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1 Customer Relationship Management für kleine und mittelständische Unternehmen juliteccrm Dokumentation 2012, julitec GmbH Page 1 of 12

2 julitec GmbH Flößaustraße 22 a Fürth Telefon: Fax: julitec CRM 2012, julitec GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung von julitec verbreitet, vervielfältigt oder reproduziert werden. Erwähnte Produktnamen sind teilweise eingetragene Marken oder Warenzeichen und insofern geschützt. Die Erstellung aller Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgenommen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Hersteller kann für fehlerhafte Angaben und Folgen, die aufgrund fehlerhafter Angaben entstanden sind, weder die juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge ist der Herausgeber dankbar. Page 2 of 12

3 1. julitecworkflow Installation Workflow-Installation Schritt-für-Schritt Einspielen eines Updates Einstellungen der Konfigurationsdatei Versand und Einstellungen Abweichender Dienst-Benutzer julitecworkflow Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten Page 3 of 12

4 julitecworkflow Installation Page 4 of 12

5 Workflow-Installation Schritt-für-Schritt Installationsdateien kopieren juliteccrm-programmdateien lokal auf dem Server juliteccrm-programmdateien auf einem anderen Server Updates & Kompatible Versionsstände von julitecworkflow und juliteccrm Einrichtung eines Workflows Installationsdateien kopieren Für die Installation des julitecworkflow Servers werden folgende Dateien benötigt: julitecworkflowservice.exe julitecworkflowserviceconfig.exe Windows-Dienst, welcher permanent im Hintergrund läuft und regelmäßig automatisch die Workflows ausführt julitecworkflow Server-Manager zur Überwachung und Konfiguration der Workflows Diese Dateien müssen an einen Zielort kopiert werden - abhängig davon, wo sich die juliteccrm-programmdateien befinden: juliteccrm-programmdateien lokal auf dem Server In diesem (einfacheren) Fall wird der julitecworkflow-server auf dem gleichen Server installiert, auf dem sich auch die juliteccrm-programmdateien lokal befinden. Lokal bedeutet in diesem Fall, dass die juliteccrm-programmdateien auf dem Server nicht nur über ein Netzlaufwerk (z.b. "J:\julitecCRM"), sondern direkt lokal z.b. auf Laufwerk C: oder D: liegen. 1. In diesem Fall kopieren Sie die beiden Installationsdateien bitte in den gleichen lokalen Ordner, in dem die juliteccrm-programmdateien liegen (konkret z.b. die juliteccontact.exe). juliteccrm-programmdateien auf einem anderen Server Wird der julitecworkflow-server nicht auf dem Server installiert, auf dem sich lokal die juliteccrm-programmdateien befinden, sind mehr Schritte nötig: Bitte legen Sie einen lokalen Installationsordner an, z.b. C:\Programme\julitecWORKFLOW. Kopieren Sie die beiden Installationsdateien in diesen Ordner. Abschließend muss die Konfigurationsdatei julitecworkflowservice.ini händisch in diesem Ordner angelegt werden, was hier detaillie rt beschrieben ist. Alle folgenden Installationsschritte beziehen sich nun auf den lokalen Ordner, in den die Installationsdateien des julitecworkflow-servers kopiert wurden. Updates & Kompatible Versionsstände von julitecworkflow und juliteccrm Damit der julitecworkflow-server korrekt funktioniert, muss er im gleichen Versionsstand (bis zur zweiten Stelle, also z.b. 5.3) wie juliteccrm installiert sein. Updates Bitte beachten Sie, dass Sie bei einem Update stets juliteccrm und julitecworkflow gleichzeitig aktualisieren müssen, damit beide Programme weiterhin einwandfrei arbeiten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie julitecworkflow nicht auf dem gleichen Server wie juliteccrm installiert haben. In diesem Fall muss das juliteccrm-updateprogramm auf dem Server ausgeführt werden, auf dem der julitecworkflow Server Dienst installiert ist. Sollte dies nicht möglich sein, so müssen die Dateien händisch ausgetauscht werden (vorher Dienst herunterfahren). Weitere Installation ToDo: Zu den folgenden Screenshots muss noch die schriftliche Anleitung ergänzt werden Installation julitecworkflow Server-Manager Page 5 of 12

6 Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst starten mit Menü Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst gestartet Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst installieren Page 6 of 12

7 Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst installieren mit Menü Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst Verknüpfung im Startmenü Einrichtung eines Workflows Die detailierte Einrichtung eines Workflows befindet sich im Konfigurationshandbuch des Workflowservers Page 7 of 12

8 Einspielen eines Updates Das Einspielen eines Updates ist je nach Typ der Installation unterschiedlich. Folgender Unterschiede sind möglich: Der Workflow-Server befindet sich im Installationsverzeichnis von juliteccrm Befindet sich der Workflow-Server im gleichen Verzeichnis wie das juliteccrm wird das Update über die von julitec augelieferte Update-Routine auch am Workflow-Server automatisch ausgeführt. Wichtig ist dabei, dass die Routine an dem Rechner gestartet wird, an dem der Workflow-Dienst auch installiert ist (also am Server direkt). Es muss nichts weiter beachtet werden. Der Workflow-Server befindet sich in separatem Verzeichnis Befindet sich der Workflow-Server nicht im gleichen Verzeichnis (oder sogar auf einem anderen Rechner) wie juliteccrm, wird die automatische Update-Routine die Workflow-Installation nicht finden und kann diese somit auch nicht aktualisieren. Daher muss das Update händisch durchgeführt werden. Schrittweise Vorgehensweise Hinweis Dienst " julitecworkflow Server" am entsprechenden Server beenden Dies kann über den Workflow-Manager oder direkt über die Windows-Dienste erfolgen Den julitecworkflow Server-Manager per Rechtsklick über die Taskleiste beenden Wichtig ist dabei, dass das Workflow-Tray-Icon danach nicht mehr zu sehen ist. Der Manager muss also per Rechtsklick -> beenden über die Taskleiste beendet werden. Die beiden Dateien julitecworkflowservice.exe und julitecworkflowseriveconfig.exe durch die neuen Versionen ersetzen Danach den Server-Manager und den Dienst wieder starten Die beiden genanten Dateien kann man über die julitec GmbH erhalten. Alternativ kann man die ausgelieferte Update[...].exe über WinRAR entpacken. Darin sind diese beiden Dateien ebenfalls enthalten. Page 8 of 12

