Spezifikationsbericht

Transkript

1 Spezifikationsbericht Webbasierte Adressverwaltung Von Stadt Freiburg im Breisgau Im Rahmen der Initiative Gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Koordiniert und unterstützt von Transferagentur Capgemini Deutschland GmbH Oktober 2006

2 IMPRESSUM Impressum Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe Spezifikationsberichte im Rahmen des Projekts das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde. Herausgeber: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Referat P3 Öffentlichkeitsarbeit Download: Redaktion: Transferkommune Stadt Freiburg im Breisgau, Rüdiger Czieschla, IT-Leiter der Stadt Freiburg im Breisgau, verantwort-lich für die strategische Ausrichtung der Verwaltungs-IT auf E- Bürgerdienste und E-Verwaltungsdienste, Peter Wöhrle, E-Government-Spezialist bei der Stadt Freiburg im Breisgau und Projektleiter des Projekts "Webbasierte Adressverwaltung" Unterstützt durch Transferagentur Dorothea Gruhnwald, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Design und Umsetzung Inhalt: Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH Stand: Oktober von 64

3 VORWORT Vorwort An der Nahtstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-Government- Lösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen werden möglich. Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-Government- Initiativen stehen die ca Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit dem Förderprogramm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden. Mit hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung, Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird von 20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination beauftragt wurde. Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen, die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank. Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren, Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung, Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse für den Transfer und die Verbreitung des E-Governments in Deutschland geben und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden. Ein Erfolgsfaktor von waren Netzwerke und Kooperationen, die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver- 3 von 64

4 VORWORT bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen Wettbewerb. Berlin, im Oktober 2006 Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie 4 von 64

5 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Vorwort... 3 Inhaltsverzeichnis... 5 Abbildungsverzeichnis... 7 Tabellenverzeichnis... 8 Abkürzungsverzeichnis Einleitung Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts Webbasierte Adressverwaltung Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@KommTransfer Beschreibung des Verfahrens Webbasierte Adressverwaltung Definition und Funktionalität Ausgangssituation und Definition Webbasierte Adressverwaltung vs. Verzeichnisdienst Einsatzfelder Webbasierte Adressverwaltung als Basis für Portal- Informationsdienste Webbasierte Adressverwaltung zur Konsolidierung im Identity Management Nutzen Wirtschaftlichkeit Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten Gesetzliche Vorgaben Spezifikation des Verfahrens Webbasierte Adressverwaltung Funktionale Anforderungen Technische Anforderungen Anforderungen an die Sicherheit Datenschutz Datensicherheit/ IT-Sicherheit Organisatorische Anforderungen Beispiel aus der Praxis: Die webbasierte Adressverwaltung der Stadt Freiburg im Breisgau von 64

6 INHALTSVERZEICHNIS 5.1 Architektur der webbasierten Adressverwaltung Anwendungsfälle (Use Cases) Felderliste Erfahrungsbericht: E-Government in der Stadt Freiburg im Breisgau IT-Organisation im Dienst der strategischen Verwaltungsziele Nutzenorientierte Ausrichtung auf E-Bürgerdienste Auswirkungen Entstehung des Transfervorhabens Literaturverzeichnis Glossar von 64

7 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E- Governments Abbildung 3: Von der webbasierten Adressverwaltung zur behördenübergreifenden Datenintegration mit integriertem Identity-Management Abbildung 4: Strukturdatenpflege durch webbasierte Adressverwaltung Abbildung 5: Adressverwaltung als zentraler Speicherort von Adressdaten Abbildung 6: Das Persistenzframework Abbildung 7: Server-Architektur der webbasierten Adressverwaltung Abbildung 8: Anwendungsfall der webbasierten Adressverwaltung (Beispiel) Abbildung 9: Bildschirmfoto Hinzufügen einer Person mit Dublettenabgleich (Beispiel) Abbildung 10: Bildschirmfoto Baumanzeige Organisation (Beispiel) Abbildung 11: Bildschirmfoto Anlegen freier Felder zu einer Person (Beispiel) Abbildung 12: Bildschirmfoto Hinzufügen Verteilereintrag mit Vergeben der Priorität (Beispiel) Abbildung 13: IT-Konzeption von 64

8 TABELLENVERZEICHNIS Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Aufgaben und Zuständigkeiten der Berechtigungsverwaltung Tabelle 2: Aufgaben und Zuständigkeiten in der Kommunalverwaltung bzgl. der webbasierten Adressverwaltung Tabelle 3: Felderliste von 64

