Enterprise Content Management als notwendige Infrastruktur Dr. Ulrich Kampffmeyer Logica ECM Roadshow Oktober/November 2008 Handout-Version

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1 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 P R O J E C T C O N S U L T GmbH GmbH 1 Agenda GmbH 2 Einführung Was ist ECM? Ziele und Komponenten von ECM Anspruch Grundprinzipien Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver Markt und Trends Die Rolle der Integratoren Ausblick Compliance 2.0 Die Zukunft des Informationsmanagements 1

2 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Einführung ECM Enterprise Content Management GmbH 3 ECM: Die Definition Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. AIIM Association for Information and Image Management International, 2005 GmbH 4 2

3 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content CAPTURE MANAGE Business Processes Data Unstructured Content STORE DELIVER PRESERVE GmbH 5 AIIM International, 2003 Ziele und Komponenten von ECM GmbH 6 3

4 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 ECM: Das 5-Komponenten-Modell MANAGE DM Collab CAPTURE STORE WCM DELIVER WF/ BPM RM GmbH 7 PRESERVE ECM: Das ECM-Haus Usage Fat Client Enabling Web Client other Devices GmbH 8 SECURITY CAPTURE MANAGE Web Content Management Digital Asset Management Management Records Management Document Management Indexing Categorization Recognition Forms Processing Document Imaging Scanning PKI Electronic Signature Entry SECURITY Collaboration Business Process Management Workflow EAI User Managment Directory Service SECURITY User Rights Management Repositories Storage Long-Term Archival Backup / Recovery Migration Content Integration Search / Retrieval Syndication Localization Personalization Publish Electronic Paper DELIVER PRESERVE STORE SECURITY DRM Firewall Exit 4

5 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Was ist neu im ECM-Portfolio? GmbH 9 DAM Digital Asset Management EMM Management EAI Enterprise Application Integration Search/Retrieval Content Integration Backup/Recovery Longterm Archival Migration Localization DRM Digital Rights Management Grundprinzipien GmbH 10 5

6 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 ECM ist ist die Gesamtheit aller technischen und logischen Elemente innerhalb einer Organisation, die zur automatisierten Informationsverarbeitung eingesetzt werden. ECM ist eine notwendige! GmbH 11 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Web Content Management Collaboration Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 12 Source: AIIM 2001 Industry Study 6

7 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Integrative Middleware AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Basis Idee Nr. 1 Web Content Management Collaboration Integrative Middleware Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 13 Dienstekonzept AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 2 Integration Workflow Collaboration Unabhängige Dienste Enterprise Content Data Warehousing für alle Web Anwendungen Content Doc Mgmt Management Mining Management Imaging Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 14 7

8 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Einheitlicher Speicherort AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 3 Integration Ein einheitliches, Workflow Collaboration übergreifendes Enterprise Repository Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Miningfür jeden Management Informationstyp Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 15 Markt und Trends GmbH 16 8

9 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Lösungsanbieter im Wettbewerb GmbH 17 Lösungsanbieter im Wettbewerb Collaboration WCM/Portal Outputmanagement ERP-Workflow/ Records Manag. ECM Hardware GmbH Integration Storage/Archivierung Database 18 9

10 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Internationale ECM Anbieter IBM / FileNet EMC Documentum OpenText HP Hewlett Packard Oracle ASG, BancTec, Hyland, CA u.v.a. GmbH 19 Deutsche ECM Anbieter Ceyoniq COI d.velop Docuware Easy ELO Optimal Systems Saperion SER GmbH 20 und rund 30 weitere 10

11 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Collaboration Microsoft Vista mit Workflow, Sharepoint Portal Server, InfoPath, Exchange IBM Websphere, Domino, Quickr Oracle 10g Content Services, Workflow GmbH 21 Output Management Adobe Betasystems ISIS XEROX und andere GmbH 22 11

