Softphone / CTI Handbuch

Transkript

1 Softphone / CTI Handbuch

2 Herzlich Willkommen! Wir freuen uns, Ihnen unser Softphone und unseren CTI Client vorstellen zu dürfen. Bei der Entwicklung des Softphones und des CTI Clients haben wir uns von einer möglichst einfachen Bedienung leiten lassen, ohne auf umfangreiche Funktionalität zu verzichten. Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Nutzung. Ihre Damovo Deutschland GmbH! Stand:

3 via Softphone

4 via Softphone Einleitung Wir freuen uns, Ihnen in diesem Handbuch das Softphone und den CTI Client vorstellen zu dürfen. Die Besonderheit ist, dass diese beiden Programme in einer Software kombiniert wurden. Das heißt, wenn Sie im Büro sind, stellen Sie den Modus CTI ein, damit Sie Ihr Tischtelefon steuern können. Wenn Sie unterwegs sind, stellen Sie den Modus FON ein, um mit Ihrem Softphone von unterwegs telefonieren zu können und erreichbar zu sein. Im Serviceportal stehen sowohl das Softphone, als auch der CTI Client zum Download bereit. Beide Programme sind identisch. Sie entscheiden, mit welchem Programm Sie die Installation starten wollen. So einfach kann telefonieren sein! Softphone Endgerät PC (d.h. Software) Tischtelefon (snom, AASTRA) ausgehend: CTI * Klick to Dial aus Applikationen * Direkt aus Outlook telefonieren eingehend: * Übergabe zu CRM-Systemen 4

5 via Softphone Kompatibilität Der Client für CTI (Computer-Telefonie-Integration) und das Softphone ist ausschließlich für folgende Betriebssysteme geeignet (sowohl 32, als auch 64bit): Windows XP Windows Vista Windows 7 Es kommt beim Client zu folgenden Einschränkungen: Outlook Plugin funktioniert erst ab Office 2003 bis Office 2010 (nur 32bit Office 2010 kompatibel) Hinweis: Für die Nutzung des Softphones/CTI muss die lokale Firewall (Port TCP 8000) freigeschaltet sein! Sollten Sie den Einsatz des CTI-Clients planen, ist es sinnvoll, den MAC-Adressen der Endgeräte feste IP- Adressen zuzuweisen, da sich der CTI-Client über diese IP-Adresse mit dem Endgerät verbindet und das Endgerät nach Ablauf der Leasetime evtl. eine neue IP-Adresse von DHCP zugewiesen bekommt. Diese IP- MAC Bindung können wir im NAT-Modus des Routers nicht zur Verfügung stellen. Hierfür benötigen Sie entweder einen eigenen DHCP Server in Ihrem IP-Netz oder auf Ihrem eigenen Router. Version Sie finden die aktuelle Versionsinformation in den Einstellungen Ihres Clients. Klicken Sie dazu im FON-Mode (Softphone) des Clients bitte. Anschließend wählen Sie auf der linken Seite aus der Menüauswahl für Globale Einstellungen den Punkt aus. Es wird Ihnen nun die Versionsinformation für Ihren aktuellen Client angezeigt. In diesem Beispiel handelt es sich um die Version: Aktuelle Version:

6 via Softphone Installation Um auf Ihrem Rechner das Softphone betreiben zu können, sind folgende Voraussetzungen notwendig: Ein Rechner mit dem Betriebssystem Windows XP, Windows Vista oder Windows 7. Eine Verbindung zum Internet. Die Zugangsdaten zum Serviceportal (Kundennummer und Passwort), die Sie via zugeschickt bekommen haben. Empfehlung Des Weiteren empfehlen wir für die Nutzung des Softphones: Ein USB Headset mit integrierter Soundkarte, da einfache Headsets oder eingebaute Lautsprecher oft keine gute Gesprächsqualität bieten. Möglichst eine kabelgebundene, keine drahtlose (WLAN) Internetverbindung, da es bei Funkübertragung zu Beeinträchtigungen der Gesprächsqualität kommen kann. 6

7 via Softphone Bitte laden Sie die entsprechende Installationsdatei für das Softphone oder für den CTI Client von der Startseite des Serviceportals ( unter Software / Softphone oder / Computer- Telefonie-Integration (CTI) runter und starten Sie das Setup. Es handelt sich bei beiden Versionen um exakt die gleiche Software. Der einzige Unterschied besteht darin, dass je nachdem, welches Programm Sie zum Download wählen, auch dieses als erstes startet. D.h., sie installieren das Softphone und können ebenfalls auf den CTI Client zugreifen. Oder Sie installieren den CTI Client und können auf Wunsch auch auf das Softphone zugreifen. Als Erstes wählen Sie dann bitte die Setup-Sprache aus und bestätigen mit OK. Anschließend werden Sie vom Setup- Assistenten begrüßt. Bitte klicken Sie: Bestätigen oder korrigieren Sie bitte den Installationspfad. 7

