Strategie Informatikdienste

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1 Verwaltungsdirektion Abteilung Informatikdienste Strategie Informatikdienste Version Bearbeitung Ersteller Datum 1.0 Komplette Neufassung Christian Heim Input ID Mini Christian Heim Überarbeitung Christian Heim Überarbeitung Christian Heim Überarbeitung Christian Heim Input DO Christian Heim Klassifikation Genehmigung Öffentlich Universitätsleitung Informatikdienste Gesellschaftsstr. 6 CH-3012 Bern Tel. +41 (0) Fax +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Zusammenfassung Einleitung Absehbare Veränderungen im Umfeld Positionierung der ID Generelle Kriterien für die Leistungserbringung der ID Strategische Leitgedanken Attraktivität für Studierende erhöhen Entlastung der Organisationseinheiten von Standard-IT-Arbeiten Unterstützung der Lehrenden/Forschenden erhöhen Integration / Vereinheitlichung der zentralen universitätsweiten Verwaltungssysteme Darstellung der strategischen Initiativen für die Jahre Finanzierungsprinzipien Seite 2/12

3 Zusammenfassung Die vorliegende Informatikstrategie definiert die Entwicklungsrichtung der Informationstechnologien und der Informatik an der Universität Bern im Allgemeinen und der Informatikdienste (ID) im Besonderen. Abgeleitet aus der übergeordneten Strategie 2012 der Universität Bern, den absehbaren Veränderungen im Umfeld, den Erwartungen der Stakeholder, den Vorgaben der Verwaltungsdirektion und den Fähigkeiten der ID, wurden folgende Schwerpunkte definiert: Die Attraktivität der Universität für Studierende erhöhen durch ansprechende und einfach nutzbare IT-Dienstleistungen wie Netzzugang (v.a. Wireless), , attraktive Konditionen für Hardund Software, Drucken auf dem Campus, einfach nachvollziehbare Support-Infos, möglichst umfassende, benutzerfreundliche und integrierte Online-Dienstleistungen. Angebot einer optimalen Unterstützung der Organisationseinheiten in Bezug auf das Management der lokalen IT-Gegebenheiten. Damit verbunden ist ein kostengünstiges Angebot an Standard IT-Infrastrukturen wie Virtuelle Server, Backup-Funktionen, Storage, Content Management System etc.. Die Lehrenden und Forschenden der Universität durch bedürfnisgerechte IT-Dienstleistungen so zu unterstützen, dass sie möglichst wenig durch IT-Aufgaben absorbiert werden und sich auf ihre eigentlichen Kern-Aufgaben konzentrieren können. Unterstützung des mobilen Arbeitens der universitären Mitarbeitenden und Studierenden. Fördern der Integration der zentralen Verwaltungssysteme der Universität (Kosteneinsparungen und Risiko-Verminderungen). Einsatz von neuen Technologien unter den Gesichtspunkten der Kosten-Optimierung und des erhöhten Nutzens. Standardisierung der Erfüllung des Grundschutzes (Datenschutz, Compliance). Weiterentwicklung des Portfolios zu Tätigkeiten im Bereich Informationstechnologie (Modellierung von Workflows und Geschäftsprozessen). Kontinuierliche Qualitätsentwicklung der angebotenen Dienstleistungen. Erweiterung und Vergrösserung der Nutzerkreise der angebotenen Dienstleistungen durch gezielte und stufengerechte Informationen. Seite 3/12