12 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Drucker -Hardware XEROX CANON Brother Lexmark Ricoh HP und andere GmbH 23 Datenbanken IBM Oracle Microsoft und andere GmbH 24 12

13 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Speichersystemanbieter EMC HDS HP IBM NetApp SUN und andere GmbH 25 Systemhäuser Postkorb, elektronische Akte und andere Anwendungen immer mehr GmbH 26 13

14 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 ERP Standardsoftware SAP Oracle Sage und andere GmbH 27 Web Content Management Vignette Day Interwoven Hyperwave und viele andere und auch Open Source GmbH 28 14

15 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Der Markt wächst stürmisch GmbH 29 Der Markt wächst stürmisch Das Wachstum verteilt sich jedoch auf viele alte und neue Anbieter GmbH 30 15

16 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Marktpositionierung GmbH 31 Magic Quadrant der Gartner Gruppe für ECM, September 2007 GmbH 32 16

17 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Magic Quadrant der Gartner Gruppe für ECM, September 2008 GmbH 33 Die Gartner Magic Quadrants für ECM (September 2007 & 2008) September 2007 GmbH 34 September

18 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Kundenzufriedenheit: Benchpark ECM GmbH 35 Benchpark: ECM Top 10 August 2008 (Gruppe A) Benchpark ECM Gruppe A Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach Firma (Produkt) Jüngste Wertung Aktueller Wert Letzter Newsletter 1 OpenText: Hummingbird (docs open) 7,33 7,24 7,23 2 EMC (Documentum) 7,67 6,76 6,76 3 IBM (Content Manager, Common Store) 6,67 6,67 6,67 4 OpenText: Hummingbird: RedDot (liveserver, XCMS) 6,33 6,30 6,32 5 OpenText (Livelink) 7,67 5,67 5,09 6 Open Text: IXOS (econ-suite, LEA) 4,67 5,56 5,57 6 Microsoft (Sharepoint Server/Biztalk) 7,33 5,56 5,56 8 IBM: FileNet (P8) 5,2 4,33 4, /../. Stichtag: Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten../../../../../../. GmbH 36 Newsletter 18

19 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Benchpark: ECM Top 10 August 2008 (Gruppe B) Benchpark ECM Gruppe B Rating: 10 = Exzellent, 0 = schwach Firma (Produkt) Jüngste Wertung Aktueller Wert Letzter Newsletter 1 ez systems (Open Source ez Publish) 10,00 10,00 10,00 2 Lemon42 (cms42, filebase42) 10,00 10,00 10,00 3 Step One Software (Solution Server) 9,67 9,67 9,67 4 InterRed (InterRed Enterprise) 10,00 9,67 9,65 5 Coextant (hyper.net) 9,33 9,33 9,33 6 INS (INS-CMS) 9,00 9,00 9,00 6 GFT inboxx (Hyparchiv) 9,00 9,00 9,00 GmbH EMC: Captiva (InputAccel, Digital Mailroom) COI (COI-BusinessFlow, Intelliger) EGOTEC (Egotec CMS) 9,00 9,00 8,67 9,00 9,00 8,78 9,00 9,00./. Stichtag: Eigene Zusammenstellung von Benchpark-Daten ECM Trends Herbst 2008 GmbH 38 19

20 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November ECM-Trends (1) Integration Integration von ECM Funktionalität in Standardanwendungen und betriebssystemnahe Funktionen. Eigentliche ECM Produkte verlieren an Bedeutung. (2) SOA Weiterentwicklung von SOA-Ansätzen und Web-services zu einer echten SOA Service oriented Architecture. Portale und Enterprise-Service-Bus-Konzepte gewinnen dabei an Bedeutung. GmbH ECM-Trends (3) Prozessmanagement Nutzung von SOA-Architekturen für durchgängiges Prozessmanagement. Business Process Management und Business Intelligence beginnen zu verschmelzen. (4) Open-Source-Produkte Open-Source-Produkte gewinnen im engeren WCMund im eigentlichen ECM-Markt an Bedeutung. GmbH 40 20