8 via Softphone Bitte klicken Sie: Wählen Sie bitte die gewünschten Installationsoptionen. Sollten Sie Outlook auf Ihrem Rechner einsetzen, empfehlen wir, das Outlook Plugin* zu nutzen. Für die weitere Installation ist Outlook zu schließen. Wählen Sie bitte, ob die Software im Softphone Modus oder im Hardphone Modus (CTI) starten soll. *) Mit dem Outlook Plugin können Sie direkt aus Outlook eine Rufnummer oder einen Kontakt über Ihr Softphone oder Ihr Tischtelefon anwählen. Somit können Sie direkt aus Outlook telefonieren. Das heißt, Anrufe entgegennehmen, Anrufe einleiten, sogar Telefonkonferenzen führen und viele weitere Funktionen nutzen. Weitere Details zum Outlook Plugin finden Sie ab Seite 36. Die Software wird nun installiert und Sie finden diese unter den Programmen im Startmenü. 8

9 Sie können die Anwendung jetzt über Anklicken des Desktop- oder Startmenü-Icons starten. Die Anwendung führt jetzt einmalig eine Systemprüfung durch. Nach erstmaligem Öffnen des Softphones müssen Sie die Audioeinstellungen konfigurieren. Überprüfen und korrigieren Sie bitte die korrekte Auswahl der Audiogeräte, sowie die Lautstärke für das Gesprächssignal (Lautsprecher) und das Klingelsignal (Klingeln). via Softphone Bitte klicken Sie: Wir empfehlen, für das Klingeln nicht ein Headset, sondern die eingebauten Lautsprecher zu nutzen, da Sie sonst das Klingeln nur bei aufgesetzten Kopfhörern hören. Sie können die Tests über die Schaltflächen Test bzw. Stop starten und stoppen. Sie sollten bei korrekter Konfiguration ein Musikstück hören. 9

10 via Softphone Bitte klicken Sie: Überprüfen und korrigieren Sie bitte die korrekte Auswahl des Audiogeräts sowie die Lautstärke für das Mikrofon. Wir empfehlen, als Mikrofon nur ein USB-Headset mit integrierter Soundkarte und nicht ein eingebautes Mikrofon eines Laptops zu nutzen, da sonst die Gesprächsqualität sehr leidet. Sie können die Tests über die Schaltflächen Test bzw. Stop starten und stoppen. Sie sollten bei korrekter Konfiguration im Lautsprecher Ihre eigene Stimme hören. Achten Sie darauf, dass das Signal nicht übersteuert (stört) oder zu leise ist. 10

11 via Softphone Nun öffnet sich der Softphone Client. Dort loggen Sie sich bitte mit Ihrer Kundennummer und Passwort zur Einrichtung Ihres Softphones in der ein. Bitte klicken Sie: Bitte klicken Sie: Beispiel Kundennummer: K1234 Kundennummer und Passwort wurden Ihnen via zugeschickt. So wird sichergestellt, dass keine Unbefugten eigenmächtig Telefone installieren können. 11

12 via Softphone Nach dem Einloggen mit Kundennummer und Passwort startet nun das Softphone. Es ist allerdings noch keine zugewiesen. Das Telefon bietet Ihnen nun die Möglichkeit, eine neue innerhalb Ihrer zu generieren oder eine bestehende zuzuweisen. Klicken Sie hierfür auf in Ihrem Softphone und wählen Sie Eine neue anlegen oder Login in eine bestehende. Um eine neue anzulegen, klicken Sie bitte auf. Loggen Sie sich bitte mit Ihrer Kundennummer und Passwort, das Sie via zugeschickt bekommen haben, ein. Geben Sie anschließend bitte die nnummer, den anzuzeigenden Namen für die, sowie ein mindestens vierstelliges, numerisches Passwort für Ihre Voic ein. Sie können das Voic Passwort frei wählen. Sie benötigen dieses Passwort beispielsweise für das Abhören der Voic von einem externen Telefon. Wählen Sie nun noch die Amtsleitung (Ihre Rufnummer, jedoch ohne Durchwahl). Beispiel Voic Passwort: 1111 Bitte klicken Sie: 12

13 via Softphone Bei Zuweisung einer bestehenden klicken Sie bitte auf. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie durch diesen Vorgang das bisherige Endgerät deaktivieren (beispielsweise ein snom Tischtelefon). Das heißt, ab sofort klingelt dann nur noch Ihr Softphone. Bitte klicken Sie: Geben Sie bitte die nnummer und das entsprechende Voic Passwort ein. Das System überträgt jetzt die Konfiguration an Ihr Softphone. Dieses ist jetzt einsatzbereit. Der gewählte Name für die wird nun angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie eine Lokalisierung Ihres Standortes entsprechend vornehmen müssen. Das heißt, wenn Sie in Deutschland Ihr Softphone nutzen, müssen Sie die Landvorwahl 0049 für Deutschland im Softphone Einstellungsmenü konfigurieren. Sie kommen in das Softphone Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem Softphone klicken. Die korrekte Generierung oder Zuordnung der wird durch das System bestätigt. 13

