Kundeninformation 02/08

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1 Kundeninformation 02/08 Baugesuchsverwaltung Seite 4-6 Swyx - Das Telefontool Seite Geschäftsverwaltung Seite Rückblick Kundentag 08 Seite Dialog Verwaltungs-Data AG Buzibachstrasse 43 Tel Rothenburg Fax

2 Liebe Leserin Lieber Leser Editorial Sie halten die neuste Ausgabe unserer Hauszeitung Flash in Ihren Händen. Schön, dass Sie uns Ihr Interesse schenken. Das Jahr 2008 neigt sich schon bald dem Ende entgegen und bietet die Gelegenheit, bereits einen kurzen Rückblick auf unsere Highlights zu machen: Ein herzliches Willkommen für 22 neue Kunden Im 2008 konnten wir ein weiteres Mal unseren Marktanteil maßgeblich steigern. 22 neue Kunden, davon 16 Gemeinden, 4 Kirchgemeinden und 2 Werke heissen wir herzlich Willkommen. Zusammen mit diesen Neukunden dürfen wir heute mehr als 470 Kunden betreuen. Durch die Konzentration auf dem öffentlichen Markt und die konsequente Ausrichtung unserer Produkte mit den speziellen Kundenbedürfnissen können wir praxisgerechte Anwendungen anbieten, welche sich für grosse und kleinere Verwaltungen gleichermassen eignen. Beispiele aus dem Kreis unserer neuen Kunden veranschaulichen dies: Gemeinde Emmen Einwohner, Gemeinde Herzogenbuchsee Einwohner, Gemeinde Filisur 500 Einwohner, Gemeinde Bauen 200 Einwohner. Gemeinde Emmen mit Einwohner setzt auf GemoWin NG Ein besonderes Highlight bedeutet für uns der Entscheid der Gemeinde Emmen, künftig die Softwarelösung GemoWin NG einzusetzen. Nach der durchwegs positiven Einführung des Finanz- und Rechnungswesens, inklusive Kosten- und Leistungsrechnung, sind wir mit den Abschlussarbeiten für die Produktionsaufnahme der Werke, Gebührenfakturierung, Einzelfakturierung und Debitoren beschäftigt. Mit dem eigens entwickelten Personen- und Adressreplikator werden die benötigten Einwohnerdaten aus dem Altsystem im Minutentakt automatisch nach GemoWin NG repliziert. Dies ermöglichte eine phasenweise Umstellung auf GemoWin NG ohne Doppelerfassungen. Dialog Gemeinden für Registerharmonisierung aus- gerüstet Bereits vor drei Jahren konnte Dialog mit der Pilot-Gemeinde Interlaken den Datenaustausch im Kanton Bern produktiv durchführen und wichtige Erfahrungen sammeln. Danach realisierte Dialog, als eines der ersten Unternehmen, erfolgreich den Datenaustausch via Sedex zum BfS und wurde am 21. Januar 2008 vom BfS zertifiziert. In den letzten Monaten haben wir unsere Kunden mit dem Sedex-Adapter und den Neuerungen ausgerüstet. Es freute uns speziell, dass unsere Kunden bereits den Testlauf für die Erstzuteilung der neuen Versichertennummer AHVN13 selbständig ausführen konnten. Wir können heute mit Stolz sagen, dass unsere Kunden für die Registerharmonisierung fit und gut vorbereitet sind, für den ersten Meilenstein Datenlieferung für Erstzuteilung AHVN13 am 15. Januar 2009, erfüllen zu können. Weiterentwicklung der Baugesuchsverwaltung schliesst den Informationskreislauf Mit der GemoWin NG Baugesuchsverwaltung bieten wir eine integrierte Gesamtlösung aus einer Hand an. Aufwendige Schnittstellen werden eliminiert und der Informationskreislauf rund um das Objekt wird geschlossen. Die Kunden profitieren von durchgängigen, medienbruchfreien Geschäftsfällen, qualitativ konsistenten Informationen sowie einer benutzerfreundlichen Bedienung. Lesen Sie mehr auf Seite 4. Kundentag 2008 in Hochdorf - ein voller Erfolg Auch dieses Jahr durften wir wieder einen eindrücklichen Tag mit unseren Kunden verbringen. Im Vordergrund standen die Kundennähe und der persönliche Kontakt. Das Braui-Areal in Hochdorf präsentierte sich Kunden- und Dialog-Mitarbeitenden als sehr geeignete Austragungsstätte, um sich in ungezwungener Umgebung kennen zu lernen oder alte Bekanntschaften aufzufrischen. Nun wünsche ich Ihnen viel Spass beim Lesen und hoffe, dass Sie aus den Beiträgen interessante und neue Erkenntnisse gewinnen können. Freundliche Grüsse Stefan Fellmann 2

