DSW 21. Direkter Zugriff auf digitalisierte Dokumente mit nscale

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1 DSW 21 Direkter Zugriff auf digitalisierte Dokumente mit nscale

2 Anforderungen: erweiterung der Scanapplikation kein Entwicklungsaufwand kein aufwendiges Rollout Lösung: nscale COM-API nscale Desktop nscale Server nscale Pipeliner Erfolge: schnelle und flexible Reaktion auf Anforderungen der Fachbereiche direkter Kundenzugriff auf digitalisierte Dokumente schneller ROI durch Prozesskosteneinsparungen autarke Handhabung des Systems

3 Über die dsw21 Dortmund ist eine der größten Metropolen in Deutschland, eine Stadt, die den Strukturwandel lebt und erlebbar macht. DSW21 als Infrastrukturunternehmen ist Teil dieser Stadt und deren Entwicklung. Unternehmerisches Handeln ist gefragt, um den Konzern in die Lage zu versetzen, die Leistungen tagtäglich in bester Qualität zu erbringen. Darüber hinaus gilt es, neue Projekte zur Entwicklung des Standortes Dortmund anzustoßen und voran zu bringen. Die Mitarbeiter des Unternehmensverbundes engagieren sich für diese Stadt und für den Standort. Über rku.it GmbH: Die rku.it GmbH, 1961 gegründet, unterstützt heute deutschlandweit über 120 Unternehmen aus der Versorgungs-, Verkehrs- und Kommunalwirtschaft. Mit Standardsoftware führender Hersteller sowie Systemen für Spezialgebiete verknüpft der konzernunabhängige IT-Dienstleister branchenspezifi sche Prozesse mit IT-Knowhow und deckt im eigenen hochmodernen Rechenzentrum alle Anforderungen seiner Kunden kompetent ab.

4 Flexible und einfache Aktenarchivierung Der zentrale interne Scan-Dienstleister (Dokumentenservice) der DSW21 benötigte eine flexible Möglichkeit, schnell auf Anforderungen der Fachbereiche hinsichtlich einer einfachen Aktenarchivierung unterschiedlichster Dokumente zu reagieren. Ein ausgewählter Benutzerkreis sollte in die Lage versetzt werden, ohne Hilfe der rku.it und ohne Entwicklungsaufwand im Ceyoniq nscale eine Basiseinrichtung von Ordnerbereichen inkl. Berechtigungen, Rollen und Dokumentklassen durchzuführen. Zur Bestückung des Ordnerbereiches musste außerdem die Scan-Applikation um den jeweiligen Ordnerbereich erweitert werden, um auch hier ohne administrativen Eingriff die Dokumente für nscale zur Verfügung stellen zu können.

5 LeistungS Starke nscale Lösung Mit Hilfe der Ceyoniq Schnittstelle COM- API entwickelte rku.it eine Windows- Applikation Schnelles Scannen, die einem zu konfigurierenden Benutzerkreis ermöglicht, Ordnerbereiche inklusive Berechtigungen, Rollen, Layouts und Dokumentklassen innerhalb eines bestimmten Dokumentenbereiches in diesem Fall DSW21 Allgemein anzulegen. Ein nscale-administrator oder tiefgreifende nscale-kenntnisse werden für diese Prozesse nicht benötigt. Es müssen lediglich der Ordnername und die berechtigten Personen erfasst werden. Die Applikation erledigt den Rest. Die Vorteile der digitalen Archivierung liegen klar auf der Hand: So hat der Kunde vom eigenen PC aus direkten Zugriff auf seine digitalisierten Dokumente. Die vergebenen Schlagworte vereinfachen und beschleunigen die Suche. Lästiges,Aktenwälzen entfällt. Und platzsparend ist so ein Archiv allemal, denn es hilft beim Abbau der Papier- und Aktenberge. Christine Müller, Leiterin Textverarbeitung bei DSW21

6 Effektive Zusammenarbeit: rku.it und Ceyoniq Basierend auf den gemeinsam von rku.it und Ceyoniq entwickelten Dokumentenmanagement- und Archivierungs lösungen für Energieversorger entschied sich DSW21 für die Zusammenarbeit. Dank offener Schnittstellen des nscale-systems können Dokumente nun un kompliziert aus den verschiedensten Applikationen zur Archivierung an den nscale-server übergeben werden: Druckausgaben, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen aus der Finanzbuchhaltung, Rechnungen aus der Ver brauchs abrechnung, aber auch am PC erzeugte Dokumente. Mit diesem Service- und Technik-Know-how konnten die An forderungen der DSW21 schnell und un kompliziert umgesetzt werden.

7 Schnelle Reaktion Hoher Kundennutzen DSW21 ist somit nun in der Lage, schnell auf Anforderungen im Hause zu reagieren, ohne auf Entwicklungs- zeiten Rücksicht zu nehmen. Die beauftragenden Fachbereiche erhalten in kürzester Zeit Zugriff auf ihre Daten in elektronischer Form. Die Prozesskosteneinsparungen sind hierbei so offensichtlich, dass ein ROI innerhalb kurzer Zeit zu erwarten ist. Darüber hinaus wird dem Kunden ein Instrument an die Hand gegeben, die Nutzung der Lösung ohne ein aufwendiges Rollout flexibel zu steuern. Schnelle Reaktion Hoher Kundennutzen DSW21 ist somit nun in der Lage, schnell auf Anforderungen im Hause zu reagieren, ohne auf Entwicklungs zeiten Rücksicht zu nehmen. Die beauftragenden Fachbereiche erhalten in kürzester Zeit Zugriff auf ihre Daten in elektronischer Form. Die Prozesskosteneinsparungen sind hierbei so offensichtlich, dass ein ROI innerhalb kurzer Zeit zu erwarten ist. Darüber hinaus wird dem Kunden ein Instrument an die Hand gegeben, die Nutzung der Lösung ohne ein aufwendiges Rollout flexibel zu steuern

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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