9 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS Abkürzungsverzeichnis ASP BDSG BEA BK-System BMWi BSI BW bzgl. bzw. CMS CSV Application Service Providing Bundesdatenschutzgesetz BEA Systems, Inc. Bürokommunikations-System Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Baden-Württemberg bezüglich beziehungsweise Content Management System Character Separated Values oder Comma Separated Values d. h. das heißt DHDN DIN DVDV bzw. DV 2 DVV E-Government etc. ggf. GmbH GUI ISIS-MTT ID IT JDO JRE kivbf LDAP Deutsches Hauptdreiecksnetz Deutsches Institut für Normung Deutsches Verwaltungsdiensteverzeichnis Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg Electronic Government Electronic Mail et cetera (lat.: und weiteres) gegebenenfalls Gesellschaft mit beschränkter Haftung Graphical User Interface Industrial Signature Interoperability Specification Mail TrusT- Standard Identity/ Identität Informationstechnik/ -technologie Java Data Objects Java Runtime Environment kommunale informationsverarbeitung baden-franken Lightweight Directory Access Protocol 9 von 64

10 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS MS OSCI PC PLZ PPZ resp. RMI ROI SAGA sog. SQL SSL Str. T3S Microsoft Online Services Computer Interface Personal Computer Postleitzahl Postfach Postleitzahl respektive Remote Method Invocation Return on Investment Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen so genannt Structured Query Language Secure Sockets Layer Straße BEA-eigenes Java-to-Java Protokoll u. a. unter anderem URL usw. Uniform Resource Locator und so weiter v. a. vor allem vs. XML XÖV versus Extensible Markup Language XML-Standards in der öffentlichen Verwaltung (Zusammenfassung der verschiedenen, fachlich orientierten Standards für den interoperablen Datenaustausch im E-Government) WGS84 World Geodetic System 1984 z. B. zum Beispiel 10 von 64

11 1 EINLEITUNG 1 Einleitung Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden kann. Hierbei wurden sie von der der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini Deutschland gestellt wird. Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere Informationen siehe Kapitel 2): Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren. Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative MEDIA@Komm-Transfer darstellen. Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das Thema kommunales E-Government erreicht. Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im Bereich der EU und Osteuropa etabliert. Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert. 1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1). 11 von 64

12 1 EINLEITUNG Der Spezifikationsbericht ist eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens hinsichtlich der Grundmerkmale wie Funktionalität, Nutzen, Wirtschaftlichkeit der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen ein Leitfaden zur Handhabung des Verfahrens in den Kommunen Der Spezifikationsbericht liefert keine komplette Beschreibung der Verfahren Charakterisierung der Verfahren nach dem SAGA-Prinzip (Viewpoint etc.) * Standards im Sinne der Festlegung von Lösungen Anleitung zum Roll-out von Produkten * Vgl. KBSt 2005 Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Hauptadressaten 1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen, 2 die sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen, die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen und -Komponenten entwickeln. Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen. Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte deutlich hervorgehoben. Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen, in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben. Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolgte gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament 1 In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch männliche Personen gemeint. 2 Der Begriff Kommunen wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden, Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen 1997, S. 174). 12 von 64

13 1 EINLEITUNG zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden, Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und aufgrund oftmals verfestigter Interessenlagen mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang. Ü- berdies ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend. Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN, OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative Deutschland- Online abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der Sachverstand der Vertreter der Bremen, Esslingen und des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen. 1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts Webbasierte Adressverwaltung Gegenstand des vorliegenden Spezifikationsberichts Webbasierte Adressverwaltung ist die Beschreibung eines Dienstes zur Unterstützung der Pflege und zentralen Haltung von Adressdaten, Zuständigkeiten, Berechtigungen, etc. in einer Kommunalverwaltung. Neben dieser Einleitung umfasst der Spezifikationsbericht folgende Kapitel: In Kapitel 2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@Komm-Transfer werden die Ziele und Inhalte der Harmonisierung vorgestellt. Das Kapitel 3 Beschreibung des Verfahrens Webbasierte Adressverwaltung beinhaltet die Definition und grundlegende Darstellung der Funktionalität dieses Dienstes. Darüber hinaus werden Aspekte wie Einsatzfelder, Nutzen, Wirtschaftlichkeit, etc. erläutert. Die Spezifikation der webbasierten Adressverwaltung (Kapitel 4) erfolgt anhand technischer, sicherheitsbezogener, funktionaler und organisatorischer Anforderungen. In Kapitel 5 Beispiel aus der Praxis: Die webbasierte Adressverwaltung der Stadt Freiburg im Breisgau wird die in der dortigen Kommunalverwaltung zum Einsatz kommende Lösung vorgestellt. Der Weg der Stadt Freiburg im Breisgau zu einem integrierten E-Government und die Rolle der webbasierten Adressverwaltung hierbei werden in Kapitel 6 Erfahrungsbericht: E-Government in der Stadt Freiburg im Breisgau beschrieben. 13 von 64

