xrm Project Das 4. Modul Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM

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1 xrm Project Das 4. Modul Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM xrm Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM. Von der Projektplanung, Koordination, Zeiterfassung und dem Ressourcenmanagement bis hin zur Fakturierung von Projekten sind alle Funktionen enthalten. Mobile Erweiterungen und viele Schnittstellen runden die Lösung ab. Weitere Informationen unter:

2 Nutzen Ihre Vorteile durch integriertes Projektmanagement Nutzen für die Geschäftsleitung Kurze Einführungszeit Der hohe Integrationsgrad und die bekannte CRM Oberfläche verkürzen die Einführungszeit von Projektmanagement mit dem 4. Modul in Ihrem Unternehmen auf wenige Wochen Kostengünstige Gesamtlösung Voll integrierte CRM Plattform bedeutet die Verringerung von IT Insellösungen Verschenken Sie nichts! Die einfache Leistungserfassung für Mitarbeiter führt zu messbar mehr fakturierbaren Leistungen Effektive Unternehmenssteuerung Echtzeit-Informationen zu laufenden Projekten und zur globalen Ressourcenauslastung erleichtern Ihnen die Steuerung des Unternehmens Aufwand und Ertrag von Projekten jederzeit sichtbar xrm Project stellt erfolgsrelevante Informationen und Reports in Echtzeit zur Verfügung Vorteile für die Projektleiter Zugang zur globalen Ressourcenauslastung Ihr Zugang zur globalen Ressourcenauslastung unterstützt Sie bei der Projektplanung Einfacheres Daten Management Ihr bestehendes CRM System stellt bereits viele relevante Informationen zur Verfügung Unterstützung durch Vorlagenfunktionalität Der Planungsaufwand reduziert sich erheblich Schnelle Erstellung von Rechnungen Leistungsnachweise für Kunden werden auf Knopfdruck erzeugt Steuern Sie mit mehr Sicherheit Viele Plan/Soll/Ist-Übersichten fokussieren Sie auf wichtige Projektbereiche Nutzen für die Anwender Einfache Bedienung Die Anwendungsoberfläche des 4. Moduls entspricht genau den anderen 3 Modulen von Microsoft CRM Individuelle Terminplanung Klare Übersicht von eigenen Arbeitspaketen und Aktivitäten Freie Wahl des Frontends Benutzen Sie das 4. Modul auch über Outlook oder im Webbrowser (offline und online) Flexibilität durch Überallverfügbarkeit xrm Project in Outlook ist natürlich offlinefähig, oder Sie nutzen Ihr Smartphone Mehr Flexibilität bei der Leistungserfassung Es stehen Ihnen 11 verschiedene Alternativen für Zeiterfassung zur Verfügung. Diese können Sie sogar beliebig mischen. Positiv für die Systemadministratoren Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig Das 4. Modul läuft komplett innerhalb der Microsoft CRM Plattform Schnelle Verfügbarkeit xrm Project wird nicht klassisch installiert sondern innerhalb weniger Minuten importiert Keine 2. Datenbank xrm Project basiert ausschließlich auf der Microsoft CRM-Datenbank Kein zusätzliches Backup Keine 2. Datenbank kein zusätzliches Backup Keine Client-Installation erforderlich Das xrm Project nutzt ausschließlich die vorhandene CRM Technologie

3 Projektplanung Projekte erstellen und Strukturieren Mit dem xrm Project erstellen und strukturieren Sie Ihre Projekte direkt in Microsoft CRM. Sie können Projekte manuell erstellen, aus Vorlagen generieren oder aus Microsoft Project importieren. Phasen, Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete können im Projektstrukturplan (PSP) definiert und in beliebiger Tiefe angeordnet werden. Die Projektstruktur und logische Abhängigkeiten können im Gantt visualisiert werden. Generieren von Projekten aus Vorlagen Standardisierte Projektabläufe können Sie im CRM als Vorlagen hinterlegen und bei Bedarf immer wieder Projekte auf Basis dieser Vorlagen generieren. Das Start- oder Enddatum der neuen Projekte ist frei wählbar. Die Fälligkeit der Projektphasen, Meilensteine, Arbeitspakete usw. wird auf Basis des vergebenen Datums für Sie automatisch neu berechnet. Selbst in individuellen Projekten können standardisierte Elemente aus Vorlagen verwendet werden. Ressourcenplanung im Projekt Im Ressourcenplaner weisen Sie den Projekten die benötigten Ressourcen zu. Die Zuweisung kann konkret auf Mitarbeiteroder aber auch auf Abteilungsebene erfolgen. Die Verfüg- barkeit bzw. die geplante Auslastung der Mitarbeiter wird Ihnen dabei immer angezeigt. Wenn Sie möchten werden bei der Planung die Skills der Mitarbeiter berücksichtigt.