3 Inhaltsverzeichnis Impressum FLASH 02/08 auf einen Blick Editorial Seite 2 Inhaltsverzeichnis/ Impressum Seite 3 GemoWin NG - Baugesuchsverwaltung Seite 4-6 Schnittstelle ED-ÖFIN Seite 7 Neue Firmenflotte Seite 8 Homepage im neuen Glanz Seite 9 Swyx - Das Telefontool Seite 10/11 GemoWin NG - Geschäftsverwaltung Seite 12/13 Die Kundeninformation «flash» erscheint zweimal jährlich als Grossauflage oder als Sonderausgabe für unsere Kunden, Partner und weitere Verwaltungen. Mitarbeitende dieser Ausgabe: Amgarten Madlen Bieri Lea Fellmann Stefan Zwingmann Katrin (für die Swyx) Auflage dieser Ausgabe: Ex. Druck: beagdruck, Emmenbrücke Rückblick Kundentag 2008 Seite 14/15 Neukunden Seite 16 3

4 GemoWin NG - Baugesuchsverwaltung Mit der integrierten Baugesuchsverwaltung wird der Informationskreislauf in GemoWin NG geschlossen. Integrierte Baugesuchsverwaltung im GemoWin NG Portfolio Mit diesem neuen Modul kann Dialog als einziger Lösungsanbieter den Gemeinden und Städten eine integrierte Gesamtlösung aus einer Hand anbieten. Aufwendige Schnittstellen werden eliminiert und der Informationskreislauf rund um das Objekt geschlossen. Die Kunden profitieren von durchgängigen Geschäftsfällen, qualitativ konsistenten Informationen sowie einer benutzerfreundlichen Bedienung. Fallführung durch die verschiedenen Baugesuchs- verfahren Die Baugesuchsverwaltung ist geschäftsprozessorientiert aufgebaut. Mitarbeitende der Bauverwaltung werden fallbezogen durch die verschiedenen Baugesuchsverfahren geführt. Dies ermöglicht eine effiziente, korrekte und vollständige Erfassung der Baugesuche und reduziert den administrativen Aufwand maßgeblich. Die Arbeitsabläufe lassen sich auf die gemeindespezifischen Gegebenheiten einstellen. Im Baubewilligungsverfahren können beliebig viele Prüfinstanzen einbezogen werden. Die Benutzer werden während der Gesuchsphase mit einer Pendenzenkontrolle unterstützt, in welcher jederzeit ersichtlich ist, welches Dossier sich bei welcher Instanz befindet. Interne und externe Prüfinstanzen erhalten zum richtigen Zeitpunkt einen Auftrag zur Stellungnahme. Während der Bauphase wird der/die Bausekretär/In durch die Baukontrolle zur Einhaltung von Auflagen und zur Überwachung der Mängelbehebungen unterstützt. Mit der Bauabnahme wird die Schlussabnahme überwacht. Eine beliebige Anzahl Einsprachen können mit den zugehörigen Adressen verwaltet werden. 4

5 Integration ist der entscheidende Vorteil Bis heute sind Baugesuchsverwaltungen mehrheitlich Insellösungen, die bestenfalls die Adressinformationen der Fachanwendungen abgleichen und die elektronische Baustatistik zur Verfügung stellen. Mit GemoWin NG lassen sich nun alle Informationen zusammenhängend integriert abbilden: Adressinformationen stehen zentral zur Nutzung zur Verfügung Bei einem Baugesuch kann neben den Adressen der beteiligten Personen oder Gesellschaften (Eigentümer, Gesuchsteller, Architekt, Planverfasser, Anwohner/Anstösser, Publikationsadressen, Einsprecher, Bewilligungsinstanzen, etc.) auch die vollständige Korrespondenz dazu verwaltet werden. Katasterwesen liefert Objekte als Basisinformation Die Objekte aus dem GemoWin Katasterwesen stellen in der Baugesuchsverwaltung Basisinformationen dar. Bei der Erfassung der Baugesuche erfolgt eine direkte Verknüpfung mit dem Objekt aus dem Katasterwesen und so stehen die zentralen Informationen wie z.b. Parzelle, Grundeigentümer, Lagen, Zonen, etc. bereits integrativ zur Verfügung. Mit der Baugesuchsverwaltung erfolgt ein permanenter Abgleich der Datenbestände mit dem BfS. Die Baugesuchsverwaltung ist Zulieferant von Daten an das egwr und das kgwr. Die Nutzersysteme EWK und Objektwesen sind in diesen Prozess eingebunden, so dass in diesen Systemen die neuen/veränderten Datenbestände sofort zur Verfügung stehen. GWR direkt in der Baugesuchsverwaltung erfassen und ans BfS übermitteln Mit der Baugesuchsverwaltung wird auch das vollständige GWR (Gebäude- und Wohnungsregister) abgebildet. Auch komplexe Gebäude mit mehreren Hauseingängen, Gebäudeteile, Treppenhäuser, Stockwerke und Wohnungen sind abgebildet.nach der vollständigen Erfassung des Gebäudeund Wohnungsregisters erfolgt die elektronische Übermittlung an das eidgenössische GWR. Personen des Einwohnerregisters direkt zu den Woh- nungen zuordnen Mit der Volkszählung 2010 muss jeder Person im Einwohnerregister der EGID (eidgenössischer Gebäudeidentifikator) und der EWID (eidgenössischer Wohnungsidentifikator) der von ihr bewohnten Wohnung zugewiesen werden. Mit der Führung der GWR-Informationen in GemoWin kann die Verbindung von Personendaten mit Gebäude- und Wohnungsdaten sowie die registerbasierte Haushaltsbildung auf direktem Wege erfolgen und bedingt keine Doppelerfassung. 5