4 1. Einleitung Die vorliegende Informatikstrategie der Universität Bern dient insbesondere dazu die Rolle und Organisation der ID zu definieren, die Erwartungen der verschiedenen Anspruchsgruppen (Stakeholder) zu identifizieren, künftige Entwicklungsschwerpunkte der ID festzulegen, als Richtschnur für künftige Entscheidungen der ID zu dienen Im Jahr 2006 hat die Universität Bern ihre Strategie 2012 formuliert. Die Strategie übernimmt die Ziele dieser übergeordneten Strategie möglichst weitgehend und richtet sich auch an den Mehrjahreszielen der Verwaltungsdirektion aus. Die Strategie strebt einen Horizont von 4 Jahren an. Definitionen: Informatikdienste (ID): Organisationseinheiten (OE): Dezentrale IT-Einheiten: KID: Zentralbereich: Zentrale Verwaltungssysteme: Abteilung Informatikdienste der Universität Bern, Teil der Verwaltungsdirektion Fakultäten, Departemente, Institute und Kliniken der Universität Bern IT-Personal in Organisationseinheiten (d.h. alles universitäts-interne IT-Personal mit Ausnahme der Informatikdienste) Kommission für Informatikdienste Rektorat, Vizerektorat Lehre, Vizerektorat Forschung, Vizerektorat Entwicklung, Vizerektorat Qualität und Verwaltungsdirektion Für Lehre, Forschung und Verwaltung relevante IT-Systeme der Universität Bern mit grosser Anzahl BenutzerInnen Seite 4/12

5 2. Absehbare Veränderungen im Umfeld Folgende absehbare Veränderungen im Umfeld der Universität Bern werden voraussichtlich in den kommenden Jahren einen Einfluss auf die Informatik der Universität haben: Grössere Autonomie der Universität Bern durch das neue Universitäts-Gesetz. Erhöhter Kostendruck auf die Organisationseinheiten und die ganze Universität. Wachsende Anforderungen an das Qualitäts-Management der Dienstleistungen. Zunehmende Anzahl IT-User (Grossteil der Studierenden besitzen einen Laptop und Zweitgeräte wie Tablets und Smartphones). Stetig wachsende Datenmengen stellen die IT vor grosse Herausforderungen. Weitere technologische Fortschritte im IT-Umfeld (Unified Communications, Multimedia, etc.). Zunehmende Bedeutung der Weiterbildung (Life Long Learning) an der Universität und Bedarf zur Unterstützung dieser Studiengänge durch die IT. Erhöhte Bedeutung der IT in Lehre (zunehmende Ergänzung des Präsenzunterrichts durch online Lern-Methoden) und Forschung (High Performance Computing und Unterstützung der Zusammenarbeit internationaler Forschungsgruppen durch IT). Zunehmende Verantwortung für den Betrieb von administrativen Diensten wie Finanz- oder Personal-Anwendungen. Zunehmende Bedeutung von Qualitätsmanagement und quantitativer Messung der Leistungen in Lehre und Forschung und damit verbundener Bedarf an entsprechender IT-Unterstützung. Zunehmende Verlagerung (Zentralisierung) von Aufgaben von den Fakultäten zum Zentralbereich und damit steigender Bedarf an zentralen Verwaltungssystemen. Zunehmende Mobilität der Studierenden. Wachsende Wahrscheinlichkeit, dass Dienste qualitativ und kostenmässig von externen Anbietern attraktiver erbracht werden können als inhouse. Seite 5/12

