POWERED BY MICROSOFT. Verlagsbeilage

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1 Interview mit Microsoft-Chef Achim Berg: Bis zum Faktor drei profitabler Seite 4 Trotz schwierigem Umfeld am richtigen Ende sparen Seite 8 Analysten bewerten Microsofts UC-Strategie positiv Verlagsbeilage Seite 14 Anwender Herrenknecht AG: Neue Kommunikationskanäle aufgebohrt Seite 22 Neue, umfassende Funktionalitäten bei Exchange 2010, SharePoint und Office Communications Server Seite 30 Die Bündelung aller Kommunikationsmittel: Unified Communications POWERED BY MICROSOFT

2 Florian, Leiter Compliance Jens, Systemadministrator Verfügbarer, berechenbarer, skalierbarer. Wunderbarer. Jetzt upgraden? Nur, wenn Sie integrierte Virtualisierung, deutlich weniger Stromverbrauch und die Möglichkeit haben wollen, virtuelle Maschinen ohne Störung oder Ausfallzeiten von einem Server auf einen anderen zu transferieren. Windows Server 2008 R2 bringt das alles. Wenn es dazu ein einfacheres Management durch ein einziges Toolset und mehr Sicherheit für universelle Fernverwaltung sein sollen, sind Sie mit der neusten Version von Microsoft System Center und den integrierten Microsoft Forefront -Lösungen dabei. Einfach wunderbar, oder? Alles über Serverupgrades und mehr Effizienz finden Sie unter Scannen Sie das Tag mit Ihrem Mobiltelefon, um jederzeit die neuesten Informationen abzurufen. Den dafür benötigten Codereader gibt es als Download unter Es entstehen lediglich GPRS-Kosten für die Verbindung ins (mobile) Internet laut Ihrem Mobilfunkvertrag Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.

3 VORWORT UND INHALT < UNIFIED COMMUNICATIONS Kommunizieren heißt informieren > Das Thema Unified Communications (UC) ist in der Praxis angekommen: Die Bündelung aller Kommunikationskanäle steht laut der Analysten von Berlecon bei über zwei Drittel der Unternehmen auf der Liste der IT-Projekte, die entweder bereits gestartet wurden oder sich derzeit in der konkreten Planung befinden. Diese Entwicklung ist überraschend und folgerichtig zugleich. Überraschend deshalb, weil sich Unified Communica - tions nachweislich innerhalb weniger Jahre von einer visionären Idee zu einem alltagstauglichen Verfahren entwickelt hat. Und folgerichtig, weil die Anwender in doppelter Hinsicht von UC profitieren. Zum einen sparen sie bares Geld, wenn sich beispielsweise die Mitarbeiter räumlich getrennt arbeitender Projektteams in Video- oder Webkonferenzen schnell zusammenschließen können. Und zum zweiten, weil Informationen und Dokumente viel schneller als bisher ausgetauscht und weitergegeben werden können. Dadurch beschleunigen sich alle umliegenden Prozesse, was erneut Kosteneinsparungen mit sich bringt. Selbstverständlich planen nicht alle Unternehmen, die sich derzeit mit der Verbesserung ihrer Kommunika - tionskanäle befassen, UC-Projekte in der Endausbaustufe. Viele beginnen mit der Einbindung von Instant Messaging oder Präsenz- und Statusinformationen. Aber sie sind auf dem richtigen Weg, sie sind offen für neue Kommunikationsstrukturen. Wir stellen Ihnen im Folgenden nicht nur die wichtigsten Funktionalitäten vor, sondern haben bei Analysten und Anwendern nachgefragt, wie sich der UC-Markt derzeit gestaltet und wie man in UC-Projekten vorgehen sollte, um eine schnelle Amortisierung zu erreichen. An dieser Stelle kann auch der bedarfsgerechte Bezug von Kommunikationsdienstleistungen und -applikationen über das Internet zu raschen Ergebnissen führen. < Viel Spaß beim Lesen! Guido Piech, Redakteur IT-DIRECTOR Business Value: Am richtigen Ende sparen Praxis: Kommunikationskanäle neu aufgebohrt SharePoint: Zentrale Plattform für alle Fälle Interview Bis zum Faktor drei profitabler : Im Gespräch mit Achim Berg, Vorsitzender der Geschäftsführung Microsoft Deutschland und Area Vice President International 8 Business Value Am richtigen Ende sparen 12 Recht Auf der (rechts-)sicheren Seite 14 Analystenmeinung Unified Communications bewegt den ITK- Markt 16 Interview Unified Communications ist in Unternehmen angekommen: Im Gespräch mit Nicole Dufft, Chefanalystin bei Berlecon 18 Produkte Starke Peripherie 22 Praxis Kommunikationskanäle neu aufgebohrt: Im Gespräch mit Werner Wind, CIO der Herrenknecht AG 24 Online-Services Einfach (und) wirtschaftlicher 26 Collaboration Nie wieder: Was weiß denn ich? 30Produkte Software-basierter Ansatz steigert Kommunikation und Produktivität 34 SharePoint Zentrale Plattform für alle Fälle 37 Praxis Der direkte Draht 38 Web-Konferenzen: Wenn einer eine Reise tut... 40Praxis Auf der Zielgeraden 43 Letzte Seite Weitere Informationen 43 Impressum IT-DIRECTOR SPECIAL

4 UNIFIED COMMUNICATIONS > INTERVIEW Bis zum Faktor drei profitabler Wer das Potential seiner Mitarbeiter voll ausschöpfen möchte, muss alte Kommunikationsbremsen lösen. So lautet das Credo von Achim Berg, der im Gespräch mit IT-DIRECTOR seinen Standpunkt deutlich macht. IT-DIRECTOR: Herr Berg, was sind derzeit Themen, auf die Sie von Unternehmen und Partnern besonders häufig angesprochen werden? A. Berg: Natürlich geht es im Kern meist um die Frage, wie wir mit unseren IT- und Softwarelösungen den Unternehmen helfen können, wirtschaftlicher und kostengünstiger zu arbeiten. Auffallend ist jedoch, dass besonders das Thema Kommunikation und Zusammenarbeit an Bedeutung gewinnt. Viele Kunden spüren, dass ihre IT künftig mehr leisten muss als nur Einsparpotentiale für standardisierbare Prozesse zu realisieren. Laut einer Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung gingen rund 75 Prozent des Wachstums der Arbeitsproduktivität der letzten 10 Jahre auf entsprechende IT-Investitionen zurück. Dieses Potential ist aber zunehmend ausgereizt. IT muss nun zusätzlich Prozesse unterstützen, die sich nicht automatisieren lassen. Hier ist besonders der Bereich der sogenannten Wissensarbeit spannend, wo es um Experimentieren und Entdecken, um Erfinden und Zur Person Name: Achim Berg Position: Vorsitzender der Geschäftsführung Microsoft Deutschland und Area Vice President International Planen, um Organisieren und Beraten, um Führen und Lernen geht. IT-DIRECTOR: Aber wieso setzen sich Unternehmen jetzt mit solchen Fragen auseinander? Schließlich ist Wissensarbeit an sich kein neues Phänomen. A. Berg: Dafür gibt es mehrere Gründe. Einerseits geht es um neue Technologien, aber auch um demogra - phische und soziale Entwicklungen. Klar ist: Die Wissensarbeit wird in westlichen Industrienationen weiter an Bedeutung gewinnen und sich dabei beispielsweise durch mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeitmodelle nachhaltig verändern. Bereits heute fallen rund 40 Prozent der Jobs in Deutschland in diese Kategorie Tendenz steigend. Viele Unternehmen prüfen bereits, ob Kommunikationsplattformen, wie wir sie aus dem Web 2.0 kennen also beispielsweise Enterprise Instant Messaging, Blogs, Wikis, Soziale Netzwerke, Video-Chats und ähnliches sinnvoll in Unternehmensprozesse zu integrieren sind, um den Informationsfluss zu beschleunigen und den Wissenstransfer zu verbessern. 4