4 Ressourcenmanagement Ressourcenmanagement im Projektverlauf Im laufenden Projekt können Sie immer wieder die geplanten gegen die aktuell benötigten Ressourcen abgleichen und falls erforderlich Änderungen vornehmen. Die Auswirkungen von krankheitsbedingten Ausfällen oder Terminänderungen beim Kunden werden sofort transparent. Mit wenigen Klicks ist das Projekt umorganisiert. Die Arbeitspläne der betroffenen Teammitglieder werden dann vom System sofort aktualisiert. Unternehmensweite Ressourcenauslastung Sichten über die globale Ressourcenverfügbarkeit sind vorhanden. Bereits im Rahmen einer Projektinitiierung können Sie damit die Realisierbarkeit eines Projektes überprüfen bzw. Realisierungszeiträume einschätzen.

5 Budgetierung, Controlling und Mobilität Kostenplanung und Budgetierung xrm Project unterstützt Sie bei der Budgetierung. Auf allen Ebenen können Sie Kosten planen oder Budgets vergeben. Deren Einhaltung ist später im laufenden Projekt jederzeit überprüfbar. Auch bei Budgetänderungen bleiben die ursprünglichen Werte für eine Nachkalkulation erhalten. Kostencontrolling / Berichte / Dashboards xrm Project bietet umfangreiche Möglichkeiten für das Controlling und die Auswertung von Projekten. Abfragen sind jederzeit möglich. Ein Dashboard mit zahlreichen Diagrammen sorgt für den täglichen Überblick in Sekunden. Weiterführende Reports machen die für Sie wichtigen Details transparent. Alle Reports & Dashboards können Sie selbst oder Ihr Implementierungspartner auf Ihre speziellen Bedürfnisse hin anpassen. Reisemanagement in Microsoft CRM Das Reisemanagement ermöglicht die Planung, die Organisation und die Abrechnung von Reisen innerhalb von Microsoft CRM. Über das integrierte Belegmanagement wird die Abrechnung der Reise für Mitarbeiter und Kunden ermöglicht. Auch ein Spesenrechner ist enthalten. Mobile Erweiterungen Die Projektmanagement-Funktionalität von xrm Project können Sie unterwegs auf Windows-Mobile-Smartphones, auf Blackberrygeräten oder auf dem iphone nutzen. Anwender im Außendienst können somit direkt im Smartphone Leistungszeiten erfassen, Projektleiter sind mobil über ihre Projekte informiert und können jederzeit reagieren.

6 Zeiterfassung und Abrechnung Leistungs- und Zeiterfassung Zeiterfassung über detaillierte Aktivitäten Zeiterfassung größerer Leistungsblöcke Zeiterfassung über die Schnellerfassungsmaske xrm Project beinhaltet vielfältige Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Dabei steht die Flexibilität für den Mitarbeiter im Mittelpunkt. Er kann aus 11 verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten auswählen. Es stehen eine Schnellerfassungsmaske, sämtliche Aktivitätstypen von Microsoft CRM und auch eine Sammelerfassungsmaske zur Verfügung. Auch die Leistungserfassung von externen Dienstleistern wird unterstützt. Abrechnung und Fakturierung Abrechnung gegenüber Kunden, Mitarbeitern oder externen Ressourcen Die Abrechnungskomponente von xrm Project ermöglicht es Ihnen aus Projekten heraus Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen. Sowohl die Abrechnung zu Festpreisen als auch nach Time & Material wird unterstützt. Bei der Abrechnung nach Time & Material können Sie die erfassten Projektleistungen sehr komfortabel in einer einzigen Bildschirmmaske überarbeiten und abrechnungsrelevante Leistungen als solche markieren. Leistungsnachweise Die Generierung der Leistungsnachweise erfolgt auf Knopfdruck vollautomatisch. Sie können die Leistungsnachweise anschließend ausdrucken und als PDF oder als Excel-Dokument speichern. ERP-Integration bzw. Rechnungsstellung im CRM xrm Project ist für die Übergabe aller rechnungsrelevanten Informationen an die Schnittstellen von NAV, SAP oder Datev vorbereitet. Alternativ können Sie mit der Faktura-Funktion Rechnungen direkt im CRM erstellen und ausdrucken.