6 3. Positionierung der ID Dieser Abschnitt definiert, welche IT-Dienstleistungen durch welche Organisationen erbracht werden sollen. Es wird unterschieden zwischen den dezentralen IT-Einheiten, den ID sowie externen Leistungserbringern (kommerziellen Dienstleistern oder inter-universitären Organisationen wie z.b. SWITCH). Informatikdienste: Die ID erbringen IT-Dienstleistungen dort, wo Skaleneffekte wie etwa Kostenvorteile, höhere Verfügbarkeit oder bessere Funktionalität erreicht werden können durch standardisierte Angebote, Vorteile bezüglich Koordination und Zusammenarbeit der Einheiten der Universität Bern bestehen, bessere Verträge mit externen Leistungserbringern ausgehandelt werden können als von den dezentralen IT-Einheiten. Reputations- und Sicherheitsrisiken minimiert werden, Redundanzfreiheit von Datenhaltung und -Eingabe sowie Homogenität des User-Interfaces gewährleistet werden. Externe IT-Leistungserbringer: Erbringen IT-Dienstleistungen dort, wo Dienstleistungen mit Skaleneffekten erbracht werden und keines der oben genannten Ausschlusskriterien zutrifft (z.b. Schulungen in Standard-SW-Produkten oder Netzwerkverkabelung in neuen Gebäuden). Insbesondere kann SWITCH mit attraktiven Angeboten einen substantiellen Beitrag zur Vervollständigung des Dienstleistungs-Angebots leisten. Dezentrale IT-Einheiten: Erbringen insbesondere den lokalen Support (1st Level), den Support für Benutzer-Konten und Rechtevergabe unterstützen Anwendungen, welche nur von einzelnen Usern oder einer einzelnen Organisationseinheit benutzt werden, betreiben Anwendungen, welche ein hohes Mass an Flexibilität (z.b. für Forschungszwecke) erfordern. Seite 6/12

7 4. Generelle Kriterien für die Leistungserbringung der ID Die folgenden Kriterien wurden für die zukünftige Leistungserbringung der ID identifiziert: 1. Risiko-Verminderung: Da Informatiksysteme heute einen kritischen Faktor der Leistungserbringung einer Universität darstellen, müssen die Risiken und Folgen eines Ausfalls dieser Systeme abgeschätzt und Massnahmen dagegen getroffen werden. 2. Investitionsschutz: Die Beschaffung und der Betrieb von Informatiksystemen soll unter dem Aspekt des Investitionsschutzes erfolgen. Dazu gehören namentlich ein vertretbarer Lifecycle, eine gesicherte Wartung, die Kenntnisse der Systeme und die Sicherstellung der Schnittstellen zu Umsystemen. Im Sinne der Nachhaltigkeit muss auch die Standardisierung eines Systems sichergestellt sein (keine Speziallösungen). 3. Benutzer-Attraktivität: Ein Informatiksystem muss für die betroffenen Benutzergruppen einfach und intuitiv zu bedienen sein und die wesentlichen Funktionen enthalten, welche von den Benutzern erwartet werden. Dazu gehören ein einheitliches, durchgängiges Frontend, einfache Abläufe sowohl für die Identifizierung am System wie auch in der Bedienung und nachfolgenden Workflows. Damit sollen effizientere Arbeitsabläufe in Forschung, Lehre und Verwaltung ermöglicht werden. 4. längerfristiges Sparpotential gesamtuniversitär: Alle IT-gestützten Lösungen müssen im Sinne der Kosteneinsparung gemessen und eingeführt werden. Daneben muss immer auch das Prinzip der Nachhaltigkeit gewahrt bleiben, das letztendlich ein besseres Kosten/Nutzen Verhältnis gewährt. Ein massgebliches Sparpotential ist insbesondere dort zu orten, wo Konzentrationen von standardisierten IT-Anwendungen und Beschaffungen möglich und wünschbar sind. Seite 7/12