14 Wenn Sie Ihre ändern oder abmelden möchten, klicken Sie hierfür auf in Ihrem Softphone. via Softphone Wenn Sie auf klicken, wird Ihre abgemeldet und das System bestätigt es Ihnen mit folgendem Screen: Bitte klicken Sie: Wenn Sie auf klicken, erscheint folgender Screen: Ab hier ist die Konfiguration wie im Punkt 1. Einrichtung einer via Softphone, Seite 12, beschrieben. 14

15 via Softphone Start der Anwendung und Funktionsbereitschaft: Abgehender Ruf: Ankommender Anruf: d n w a) Stellen Sie Netzwerk- und Internetanbindung sicher und starten Sie die Anwendung. Die Anwendung startet unter Umständen minimiert in der Taskleiste (in der Regel unterer Bildschirmrand). b) Nach Anmeldung an der signalisiert das Softphone ein grünes Funksymbol oben links. a) Für interne Anrufe nur die Nummer der eintippen und Taste klicken. b) Für externe Anrufe die Rufnummern mit Vorwahl 0 eintippen und Taste klicken. c) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie sich beim Wählen der Nummer verwählt haben, klicken Sie einfach die Taste. Eingehende Anrufe werden mit einem großen, roten Fenster rechts unten im Bildschirm signalisiert. a) Zur Gesprächsannahme entweder auf dem Telefon die Taste klicken oder im roten Hinweisfenster die Plus-Taste klicken. b) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie einen ankommenden Anruf ablehnen wollen, klicken Sie auf die Minus-Taste im roten Hinweisfenster. Wenn Sie sich vor eingehenden Anrufen schützen wollen, klicken Sie bitte die Taste. Das Symbol wird blau, eingehende Anrufe werden nicht signalisiert (kein Klingeln). Der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Um die Anrufsperre ( Bitte nicht stören ) wieder aufzuheben, klicken Sie auf die jetzt blaue Taste. Diese wird dann wieder grau. 15

16 via Softphone Anklopfen und Makeln (Umschalten): Weiterleiten ohne Rückfrage: a) Wenn Sie bereits ein Gespräch führen, leuchtet links oben eine bis für Leitung 1 bis 6. b) Wenn Sie ein zweites Gespräch aufbauen wollen, klicken Sie auf ein freies Leitungssymbol und wählen Sie dann die Rufnummer. c) Wenn Sie gleichzeitig von einer zweiten Person angerufen werden, blinkt ein Leitungssymbol und Sie hören einen Anklopfton. Klicken Sie auf das blinkende Leitungssymbol zur Annahme des Gespräches. d) Jetzt können Sie durch Anklicken der Leitungssymbole zwischen den Gesprächen makeln. Dabei wird das geführte Gespräch durch ein konstant leuchtendes Leitungssymbol und das bzw. die wartende(n) Gespräch(e) durch blinkende Leitungssymbole signalisiert. e) Um ein Gespräch zu beenden, klicken Sie die Taste. Nach erfolgreicher Gesprächsannahme erhalten Sie das Transfer Symbol dargestellt. a) Klicken Sie dazu während des Gespräches die Taste. Der Anrufer wird auf Halten gesetzt. b) Danach wählen Sie die Rufnummer, zu welcher Sie verbinden wollen. c) Anschließend klicken Sie bitte die Taste. Das Gespräch wird direkt weitergeleitet und Ihr Telefon ist wieder frei. 16

17 via Softphone Weiterleiten mit Rückfrage: Konferenz: Sie haben ein Gespräch angenommen, im Display erscheint nun das Symbol. Sie möchten den Anrufer jetzt an jemanden vermitteln, vorher aber den Anrufer ankündigen. a) Klicken Sie dazu während des Gesprächs die Taste. Der Anrufer wird auf Halten gesetzt. b) Danach wählen Sie die Rufnummer, zu welcher Sie verbinden wollen. c) Nachdem Sie den Anrufer erfolgreich angekündigt haben, klicken Sie während des Gesprächs mit der Zielperson zur Bestätigung auf die Taste. e) Nachdem Sie das Gespräch mit dem Rückspracheteilnehmer beendet haben, leitet das Telefon das Gespräch an die Zielperson mit akustischem Signal weiter. Während der Rufphase wird der zu transferierende Teilnehmer durch ein rot blinkendes Leitungssignal angezeigt. Durch Klicken auf dessen Leitung kann das Gespräch jederzeit zurückgeholt werden. Sind mehrere Leitungen mit Gesprächspartnern belegt ( Gehalten oder im Gespräch ), können alle Teilnehmer durch Klicken der Taste in Konferenz geschaltet werden. Wählen Sie während einer Konferenz eine bislang ungenutzte Leitung, beispielsweise wegen eines eingehenden Anrufs, dann werden alle Teilnehmer in dieser Zeit auf Halten gesetzt. Nochmaliges Klicken der Taste leitet eine erneute Konferenz mit allen belegten Leitungen ein. Dies kann beliebig oft wiederholt werden, um unter anderem auch mit einem einzelnen Teilnehmer zu sprechen. 17

