwendigkeit der Maßnahme (u.a.: Raumbedarf, Standort, Konzeption, Ziel, Zusammenhang mit anderen Maßnahmen, Maßnahmen desselben Aufgabenbereichs in vorhergehenden oder folgenden Jahren, alternative Möglichkeiten, Nutzen) In der Begründung (6.1) ist eine konkrete Beschreibung des geplanten Projektes erforderlich. Es ist eine detaillierte Projektbeschreibung als Anlage zum Formular beizulegen. (Eine Mustergliederung finden Sie auf S. 10) 6.2 zur Notwendigkeit der Förderung und zur Finanzierung (u.a.: Eigenmittel, Förderhöhe, Landesinteresse an der Maßnahme, alternative Förderungs- und Finanzierungsmöglichkeiten) Hier (6.2) ist anzugeben, warum die Durchführung des Projektes aus Sicht des/der Antragssteller/in in besonderem Landesinteresse liegt und aus welchen Gründen eine Finanzierung ohne die hier beantragte Landesförderung nicht möglich ist (z.b. die Haushaltslage der Kommune). Achtung: diese Angabe ist zwingend erforderlich. Seite 6

7 7. Finanz- und haushaltswirtschaftliche Auswirkungen (Darstellung der angestrebten Auslastung bzw. des Kostendeckungsgrades, Tragbarkeit der Folgelasten für die Antragstellerin/für den Antragsteller, Finanzlage der Antragstellerin/des Antragsteller usw.) Hier (7) ist in der Regel die Versicherung des/der Antragstellers/in ausreichend, dass keine Folgekosten entstehen bzw. diese vom/von der Antragsteller/in getragen werden können. Dies ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass Nachfinanzierung grundsätzlich nicht erfolgt und eine Zuwendung nur dann gewährt werden kann, wenn die Gesamtfinanzierung gesichert ist. 8. Erklärung 8.1 mit der Maßnahme noch nicht begonnen wurde und vor Bekanntgabe... Eine Zuwendung darf nur bewilligt werden, wenn mit dem Vorhaben noch nicht begonnen wurde. Unter Punkt 8.1 des Antrages muss daher eine entsprechende Erklärung abgegeben werden. Fehlt die Erklärung ist der Antrag allein aus diesem Grund abzulehnen. Auch darf vor Erhalt des Bewilligungsbescheides grundsätzlich nicht mit dem Vorhaben begonnen werden. Sollten zwingende Gründe dies in Ausnahmefällen erforderlich machen, so kann ein formloser, schriftlicher Antrag auf Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns beim Dezernat Öffentliche Bibliotheken der Bezirksregierung Düsseldorf unter Darlegung dieser Gründe gestellt werden. 8.2 sie/er zum Vorsteuerabzug. Ist die Antragstellerin / der Antragsteller zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen im Kostenplan die anfallenden Kosten ohne Umsatzsteuer angegeben werden. Dies ändert die Gesamtkosten und somit auch die Zuwendungshöhe. Der Vorsteuerabzug muss bei der Angabe der Gesamtkosten bedacht werden. 8.3 die Angaben in diesem Antrag (einschl. Antragsunterlagen) vollständig und richtig sind. Angaben die nicht auf Tatsachen beruhen, können im Vorfeld zu einem Seite 7

8 Ausschluss der Förderung und in der laufenden Förderung zu einem Widerruf der bewilligten Zuwendung führen. 8.4 eine Ausbildungsberechtigung vorliegt / nicht vorliegt Öffentliche Bibliotheken in Kommunen mit mehr als Einwohnern sind nur förderfähig, wenn eine Befähigung zur Ausbildung von Fachangestellten für Medien- und Informationsdiensten vorliegt. 8.5 hauptamtliches, fachliches Personal mit VZÄ (Dipl. Bibl. oder vergleichbarer Abschluss Bachelor / Master) besetzt ist. Öffentliche Bibliotheken in Kommunen mit bis zu Einwohnern sind nur förderfähig, wenn mind. 0,5 VZÄ mit hauptamtlichem fachlichem Personal (Diplom-Bibliothekar/-in oder vergleichbarer Abschluss als Bachelor oder Master) besetzt sind. Öffentliche Bibliotheken in Kommunen mit mehr als Einwohnern sind nur förderfähig, wenn mind. 3 VZÄ mit hauptamtlichem fachlichem Personal (Diplom- Bibliothekar/-in oder vergleichbarer Abschluss als Bachelor oder Master) besetzt sind. 8.6 die Hauptstelle mit Wochenöffnungsstunden geöffnet ist. Öffentliche Bibliotheken in Kommunen mit bis zu Einwohnern sind nur förderfähig, wenn die Hauptstelle mind. 20 Öffnungsstunden pro Woche geöffnet ist. Öffentliche Bibliotheken in Kommunen mit mehr als Einwohnern sind nur förderfähig, wenn die Hauptstelle mind. 35 Wochenöffnungsstunden geöffnet ist. Seite 8