5 INTERVIEW < UNIFIED COMMUNICATION IT-DIRECTOR: Zu welchen Ergebnissen führen diese Prüfungen? A. Berg: Laut einer BITKOM-Umfrage meinen 87 Prozent der deutschen Unternehmen, dass solche Technologien an Bedeutung gewinnen werden. Gleichzeitig entsteht ein Druck von außen, der besonders durch jüngere Mitarbeiter in die Unternehmen getragen wird. Für sie ist der Umgang mit diesen modernen Kommunikationstools nicht nur normal: Sie erwarten das auch an ihrem Arbeitsplatz. Rund 67 Prozent der Internetgeneration geben an, dass die Wahl des Arbeitgebers entscheidend mit der technologischen Ausstattung der Firma zusammenhängt. Sie denken und handeln in sozialen Netzwerken; für sie ist im Vergleich zum Instant Messaging oder Videokonferenzen via Laptop bereits ein Auslaufmodell, weil es keine Echtzeitkommunikation ist. IT-DIRECTOR: Nun ist das Leben gerade im Beruf kein Wunschkonzert. Schließlich lieben junge Menschen auch ihre MP3-Spieler, und die werden sicher nicht zur Grundausstattung der Unternehmen gehören. A. Berg: Korrekt und die Diskussion würde schnell abflauen, wenn es sich nicht rechnen würde und keine handfesten wirtschaftlichen Vorteile damit verbunden wären. Die Economist Intelligence Unit hat im letzten Jahr herausgefunden: Unternehmen, die moderne Kollaborationstechnologien und Kommunikationsformen nutzen, sind bis zum Faktor drei profitabler als ihre unmittelbaren Wettbewerber. Mit Lösungen für Unified Communications und Collaboration lassen sich im Unternehmen nachweislich Zeit und Geld sparen. Das haben wir bei Microsoft nachrechnen lassen. Laut Forrester waren das im vergangenen Jahr bei uns weltweit über 200 Millionen Dollar. Beispielsweise weil unsere Mitarbeiter für Meetings weniger reisen, dafür aber verstärkt Videokonferenzen über Roundtable-Kameras durchführen. In den täglichen Anwendungen wie Office Outlook, CRM-Systemen oder Office etc. sind farbliche Präsenzinformationen aller Kollegen integriert, die zeigen, über welchen Kommunikationsweg ich meinen Gesprächspartner am besten und schnellsten erreiche. Das verringert Latenzund Wartezeiten. Im Ergebnis haben unsere Mitarbeiter dadurch weltweit im Schnitt 28 Minuten Zeit pro Tag gewonnen. Und so ganz nebenbei haben wir rund Tonnen CO 2 -Ausstoß vermieden. IT-DIRECTOR: Wobei Microsoft nicht der einzige Anbieter solcher Lösungen ist. Worin sehen Sie die Stärken Ihres Ansatzes? A. Berg: Aus den Gesprächen mit den Unternehmen weiß ich, dass es vor allem zwei Punkte sind. Erstens: Mit der Integration in eine gewohnte Office-Umgebung erleichtern wir den Einstieg eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter in die Welt des Neuen Arbeitens. Denn wir dürfen nicht vergessen: Es gibt nicht nur Wer sich für den Microsoft-Ansatz entscheidet, baut auf eine ganzheitliche, flexible und zukunftsichere Softwarelösung. Digital Natives in einem Unternehmen, sondern auch Mitarbeiter, für die Instant-Messaging, Präsenzinformation, Videoconferencing via Laptop, Live-Meetings oder Desktop-Sharing nicht alltäglich sind. So ermöglichen wir einen evolutionären Übergang. Der zweite Punkt ist unser Software-plus-Services-basierter Ansatz: Es geht nicht um die Zementierung, Integration oder Fortführung unterschiedlicher Technologie- und Hardwareansätze, wie sie von vielen TK-Player im Markt angeboten werden. Wer sich für den Microsoft Ansatz entscheidet, baut auf eine ganzheitliche, flexible und zukunftssichere Softwarelösung, die problemlos um Webkomponenten ergänzt werden kann. IT-DIRECTOR: Was sind aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen die Unternehmen auf den Weg in die Welt des Neuen Arbeitens vor sich haben? A. Berg: Für Unternehmen liegt die größte Herausforderung nicht so sehr in der Technik. Es geht vor allem um eine Anpassung der Unternehmenskultur, die den endgültigen Abschied von einer primär hierarchi - schen Kommunikationskultur verlangt. Wer das Potential seiner Mitarbeiter ausschöpfen möchte, muss alte Kommunikationsbremsen lösen. Dazu gehört auch, dass alle die neuen Kommunikationsformen nutzen und sich nicht ausnehmen. Ich persönlich erhalte von Kollegen mehrmals täglich Communicator-Nachrichten auf meinem Laptop, die ich meist auch sofort beantworte. Profitieren wird davon am Ende das Unternehmen weil Entscheidungen und Information schneller fließen. Hinzu kommt: Auch in einer modernen Arbeitswelt mit flexiblen Arbeitszeiten und einem zunehmenden Grad an Mobilität gilt: Ohne ein hohes Maß an Arbeitszufriedenheit und Eigenmotivation kann der neue digitale Workstyle nicht funktionieren. Allerdings sollte man sich in diesem Zusammenhang nicht von den Visionen einer Easy Economy einlullen lassen: Die Menschen arbeiten, wann und wo sie wollen, digitale Nomaden kommen ins Büro, wann immer sie wollen. IT-DIRECTOR: Was ist denn realistisch? A. Berg: In Wirklichkeit gründen Arbeitssteuerung und Personalführung künftig immer mehr auf einem komplexen System von Selbststeuerung und Teamsteuerung, von Zielorientierung und Zeitorientierung, von Spezialisierungs- und Integrationsfunktion, von eigenständiger und unterstützender Leistung. Mit anderen Worten: Das Neue Arbeiten bietet viele neue Chancen, uns von geistlosen Routinen und unproduktiven Wartezeiten zu befreien. Dass aber die moderne Wissensarbeit ob im Büro, im Homeoffice oder mobil zu einem Vorteil aller wird, kann Technologie nicht garantieren. Dazu bedarf es dann doch noch des Menschen: seiner Fähigkeit, unterschiedliche Interessen vernünftig zum Ausgleich zu bringen. Herr Berg, vielen Dank für das Gespräch. 5

6 PARTNER UNIFIED COMMUNICATIONS > PARTNER-LÖSUNGEN Globaler Schulterschluss im virtuellen Projektraum UCC eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten der Prozessoptimierung. > Hinter Unified Communication and Collaboration (UCC) stehen drei Aspekte, die zusammen Unternehmensprozesse auf ein effizienteres Niveau heben. Unification ist die Voraussetzung dafür, alle Optionen der Kommunikation und Kollaboration auszuschöpfen. Dies ist nur möglich, wenn eine einheitliche ICT- Plattform (ICT: Information and Communication Technology) existiert, in der alle Kommunikationswege und Applikationen integriert sind. Ein konsequenter ICT-Ansatz ist für den vollständigen Business-Nutzen unabdingbar. Communication impliziert, dass der Anwender auf alle Kommunikationskanäle in einer einheitlichen Plattform zugreift. Für effiziente virtuelle Zusammenarbeit, die jederzeit und überall stattfindet, sind Workflow Management und Ablagemöglichkeiten für die Daten erforderlich. Hierfür steht der Aspekt Collaboration. UCC-Lösungen koppeln Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander und stellen Expertise in Echtzeit orts- und zeitunabhängig bereit. Anstelle des sequentiellen Bearbeitens von Dokumenten arbeiten standort- und unternehmensübergreifende Teams zur gleichen Zeit am aktuellen Stand eines Projektes. Das Wissen eines Unternehmens liegt nicht mehr nur in Dateien vergraben oder verbleibt zum überwiegenden Teil in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern wird als kollektives Know-how verteil- und abrufbar. Kurze und kreative Wege zum Erfolg Die durch UCC bewirkte Prozessoptimierung adressiert Kern anforderungen, vor denen Unternehmen jeder Größenordnung stehen beispielsweise die der kurzen Wege. Mitarbeiter sind mittels UCC besser erreichbar, unnötige Wege entfallen auf allen Seiten, neue Möglichkeiten der Kundenbetreuung und Dokumentbearbeitung sprießen. Hier greift der UCC-Nutzen, Expertise orts- und zeitunabhängig verfügbar zu machen. Teammit - g lieder arbeiten flexibel und effizient zusammen und finden schnell zu Resultaten und Entscheidungen. Unternehmen werden u.a. in die Lage versetzt, ihren Kundenservice zu optimieren. Beispielsweise können Mitarbeiter von Finanzdienstleistern Beratungen über Videokonferenz und Chat durchführen und gemeinsam mit den Kunden im virtuellen Beratungsraum Anträge ausfüllen. Auch nutzen sie die Option, Videofiles zur Dokumentation der Beratung zu erstellen ein Plus in punkto Kundenservice und Rechtssicherheit. Der Kunde kommt in den Genuss einer komfortablen und umfassenden Beratung am PC, bis hin zum rechtssicheren Abschluss eines Vertrags. Darüber hinaus vermindern UCC-Lösungen Hemmnisse im Unternehmensalltag, wie die so genannte Human Latency die Verzögerung durch das Nicht-Erreichen eines (verantwortlichen) Mitarbeiters. Aufgrund der Präsenzinformationen und vielseitigen Kommunikationsoptionen ist der gewünschte Ansprechpartner rasch zu orten und über einen dringenden Sachverhalt zu informieren. In einem virtuellen Projektraum, ebenfalls durch UCC ermöglicht, ist eine Kontaktperson nicht nur schnell erreichbar, sondern quasi persönlich präsent, auch wenn sie am anderen Ende der Welt sitzt. Ein effizientes Identity- und Rechtemanagement sowie Sicherheitsfunktionen gewährleisten, dass nur berechtigte Teilnehmer diesen Projektraum betreten. Mitglieder eines Teams organisieren Meetings auch kurzfristig und arbeiten standort- und firmenübergreifend zu jedem gewünschten Termin in Echtzeit miteinander eine Zusammenarbeit, die insbesondere Wissensarbeitern zugute kommt. Sie profitieren u.a. von der Transparenz im virtuellen Projektraum, denn sie können die aktuellen Versionen ihrer Entwicklung kontinuierlich abgleichen und sich gegenseitig rasch Updates liefern. Die virtuelle Zusammenarbeit beschleunigt Entwicklungsprozesse, u.a. in der Automobil - branche, enorm und führt zu einem schnelleren Time-to-market. Die Platon-Anwendung bei Veritas erleichtert die internationale Zusammenarbeit. Platon für schlanke Entwicklung Platon (Platform for orchestrated networks) ist eine Lösung von T-Systems, die einen virtuellen Projektraum bietet. Die Telekom-Tochter setzte sie als Innovationsprojekt auf, in das Microsoft als Partner eingebunden wurde. Sie basiert auf den folgenden Microsoft- Komponenten: 6