6 Baubewilligungskosten werden automatisch an die Fakturierung überleitet Anfallende Baubewilligungskosten können aus der Baugesuchsverwaltung in der GemoWin NG Gebührenfakturierung in Rechnung gestellt werden. Die daraus resultierenden Buchungen werden direkt in das Finanz- und Rechnungswesen übertragen. Dokumente stehen im edossier zur Verfügung Sämtliche Dokumente werden elektronisch geführt. Das edossier eliminiert nicht die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung, sondern hilft bei der effizienten Fallführung und Auskunftsbereitschaft. Das aufwendige Suchen in den Dossiers kann massgeblich reduziert werden. Eingehende Dokumente wie z.b. Baugesuch, Korrespondenz, Einsprachen, Auflagen, Pläne, etc. werden eingelesen, mit dem Baugesuch verknüpft und stehen dem Benutzer in einem elektronischen Dossier zur Verfügung. Ausgehende Formulare und Dokumente wie beispielsweise Anstösserbriefe, Stellungsnahmen zu Einsprachen und Hausnummerbestellungen werden je nach Geschäftsprozessschritt druckfertig generiert. Dazu können Microsoft Word-Vorlagen hinterlegt werden, welche automatisch mit Feldinhalten aus der Baugesuchsverwaltung ausgefüllt werden. Die entstehenden Word-Dokumente können modifiziert und danach abgespeichert werden. Die Word- Vorlagen können einfach auf die gemeindespezifischen Anforderungen durch die Benutzer/Innen selber angepasst werden. Dies erspart viel Zeit und Aufwand. Zukunftsgerichteter und praxisorientierter Aufbau Die Baugesuchsverwaltung wurde von Praktikern entworfen. Dank der Zusammenarbeit mit erfahrenen Bausekretären/ Innen entstand eine praxisorientierte Softwarelösung. Kundenwünsche fließen direkt in neue Releases ein. Diese werden im Rahmen der Wartungsgebühren kostenlos zur Verfügung gestellt. Bei Fragen steht Ihnen Stefan Fellmann gerne zur Verfügung. 6

