Meetings effizient leiten

Transkript

1 Frank Fischer Meetings effizient leiten

2 I. Meetings leiten Rollen und Aufgaben des Moderators In einem Meeting finden sich mehrere Personen zusammen, um Informationen auszutauschen und/oder Probleme zu lösen. In der Praxis sind Meetings mit einer Dauer von bis zu drei Stunden am typischsten, allerdings kann in Abhängigkeit vom Ziel ein Meeting auch mehr Zeit in Anspruch nehmen (zum Beispiel Tagungen oder mehrtägige Workshops). Allen Formen ist gemeinsam, dass eine Person das Meeting leitet. Das kann zum Beispiel der Vorsitzende eines Vereins, die Führungskraft einer Abteilung oder der Leiter eines Projekts sein. Nur wenn diese Person ihrer Rolle gerecht wird und ihre Aufgaben erfüllt, wird ein Meeting erfolgreich verlaufen. In den Fällen, wo der Leiter eines Meetings auch Vorgesetzter der Teilnehmer ist, kann dies den Verlauf mehr oder weniger beeinflussen. Jeder Leiter, der in einer solchen Doppelrolle agiert, sollte sich möglicher Wirkungen bewusst sein: Wenn er eine bestimmte Lösung bevorzugt, wird er höchstwahrscheinlich versuchen, diese durchzusetzen. Denkt und handelt er jedoch mehr aus einer neutralen Rolle heraus und bewahrt er ausreichend Distanz zur zu fällenden Entscheidung, ist die Chance größer, dass er die Anwesenden gleichberechtigt in die Entscheidungsfindung einbezieht. Erfahrungsgemäß wird ein Meeting, in welchem die Teilnehmer das Gefühl haben, einbezogen worden zu sein, immer die fruchtbareren Ergebnisse bringen. Dieser Tatsache soll im Folgenden entsprochen werden, indem der Leiter fortan als»moderator«bezeichnet wird. Der Begriff»Leiter«drückt verstärkt eine persönliche Dominanz aus, die selbstverständlich bei der Steuerung eines Meetings in einer gewissen Ausprägung verlangt wird. Ein Moderator dagegen ist jemand, der zwar auch lenkt und leitet, aber nicht dominant agiert und sich insgesamt eher zurücknehmen und die Teilnehmer in den Vordergrund stellen kann. Tipp Jedes Meeting braucht zwingend einen Moderator, der in dieser Rolle für alle eindeutig wahrnehmbar ist. Selbst in Situationen, wo zwei oder mehrere Personen für ein Meeting verantwortlich sind, ist die Rolle des Moderators klar festzulegen. 9

3 Meetings effizient leiten Der Moderator als Steuermann Ein Moderator steuert den Arbeitsprozess in einem Meeting. Er trägt Verantwortung für die methodische Gestaltung und sorgt unter Einbeziehung der Teilnehmer zielgerichtet für ein Ergebnis. Ein Meeting ist gekennzeichnet durch die Interaktion zwischen Moderator und Teilnehmern und durch die Beziehungen des Moderators sowie der Teilnehmer zu den Zielen/Inhalten. Diese Interaktionen sind in der Regel von einer hohen Dynamik. Ihre Aufgabe als Moderator besteht darin, alles in einer Balance zu halten, das heißt, die in einem Meeting eventuell entstehenden Ungleichgewichte auszubalancieren. Moderator Interaktion Balance Interaktion Teilnehmer Ziele/Inhalte Abbildung 1: Interaktion und Balance Interaktion Ungleichgewichte können zum Beispiel dadurch entstehen, dass einzelne Teilnehmer versuchen, ihre Vorschläge um jeden Preis durchzusetzen; der Moderator dominant agiert und die Teilnehmer nicht zu Wort kommen; aus Zeitdruck mangelnde Qualität bei der Zielerreichung in Kauf genommen wird; die Gruppe wie in einem Hamsterrad diskutiert, ohne dem Ziel näher zu kommen; sich das Meeting allmählich von der ursprünglichen Zielsetzung entfernt und sich ein neues Ziel entwickelt. 10