7 PARTNER-LÖSUNGEN < UNIFIED COMMUNICATIONS Referenzkunde Veritas Umsatz 2008: ca. 432 Mio. EUR Mitarbeiter 2008: Standort (Zentrale): Gelnhausen (Deutschland) Branche: Automobilzulieferer Internet: n IAG (Intelligent Application Gateway): für Sicherheit und geschützte Zugriffe n OCS (Office Communications Server): das zentrale Modul für die Bereitstellung einer optimalen Kommunikationsplattform n OSS (Office Sharepoint Server): integrierte Suite und Serverfunktionen für virtuelle Projekträume Anfang 2009 startete Veritas, ein international ausgerichteter Automobilzulieferer mit Zentrale bei Frankfurt mit rund Mitarbeitern, einen Platon-Prototyp. Da die Automobilbranche ihre Prozesse neu aufstellt, um Kosten zu senken, sah das Unternehmen diese Lösung als Weg, schlanke Entwicklung zu betreiben. Es initiierte ein Anwendungsszenario im Bereich Produktentwicklung mit Anbindung der deutschen Zentrale und eines Standorts in Detroit/USA. Um den virtuellen Projektraum zu betreten, benötigen die Teamworker einen PC mit Internetzugang und Platon Client- Software, plus einen speziellen USB-Stick mit ihrer Signatur und PIN für die Authentifizierung. Martin Ehret, Geschäftsfeldleiter Kraftstoff bei Veritas, kommentiert den Nutzen von Platon für sein Unternehmen: Die Projektteilnehmer können sich zu jedem gewünschten Zeitpunkt an jedem Ort austauschen. Diese Lösung erleichtert unsere internationale Zusammenarbeit enorm. Wir können dadurch die Produktqualität weiter erhöhen und reduzieren gleichzeitig Reisezeiten und -kosten. Veritas wird in Kürze ein Platon-Anwendungsszenario für die Zusammenarbeit mit seiner Repräsentanz in Korea aufstellen und die Lösung für die Kooperation im Bereich Produktentwicklung mit dem Standort Mexiko nutzen. UCC bietet vielen Branchen Zukunftsmusik und Erfolgsperspektiven. Lösungen dieser Art von T-Systems erhöhen deutlich die Projektgeschwindigkeit sowie die Qualität der Kundenservices, reduzieren Prozesskosten und steigern die Wettbewerbsfähigkeit. Die Telekom-Tochter bietet bedarfsgerechte, homogene und sichere UCC-Gesamtlösungen aus einer Hand und integriert diese nahtlos in die Geschäftsprozesse. < T-Systems International GmbH Manuela Vrbat Solution Marketing ICT/TC Weinsbergstraße Köln Tel.: / Fax: / manuela.vrbat@t-systems.com Internet: 7

8 UNIFIED COMMUNICATIONS > BUSINESS VALUE richtigen Am sparen Ende Nicht erst seit der Wirtschaftskrise drehen viele Unternehmen an der Kostenschraube. Doch Vorsicht: Ein rigider Sparkurs geht auf Kosten von Innovationskraft und Produktivität. Gefragt sind daher Investitionen in Lösungen wie Unified Communications, die helfen, die Kosten nachhaltig zu senken. > Die Vorteile, die Unified Communications Unternehmen jeg - licher Größenordnung bietet, sind immens. In erster Linie können die Kosten für Kommunikationsdienste sowie den damit verbundenen Ausgaben deutlich gesenkt werden. Ins Auge fallen dabei vier Bereiche, in denen Einsparungen kurzfristig, jedoch nachhaltig realisiert werden können: Konferenz- und Telefongebühren, Spesen für Geschäftsreisen sowie die Ausgaben für die Infrastruktur. Der Einsatz einer modernen UC-Lösung bietet vielfältige Möglichkeiten, die Gebühren oder Telefonkosten für Fern- und Mobiltelefongespräche zu reduzieren. Zwar sind die Kosten für Ferngespräche in letzter Zeit deutlich gefallen, die Gebühren für internationale Gespräche sind jedoch nach wie vor hoch. Und auch die Rechnungen für Mobiltelefone stellen insbesondere bei aktiven Außendienstmitarbeitern noch immer einen beachtlichen Kostenblock dar. Der Einsatz einer sicheren Voice-over- IP-Lösung (VoIP), wie es der Office Communications Server 2007 R2 bietet, kann die Telefongebühren senken, indem diese Anrufe über das Datennetzwerk des Unternehmens oder das Internet geleitet und somit die gebührenpflichtigen Netze umgangen werden. Mobiltelefonierer können mit dem Microsoft Communicator Mobile-Client ihre Windows Mobile-, Blackberry- oder Nokia- Smartphones nutzen, um den Präsenzstatus zu überprüfen, bevor sie einen Anruf tätigen. Auf diese Weise lassen sich überflüssige Anrufe von mobilen Geräten aus gänzlich vermeiden. Darüber hinaus kann ein Großteil der Kommunikation auf Sofortnachrichten umgestellt werden, die viele kurze Telefonate ersetzen. Nicht zuletzt stellen die Reisekosten der Mitarbeiter für viele Betriebe einen extrem hohen Kostenfaktor dar. Mit Microsoft Live Meeting können Unternehmen effiziente Audio-, Web- und Videokonferenzen durchführen und damit die Geschäftsreise - aktivität der Mitarbeiter stark einschränken. Mehr dazu erfahren Sie auf Seite 30. Ein breites Spektrum an wertvollen Funktionalitäten Doch damit nicht genug, so eignen sich Microsoft UC-Lösungen insbesondere für eine flexible Arbeitsplatzgestaltung. Exchange Server 2010 und Office Communications Server 2007 R2 stellen vollständige und erstklassige Funktionen für alle Kommunikationskanäle bereit und verfügen über eine breite Palette an nütz lichen Tools. Die Mitarbeiter erhalten somit von überall Zugriff und können von jedem Standort effizient arbeiten. Durch die Präsenzfunktionen in OCS 2007 R2 sind alle Mitarbeiter für alle Kollegen oder Teammitglieder so verfügbar, als würden sie im gleichen Gebäude sitzen. Da Remote-Benutzer mit den glei- 8

9 BUSINESS VALUE < UNIFIED COMMUNICATIONS Business Value Workshop Um die Potentiale zur Steigerung der Produktivität mit einer Plattform für Zusammenarbeit bewertbar zu machen, führt die unabhängige Unternehmensberatung IndiTango Workshops durch, an deren Ende Fakten und Zahlen über die Wirtschaftlichkeit der Lösung in Form einer Entscheidungsvorlage ausgewiesen werden. Dabei werden die Kosten- und Nutzenfaktoren der Lösung individuell und methodisch analysiert, gemeinsam diskutiert und auch bewertet. Investitionsgrößen, Finanzkennzahlen (z.b. Amortisationsdauer) und eine Risikobewertung sind dabei fester Bestandteil der Analyse, wie auch eine individuell mit dem Kunden abgestimmte Beschreibung der Ergebnisse im Kontext der individuellen Unternehmenssituation. Martin Kügler Im Internet: chen Microsoft Office-Softwareanwendungen und der gleichen Verzeichnisstruktur wie im Unternehmen arbeiten, kann die Remote-Arbeit mühelos und mit der gleichen Produktivität und Sicherheit durchgeführt werden. Des Weiteren kann die Nutzung einer modernen UC-Lösung weitere Kosten in der Büroorganisation senken, zu denen beispielsweise Mietzahlungen und Betriebskosten wie Licht, Heizung, Strom oder Sicherheit gehören. Viele Unternehmen verwenden UC-Lösungen, damit die Mitarbeiter zumindest einen Teil der Zeit außerhalb der Büros arbeiten können. Für die Tätigkeiten vor Ort im Unternehmen stehen flexible Arbeitsplätze bereit, ansonsten erhalten die Mitarbeiter effiziente Telearbeitsplätze. Ein Beispiel aus der Praxis: Der Automobilhersteller Renault nutzt OCS, um flexible Arbeitsmethoden mit gemeinsam genutzten Kurzarbeitsplätzen, an denen die Mitarbeiter im Büro arbeiten, zu ermöglichen. Die Gesamtzahl dieser Arbeitsplätze wurde um 8,3 Prozent (2.000 Arbeitsplätze) reduziert. Renault rechnet mit Einsparungen von bis zu 20 Mio. Euro im Jahr. Harmonisierung und Konsolidierung Ein weiterer Pluspunkt ist die Harmonisierung und Konsolidierung der gesamten Kommunikationsinfrastruktur eines Unternehmens, die mit der Einführung einer UC-Lösung einhergeht. Zunächst stellt die Zusammenführung von Kommunikationssystemen wie Telefon, Voic , Sofortnachrichten und Video-/ Web-Konferenzen ein großes Einsparpotential dar. In der Vergangenheit besaßen die Unternehmen in der Regel mindestens eine Nebenstelle- oder Reihenanlage pro Standort, häufig begleitet von verwandten Systemen wie Voic , Callcentern oder Konsolen für die Anrufabrechnung und Verwaltung. Mit UC ist die Zusammenfassung von Systemen in einem oder wenigen Standorten leicht handhabbar. Andere Standorte werden über sichere IP-Verbindungen im Wide Area Network (WAN) des Unternehmens oder über das Internet geschützt. Die Einsparmaßnahme kann häufig kurzfristig implementiert werden, da viele Nebenstellenanlagen und Voic systeme Ende der 90er Jahre installiert wurden und der Herstellersupport inzwischen ausläuft. Im Rahmen der Konsolidierung gilt es, eine zentrale UC-Plattform einzurichten und zu erweitern. Auf dieser können die Standorte auch nach und nach zusammengeführt werden. Spezielle Elemente wie ein komplexes Callcenter oder Interactive Voice Response (IVR) können ebenfalls nachträglich eingebunden werden. Im Zuge der Harmonisierung der Kommunikationsinfrastruktur fallen auch fortlaufende Kosten für Wartungsverträge für alte Nebenstellenanlagen und Voic systeme weg. In der Praxis kann der Austausch von 40 Nebenstellenanlagen zu Einsparun- 9