7 Finanzbuchhaltung - Schnittstelle ED-ÖFIN Dialog erhält den Zuschlag zur Umsetzung der Schnittstelle ED-ÖFIN Elektronische Datenerhebung für die Schweizeri- sche Strassenrechnung Das Bundesamt für Statistik erstellt jährlich die Schweizerische Strassenrechnung aufgrund der Ausgaben und Einnahmen in Zusammenhang mit dem Bau, Unterhalt und dem Betrieb der öffentlich zugänglichen Strassen. Die Verteilung der nicht werkgebundenen Mineralölsteueranteile an die Kantone erfolgt teilweise auf Basis der Strassenrechnung wurde die Datenerhebung eingeführt. Seit 1999 erfolgt diese mit Hilfe einer Excel- Datei und seit 2005 elektronisch als XML-Datei. Die Dialog Verwaltungs-Data AG realisierte diesen elektronischen Datenexport, welcher seit dem Release in GemoWin NG enthalten ist. Elektronische Datenerhebung für die Eidgenös- sische Finanzstatistik Die Eidgenössische Finanzverwaltung sammelt jährlich die Finanzdaten der Schweizer Kantone und Gemeinden. Die bestehende Statistik wurde letztmals 1990 revidiert und genügt den gestiegenen nationalen und internationalen Anforderungen nicht mehr in allen Belangen. Um die neuen Anforderungen, unter anderem diejenigen im Zusammenhang mit den bilateralen Abkommen, zu erfüllen, wurde bei der EFV ein Reformprojekt gestartet. Zeitplan Das Kick-off-Meeting fand im August 2008 in Bern statt. Bis Ende November 2008 ist die Realisierung erfolgt. Der Test mit jeweils zwei Pilotkunden erfolgt bis Ende Januar 2009 mit dem Ziel, die gesamte Pilotphase bis Ende Februar 2009 abschliessen zu können. Im Laufe des Jahres 2009 sollte die Neuerung bei allen GemoWin NG-Kunden installiert werden können. Glossar BFS EFV ED-STR ED-ÖFIN Bundesamt für Statistik Eidgenössische Finanzverwaltung Elektronische Datenerhebung für die Strassenrechnung Elektronische Datenerhebung für die öffentlichen Finanzen Zusammenarbeit Eidgenössische Finanzverwal- tung und Bundesamt für Statistik Da die XML-Schnittstelle vom BFS die meisten Anforderungen für die Eidgenössische Finanzverwaltung erfüllt, wurde entschieden, ein gemeinsames Projekt zu führen. Die zusätzlichen Anforderungen der EFV werden in die bestehende XML-Schnittstelle des BFS integriert. In Zukunft werden die Daten von einer Bundesstelle erhoben und anschliessend intern weitergeleitet. Dialog Verwaltungs erwaltungs-data AG erhält den Offertzuschlag Für die Umsetzung der neuen Schnittstelle wurde beim Bund ein Projekt gestartet. Dabei wurde entschieden mit drei Finanzsystemlieferanten die Pilotphase zu bestreiten. Die Dialog Verwaltungs-Data AG erhielt den Offertzuschlag. Wir freuen uns, für Sie als GemoWin NG-Kunde, von Anfang an dabei zu sein. Damit werden Sie die neue Funktionalität als erste zur Verfügung haben. 7

8 Neue Firmenflotte Neue Firmenflotte im Dienste unserer Kunden Wenn Dialögler in den letzten Jahren auf dem Schweizer Strassennetz unterwegs waren, präsentierten sie sich mit dem springenden Punkt auf dem Dialog-Logo. Seit Ende Juni 2008 sind diese Zeiten vorbei. Die neuen, weissen Fahrzeuge ziert der aktuelle, dezente Firmenauftritt. Nach 4-jährigem Einsatz stellte sich wieder die Frage über die zukünftige Sicherstellung der Kundenbesuche. Einerseits bieten die aktuellen Technologien wesentliche Verbesserungen für die Kundenbetreuung über Fernwartung. Andererseits verbleiben nach wie vor Aufgaben, welche in der direkten und persönlichen Zusammenarbeit am Arbeitsplatz des Kunden erledigt werden müssen. Vor allem bei Kunden ausserhalb der Ballungszentren drängt sich das Auto als effizientestes Verkehrsmittel auf. Dialog hat sich entschieden, eine neue, allerdings mengenmässig reduzierte Firmenflotte zu beschaffen. Neben der Zweckmässigkeit standen dabei Umweltaspekte aber auch Sicherheit und Bequemlichkeit im Vordergrund. Dazu lud die Geschäftsleitung mehrere Lieferanten ein, entsprechende Fahrzeuge für einen Testtag zur Verfügung zu stellen. Interessierte Mitarbeitende hatten damit Gelegenheit, die ausgewählten Produkte zu prüfen und ihre Beurteilung abzugeben. Das Resultat dieser Evaluation können Sie auf den nebenstehenden Bildern oder in der Folge vor ihrer Verwaltung sehen. 8

