ERP-Systeme erfolgreich einsetzen

Transkript

1 Thomas Oberländer ERP-Systeme erfolgreich einsetzen - Die Wahrheit muss ins System - Kostenloses Rezensionsexemplar Keine Weitergabe oder Veröffentlichung ohne Genehmigung des Autors. Dieses Buch ist in einer Kindle-Version bei Amazon bestellbar: Seite 1 von 42

2 Das Lastenheft Nach Abschluss der Prozessaufnahme und optimierung steht der Umfang der benötigten Funktionalität fest und muss in ein Lastenheft überführt werden. Das Lastenheft wird anschließend den ERP-Herstellern zugeschickt und von diesen bearbeitet, in dem zu jeder Anforderung eine Stellungnahme abgegeben wird. Die Stellungnahme kann textlich erfolgen oder mit der Angabe, ob die Aufgabe bzw. Funktion im Standard, mit einer Anpassung oder durch ein Fremdprodukt abgedeckt wird. Wenn eine Anpassung notwendig ist, sollte gleich eine grobe Angabe zum Realisierungsaufwand erfolgen. Wenn ein Fremdprodukt eingesetzt wird, sollte der Lieferant der Lösung und die Art der Integration genannt werden. Die von den ERP- Herstellern bearbeiteten Lastenhefte werden anschließend ausgewertet, um drei ERP- Hersteller zu ermitteln, die man zu einer Systempräsentation einlädt. In der Regel schickt man das Lastenheft an ERP-Hersteller, die man über eine Markrecherche ermittelt hat. Auf die Marktrecherche wird später noch im Detail eingegangen. Lastenheft - aber wie? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man ein Lastenheft aufbauen kann. Man kann ein Lastenheft mit einem Textverarbeitungsprogramm, einer Tabellenkalkulation oder z.b. einer Mind-Map erstellen. Beim Aufbau des Lastenhefts sind zwei Dinge besonders zu beachten. Man muss die Informationen strukturiert darstellen, damit sich alle Projektbeteiligten und auch die ERP-Hersteller zurechtfinden. Und man muss beachten, dass man das Lastenheft später auswerten muss. Die Auswertung kann man am effektivsten mit einer Tabellenkalkulation vornehmen. Aus diesem Grund ist der Einsatz einer Textverarbeitung eher für die allgemeinen Erklärungen zum Projekt zu empfehlen. Es ist durchaus üblich, dass nicht nur ein Lastenheft an die ERP-Hersteller geschickt wird. Wir nennen das Paket an Unterlagen in unseren Projekten meist Ausschreibungsunterlagen. Diese bestehen aus einem Dokument, das in einer Textverarbeitung erstellt wird. In diesem Dokument sind allgemeine Erklärungen zum Unternehmen, die Rahmenbedingungen der ERP-Auswahl und die gewünschten Angebotsinformationen enthalten. Die Abfrage der Funktionalität ist in einer Tabellenkalkulation organisiert. So kann man später die von den ERP-Herstellern ausgefüllten Anforderungen in Form einer Tabellenkalkulation in einer Datei zusammenführen und die Auswertung effektiv durchführen. Auf unserer Plattform stellen wir kostenlos Beispiele für den Aufbau des funktionalen Bereichs eines Lastenhefts zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass die Beispiele nicht unter dem Begriff Lastenheft zu finden sind. Auf unserer Plattform nennen wir diese Vorlagen Musterpflichtenhefte. In der ERP-Welt werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft teilweise parallel verwendet. Wobei per Definition das Lastenheft die reine Anforderungsspezifikation darstellt und das Pflichtenheft den Lösungsansatz, wie der ERP-Hersteller die Anforderungen löst. Da die ERP-Hersteller bereits im Lastenheft Lösungsansätze beschreiben, ist die Grenze in ERP-Projekten in der Praxis meist fließend. Manchmal leiten wir in Projekten aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft ab, das Bestandteil des Vertrags mit dem ERP-Hersteller wird. Dadurch hat man den Vorteil, dass besonders kritische