Referat Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat. Update CuZea 5.4

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1 Referat Informationstechnologie in der Landeskirche und im Oberkirchenrat Update CuZea 5.4 CuZea5 Version 5.4 Stand September 2016

2 CuZea 5.4 Impressum Autoren: Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart, Referat Informationstechnologie, Sachgebiet EDV-Finanzmanagement Stand der Unterlage: September 2016 Konventionen der Unterlage Die Notizfelder in der Unterlage geben Ihnen die Möglichkeit, eigene Anmerkungen und Erkenntnisse sowie praktische Arbeitstechniken einzutragen. Typographische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden z.b. Menüpunkte immer Fett geschrieben. Hauptmenüpunkt Menüpunkt Karte Felder und Spalten bezeichnet Menüpfade im Programm bezeichnet einzelne Karten im Programm bezeichnet einzelne Felder und Spalten im Programm Feldinhalte und Spalteninhalte bezeichnet einzugebende bzw. auszuwählende Feldinhalte und Spalteninhalte [Schaltfläche] bezeichnet eine Schaltfläche auf einer Karte Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit eine Aktion durchzuführen; Tipp wie eine Arbeit erleichtert werden kann Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Hinweis Seite 2 Stand September 2016

3 Cuzea 5.4 Inhaltsverzeichnis 1 Installation CuZea Rechtsträger bearbeiten Zahlwege Änderung von Zahlwegsbeständen Ausblenden aufgelöster Konten aus dem Monatsabschluss Verzeichnis für Exporte Buchen Neue Buchungszeile direkt anwählen Buchungssatz kopieren Überweisen: Zahlungen zusammenfassen Zuwendungen und Dankesbriefe Zuwendende neu anlegen Sammelbescheinigungen Prüfen der Zuordnung einer Sammelzuwendungsbescheinigung Dankesbrief erstellen Haushaltsplan Haushaltsplan importieren Nicht bebuchbare Haushaltsstellen Zeitbuch / Sammelvorgänge drucken Übergabe der Daten an die Kirchliche Verwaltungsstelle (KVSt) Exportdatei verschlüsseln Exportdatei kopieren Abbildungsverzeichnis Stand September 2016 Seite 3

4 CuZea Installation CuZea5 CuZea5 kann auf folgenden Betriebssystemen installiert werden: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 und Windows 10 Wenn Cuzea5 in der Version 5.4 neu auf einem Rechner installiert werden soll, ist dies nur mit einer Cuzea5 Vollversions-CD möglich, wenn die auf der CD vorhandene Version nicht den aktuellsten Stand hat, kann unter der Seite das jeweils neueste Update herunter geladen werden. Die Anleitung zur Installation des Updates erhalten Sie als separates Dokument. Falls dieses fehlt, wenden Sie sich bitte an die CuZea Hotline. 2 Rechtsträger bearbeiten Im Menü Rechtsträger bearbeiten gibt es ein neues Feld: Abbildung 1 Einstellungen zum aktuellen Rechtsträger Ort PLZ Bezeichnung des Orts der Kirchengemeinde. Dieses Feld wird zum einen als Ortsbezeichnung z.b. auf Belegen vor dem Unterschriftsfeld angedruckt und zum anderen bei der Erfassung eines neuen Zuwendenden in die Adresse übernommen. Bezeichnung der PLZ der Kirchengemeinde. Dieses Feld wird bei der Erfassung eines neuen Zuwendenden in die Adresse übernommen. Seite 4 Stand September 2016

5 CuZea Zahlwege 3.1 Änderung von Zahlwegsbeständen Über Stammdaten [Drucken] Sonstige Daten [Bearbeiten] gelangt man zu den Zahlwegen. Die Anfangsbestände der Zahlwege dürfen nach dem Erstmaligen Erfassen nicht mehr abgeändert werden. Eine Änderung erfolgt immer automatisch nach dem Abschluss des jeweiligen Rechnungsjahres. Bei einer nachträglichen Änderung erscheint folgende Meldung: Abbildung 2 Ändern des Anfangsbestands 3.2 Ausblenden aufgelöster Konten aus dem Monatsabschluss Zahlwege die nicht mehr bebucht werden oder deren Konten aufgelöst wurden, können nicht gelöscht werden. Es besteht die Möglichkeit, dass diese im Monatsabschluss nicht mehr mit ausgedruckt werden. In der Ansicht bleiben diese Zahlwege in Klammern stehend erhalten, ebenso in der Auswahlliste bei der Eingabe der Zahlwege im Zeitbuch oder in den Sammelvorgängen. Dazu muss in der Maske Zahlwege bearbeiten der Haken im Feld [Aktiv] entfernt werden und der Anfangsbestand muss 0,00 betragen. Abbildung 3 Zahlwege bearbeiten Zahlweg inaktiv setzen Inaktive Zahlwege können weder im Zeitbuch noch in den Sammelvorgängen verwendet werden. Sie erscheinen bei den Zahlwegen in Klammern. Wenn diese doch eingegeben werden, erhalten Sie folgende Fehlermeldung: Stand September 2016 Seite 5