9 Dialog-Homepage im neuen Glanz - einen Besuch wert! Unsere bisherige Homepage war informativ, aber nicht mehr so übersichtlich und modern wie wir uns gegenüber Kunden und Interessenten präsentieren möchten. Aus diesem Grund entschieden wir vor einem Jahr das Projekt Neuer Webauftritt zu starten. Als Basis sollte wiederum eine Standardlösung (CMS = Content-Management System) eingesetzt werden. Der Entscheid fiel auf Typo3. Es ist seit 1998 auf dem Markt, gewinnt zunehmend an Popularität und gehört zu den bekanntesten in diesem Bereich. Als Entwicklungsplattform für mittlere bis grosse Webseiten bedient sich das Typo3 and der PHP Scriptsprache und nützt MySQL als Datenbank. Mit der Unterstützung der Firma Snowflake war es uns möglich, eine von Grund auf neue Homepage zu schaffen, welche unsere aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die Gestaltung von Oberflächen, Benutzerführung und Inhalt erfüllen soll. Zukünftig wollen wir den Unterhalt der Homepage selbst sicherstellen. Dazu wurden Lea Bieri und Stefan Fellmann in die Bedienung des Produktes eingeführt. Nach anfänglichen Schwierigkeiten im Umgang mit dem neuen Werkzeug entwikkelte sich die neue Webseite Schritt für Schritt in die von uns gewünschte Richtung. Diesen Meilenstein haben wir damit erriecht. Wir werden weiter daran arbeiten, um bereits erkannte Fehler und Unzugänglichkeiten zu verbessern. Es hat sich gelohnt. Überzeugen Sie sich selbst unter: Über Rückmeldungen jeder Art freuen wir uns sehr. Die Firma Snowflake wurde 1999 in Rüschlikon (ZH) gegründet und zählt heute 32 Mitarbeitende, verteilt auf den Firmensitz in Zürich sowie der Zweigniederlassung in Bern. Snowflake überzeugte uns mit dem Erfahrungsausweis von über 350 Kundenprojekten und den damit verbundenen Referenzen. Mitte 2008 konten wir unsere Ideen und Wünsche zum Layout an die Grafikerin der Snowflake schicken. Darauf hin hat sie uns mehrere Lösungsvarianten erarbeitet. Eine davon sehen Sie heute - nach einigen Anpassungen - auf unserer Homepage. Auch die Programmierung wurde durch die Snowflake in enger Zusammenarbeit mit unserem Marketingteam ausgeführt und getestet. 9

10 Swyx - Das Telefontool Mehr-Wert beim Telefonieren - Swyx macht aus einem Telefon ein leistungsstarkes Kommunikationstool Die Vorteile von softwarebasierten Kommunikationslösungen liegen auf der Hand sie optimieren Geschäftsprozesse, erhöhen die Produktivität und Erreichbarkeit der Mitarbeiter und verbessern den Kundenservice. Im Zuge der Sanierung des Amtsgebäudes hat die Kleinstadt Wädenswil beide Szenarien durchgespielt: Nach eingehender Betrachtung und sorgfältigem Vergleich diverser Systeme stand fest, dass man es mit SwyxWare, der Unified Communications (UC)-Lösung des deutschen Unternehmens Swyx, versuchen wollte. Von SwyxWare versprach man sich in Wädenswil einen Mehrwert durch die zahlreichen Zusatzfunktionen wie intelligentes Anruf-Management, Voice-, Mail- und Faxfunktion oder die Möglichkeit, das Telefonsystem in Datenbanken zu integrieren. Mit der neuen Lösung können zudem Sprachnachrichten per oder Anrufbenachrichtigungen per SMS versendet werden, das alles ohne jemals eine Telefonnummer per Hand notiert zu haben. Eine Probenutzung vor Auftragserteilung bestätigte zudem die Einfachheit von SwyxWare in Bezug auf Installation und Administration. Vor allem beim wichtigsten Punkt sprach nichts gegen eine Migration auf Unified Communications: Die Sprachqualität steht der von herkömmlicher Telefonie in nichts nach.. Für Verwaltungen und Gemeinden ist eine optimale Kommunikation und Interaktion, sowohl intern zwischen den verschiedenen Abteilungen als auch extern mit Kunden, von essentieller Bedeutung. Durch die Migration von Telefonie in die PC-Umgebung bietet sich den Mitarbeitern von Gemeindeverwaltungen eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten. Die meisten Gemeinden verfügen heute über Service-Rufnummern, unter denen Bürger die verschiedenen Ämter und Behörden wie etwa das Bauamt, die Polizei oder das Steueramt telefonisch erreichen können. Mit der UC-Lösung SwyxWare gehört das Besetztzeichen der Vergangenheit an ein Umstand, über den Bürger erfreut sein werden. SwyxWare ist eine softwarebasierte IP-Telefonanlage, die nicht nur alle Aufgaben der klassischen TK-Anlage übernimmt, sondern auch viele neue Telefoniefunktionen zur Verfügung stellt, die die Arbeit im Büro erleichtern. Mit den intelligenten Rufumleitungen des Call Routing Manager lässt sich die Erreichbarkeit der Mitarbeiter enorm verbessern, da Nutzer mühelos und schnell Anrufumleitungen einrichten können beispielsweise wenn sie auf einem Außentermin sind. So bleibt kein Anruf unbeantwortet. Daneben ermöglicht die Software die individuelle Einstellung eines jeden Telefons, wodurch einfach zu sehen ist, wer innerhalb einer Anrufergruppe anwesend ist oder nicht. Durch die Aufnahme in eine Anruferliste ist es auch möglich, nicht angenommene Gespräche, sofern die Rufnummer des Anrufers mit übertragen wurde, zu aktivieren und den Anrufer zurückzurufen. In einem globalen Telefonbuch sowie in einem persönlichen Telefonbuch können die Telefonnummern gespeichert werden, so dass zudem erkannt wird, wer Kontakt aufnehmen will. Um den Zugang zu speziellen Abteilungen zu erleichtern, lassen sich für einzelne Bereiche Contact Center für ein- und ausgehende Anrufe einrichten. Dank Desk Sharing kann für jeden Mitarbeiter eine persönliche Telefonumgebung eingerichtet werden, was ein hohes Maß an Flexibilität und Mobilität ermöglicht. 10

