Qualitätsmanagement - Verfahrensanweisung Facility_Management.VSD

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1 Qualitätsmanagement - Verfahrensanweisung Facility_Management.VSD Zweck Diese Verfahrensanweisung beschreibt die Hauptprozesse der Abteilung Facility Management. Geltungsbereich Diese Verfahrensanweisung gilt für die Abteilung Facility Management der Industrie- Logistik-Linz GmbH und alle weiteren, in die Prozesse eingebundenen Bereiche. Anlage Version: 4 / Jänner 2015 Stand: Seite 1 von 6

2 Prozess: Facility_Management_1 Anschaffung neuer Infrastruktur / Betriebsmittel Investitions- bedarf Bedarfsanalyse / Konzeption Angebots-einholung Der Prozess beginnt mit einem Investitionsbedarf. Dieser kann von der Geschäftsführung, der operativen Leitung oder von den verantwortlichen Bereichsleitern vorgebracht werden. Die Notwendigkeit einer Investition in neue Infrastruktur oder Betriebsmittel ergibt sich aus strategischen Gesichtspunkten (Budget), aus Projekten oder zur Aufrechterhaltung und zum Ausbau der betrieblichen Kapazitäten (Zusatz- oder Ersatzinvestitionen). Eine (je nach Investitionsumfang gestaltete) Bedarfsanalyse wird durchgeführt und ein Investitionskonzept wird erstellt. Dabei werden alle Anforderungen (i.s.e. Pflichtenhefts : technische Parameter, Liefertermin etc.) ermittelt. GF Mgmt BL Investitionsplan / Budget / Protokolle nein Investition wird getätigt? ja Mit den ermittelten Produktanforderungen werden in Zusammenarbeit mit der Abteilung Einkauf (EK) Angebote eingeholt, verglichen und mittels Gegenüberstellung den Entscheidungsträgern zur Vorlage gebracht. Auf Basis dieser Informationen wird nun die Entscheidung getroffen, ob die Investition getätigt wird / werden kann oder nicht. EK+ GF Mgmt BL Angebotsunterlagen Auftragserteilung Der (nach den gewählten Gesichtspunkten) beste wird ausgewählt und der Auftrag wird erteilt. EK+ Auftragsbestätigung interne Vorbereitungsmaßnahmen Eventuell notwendige interne Vorbereitungsmaßnahmen (Schaffung der internen (technischen, rechtlichen, statischen etc.) Voraussetzungen zum Einsatz des neuen Betriebsmittels) werden eingeplant, vorbereitet und durchgeführt. Inbetriebnahme Das neue Betriebsmittel wird geliefert und in Betrieb genommen. / Endabnahme Das neue Betriebsmittel wird getestet und nach erfolgreicher Endabnahme mittels Übernahmeprotokoll (z.b.: Sicherheitstechniker) übernommen. Abnahmeprotokoll Schulung / Unterweisung der Benutzer Vor der internen Verwendung erfolgt (sofern notwendig) eine Unterweisung der Benutzer. Dies geschieht entweder durch den selbst oder wird intern vom Facility Mangement durchgeführt. / Unterweisungsprotokoll Aufnahme in Betriebsmitteldatenbank Das neue Betriebsmittel wird in der ispro- Instandhaltungs- erfasst. Darin werden kaufmännische Daten hinterlegt und kontrolliert (Rechnungssumme, Garantie und Gewährleistung) sowie Informationen zum Produkt (Prüfintervalle). Dadurch wird das neue Betriebsmittel automatisch in den Instandhaltungs-Plan aufgenommen. QMV: Facility_Management.VSD Seite 2 von 6

3 Prozess: Facility_Management_2 geplante / vorbeugende Wartung Wartungsplanung Die regelmäßig durchzuführenden, vorbeugenden Wartungen und Überprüfungen der Betriebsmittel sind in der ispro- Instandhaltungs- hinterlegt. Bei Fälligwerden des Wartungstermins wird automatisch eine Erinnerungsmeldung angestoßen. Der Wartungsplan wird vorausschauend erstellt und mit den operativen Bereichen abgestimmt (z.b. Bekanntgabe von Stillstandszeiten aufgrund der Wartung). Für Betriebsmittel, für die es Wartungsrahmenverträge gibt, wird der Wartungsplan vom Wartungsbetrieb/ erstellt und mit dem Facility Management abgestimmt. Wartungsdurchführung Die Durchführung der Wartung/Inspektion zum vorgegebenen Zeitpunkt erfolgt entweder intern oder (sofern gesetzlich vorgeschrieben) durch externe Partner. Das Facility Management koordiniert und begleitet diese Arbeiten und führt eine Endkontrolle durch. / Wartungsdokumentation Die durchgeführten Arbeiten und Überprüfungsergebnisse werden besprochen und in Prüfbüchern bzw. auf Prüfprotokollen/ Arbeitsscheinen dokumentiert sowie in der ispro- Instandhaltungs- gespeichert. Resultierend aus der Abschlussbesprechung werden Mängellisten generiert und zur Abarbeitung (Erledigung) gebracht und wiederum dokumentiert. / Prüfbücher / Arbeitsscheine Seite 3 von 6