6 CuZea 5.4 Abbildung 4 Meldung: Bebuchen deaktivierter Zahlwege Darstellung inaktiver Zahlwege in der Maske Monatsabschluss/Kassensturz durchführen. Die inaktiven Zahlwege erscheinen hier in Klammern. Abbildung 5 Ansicht in der Maske Monatsabschluss/Kassensturz durchführen In der Urkunde werden diese dann nicht mit ausgedruckt. Abbildung 6 Ansicht gedruckte Monatsabschluss-Urkunde 4 Verzeichnis für Exporte Voraussetzung für den Export des gesamten Zeitbuchs, einzelner Sammelvorgänge und der Daten für Dankesbriefe in eine Excel-Datei ist die Angabe des Speicherpfads des Exportdokumentes. Über Stammdaten [Bearbeiten] erhält man folgende Maske: Seite 6 Stand September 2016

7 CuZea 5.31 Abbildung 7 Verzeichnis für Exporte Auswählen Durch das Anklicken der Schaltfläche [Auswählen] öffnet sich ein Explorer Fenster. Nachdem der gewünschte Zielordner ausgewählt wurde, muss die Eingabe mit [OK] beendet werden. Der Pfad wird in dem Verzeichnis für Exporte angezeigt. 5 Buchen 5.1 Neue Buchungszeile direkt anwählen Über die Schaltfläche [Neu] gelangt man direkt in die erste neu zu befüllende Buchungszeile. Das funktioniert auch mit der Tastenkombination [Alt] + [N]. Abbildung 8 Neue Buchungszeile direkt auswählen 5.2 Buchungssatz kopieren Buchungssätze können nun sowohl im Zeitbuch als auch in den Sammelvorgängen jahresübergreifend kopiert werden. Soll der Buchungssatz in das andere Zeitbuchjahr kopiert werden, ist in das Feld ins andere Zeitbuch ein Haken zu setzen. Der Buchungssatz wird dann ins andere Zeitbuch kopiert. Beim Kopieren vom alten ZB ins aktuelle ZB wird als Buchungsdatum jeweils das aktuelle Tagesdatum verwendet, beim Kopieren vom aktuellen ZB ins alte ZB wird das Buchungsdatum eingetragen. Ggf. muss das Datum entsprechend angepasst werden. Nach wie vor kann immer nur ein einzelner Datensatz kopiert werden. Die Zusammenfassung mehrerer Datensätze ist nicht möglich. Stand September 2016 Seite 7

8 CuZea 5.4 Abbildung 9 Buchungssatz kopieren 6 Überweisen: Zahlungen zusammenfassen Bei der Funktion [Zahlungen zusammenfassen] kann nun jeweils ein Buchungstext übernommen werden und die gespeicherten Daten zu diesem Empfänger können ebenfalls verwendet werden. Die Buchungen die zusammengefasst werden sollen sind wie gewohnt anzuhaken. Die bereits erfassten Buchungstexte werden angezeigt. Derjenige, der als letztes markiert wird, erhält eine blaue Markierung und wird auf die Sammelüberweisung übernommen. Abbildung 10 Bankdatei Überweisungen zusammenfassen Über [Zusammenfassen] öffnet sich das Formular Überweisung noch einmal mit dem zusammengefassten Betrag und dem übernommenen Buchungstext. Der abgespeicherte Text kann übernommen werden. Seite 8 Stand September 2016

9 CuZea 5.31 Abbildung 11 Bankdatei - Überweisungsformular Zahlungen zusammenfassen 7 Zuwendungen und Dankesbriefe Neu können nun auch die bereits hinterlegten Adressen für Dankesbriefe verwendet werden. Dies funktioniert über die Funktion [Zuwendungen] im Zeitbuch und in den Sammelvorgängen. 7.1 Zuwendende neu anlegen Der in den Rechtsträgerdaten hinterlegte Ort und die PLZ werden automatisch übernommen, wenn der neue Datensatz über die Funktion [Neu] geöffnet wird. Stand September 2016 Seite 9

