digital business solution Microsoft Integration

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1 digital business solution Microsoft Integration 1

2 Nie war effizientes Dokumentenmanagement einfacher: Perfekt integriert in die bekannten Oberflächen aus Microsoft Office, Microsoft Dynamics AX, NAV und Co., lassen sich Dokumente bequem erstellen, bearbeiten, archivieren und recherchieren. Das fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und erhöht die Prozessgeschwindigkeit bei überschaubarem Kostenaufwand. Dank der konsequenten Integration in die vorhandene Microsoft-Infrastruktur stehen den Anwendern umfassende DMS-Funktionen direkt in ihren gewohnten Anwenderoberflächen zur Verfügung egal, ob Outlook, SharePoint oder Microsoft Dynamics AX, NAV oder CRM. alle Dokumente, egal, aus welcher Microsoft-Anwendung sie stammen, werden zentral im digitalen Archiv der d.velop AG abgelegt und können so jederzeit wieder aufgerufen werden. Und das auf Wunsch sogar von unterwegs per Webzugriff. Die Microsoft-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel. Zentrales Archiv im Hintergrund Mit der lassen sich beliebige Dokumente bequem, sicher und vor allem langzeitverfügbar archivieren. Dabei unterstützt die Lösung alle gängigen Microsoft-Produkte, die sich in Unternehmen bereits im Einsatz befinden. Egal, ob es sich um Textverarbeitung, die -Oberfläche, das ERP-System oder den SharePoint-Server als unternehmensweites Portal zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit handelt. Den Anwendern stehen sämtliche Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung, denn Einfach in der Anwendung Effiziente Nutzung zentraler Office-Vorlagen Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen, auch standortübergreifend Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten Umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Aktennotizen Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung 2

3 Die perfekte Integration in Microsoft Word macht die Microsoft-Applikation zu einem vollwertigen DMS-Client. Auch aus Outlook heraus lassen sich s inklusive Anhängen bequem im digitalen Archiv der d.velop AG ablegen und wiederfinden. 3

4 Null Schulungsaufwand Dank der Integration in die Microsoft-Anwendungen arbeiten alle Anwender wie gewohnt in den bekannten Benutzeroberflächen, die lediglich um einige Schaltflächen, Menüs und Optionen erweitert werden. So lassen sich umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen z. B. direkt aus Microsoft Word heraus realisieren: von der Erstellung und Bearbeitung über die Archivierung bis hin zur bequemen Suche nach bereits im Archiv vorhandenen Dokumenten. Auf diese Weise entfällt auch der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter praktisch komplett, denn die Funktionen fügen sich nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung ein. Rechtskonform und effizient Die zentrale Verwaltung von Office-Vorlagen führt zu mehr Übersicht und Struktur in sämtlichen geschäftlichen Abläufen. Zudem ersetzt das digitale Archiv die klassische Datenhaltung inaktenordnern. Ständiges Ausdrucken und Abheften von Dokumenten werden überflüssig, Kosten für Lagerflächen reduziert und dank der zentralen unveränderlichen Ablage geschäftliche Risiken minimiert. Dabei erfüllt die Lösung der d.velop AG sowohl die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen als auch die sogenannten Compliancerichtlinien des Gesetzgebers zur Speicherung elektronischer Daten. Alles im Fluss Die tiefe Integration ermöglicht den Nutzern zudem die Teilnahme an digitalen Workflows, um z. B. eingehende Rechnungen zu prüfen oder zu bearbeitende Dokumente vollautomatisch dem jeweiligen Sachbearbeiter zukommen zu lassen. Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung. Fordern Sie uns! Technisch up to date Konsequente Nutzung vorhandener Hard- und Software Einfache Implementierung über zertifizierte Schnittstellen Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benutzeroberflächen als alternative DMS-Clients Einhaltung gesetzlicher Vorgaben an digitale Datenhaltung (Compliance) wie GDPdU, GoB oder SOX 4

5 Archivierung Microsoft-Umgebung Windows Explorer MS Dynamics CRM Digitales Archiv MS Dynamics NAV Microsoft Office Recherche Workflow Bearbeiten Freigeben Revisionssicher Compliance-konform Unveränderbar MS Dynamics AX Internet Explorer Prüfen Verteilen Outlook / Exchange Microsoft SharePoint Die fügt sich nahtlos in alle gängigen Microsoft-Produkte ein und ermöglicht so umfassende DMS-Funktionalitäten direkt in den bekannten und etablierten Anwenderoberflächen. 5

6 Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein-westfälischen Gescher ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Management (ECM), digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Die ist eine von zwölf etablierten Standardlösungen der d.velop AG. Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH (Platinum Partner der d.velop AG), mit dem Hauptsitz in Köln, ist ein erfahrener und kompetenter Spezialist für Dokumenten-Management- Systeme. Seit 2003 begleitet paperless als Systemintegrator seine Kunden auf dem Weg zum papierlosen Büro. Die paperless group umfasst darüber hinaus sämtliche Services von der Akteneinlagerung, über Scandienstleistung bis hin zur Aktenvernichtung. AG Ein Unternehmen der d.velop-gruppe Schildarpstraße Gescher PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH Ein Unternehmen der paperless group Industriestr. 165 a Köln Fon Fax Fon Fax Version: März 2014 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6

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