10 UNIFIED COMMUNICATIONS > BUSINESS VALUE Potentielle jährliche Vorteile der Nutzung von Unified Communications Potentielle jährliche Vorteile in Jahr 1 Unternehmen mit Benutzern Unternehmen mit 500 Benutzern Verbesserung der Geschäftsergebnisse Verbesserung der Endbenutzerproduktivität Vorteil in Jahr ,- USD Vorteil in Jahr ,- USD Senkung der Kosten Reduzierung der Reisekosten für Besprechungen und Schulungen Jahr ,- USD Jahr ,- USD Reduzierung der Kosten für Audio-/Video-/Webkonferenzen ,- USD ,- USD Reduzierung der Telefonkosten Reduzierung der Immobilien- und Anlagenkosten Reduzierung der Kosten für Voic Reduzierung der Kosten für Messaging Potentielle jährliche Vorteile für Jahr 1 (Gesamt) Vorteile pro Benutzer ,- USD ,- USD ,- USD ,- USD ,- USD 1.249,- USD ,- USD ,- USD ,- USD ,- USD ,- USD 1.471,- USD Quelle: Forrester Research Schätzungen der Produktivitäts - steigerungen reichen von zehn bis 60 Minuten oder mehr pro Mitarbeiter und Tag, was zu Ein - sparungen von zwei bis zwölf Prozent der Arbeitszeit führen kann. gen in Höhe von fast 1,4 Mio. US-Dollar bei Anlageinvestitionen führen, wie bei der UC-Einführung beim Outsourcing-Anbieter Lionbridge geschehen. Das in 26 Ländern rund Mitarbeiter beschäftigende Unternehmen erreichte zudem eine Amortisation der UC-Einführung innerhalb von sieben Monaten. Nicht zuletzt umfasst die Konsolidierung der Infrastruktur das Zusammenführen sämtlicher Messagingsysteme, was wiederum mit erheblichen Einsparmöglichkeiten einhergeht. Exchange 2010 ist eine leistungsstarke und branchenführende Lösung für die Zusammenführung von Messaging-, Speicher- und Zugriffssystemen. Einsparungen können durch eine Reduzierung der Anzahl von Messagingservern erreicht werden, meist durch die Zusammenlegung auf 64-Bit-Systemen oder dem Einsatz von virtuellen Servern. Auf diese Weise kann die Anzahl der gewarteten und unterstützten Server häufig um bis zu 50 Prozent reduziert werden. Bei jährlichen Betriebskosten von bis US-Dollar pro Server kann eine Verringerung von 100 auf 50 Server die Kosten durchschnittlich um 1Mio. US-Dollar pro Jahr reduzieren. Bestes Beispiel dafür ist die Telecom Italia, die die Anzahl der speziellen -Server von 130 auf 70 Server reduzieren konnte. Verbesserte Zusammenarbeit Last but not least fördert der Einsatz einer UC-Lösung die individuelle Produktivität der Mitarbeiter, die Zusammenarbeit in Projektgruppen sowie die Unternehmensführung. Mit einer erweiterten Konfiguration können die software-basierten UC-Funktionen in die Geschäftsprozesse von Benutzern und Gruppen eingebunden werden, um bei kommunikationsintensiven Aktivitäten doppelte Arbeit, Ausschuss und Nacharbeit zu reduzieren. Das Resultat sind nicht nur optimierte Arbeitsgruppenprozesse, sondern auch eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität. Die Chance besteht darin, mit UC-Lösungen kommunikationsbezogene Barrieren in alltäglichen Arbeitsumgebungen zu beseitigen. An dieser Stelle reichen Schätzungen der Produktivitätssteigerungen von zehn bis 60 Minuten oder mehr pro Mitarbeiter und Tag, was zu Einsparungen von zwei bis zwölf Prozent der Arbeitszeit führen kann. Dies zeigt, wie lohnend der Einsatz des Office Communications Server 2007 R2 und Exchange Server 2010 sein kann: Erstens handelt es sich bei beiden Lösungen um vollständig integrierte Suites, die den Mitarbeitern eine optimale Produktivität bei der Kommunikation ermöglichen. Zweitens bieten die UC-Lösungen Zugriff von überall über PC-Clients, Browser und mobile Geräte, um diese Produktivitätssteigerungen im größten Ausmaß zu erreichen. Drittens kann die Microsoft UC- Lösung in Office- und SharePoint integriert werden und ermög licht so eine noch größere Effizienz. Einarbeitung und Einsatz der Mitarbeiter erfolgen einfach und schnell, da die neuen UC-Tools mit anderen bereits bekannten Microsoft Office-Tools übereinstimmen. Zudem können die UC-Funktionalitäten auch in weiteren Line of Business-Anwendungen integriert werden. Doch nicht nur die individuelle Produktivität wird durch den UC-Einsatz gesteigert. UC-Tools spielen Arbeitsgruppen, Pro - jektteams oder Abteilungen, die gemeinsam daran arbeiten, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, in die Karten. Die zwei Haupttools für die Optimierung dieser Arbeit sind Konferenzen verknüpft mit Tools für die Zusammenarbeit und Präsenzinformationen mit Kommunikation per Mausklick über Zugriff mit einer Nummer/Identität. Die Vorteile liegen bei stark verkürzten Projektzeiten mit einem geringeren Ressourceneinsatz, kürzeren Verkaufszyklen, die zu mehr Einnahmen oder weniger Vertriebsmitarbeitern führen, und einem besseren Kundensupport mit weniger Ressourcen. Das Pharmaunternehmen Astra Zeneca erreichte zum Beispiel mit dem UC-Einsatz eine Verkürzung von sechs und mehr Monaten bei der Markteinführungszeit neuer Produkte. Dadurch konnten die Projektkosten gesenkt werden, zudem bestand das Potential für neue Umsätze in Milliardenhöhe. < 10

11 PARTNER < UNIFIED COMMUNICATIONS PARTNER-LÖSUNGEN Polycom und Microsoft Eine globale Partnerschaft OCS 2007 R2 von Microsoft ist Realität. Das neue CX300 von Polycom auch. Produktbeschreibung n USB Anschluss, Office Communicator 2007 Endgerät n Tastenfeld und 2-Zeilen LC Display mit Hintergrundbeleuchtung n Plug & Play ohne Treiberinstallation n HD Audio Qualität n Voll Duplex n Headsetanschluss n Präsenzstatus LED n Microsoft Design und ID n Ideal für PC-basiertes Telefonieren durch Schnittstellen für PC & Telefon System-Voraussetzungen n Office Communication Server 2007 R2 n Office Communicator 2007 R2 client version Das Gerät macht Laune, funktioniert super und war easy zu installieren! Markus Weisbrod, Technical Product Marketing Manager von Microsoft > Das Portfolio der Complus beinhaltet exklusiv das gesamte Voice Portfolio der Polycom Inc. aus den USA. Wichtige Themen der Complus sind dabei die Microsoft zertifizierten OCS Endgeräte, die drahtlose IP Telefonie über DECT und WiFi, als auch die feste IP Telefonie über SIP Standard. Zu den Kunden von Complus gehören alle großen Systemhäuser in Deutschland, beispielhaft seien nur T-SYSTEMS, Dimension Data, Computacenter oder Lufthansa Systems erwähnt. Die Complus ist für ihre Partner vor allem aufgrund der engen Technologiepartnerschaften von Polycom zu Microsoft und Cisco interessant. < OCS DECT WiFi VoIP Conferencing Tel.: / info@complus.de Aus Liebe zur Kommunikation: 11