4 Meetings leiten Rollen und Aufgaben des Moderators Gerät das Dreieck aus der Balance, müssen Sie durch eine adäquate Handlung gegensteuern, indem Sie das Übergewicht auf der im Moment dominanten Ecke aufheben und mehr Gewicht auf eine der anderen Ecken legen. Ein Moderator als Steuermann arbeitet in hohem Maße zielorientiert und stellt die Erreichung der Ziele des Meetings sicher; gewährleistet die Vereinbarung von Regeln für den Gruppenprozess und wacht über deren Einhaltung; überzeugt durch Methodenkompetenz. Er bietet für die einzelnen Arbeitsschritte Methoden und Verfahren an; zeichnet sich durch eine größtmögliche Neutralität aus, sowohl inhaltlich (zum Beispiel indem er seine Meinung nicht den Teilnehmern aufzwingt) als auch den Teilnehmern gegenüber (zum Beispiel indem er bestimmte Personen nicht bevorzugt). Inhaltlich ist es nicht immer möglich, vollständige Neutralität zu wahren, insbesondere wenn sich der Moderator gegenüber den Teilnehmern auch in der Rolle des Vorgesetzten befindet. In solchen Fällen ist es allerdings eine Frage des Zeitpunktes, wann der Moderator seine Meinung äußert. Es ist von Vorteil, wenn die Teilnehmer zuerst ihre Position darstellen können; stellt sicher, dass alle Beteiligten gleichberechtigt teilnehmen; aktiviert zielgerichtet die Fähigkeiten und die Kreativität der einzelnen Teilnehmer, führt sie zusammen und nutzt das Potenzial der Gruppe im Interesse bestmöglicher Ergebnisse; sichert durch begleitende Visualisierung, dass jeder Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt erkennt, wie der Arbeitsprozess verläuft und mit welchen Ergebnissen; spiegelt, wo sich das Meeting auf dem Weg zum Ziel gerade befindet, ob Störungen vorliegen und wie damit umgegangen werden kann, um sachbezogen und effizient weiterarbeiten zu können. Der Moderator als Kommunikationsexperte Damit ein Meeting lebendig und im wechselseitigen Austausch mit den Teilnehmern verläuft, benötigen Sie als Moderator ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Ziel muss es sein, die Teilnehmer möglichst gleichberechtigt einzubeziehen und den Dialog zu fördern. Das sollte auch dann gelten, wenn zwischen den 11

5 Meetings effizient leiten Teilnehmern oder zwischen Ihnen und den Teilnehmern ein hierarchisches Verhältnis besteht. Der Dialog mit den Teilnehmern wird unterstützt, wenn der Moderator in der Lage ist, sich in Menschen und Situationen einzufühlen. Dazu gehört auch, körpersprachliche Signale wahrzunehmen; Überzeugungen vorlebt; eine bildhafte Sprache und verständliche Begriffe verwendet; offen, ehrlich und geradlinig wahrgenommen wird; aktiv zuhört und fragt, statt zu behaupten; seine Versprechen einhält; eigene Fehler oder Wissenslücken zugeben kann und keine Ausflüchte erfindet; die Teilnehmer und deren Meinungen und Bedürfnisse ernst nimmt; Teilnehmer nicht vor anderen kritisiert; die Verschiedenartigkeit der Menschen akzeptiert; den Teilnehmern Vertrauen entgegenbringt und nötigenfalls auch einen Vertrauensvorschuss gibt; die Leistungen der Teilnehmer anerkennt (Regel: Erfolge der Teilnehmer gehören den Teilnehmern, Erfolge des Moderators gehören allen); das Meeting nicht zur Selbstdarstellung benutzt; Feedback ermöglicht. 12

6 II. Das Meeting auf einen Blick Als Moderator sind Sie in der Regel für drei Phasen zuständig: die Vorbereitung, die Durchführung des eigentlichen Meetings und die Nachbereitung. Je nach Situation zählt auch die vierte Phase dazu: die Umsetzung der im Meeting erzielten Ergebnisse. Aufgaben des Moderators Vorbereitung: Ziele und Inhalte analysieren sich motivieren organisieren: Einladung und Agenda entwerfen und verteilen; Teilnehmerkreis festlegen; Sitzordnung wählen; Raum reservieren Fahrplan (Leitfaden) erstellen Vereinbarung von Regeln vordenken Methoden auswählen Medieneinsatz vorbereiten Art und Weise der Dokumentation vorbereiten sich gedanklich einstimmen Durchführung: Meeting eröffnen Begrüßung und Vorstellung Regeln vereinbaren Informationsstand sichern Art und Weise der Dokumentation abstimmen Steuerung des Meetings Zeitmanagement Sicherung der Struktur Steuerung der Kommunikation teilnehmerorientiert leiten 13

7 Meetings effizient leiten Tagesordnungspunkte bearbeiten Verbindlichkeit sicherstellen To-do-Liste entwickeln/maßnahmenplanung Meeting abschließen Organisatorisches klären Feedback einholen und geben Nachbereitung: inhaltliche Reflexion Rückschau auf die Organisation Reflexion der eigenen Rolle und Person Umsetzung: Koordination und Überwachung der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen (abhängig vom Auftrag) Reporting an Vorgesetzte und Kollegen 14