Mareon Handwerkeranbindung Auftragseröffnung Dokumentation für Wohnungsunternehmen

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1 Mareon Handwerkeranbindung Auftragseröffnung Dokumentation für Wohnungsunternehmen Stand: Mai 2014

2 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Aareon AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt. Seite 1 von 17

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Systemvoraussetzungen Verfahrensbeschreibung Auftragseröffnung über Mareon Neuer Mareon-Auftrag Objekte und Mieter Positionen Allgemeine Auftragsdaten Auftragnehmer Auftrag speichern oder erteilen Mareon Auftragseröffnung Nummernkreis und Merkmale Auftrag stornieren Auftragsanhänge Mareon Auftragseröffnung Prozess Seite 2 von 17

4 1 Einführung Herzlich willkommen bei Mareon! Wir freuen uns, dass Sie sich entschlossen haben, mit unserem Produkt Mareon Auftragseröffnung in Verbindung mit Handwerkeranbindung (HWA) zu arbeiten. Bisher wurden Aufträge im GES-ERP-System eröffnet und dann an Mareon weitergeleitet. Jetzt können Sie Aufträge auch direkt im Service-Portal anlegen. Hauswarte oder Mitarbeiter können jetzt sofort ohne Umweg über die Zentrale einen entsprechenden Auftrag erteilen, wenn sie einen Mangel feststellen. Über einen Internetzugang können sie direkt auf Mareon zugreifen und den Auftrag im Service- Portal anlegen. Der Schaden wird ohne Verzögerung beschrieben und gemeldet, der Umweg über den GES-Arbeitsplatz in der Zentrale kann entfallen, die Reparatur noch rascher erfolgen. Dabei stehen dem Benutzer Mieter- und Objektdaten aus dem GES-ERP-System in Mareon zur Auswahl, ebenso wie ein standardisierter Technischer Verwaltungsplan. Das vereinfacht die Schadens- und Auftragsbeschreibung spürbar. Dabei bleiben die auf diesem Weg ausgelösten Aufträge natürlich voll in die bewährten Abläufe integriert. Nach der Auftragsvergabe in Mareon geht alles den gewohnten Gang. Der Handwerksbetrieb wird Minuten nach Erfassung des Auftrags via , Fax oder SMS benachrichtigt. Er kann den Auftrag auf Mareon sofort ansehen, ausdrucken, die Erledigung bestätigen und am Ende auch die Rechnung an das Immobilienunternehmen übermitteln. Rechnungen, die aus direkt in Mareon angelegten Aufträgen resultieren, werden am Ende unmittelbar in den Z-Bereich des GES-ERP-Systems weitergeleitet. Dadurch ergibt sich ein weiterer Vorteil. Auch GES-Anwender, die das Modul Laufende Instandhaltung noch nicht im Einsatz haben, können nun mit der Mareon Handwerkeranbindung arbeiten. Interessant ist diese Möglichkeit vor allem für Wohnungsunternehmen, die auf die deutlich komfortablere Verwaltung von Rollen, Rechten und Budgets, wie sie das GES-Modul Laufende Instandhaltung bietet, verzichten können und wollen. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, sich in unserem Produkt schnell zurechtzufinden. Da wir unser Produkt stets weiterentwickeln, können Sie die aktuellste Version des Handbuchs jederzeit in elektronischer Form auf unserer Homepage einsehen, herunterladen oder ausdrucken. Das Handbuch wird begleitend zur aktuellen Version des Produkts aktualisiert. Wenn sich eine Frage ergibt, können Sie auch über den Hilfe-Bereich auf unserer Homepage zusätzliche aktuelle Informationen erhalten. Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu unserem Produkt oder diesem Handbuch, dann senden Sie bitte eine an Gerne beantwortet Ihnen unsere Kundenbetreuung auch Fragen unter der Telefonnummer (9 Cent pro Minute aus dem Netz der Deutschen Telekom). Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit Mareon! Seite 3 von 17

5 2 Systemvoraussetzungen Die jeweils gültigen aktuellen technischen Voraussetzungen finden Sie auf der Mareon Homepage unter Hilfe/Support > Allgemein. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Service-Portals Mareon kann es zu technisch bedingten Anpassungen der allgemeinen Systemvoraussetzungen kommen. Aareon wird auf Änderungen der Systemanforderungen auf der Mareon Homepage (siehe oben) hinweisen. Die Systemvoraussetzungen auf ERP-System-Seite sind Gegenstand kundenindividueller Konfigurationen. Seite 4 von 17