4 Prozess: Facility_Management_3 Behebung von Störungen / Schäden Auftreten einer Störung / eines Schadens Störungs-/ Schadensanalyse (inkl. Kostenschätzung) Der Prozess beginnt mit der Meldung einer Störung oder eines Schadens in der Abteilung Facility Management. Dies erfolgt per , telefonisch, persönlich in täglichen Besprechungsrundenoderdurch eine schriftliche Schadensmeldung (oder zukünftig über das Ispro Störmeldeportal).Für jeden Schaden muss zusätzlich ein Schadensmeldungsformular ausgefüllt werden. Je nach Art der Störung / des Schadens wird die Dringlichkeit der Behebung abgeschätzt bzw. es werden (direkt vor Ort) nähere Informationen eingeholt. Danach wird entschieden, in welcher Form (intern/extern) und wann (sofort/bei nächster Gelegenheit) die Behebung durchgeführt/veranlasst wird oder ob gleich eine Ersatzinvestition getätigt wird (wenn das Gerät bereits mehrmals eine Störung hatte bzw. hohe Reparaturkosten entstanden sind/entstehen würden). (Prüfung über ispro) Schadensmelder Schadensmeldung sformular Vorbereitung der Bebehung Die Störungsbehebung wird vorbereitet: die operativen Bereiche werden über eventuelle Stillstände (Gleissperren uswg) informiert und alle benötigten Vorkehrungen getroffen (z.b. Fertigung/Beschaffung von Ersatzteilen). Störungs-/ Schadens- Behebung, Endkontrolle Die Durchführung der Störungsbehebung zum vereinbarten Zeitpunkt erfolgt entweder intern oder durch externe Partner. Das Facility Management koordiniert und begleitet diese Arbeiten und führt eine Endkontrolle durch. Diese beinhaltet die Kontrolle der wiederhergestellten Funktionstüchtigkeit und der korrekten Durchführung der Reparaturarbeiten. / Behebungsdokumentation Die durchgeführten Arbeiten werden in Prüfbüchern bzw. auf Prüfprotokollen/ Arbeitsscheinen dokumentiert sowie in der ispro- Instandhaltungs- gespeichert. Dadurch ist es möglich, die Historie eines Betriebsmittels Genau abzubilden und bei Bedarf zu analysieren, um fundierte Entscheidungen bezüglich Weiterführung, Reparatur oder Ausscheiden des Betriebsmittels zu treffen. / Prüfbücher / Arbeitsscheine Seite 4von 6

5 Prozess: Facility_Management_4 Werkstätte Werkstätte In der ILL-internen Werkstätte werden Arbeiten aller Art durchgeführt. Diese reichen von kleinen mechanischen oder elektrischen Reparaturen über den Einbau neuer Coilgelege in den Hallen bis hin zur Fertigung von projektbezogenen Sonderkonstruktionen, die dann in allen Bereichen bzw. Standorten (Linz, Steyr, ILN, ILR) der ILL Einsatz finden (z.b. Anfahrschutzgeländer, Staplergabelauflagen, LVS-Montagen). Infrastrukturpflege Infrastrukturpflege Die Abteilung Facility Management ist auch für Pflege und Instandhaltung aller Hallen/Gebäude und des Fuhrparksverantwortlich. Sie führt selbst durch bzw. koordiniert alle hier anfallenden Arbeiten (z.b. Gebäudereinigung, Strom-, Wasser-, Heizungsversorgung, Büroausstattung, Versorgung mit Verbrauchsgütern wie z.b. Kopierpapier, Grünschnitt). Ständige Verbesserung Ständige Verbesserung Die Abteilung Facility Management ist maßgeblich am Prozess der ständigen Verbesserung im Unternehmen eingebunden: - Beurteilung/Umsetzung von KVP-Vorschlägen - Schadens(kosten)analyse und Verbesserung der Betriebsmittel - Kostenorientiertes Umsetzen von Innovationsprojekten Hauptziel dieser kontinuierlichen Verbesserungen ist es, Kosten langfristig einzusparen und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Seite 5von 6

6 Prozess: Facility_Management_5 Wartungen Stromversorgung: Stromversorgung der Serverräume in Linz wird monatlich manuell überprüft; außerdem gibt es Wartungsverträge für USV und Dieselaggregat, die beim Facility- Management aufliegen IH QMV: Facility_Management.VSD Seite 6 von 6