11 Über Swyx Mit innovativen Unified Communications-Lösungen unterstützt Swyx mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Produktivität von Mitarbeitern zu erhöhen. Zahlreiche Auszeichnungen wie der eco Internet Award 2007 in Deutschland oder der Best Buy Award 2005 in Großbritannien unterstreichen die Position von Swyx als anerkannter Marktführer für IP-basierte Kommunikationslösungen in Europa. Swyx gehört zu den pulver100, eine Liste der internationalen Top100-Unternehmen aus der Telekommunikationsund Netzwerkbranche. Mehr als Kunden mit insgesamt Anwendern setzen bereits erfolgreich Swyx-Produkte ein. Swyx wurde 1999 gegründet, mit Hauptgeschäftssitz in Dortmund und weiteren Niederlassungen in Europa. Die Lösungen setzen auf Microsoft Windows Betriebssystemen auf und fügen sich nahtlos in vorhandene Unternehmenssoftware- Umgebungen ein. Weiterführende Informationen finden sich unter: Viele Verwaltungen arbeiten zudem mit Software-Anwendungen wie etwa der Lösung GemoWin NG der Dialog Verwaltungs- Data AG. Mit SwyxWare ist es erstmals möglich, sämtliche Kommunikationsprozesse einfach in moderne Anwendungen -wie GemoWin NG - zu integrieren, so dass bei eingehenden Anrufen ein Kontaktfenster mit allen Anruferdaten angezeigt wird. Mit der Einbindung von Mobiltelefonen können mobile Mitarbeiter von jedem Ort aus sämtliche Telefoniefunktionen nutzen, wie etwa Verbinden, Makeln, Mitschneiden von Gesprächen oder Rufumleitungen und sind darüber hinaus nur noch über eine Rufnummer beziehungsweise Durchwahl erreichbar. Die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen erfolgt mit SwyxWare über vorhandene IP-Verbindungen. Damit gehören hohe Telefonrechnungen der Vergangenheit an, denn alle Behörden einer Gemeinde werden an ein einziges Telefonnetz angeschlossen. Dies resultiert in niedrigen Telefongebühren für Verbindungen zwischen Standorten und mobilen Mitarbeitern. SwyxWare ist zugleich äußerst flexibel und passt sich den speziellen Anforderungen von Gemeinden an unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind oder welche Funktionen morgen benötigt werden. Teure TK- Techniker werden überflüssig, da die Wartung von SwyxWare durch eigenes Personal durchgeführt werden kann. Zahlreiche Swyx-Partner sind in den einzelnen Regionen vor Ort verfügbar, und können so eine kompetente Beratung zu allen Fragen rund um die Modernisierung bestehender TK-Infrastrukturen sicherstellen. Einer dieser Partner ist beispielsweise die Bureautech Informatik AG aus Biel. Das Systemhaus bietet EDV-Systeme, Netzwerklösungen, Software, Hardware sowie Serviceleistungen im Bereich Implementierung und Wartung. 11