6 3 Verfahrensbeschreibung Mareon Auftragseröffnung dient der Eröffnung und Erteilung von Aufträgen ohne den Einsatz des Moduls Laufende Instandhaltung im ERP-System. Für GES-Benutzer gilt: Für die Eingabe der Auftragsfelder stehen Daten aus dem ERP-System zur Verfügung, die über eine Schnellsuche in die Felder übernommen werden können. Um Aufträge über Mareon erteilen zu können, sind folgende Bedingungen zu erfüllen: Zuschaltung der Sopros im GES-ERP-System: A013 ADABAS-Report A100 Mareon-Teilnehmer A150 Mareon: Personen als Mareon-relevant kennzeichnen Mit Mareon Auftragseröffnung werden die Aufträge auf Mareon mit allen Auftragsdaten eröffnet und an den gewünschten Handwerker erteilt. Die Auftrags- und Rechnungsstellung wird wie gehabt vom Handwerker auf dem Service-Portal Mareon abgewickelt. Im GES-Bereich laufen die gestellten Rechnungen im Z-Bereich ein und können dort geprüft und gebucht werden, wobei die Statusrückmeldung bezüglich der Rechnung weiterhin über Mareon an den Handwerker übermittelt wird. Seite 5 von 17

7 4 Auftragseröffnung über Mareon 4.1 Neuer Mareon-Auftrag Ein neuer Auftrag wird über den Schalter Neuer Auftrag erzeugt, mit dem das Formular für die Mareon Auftragseröffnung aufgerufen wird. Abb. Navigation Mareon Auftragseröffnung 4.2 Objekte und Mieter Das Auftragsformular ist in vier Teile aufgeteilt: Objekte und Mieter Positionen Allgemeine Auftragsdaten Auftragnehmer Zur Auftragseröffnung stehen dem Benutzer über eine Auswahlbox Daten aus dem ERP-System zur Verfügung, wie im Bereich Objekte und Mieter, im Bereich des Technischen Verwaltungsplans und bei der Auswahl des Auftragnehmers. Ausw ahl Objek t Ausw ahl Miete r Ausw ahl Lage Abb. Auftragseröffnung Auswahl Objekte und Mieter Seite 6 von 17

8 Dabei kann die Suche nach einem Objekt oder einem Mieter gestartet werden, indem die Straße, Hausnummer oder Nummer der Wirtschaftseinheit in die Suche eingegeben wird bzw. die Personennummer des Mieters oder ein Teil des Namens. Das Programm erkennt bei Auswahl des Objekts den aktuellen Mieter und auch anhand des Mieters das zugehörige Objekt. Die aktuellen Mietverträge werden berücksichtigt, d. h. sollte diese Wohnung sich im Leerstand befinden, bleibt das Feld leer, steht Ihnen jedoch auch für eine manuelle Dateneingabe zur Verfügung. Abb. Auftragseröffnung Objekte und Mieter 4.3 Positionen Über den Bereich Positionen können die Auftragspositionen über eine Suche ausgewählt werden. Dabei steht ein Technischer Verwaltungsplan im Standard zur Verfügung, z. B. für Kunden ohne das GES-Modul Laufende Instandhaltung. Selbstverständlich kann statt des Standard-TVPs der Verwaltungsplan des Mandanten zur Auswahl herangezogen werden, aber auch eine manuelle Eingabe wird Ihnen hier geboten. Abhängig von der Stufe Wirtschaftseinheit, Haus und Mieteinheit sind die weiteren Auftragspositionen in der Auswahl abgestimmt. Seite 7 von 17

9 Abb. Auftragseröffnung Positionen Auswahl Positionen Seite 8 von 17

10 Abb. Auftragseröffnung Positionen 4.4 Allgemeine Auftragsdaten Im dritten Teil werden folgende allgemeine Auftragsdaten abgefragt: Hauswart Hier kann der zuständige Hauswart manuell mit der Auftragserteilung eingetragen werden. Sachbearbeiter Durch die Anmeldung an Mareon wird der Sachbearbeiter aus den Zugangsdaten übernommen. VS und KNR Durch eine Vorbelegung kann der Auftrag bereits anhand der Objektauswahl vorkontiert werden, indem eine Inventarkontierung erstellt wird, die unter der Kontierungsnummer (KNR) und dem Vorgangsschlüssel (VS) Berücksichtigung findet und mit der Rechnung in das ERP-System einfließt. Seite 9 von 17