14 1 EINLEITUNG Ein Literaturverzeichnis sowie ein Glossar runden diesen Spezifikationsbericht ab. Folgende Personen wirkten an der Erstellung des Spezifikationsberichts mit: für die federführende Transferkommune Stadt Freiburg im Breisgau: Herr Rüdiger Czieschla, IT-Leiter der Stadt Freiburg im Breisgau, verantwortlich für die strategische Ausrichtung der Verwaltungs-IT auf E-Bürgerdienste und E-Verwaltungsdienste, Herr Peter Wöhrle, E-Government-Spezialist bei der Stadt Freiburg im Breisgau und Projektleiter des Projekts "Webbasierte Adressverwaltung", unterstützend von der Transferagentur: Frau Dorothea Gruhnwald, Mitarbeiterin im Bereich Public Services der Capgemini Deutschland GmbH. Das Autorenteam dankt Frau Maike Täubel für die Mitarbeit an den technischen Anforderungen. Frau Beate Veith, Herrn Karl Klein, Herrn Klaus Dieterle, Herrn Sascha Rudolph und Herrn Gabriel Messesy (alle kivbf) wird für die kritische Durchsicht gedankt. Ebenfalls danken die Autoren Herrn Dr. Markus Beckmann, Projektbüro E-Government des KoopA ADV bei der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung, Herrn Bernd Schulte, und Herrn Jan Hegewald, sd&m AG, Datenzentrale Baden- Württemberg, für wertvolle Anregungen zu diesem Spezifikationsbericht. 14 von 64

15 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE 2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative Harmonisierung ist wie eingangs dargestellt neben der Verbreitung und der Internationalisierung eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, BMWA). Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung, eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen. unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hardund Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen. soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern. Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer von Best Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden, damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer Exportchancen mit ein. Die zwanzig welche im Jahre 2003 im Rahmen einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet von Vertretern der kommunalen Spitzenverbände, 3 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten. Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts MEDIA@Komm-Transfer aus. Die Harmonisierungsvorhaben im MEDIA@Komm-Transfer-Projekt haben eine wesentliche Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das 3 Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten. 15 von 64

16 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government fokussiert auf medienbruchfreie Transaktionen zu verstehen ist. Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt. Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden. Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen. Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln der Kommunen dienen. Über spezifische Anpassungen können einzelne Kommunen die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe Abbildung 2). Leitbild von zukunftsfähigem E-Government Inhalt der Harmonisierung Beschreibung der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen der Verfahren und Komponenten des E-Governments Ziel Handlungssicherheit für Kommunen und Dienstleister Zukünftiges Ergebnis Modernisierung der Kommunalverwaltung Klärung der Semantik für E-Government-Anbieter und -Nachfrager Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E-Governments Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen 16 von 64

17 2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte oder zumindest deren Schnittstellen entgegen zu wirken. Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für Angebot und Nachfrage zu schaffen. Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren. Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität des Verfahrens sicherstellen. 17 von 64

18 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG 3 Beschreibung des Verfahrens Webbasierte Adressverwaltung Im folgenden Kapitel wird eine webbasierte Adressverwaltung definiert und hinsichtlich ihrer grundlegenden Funktionalität beschrieben (siehe Kapitel 3.1). Mögliche Einsatzfelder der webbasierten Adressverwaltung (siehe Kapitel 3.2) sowie der Nutzen (siehe Kapitel 3.3) werden erläutert. In Kapitel 3.4 erfolgt eine Darstellung der Wirtschaftlichkeit der webbasierten Adressverwaltung. Die im Rahmen der Spezifikation berücksichtigten Standardisierungsaktivitäten (siehe Kapitel 3.5) werden ebenso genannt wie zu beachtende gesetzliche Vorgaben (siehe Kapitel 3.6) im Zusammenhang mit einer webbasierten Adressverwaltung. 3.1 Definition und Funktionalität Ausgangssituation und Definition Traditionell existieren in öffentlichen Verwaltungen verschiedene Verzeichnisse zur Verwaltung von Adressdaten, Zuständigkeiten, Zugriffsberechtigungen, etc. Die dort hinterlegten Informationen werden in vielfältiger Weise eingesetzt, so z. B.: zur Darstellung von Kontaktdaten und Ansprechpartnern der Kommunalverwaltung im Internet, Intranet und Extranet, zur weiteren Verwendung in Textverarbeitungsprogrammen (beispielsweise bei der Erstellung von Serienbriefen) oder als Basis für die Benutzerverwaltung von BK-Systemen. Die notwendigen Daten werden üblicherweise in den verschiedenen Verwaltungsbereichen getrennt erfasst, verwendet und gepflegt. Einzelne Daten werden jedoch bereichsübergreifend benötigt. Entsprechende Anwendungen zur Unterstützung der Adressverwaltung basieren häufig auf Datenbankanwendungen aus dem Office-Umfeld (z. B. Microsoft Access) oder auf proprietären Individuallösungen, die in der Summe einen hohen Anteil redundant gepflegter Daten aufweisen. Die genannten Verzeichnisse sollen die Mitarbeiter in Kommunalverwaltungen dabei unterstützen, ihre Aufgaben in hoher Qualität, zeitnah und bürgerorientiert zu erbringen. Voraussetzung hierfür ist die behördenweite Vorhaltung und Pflege umfassender und, was den Inhalt anbetrifft, verlässlicher Verzeichnisse. Aus diesem Grund ist es als erstrebenswert anzusehen, einen Basisdienst bzw. eine Infrastrukturkomponente zur einheitlichen Verwaltung von Informationen zu Adressdaten, Zuständigkeiten, etc. zur Verfügung zu stellen. Mit der webbasierten Adressverwaltung wird im 18 von 64