21 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November ECM-Trends (5) Mobile Devices Verstärkte Unterstützung von Mobile Devices mit Einbindung in die Unternehmensprozesse und Nutzung von ECM-Funktionalität. (6) SaaS SaaS Software as a Service wird stärker angenommen und die Anwender vertrauen immer stärker auf von Providern angebotene Anwendungen. Cloud Computing und Grid Computing gewinnen an Bedeutung. GmbH ECM-Trends (7) Informationsqualität Das Thema Informationsqualität gewinnt über die bisherigen Ansätze der Verbesserung der Datenqualität auch im ECM-Umfeld an Bedeutung. Master Data Management wird auch für ECM als nutzende und zuliefernde Systeme wichtig. GmbH 42 (8) Organisationsentwicklung Die Unterstützung der Organisationsentwicklung im Umfeld von Collaboration-, Workflow-, Wissensmanagement- und E-Learning-Anwendungen, besonders zur Unterstützung der Einführung, und Nutzung von Enterprise Content Management eröffnet neue Einsatzgebiete für integrierte Werkzeuge. 21

22 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November ECM-Trends (9) Verfügbarkeit Business Continuity wird unter dem Gesichtspunkt der Verfügbarkeit und Sicherheit der Informationssysteme und gespeicherten Informationen wird durch die zunehmende Abhängigkeit der Unternehmen bedeutsam. (10) Compliance Compliance ist und bleibt einer der Markttreiber für den Einsatz von Enterprise Content Management und besonders Records Management. Fazetten sind -Management und Dokumenten- Management mit Ablösung der Fileshares. GmbH ECM-Trends (11) Marktkonzentration Hersteller- und Produktkonsolidierung im Sinne einer Marktkonzentration. Die großen Softwarehersteller nehmen verstärkt Einfluss und bestimmen die Trends der Weiterentwicklung. (12) Sicherheit und Vertraulichkeit GmbH 44 Mehr Funktionalität für Sicherheit und Vertraulichkeit für Daten und Dokumente. Themen wie Verschlüsselung, Watermarks, Nutzungsprotokollierung, kontrollierter Export etc. werden angesichts der Datenschutzskandale in Deutschland wichtiger. 22

23 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November ECM-Trends (13) Ready-to-work Ready-to-work - vorkonfigurierte, einfach einzuführende Branchen- und Fachlösungen werden gerade von mittelständischen Anwendern bevorzugt. (14) Automatisierung Automatisierung der Erfassung, Erschließung, Indizierung und Verteilung von Informationen machen das Capture für Papierdokumente ebenso wie für elektronische Dokumente zu einer der wichtigsten Anwendungen. GmbH ECM-Trends (15) Virtuelle Akte Virtuelle Akte und elektronischer Posteingangskorb sind aktuell die wichtigsten ECM-typischen Anwendungen. (16) ILM Ablösung dedizierter Archive durch Archivspeicher in netzwerkbasierten ILM-Information-Lifecycle- Management-Konzepten, die von allen Anwendungen genutzt werden können, stehen bei Speicherkonsolidierungsprojekten im Vordergrund. GmbH 46 23

24 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November ECM-Trends (17) MOSS Die vermehrte Einführung von MOSS für projektorientierte und einfache Dokumentenmanagementlösungen öffnet den Markt für ECM- Zusatzprodukte. (18) Web-2.0-Funktionalität Die Integration oder Nutzung von Web-2.0- Funktionalität wird wieder auf ein sinnvolles Maß bei Enterprise-Lösungen reduziert. GmbH ECM-Trends (19) Browser-basierte Oberflächen Oberflächen und das Enabling von anderen Browserbasierte Anwendungen über Standardschnittstellen oder als Portlets sind State-of-the-Art. (20) Geringere Projektbudgets Es wird im nächsten Jahr geringere Projektbudgets durch die drohende wirtschaftliche Verschlechterung in Deutschland geben. Dies wird zu dem von den Anbietern selbst durch den Preiskampf gefördert. GmbH 48 24