12 UNIFIED COMMUNICATIONS > RECHT Auf der (rechts-)sicheren Seite Entstehen neue Kommunikationsformen wie beispielsweise Unified Communications, treten neue rechtliche Konstellationen auf. Die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes neuer Techniken muss sich dann auch am erforderlichen juristischen Aufwand messen lassen. > Im Zusammenhang mit Unified Communications (UC) wird insbesondere das Telefonieren über Internet diskutiert (VoIP). VoIP erhöht die Gefahr des Lauschangriffs durch Dritte. Durch das unberechtigte Mithören Dritter werden Persönlichkeitsrechte der nicht informierten Gesprächsteilnehmer verletzt. Das Strafgesetzbuch sieht für die Verletzung der Grundrechte aus Art.2 Abs.1, Art.1 Abs.1, Art.10 GG eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren vor, 201, 206 StGB. Die Abwehr möglicher Gefahren ist somit Aufgabe der Anbieter von UC-Produkten und -Lösungen. Schutz gegen Betriebsspionage Gefahren liegen auch im Mitschnitt von Gesprächen. Das flüchtig gesprochene Wort 1 kann durch die jederzeitige Aufnahmemöglichkeit zu einer Falle werden. Mitschnitte können ohne große Mühe archiviert oder im Beisein von Dritten abgespielt werden. Das Bundesverfassungsgericht hat den persönlichkeitsverletzenden Charakter des Mithörens bejaht 2. Auch wenn solche Aufnahmen nach heutiger Rechtslage ohne Einwilligung des Redners erlaubt sind, sind aufgrund der vereinfachten Möglichkeiten zunehmend derartige Rechtsverletzungen zu befürchten. Deren Nachweis wird jedoch nur schwer gelingen. Innerbetriebliche Richtlinien müssen daher erforderliche Verhaltensweisen vorschreiben und ihre Einhaltung gewährleisten. Datensicherheit ist nicht nur im Zusammenhang mit Datenschutz (Schutz der Daten Einzelner) Thema, sondern auch im Zusammenhang mit der Frage nach betrieblichen Geheimnissen und vertraulichen Informationen. Auf das althergebrachte Telefonnetz hatte bislang allein der Telekommunikationsanbieter Zugriff, infolge von VoIP erstreckt sich der Zugriff nun auf alle Teilnehmer des World Wide Web. Daher sind erhöhte technische Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Auch organisatorische Maßnahmen können zur Sicherheit beitragen, etwa in Form eines Intranets. Solche Maßnahmen, verbunden mit einer qualitativ hochwertigen VoIP-Software und einem maßgeschneiderten Sicherheitskonzept, bürgen zusammen mit einer durchdachten Sicherheitspolicy und Verhaltensrichtlinien für einen bestmöglichen Sicherheitsstandard. Arbeitsrechtliche Erwägungen Datensicherheit und -schutz stehen der Einführung von UC nicht entgegen. Sie verlangen aber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Darüber hinaus sind Mitarbeiter entsprechend einer ausgearbeiteten Sicherheitspolicy in geeigneter Weise zu instruieren. Doch nicht nur das Thema Datensicherheit sollten die Verantwortlichen bei der Einführung einer UC-Lösung auf der Agenda haben. Vielmehr müssen auch die arbeitsrechtlichen Auswirkungen von Unified Communications berücksichtigt werden. Der allgemeine Arbeitsschutz umfasst den Schutz von Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers. Der Arbeitsschutz ist betroffen, wenn pathologische Zustände des Arbeitnehmers drohen. Diese können z.b. durch anhaltende Stresszustände aufgrund ständiger Erreichbarkeit verursacht werden. Zwar mag eine ständige Erreichbarkeit des Arbeitnehmers zunächst der Effizienzsteigerung und Motivation dienen, da sie etwa eine schnellere und bessere Bewältigung größerer Projekte ermöglicht. Ständiger Druck, vor allem das Ausbleiben von wichtigen Erholungsphasen, führen auf Dauer jedoch zu Krankheit und Motivationsmangel. Daher sind klare Arbeitszeiten und Regelungen für den Umgang mit Kommunikationsmitteln vorzugeben BGHZ 27, 234; NJW 1982, S. 277 heimliche Tonbandaufnahme I und II.; 2 BVerfG NJW 2002, S. 3619, S

13 RECHT RECHT < UNIFIED COMMUNICATIONS Managerhaftung 91, 93 AktG, 43 GmbHG erlegen der Geschäftsleitung die Pflicht zur ordnungsgemäßen Organisation eines Unternehmens auf und beinhalten auch eine persönliche Haftung der Geschäftsleitung. Die Managerhaftung gewinnt insbesondere in der IT zunehmend an Relevanz. Immer mehr und wichtigere Geschäftsprozesse werden in die IT verlagert, mit der Einführung von UC nun auch der gesamte Kommunikationsbereich. Bei Systemausfällen und Systemfehlern steht der Betrieb somit sprichwörtlich still. Derartige Situationen können Schäden von großem Ausmaß verursachen. Aber auch Industriespionage und Datendiebstahl durch Datenabfluss und ungenügende Besicherungsmaßnahmen verursachen erhebliche und unter Umständen für das Unternehmen existenzgefährdende Schäden. In derartigen Vorfällen wird die Missachtung der Kaufmannspflichten durch die Geschäftsleitung vermutet. Diese Pflichten beinhalten stark vereinfacht gesprochen die Organisation des Betriebes in der Weise, dass Schäden vom Unternehmen abgewendet werden. Wird diese Pflicht vernachlässigt und treten Schäden aufgrund der Pflichtverletzung ein, kann dies persönliche Haftung der Geschäftsleitung nach sich ziehen. UC erhöht die IT-Sicherheits-Erfordernis. Denn wie bereits dargelegt, wird durch die Verlagerung aller relevanten Kommunikationsprozesse und Kommunikationsstränge in das Internet die Verwundbarkeit des Unternehmens in diesem Bereich erhöht. Insofern steigt auch das diesbezügliche Haftungspotential an. Insbesondere vor dem Hintergrund der Haftungsgefahr sollten sich daher Manager und Geschäftsführer durch Überprüfung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Einführung von UC absichern und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Positiver Nebeneffekt derartiger Überprüfungen ist im Übrigen, dass die Ergebnisse einer ordentlichen Sicherheitsanalyse auch für den gesamten Geschäftsprozess regelmäßig gewinnbringend sind. Denn offen gelegte Schwachstellen und kritische Strukturen sind auch hier zentraler Ansatzpunkt für Optimierungsmaßnahmen. Strafrechtliche Vorschriften Manager können im Zuge von IT-Sicherheit und somit auch im Zusammenhang mit UC in Konflikt mit dem Strafgesetzbuch geraten. Zu denken ist hier etwa an die Vorschrift der 201 und 206 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, Verletzung des Post- und Fernmeldegeheimnisses). Es muss sicher gestellt sein, dass Gespräche nicht etwa mitgehört und mitgeschnitten werden. Denn ein Eingriff in derartige Gespräche verletzt das oben bereits dargestellte grundgesetzlich in Art. 10 GG verbriefte Recht des Telekommunikationsgeheimnisses. Da das deutsche Strafrecht keine Verantwortung des Unternehmens selbst kennt, wird in Fällen von strafrechtlichen Taten durch die Gesellschaft die Geschäftsleitung zur Rechenschaft gezogen, 14 StGB (Handeln für einen anderen). Auch das Risiko strafrechtlicher Konsequenzen kann durch bereits erwähnte Konzepte und einen Rechts-Check mühelos minimiert werden. Aus juristischer Sicht kann UC grundsätzlich im Unternehmen eingeführt werden. Aufgrund der möglichen, nicht unbeträchtlichen rechtlichen Risiken wird jedoch eine juristische Überprüfung der betrieblichen Gegebenheiten empfohlen. Je nach Organisation des Unternehmens oder der Institution sind der Betriebs- oder der Personalrat bei der Entscheidung zur Einführung von UC einzubinden. Der Autor Rechtsanwalt Wilfried Reiners studierte Rechts- und Wirtschaftswissenschaften in München und San Diego (MBA). Heute ist Wilfried Reiners Managing-Partner bei PRW Rechtsanwälte in München. WILFRIED REINERS Rechts-Check für Unified Communications Bei einer UC-Einführung bedürfen folgende Themenkreise eines besonderen Augenmerks: Datenschutz und Datensicherheit Zum ersten verschärfen sich durch UC die Fragen des Datenschutzes. Sowohl der Schutz von betrieblichen Daten mit Blick auf Betriebsgeheimnisse (Datensicherheit) als auch die Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte der an der Kommunikation beteiligten Personen verlangen gesonderte Besicherungsmaßnahmen. Personalführung und Arbeitsrecht Zum zweiten sind insbesondere Themen der Personal- und Mitarbeiterführung betroffen. Klare Richtlinien für den Umgang mit Kommunikationsmitteln sind erforderlich. Haftung Durch UC erhält IT-Sicherheit ein noch stärkeres Gewicht. Daher verschärfen sich diesbezüglich die Haftungsrisiken der Geschäftsführung. Strafrecht Schließlich entfaltet UC in nicht rechtssicher durchgeführter Form strafrechtliche Relevanz. 13