10 CuZea 5.4 Abbildung 12 Zuwendende bearbeiten Die Straße muss nach wie vor manuell erfasst werden. 7.2 Sammelbescheinigungen Beim Erstellen einer neuen Sammelbescheinigung sind bei der Vergabe des Namens keine Maßgaben mehr zu beachten, der Text wird nicht mehr gedruckt. 7.3 Prüfen der Zuordnung einer Sammelzuwendungsbescheinigung Vor dem Druck der Sammelzuwendungsbescheinigung kann nun einfach geprüft werden, ob alle in Frage kommenden Buchungen zugeordnet wurden. Über Besondere Aktionen Übersichten [Drucken] Zuwendungs-Bescheinigungen findet sich im Bereich der Zuwendungs-Bescheinigungen die Schaltfläche Übersicht offene Sammelbescheinigungen [Drucken]. Diese Funktion ist unabhängig vom Zeitbuchjahr, d. h. es werden die offenen Bescheinigungen beider geöffneten Zeitbücher angezeigt. Abbildung 13 Zuwendungsbescheinigungen - Schaltfläche Übersicht über offene Sammelbescheinigungen Seite 10 Stand September 2016

11 CuZea 5.31 Abbildung 14 Übersicht über offene Sammelbescheinigungen - Ausdruck 7.4 Dankesbrief erstellen Nach Auswahl der Option Nur Vormerkung für Dankesbrief und Klick auf [Erstellen] schließt sich die Eingabemaske und der jeweilige Datensatz erhält eine lila Markierung. Die entsprechenden Daten können nun in eine Excel-Tabelle exportiert werden, mit der dann über die Serienbrieffunktion entsprechende Schreiben verfasst werden können. Wie Serienbriefe funktionieren ist kein Bestandteil von Cuzea und wird daher hier nicht beschrieben. Voraussetzung für das Erstellen einer Excel-Tabelle ist die Angabe des Pfades in den Stammdaten. Über Besondere Aktionen Übersichten [Drucken] können im Bereich der Zuwendungs-Bescheinigungen verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Es ist zunächst das Zeitbuch auszuwählen für das Nachdruck erzeugt werden soll. Abbildung 15 Übersicht über Dankesschreiben Mit der Funktion [Drucken] wird eine Übersicht über Dankesschreiben im ausgewählten Zeitbuchjahr angezeigt. Dabei wird unterschieden nach Noch nicht als exportiert markiert und nach Bereits exportiert. Stand September 2016 Seite 11

12 CuZea 5.4 Abbildung 16 Übersicht über Dankesschreiben Mit der Funktion [Export] öffnet sich ein Fenster, mit dem der Export der Zuwendenden in eine Excel-Tabelle vorgenommen werden kann. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten: Es werden alle Zuwendenden übernommen, die sich in der Zuwendenden Datei befinden, egal ob sie gespendet haben oder nicht. Es kann gewählt werden, ob alle vorgemerkten Dankesschreiben (egal ob im Zeitbuch oder in den Sammelvorgängen) verwendet werden sollen, oder ob sich die Tabelle auf einen bestimmten Sammelvorgang beschränken soll. Weiterhin kann angegeben werden, ob sowohl diejenigen exportiert werden sollen, die eine Zuwendungsbescheinigung erhalten haben oder auch diejenigen, die nur einen Brief erhalten sollen. Beide Varianten können auch einzeln verwendet werden. Seite 12 Stand September 2016

13 CuZea 5.31 Abbildung 17 Export von Zuwendenden Mit der Funktion [1.) Export] wird die Funktion ausgelöst. Es erscheint eine Meldung, der entnommen werden kann, welche Daten wohin exportiert wurden. Abbildung 18 Bestätigungsmeldung Export für Dankesschreiben Nach dem Export der Daten sollten die Daten mit der Funktion [2.) Vermerken] als Vermerkt gekennzeichnet werden. Sie werden dann in der Übersichtsliste entsprechend vermerkt und werden nicht erneut exportiert. 8 Haushaltsplan 8.1 Haushaltsplan importieren Der Zielpfad muss nicht mehr manuell erfasst werden: Über die Funktion [Suchen] kann das Laufwerk und der Name des Ordners ausgewählt werden, unter dem die Dateien abgespeichert sind. In dem sich öffnenden Fenster wird der Ordner ausgewählt und über die Schaltfläche [OK] in die Eingabemaske übernommen. Danach muss die Eingabe mit einem Klick auf den Bleistift links oben abgespeichert werden. Stand September 2016 Seite 13

14 CuZea 5.4 Abbildung 19 Haushaltsstellenimport - Eingabe des Quellpfades 8.2 Nicht bebuchbare Haushaltsstellen Die über die Funktion Haushaltsplan [Überwachen] als nicht bebuchbar gekennzeichneten HHStellen Abbildung 20 Haushaltsplan überwachen werden bei der Auswahl im Zeitbuch über mit führenden >> und dem Hinweis GESPERRT aufgeführt. Auf diese Haushaltsstelle kann keine Buchung mehr erfolgen. Die GESPERRTEN Haushaltsstellen werden jetzt im entsprechenden Auswahlfeld des Zeitbuchs erst am Ende angezeigt. Seite 14 Stand September 2016