25 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Die Rolle der Integratoren GmbH 49 Die Rollen der Softwarehersteller und der Integratoren Softwarehersteller liefern hauptsächlich leere Basisprodukte, die erst durch die Integratoren zu Lösungen gestaltet werden. Aber Immer Softwarehersteller fertigen und implementieren selbst Lösungen beim Endkunden. GmbH 50 25

26 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Die Rolle der Integratoren: Das traditionelle Geschäft Erstellung individueller Applikationen auf Basis von Standardprodukten: Costumizing Zusatzprogrammierung Integration in bestehende Umgebungen Projektorientierte Lösungen mit unterschiedlichem Grad an indviduellem Charakter GmbH 51 Die Rolle der Integratoren: Eigene Zusatzprodukte Erstellung eigener, produktähnlicher Zusatzkomponenten oder Aufsatzlösungen Schnittstellen-Konnektoren Postkorb-Lösungen Virtuelle-Akte-Lösungen Integrationskomponenten in Standardsoftware GmbH 52 Der Integrator wird selbst zum Softwarehersteller? Das benutzte Standardprodukt als Basis der Lösung ist häufig für den Endanwender nicht mehr sichtbar Basisprodukte werden austauschbar 26

27 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Die Rolle der Integratoren: Vorteile für den Anwender Größere Kundennähe und direkter Kundenkontakt Anwendungs-Knowhow Branchen-Knowhow Implementierungs-Knowhow Einbettung der ECM-Lösungen in die Kunden-IT- Vermeidung von Insellösungen An die Enduser angepasste Benutzeroberflächen GmbH 53 Schlüsselfertige Lösungen statt leerem Produkt Ausblick GmbH 54 27

28 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Compliance treibt den Markt für Enterprise Content Management GmbH 55 Compliance: Definition Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. GmbH 56 28

29 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Compliance: Grundsätzliche Kriterien GmbH 57 Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Compliance - Zukunft Es muss eine rechtliche Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuem Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden. Das elektronische Original rückt in den Vordergrund Papierdokumente sind häufig nur noch eine mögliche Repräsentation von elektronisch entstandenen Dokumenten. GmbH 58 29

30 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November GmbH 59 GmbH 60 30

31 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Web 2.0 Gesellschaftliche Sicht Marketing-Schlagwort, das die veränderte Wahrnehmung und Benutzung des Internets beschreibt. Keine zentralisiert verbreiteten Informationen mehr, sondern auch Verbreitung durch unabhängige Leute, die sich untereinander vernetzen (Beispiele: Wikis oder Blogs). Das Web 2.0 gibt jedem mit Internet-Zugang eine Stimme, schneller - aber auch unkontrollierter - als je zuvor. GmbH 61 Es gibt neue Wege, wie sich Information verbreitet, unzensiert aber auch mit nicht gesicherter Qualität und Authentizität. Web 2.0 Technische Sicht Web 2.0 als Kombination der bereits Ende der 1990er Jahre entwickelten Techniken, die durch die große Zahl breitbandiger Internetzugänge erst jetzt großflächig verfügbar sind. ( RSS (z.b. Web-Service-APIs, AJAX, Web 2.0 existiert nicht wirklich: bezeichnet eher das Zusammenwirken verschiedener Technologien und eine vermutete bzw. gewollte Entwicklungsrichtung. GmbH 62 Häufige Kritik: der Begriff ist unscharf und nahezu beliebig verwendet, um die Popularität von Angeboten & Techniken zu fördern, oder neue Trends wichtig & revolutionär erscheinen zu lassen. 31

32 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Enterprise 2.0 Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv) beeinflusst. GmbH 63 Web 42 Damit ich genügend Vorsprung vor diesen ganzen Web-Versionen habe, habe ich beschlossen, ich nehme die 42. Die Antwort ist 42! (Douglas Adams in der Romanreihe Per Anhalter durch die Galaxis ) GmbH 64 32