19 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG vorliegenden Bericht beispielhaft eine derartige elektronische Verzeichnislösung spezifiziert. Das Ziel einer webbasierten Adressverwaltung ist die Vereinfachung und Verbesserung der Datenhaltung und Pflege von Adress- und Zuständigkeitsdaten (sog. Strukturdaten) innerhalb der Verwaltung sowie die Möglichkeit der Mehrfachnutzung dieser Daten auch über die eigene Kommunalverwaltung hinaus. Die mit Hilfe der webbasierten Adressverwaltung administrierten Strukturdaten werden durch die jeweils zuständige Stelle innerhalb einer Behörde dezentral gepflegt, bei zentraler, sicherer Datenhaltung. Verwaltungsintern entsteht somit eine standardisierte Datenstruktur, die den behördenweiten Datenaustausch ermöglicht. In einer langfristigen Perspektive kann eine auf kommunaler Ebene installierte webbasierte Adressverwaltung die Grundlage für die Befüllung landesweiter oder bundesweiter Verzeichnisdienste bilden (siehe Abbildung 3). Pewes Pers. Nr Name PBX Telefon Fax User Directory Login Info Meta Directory Intranet E-Telefonbuch E-Government Framework BW Webbasierte Adressverwaltung Zuständigkeit Internet CMS Zuständigkeiten & Lebenslagen Abbildung 3: Von der webbasierten Adressverwaltung zur behördenübergreifenden Datenintegration mit integriertem Identity-Management Im Falle des Landes Baden-Württemberg ist beispielsweise eine Integration kommunaler Adressdaten in das landesweite E-Government-Framework BW geplant. Durch das gegenwärtig in Entwicklung befindliche Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV bzw. DV 2 ) erfolgt zukünftig idealerweise eine Verknüpfung zu Zuständigkeitsfindern der Länder und Kommunen Webbasierte Adressverwaltung vs. Verzeichnisdienst Die in diesem Dokument spezifizierte webbasierte Adressverwaltung ist von einem Verzeichnisdienst (auch: Directory Service) abzugrenzen. Ein Verzeichnisdienst umfasst ein Verzeichnis und einen Bereitstellungs- bzw. Verwaltungsdienst für die in diesem Verzeichnis hinterlegten Daten. Der Dienst stellt die 19 von 64

20 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG Informationen zur Verfügung und ermöglicht es, Aktionen im Verzeichnis vorzunehmen oder Sicherheitsregeln für die abgelegten Daten zu definieren. Ein Verzeichnisdienst ähnelt in seiner Funktionsweise zwar der webbasierten Adressverwaltung, sie unterscheiden sich jedoch u. a. in folgenden Punkten: Ein Verzeichnisdienst ist auf das Finden und Auslesen von Informationen spezialisiert und weniger auf den Eintrag neuer Daten. Der Schreibzugriff ist oft beschränkt auf die Administratoren oder die Besitzer einer spezifischen Informationseinheit. Verzeichnisdienste eignen sich daher nur unzureichend für das Ablegen von Informationen, die sich häufig ändern. Die webbasierte Adressverwaltung ermöglicht demgegenüber ein Speichern und Aktualisieren von Daten aus verschiedenen Anwendungen mit unterschiedlichen Benutzern in möglichst kurzer Zeit. Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist, dass Verzeichnisdienste im Gegensatz zur webbasierten Adressverwaltung technisch nicht strikt auf die Vermeidung von Inkonsistenzen und Redundanzen angelegt sind. In einer webbasierte Adressverwaltung sind dagegen Funktionalitäten zu integrieren, die den Anteil redundanter und inkonsistenter Daten minimieren. Verzeichnisdienste unterscheiden sich von der webbasierten Adressverwaltung in der eingesetzten Technik: Die webbasierte Adressverwaltung verwendet eine relationale Datenbank, welche die Abfragesprache Structured Query Language (SQL) unterstützt. Verzeichnisdienste nutzen demgegenüber LDAP- bzw. X.500-Server. Die Stadt Freiburg im Breisgau hat sich aus folgenden Gründen entschieden, die webbasierte Adressverwaltung einem Verzeichnisdienst vorzuziehen: Es wird eine Anwendung mit klar definierten Anwendungsfällen und der Möglichkeit einer Vergabe vielfältiger Berechtigungen benötigt. Darüber hinaus wird auf eine strikte Konsistenz der hinterlegten Daten Wert gelegt. Die Pflege dieser Daten soll dezentral erfolgen. Eine zentrale Komponente der Freiburger IT-Strategie ist die Implementierung eines umfassenden Identity Managements (siehe Kapitel 3.2.2) in den kommenden Jahren. Die Konsolidierung aller für die Verwaltung relevanten Adress- und Zuständigkeitsdaten der eigenen Organisation stellen hohe Anforderungen an die zum Einsatz kommende IT-Anwendung (Ausgangslage für die technische Umsetzung siehe Kapitel 5). 3.2 Einsatzfelder Idealerweise wird eine webbasierte Adressverwaltung als Subsystem einer bestehenden oder zu entwickelnden E-Government-Infrastruktur eingesetzt. Entsprechend kommt die webbasierte Adressverwaltung 20 von 64