15 CuZea 5.31 Abbildung 21 Gesperrte Haushaltsstellen im Zeitbuch 9 Zeitbuch / Sammelvorgänge drucken Ist als Standard-Drucker ein PDF-Drucker angegeben, werden jetzt neu als Datei Name bei den Sammelvorgängen der Name des SV vorgeschlagen in Verbindung mit dem Rechtsträger, dem ZB Jahr und dem Übernahme Datum. Beim Druck des Zeitbuchs werden ebenfalls der Rechtsträger, das ZB Jahr und das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Abbildung 22 Name PDF-Datei Druck Sammelvorgang Abbildung 23 Name PDF-Datei Druck Zeitbuch 10 Übergabe der Daten an die Kirchliche Verwaltungsstelle (KVSt) In der Maske der Übergabe an die KVSt gibt es zwei neue Schaltflächen zur Verschlüsselung. Stand September 2016 Seite 15

16 CuZea 5.4 Abbildung 24 Übergabe an KVSt 10.1 Exportdatei verschlüsseln Wenn es bei der Verschlüsselung zu Problemen kommt, kann über die Funktion [?] der Pfad angezeigt werden, unter dem die Verschlüsselung von Hand angestoßen werden kann. Nach erfolgreicher Verschlüsselung wird die verschlüsselte Datei mit der Funktion [Testen] übernommen und kann anschließend wie gewohnt kopiert werden. Abbildung 25 Export Datei verschlüsseln Seite 16 Stand September 2016

17 CuZea 5.31 Abbildung 26 Pfad für die Verschlüsselungsdatei Abbildung 27 Bestätigung erfolgreiche manuelle Verschlüsselung Sollte es bei der Verschlüsselung zu Problemen kommen wenden Sie sich bitte an die CuZea-Hotline! 10.2 Exportdatei kopieren Unter 3.) Verschlüsselte Datei für Weitergabe kopieren kann der Pfad nun mittels einer Funktion ausgewählt werden und muss nicht mehr von Hand eingegeben werden. Über einen Klick auf die Funktion [Auswählen] öffnet sich ein Auswahlfenster. Dort wird der entsprechende Ordner ausgewählt und mit [OK] bestätigt. Anschließend wird der Pfad mit einem Klick auf den Bleistift links oben gespeichert. Stand September 2016 Seite 17

18 CuZea 5.4 Abbildung 28 Speicher-Ort auswählen Seite 18 Stand September 2016

19 CuZea Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Einstellungen zum aktuellen Rechtsträger... 4 Abbildung 2 Ändern des Anfangsbestands... 5 Abbildung 3 Zahlwege bearbeiten Zahlweg inaktiv setzen... 5 Abbildung 4 Meldung: Bebuchen deaktivierter Zahlwege... 6 Abbildung 5 Ansicht in der Maske Monatsabschluss/Kassensturz durchführen... 6 Abbildung 6 Ansicht gedruckte Monatsabschluss-Urkunde... 6 Abbildung 7 Verzeichnis für Exporte Auswählen... 7 Abbildung 8 Neue Buchungszeile direkt auswählen... 7 Abbildung 9 Buchungssatz kopieren... 8 Abbildung 10 Bankdatei Überweisungen zusammenfassen... 8 Abbildung 11 Bankdatei - Überweisungsformular Zahlungen zusammenfassen... 9 Abbildung 12 Zuwendende bearbeiten Abbildung 13 Zuwendungsbescheinigungen - Schaltfläche Übersicht über offene Sammelbescheinigungen Abbildung 14 Übersicht über offene Sammelbescheinigungen - Ausdruck Abbildung 15 Übersicht über Dankesschreiben Abbildung 16 Übersicht über Dankesschreiben Abbildung 17 Export von Zuwendenden Abbildung 18 Bestätigungsmeldung Export für Dankesschreiben Abbildung 19 Haushaltsstellenimport - Eingabe des Quellpfades Abbildung 20 Haushaltsplan überwachen Abbildung 21 Gesperrte Haushaltsstellen im Zeitbuch Abbildung 22 Name PDF-Datei Druck Sammelvorgang Abbildung 23 Name PDF-Datei Druck Zeitbuch Abbildung 24 Übergabe an KVSt Abbildung 25 Export Datei verschlüsseln Abbildung 26 Pfad für die Verschlüsselungsdatei Abbildung 27 Bestätigung erfolgreiche manuelle Verschlüsselung Abbildung 28 Speicher-Ort auswählen Stand September 2016 Seite 19