Aufgabenstellungen schriftlich geregelt sind und alle Beteiligten ihre Pflichten kennen. Unternehmen erhoffen sich dadurch Sicherheit, falls bei der ERP- Inbetriebnahme unterschiedliche Auffassungen zwischen Unternehmen und ERP-Hersteller darüber bestehen, ob eine Anforderung abgenommen werden kann oder nicht. Der Sicherheitsbedarf geht in manchen Fällen so weit, dass Unternehmen die im Pflichtenheft geregelten Anforderungen und deren Lösungswege notfalls auch rechtlich durchsetzen wollen. Wenn man diesen Anspruch hat, muss das Pflichtenheft die Anforderung und den Lösungsweg sehr detailliert und für Branchenfremde nachvollziehbar dokumentieren. Dies bedeutet, dass vor Vertragsabschluss und Inbetriebnahme diese Dinge erledigt sein müssen. Also zu einem Zeitpunkt, zu dem man das neue ERP-System noch nicht im Detail kennt. In der Praxis werden in diesem Fall Workshops durchgeführt, die natürlich mit Kosten verbunden sind, dies muss Seite 19 von 42

3 man bedenken. In manchen Projekten mag dies erforderlich sein. In meinen Projekten kommt die vertragliche Absicherung über ein Pflichtenheft sehr selten vor. Wenn ich Unternehmen berate, die in der Vergangenheit sehr schlechte Erfahrungen mit ERP-Projekten gemacht haben, besteht oft der Wunsch nach dieser zusätzlichen Sicherheit. Ich versuche dann auf die Gründe der gemachten schlechten Erfahrungen einzugehen. In der Regel stellt sich bei der Nachfrage heraus, dass man bei der ERP-Auswahl ganz einfach Fehler gemacht hat. Man hat die Prozesse nicht detailliert genug untersucht und ist mit einer sehr großen Unschärfe in das Projekt gegangen. Durch die Unschärfe konnte man die Anforderungen nicht exakt genug beschreiben und hat damit die Basis für Missverständnisse geschaffen. Und genau diese Missverständnisse führen dann später zu Konflikten mit dem ERP-Hersteller. Unternehmen und Hersteller haben unterschliche Auffassungen und fangen an sich zu streiten. Wenn man diese Probleme vermeiden möchte, ist die beste Lösung ein professionell geführtes ERP-Projekt. Ein Pflichtenheft als Vertragsbestandteil kann nur eine zusätzliche Absicherung sein, nicht mehr und nicht weniger. Wie soll ein Richter entscheiden, wenn sich Unternehmen und Hersteller aufgrund einer mangelhaften Dokumentation nicht einig sind? In den meisten Fällen enden diese Fälle in einem Vergleich. Das Unternehmen hat viel Geld ausgegeben, die Keyuser haben den ganzen Aufwand und die Mehrbelastungen umsonst ertragen und die Mitarbeiter zucken zusammen, wenn sie das Wort ERP-System hören, dies ist kein positiver Spirit! An dieser Stelle kann ich mich nur wiederholen, man muss ein ERP-Projekt ernst nehmen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen Ressourcen für ein professionelles ERP-Projekt hat, sollte man externe Experten hinzuziehen. Alleine aus Kostengründen auf externe Experten zu verzichten wäre eine falsche Entscheidung. Die Alternative zur manuellen Lastenhefterstellung. In den letzten Jahren haben sich im Internet einige Plattformen darauf spezialisiert, Unternehmen, die ein ERP-System suchen, mit webbasierten Tools bei der ERP-Auswahl zu unterstützen. Wir arbeiten bei unseren ERP-Auswahlverfahren auch mit einem dieser Anbieter zusammen. Wir können auf verschiedene branchenbezogene Lastenheftvorlagen zugreifen, die je nach Anforderung auch projektspezifisch neu zusammengestellt werden. Die Lastenheftvorlagen werden dann bereinigt und durch Zusatzfragen angereichert, so dass man am Ende ein vergleichbares Ergebnis zu einem manuell erstellten Lastenheft hat, nur mit viel weniger Aufwand. Die Lastenheftvorlagen liegen als Mind-Map vor, wodurch eine sehr