18 via Softphone Bannen: Ignorieren: Gespräch aufzeichnen: Stumm schalten: Klicken Sie dazu während des Klingeltons auf die Taste. Diese Funktion wird verwendet, um einen Anrufer dauerhaft zu blockieren. Anrufe werden automatisch als Bitte nicht stören gehandhabt. Der Status wird in einer Blockierte Rufnummern Liste (Sie finden diese Liste unter Telefonbuch / Historie ) geführt und kann durch heraus löschen wieder freigegeben werden. Wenn Sie die blockierten Rufnummern nicht wieder aus der Liste heraus löschen, kann der Anrufer Sie nicht erreichen. Der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Klicken Sie dazu während des Klingeltons auf die Taste. Eingehende Anrufe werden mit dieser Funktion einmalig ignoriert und der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Nach erfolgreicher Gesprächsannahme erhalten Sie das Gespräch aufzeichnen Symbol dargestellt. Klicken Sie während des Gesprächs auf die Taste. Nun wird Ihr Gespräch aufgezeichnet. Sie finden das aufgezeichnete Gespräch unter Telefonbuch / Historie. Hinweis: Wird diese Funktion aktiviert, muss der Anrufer vorher damit einverstanden sein, dass das Gespräch aufgezeichnet wird! Dem Anrufer wird kein akustisches Signal vermittelt, das auf eine Aufzeichnung hinweist! Wenn Sie Ihr Softphone Stumm schalten wollen, klicken Sie bitte die auf Taste. Das Mikrofon ist jetzt ausgeschaltet und Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht hören. Dies wird durch das blau gewordene Symbol dargestellt. Sie heben die Stummschaltung wieder auf, indem Sie nochmals auf das blaue Symbol klicken. Nun wird es wieder grau und das Mikrofon ist wieder eingeschaltet und Ihr Gesprächspartner hört Sie wieder. 18

19 via Softphone Telefonbuch / Historie: Wenn Sie klicken, kommen Sie in das Telefonbuch. Dort können Sie, unter anderem, Kontakte speichern, Ihre Anrufhistorie abfragen oder Ihre Gesprächsaufnahmen abspielen. In der Anrufhistorie gibt es die Möglichkeit über ein Editierfeld die angezeigte Nummer zu bearbeiten und direkt anzuwählen. Mit rufen Sie einen Eintrag aus Ihrer Anrufhistorie direkt zurück. Klicken Sie einfach auf den Eintrag und anschließend klicken Sie. Sie können aber auch einfach mit einem Doppelklick auf entsprechenden Eintrag den Rückruf einleiten. Mit löschen Sie einen einzelnen Eintrag aus der Anrufhistorie. Und mit löschen Sie die gesamte Anrufhistorie. Kontakte: Hier können Sie individuelle Gruppen anlegen und den einzelnen Gruppen Kontakte zuordnen. Mit fügen Sie eine neue Gruppe hinzu. Mit editieren Sie eine bestehende Gruppe. Und mit löschen Sie eine bestehende Gruppe. Mit fügen Sie neue Kontakte einer bestehenden Gruppe zu. Mit editieren Sie einen Kontakt. Und mit löschen Sie einen bestehenden Kontakt. Anrufen, direkt aus einer Applikation heraus: Sie können aus jeder Applikation heraus, die eine Telefonnummer enthält, diese sofort anwählen. Sie müssen die Nummer lediglich markieren und anschließend die PAUSE Taste auf Ihrer Tastatur drücken. 19

20 via Softphone Mikrofon Lautstärke: Laut hören : Lautsprecher-Lautstärke: Anzeige der Softphone-ID: Weiterführende Informationen: Auf Ihrem Softphone finden Sie oben links die Lautstärke-Einstellung für Ihr Mikrofon. Dort können Sie die Lautstärke für Ihr Mikrofon festlegen. Wenn Sie Ihr Gespräch über das gleiche Audiogerät wie den Klingelton hören möchten, klicken Sie bitte auf das Lautsprecher-Symbol oben in der Mitte Ihres Softphones. Das Symbol wird nun blau. Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen, klicken Sie bitte wiederholt auf das blaue Symbol. Es wird nun wieder grau und Sie hören über Ihr festgelegtes Audio Ausgabegerät. Auf Ihrem Softphone finden Sie oben in der Mitte die Lautstärke-Einstellung für Ihre Lautsprecher. Dort können Sie die Lautstärke für Ihre Lautsprecher festlegen. Wenn Sie die Softphone-ID Ihres Softphones herausfinden möchten, klicken Sie bitte. Die ID erscheint nun im Display Ihres Softphones. Sie benötigen diese gegebenenfalls bei der Konfiguration im Serviceportal. Drücken Sie auf Ihrem Softphone oben rechts auf die Taste. 20