21 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG 1. als Basis für Portal-Informationsdienste (siehe Kapitel 3.2.1) bzw. 2. zur Konsolidierung im Identity Management (siehe Kapitel 3.2.2) zum Einsatz. Im Folgenden werden die genannten Einsatzfelder näher erläutert Webbasierte Adressverwaltung als Basis für Portal- Informationsdienste Die webbasierte Adressverwaltung ermöglicht es, die hinterlegten Daten über eine plattformunabhängige, webbasierte Anwendung in verschiedene Büroanwendungen (MS-Office, Open Office, etc.) zu exportieren (siehe Abbildung 4: Strukturdatenpflege durch webbasierte Adressverwaltung). Intranet, Extranet, Internet Behördenanwendungen Internes Internes Internes Telefonbuch Telefonbuch Telefonbuch Internes Behördenwegweiser Internes Telefonbuch Telefonbuch Internes Zuständigkeiten Internes Telefonbuch Telefonbuch usw. Adressverwaltung Internes Internes Telefonbuch Telefonbuch CMS Pflege Strukturdaten Pflege Inhalt Abbildung 4: Strukturdatenpflege durch webbasierte Adressverwaltung Ebenso ist es möglich, Daten der webbasierten Adressverwaltung in Listen zusammenzuführen (z. B. internes Telefonbuch, Zuständigkeitsfinder). Darüber hinaus können die Daten von Content Management-Systemen (CMS) übernommen werden und damit in Online-Auftritte im Intranet, Extranet und Internet integriert werden. 21 von 64

22 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG Beispiel: Ein Online-Redakteur einer Kommunalverwaltung, der über das Content Management-System Kontaktdaten im Intranet pflegt, muss sich beim Einsatz der webbasierten Adressverwaltung nicht mehr um die korrekte Wiedergabe von Kontaktund sonstigen Strukturdaten kümmern. Vielmehr werden diese aus der webbasierten Adressverwaltung in das CMS importiert Webbasierte Adressverwaltung zur Konsolidierung im Identity Management Eine webbasierte Adressverwaltung kann bei der zunehmenden Integration und Vernetzung verschiedener Fachbereiche einer Behörde sowie bei der Intensivierung behördenübergreifender Zusammenarbeit Hilfestellung leisten. Intranet, Extranet, Internet Single sign on Behördenanwendungen Internes Internes Internes Telefonbuch Telefonbuch Telefonbuch Internes Internes Behörden- Telefonbuch Telefonbuch wegweiser Internes Internes Zuständig- Telefonbuch keiten Telefonbuch usw. Sitzungsdienst LDAP (Benutzerverwaltung) Internes Internes Telefonbuch Telefonbuch CMS Pflege Strukturdaten Pflege Inhalt Abgleich relevanter Daten Single sign on Adressverwaltung Personalwesen Telefonanlage Mailsystem Abbildung 5: Adressverwaltung als zentraler Speicherort von Adressdaten In Zukunft wird es darum gehen, über den kontrollierten Einsatz sog. digitaler Identitäten und die damit verknüpften Berechtigungen vertrauenswürdige E-Government- Prozesse plattformübergreifend und standardisiert nutzbar zu machen. Die dafür notwendige Infrastruktur, das sog. Identity Management, ermöglicht dies. Die webbasierte Adressverwaltung fungiert in diesem Zusammenhang als zentraler und konsistenter Speicherort für alle Adressdaten (siehe Abbildung 5). Es wird die Möglichkeit eröffnet, Daten, die in unterschiedlichen Systemen (z. B. Personalwesen, 22 von 64