14 UNIFIED COMMUNICATIONS > ANALYSTENMEINUNG Unified Communications bewegt den ITK-Markt Der IT-Markt in Deutschland stagniert, doch ein Marktsegment wächst unverdrossen, als ob es keine Krise gäbe: Unified Communications (UC) hält in immer mehr Unternehmen Einzug. Für Frank Heuer, Senior Analyst und Leiter des CompetenceCenters Communications von Techconsult, spielt der kommende Exchange Server 2010 eine tragende Rolle in Microsofts UC-Strategie. > Unified Communications ermöglicht die übersichtliche Zusammenführung von Telefonie, und anderen Kommunikationsanwendungen in einer Benutzeroberfläche. Darüber hinaus macht UC transparent, ob und auf welchem Kommunikationsweg Kommunikationspartner erreichbar sind zeitraubende vergebliche Anrufe und Ausprobieren des besten Kommunikationskanals sollen der Vergangenheit angehören. Offenbar hat UC die Bedürfnisse vieler Firmen getroffen. So wird das Marktvolumen von UC in diesem Jahr um 35 Prozent auf 111 Mio. Euro steigen. Bis 2011 erwartet techconsult ein weiteres Wachstum bis auf 194 Mio. Euro. Aber selbst diese eindrucksvollen Wachstumsraten verblassen gegen den rasanten Zuwachs von UC as a Service. Während UC bislang vor allem ein Thema für große und entsprechend unübersichtliche Unternehmensstrukturen ist, werden in den kommenden Jahren auch immer mehr mittelständische und kleinere Unternehmen UC für sich entdecken. Sei es beispielsweise, weil sie bei größeren Geschäftspartnern in das Extranet einbezogen sind oder reibungslos mit Geschäftspartnern kommunizieren wollen. Kurzum: Die unternehmensübergreifende Vernetzung und Zusammenarbeit gewinnt an Bedeutung. Darüber hinaus verschiebt sich auch in kleineren und mittelgroßen Unternehmen die Art und Weise der Zusammenarbeit dahingehend, dass im Gegensatz zu früher, Mitarbeiter immer häufiger räumlich getrennt arbeiten in sogenannten virtuellen Teams mit mobilen und Home-Office-Mitarbeitern. Noch also dominieren die großen Unternehmen als Nachfrager den UC-Markt, und sie investieren ganz überwiegend in Systeme, die im eigenen Unternehmen betrieben werden. Dagegen ist UC as a Service (Betrieb in externen Rechenzentren, Bereitstellung online über das Internet) besonders für kleine und mittelgroße Unternehmen attraktiv, die sich wie oben beschrieben zunehmend für UC interessieren. Entsprechend wird der Markt für UC-as-a-Service- Angebote kommend von einem geringen Ausgangsniveau von 5 Mio. Euro im Jahr 2008 bis auf 54 Mio. Euro im Jahr 2011 anwachsen. Pro Jahr entspricht das ungefähr einer Umsatzverdoppelung. Die Vorteile wirken dabei als treibende Kräfte und überwiegen dabei häufig die Bedenken, Daten und IT-Funktionen außer Haus zu geben: Beispielsweise benötigen die Firmen kein spezielles Know-how für Implementierung und Wartung, und wertvolles Kapital muss nicht für ITK-Equipment investiert werden. Gerade bei dieser neuen Lösung stellen sich viele kleine und mittelgroße Firmen die Frage, ob diese überhaupt im eigenen Unternehmen vorhanden sein muss. Zunehmende Bedeutung der Online-Bereitstellung Einer der führenden Anbieter von UC ist Microsoft. Der Office Communications Server von Microsoft kommt derzeit auf einen Marktanteil von gut einem Viertel. Microsoft hat auch den Begriff des Unified Communications maßgeblich geprägt, so dass ihn sogar etablierte Anbieter aus dem Telekommunikationsmarkt für ihre Produkte übernommen haben. Eine wichtige Rolle in der UC-Strategie von Microsoft spielt der kommende Exchange Server Als wegweisend in Richtung as-a-service-angebote ist die Entscheidung, der zunehmenden Bedeutung der Online-Bereitstellung Rechnung zu tragen, indem der Exchange Server 2010 von Microsoft so entwickelt wurde, dass er sowohl beim Anwender selbst als auch für Online-Services implementierbar ist. Auch das Thema Sicherheit und Datenschutz, das wie sich wieder zeigt unabhängig von allen Krisenzeiten stets Konjunktur hat, findet seinen Niederschlag: So wird der Nutzer beispielsweise gewarnt, wenn in einem -Verteiler externe Empfänger vertreten sind, die möglicherweise ungewollt vertrauliche Informationen erhalten würden. Verschiedene Features fördern die Effizienz, an die gerade in der gegenwärtigen Krise hohe Anforderungen gestellt werden. Zeit ersparen beispielsweise Funktionen zum besseren Wiederauffinden von s. In diesem Zusammenhang ist auch die Funktion Conversation View zu sehen, die verwandte Mails zusammenfasst und damit den Posteingang übersichtlicher gestaltet. Flüssiges Arbeiten ohne Umgewöhnen und darüber hinaus die immer mehr verbreitete mobile Arbeit fördert Consistent Experience : Die Bedienung von Outlook auf PCs, Mobiltelefonen oder via Browser wird durch Weiterentwicklungen von Outlook Mobile und Outlook Web Access vereinheitlicht. FRANK HEUER 14

15 PARTNER < UNIFIED COMMUNICATIONS PARTNER-LÖSUNGEN Unified Communications bei Messe München Effiziente Geschäftsprozesse durch leistungsfähige Unified Messaging Lösung Messe München GmbH Branche: Messegesellschaft Standort: München Mitarbeiter: 535 (2008) Jahresumsatz: 200,7 Mio. EUR (2008) Internetadresse: > Im Rahmen der Migration zu Microsoft Exchange 2007 entschieden sich die IT- Verantwortlichen der Messe München, ihre bestehende Unified Messaging Lösung durch OfficeMaster von Ferrari electronic zu ersetzen. Wir waren auf der Suche nach einer Art Appliance-Lösung, damit wir nicht bei jedem Patch der Software oder jeder kleinsten Modifikation des Faxtreibers hohen Wartungsaufwand haben, so Stefan Schüssler, Leiter der IT- Infrastruktur bei der Messe München. Die Wahl fiel auf die kombinierte Hard- und Softwarelösung OfficeMaster. Das von uns beauftragte Systemhaus Cancom hat gemeinsam mit einem Experten von Ferrari electronic die Lösung innerhalb kürzester Zeit implementiert. Besonders die Kombination mit der problemlos zu integrierenden Hardware OfficeMaster Gate hat die Verantwort - lichen überzeugt. Die zwei im Einsatz befindlichen Boxen stellen den mehr als 500 Mitarbeitern insgesamt acht ISDN Kanäle zur schnellen Bearbeitung der Faxaufträge zur Verfügung. Der Faxversand und -empfang erfolgt direkt in Outlook. Da die Messe München als ERP-Lösung SAP im Einsatz hat, wurde zusätzlich das Erweiterungsmodul OfficeMaster für SAP installiert. Im Moment läuft ein Pilotprojekt mit dem Microsoft Office Communications Server (OCS), um den Mitarbeitern weitreichende Collaborations-Möglichkeiten zu bieten. Da die Mediagateways von Ferrari electronic die reibungslose Anbindung von OCS an die vorhandene TK- Infrastruktur ermöglichen, lassen sich solche Einsatzszenarien mit geringem Aufwand erproben und realisieren. < Ferrari electronic AG Das Ur-Berliner Unternehmen mit Sitz in Teltow entwickelte Ende der 80er Jahre die erste intelligente Faxkarte in Deutschland und ist mit mehr als realisierten Installationen heute einer der führenden Hersteller von Unified Communications Lösungen für alle bekannten Mailsysteme. Mit Vertriebspartnern in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz versteht sich Ferrari electronic als kompetenter Ansprechpartner für leistungsfähige Kommunikationslösungen. Ferrari electronic AG Ruhlsdorfer Strasse Teltow Tel.: Fax: 03328/ Internet: info@ferrari-electronic.de OfficeMaster Gate ermöglicht die Anbindung von Microsoft Exchange und dem Office Communications Server. 15