12 GemoWin NG - Geschäftsverwaltung Im Einklang mit den Fachanwendungen Dialog bietet mit der GemoWin NG Geschäftsverwaltung eine durchgängige Softwarelösung an. Die für öffentliche Verwaltungen ausgelegte Geschäftsverwaltung bildet die Geschäftsabläufe medienbruchfrei ab und ist mit den GemoWin NG Modulen integriert. Das Einzigartige und Faszinierende an diesem Lösungsansatz ist, dass Informationsbarrieren, welche durch den Einsatz von Fremdprodukten entstehen, vollständig eliminiert werden. Die Geschäfte werden mit Informationen aus den Fachanwendungen verknüpft und stehen allen Nutzern je nach Zugriffsberechtigung zeitgerecht zur Verfügung. Dieser Ansatz fördert nicht nur ein bereichsübergreifendes prozessorientiertes Denken, sondern ermöglicht auch die effiziente Verarbeitung und qualitativ kompetente Auskunft gegenüber den Einwohnern oder Behörden. Der Lösungsüberblick zeigt schematisch die verschiedenen Zusammenhänge sowie den Informationsfluss auf. Die Fachanwendungen von GemoWin NG stehen in der Interaktion mit der Geschäftsverwaltung. Die neuen GemoWin NG Module, wie die Geschäftsverwaltung mit dem Dokumenten- und Aufgabenmanagement, stehen übergreifend zu den Fachanwendungen zur Verfügung. Alle geschäftsrelevanten Dokumente wie z.b. Anträge, Traktanden, etc. werden in das elektronische Dossier (edossier) abgelegt. Auch Dokumente zur Baugesuchsverwaltung wie z.b. Baugesuchsantrag, Baubewilligung, Pläne etc. werden im edossier verwaltet und stehen in GemoWin NG zur Verfügung. In GemoWin NG werden bereits heute Kreditorenrechnungen gescannt und automatisch mit dem Workflow zur Visierung und Genehmigung an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Der gescannte Beleg steht dem Finanzverwalter als elektronischer Originalbeleg bei der Buchungserfassung in GemoWin NG zur Ansicht zur Verfügung. Ein aufwändiges Suchen in Ordnern wird dadurch hinfällig. Archiv- und Registraturplan als zentrale Ablage- struktur Bevor die GemoWin NG Geschäftsverwaltung eingeführt wird, empfehlen wir, dass man abklärt, ob der vorhandene Archivund Registraturplanung noch richtig aufgebaut ist. Der Archivund Registraturplan kann nach ihren Bedürfnissen abgebildet werden und beliebig tief hierarchisch aufgebaut werden. Da jede einzelne Registratur mit Gültig von und Gültig bis Daten definiert wird, kann die Gültigkeit auf der Zeitachse optimal sichergestellt werden. Bei der Einführung des Archiv- und Registraturplanes wird Dialog zusammen mit den Kunden sicherstellen, dass alles logisch, sinnvoll und strukturiert aufgebaut ist. Weiter wird dafür gesorgt, dass für Ergänzungen und Erweiterungen keine Grenzen gesetzt sind. Doppelspurigkeiten (Redundanzen) werden vermieden. Datenübernahmen aus Fremdsystemen werden angeboten, um aufwendiges Neuerfassen zu vermeiden. 12

13 Geschäfte mit Verknüpfung zu Fachanwendungen Für jeden Geschäftsfall wird ein neues Geschäft eröffnet. Die Registrierung des Geschäftes erfolgt mit der Zuweisung des Archiv- und Registraturplanes. Ein Geschäft ist einmalig und zeitlich beschränkt, dies wird mit Anfangs- und Enddatum festgelegt. Die verantwortliche Person oder das Gremium steht aus dem Behördenverzeichnis zur Verfügung. Einzelgeschäfte können zu einem Projekt zusammengefasst werden und so in Zusammenhang gebracht werden, um eine bessere Überwachung und Auswertbarkeit zu erhalten. Bereits bei der Erfassung von neuen Geschäften kann die Referenz zur Baugesuchsverwaltung gemacht werden, d.h. die Baugesuchs-Nr. wird zugewiesen und so eine Verknüpfung sichergestellt. Das Geschäft führt Akten im elektronischen Dossier Dokumente zu einem Geschäft werden in einem elektronischen Dossier (edossier) geführt. Es wird angestrebt, dass das Dossier möglichst lückenlos elektronisch geführt wird. Ist dies technisch nicht möglich oder nicht sinnvoll, können die Referenzen zu den Papierakten hinterlegt werden. Im edossier werden nebst den Dokumenten auch die Aufgaben elektronisch geführt. Mit den Aufgaben wird das Geschäft in überschaubare Aufgabenschritte unterteilt. Diese Aufgaben können in Zukunft direkt mit dem Outlook synchronisiert werden und stehen dem Benutzer in seiner gewohnten Arbeitsoberfläche auch offline zur Bearbeitung zur Verfügung. Von on der Sitzungsplanung zum Protokoll bis zur Sitzungsgeldabrechnung Die Sitzungen für die Gremien können in einem Sitzungsplan im Voraus definiert werden. Die Teilnehmer aus den Gremien werden vorgeschlagen, geplante Absenzen mit Begründungen können erfasst werden. Die Traktandenliste kann aus den aktiven Geschäften zusammengestellt werden. Die Nummerierung wird automatisch von der Software erstellt. Pro Traktandum können Dokumente aus dem Geschäftsdossier zugewiesen werden. Die Gruppierung der Traktanden nach A-, B- oder C-Geschäften kann für den Überblick hilfreich sein. Wenn die Sitzung und die Traktandenliste vollständig erfasst wurden, besteht die Möglichkeit, die Unterlagen (Anträge, Beschlüsse, Beilagen, etc.) einer Sitzung elektronisch per zu versenden. Beschlüsse werden als Beschlussdokument gespeichert. Nach dem Sitzungsabschluss und der Erfassung der Beschlüsse besteht die Möglichkeit ein Sitzungsprotokoll zu erzeugen. Mit dem Modul Sitzungsgeldabrechnung werden die verschiedenen Abrechnungsarten und Reglemente der Gemeinden abgedeckt. Es können Pauschalen und auch effektive Aufwendungen abgerechnet werden, dabei werden die bereits erfassten Sitzungsdaten berücksichtigt. Die Sitzungsgeldabrechnung generiert die entsprechenden Buchungsbelege für die Lohnbuchhaltung und die aufwendige Erfassung fällt dadurch weg. Vorteile einer integrierten Lösung Das Lösungskonzept der GemoWin NG Geschäftsverwaltung hat gegenüber anderen Insellösungen folgende Vorteile: Die Geschäftsverwaltung und Protokollverwaltung ist in GemoWin NG integriert Das Dokumenten- und Aufgabenmanagement steht allen GemoWin NG Modulen zentral zur Verfügung Es sind keine Doppelerfassungen notwendig und damit wird eine hohe Datenqualität sichergestellt Die Nachvollziehbarkeit der Geschäfte und Beschlüsse auch nach Abschluss eines Geschäftes ist gewährleistet Einheitliche Benutzeroberfläche erhöht die Benutzerakzeptanz GemoWin NG Kunden erhalten die Gesamtlösung aus einer Hand und haben einen Ansprechspartner Keine Probleme bei Schnittstellen- und Releaseabstimmungen Zentrale Benutzer- und Systemverwaltung Haben Sie Interesse an einer integrierten Geschäfts- und Protokollverwaltung? Kontaktieren Sie uns. Stefan Fellmann steht Ihnen gerne zur Verfügung. 13