21 Erweiterte Einstellungen Sie kommen in das Softphone Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem Softphone klicken. Dort können Sie unter Erweiterte Einstellungen Ihr Softphone detailliert konfigurieren. Zum Beispiel, dass bei Ignorieren ein Besetzt signalisiert wird, etc. via Softphone 21

22 via Softphone Wählregeln In den Einstellungen Ihres Softphones ist folgende Wählregel default eingestellt: Maximale Länge interner Rufnummern: 3 Amtskennziffer: 0 Das heißt, bei allen Rufnummern, die mehr als 3 Zeichen haben, wird automatisch eine 0 für die Amtsholung vorgewählt. Falls Sie beispielsweise 5-stellige interne Rufnummern (n) haben, ändern Sie die Länge der internen Rufnummern auf 5. Sie kommen in das Softphone Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem Softphone klicken. 22

23 via Softphone CTI Allgemein Mit dem CTI (Computer-Telefonie-Integration) Client nutzen Sie Ihren Computer als Fernbedienung für Ihr Tischtelefon. Sie können den CTI Client für alle snom und AASTRA Tischtelefone nutzen. Außerdem haben sie bei eingehenden Anrufen die Möglichkeit, den Anruf direkt über TAPI an andere Programme bspw. ein CRM- System zu übergeben (somit sehen Sie bei eingehenden Anrufen sofort den Kundendatensatz auf Ihrem Bildschirm). Softphone Software kombiniert. Für die snom Telefone können Sie auf die umfangreiche Vollversion zugreifen, also Anrufannahme, Anrufbeendung, Anrufweiterleitung, Konferenzschaltung, etc. nutzen. Für die AASTRA Telefone gibt es aktuell eine Basic Version. Das heißt, Sie haben eine Leitung zur Verfügung und können Anrufe annehmen und beenden. Des Weiteren können Sie die Funktionen Mute und Speaker nutzen. Zwei Programme in Einem! Sie können zum einen mit dem CTI Client Ihr Tischtelefon steuern. Sie haben aber auch die Möglichkeit, über den SWITCH-Button zum zu wechseln. Sie haben also 2 Programme in einer 23

24 via Softphone Wählregeln In den Einstellungen Ihres CTI Clients ist folgende Wählregel default eingestellt: Aktiv: Nein Maximale Länge interner Rufnummern: 1 Wenn Sie eine Wählregel aktivieren möchten, wählen Sie bitte Ja bei Aktiv. Anschließend können Sie die maximale Länge interner Rufnummern festlegen und eine Amtskennziffer bestimmen. In der Regel 0. Das heißt, bei allen Rufnummern, die mehr als die angegebene, maximale Länge der internen Rufnummern haben, wird automatisch eine 0 für die Amtsholung vorgewählt. Sie kommen in das CTI Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem CTI Client klicken. 24

25 via Softphone Profile Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Profile im CTI Client anzulegen. Das heißt, falls Sie ein Tischtelefon im Büro stehen haben und eins im Home-Office, können Sie dafür 2 Profile anlegen und entsprechend Ihres Standorts das passende Profil wählen. Sie kommen in das CTI Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem CTI Client klicken. Anschließend klicken Sie bitte Nun können Sie über ein neues Profil anlegen. Vergeben Sie als Erstes einen Profilnamen. Bestätigen Sie die Eingabe mit. 25

26 Profile Nun erscheint im CTI Einstellungsmenü eine Übersicht über alle angelegten Profile. Sie können beliebig viele Profile anlegen. Wählen Sie das entsprechende Profil aus, um es zu konfigurieren. Nach dem Sie das entsprechende Profil mit y bestätigt haben, gelangen Sie wieder in den CTI Client zurück. Klicken Sie nun bitte, um wieder in das CTI Einstellungsmenü zu gelangen. Nun können Sie Ihr soeben erstelltes Profil entsprechend Ihren Anforderungen konfigurieren. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. via Softphone Hinweis: Wie Sie Ihren CTI Client, entsprechend Ihres Telefons, konfigurieren, finden Sie unter D. CTI / oder. 26

27 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie eine Lokalisierung Ihres Standortes entsprechend vornehmen müssen. Das heißt, wenn Sie in Deutschland Ihr Softphone nutzen, müssen Sie die Landvorwahl 0049 für Deutschland im Softphone Einstellungsmenü konfigurieren. Sie kommen in das Softphone Einstellungsmenü, indem Sie in Ihrem Softphone klicken. via Softphone 27