7 Funktionsliste Projektplanung Erstellen Erstellung und Strukturierung von Projekten direkt in Microsoft CRM Import von Projekten aus Microsoft Project Beliebig breite und tiefe Projektbäume zur Abbildung von kleinen Initiativen bis hin zu Großprojekten Umfangreiche Eingabemöglichkeiten von Zusatzinformationen wie z.b. Risiken oder Prioritäten Projektvorlagen Wiederkehrende Projekte in Sekunden aus Vorlagen erzeugen Fälligkeiten von Aktivitäten werden automatisch neu terminiert Individuelle Projekte können von Standard-Vorlagenelementen profitieren Vorlagen können beliebig Teilprojekte, Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete enthalten Falls nötig können Vorlagen Aktivitäten wie z.b. Aufgaben, s, Termine und Anrufe enthalten Termine aus Vorlagen werden automatisch auf Basis des Start- oder Enddatums, an dem das neue Projekt erstellt wird, neu berechnet und zugewiesen Vorlagenerstellung und -gebrauch kann durch Sicherheitsrollen eingeschränkt werden Strukturieren Erstellung von Projektstrukturplänen (PSP) Visualisierung von Projektstrukturen im Gantt Chart Benutzerdefinierte Kombination von Projekt-Phasen, Teilprojekten und Arbeitspaketen Arbeit, Dauer, Kosten und Ertrag werden durch den gesamten Projektbaum vererbt Projektstrukturen sind beliebig anpassbar auch in laufenden Projekten Strukturierung sowohl von Pionierprojekten und Standardprojekten als auch von internen/externen Projekten Flexible Organisation von kleinen Vorhaben bis hin zu Großprojekten Ressourcenmanagement Vollständig integrierte Ressourcenplanung in Microsoft CRM Zuteilung von Ressourcen auf Projektknoten Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen und an externe Ressourcen Anzeige der zugeteilten Arbeitspakete und Termine direkt im Arbeitsplan des Mitarbeiters Gegenüberstellung von geplanten und zugeteilten Personentagen Validierung der Ressourcenverfügbarkeit gegen die unternehmensweite Ressourcenauslastung Optionales Skillmanagement (Fähigkeiten, Erfahrung, Sprachen, usw.) Projektsteuerung Projektsteuerung auf Basis der Dimensionen Arbeit, Kosten, Dauer und Erträge möglich Zahlreiche Reports sorgen für Transparenz im Projekt Proaktiver Versand von Statusberichten an ausgewählte Benutzer bei Abweichungen Neuplanung von laufenden Projekten jederzeit möglich Isolierte Betrachtung und Bewertung von Projekten auch in einzelnen Teilen möglich Multiprojekt- und Programm-Management Unternehmensweites Gantt Chart über alle Projekte Unternehmensweite Ressourcenauslastung Sichten für Tage, Monate, Quartale und Jahre Diverse Filtermöglichkeiten (extern/intern; Klassifikationen) Drill Down Funktionen für noch detailliertere Auswertungen Portfoliodarstellung zur Priorisierung von Projekten Bewertung von Projekten nach den Kriterien Attraktivität und Risiko Unterstützung bei der Organisation von geteilten Ressourcen Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Feiertag, Betriebsferien) dienen als Basis für die Ressourcenplanung Leistungs- und Zeiterfassung Rückmeldung über persönlichen Arbeitsplan möglich Zeiterfassung für Mitarbeiter über Microsoft CRM Aktivitäten (Outlook oder Webzugriff) Zeiterfassung für Mitarbeiter über eine Schnellerfassungsmaske Zeiterfassung für Mitarbeiter über Sammelbelege Leistungserfassung für externe Dienstleister Zeiterfassung auch offline oder mobil möglich Vollautomatische Synchronisation mit dem Outlook Kalender Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement direkt in Microsoft CRM Aus- und Einchecken von Dokumenten Versionierung und Archivierung Workflows zur Abbildung von Überarbeitungsprozessen Keine zusätzlichen Lizenzkosten durch Nutzung der Sharepoint Services Reisemanagement Organisation sämtlicher Reiseaktivitäten direkt in Microsoft CRM Alle Reisen komplett im Outlook Kalender sichtbar Belegmanagement inkl. Nummerierung für alle gängigen Belegtypen Integration eines Spesenkalkulators mit Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben Erstellung von Reisekostenabrechnungen pro Mitarbeiter für die Personalabteilung Belegerfassung und Reisemanagement auch offline oder mobil möglich Projektcontrolling Aktive Systemunterstützung beim Projektcontrolling Controlling über alle Kostenarten auf allen Ebenen Soll/Ist Vergleiche möglich Proaktive Information durch das System über Workflows Dashboards mit Controllingreports und Excel Export Kosten können Teilprojekten, Projektphasen und Arbeitspaketen zugeordnet werden Berichtswesen Umfangreiche Berichtsbibliothek Technische Basis sind die SQL Server Reporting Services Reports auch für Projektleiter, Finanzcontrolling, Mitarbeiterabrechnung Abonnieren von gewünschten Berichten als , PDF, Excel oder HTML Alle Berichte können einfach selbst angepasst werden Arbeit, Dauer und Kosten getrennt auswertbar Soll/Ist Vergleiche in allen Ebenen möglich Aufwand und Ertrag von Projekten auf einen Blick Schnittstellen zu Microsoft Project, SAP und NAV Faktura Übergabe an Datev über die optionale Donaubauer Datev Schnittstelle Übergabe an NAV über den Microsoft Dynamics Connector Übergabe an SAP über optionalen BizTalk Rödl Adapter Microsoft Excel Export von statischen und dynamischen Excel Sheets Generierung von Excel Cubes zur Abbildung von BI Funktionalität im Projektmanagement Microsoft Project (Import & Export) Import und Export von Microsoft Project Projektplänen Einlesen von Phasen, Teilprojekten, Arbeitspaketen und Meilensteinen mit beliebiger Projektstruktur und tiefe inkl. konkreter CRM Aktivitäten Kompatibel mit Microsoft Project 2010 Übergabe von Projektplänen oder Teile davon an Projektpartner Webservices Zugriff auf alle Projektinformationen über die Dynamics CRM Webservices Übergabe von Authentifizierungsinformationen Mobile Erweiterungen (Windows Phone, Blackberry, iphone) Kompatibel mit allen mobilen Clients nach xrm Standard Zeiterfassung und Reisemanagement über mobile Endgeräte Informationen für Projektleiter am Smartphone verfügbar Abrechnung und Fakturierung Abrechnung gegenüber Kunden Einfache Fakturierung von Projektleistungen Integrierte Ansicht für die Vorbereitung, den Leistungsnachweis und die Abrechnung selbst Übersichtliche Korrektur aller Leistungen vor der Abrechnung Teilabrechnung von Projekten Abrechnung zu Festpreisen, nach Time & Material und auch gemischt möglich Anpassung der Leistungsnachweise über Parameter Differenzierung zwischen benötigter Zeit und abrechenbarer Zeit Automatische Generierung von Leistungsnachweisen und Rechnungen Durchgängige Integration in die Microsoft CRM Preisfindung und das Auftragsmanagement Erstellung von Reisekostenabrechnungen Abrechnung gegenüber Mitarbeitern Leistungsübersicht zu den Mitarbeitern Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Reisekostenabrechnung Abrechnung gegenüber externen Dienstleistern Leistungsübersicht zu externen Ressourcen wie z.b. freie Mitarbeiter Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Verwaltung von Leistungszeiträumen für die Finanzverwaltung Faktura Rechnungserstellung und Druck direkt in Microsoft CRM Unterscheidung zwischen intercompany Rechnungen und externen Rechnungen