11 Der Standardfeldaufbau des Vorgangsschlüssels bzw. Kontierungsschlüssels kann kundenindividuell vorbelegt werden, aber jederzeit während der Auftragserteilung verändert werden. Wirtschaftseinheit, 4- bzw. 5-stellig, numerisch, ( bzw ) Mieteinheit, 4- bzw. 3-stellig, numerisch, ( bzw ) Position, 2-stellig, numerisch, (40-90) Untere Position, 2-stellig, numerisch, (00-99) Vorgangsschlüssel, 3-stellig, numerisch, (501, 520) Weitere Daten Schätzkosten aus Positionen berechnen Diese Möglichkeit steht Ihnen mit Verwendung von Einheitspreisen zur Verfügung. Schätzkosten Eine manuelle Eingabe der Schätzkosten ist ebenso möglich und kann auch nach der Erteilung mit Angabe des Änderungsgrunds geändert werden. Diese Änderungen werden mit der Auftragswerthistorie protokolliert. Priorität Mit der Auftragseröffnung ist die Mitteilung bezüglich der Priorität möglich. Besondere Ausführungsanweisungen Das Feld Besondere Ausführungsanweisungen kann für die Auftragseröffnung herangezogen und mit Text gefüllt werden. Weitere Informationen Mitgelieferte Texte stehen dem Auftragnehmer im Auftrag zur Verfügung. Optionen Telefonisch erteilt Der Auftrag wird in der Auftragsliste als telefonisch erteilt angezeigt. Gewährleistungsauftrag Die Kennzeichnung des Auftrags als Gewährleistungsauftrag und eine Rechnungsstellung sind nicht möglich. Lohnanteil nach 35a EStG Eine optionale Auswahl der Lohnkategorien ist aus folgenden Möglichkeiten gegeben: nicht relevant geringfügige Beschäftigungsverhältnisse andere geringfügige Beschäftigungsverhältnisse haushaltsnahe Dienstleistungen Seite 10 von 17

12 Handwerkerleistungen Seite 11 von 17

13 Abb. Auftragseröffnung Allgemeine Auftragsdaten Seite 12 von 17

14 4.5 Auftragnehmer Nun fehlt lediglich der Auftragnehmer, dem der Auftrag erteilt werden soll. Auch hier steht die bereits beschriebene Suchfunktion zur Verfügung, bei der über die Personennummer des Handwerkers oder anhand des Namens gesucht wird. Abb. Auftragseröffnung Auftragnehmer 4.6 Auftrag speichern oder erteilen Ist der Auftrag und damit alle Pflichtfelder gefüllt, kann der Auftrag gespeichert oder erteilt werden. Mit Abbrechen gelangen Sie zurück zur Auftrags- und Rechnungsmaske ohne Speicherung der eingegebenen Daten. Durch Speichern eines Auftrags wird ein Entwurf erstellt, alle Felder sind weiterhin änderbar. Um den Auftrag endgültig zu erteilen, wird der Auftrag über die Auftragsdetailansicht geöffnet, d. h. aus der Übersichtliste heraus per Klick auf die Auftragsnummer. Nun kann der Auftrag hier über Erteilen direkt erteilt oder über Bearbeiten vor der Erteilung verändert werden. Erst mit Erteilen steht dem Handwerker der Auftrag zur Verfügung. Nun können lediglich die Schätzkosten korrigiert oder der Auftrag storniert werden. Seite 13 von 17

15 4.7 Mareon Auftragseröffnung Nummernkreis und Merkmale Der Nummernkreis der Aufträge aus Mareon Auftragseröffnung wird durch das Service-Portal Mareon vergeben. Der Aufbau unterscheidet sich von der Auftragsnummer aus der Laufenden Instandhaltung. Ein weiteres Merkmal der Mareon-Aufträge ist am Auftragstyp zu erkennen. Die Aufträge sind mit M oder ME gekennzeichnet. Abb. Auftragseröffnung Auftragstyp Seite 14 von 17

16 5 Auftrag stornieren Um einen Auftrag zu stornieren, wird der Auftrag über die Auftragsdetailansicht geöffnet, d. h. aus der Übersichtsliste heraus per Klick auf die Auftragsnummer. Solange keine Rechnung gestellt wurde, steht Ihnen in der Auftragsdetailansicht die Stornierung des Auftrags zur Verfügung. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Auftrag dann endgültig storniert. Abb. Auftragsstornierung Seite 15 von 17

17 6 Auftragsanhänge Liegt der Auftrag als Entwurf oder als erteilt vor, können Sie auch hier dem Auftrag Auftragsanhänge hinzufügen. Dafür wird der Auftrag über die Auftragsdetailansicht geöffnet, d. h. aus der Übersichtliste heraus per Klick auf die Auftragsnummer. Hier haben Sie neben der Auftragsdetailansicht auch die Möglichkeit, unter der Registerkarte Dokumente Anhänge hochzuladen. Abb. Auftragseröffnung Dokumentenanhänge Seite 16 von 17

18 7 Mareon Auftragseröffnung Prozess Neuer Auftrag Auswahl Objekt oder Mieter Auswahl Positionen auf Ebene WI, HS, ME Eingabe Hauswart, besondere Ausführungsanweisungen, weitere Informationen Eingabe Schätzkosten bzw. Übernahme aus Einheitspreisabkommen Vorbelegung Kontierung Weitere Optionen Auswahl des Auftragnehmers Auftragsentwurf Auftragserteilung Schätzkostenkorrektur Auftragsstornierung Auftragsanhänge Rechnungsstellung Rechnungsprüfung und -buchung Seite 17 von 17