8 5. Strategische Leitgedanken 5.1 Attraktivität für Studierende erhöhen Die ID sollen einen Beitrag zur Attraktivität der Universität Bern als Studienort leisten, unter anderem mit folgenden Dienstleistungen und Optimierungen: Erweiterte Unterstützung des mobilen Arbeitens, Erweiterte Unterstützung der Karten-basierten Anwendungen (uniweites Drucken / Bezahlen, Zutrittskontrolle etc.) Betrieb einer benutzerfreundlichen Infrastruktur für den Bezug von günstiger Software, Informative Website der ID, welche den Studierenden einen raschen Überblick über die IT- Dienstleistungen der Universität Bern vermittelt und ihnen eine effiziente Konfiguration ihrer persönlichen Endgeräte (Laptops und Desktop-PCs) ermöglicht. Erweiterte Angebote des Helpdesks für den Support bei IT-Dienstleistungen der ID. 5.2 Entlastung der Organisationseinheiten von Standard-IT-Arbeiten Eine vermehrte Erbringung von Standard-IT-Leistungen durch die Informatikdienste bedeutet in der Regel eine Entlastung und setzt beträchtliche Ressourcen in den Organisationseinheiten für die Kernaufgaben Lehre und Forschung frei. Die Informatikdienste wollen die Attraktivität des zentralen Dienstleistungsangebots steigern und das Angebot so erweitern, dass Organisationseinheiten über die Jahre auf freiwilliger Basis vermehrt Standard-IT-Aufgaben zu attraktiven Konditionen den ID übergeben. Der Betrieb und die geltenden Bestimmungen werden pro Dienstleistung jeweils in einem Betriebskonzept und allenfalls in einer Dienstleitungsvereinbarung festgelegt. Die Erweiterungen des Dienstleistungs-Angebots umfassen namentlich: Aufbau und Betrieb von Infrastrukturen, welche den Organisationseinheiten kostensparendes Hosting ihrer Dienste ermöglicht (Virtuelle Server, Storage, Backup, CMS, Groupware) Unterstützung der Organisationseinheiten in Bezug auf den Aufbau und Betrieb ihrer IT- Organisation. Dazu gehören u.a. Beratung und Information zu personellen und organisatorischen Gegebenheiten. Beratung der Organisationseinheiten in Bezug auf das Finden von besten IT-Lösungen. Mithilfe der ID bei Audits der IT-Infrastruktur (Finanzkontrolle) und ISDS (Informatiksicherheit und Datenschutz). Seite 8/12

9 Die Organisationseinheiten sind nach wie vor verpflichtet, die für ein reibungsloses Funktionieren der IT-Mittel in ihrem Zuständigkeitsbereich notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen. 5.3 Unterstützung der Lehrenden/Forschenden erhöhen Die IT-Infrastruktur soll die Entlastung von administrativen Aufgaben sowie die Zusammenarbeit innerhalb der Universität wie auch über die Grenzen der Universität hinaus (u.a. in internationalen Forschungsgruppen) unterstützen. Zur Verfolgung dieses Zieles werden namentlich folgende Teilziele und Projekte vorangetrieben: Entlastung von administrativen Aufgaben durch Einführung und Betrieb geeigneter Tools durch die ID. Betrieb eines kompetenten und professionell unterstützten High Performance Computing Systems und des zugehörigen Datenspeichers. Fördern der Kollaboration durch Bereitstellen, Konsolidieren und Bekanntmachen von geeigneten Plattformen; dies erhöht die Nachhaltigkeit durch eine verminderte Notwendigkeit der Reisetätigkeiten. Angebot einer universitätsweiten Dropbox -Funktionalität. 5.4 Integration / Vereinheitlichung der zentralen universitätsweiten Verwaltungssysteme Heute werden zentrale Verwaltungssysteme durch verschiedene Einheiten der Universität evaluiert, eingeführt und teilweise sogar entwickelt. Daher ist die Systemlandschaft äusserst heterogen, die Daten werden mehrfach gehalten und müssen auch mehrfach eingegeben und mutiert werden. Die Benutzenden sind gegenwärtig mit einer Vielzahl von Systemen mit unterschiedlichen Bedienungskonzepten und Oberflächen konfrontiert. Zukünftige Systeme für Verwaltungsabläufe müssen Medienbruch-frei konzipiert werden. Hier sehen die ID eine wichtige Aufgabe. Von den ID wird eine verstärkte Rolle des Supports der Applikationen erwartet, welcher substantiell über den reinen Betrieb der Applikationen hinausgeht. Schnittstellen: Die ID sind für die Schnittstellen zwischen den Systemen verantwortlich. Sie beteiligen sich an der Erarbeitung der fachlichen Anforderungen, liefern den Herstellern die Vorgaben für die Entwicklung und Technologie oder entwickeln die Schnittstellen selber. Seite 9/12