28 via Softphone snom - Konfiguration Nachdem die Software erfolgreich installiert wurde, können Sie im Modus CTI Ihr snom Telefon anmelden. Bei den snom Telefonen ist die Authentifizierung erforderlich. Bitte setzen Sie den Haken in die Checkbox. Geben Sie bitte als Benutzernamen Ihre nnummer an und als Kennwort Ihren Voic Pin (z.b.1234) ein. Bitte klicken Sie: Geben Sie hier bitte die IP Adresse Ihres snom Telefons ein. Beispiel: Sie finden die IP Adresse Ihres snom Telefons, indem Sie auf die Help Taste auf Ihrem Telefon drücken. Wählen Sie hier als Drop- Down die lokale IP Adresse Ihres Computers. Das System überträgt jetzt die Konfiguration an Ihr CTI Client. Dieser ist jetzt einsatzbereit. Es wird Ihnen nun im Display der Name des snom Telefons angezeigt. 28

29 via Softphone snom - Bedienung Nun können Sie mit Hilfe des CTI Clients Ihr eingerichtetes Tischtelefon steuern. snom - Bedienung Abgehender Nun Ruf: können Sie mit Hilfe des CTI Clients Ihr eingerichtetes Tischtelefon steuern. Ankommender Anruf: d n a) Für interne Anrufe nur die Nummer der eintippen und Taste klicken. b) Für externe Anrufe die Rufnummern mit Vorwahl 0 eintippen und Taste klicken. c) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie sich beim Wählen der Nummer verwählt haben, klicken Sie einfach die Taste. Eingehende Anrufe werden mit einem großen, roten Fenster rechts unten im Bildschirm signalisiert. a) Zur Gesprächsannahme entweder auf dem Telefon die Taste klicken oder im roten Hinweisfenster die Plus-Taste klicken. b) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie einen ankommenden Anruf ablehnen wollen, klicken Sie auf die Minus-Taste im roten Hinweisfenster. Wenn Sie sich vor eingehenden Anrufen schützen wollen, klicken Sie bitte die Taste. Eingehende Anrufe werden nicht signalisiert (kein Klingeln). Der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Um die Anrufsperre ( Bitte nicht stören ) wieder aufzuheben, klicken Sie auf die Taste. 29

30 via Softphone snom - Bedienung Anklopfen und Makeln (Umschalten): Weiterleiten ohne Rückfrage: a) Wenn Sie bereits ein Gespräch führen, leuchtet links oben eine bis für Leitung 1 bis 6. b) Wenn Sie ein zweites Gespräch aufbauen wollen, klicken Sie auf ein freies Leitungssymbol und wählen Sie dann die Rufnummer. c) Wenn Sie gleichzeitig durch eine zweite Person angerufen werden, blinkt ein Leitungssymbol und Sie hören einen Anklopfton. Klicken Sie auf das blinkende Leitungssymbol zur Annahme des Gespräches. d) Jetzt können Sie durch Anklicken der Leitungssymbole zwischen den Gesprächen makeln. Dabei wird das geführte Gespräch durch ein konstant leuchtendes Leitungssymbol und das bzw. die wartende(n) Gespräch(e) durch blinkende Leitungssymbole signalisiert. e) Um ein Gespräch zu beenden, klicken Sie die Taste. Nach erfolgreicher Gesprächsannahme erhalten Sie das Transfer Symbol dargestellt. a) Klicken Sie dazu während des Gespräches die Taste. Der Anrufer wird auf Halten gesetzt. b) Danach wählen Sie die Rufnummer, zu welcher Sie verbinden wollen. c) Anschließend klicken Sie bitte die Taste. Das Gespräch wird direkt weitergeleitet und Ihr Telefon ist wieder frei. 30

31 snom - Bedienung Konferenz: Sind mehrere Leitungen mit Gesprächspartnern belegt ( Gehalten oder im Gespräch ), können alle Teilnehmer durch Klicken der Taste in Konferenz geschaltet werden. So können maximal 3 Personen miteinander in Konferenz telefonieren. Wählen Sie während einer Konferenz eine bislang ungenutzte Leitung, beispielsweise wegen eines eingehenden Anrufs, dann werden alle Teilnehmer in dieser Zeit auf Halten gesetzt. Nochmaliges Klicken der Taste leitet eine erneute Konferenz mit allen belegten Leitungen ein. Dies kann beliebig oft wiederholt werden, um unter anderem auch mit einem einzelnen Teilnehmer zu sprechen. Eine Konferenz kann jedoch nur mit maximal 3 Personen geführt werden. via Softphone Stumm schalten: Laut hören : Wenn Sie Ihr Tischtelefon Stumm schalten wollen, klicken Sie bitte die auf Taste. Das Mikrofon ist jetzt ausgeschaltet und Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht hören. Sie heben die Stummschaltung wieder auf, indem Sie nochmals auf die Taste klicken. Das Mikrofon ist wieder eingeschaltet und Ihr Gesprächspartner hört Sie wieder. Wenn Sie Ihr Gespräch über die Lautsprecher des Tischtelefons hören möchten, klicken Sie bitte auf das Lautsprecher-Symbol oben in der Mitte Ihres CTI Clients. Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen, klicken Sie bitte wiederholt auf das Symbol. 31