9 Einige wichtige Hinweise, die nach Erhalt eines Bewilligungsbescheides beachtet werden müssen: Der/Die Zuwendungsempfänger/in ist verpflichtet, Änderungen inhaltlicher wie finanzieller Art (insbesondere dann, wenn nach der Vorlage des Finanzierungsplanes weitere Zuwendungen/Finanzierungsbeiträge hinzutreten oder wegfallen oder sich die Gesamtausgaben reduzieren) umgehend der Bewilligungsbehörde mitzuteilen. Dies betrifft auch neue Kostenarten, die sich im Laufe eines Projektes ergeben. Wenn abzusehen ist, dass das Projekt aus unvorhergesehenen Gründen nicht innerhalb des geplanten Durchführungszeitraums abzuschließen ist, muss hierfür ein formloser Antrag bei der Bewilligungsbehörde gestellt werden. Hierbei müssen die Umstände, die zur Verzögerung führen, geschildert werden. Die Zuwendung wird zumeist in Form der Anteilsfinanzierung gewährt. Bei Änderungen des Finanzierungsplanes hat dies zur Folge, dass sich die Zuwendungen des Landes anteilig reduzieren, wenn sich die Gesamtausgaben reduzieren oder zusätzliche Einnahmen hinzutreten. Im umgekehrten Fall, d.h. bei höheren Ausgaben oder geringeren Einnahmen, erfolgt keine Erhöhung der Landeszuwendungen. Es besteht aber dennoch Mitteilungspflicht. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt auf entsprechende Anforderung. Die Mittel dürfen nur angefordert werden, wenn abzusehen ist, dass sie innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für den Zuwendungszweck verbraucht werden. Eine Auszahlung in mehreren Teilbeträgen ist möglich. Wird die Frist nicht eingehalten, so entsteht vom Tag der Auszahlung der Mittel an ein Zinsanspruch des Landes. Achtung: die bewilligten Mittel für ein Haushaltsjahr müssen spätestens bis zum eines jeden Jahres abgerufen werden. Werden die Gelder nicht abgerufen, verfallen diese. Es ist auf allen Ankündigungen (z.b. Plakate, Programme, Pressemitteilungen, Internetpräsentationen, Give Aways etc.) das geförderte Projekt betreffend, an deutlich sichtbarer Stelle auf die Landesförderung hinzuweisen. Wird dies nicht beachtet, können Fördergelder zurückgefordert werden. Seite 9

10 Projektbeschreibung (Mustergliederung) I. Titelblatt Projektbezeichnung Name der Bibliothek Name des/der Projektverantwortliche/n II. Inhaltsverzeichnis III. Kurzfassung max. 1 DIN A4 Seite Kurzbeschreibung aller Teile des Projektantrags IV. Projektbeschreibung 1. Zielsetzung Was soll warum und für wen erreicht werden? Inhalt des Projektes 2. Ausgangssituation kurzes Bibliotheks- und Zielgruppenprofil im Blick auf das Projektziel evtl. einige aussagefähige statistische Angaben ggf. Einordnung des Projektes in andere Vorhaben ggf. finanzielle Situation der Bibliothek 3. Methodischer Ablauf Mit welchen Maßnahmen soll das Projektziel erreicht werden? Wie soll der Erfolg des Projektes gemessen werden? 4. Zeitplan Abfolge der einzelnen Maßnahmen ggf. inhaltlich anschließende Folgeprojekte ankündigen 5. Projektmanagement Gesamtverantwortung Zuständigkeiten für einzelne Maßnahme bzw. Inhalte V. Kosten- und Finanzierungsplan Hier sollen die einzelnen Kostenstellen strukturiert werden (Muster siehe S. 11) Seite 10

11 Kosten- und Finanzierungsplan (Mustervorlage) Ausgaben 1. Personalausgaben (Honorare, Werkverträge) Öffentlichkeitsarbeit sonstige Sachausgaben... Gesamtausgaben Einnahmen (Finanzierung der Kosten) 1. Eigenmittel des Trägers 2. erwirtschafteter Eigenanteil (vor allem Einnahmen durch Ausleihgebühren, Eintrittsgelder u.ä.) Leistungen privater Dritter (z.b. Sponsoren, Spenden etc.) beantragte Landeszuwendungen Gesamteinnahmen (Gesamtausgaben und Gesamteinnahmen müssen in der Höhe identisch sein.) Seite 11