effektive Bearbeitung des Lastenhefts möglich ist. Nachdem das Lastenheft fertiggestellt ist, wird es in die Plattform importiert. Über die Plattform werden dann die Ausschreibung und anschließend die Auswertung der Angebote der ERP-Hersteller vorgenommen. Im Vorfeld kann man über die Plattform auch die Systemrecherche vornehmen, Details zu diesem Thema folgen im nächsten Abschnitt. Bei Nutzung dieser Plattformen ist dringend zu beachten, dass es sich um die Bereitstellung von Tools handelt. Die Plattformen ersetzen keinen erfahrenen Berater. Man fühlt sich oft dazu hingezogen, eben mal schnell einen Kriterienkatalog auszufüllen, der meist die Basis dieser Plattformen ist, um anschließend eine Liste mit ERP-Herstellern zu erhalten. Die dafür benötigte Zeit kann man sinnvoller investieren, da man mit der Liste der ERP-Hersteller nichts anfangen kann. Ein Lastenheft kann durchaus einzelne Anforderungen enthalten, diese sind nicht mal eben in ein paar Minuten in solch einer Plattform eingegeben. Meist sind die Kriterienkataloge nur auf Überschriften aufgebaut und können gar kein ernsthaftes Ergebnis liefern. Mit Überschriften meine ich, dass danach gefragt wird, ob man eine integrierte Finanzbuchhaltung benötigt oder ob mehrere Standorte existieren, ob man Einzelfertiger oder Großhändler ist und so weiter. Ich muss sogar so weit gehen, vor einigen Plattformen zu warnen. Wenn man über Internet-Suchmaschinen über die Begriffe ERP und Auswahl oder Beratung sucht, werden im Suchergebnis oft vollmundige Werbeanzeigen Seite 20 von 42

4 eingeblendet, die suggerieren, die beste und einfachste Plattform für eine ERP-Auswahl zu sein. Manche werben sogar damit, dass Berater quasi ein unnötiger Kostenfaktor sind. Wer dieses Buch verstanden hat, kann sich dazu sein eigenes Urteil bilden. Um es kurz zu machen, die meisten dieser Angebote, besonders die mit auffällig viel Werbeanzeigen, sind einfach nur Adressensammler. Dies bedeutet, dass Unternehmen aufgefordert werden, einige Angaben zu Budget und Zeitrahmen zu machen. Anschließend bekommen die Unternehmen einen Anruf mit dem Ziel, weitere Angaben zum Projekt in Erfahrung zu bringen. Wenn dies erfolgt ist, wird die Adresse an mehrere ERP-Hersteller als Lead verkauft und bei den Unternehmen steht das Telefon des ERP-Ansprechpartners nicht mehr still. Die Betreiber dieser unseriösen Plattformen verdienen sehr gut, dies kann man an den verwendeten Budgets für die Werbeanzeigen erkennen. Das Unternehmen hat nur den Effekt, dass Mitarbeiter durch permanente Anrufe von ERP-Herstellern von der Arbeit abgehalten werden. Wenn man seriöse Plattformen sinnvoll einsetzt, kann man ERP-Auswahlverfahren effektiver gestalten als bei einer manuellen ERP- Auswahl. Man kann das Lastenheft schneller erstellen, die Marktrecherche sicherer durchführen, die Ausschreibungsunterlagen direkt über die Plattform an die ERP-Hersteller schicken und die Angebote der ERP-Hersteller über die Plattform auswerten. Das solch ein seriöses Angebot Geld kostet, ist nachvollziehbar, diese Investition rechnet sich aber auf alle Fälle. Ich habe in meinem Unternehmen vor einiger Zeit die Entscheidung getroffen, mit dem Marktführer dieser Plattform-Betreiber zusammenzuarbeiten. Den Kostenvorteil geben wir an unsere Kunden weiter. Gegenüber einer manuellen ERP-Auswahl können je nach Projektgröße zwischen 5 und 15 Tagen Aufwand eingespart werden. Seite 21 von 42