16 UNIFIED COMMUNICATIONS > INTERVIEW Unified Communications ist in Unternehmen angekommen Erstaunlich viele Unternehmen beschäftigen sich bereits mit dem Thema Unified Communications (UC), wie die Analysten von Berlecon in einer Anfang des Jahres vorgestellten Studie feststellten. Wie weit sie dabei sind und worauf es bei der Installation der Technologie in der Praxis ankommt, erläutert die Berlecon-Chefanalystin Nicole Dufft. IT-DIRECTOR: Frau Dufft, inwieweit ist das Thema UC bereits in den Unternehmen angekommen? N. Dufft: Zu unserer Überraschung stellten wir im Rahmen unserer Studie fest, dass das Thema Unified Communications in größeren Unternehmen ab 200 Mitarbeitern häufig auf der Agenda steht. In Zahlen: Mehr als die Hälfte aller Befragten befindet sich bereits in der Umsetzung konkreter UC-Projekte oder plant sie innerhalb der nächsten zwölf bis 24 Monate. Ein weiteres Viertel diskutiert das Thema intensiv. Das heißt im Umkehrschluss, dass sich nur eine sehr geringe Anzahl von Unternehmen überhaupt nicht mit UC beschäftigt. Diese Zahlen sind sehr erstaunlich und belegen, dass Unified Communications in der Tat in den Unternehmen angekommen ist. IT-DIRECTOR: Was bedeutet dies in der Praxis? Um welche Art von Projekten handelt es sich? N. Dufft: Die Zahlen bedeuten nicht, dass sich UC-Projekte inklusive der Integration mit den Geschäftsanwendungen flächendeckend in der Endausbaustufe befänden. Soweit sind wir noch nicht, was auch daran liegt, dass die Ansatzpunkte für UC respektive dem, was darunter verstanden wird, stark divergieren. Viele Unternehmen gehen die Thematik von der Infrastrukturseite aus an, weil sie generell auf eine VoIP- Architektur umstellen wollen oder weil eine neue Niederlassung angebunden wird. Infolge dieser Umstellung erkennen sie, dass sich mit VoIP eine Vielzahl neuer UC-Funktionalitäten einbinden lässt. Andere Anwender beginnen bei den Desktop-Anwendungen. Sie möchten beispielsweise Instant Messaging und Präsenzinformationen integrieren. In solchen Fällen läuft vielleicht die Implementierung eines Instant Messangers unter dem Etikett eines UC-Projektes. Viele Unternehmen tasten sich mit kleineren Projekten an die Thematik heran, was jedoch nichts an ihrem grundsätzlichen Interesse ändert. Dieses Interesse bewerten wir positiv. IT-DIRECTOR: Wie sehen Sie Microsoft im UC-Markt positioniert? Microsoft kommt ja von der Desktop- und Anwendungsseite... N. Dufft:...und grenzt sich dadurch von den Anbietern ab, die ursprünglich im Netzwerk- und Infrastrukturbereich zuhause waren. Microsoft hat sich das Thema UC früh auf die Fahnen geschrieben und im Markt vorangebracht. Mit seiner Marktdurchdringung auf dem Desktop ist Microsoft da sehr gut aufgestellt, wo UC von der Anwendungsseite her angegangen wird. Natürlich argumentieren die traditionellen TK-Anbieter, dass Microsoft von Infrastruktur und Netzwerken wenig Ahnung habe. Microsoft kontert und tritt unter der Prämisse an, für Unified Communications benötige man gar keine TK-Anlage mehr, sondern nur noch ein Endgerät und die entsprechende Software. Diese schöne neue Welt ist in meinen Augen für die meisten Unternehmen noch eine Vision. IT-DIRECTOR: Inwieweit bieten sich webgehostete Lösungen in diesem Umfeld an Stichwort SaaS? N. Dufft: Das ist der zweite Punkt, den Microsoft gerade nach vorne bringen will, auch im Hinblick auf Exchange Ich halte gehostete Lösungen im Kommunikations- und Kollaborations-Umfeld für äußerst erfolgsversprechend, ebenso eine Mischform aus Desktop- und Online-Lösungen. Hier versucht sich Microsoft gerade zu positionieren. IT-DIRECTOR: Werden die Anwender dieses Konzept annehmen? N. Dufft: Ich glaube, dass die Chancen für eine erfolgreiche Umsetzung gut stehen. Allerdings braucht der Markt noch ein wenig Zeit. Die Anwender reagieren laut unserer Umfragen derzeit noch recht zurückhaltend auf die Software-as-a-Service-Angebote. Auf der anderen Seite haben laut unserer letzten Umfrage die Kommunikationslösungen mit sechs Prozent den größten Anteil an allen SaaS-Applikationen. Die Bereitschaft aufseiten der Anwender, gehostete Lösungen zu nutzen, ist hier größer. Wahrscheinlich, weil viele Anwender es aus dem TK- und Infrastruktur-Umfeld bereits gewohnt sind, Applikationen auszulagern und/oder zu mieten. Trotzdem ist noch einiges an Arbeit zu leisten. IT-DIRECTOR: Was meinen Sie? N. Dufft: In erster Linie geht es um die Integration mit den bestehenden Anwendungen. UC ist ein absolutes Integrationsthema und echtes UC heißt, seine Kommunikationsfunktionalitäten in die Geschäftsapplikationen zu integrieren. An dieser Stelle gilt es, bei der UC-Projekte sollten die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht schlichtweg überrollen. Vor allem aus größeren Unternehmen ist immer wieder zu hören, dass die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden sollten. 16

17 INTERVIEW < UNIFIED COMMUNICATIONS Die Anwender sollten darüber nachdenken, über welche Kanäle sie mit Kunden, Partnern und Vertriebsmitarbeitern kommunizieren und wo dabei Probleme auftreten. Dann wird meist schnell klar, dass die Lösung weiter reicht als die Integration einzelner Funktionalitäten. Werden Lösungen wie Instant Messaging oder Präsenzinformationen partiell und losgelöst von der gesamten IT- und Kommunikationsstruktur einführt, ist der zu erwartende Nutzen wahrscheinlich eher gering. IT-DIRECTOR: Ergeben sich denn aus einer partiellen Einführung nicht die weiteren Schritte? N. Dufft: Möglicherweise, nur läuft man dann Gefahr, dass viele Potenziale, die sich gerade aus der Integration ergeben, nicht ausgeschöpft werden. Dinge wie Präsenzinformationen werden häufig auch völlig falsch eingeschätzt, beispielsweise als Möglichkeit der Überwachung. Deshalb müssen die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden. Erstens, um das etwaige Argument der Überwachung zu entkräften und zweitens, um mit ihnen gemeinsam die Optimierung der Kommunikationswege zu erarbeiten. Einbindung von Webanwendungen noch einige Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen. Beispielsweise, wenn man direkt aus dem ERP-System heraus eine Telefonnummer wählen will und nicht zunächst eine zusätzliche Kontaktdatenbank öffnen will. Solange man sich sowieso in einer Microsoft-Umgebung bewegt, stellt dies allerdings kein allzu großes Problem dar. Die Frage ist, ob alle Unternehmen hinsichtlich Kommunikationslösungen ausschließlich auf Microsoft setzen wollen. Die Anbieter aus den verschiedenen Bereichen müssen also noch stärker zusammenarbeiten. Kommunikation ist in unseren Augen ein absolutes Kooperationsgeschäft. Diese Kooperationen bestehen zwar schon auch aufseiten der Microsoft-Partner aber es ist noch einiges an Arbeit zu leisten. Von einer vollintegrierten Lösung sind wir noch weit entfernt. IT-DIRECTOR: Wie sollten potentielle Anwender an UC-Projekte herangehen? N. Dufft: Wichtig ist ein prozessorientierter Ansatz. Es sollte weniger um die Menge der Funktionalitäten gehen als darum, an welchen Kommunikationsprozessen es hapert und wo man ansetzen muss. Die Frage ist, wie die bestehenden Kommunikationsprozesse mit neuen Lösungen zu beschleunigen sind. IT-DIRECTOR: Ist das Thema Überwachung denn wirklich noch so akut? s lassen sich auch überwachen. Es gibt Programme, die aufzeichnen, welche Applikationen die Mitarbeiter geöffnet hatten. Warum ausgerechnet bei UC diese Befürchtung? N. Dufft: Ich halte seit Jahren Vorträge zu UC und es vergeht kein Termin, bei dem ich nicht zum Thema Mitarbeiterüberwachung angesprochen würde. Entkräften lassen sich diese Befürchtungen nur, indem ich erläutere, wie vorteilhaft es sein kann, seine eigene Präsenz und Erreichbarkeit zu steuern. Der Mitarbeiter kann seinen Präsenzstatus so einstellen, dass er zeitweilig nicht gestört wird, weil er an etwas Wichtigem arbeiten muss. In dieser Zeit kann er dann auch schlecht s bearbeiten. Diese Argumentation reicht meist aus, um die Erwartungshaltung ins Positive zu drehen. Ich möchte noch einmal darauf hinweisen, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Vor allem aus großen Unternehmen hören wir dies immer wieder. IT-DIRECTOR: Glauben Sie, dass Unified Communications in zehn Jahren rückblickend eine ähnliche Entwicklung genommen haben wird wie seinerzeit das Handy? N. Duft: Ja, das glaube ich ganz sicher. Ich glaube auch, dass es eher nur fünf Jahre dauern wird. Frau Duft, vielen Dank für das Gespräch. Laut Berlecon- Chefanalystin Nicole Dufft beschäftigt sich nur eine sehr geringe Anzahl von Unternehmen überhaupt nicht mit UC. Dies belegt ihrer Meinung nach, dass Unified Communications in der Tat in den Unter nehmen angekommen ist. 17

