nextime-fachapéro Dynamics CRM & SharePoint integriert Simon Tauscheck David Bohmert mission possible

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1 nextime-fachapéro Dynamics CRM & SharePoint integriert Simon Tauscheck David Bohmert / Folie 1 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

2 Agenda» Intro» Dynamic CRM Fokus» SharePoint Fokus» Integrationsmöglichkeiten (Szenarien)» Dokumentenverwaltung» «UI Integration»» Integration via Outlook» SharePoint Search Integration» Publikationsszenario» Case Study SwissCore (David Bohmert)» Summary - Key Facts» Apéro / Folie 2 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

3 About me Simon Tauscheck Kompetenzen» MS Dynamics CRM , Architektur, Programmierung, Konfiguration» SharePoint , Architektur, Programmierung, Konfiguration» Seit 2004 bei der Nexplore AG» Seit 2011 als CRM Tech-Lead» 2014 Bachelor Thesis «CRM & SharePoint Integration»» Microsoft SQL Server, BI».NET 4.5, HTML, ASP.NET, JavaScript» Structured Analyse / Design, UML» Visual Studio 2013, Team Foundation Server» Scrum, HERMES / Folie 3 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

4 Massgeschneiderte Software-Lösungen Beratung, Projektmanagement, Analyse, Lösungskonzeption, Architekturdesign, Entwicklung, Konfiguration, Integration, Usability, Testing & QS, Deployment, Einführung, Ausbildung, Betrieb, Support, Weiterentwicklung / Folie 4 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

5 Dynamics CRM Fokus Funktionelle Stärken Gängige Einsatzgebiete» Verkauf, Marketing Funktionalitäten» Strukturierte Datenmodelle» Konfigurative Erweiterung (xrm)» Prozessorientiertes Design (2013)» Workflows auf strukturierten Daten» Reporting auf strukturierten Daten» Kundendatenbank /-pflege» Verkaufsförderung» Kampagnenplanung» xrm Geschäftsspezifische Modellerweiterungen / Folie 5 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

6 SharePoint Fokus Funktionelle Stärken Gängige Einsatzgebiete» Dokumenten Management» Collaboration & Social» Web Content Management» Enterprise Search» Nicht-Strukturierte Daten» Business Intelligence / Reporting» Intranet/Extranet» Öffentliche Webseiten (2013)» My Sites, Chats, Blogs, etc.» Dokumentorientierte Workflows / Folie 6 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

7 Integrationsszenarien und Konzepte / Folie 7 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

8 SharePoint Dokumente in CRM / Folie 8 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

9 SharePoint Dokumente in CRM / Folie 9 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

10 SharePoint Dokumente in CRM Einsatzgebiete Erforderliche Planung» Dokumentenablage je Datensatz (Firma/Kontakt/ )» Arbeit an Dokumenten hauptsächlich aus CRM» Einheitliche Ordnerstruktur je Datensatz» Berechtigungskonzepte berücksichtigen / Folie 10 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

11 Konzept «UI Integration» CRM Formular SP Seite Webresource Embedded Code / Folie 11 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

12 Szenario «UI Integration» auf CRM / Folie 12 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

13 Szenario «UI Integration» auf CRM / Folie 13 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

14 Einsatzgebiete «UI Integration» Einsatzgebiete Planung und Anforderungen» Einbetten des anderen Systems» Zugriff von CRM Formular» Zugriff von jeder SP Seite» Geringe Komplexität (preiswert)» Ohne übergreifende Workflows» Berechtigungskonzepte berücksichtigen» Mobile/Desktop Ansicht differenzieren» Usability-Aspekte / Folie 14 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

15 Konzept BDC / Folie 15 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

16 Szenario SharePoint BDC/Search Integration / Folie 16 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

17 Szenario SharePoint BDC/Search Integration / Folie 17 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

18 Szenario SharePoint BDC/Search Integration / Folie 18 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

19 Szenario SharePoint BDC/Search Integration / Folie 19 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

20 Szenario SharePoint BDC/Search Integration / Folie 20 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

21 Einsatzgebiete SharePoint BDC/Search Integration Einsatzgebiete Planung und Anforderungen» SP-Search Indexierung von CRM Daten» SP-Seitiges Verknüpfen mit CRM Datensätzen» Einfaches CRM-Read Konzept» Einfache Szenarien konfigurierbar» Komplexere Szenarien mit Weiterentwicklung möglich / Folie 21 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

22 Outlook als gemeinsamer Client für CRM / Folie 22 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

23 / Folie 23 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

24 und SharePoint / Folie 24 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

25 Einsatzgebiete Outlook Client Integration Einsatzgebiete Planung» Synchronisation CRM Standard Entitäten (offline)» Arbeiten mit CRM Aktivitäten (Tasks)» Ablage von Mails (CRM) und Attachements (SP)» Verschicken von Dokumenten» Organisatorische Synchronisationsregeln» Organisatorische Regelung, wann Tracken/Ablegen / Folie 25 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

26 Publikationsszenario - Case Study SwissCore» David Bohmert / Folie 26 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

27 Rue du Trône BRÜSSEL BELGIEN Telefon

28 Erneuerung und Optimierung IT-Systeme SwissCore nextime-fachapèro Bern, 14. März 2014 David Bohmert (Büroleiter) Rue du Trône BRÜSSEL BELGIEN Telefon

29 Übersicht Referat zu mir über SwissCore Ausgangslage Lösung Einsatz IT-Systeme Nutzen und Mehrwert

