Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren

Transkript

1 Soziale Kompetenz Organisieren und Strukturieren Gertrud Zeller Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren Verlag Dashöfer

2 Gertrud Zeller Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren Verlag Dashçfer GmbH Fachinformationen. Business-Seminare. Online-Medien Barmbeker Straße 4a Hamburg Telefon: Fax: Internet:

3 Stand: März 2016 Copyright 2016 Dashöfer Holding Ltd., Zypern & Verlag Dashöfer GmbH, Hamburg. Alle Rechte, insbesondere Titelrecht, Lizenzrecht und gewerbliche Schutzrechte sind im alleinigen Eigentum der Dashöfer Holding Ltd. Zypern. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht auf Vervielfältigung und Verbreitung sowie Übersetzung. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Druck, Fotokopie, elektronische oder andere Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert werden. Die in diesem Werk enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erarbeitet, erfolgen aber wegen der uneinheitlichen Ergebnisse in Forschung, Rechtsprechung und Verwaltung ohne Gewähr. Der Verlag haftet insbesondere nicht für den Inhalt der vorgestellten Internet-Seiten. Die Verantwortung für Inhalt und Funktion der Links liegt bei den jeweiligen Betreibern. Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Luisenstraße 62, Krefeld Druck: Einfachmüller, Hamburg

4 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Protokollieren oft eine unerwünschte Aufgabe Berichte? Protokolle? Das Protokoll Der Bericht Verschiedene Anlässe für Berichte und Protokolle Die verschiedenen Protokollarten Das Wortprotokoll Was bedeutet dies für den Protokollführer? Wann wird ein Wortprotokoll eingesetzt? Das Verlaufsprotokoll (ausführliches Protokoll) Was bedeutet ein Verlaufsprotokoll für den Protokollführer? Wann wird ein Verlaufsprotokoll eingesetzt? Das Kurzprotokoll Ergebnisprotokoll (verkürzte Form des ausführlichen Ergebnisprotokolls) Was bedeutet dies für den Protokollführer? Wann wird ein Kurzprotokoll eingesetzt? Das Gedächtnisprotokoll Was bedeutet dies für den Protokollführer? Wann wird ein Gedächtnisprotokoll eingesetzt? Mischformen Der Protokollführer Anforderungen an den Protokollführer Protokollbestätigung Praxistipps zur Vorbereitung von Besprechungen Wer nimmt an der Besprechung teil? Wann findet die Besprechung statt? Wo findet die Besprechung statt? Was steht auf der Tagesordnung?...13

5 5 Praxistipps zur Protokollführung Das sollten Sie als Protokollführer wissen Das sollten Sie als Protokollführer mitbringen Das sollten Sie als Besprechungsteilnehmer mitbringen Praxistipps für Sie als Protokollführer vor und während der Besprechung Praxistipps für Sie als Protokollführer nach der Besprechung Praxistipps für Sie als Sitzungsleiter vor und während der Besprechung Praxistipps für Sie als Sitzungsleiter nach der Besprechung Praxistipps zur Gestaltung eines Protokolls Der Protokollrahmen Der Protokollkopf Der Hauptteil Der Protokollschluss Was muss sonst noch beachtet werden? Was muss bei einer Telefonkonferenz beachtet werden? Was muss bei einer Videokonferenz beachtet werden? Die Protokollsprache Die Redebeiträge Einführungsworte Rechtliche Aspekte Anerkennung des Protokolls Tonbandaufnahmen Die zehn Gebote eines Protokolls Formulierungshilfen für den Protokoll-Alltag Kurze Wörter kurze Redewendungen Kurze Sätze Weniger dass-sätze Mehr Zeitwörter (Verben) weniger Hauptwörter (Substantive) Keine überflüssigen Eigenschaftswörter (Adjektive) Keine Doppelaussagen (Pleonasmen/Tautologien) Keine falschen Höchststufen (Superlative)... 34

6 11.8 Überflüssige Füllwörter streichen Keine bürokratischen Ausdrücke (Bürokratismen/Papierwörter) Textbausteine für die Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen Checklisten Checkliste Protokollführer Checkliste Vorbereitung und Notizen Checkliste Protokolle und ihre sprachlichen Besonderheiten Checkliste Fehlende Fachkenntnisse Checkliste für Ihre Protokollführung Musterprotokolle Gestaltungsvorschlag für ein Sofortprotokoll Gestaltungsvorschlag für eine Aktennotiz Musterprotokoll Literaturhinweise...48