18 PRODUKTE UNIFIED COMMUNICATIONS > Starke Peripherie Microsofts Unified Communications-Strategie beruht auf leistungsstarker Software. Nichtsdestotrotz benötigen die Anwender ebenso leistungsstarkes Peripherie-Equipment, das es ihnen erlaubt, die Kommunikation mit internen und externen Partnern auf höchstem Qualitätsniveau zu führen. Dabei ist das Zusammenspiel von Software und Hardware von entscheidender Bedeutung. Mediagateway von Ferrari electronic OfficeMaster Gate > UC-Lösungen wie Microsoft Office Communications Server 2007 R2 und Microsoft Exchange Server 2007 vereinfachen die Zusammenarbeit in Unternehmen und sparen so Zeit und Geld. Die meisten TK-Anlagen können jedoch nicht direkt mit diesen Produkten kommunizieren. Hierfür bietet die Berliner Ferrari electronic die Lösung: Das von Microsoft zertifizierte Mediagateway OfficeMaster Gate verbindet die IP-basierten Microsoft-Plattformen mit der traditionellen Telefonie-Welt (ISDN). Sollten zusätzlich Dienste wie Fax, SMS oder Voic notwendig sein, kann OfficeMaster Gate per Software zur vollständigen UM/UC-Lösung ergänzt werden. OfficeMaster Gate ist in verschiedenen Modellen erhältlich: Für Basisanschlüsse ist OfficeMaster Gate als 2-kanaliges Mediagateway (1xBRI) erhältlich, das per Softwarelizenz auf 8 Kanäle (4xBRI) aufgerüstet werden kann. Daneben ist OfficeMaster Gate für Primärmultiplexanschlüsse mit einer 30-Kanal-Schnittstelle (1xE1) verfügbar, die auf 60 Kanäle erweiterbar ist. OfficeMaster Gate wächst so bei gesteigertem Kommunikationsaufkommen mit, ohne dass ein Tausch der Hardware nötig ist. < Einstiegspaket von datac > Das OCS Starter KIT von datac Kommunikationssysteme bietet vor allem mittelständischen Unternehmen einen Einstieg in die Welt der vereinheitlichten Kommunikation mit dem Microsoft Office Communications Server. Zu einem Komplettpreis werden Fax, CTI, Instant Messaging, Presence, Web-, Video- und Voice-Conferencing inkl. einer Anbindung an die bestehende Telefonanlage bereitgestellt. Das bisherige Telefon kann so über den Office Communicator gesteuert werden oder der Communicator wird mit Headset als Softphone genutzt. Das OCS Starter KIT bietet eine Office Communications Server Standard Edition inkl. fünf Standard und Enterprise CAL s, fünf Lizenzen Office Communicator/Live Meeting, zwei UC-zertifizierte Headsets, eine Dialogic So- Karte mit SIP-Gateway, fünf User Call Control zur Steuerung der bestehenden Telefonanlage und fünf User Fax- Ein-/Ausgang zur Anbindung an Microsoft Exchange. Im Paketpreis enthalten ist die Installation durch datac Kommunikationssysteme. Im Gegensatz zu einer Testversionen ist die integrierte Lösung jederzeit erweiterbar und zusätzliche User können eingebunden werden. Die Aktion läuft bis zum 31. März < Im Internet: 18

19 PRODUKTE < UNIFIED COMMUNICATIONS Headsets erhöhen die Vorteile von Unified Communications UC-optimierte Arbeitsabläufe steigern die Produktivität und sorgen für flexiblere Mitarbeiter. Durch den Einsatz von Headsets können diese Vorteile entschieden verbessert werden. > Für den Einsatz von Microsoft Office Communicator empfiehlt sich ein OC-optimiertes Jabra Headset. Mit einem Multiuse Headset kann man mit nur einem Headset über verschiedene Endgeräte wie z.b. den PC, das Festnetztelefon oder das Handy kommunizieren. Jabra BIZ 2400 USB OC Das schnurgebundene, beidohrige Headset Jabra BIZ 2400 ist dank Plug&Play sofort einsatzbereit, d.h. eine Softwareinstallation ist nicht notwendig. Es unterstützt eine Frequenzbandbreite von Hz und bietet damit eine ausgezeichnete und natürliche Gesprächsqualität beinahe so als säße man sich gegenüber. Ausgestattet mit einem geräuschunterdrückenden Mikrofon, vermeidet es störende Hintergrundgeräusche. Der bruchsichere Mikrofonarm lässt sich um 360 drehen und stark beanspruchbare Gelenke wurden für eine bessere Beständigkeit aus Chirurgenstahl hergestellt. Für eine optimale Zugfestigkeit ist das Kabel aus Kevlar gefertigt und ist dabei auch bei hoher Belastung vor Beschädigungen gesichert. Der stufenlos verstellbare Überkopfbügel bietet hervorragenden Tragekomfort und guten Halt. Die besonders weichen Satin-Lederohrkissen liegen angenehm auf dem Ohr und lassen sich schnell und einfach reinigen. Über den Wippschalter am Kabel kann die Stummschaltung aktiviert, sowie ein Anruf angenommen und beendet werden. Zusätzlich sind zwei frei programmierbare Tasten und eine Bluetooth-Schnittstelle integriert. Damit kann das Headset zusätzlich zum PC mit dem Handy verbunden werden. Jabra GO 6430 OC Das schnurlose Bluetooth Headset wird für eine problemlose Konfiguration zusammen mit der Jabra PC Suite ausgeliefert. Die Software kontrolliert die Verbindung zwischen Headset und Softphones und führt Firmware-Updates durch. Über den mitgelieferten Jabra Link 350 Bluetooth-USB-Adapter lässt sich das Headset einfach mit dem PC/Laptop verbinden und bietet eine Reichweite von bis zu 100 Meter. Gleichzeitig kann das Headset mit einem Bluetooth-fähigen Mobiltelefon verbunden werden. Für eine perfekte Abstimmung auf die vorhandene Telefonumgebung kann das Headset einen automatischen Wechsel zwischen Narrow- und Wideband vornehmen. Bei VoIP-Telefonaten stellt sich automatisch der Wideband-Modus ( Hz) ein und sorgt damit für eine besonders klare Gesprächsqualität. Die Ge- Mit den Multiuse Headsets von Jabra können die Anwender mit einem Headset über verschiedene Endgeräte wie PC, Festnetz oder Handy kommunizieren. sprächszeit beträgt bis zu 6 Stunden und kann über das Reise - ladegerät im Auto oder über den Computer jederzeit schnell geladen werden. Das Headset ist mit einer Energiespar- und Schnellladefunktion ausgestattet, dank Jabra IntelliPower vermeidet es unnötigen Stromverbrauch. Bei Nichtgebrauch schaltet sich das Gerät in den Standby-Modus. 80 Prozent Ladekapazität in nur 25 Minuten macht es kurzfristig einsatzbereit. < 19

20 UNIFIED COMMUNICATIONS > PRODUKTE Satter Klang und scharfe Bilder Online-Kommunikation in Kinoqualität: Die neue LifeCam Cinema von Microsoft fängt hoch aufgelöste Videos im 16:9-Breitbildformat und mit einer 720p High-Definition-Auflösung ein für gestochen scharfe und brillante Bewegt- und Standbilder. > Die seit September 2009 verfügbare LifeCam Cinema eignet sich für alle gängigen Instant-Messaging- Anwendungen und verspricht nicht nur Home- und Office-Anwendern, sondern auch Online-Fans sowie Technik-Enthusiasten spaßige Videoeffekte. Neben dem 16:9-Breitbildformat und der 720p-Auflösung sind dank der interpolierten Auflösung von 5 Megapixeln qualitativ hochwertige Einzelbilder möglich. Zudem hat die Webcam mit einem Bildfeld von 74 Grad problemlos mehrere Personen im Blick Abgerundet wird die erstklassige Optik durch die Verwendung echter Glaselemente in der Linse sowie einem leistungsstarken Autofokus. Dieser garantiert eine konstant hohe Bildschärfe, selbst bei extremen Sorgt für gestochen scharfe Videobilder: Die neue LifeCam Cinema von Microsoft Nahaufnahmen von nur zehn Zentimetern Abstand zum Motiv. Dadurch können die Nutzer Gegenstände so nah vor die Kamera halten, dass sich zum Beispiel die Kontaktdaten auf einer Visitenkarte problemlos erkennen lassen. Das Besondere am Autofokus der LifeCam Cinema: Er ist direkt in die Webcam integriert, ohne zusätzliche Softwarefeatures. Ganz nach dem Motto Plug and Play stellt die Webcam sofort scharf. Gleichzeitig sorgt die integrierte Clear Frame Technology für eine konstant hohe Aufnahme- und Abspielqualität bei nahezu allen Lichtverhältnissen. Diese eigens von Microsoft entwickelte Technologie ermöglicht die beste Bildqualität bei jeder Beleuchtung. Ein wichtiger Pluspunkt, wenn man bedenkt, dass laut aktueller Umfragen die Mehrzahl aller Video-Anrufe in einer schlecht beleuchteten Umgebung stattfindet. Flexible Universalhalterung Damit das Klangerlebnis der Optik in nichts nachsteht, verfügt die LifeCam Cinema über ein eingebautes Mikrofon mit automatischer, digitaler Rauschunterdrückung. Schließlich wird dem Nutzer auch die Installation des Gerätes einfach gemacht: Eine flexible Halterung für Flachbildschirme und Notebooks sowie ein Standfuß für den Schreibtisch ermöglichen eine optimale Platzierung in der jeweils vorhandenen Arbeitsplatzumgebung. Doch nicht nur die Hardware überzeugt auf ganzer Linie: Dank der Windows Live Call-Taste sind Videogespräche für die Anwender nun so einfach wie das klassische Telefonieren. Zudem umfasst der Lieferumfang leistungsstarke Software, darunter neue Features für Photo Gallery, Movie Maker oder das Life- Cam Dashboard. Dieses im Live Messenger integrierte Feature bietet den direkten Zugriff auf alle Funktionen, die während des Video-Anrufs zur Verfügung stehen, darunter Schwenken, Kippen oder Zoomen. Nicht zuletzt punktet die für rund 79,99 Euro (UVP) im Handel erhältliche Webcam mit einem 100 MB freien Festplattenspeicher sowie einem USB-Anschluss. Einsatzfähig ist das Gerät unter Windows XP (SP2), Vista, Windows 7 sowie Mac OS X, ab Version Wie für alle seine Webkameras gewährt Microsoft auch für die LifeCam Cinema eine Garantie von drei Jahren. < 20