5 Marktrecherche Nach Fertigstellung des Lastenhefts stellt sich nun die spannende Frage, an welche ERP- Anbieter das Lastenheft verschickt wird. Diesen Schritt bezeichnet man als Marktrecherche. Manche Unternehmen würden am liebsten das Lastenheft an alle ERP-Hersteller schicken und die Vorauswahl über eine Marktrecherche überspringen. Dazu muss man wissen, dass die Bearbeitung eines Lastenhefts für den ERP-Hersteller mit Aufwand verbunden ist. Wenn das Lastenheft entsprechend sorgfältig bearbeitet wurde, beschäftigt sich beim ERP-Hersteller nicht nur der Vertrieb mit der Bearbeitung des Lastenhefts, es müssen auch erfahrene Berater für die Bearbeitung hinzugezogen werden. Da der ERP-Hersteller für diesen Aufwand kein Geld bekommt, wird er den Aufwand nur betreiben, wenn er eine faire Chance hat, als Sieger aus dem Auswahlverfahren hervorzugehen. Vor der Bearbeitung eines Lastenheftes wird beim ERP-Hersteller eine Prüfung auf diesen Sachverhalt hin vorgenommen. Es passiert nicht selten, dass ERP-Hersteller an einem Auswahlverfahren nicht teilnehmen, weil die Anforderungen nicht zu der ERP-Lösung passen. Also macht es für alle Seiten keinen Sinn, das Lastenheft pauschal an alle ERP-Hersteller zu schicken. Man sollte im Vorfeld prüfen, welche ERP-Hersteller nicht in Frage kommen bzw. welche in Frage kommen, dies ist er effektivere Weg. Dazu muss man entweder einen guten Überblick über den Markt der ERP-Systeme haben oder eine Internet- Plattform verwenden, die eine oder mehrere Recherchemöglichkeiten bietet. Von einem Berater kann man natürlich nicht erwarten, dass er ERP-Systeme im Detail kennt und in der Lage ist, die 15 für das Projekt geeigneten Systeme ad hoc zu nennen. Ein Berater kann bei guter Branchenkenntnis durchaus bezogen auf die wichtigsten Systeme seiner Branche eine sehr fundierte Marktkenntnis haben. Aber auch ein Berater ist nicht allwissend. Hinzu kommt, dass hingegen einiger Meinungen sich der ERP-Markt nicht ausschließlich konsolidiert, es entstehen auch regelmäßig neue ERP-Systeme auf der grünen Wiese. Der Markt verändert sich also permanent. Bestehende Systeme werden ständig funktional erweitert, woraus man aber nicht den falschen Rückschluss ziehen kann, dass sich die Systeme funktonal immer mehr annähern und es letztendlich egal ist, welches System man kauft. Neben der funktionalen Komponente ist auch die prozessuale Komponente zu berücksichtigen und hier gibt es sehr wohl große Unterschiede. Eine Systementscheidung rein auf funktionaler Ebene zu treffen wäre fatal. System ist nicht gleich System! Aufgrund dieser Gegebenheiten ist eine gründliche Marktrecherche absolut erforderlich. Wenn ich eine ERP-Auswahl betreibe, recherchiere ich immer auf drei Ebenen. Die erste Ebene ist das Wissen zu den Systemen, das ich im Kopf oder in meinen Aufzeichnungen habe und permanent durch Besuche bei ERP-Herstellern und durch Messebesuche aktuell halte. Die zweite Ebene ist eine Recherche über eine Internet-Plattform, über die wir auch die Ausschreibung organisieren. Diese Plattform bietet zwei Möglichkeiten der Recherche. Einmal über ein anzulegendes Suchprofil, das nichts mit dem Lastenheft zu tun hat. Dieses Suchprofil wird mit den Angaben von ca ERP-Anbietern, die die Angaben zu ihren Systemen in einer Datenbank hinterlegt haben, verglichen. Auf diese Weise erhält man einen guten Überblick über geeignete Systeme. Nun passen 1200 ERP-Anbieter nicht mit der Angabe zu ERP-Systemen zusammen. Der Unterschied resultiert daraus, dass ein ERP-Hersteller mehrere Partner haben kann, die aus einer ERP-Lösung mehrere Branchenlösungen ableiten. In der Internet-Plattform kann man sofort die Größe des Partners, die Anzahl der Installationen und weitere wichtige Daten zum Partner abrufen. Auch diese Daten spielen bei der Recherche eine Rolle, nicht nur die Funktionalität des ERP-Systems. Die zweite Möglichkeit ist die Suche über Referenzen, die der ERP-Anbieter auf der Plattform hinterlegt hat. Man kann über eine Volltextsuche in allen Referenzen recherchieren. Auch dies ist eine sehr gute Möglichkeit, nach speziellen Anforderungen oder Geschäftsprozessen zu suchen. Die dritte Ebene ist eine manuelle Suche über Internet-Suchmaschinen. Auf diese Weise stellen wir in unseren Seite 22 von 42