23 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG Telefonanlagen, etc.) vorgehalten werden, über Schnittstellen zusammenzuführen und für andere Bedarfe (E-Bürgerdienste, Office-Verarbeitung, etc.) bereitzustellen. Unterschiedliche Interessenten können auf ein und dieselbe Datenbasis zurückgreifen und sich deren Konsistenz sicher sein. So hat die für repräsentative Aufgaben (Jubilare, Empfänge, etc.) zuständige Stelle ein großes Interesse an tagesaktuellen Adressdaten für ihren Zuständigkeitsbereich. Sie wird die entsprechenden Daten in der webbasierten Adressverwaltung verbindlich veröffentlichen, damit sie auch für repräsentative Aufgaben anderer Dienststellen zur Verfügung stehen. Für den verwaltungsinternen wie -externen Zuständigkeitsfinder hingegen laufen die Daten aus unterschiedlichsten Systemen zusammen. -Adressen werden primär in der Groupware gepflegt, Telefonnummern in der Telefonanlage, usw. Hier macht es Sinn, die webbasierte Adressverwaltung als Konsolidierung zu nutzen, in der über entsprechende Schnittstellen die unterschiedlichen Datenquellen eine gemeinsame Basis (interner bzw. externer Behördenwegweiser) speisen. 3.3 Nutzen Zielgruppen der webbasierten Adressverwaltung sind primär öffentliche Verwaltungen und Organisationen, in denen ein großes Interesse besteht, für bestimmte Datensätze, wie z. B. Kontaktinformationen von Mitarbeitern, organisationsweit größtmögliche Konsistenz zu erzielen. Der Nutzen einer webbasierten Adressverwaltung kann folgendermaßen beschrieben werden: Zentrale Stelle: Mit der webbasierten Adressverwaltung reduziert sich die Bereitstellung von Personen- und Organisationsdaten (z. B. Kontaktdaten, Zugriffsberechtigungen) auf ein einziges System. Hohe Aktualität und verbesserte Konsistenz der Daten: Durch das Konzept der zentralen Datenhaltung bei dezentraler Pflege der Daten können Änderungen der Datenbasis zeitnah vorgenommen werden. Diese sind kurzfristig für die gesamte Organisation verfügbar. Verzeichnis für verschiedene Arten von Informationen und Suchkriterien: Die in der webbasierten Adressverwaltung enthaltenen Informationen sind behördenweit und -übergreifend in einheitlichem Format verfügbar. Kostengünstige Datenbereitstellung und Administration: Durch den raschen und komfortablen Zugriff auf Adressinformationen ist eine Kostenreduktion z. B. hinsichtlich der Druck- und Administrationskosten zu erwarten (siehe dazu ausführlich Kapitel 3.4). Der administrative Aufwand für die Datenpflege wird gesenkt, die Mehrfacherfassung von Daten entfällt. 23 von 64

24 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG 3.4 Wirtschaftlichkeit Eine Daten- und Anwendungskonsolidierung innerhalb einer Behörde ist als effizienzsteigerndes Vorhaben unumstritten. Der Nachweis einer Wirtschaftlichkeit dieser Konsolidierungsmaßnahmen ist jedoch angesichts der in der Regel weitgehend diffusen Organisationsstrukturen bei redundanter Datenhaltung aufwendig. Im Folgenden wird skizziert, welche Kosten und Aufwände eine Kommunalverwaltung zur Betrachtung der Wirtschaftlichkeit einer webbasierten Adressverwaltung berücksichtigen kann. 4 Im Rahmen der Einführung einer webbasierten Adressverwaltung fallen u. a. folgende Kosten an: Produktkosten ( C PK ): Darunter sind alle einmaligen Anschaffungskosten für Hard- und Software für die webbasierte Adressverwaltung zu summieren. Daneben sind laufende Kosten für Wartung, Support und ggf. eine Systemerweiterung zu berücksichtigen. Die Produktkosten variieren in jeder Kommunalverwaltung in Abhängigkeit von der bestehenden Infrastruktur bzw. der Ausgestaltung des Geschäftsmodells (z. B. bei Inanspruchnahme von Application Service Providing). Einführungskosten ( C EK ): Des Weiteren fallen Kosten für die Einführung der webbasierten Adressverwaltung an, so z. B. Integration der Datenbestände, Pilotbetrieb, Schulungen. Den Produkt- und Einführungskosten sind Aufwände und Kosten gegenüberzustellen, die durch den Einsatz einer webbasierten Adressverwaltung in einer Kommunalverwaltung eingespart werden können: Benutzeraufwand ( C BA ): Die Erhöhung der Benutzerproduktivität wird u. a. durch eine schnellere Informationssuche und das einmalige Anmelden in einer Anwendung erzielt. Die eingesparten Such- und Anmeldezeiten können unter Heranziehung der durchschnittlichen Arbeitsplatz- bzw. Personalkosten in einer Kommunalverwaltung monetär ausgedrückt werden: 4 Die folgenden Ausführungen sind angelehnt an Weitzel/ Son/ König (2001). Das vorgestellte Berechnungsmodell erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 24 von 64