33 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 ECM 2.0 GmbH 65 Herausforderungen an ECM 2.0 Wiederstrebende Interessen Gleichzeitig Information verfügbar machen und Information zu schützen Information langzeitig nutzbar erhalten Herauslösen von Sicherungsattributen aus den Dokumenten, jedoch die ursprünglichen Rechte kenntlich machen, um die Information lesbar und nutzbar zu halten Wegfall des Urheberschutzes Lösungen für die Wahrung von Rechten, Schutz vor Kopien und Verfälschung bei gleichzeitigem Offenlegen aller Inhalte Transport von Rechten und Berechtigungen Rechte und Berechtigungen in Offline- und Home-Office-Situationen verfügbar machen und Objekten wie Dokumenten, elektronischen Akten oder anderen Containern mitgeben GmbH 66 Rollen und neutrale Benutzerklassen Auch bei Änderung von Organisation und Berechtigungsstrukturen, bei Weggang von Mitarbeitern und Änderung von Zugriffsrechten, für interne wie auch für externe Nutzergemeinschaften, muss der der Zugriff auf archivierte Dokumente immer erhalten bleiben. Durch Änderung von Rechten dürfen keine wichtigen Dokumente im Archiv verschwinden. 33

34 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Von ECM zu Informationsmanagement GmbH 67 ECM und führende Anwendungen ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen, wo es um Dokumenten-orientierte Bearbeitung geht, als führende Oberfläche akzeptiert werden als virtuelle Akte, bei bestimmten Typen von Workflow, als einheitlicher Posteingangskorb, als anwendungsunabhängiger Archivzugang. ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen. ECM ist so nicht mehr als eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar. GmbH 68 34

35 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Die Zukunft von ECM: Enabling Ergänzung von vorhandenen Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen auf Client- und/oder Serverebene, damit mit gleicher Funktionalität die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten genutzten Anwendung heraus. GmbH 69 Keine eigene Oberfläche, allenfalls Öffnung von Fenstern, sondern Bereitstellung der ECM-Funktionalität innerhalb der aufrufenden Anwendung selbst. Der ECM Desktop ECM-Funktionalität muss in jeder Anwendung integriert zur Verfügung stehen. Irgendwann reduziert sich dann die Funktionalität auf die drei Knöpfe : Informationen speichern, Informationen wiederfinden, Informationen strukturiert bereitstellen. Vielleicht überlebt ECM nur als kleines Portlet, integriert in Internet- und Intranet-Portale. GmbH 70 35

36 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Paradigma ECM = Unternehmenssoftware ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss die Anwender schulen, damit die Software optimal genutzt werden kann. Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus die Software ist für Unternehmen und die Nutzung im Unternehmen ausgelegt. GmbH 71 ECM richtet sich an den professionellen Anwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner Arbeitsumgebung betrachtet. Paradigmenwechsel Nicht mehr nur Unternehmen sondern jeder von uns hat soviel Information, dass sie nicht mehr mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können Gigabytes auf Stick und MP3-Player, TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrecorder. GmbH 72 Bisher haben die ECM-Anbieter den Massenmarkt komplett übersehen oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung von Software im Unternehmen und Zuhause verschwinden, muss sich auch ECM auf neue Benutzergruppen einrichten. 36

37 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Ersten GmbH 73 ECM im öffentlichen Raum Web-Angebote: Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des Browsers Keine eigene Installation von Software Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität oder Einzelangeboten Reduzierte Komplexität Weite Verbreitung Ortsunabhängige Nutzbarkeit Medium-Unabhängigkeit Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Zweiten GmbH 74 ECM im privaten Raum Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank : Verwaltung von eigenen Photos, Videos, etc. Verwaltung von Downloads wie Webseiten, Videos, Musik, Bilder, Filme, ebooks, etc. Verwaltung von Dokumenten, , signierten Rechnungen, Listen, Präsentationen, etc. Verwaltung von eigenen und fremden Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc. Management der Sicherung aller Informationen lokal oder mit Backup über das Internet 37