32 via Softphone snom - Bedienung Ignorieren: Klicken Sie dazu während des Klingeltons auf die Taste. Eingehende Anrufe werden mit dieser Funktion einmalig ignoriert und der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Anrufen, direkt aus einer Applikation heraus: Sie können aus jeder Applikation heraus, die eine Telefonnummer enthält, diese sofort anwählen. Sie müssen die Nummer lediglich markieren und anschließend die PAUSE Taste auf Ihrer Tastatur drücken. 32

33 via Softphone AASTRA - Konfiguration Nachdem die Software erfolgreich installiert wurde, können Sie im Modus CTI Ihr AASTRA Telefon anmelden. Bei den AASTRA Telefonen ist die Authentifizierung erforderlich. Bitte setzen Sie den Haken in die Checkbox. Geben Sie bitte als Benutzernamen user und als Kennwort Ihren Voic Pin (z.b.1234) ein. Bitte klicken Sie: Geben Sie hier bitte die IP Adresse Ihres AASTRA Telefons ein. Beispiel: Sie finden die IP Adresse Ihres AASTRA Telefons, indem Sie auf die Werkzeugtaste auf Ihrem Telefon drücken und anschließend Telefonstatus und IP&MAC Adressen drücken. Wählen Sie hier als Drop- Down die lokale IP Adresse Ihres Computers. Das System überträgt jetzt die Konfiguration an Ihr CTI Client. Dieser ist jetzt einsatzbereit. Es wird Ihnen nun im Display der Name des AASTRA-Telefons angezeigt. 33

34 via Softphone AASTRA - Bedienung Nun können Sie mit Hilfe des CTI Clients Ihr eingerichtetes Tischtelefon steuern. Abgehender Ruf: Ankommender Anruf: d n a) Für interne Anrufe nur die Nummer der eintippen und Taste klicken. b) Für externe Anrufe die Rufnummern mit Vorwahl 0 eintippen und Taste klicken. c) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie sich beim Wählen der Nummer verwählt haben, klicken Sie einfach die Taste. Eingehende Anrufe werden mit einem großen, roten Fenster rechts unten im Bildschirm signalisiert. a) Zur Gesprächsannahme entweder auf dem Telefon die Taste klicken oder im roten Hinweisfenster die Plus-Taste klicken. b) Nach Gesprächsende Taste klicken. Wenn Sie einen ankommenden Anruf ablehnen wollen, klicken Sie auf die Minus-Taste im roten Hinweisfenster. Wenn Sie sich vor eingehenden Anrufen schützen wollen, klicken Sie bitte die Taste. Eingehende Anrufe werden nicht signalisiert (kein Klingeln). Der Anrufer hört das gewohnte Rufzeichen. Um die Anrufsperre ( Bitte nicht stören ) wieder aufzuheben, klicken Sie auf die Taste. 34

35 via Softphone AASTRA - Bedienung Stumm schalten: Laut hören : Wenn Sie Ihr Tischtelefon Stumm schalten wollen, klicken Sie bitte die auf Taste. Das Mikrofon ist jetzt ausgeschaltet und Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht hören. Sie heben die Stummschaltung wieder auf, indem Sie nochmals auf die Taste klicken. Das Mikrofon ist wieder eingeschaltet und Ihr Gesprächspartner hört Sie wieder. Wenn Sie Ihr Gespräch über die Lautsprecher des Tischtelefons hören möchten, klicken Sie bitte auf das Lautsprecher-Symbol oben in der Mitte Ihres CTI Clients. Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen, klicken Sie bitte wiederholt auf das Symbol. Anrufen, direkt aus einer Applikation heraus: Sie können aus jeder Applikation heraus, die eine Telefonnummer enthält, diese sofort anwählen. Sie müssen die Nummer lediglich markieren und anschließend die PAUSE Taste auf Ihrer Tastatur drücken. 35

36 Outlook Plugin - Allgemein via Softphone Hinweis Softphone: Mit dem Outlook Plugin können Sie direkt aus Outlook eine Rufnummer oder einen Kontakt über Ihr Softphone oder Ihr Tischtelefon anwählen. Nach der Installation bitte unter Wähloptionen X-Phone Multiline als Leitung wählen. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Kontakt. Anschließend wählen Sie Kontakt anrufen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort klicken Sie bitte Wähloptionen. Anschließend wählen Sie bitte X-Phone Multiline als Leitung, über die sie verbunden werden wollen. Somit können Sie direkt aus Outlook telefonieren. Das heißt, Anrufe entgegennehmen, Anrufe einleiten, sogar Telefonkonferenzen führen und viele weitere Funktionen nutzen. Somit haben Sie eine komplette Outlook Integration für Ihr Softphone und Ihren CTI Client. 36