25 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG 1. Such- und Anmeldezeiten ohne webbasierte Adressverwaltung Personalkosten je Mitarbeiter für Such- und Anmeldezeiten pro Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter pro Jahr x Anteil jährlicher Such- und Anmeldezeiten an gesamter Jahresarbeitszeit in Prozent 2. Such- und Anmeldezeiten mit webbasierter Adressverwaltung Personalkosten je Mitarbeiter für Such- und Anmeldezeiten pro Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter pro Jahr x Anteil jährlicher Such- und Anmeldezeiten an gesamter Jahresarbeitszeit in Prozent 3. Eingesparter Benutzeraufwand ( C BA ) Such- und Anmeldezeiten ohne webbasierte Adressverwaltung pro Jahr Suchund Anmeldezeiten mit webbasierter Adressverwaltung pro Jahr Administrationsaufwand ( C AA ): Neben den bereits aufgezeigten Zeiteinsparungen im Umfeld der Anwender verringert eine webbasierte Adressverwaltung auch administrative Tätigkeiten, wie z. B. die Pflege und Aktualisierung von Adressfeldern oder die Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Der eingesparte Administrationsaufwand kann wiederum unter Heranziehung der durchschnittlichen Arbeitsplatz- bzw. Personalkosten monetär ausgedrückt werden: 1. Administrationsaufwand ohne webbasierte Adressverwaltung Personalkosten je Mitarbeiter für Administration pro Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter pro Jahr x Anteil jährlicher Administrationsaufwand an gesamter Jahresarbeitszeit in Prozent 2. Administrationsaufwand mit webbasierter Adressverwaltung Personalkosten je Mitarbeiter für Administration pro Jahr = Personalkosten je Mitarbeiter pro Jahr x Anteil jährlicher Administrationsaufwand an gesamter Jahresarbeitszeit in Prozent 3. Eingesparter Administrationsaufwand ( C AA ) Administrationsaufwand ohne webbasierte Adressverwaltung pro Jahr Administrationsaufwand mit webbasierter Adressverwaltung pro Jahr Druckkostenreduktion ( C DK ): Neben den bereits beschriebenen Kosteneinsparungen im Personalbereich ermöglicht eine webbasierte Adressverwaltung auch eine Reduktion von jährlichen Druckkosten für Verzeichnisse oder Adresslisten. Anhand der oben ermittelten Kosten und Aufwände kann der jährliche Return on Investment, kurz: ROI, einer webbasierten Adressverwaltung ermittelt werden: 25 von 64

26 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG ROI Jahr = C + BA C C PK + + C C EK AA DK Sofern das Ergebnis größer Eins (> 1) ist, ist die Nutzung der webbasierten Adressverwaltung für das betrachtete Jahr als wirtschaftlich anzusehen. Der Einsatz einer webbasierten Adressverwaltung bringt der Kommunalverwaltung einen x-fachen Mehrwert gegenüber der Ausgangssituation. Bei einem ROI kleiner oder gleich Eins ( 1) ist der Einsatz einer webbasierten Adressverwaltung für das betrachtete Jahr nicht wirtschaftlich, da die Einsparpotenziale die Produkt- und Einführungskosten dieser Anwendung nicht übersteigen Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten Im Rahmen des Vorhabens Webbasierte Adressverwaltung werden folgende Standardisierungsaktivitäten in Deutschland berücksichtigt: Vorhaben Zuständigkeitsfinder im Rahmen von Deutschland-Online (Säule II.2). E-Government-Framework des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg (DVV): Dieses E-Government-Framework können alle Kommunen Baden- Württembergs nutzen. Ebenso werden Einzelanwendungen für Kommunen, Institutionen und Betriebe über die Landesgrenzen hinaus zur Verfügung gestellt. Die Harmonisierung der webbasierten Adressverwaltung erfolgt damit in enger Verzahnung mit Aktivitäten der Bundes- und Landesebenen. 3.6 Gesetzliche Vorgaben Da mit einer webbasierten Adressverwaltung personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet 6 oder genutzt werden, sind gesetzliche Vorgaben des Datenschutzes zu beachten. Diese sind u. a. im Bundesdatenschutzgesetz, dem Gesetz über den Datenschutz bei Telediensten, der Telekommunikations-Datenschutzverordnung sowie in korrespondieren Landesdatenschutzgesetzen 7 normiert. Die Einführung der webbasierten Adressverwaltung dürfte in der Regel in Bereichen erfolgen, in denen die datenschutzrechtlichen Bedingungen geklärt sind. Dort wo der Einsatz überlegt wird, geht es meist um die Sicherung der Konsistenz von Daten, die 5 Es ist zu erwarten, dass der errechnete ROI im 1. Jahr aufgrund der anfallenden einmaligen Produktkosten nicht wirtschaftlich (ROI 1) ist. Aus diesem Grund sollten ROI-Berechnungen immer für die darauf folgenden Jahre erfolgen. Anhand einer Zeitreihe kann ermittelt werden, ab dem wievielten Jahr der Einsatz einer webbasierten Adressverwaltung wirtschaftlich (ROI > 1) ist. 6 Zur Verarbeitung personenbezogener Daten zählen das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen ( 3 Abs. 5 BDSG). 7 Beispiel: Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Baden-Württemberg. 26 von 64

27 3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG in weniger geeigneten Systemen gehalten werden, für die aber bereits eine entsprechende Datenschutzerklärung bzw. -belehrung erfolgt sein sollte (vgl. auch Kap.4.3.1). 27 von 64