14 Kundentag prost Alle prägnanten News der Dialog, das eigene Wissen über s Bier erweitern, ein feines Mahl...das kann nur der Kundentag 2008 gewesen sein. Am 29. August 2008 trafen sich Dialögler und Kunden sowie Partner der Dialog bei Sonnenschein im Kulturzentrum Braui in Hochdorf. Die modernen Räumlichkeiten und die gelassene Stimmung prophezeiten einen tollen Tag. Nach einem gemütlichen Apéro im Eingangsbereich des Kulturzentrums ging es in den Saal 1 für die Referate der Geschäftsleitung. Ebenfalls präsentierte Herr Allemann als Gastreferent die Telefonsoftware der Swyx. Nach einer guten Stunde ging es in eine kleine Erfrischungspause bei der auch der eine oder andere auf dem Vorplatz einige Sonnenstrahlen genoss. Nächste Station war der Saal 2 ein kleiner Raum, etwas schlecht belüftet ja sehr schlecht belüftet. Vor uns hin schwitzend lauschten wir gespannt dem toll gestalteten Vortrag zum Thema Bier. Nach einer hitzigen Stunde voller neuer Erkenntnisse ging es ab, in die wohlverdiente Bier-Pause. Kurz darauf führte Lea Bieri die Gäste in den grossen Saal. Dort erwartete uns ein feines Abendessen und eine lustige Theatershow der anderen Art. Für 20 Minuten verzauberte uns die Familie Feldini mit ihrem schwarzen Theater unter dem Motto Windows. Danach liessen sich die meisten den Abend mit einem Zwetschgentiramisu versüssen und genossen den gemütlichen Abend. Am Besten lassen wir die Bilder des erlebten Tages für sich sprechen... 14

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16 Herzlich Willkommen Unsere Neukunden in der zweiten Jahreshälfte 2008 GRAUBÜNDEN Lantsch/Lenz BERN Aarwangen LUZERN Gelfingen Fusionsprojekt Hitzkirch 7 Etzelkofen Meienried SCHAFFHAUSEN Bargen Mülchi Buch Niederried Oberönz Fusionsprojekt Herzogenbuchsee Treiten URI Bauen WEITERE: FRIBOURG Büchslen -Sozialdienst Oberhasli (BE) -Röm.-kath. Kirchgemeinde Davos (GR) -Röm.-kath. Kirchgemeinde Malters (LU) -SOGAS Oensingen (SO) -Kreisschule Bucheggberg (SO) -Volksschule Kanton Uri (UR) 16

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