Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg (SEWOBE)

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1 Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg (SEWOBE) Das LV Migrationsteam leistet unter der adresse Hilfe beim Datenimport und allen anderen Fragen. Es wird zunächst ins Testsystem migriert. Erst nachdem eventuell auftretende Inkonsistenzen in den Daten korrigiert sind und grundsätzliche Prüfungen der migrierten Daten erfolgreich waren wird die eigentliche Migration ins Produktivsystem gemacht. Die Daten des Testsystems können nicht in das Produktivsystem kopiert werden. 1. Vorbereitungen Mit dem Ehrungsimport können die Ehrungen für langjährige Mitglieder und die Verdienstabzeichen importiert werden. Dabei wird nun das Verleihdatum erfasst. Der Import erfolgt in die Ehrungsverwaltung und wird im Lebenslauf dokumentiert. Damit können sie in zukünftigen Ehrungsrunden mit der workflowbasierten Ehrungsverwaltung verarbeitet werden. Zur Vorbereitung müssen die Ehrungen pro Mitglied aufbereitet und in der Importvorlage erfasst werden. Da der Import nur für den einmaligen Altdatenimport gedacht ist, wurde auf komplexe Zuordnungslogiken verzichtet. Der Import kann nur in im System vorhandene Mitglieder erfolgen. Name, Vorname und Geburtstag müssen dabei übereinstimmen. In der Vorbereitung sind daher diese Angaben ggf. zu aktualisieren. 2. Format der Importvorlage Die Importvorlage ist eine Semikolon ( ; ) getrennte CSV Datei. Die Mitglieder stehen in separaten Zeilen. In den Spalten werden fest die verschiedenen Ehrungsarten eingetragen. Die Zuordnung erfolgt anhand eines Ehrungsschlüssels, der in der Mitgliederverwaltung hinterlegt ist. Die Pflege kann in Excel erfolgen. Beim Speichern als CSV ist zu beachten, dass die Ehrungsschlüssel mit einer 0 beginnen. D.h. diese Felder müssen als Text formatiert sein, sonst speichert Excel die Felder ohne führende Null und SEWOBE kann das nicht importieren. Dies könnt ihr in der CSV prüfen, ihr müsst sie dazu über den Editor oder WordPad öffnen und könnt dann sehen, ob die führende Null enthalten ist. Die Zeile 1 der Datei enthält die Ehrungsschlüssel (Spalte G bis J die Verdienstehrungen, Spalte K und L Sonderehrungen; Spalten M bis T die Ehrungen langjähriger Mitgliedschaft). Die Zeile 2 enthält zur Orientierung die Spaltenüberschriften Ab Zeile 3 beginnen zwingend die Mitglieder Informationen Die Spalten Name, Vorname und Geboren (Geburtsdatum) werden beim Import als Schlüssel geprüft. Die Spalten Bezirk, Ortsgruppe und Mitglied seit sind optional (beim Import auf Bezirks oder LV Ebene relevant). Im Feld Mitglied seit kann das komplette Datum im Forma(TT.MM.JJJJ) oder nur das Jahr im Format (JJJJ) eingetragen werden. Das Feld wird aktuell nicht ausgelesen, kann aber als Information hilfreich sein. Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 1

2 Format der Importvorlage 0 Erhungsschlüssel ---> Name Vorname geboren Bezirk Ortgr Mitglied Bronze Silber Gold Gold mit Landesehren Lebensrettun uppe seit Brillant nadel g Hauser Karin Rems-Murr Korb Herzmann Kai Rems-Murr Korb Kächele Jutta Rems-Murr Korb Jangern Maria Rems-Murr Korb Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 2

3 3. Import in SEWOBE Der Import wird aus der Zielortsgruppe aufgerufen. Durchgeführt wird er von dem Migrationsbeauftragten der OG oder einem Mitglied des Migrationsteams LV. Schritt 1: Start der Funktion Schritt 2: Importdatei auswählen Die Importdatei ist eine CSV Datei (Trenner ; ) im Format der Importvorlage). Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 3

4 Mit <Dateien einlesen> startet der Vorgang Im Idealfall läuft der Import ohne Fehler durch. 4. Fehlerbereinigung Es kann aber auch sein, dass der Import auf Fehler stößt. Die wesentlichen Fehler sind Import bereits importierter Ehrungen Zuordnung nicht möglich, da Name oder Geburtsdatum nicht gefunden werden Ungültiger Ehrungsschlüssel Formaltfehler der Datei Der Import prüft die Ehrungen nicht auf Logik, Erfüllung der Voraussetzungen, etc. Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 4

5 Der Import bricht bei Fehlern ab, es wird nichts importiert. Die Fehler sind zu bereinigen. Der Import kann beliebig häufig wiederholt werden. Ein Mehrfachimport wird vom System abgefangen. 5. Plausibilitätsprüfung In SEWOBE können die Daten in Stichproben auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft werden. a) Korrekter Eintrag im Lebenslauf Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 5

6 b) Prüfen der Ehrung im Ehrungsmodul Die Texte zu den Einträgen werden noch überarbeitet. Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 6

7 Festgestellte Fehler oder falsch importierte Daten sind in der Importdatei zu bereinigen bzw. an das Migrations-Team zu melden. 6. Ergänzende Migrationsmöglichkeiten Es gibt in der Ortsgruppe vielleicht Daten, die bislang nicht in VHU gespeichert waren (z.b. Daten zu Ehrungen oder Qualifikationen, Adressdaten von Nichtmitgliedern, etc.). Für diese bitten wir auch spezielle Importmöglichkeiten an. Bitte einfach das Migrationsteam ansprechen. 7. Nachpflege der früheren Ehrungen langjähriger Mitgliedschaft Mit der Ehrungsverwaltung können Vorschläge für die Ehrung langjähriger Mitglieder erstellt werden. Dafür prüft das System die Mitgliedsdauer und schlägt für alle Ehrungsstufen (10 Jahre, 25 Jahre,..) eine Ehrung vor, wenn das Mitglied noch keine erhalten hat. Nach der Datenmigration werden allenfalls bei VHU Anwender die bereits verliehenen Ehrungen für langjährige Mitgliedschaft in SEWOBE eingepflegt sein. Das bedeutet, dass die Ehrungsverwaltung alle Ehrungsstufen vorschlägt. Um das zu vermeiden empfehlen wir mit dem Altdatenimport Ehrungen alle Ehrungsstufen langjähriger Mitgliedschaft nachzupflegen. Das ist ein einmaliger Vorgang der dafür sorgt, dass die Ehrungsverwaltung dann sinnvoll arbeitet. Dazu wird aus der kompletten Mitgliederliste ein Inputfile für den Ehrungsimport erzeugt. Mit einigen Excel-Formeln wird das mit allen zurückliegenden langjährigen Ehrungen pauschal gefüllt. Das wird als CSV gespeichert und anschließend komplett importiert Im Wesentlichen werden die Mitgliederdaten der Spalten A-F aus SEWOBE erzeugt und die Spalten M-T entsprechend der Mitgliedsjahre gefüllt. Das ganz Bedarf etwas Erfahrung mit Excel Wir stellen die Datei mit den Formeln auf Anfrage zur Verfügung und unterstützen den Prozess. Migrationsteam LV Württemberg Anlagen: Excel Datei Vorlage für den Import CSV Datei Muster für eine Importdatei Anleitung zur Migration von Ehrungsdaten in die DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg _V3_01.doc 7