37 via Softphone Outlook Plugin - Funktionen Hinweis: So werden Ihnen eingehende oder verbundene Anrufe signalisiert. Die Funktionsweise der einzelnen Funktionen ist analog zum Softphone und zum CTI Client. Sie finden die Beschreibung der Funktionen im jeweiligem Abschnitt des Handbuchs. Hier sehen Sie die Leitungen, die Ihnen zum Telefonieren zur Verfügung stehen (1 bis 6). Symbol Bedeutung Dieses Symbol signalisiert Ihnen, ob die Verbindung zum SIP Server hergestellt ist Mikrofon an/aus Ignorieren Bannen (nicht im CTI Modus möglich) DND Bitte nicht stören Wahlwiederholung (Redial) Konferenz Anrufhistorie Kontakt bei Anruf automatisch öffnen 37

38 Outlook Plugin - Funktionen via Softphone Symbol Bedeutung Wenn Sie einen Kontakt markiert haben, sehen Sie hier als Dropdown die Rufnummern des Kontakts. Einfach die entsprechende anklicken und das Gespräch wird eingeleitet. Hier wählen Sie den Amtskopf, über den Sie telefonieren möchten. Falls Sie mehrere Rufnummern besitzen, können Sie hier diese angeben, die Sie ausgehend signalisieren möchten. Dazu müssen Sie die entsprechende Leitungsnummer der Rufnummer eingeben (1-stellig, 2-stellig oder 3-stellig). Wenn Sie die Leitungsnummern nicht kennen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator in Verbindung. Zeige den Client (Softphone oder CTI) Minimiere den Plugin Outlook-Daten synchronisieren mit Plugin Weiterleitung während eines Gesprächs einleiten Rückfrage/Makeln während eines Gesprächs einleiten 38

39 via Softphone Funktionen Abgehender Ruf: Bei abgehenden Anrufen haben Sie prinzipiell zwei Möglichkeiten, eine Nummer zu wählen. Entweder Sie wählen einen direkten Kontakt aus Ihrem Outlook Adressbuch an, oder Sie tippen manuell eine Rufnummer in den Plugin. Wenn Sie einen Kontakt anrufen möchten, klicken Sie diesen bitte an. Nun wird Ihnen links oben in der Titelleiste das Symbol angezeigt. Dort können Sie als Dropdown die gewünschte Nummer des ausgewählten Kontakts auswählen und direkt anwählen. Wenn Sie eine Rufnummer manuell in eingeben möchten, müssen Sie einfach auf eine freie Leitung anklicken. Anschließend öffnet sich ein Editierfeld, wo Sie dann eine beliebige Rufnummer eingeben können. Um die Rufnummer anzuwählen, klicken Sie entweder oder bestätigen einfach mit Enter. Eingehender Anruf: Bei einem eingehenden Anruf blinkt die entsprechende Leitung im Plugin. Es wird wie folgt signalisiert: Klicken Sie einfach auf die Leitung, um das Gespräch anzunehmen. Hinweis: Wenn der Anrufer als Kontakt in Ihrem Outlook Adressbuch gespeichert ist, wird sein Name und seine Rufnummer angezeigt. Falls der Anrufer nicht gespeichert ist, wird lediglich die Rufnummer angezeigt. Wenn Sie klicken, öffnet sich der entsprechende Outlook Kontakt des Anrufers. Falls es noch keinen Adressbucheintrag gibt, öffnet sich ein leeres Kontaktformular, um den neuen Kontakt anzulegen. 39

40 via Softphone Funktionen Weiterleiten ohne Rückfrage: Nach erfolgreicher Gesprächsannahme haben Sie die Möglichkeit einen Anruf direkt weiterzuleiten: a) Klicken Sie dazu während des Gespräches die Taste im Outlook Plugin. b) Danach öffnet sich ein PopUp. Geben Sie dort die gewünschte Rufnummer ein, an die Sie weiterleiten möchten. c) Anschließend klicken Sie bitte die Taste. Beispiel Rufnummer: Das Gespräch wird direkt weitergeleitet und Ihr Telefon ist wieder frei. 40

41 via Softphone Funktionen Weiterleiten mit Rückfrage: Sie haben ein Gespräch angenommen. Sie möchten den Anrufer jetzt an jemanden vermitteln, vorher aber den Anrufer ankündigen: a) Klicken Sie dazu während des Gesprächs die Taste im Outlook Plugin. b) Danach öffnet sich ein PopUp. Geben Sie dort die gewünschte Rufnummer ein, an die Sie vermitteln möchten. c) Anschließend klicken Sie bitte die Taste. Der Anrufer wird auf Halten gesetzt. d) Nachdem Sie den Anrufer erfolgreich angekündigt haben, klicken Sie während des Gesprächs mit der Zielperson zur Bestätigung auf die Taste im Outlook Plugin. Das Gespräch wird vermittelt und Ihr Telefon ist wieder frei. Beispiel Rufnummer: