SEPA für Vereine Seite 1

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1 SEPA für Vereine Seite 1

2 SEPA für Vereine Allgemeines zu SEPA Seite 2

3 Der europäische Zahlungsverkehrsraum Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island (nicht EU, nur EWR*) Italien Liechtenstein (nicht EU, nur EWR*) Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco (nicht EU, nicht EWR*) Niederlande Norwegen (nicht EU, nur EWR*) Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz (nicht EU, nicht EWR*) Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern * EU = Europäische Union, EWR = Europäischer Wirtschaftsraum Seite 3 Seite 3

4 Was sind die wichtigsten Änderungen? Verwendung von IBAN und BIC anstatt Kontonummer und Bankleitzahl Kürzung des Verwendungszwecks von 14 Zeilen a 27 Zeichen (378)auf 4 Zeilen a 35 Zeichen (140 Zeichen) Die Einreichung von Datenträgern (Disketten, etc.) ist nicht mehr möglich Lastschriften können ausschließlich per Online-Banking eingezogen werden Für alle Empfänger von Lastschriften: deutlich umfangreichere Regelungen Für alle Zahler von Lastschriften: mehr Schutz vor ungerechtfertigten Abbuchungen Seite 4

5 IBAN IBAN International Bank Account Number / Internationale Kontonummer In Deutschland setzt sich die IBAN aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl und der Kontonummer zusammen Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer des Kunden (10-stellig aufgefüllt mit Vornullen) Beispiel DE Seite 5 Seite 5

6 BIC BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Neben der IBAN das zweite Identifikationsmerkmal bei SEPA-Zahlungen Besteht aus 8 oder 11 Stellen Stelle 1 4 Stelle 5 6 Stelle 7 ff. Bezeichnet den Namen der Bank/Bankengruppe/Landesbank Bezeichnet das Land Bezeichnet die Sparkasse Tipp: Die BIC ist nur bei internationalen Zahlungen nötig Seite 6 Seite 6

7 Hier findet man IBAN / BIC Seite 7

8 Die SEPA-Überweisung Testkunde DE B Y L A D E M 1 L A H Testzahlung 123,45 Max Mustermann Seite 8 Seite 8

9 SEPA für Vereine Besonderheiten bei Lastschriften Seite 9

10 Wo kein Kläger da kein Richter! Seite 10

11 Künftig gibt es 1. eine Gläubiger-ID für jeden Verein 2. ein SEPA-Mandat statt einer Einzugsermächtigung 3. eine Mandatsreferenz für jedes Mandat 4. die Möglichkeit Einzugsermächtigungen in Mandate umzuwidmen 5. die Pflicht den Zahlungspflichtigen über die Abbuchung zu informieren (Pre- Notification) 6. längere Einreichungsfristen bei der Bank 7. evtl. längere Widerspruchsfristen der Mitglieder Seite 11

12 Was passiert wenn ich keine Gläubiger-ID habe? Kein Beitragseinzug möglich! ich keine Mandatsreferenzen (Mandats-ID) vergeben habe? Kein Beitragseinzug möglich! ich keinen Online-Banking Zugang habe? Kein Beitragseinzug möglich ich kein Mandat vorliegen habe? Beitragseinzug möglich, aber 13 Monate Widerspruchsfrist! ich keine ordnungsgemäße Umwidmung vorgenommen habe? gleichbedeutend mit obigen Punkt kein Mandat Seite 12

13 Was passiert wenn die alten Einzugsermächtigungen nicht mehr auffindbar sind? Beitragseinzug möglich, aber das Mitglied hat 13 Monate Widerspruchsfrist! ich die Vorankündigung (Pre-Notification) nicht oder zu spät durchgeführt habe? Beitragseinzug möglich, Widerspruchsfrist regulär 8 Wochen, Weiterbelastung eventueller Rücklastschriftentgelte nicht erlaubt ein ehemaliges Mitglied nach 4 Jahren wieder eintritt? Beitragseinzug möglich, aber das Mitglied hat 13 Monate Widerspruchsfrist (Mandat nur 36 Monate nach letztem Einzug gültig) Seite 13

14 1. Die Gläubiger-ID Aufbau der 18-stelligen Gläubiger-ID ISO Ländercode 2-stellige Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Idenfikationsmerkmal Beispiel DE 99 ZZZ Die Stellen 5-7 enthalten die Geschäftsbereichskennung. Diese kann vom Zahlungsempfänger zur Kennzeichnung einzelner Sparten oder Abteilungen beliebig genutzt werden. Diese drei Stellen sind stets ZZZ vorbelegt Seite 14 Seite 14

15 2. Das SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an. ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und vom Zahlungspflichtigen einzuholen. muss in schriftlicher Form vorliegen. trägt einen fest vorgeschriebenen Text gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren Seite Seite 15

16 2. SEPA-Lastschriftmandat - Muster für Vereine Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt Aufnahmeantrag Hiermit beantrage ich, Name, Vorname Geburtsdatum Wohnort/PLZ Straße Telefon die Aufnahme in den Sportverein Musterstadt ab dem Aufnahmegebühr einmalig 15,00 Jahresbeiträge (zutreffendes bitte ankreuzen) Erwachsene aktive Mitglieder 175,00 Erwachsene inaktive und fördernde Mitglieder 105,00 Erwachsene Familienangehörige 125,00 Jugendliche Mitglieder bis 21 Jahre 50,00 Schüler, Studenten, Azubi über 21 Jahre 105,00 SEPA-Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer: DE99ZZZ Mandatsreferenz: (wird separat mitgeteilt) Ich ermächtige den Sportverein Musterstadt, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Sportverein Musterstadt auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Zahlungsart: Wiederkehrende Zahlung Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Optional: Postleitzahl und Ort Einzug erfolgt jährlich zum. ( keine Vorabinfo mehr nötig) _ Kreditinstitut (Name und BIC) _ _ Ort, Datum, Unterschrift IBAN bei Minderjährigen Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters Seite 16 Datum, Ort und Unterschrift

17 3. Mandatsreferenznummer Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie kann dem Kunden bereits bei der Mandatseinholung auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Länge (max. 35 Stellen) und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher individuell festgelegt werden. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: Bezug zum Vereinsmitglied (Mitgliedsnummer + Versionierung) Bezug zur Beitrittserklärung / Abteilung / aktives, passives Mitglied fortlaufende, neue Nummer Seite 17

18 4. Weiternutzung/Umwidmung der Einzugsermächtigung Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können in ein gültiges SEPA- Mandat umgewidmet werden Vor Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den Beginn des ersten Einzugs im SEPA-Format informieren. Diese Information muss dem Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt werden: entweder per Brief oder über den Verwendungszweck im Rahmen des letzten Lastschrifteinzuges im Einzugsermächtigungsverfahren Seite 18

19 4. Weiternutzung/Umwidmung Information über den Verwendungszweck bei der Belastung des Mitgliedsbeitrages 2013 (oder 2014 sofern im Januar) Vereinsbeitrag 2013 (2014) Ihre Einzugsermächtigung nutzen wir künftig als SEPA-Lastschriftmandat unsere Gläubiger ID DE02TSV Ihre Mandatsreferenz 12345Testmitglied die Belastung Ihres Mitgliedsbeitrages erfolgt wiederkehrend jährlich am letzten Werktag im Januar Seite 19

20 5. Schriftliche Vorabinformation (Pre-Notification) Pflichtbestandteile der Vorabinformation - Fälligkeitstag - Gläubiger-ID - Mandatsreferenz - IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen - Betrag Versand der Vorabinformation 14 Kalendertage vor Fälligkeit Eine kürzere Frist kann vereinbart werden (z.b. AGB). Auch als Teil eines Vertrages oder einer Rechnung möglich Risiken bei Verzicht auf Vorabinformation -Rücklastschriften -Rücklastschrift- und Mahngebühren können nicht berechnet werden Die Gültigkeit des Mandats wird dadurch nicht berührt!! Vorabinformation Verpflichtung zur Vorabinformation lt. Inkassovereinbarung vor dem 1. Einzug bei jeder Änderung eines der o. g. Pflichtbestandteile Mitteilung in Schriftform Seite 20