38 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Paradigmenwechsel in der ECM-Nutzung zum Dritten GmbH 75 ECM in der Kommunikation Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet und Handtaschen-PC: Verwaltung von SMS, MMS, , Voic , etc. Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem Unternehmens-ECM Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung von elektronischen Dokumenten Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media und anderen Dokumenten nebst Archivierung, Recherche, Workflow, etc. Collaboration im Kleinen Die Zukunft der Usability Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von professionellen Anwendern, sondern von jede beliebigen Menschen bedient werden können müssen. Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der Musikanlage zu Hause sein! GmbH 76 Der Browser ist nicht der Weisheit letzter Schluss die wahre Revolution der einfach zu nutzenden, intuitiven Benutzeroberflächen steht noch aus! 38

39 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Die Zukunft von ECM Der Einsatz von Enterprise-Content- Management-Technologien ist längst nicht mehr eine Frage des Ob sondern nur noch des Wie und Wann. GmbH 77 Aber ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft es wird im Informationsmanagement aufgehen. Die Zukunft des Informationsmanagements GmbH 78 39

40 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Selbsterfüllende Prophezeiung: Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen CAPTURE MANAGE Business Processes Data Unstructured Content STORE DELIVER PRESERVE GmbH 79 AIIM International, 2003 ECM neu definiert Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management benutzen! GmbH 80 40

41 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Informationsmanagement Enterprise Content Management geht auf im allgemeinen Informationsmanagement. Die ECM-Funktionalität wird zunehmend in andere Produkte direkt integriert. ECM überlappt sich immer mehr mit angrenzenden Bereichen der ITK. Immer mehr Anbieter drängen aus angrenzenden Anwendungsgebieten in den ECM-Markt. GmbH 81 DRT Document Related Technologies wird dagegen überleben, weil es immer Technologien geben wird, die sich speziell mit den Anforderungen elektronischer Dokumente beschäftigen müssen. Der Wert von Information ist der Maßstab für die Investition GmbH 82 41

42 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Der Wert von Information Der Wert und Charakter einer Information oder eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge. Der Wert von Information kann sich in Zeit, Kosten, Wiederbeschaffung, Verfügbarkeit, Aktualität oder anderen Parametern ausdrücken. GmbH 83 Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Dies ist auch von der Geschäftsform des Unternehmens abhängig. Der Wert der Information ist in starkem Maße von der temporären Einschätzung in einer spezifischen Situation des jeweiligen Nutzers abhängig. Der Wert von Information ändert sich über die Zeit Der Wert von Informationen ändert sich mit der Zeit: Informationen die heute wertlos scheinen, können morgen Millionen wert sein GmbH 84 Konsequenzen: Der zukünftige Wert kann bei der Entstehung oder dem Empfang von Informationen nicht eindeutig abgeschätzt werden Jeder Mitarbeiter, der Information empfängt oder erstellt, muss den Wert der Information zumindest grob bestimmen können Information muss ständig neu bewertet werden, damit sie ihren Wert behält Falsche, ungültige oder veraltete Information muss rechtzeitig und kontrolliert entsorgt werden 42

43 Enterprise Content Management als notwendige ECM Roadshow Oktober/November 2008 Der Wert von Information - Grundlage für Investition Der Umfang einer Investition für eine Enterprise- Content-Management-Lösung hat sich am Wert der Information zu orientieren. Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn sie als Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird. GmbH 85 ECM-Technologien sind die Lösung, wenn es gilt den Wert der Information zu wahren, Informationsschätze zu heben, und Information ständig, orts-, personen- und zeitunabhängig nutzbar zu machen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Folien und Handout, Newsletter, Informationen... GmbH 86 43