9 Einstellungen der Konfigurationsdatei Unfertig Überblick Ist der julitecworkflow-server auf dem gleichen Server wie juliteccrm installiert und liegt seine Konfigurationsdatei julitecworkflowservice.ini im gleichen Ordner wie die juliteccontact.ini, benötigt der Workflow Server normalerweise keine spezielle Konfiguration, da er alle Einstellungen direkt aus der juliteccontact.ini übernimmt. Lediglich, falls spezielle Einstellungen vorgenommen werden müssen, z.b. falls mehrere Datenbestände in juliteccrm hinterlegt sind oder falls der Workflow-Server auf einem anderen Server als die eigentliche juliteccrm-installation liegt, benötigt er eine eigene julitecworkflowservice.ini. Beispiel einer julitecworkflowservice.ini Das folgende Beispiel zeigt eine julitecworkflowservice.ini: [Database] VerwendeteDatenbank=MSSQL Hostname=CRM-Datenbankserver-Hostname\JULITEC UserName=DatenbankBenutzername Database= ConnectionName= Password=VerschlüsseltesPasswort [OptionenWorkflow] Datenbestand=julitecCRM Datenverzeichnis=\\CRM-Fileserver-Hostname\Freigabe$\Datenverzeichnis\%Datenbestand% Mehrere Datenbestände Sind in juliteccrm mehrere Datenbestände hinterlegt, muss derjenige Datenbestand, mit dem der Workflow Server arbeiten soll, hinterlegt werden. Datenverzeichnis Insbesondere, wenn der Workflow Server auf einem anderen Server als juliteccrm selbst installiert ist, muss das Datenverzeichnis explizit angegeben werden. Wichtig: Hierbei darf kein Netzlaufwerk verwendet werden, der der Workflow Server als Windows-Dienst prinzipiell keinen Zugriff auf Netzlaufwerke hat. Statt dessen muss der UNC-Pfad hinterlegt werden! Page 9 of 12

10 -Versand und Einstellungen Einführung Eine der Hauptaufgaben des Workflow-Servers ist der automatische Versand von s, um Benachrichtigungen zu versenden. Daher muss der julitecworkflowservice-dienst in der Lage sein, s zu versenden. -Einstellungen Der julitecworkflow-server verwendet die -Versand-Einstellungen, die im juliteccrm-datenbestand in den allg. Einstellungen hinterlegt sind. Daher müssen keine weiteren -Einstellungen in der julitecworkflowservice.ini hinterlegt werden. Beim -Versand gibt es grundsätzlich zwei Wege: 1. SMTP Ist in juliteccrm der -Versand über SMTP in den allg. Einstellungen aktiviert und funktionsfähig, verwendet der Workflow-Server diese Einstellungen 1:1 und versendet so seine s. 2. Outlook Ist in juliteccrm allerdings der -Versand über Outlook in den allg. Einstellungen aktiviert, kann der Workflow-Server damit nichts anfangen, da er auf dem Server, auf dem er installiert ist, nicht auf ein Outlook zugreifen kann. In diesem Fall muss in juliteccrm trotzdem ein SMTP-Server hinterlegt werden, welcher dann aber nur vom Workflow-Server verwendet wird. Hierzu geht man folgendermaßen vor: "Allgemeine Einstellungen" öffnen Zum Knoten "Kommunikation" -> " ausgehend" wechseln Im Feld " Versand über" übergangsweise "SMTP" auswählen SMTP-Einstellungen wie Host, Port, Authentifizierung, etc. vornehmen Durch Klick auf "Teste" die erfolgreiche Funktion testen Wichtig: Jetzt im Feld " Versand über" wieder zurück auf Outlook stellen! Dadurch bleiben die SMTP-Daten für den Workflow-Server hinterlegt, die Anwender versenden ihre s aus juliteccrm aber weiterhin über Outlook. Page 10 of 12

11 Abweichender Dienst-Benutzer Unfertig! Da es sich beim julitecworkflow Server um einen Windows-Dienst handelt, müssen dessen Berechtigungen genauer geprüft werden. Nach der Standard-Installation startet der Workflow Server mit dem "Local User" des Servers. Die Berechtigungen dieses lokalen Users reichen normalerweise nicht aus, um z.b. auf die Netzwerk-Freigabe mit der juliteccrm-installation zuzugreifen. Daher muss in der Dienstekonfiguration von Windows dem julitecworkflow Service ein anderer Benutzer zugeordnet werden, welcher Zugriff auf alle benötigten Ressourcen wie z.b. Netzwerkfreigaben hat. Page 11 of 12

12 julitecworkflow Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten Funktioniert wie in julitecsync: Siehe julitecsync Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten Datei: julitecworkflowservice.ini Page 12 of 12

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