28 4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG 4 Spezifikation des Verfahrens Webbasierte Adressverwaltung Die Spezifikation der webbasierten Adressverwaltung für Kommunalverwaltungen erfolgt hinsichtlich funktionaler (siehe Kapitel 4.1), technischer (siehe Kapitel 4.2), sicherheitsbezogener (siehe Kapitel 4.3) sowie organisatorischer (siehe Kapitel 4.4) Anforderungen. Anhand einer Beispiellösung zur webbasierten Adressverwaltung wird in Kapitel 5 verdeutlicht, wie die Stadt Freiburg im Breisgau diese Anforderungen umgesetzt hat. 4.1 Funktionale Anforderungen Im Folgenden werden grundlegende Funktionalitäten erläutert, über die eine webbasierte Adressverwaltung verfügen sollte. Datenfelder Für festgelegte Datenfelder (sog. Stammdaten) einer webbasierten Adressverwaltung steht ein einheitlicher Datenspeicher zur Verfügung. Der Stammdatensatz ist organisationsweit einheitlich. Neben den Stammdaten ist eine unbegrenzte Anzahl frei definierbarer Felder bereit zu stellen. Der organisationsweit einheitliche und für alle Dienststellen konsistent gepflegte Stammdatensatz kann individuell um freie Felder ergänzt werden, die nur der verantwortlichen Organisationseinheit zur Verfügung stehen. In Kapitel 5.3 findet sich eine exemplarische Liste der Datenfelder, die in der Lösung zur webbasierten Adressverwaltung der Stadt Freiburg im Breisgau hinterlegt sind. Anlegen und Pflegen von Organisations- und Personendaten Die webbasierte Adressverwaltung hat bedienerfreundliche Funktionalitäten zum Anlegen und Pflegen von Organisationsdaten (z. B. Name und Adresse von kommunalen Einrichtungen) und Personendaten (z. B. Name und Adresse von Mitarbeitern der Kommunalverwaltung) bereitzustellen. Es sind organisatorische Regelungen zur redundanzfreien und konsistenten Dateneingabe und -pflege zu treffen (siehe Kapitel 4.4). Anlegen und Pflegen von Verteilern Die webbasierte Adressverwaltung soll das Anlegen von sog. Verteilern, also hierarchisierbaren Oberbegriffen für selektierte Datensätze, ermöglichen. 8 8 Umgangssprachlich kann man bei Verteilern von Adresslisten mit möglichen Unterlisten sprechen. 28 von 64

29 4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS WEBBASIERTE ADRESSVERWALTUNG Der Zugriff auf Verteiler wird über die Berechtigungsverwaltung (siehe Kapitel 4.3) gesteuert. Ist ein Benutzer berechtigt, Verteiler anzulegen, kann er festlegen, welche Stammdaten und welche frei definierbaren Felder in diesem Verteiler angelegt werden. Es muss möglich sein, Verteiler oder mehrere Datensätze eines Verteilers in einem neuen Verteiler zusammenzuführen. Damit ist gewährleistet, dass alle Nutzer bei der Aufnahme von im System vorhandenen Daten in eigene Verteiler den Vorzug der systemweiten Stammdatenpflege genießen. Des Weiteren bleibt die Vertraulichkeit der an den Verteiler geknüpften Informationen gewahrt. Dubletten-Abgleich Das System sollte interne Mechanismen zur Minimierung von Redundanzen bei der Datenhaltung aufweisen. Werden beispielsweise Daten im System hinzugefügt, erfolgt ein automatisierter Dubletten-Abgleich. Bei Übereinstimmung mit einem bestehenden Datensatz wird die Neueingaben verworfen und stattdessen der gefundene Datensatz in den Verteiler übernommen. 9 Datenimport Um eine Migration bestehender, verteilter Datenbestände in die webbasierte Adressverwaltung zu ermöglichen, müssen unterschiedliche Datenbank-Bestände unter Berücksichtigung von Rechten und Rollen über Schnittstellen (siehe Kapitel 4.1) importiert werden können. 10 Idealerweise besteht eine Schnittstelle zur Fachanwendung des Einwohnerwesens, so dass von dort die korrekte und einheitliche Schreibweise von Adressbestandteilen (v. a. Straßen) übernommen werden kann. Datenexport In der webbasierten Adressverwaltung hinterlegte Daten sollten in folgende Anwendungen exportiert werden können: Büroanwendungen (z. B. zur Nutzung von Serienbrieffunktionen), BK-Systeme und ggf. bestehende Online-Behördenwegweiser auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen. 9 Beim Design des Dubletten-Abgleichs ist daher besonders darauf zu achten, dass geeignete Felder herangezogen werden. Es ist offensichtlich, dass die Kombination Name, Vorname nicht ausreichen dürfte. Eine Kombination Name, Vorname und Geburtsdatum scheidet wiederum aus Datenschutzgründen in der Regel der Fälle aus. Man wird sich daher soll die webbasierte Adressverwaltung möglichst organisationsübergreifend zum Einsatz kommen auf die letztlich nicht vollkommen zufrieden stellende Kombination Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort einigen. 10 Im laufenden Betrieb stellen Importe größerer Datenbestände die Ausnahme dar, es sei denn, es besteht die Möglichkeit der Einbindung in ein größeres Verwaltungsportal, das Zuständigkeiten und Adressen von Pflegenden außerhalb der Mandanten liefert (z. B. Verwaltungsportal Baden-Württemberg Abruf ). 29 von 64