6 Projekten sicher, auch Systeme zu finden, die eventuell nicht auf der Internet-Plattform unseres Partners gelistet sind. Die Marktrecherche sollte von einem Fachmann begleitet werden. Um die Ergebnisse einer Suche auszuwerten, egal ob man über eine Internet-Suchmaschine oder das Suchprofil oder Referenzen eines Dienstleisters sucht, ist ein Fachmann der Materie ratsam. Denn die Suchergebnisse müssen interpretiert werden, man darf sie nicht ungeprüft hinnehmen und meinen, damit sei die Recherche abgeschlossen. Ich mache in meinem Unternehmen mit meinen Beratern manchmal einen Test und lasse mehrere Berater mit den gleichen Ausgangsinformationen eine Recherche durchführen. Nicht selten kommen dabei unterschiedliche Ergebnisse zustande. Dies liegt daran, dass jeder Berater die Vorgaben anders interpretiert und bei der Erstellung des Suchprofils und bei der Suche über Internet- Suchmaschinen unterschiedliche Prioritäten und unterschiedliche Suchbegriffe verwendet werden. Die Ausbildung meiner Berater auf dem Gebiet der Marktrecherche ist neben der Prozessanalyse einer der wichtigsten Bereiche. Wenn man über eine Internet-Plattform recherchiert bekommt man in der Regel prozentuale Angaben bezogen auf den Abdeckungsgrad des Suchprofils ausgewiesen. Dieser Abdeckungsgrad bringt die Systeme auch in eine Reihenfolge. Man sollte die Abdeckungsgrade als ein Beurteilungskriterium verstehen und sich nicht ausschließlich danach richten. Der Abdeckungsgrad bezieht sich auf das Suchprofil, nicht auf das Lastenheft! Man muss auch betrachten, wie die Kundenstruktur des ERP-Anbieters ist: Passt das Unternehmen dort hinein? Wenn z.b. ein Anbieter vorwiegend Unternehmen mit 5000 und mehr Mitarbeitern als Kunden hat, würde sich ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern wahrscheinlich nicht gut aufgehoben fühlen. Bei einem ERP- Anbieter, der meist Kunden mit bis zu 50 Mitarbeitern hat, würde das Verhältnis auch nicht passen. Die Einschätzung ist in jedem ERP-Auswahlverfahren neu vorzunehmen. Es sind auch nicht einige wenige Parameter, die bei einer ERP-Auswahl zu berücksichtigen sind, es ist der Mix aus allen betrachteten Parametern. Am Ende der ERP-Recherche sollten ca. 15 ERP-Anbieter feststehen, an die man die Ausschreibungsunterlagen verschickt. Man muss davon ausgehen, dass einige Anbieter Absagen erteilen. Eine Absage kann unterschiedliche Gründe haben. Entweder hat der Anbieter keine freien Kapazitäten mehr für ein Projekt oder der Anbieter hat das Gefühl, durch einen schlechten funktionalen Abdeckungsgrad keine großen Chancen zu haben, eine der ersten Positionen zu besetzen. Man sollte eine Absage akzeptieren, aber auf alle Fälle telefonisch die Gründe erfragen. Nicht selten kommt es vor, dass ein Anbieter einige Anforderungen missverstanden hat und seine Chancen doch nicht so schlecht stehen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn man bei der Erstellung des Lastenheftes Fragen missverständlich formuliert hat oder der Mitarbeiter des ERP-Anbieters, der das Lastenheft bearbeitet hat, noch nicht lange im Unternehmen war und die Möglichkeiten seines eigenen Systems noch nicht ausreichend genug kennt. Die Liste mit den 15 Kandidaten nennt man auch Longlist. Seite 23 von 42