8 xrm Project Onlineberatung und Präsentation Möchten Sie im Rahmen einer Präsentation den Leistungsumfang von xrm Project näher kennenlernen? Wir beraten Sie live über das Internet an Ihrem Bildschirm. Oder wir treffen uns zu einem persönlichen Präsentationstermin vor Ort. Wenden Sie sich doch einfach an Ihren Ansprechpartner. Potenzialworkshop Zur Absicherung Ihrer Entscheidung bieten wir Ihnen einen Potenzialworkshop an. Gemeinsam mit Ihnen gleichen wir Ihre individuellen Anforderungen mit den Funktionen von xrm Project ab, so dass Sie den Nutzen von xrm Project für Ihr Unternehmen konkret einschätzen können. Ihr Ansprechpartner Lizenzierung xrm Project wird pro Benutzer lizenziert. Sie lizenzieren jeweils aber nur die Anzahl der Anwender, welche die entsprechende Funktion tatsächlich nutzen möchten. Hosting und CRM Online Kunden können xrm Project auch zur Miete mit monatlichen Raten lizenzieren. Installation xrm Project lässt sich sehr schnell in Ihr CRM-System importieren. Dies dauert nur wenige Minuten und es ist keine zusätzliche Installation auf Ihrem PC oder Notebook notwendig. Lediglich die Windows Updates müssen dort aktuell sein. Training Die Optik und Bedienung von xrm Project entspricht genau den anderen Modulen von Microsoft Dynamics CRM. Der Trainingsaufwand ist entsprechend gering. Für Informationen über die verfügbaren Schulungsangebote wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner. EVE Consulting und Beteiligungs GmbH Högenstr Hamburg EVE Westend-Akademie: Westend Village Haus 1a Loft Nr. H101 Theodorstr Hamburg Tel. +49 (40) Fax +49 (40) Herstellerinformationen itara GmbH Juliuspromenade 64a Würzburg Germany Weitere Informationen unter: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der itara GmbH in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die itara GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab itara GmbH. Alle Rechte vorbehalten. itara und xrm Project sind eingetragene Markenzeichen der itara GmbH, Deutschland. Microsoft, Microsoft Dynamics und das Microsoft Dynamics -Logo sind entweder eingetragene Markenzeichen oder Markenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Markenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber.

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