10 Um die Heterogenität zu reduzieren, sollen die ID in Zukunft bei der Spezifikation, Evaluation und technischen Entwicklung sowie des Betriebs von Verwaltungssystemen eine Führungsrolle einnehmen. Initiativen in diesem Bereich betreffen unter anderem folgende Punkte: Den Aufbau eines Dienstleistungs-Centers, welches die Applikationsbetreuung für alle wesentlichen zentralen Dienste der Universität übernimmt. Übernahme der Verantwortung für die Schnittstellen. Verfolgen einer integrierten einheitlichen Look and Feel -Oberfläche. Die ID prüfen allfällige Daten-Redundanzen und das Zusammenpassen mit der übrigen Systemlandschaft sowie betriebliche Aspekte und Risiken im technischen Bereich. Die ID erhalten die Autorität, über die Zugriffsrechte und die Change- / Release-Aktivitäten in den zentralen Applikationen zu entscheiden. Die ID werden vermehrt im Tätigkeitsfeld der Modellierung der Bereiche Workflows und Geschäftsprozesse tätig. 6. Darstellung der strategischen Initiativen für die Jahre Die nachstehende Tabelle enthält die strategischen Initiativen, von welchen die ID für die folgenden Jahre den grössten Nutzen in Bezug auf die definierten strategischen Leitgedanken (Kap. 5) und die generellen Kriterien (Kap. 4) erwarten. Seite 10/12

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12 7. Finanzierungsprinzipien Das Tätigkeitsportfolio der ID und seine Finanzierungsprinzipien lassen sich wie folgt klassieren: Was Beispiele Abnehmer Nutzen Finanzierung IT-Basisinfrastruktur Design und Betrieb zentraler Verzeichnisse, Schnittstellen- Entwicklung Allgemeine IT- Dienstleistungen Übernahme der IT- Infrastruktur Spezielle IT-Dienstleistungen Individuelle IT- Dienstleistungen Netzwerk, Active Directory, Groupware PARIS,Telefonbuch CMS, Backup, Virtuelle Server, 2nd Level Support, Storage Alle Angehörigen der Universität Alle Angehörigen der Universität, Alle OE Skaleneffekte, Verfügbarkeit, Interoperabilität, Sicherheit Vermeidung Redundanz bei Dateneingabe und -haltung Skaleneffekte, Entlastung der OE Zentral Zentral Zentral, Lenkungsabgaben NAS, Server-Farmen Alle OE Skaleneffekte, Professionalität Vollfinanzierung durch Abnehmer High Performance Computing 1st Level Support für Dekanate und Zentralbereich Wenige Organisationseinheiten Einzelne Organisationseinheiten Skaleneffekte, Professionalität, Professionalität, Entlastung der OE Mitfinanzierung durch Abnehmer Volle Übernahme der Kosten durch Abnehmer Erläuterung der Finanzierungsarten: Zentral: Durch Mittel der Universität. Antrag auf Finanzmittel und Personal für grössere IT-Vorhaben durch die ID an die Universitätsleitung. Lenkungsabgaben: Zur Steuerung von ineffizientem Gebrauch von IT-Ressourcen durch die Organisationseinheiten und Dämpfung von übermässig schnellem Wachstum von Dienstleistungen können die ID in Absprache mit dem Verwaltungsdirektor Lenkungsabgaben erheben. Diese Lenkungsabgaben betragen nur einen Bruchteil der effektiven Kosten und dürfen nicht innovations-hemmend sein. Co-Finanzierung nach Möglichkeit: Das Primat der Finanzierung liegt beim Benutzer/Abnehmer. Eine Mitfinanzierung durch die Zentrale kann bei vorhandenen Mitteln fallweise geprüft werden. Durch Abnehmer: Volle Übernahme der Kosten von individuellen Dienstleistungen durch die Abnehmer. Seite 12/12

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