21 6. Einreichungsfristen bei der Bank Vorlagefristen bei der Zahlstelle (ZS) Rückgabefristen Zu beachten von Einreicher (Zahlungsempfänger=ZE) und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (zwischen ZP und ZE vertragliche Vereinbarung einer anderer Frist mögl.) D-6 Bankarbeitstage (EU) Spätester Vorlagetermin von Erst- und Einmallastschriften bei der Zahlstelle* (14:30 Uhr bei der Sparkasse Landshut) D-3 Bankarbeitstage (EU) Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei der Zahlstelle* (14:30 Uhr bei der Sparkasse Landshut) DFälligkeitsdatum Belastungsdatum Zu beachten vom Zahlungspflichtigen (ZP) und seiner Bank D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktion, bei der kein gültiges Mandat besteht * Gemäß SEPA-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens 5 bzw. 2 Arbeitstage (EU-Bankarbeitstage) vor Fälligkeit bei der Zahlstelle (Bank des Zahlungspflichtigen) vorliegen! Seite 21 Seite 21

22 SEPA für Vereine Praktische Tipps Seite 22

23 Beitragseinzug heute und ab Vereinsverwaltung/Beitragseinzug heute Exceltabelle mit Mitgliedsdaten, Einzug mit beleghaften, handgeschriebenen Lastschriftbelegen Lastschrifterstellung mittels Vereinsverwaltungsprogramm, Abgabe einer Diskette bei der Bank Lastschrifterstellung mittels Vereinsverwaltungs- oder Zahlungsverkehrsprogramm, Transfer per Online-Banking zur Bank Exceltabelle oder Mitgliederbuch und Vereinnahmung der Beiträge in bar Überweisung der Beiträge durch Mitglieder z. B. per Dauerauftrag Überlegen ob auf EDV umgestellt wird oder Beiträge künftig bar vereinnahmt werden. Programm + Online-B. besorgen Prüfen ob Programm SEPA-fähig, ggf. Update vornehmen, Freischaltung für Online-Banking beantragen Prüfen ob Programm SEPA-fähig, ggf. Update vornehmen Kein Handlungsbedarf Kein Handlungsbedarf Seite 23

24 Umrechnung der Bankverbindungen Ein gutes Vereinsverwaltungsprogramm rechnet die Bankverbindungen automatisch in IBAN und BIC um. Ggf. ist aber vorher ein SEPA-Update nötig! Alternativ kann mit dem SEPA Account Converter der Kontenbestand auf IBAN und BIC umgestellt werden. In Ausnahmefällen kann keine automatische Umrechnung erfolgen. Dies liegt in der Kontonummernsystematik des jeweiligen Instituts begründet. Mehr als 97% aller Kontoverbindungen können automatisiert umgestellt werden Seite 24

25 Checkliste für SEPA im Verein (Beiträge per Lastschrift) Anforderung der Gläubiger Identifikationsnummer bei der Dt. Bundesbank Eindeutige Mandatsreferenzen pro Mandat (Mitglied) vergeben Bankverbindungen der Mitglieder in IBAN und BIC umrechnen Neue Lastschrift-Vereinbarung mit der Bank abschließen Prüfung Software, ggf. Beschaffung einer SEPA-fähigen Vereinssoftware Beitrittserklärungen überarbeiten und SEPA-Mandat integrieren SEPA-Lastschriftmandate von Mitgliedern einholen, bei denen keine Einzugsermächtigung vorliegt Vorabankündigung bzw. Umwidmung durchführen Ergänzen von IBAN, BIC und Gläubiger-ID auf allen Vordrucken ggf. SEPA-Umstellung in der Hauptversammlung thematisieren Seite 25

26 SEPA-Umstellung - Unterstützung IBAN-Rechner zum Umrechnen einzelner Bankverbindungen. SEPA-Account Converter zum Umrechnen mehrerer Bankverbindungen. SEPA-Lastschriftmandate Vorlagen/Vordrucke für SEPA-Mandate. Gläubiger-ID Link zur Bundesbank zur Beantragung der Gläubiger-ID. FAQ-Liste Zusammenstellung der am häufigsten gestellten Fragen zu SEPA Seite 26 Seite 26