30 David Bohmert 1972 Born in Maur (ZH) 1990 Rudolf-Steiner Schule Zürich 1992 Eidgenössische Maturität 1999 Master of Arts in Public Administration at Universiteit van Amsterdam (UvA) Officer for third party funding at UvA Responsible for International Affairs at Dutch Rectors Conference VSNU (The Hague) Officer at Netherlands house for Education and Research (Brussels) 2011 Head of Office at SwissCore (Brussels) 2011 Swiss Delegate in European Strategy Forum on Research Infrastructures and Member of Working Group on Implementation Chair of Informal Group of RTD Liaison Offices

31 SwissCore Contact Office for European Research, Innovation and Education ist seit 1995 das Verbindungsbüro des Schweizerischen Nationalfonds (SNF) in Brüssel und wird vom Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) mitfinanziert. Seine Schweizer Partner sind Euresearch im Bereich Forschung und Innovation sowie die ch Stiftung im Bereich Bildung. SwissCore ist Mitglied der Informal Group of RTD Liaison Offices (IGLO). wir: bringen die schweizerische und europäische Forschungs-, Innovations- und Bildungslandschaft zusammen unterstützen die Teilnahme der Schweizer Wissensinstitutionen an den Europäischen Programmen

32 Aufgaben und Dienstleistungen I frühzeitige und rasche Informationssammlung Hochwertige Informationsbeschaffung Artikel, Infomail, Notizen und Berichte SwissCore Synopsis Vernetzung CH-EU Wisseninstitutionen Teilnahme und Organisation von Sitzungen Teilnahme an und Organisation von Veranstaltungen Präsentationen und Reden

33 Aufgaben und Dienstleistungen II Unterstützung der Schweizerischen Institutionen Fragen beantworten Maklertätigkeit Strategische Beratschlagung Organisation von Besuchen Brüssel Praktika spezielle Schulung Bereitstellung von Sitzungsräumen und Arbeitsplätzen Sichtbarmachung der Schweizerischen Institutionen ad hoc und ad personam Vertretung Zusammenarbeit in IGLO

34 Organisation Head of Division International Co-operation SNSF Jean-Luc Barras Accompanying Committee Head of Office (30+70) David Bohmert Office Manager (100) Anja Belaey Assistant (2/3) Tawanda Daka European Advisor for Research (100) Student Trainee for Research (100) European Advisor for Innovation (80) Student Trainee for Innovation (100) European Advisor for Education (80) Martin Müller Isabel Bolliger Maria Youssefzadeh Sarah Ott Florence Balthasar

35 Ausgangslage verschiedenen IT-Systeme und Applikationen waren nicht miteinander verbunden was zu Doppelspurigkeiten und Ineffizienz führte angebotgesteuerte Arbeitsweise beschränkte die Effektivität der Arbeit und die Kontinuität des Wissens und der Netzwerke und die Zielgruppen wurden nur suboptimal erreicht

36 Lösungsansatz Konsolidierung und zeitgemäße, zukunftsgerichtete Digitalisierung im Hinblick auf die neue Generation Europäischer Programme ab (Horizont 2020 und Erasmus für Alle) mit ihrer Komplexität und ihrem erhöhten Vernetzungsbedarf Effektivität und Effizienz sollten erhöht werden durch eine mehr nachfragegesteuerte und kundenfreundliche Arbeitsweise

37 Einsatz IT-Systeme FORMAL AND INFORMAL INTELLIGENCE Dossiers 1. societal effect 2. policy 3. programme 4. project Interests 1. European 2. Swiss 3. other national 4. stakeholder Events Meetings Organisations Persons Documents Contacts single & multiple 7. to evaluate 6. to disseminate 5. to edit WORKFLOW 0. to identify CMS CRS MIS push & pull 1. to gather 2. to store/ share 3. to decide on SERVICES to provide high-quality information SwissCore Synopsis infomails articles fact sheets and position papers reports presentations and speeches to liaise between Europe and Switzerland meetings with Swiss clients meetings with Europeans participate at events organise events to support Swiss participation answering questions brokerage and troubleshooting office space and meeting facilities Stages and traineeships (high-level) visits of Swiss actors in Brussels to promote Swiss knowledge institutions Informal Group of RTD Liaison Offices (IGLO) ad hoc replacements or ad personam mandates 4. to produce quality assurance

38 Nutzen und Mehrwert 1. optimale Unterstützung durch und Verbindung der Systeme (Website = Content Management System; Kontaktdatenbank = Customer Relations System und Management Information System) für die operationellen Arbeitsabläufe 2. zeitgemässe und erweiterte Adressenadministration zur optimalen Erreichung der Kundenkreise 3. mehr Rückmeldung zur Qualität der Dienstleistungen und optimale Umsetzung dieser Rückmeldungen in den Arbeitsabläufen 4. bessere und konsistente Vorlagen 5. optimale Erfassung von Managementinformation über die Dienstleistungen und Netzwerke (Kontakte)

39 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? Besuchen Sie unsere neue Webseite: David Bohmert (Büroleiter) Rue du Trône BRÜSSEL BELGIEN Telefon

40 Publikationsprozess SwissCore ACS Kontakte 3 4 Authentication ADFS Events 1 2 Sync Service 6 Events 3 Einladung 4 Registration Teilnehmer Event Kontakt / Folie 40 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

41 Live DEMO / Folie 41 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

42 Publikationszenario Einsatzgebiete Planung und Anforderungen» Übergreifende Geschäftsprozesse/ Workflows» Prozess mit unterschiedlichen Zielgruppen» Prozess detailliert spezifizieren» Konzeptauswahl (Cloud Service / Produkt / Individual)» Deployment-Prozess beachten / Folie 42 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

43 Fazit Key Facts» SharePoint und CRM bieten viele gute Möglichkeiten um die Systeme integriert zu nutzen.» Die Kunst der erfolgreichen Integration ist die richtige Wahl / Folie 43 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

44 Diskussion & Fragerunde / Folie 44 / nextime SharePoint und Dynamics CRM

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