7 FUNKTIONEN. 7.1 Syntax-Regeln von Funktionen

Transkript

1 Eine Funktion ist eine vordefinierte Formel, bei der das WIE (also die Rechenweise) bereits festgelegt ist und der Sie nur mehr die Werte (also WAS berechnet werden soll) mitteilen müssen. Zudem hat jede Funktion einen Namen, mit dem sie aufgerufen werden kann. In Excel ist eine Reihe von nützlichen Funktionen vorprogrammiert und unter dem jeweiligen Namen aufrufbar. Einer solchen Funktion müssen Sie dann nur noch die Daten übergeben, die berechnet werden sollen. Diese Daten werden bei Funktionen als Argumente bezeichnet. Sie müssen jetzt nur noch wissen, wie Sie die Argumente richtig eingeben (also die Syntax-Regeln kennen), damit die Berechnung korrekt durchgeführt wird. Der große Vorteil einer Funktion ist, dass Sie sich keine Gedanken über die Rechenregeln machen müssen. Die Gefahr von Fehlern wird dadurch deutlich verringert. Funktionen Argumente Beispiel: =SUMME(Argument1; Argument2;Argument3) Name der Funktion Argumente, z.b. Inhalte von Zelladressen, die an die Funktion übergeben werden 7.1 Syntax-Regeln von Funktionen Damit eine Funktion richtig berechnet werden kann, müssen Sie die Regeln für die Eingabe der Bestandteile der Funktion beachten. Sie können in der Microsoft-Excel- Hilfe zu jeder Funktion Informationen über den Zweck der Funktion, die Bedeutung und den erforderlichen Datentyp der Argumente erfahren sowie eine beispielhafte Anwendung sehen. Syntax Am Beispiel der Funktion SUMME werden nun die Syntax-Regeln erklärt.! Beginnen Sie die Eingabe mit einem = -Zeichen und dem Namen der Funktion. Jede Funktion hat einen eindeutigen Namen.! Gleich nach dem Funktionsnamen muss eine sich öffnende runde Klammer stehen. Die öffnende Klammer stellt für das Programm die Information dar, dass die nachfolgenden Werte Argumente sind.! Beginnen Sie nach der öffnenden Klammer mit der Eingabe der Argumente. Die einzelnen Argumente werden durch einen Strichpunkt voneinander getrennt. Tabellenkalkulation 79

2 ! Ist für eine Funktion das Datenformat Text erforderlich, so muss dieser Text in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Ist ein Argument einer Funktion wiederum eine Funktion, so handelt es sich um eine verschachtelte Funktion.! Nach der vollständigen Eingabe der Argumente wird die Funktion durch eine schließende runde Klammer beendet. Zwischen dieser Klammer und dem letzten Argument dürfen keine Leerzeichen stehen. 7.2 Die Funktion SUMME Summenfunktion Das Summieren von Zellinhalten ist bei einer Tabellenkalkulation der am häufigsten durchgeführte Rechenvorgang. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Excel für diese Aufgabe eine Funktion bereitstellt. Der Aufruf dieser Funktion ist im Register Start in der Befehlsgruppe Bearbeiten über die Schaltfläche Summe möglich. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint die Funktion mit einem vorgeschlagenen Additionsbereich in der aktiven Zelle und in der Bearbeitungsleiste. =Summe(B3:B7) Bereichsoperator Wenn Sie mit dem Vorschlag einverstanden sind, dann drücken Sie die Taste Eingabe oder klicken Sie auf die Schaltfläche Eingeben. (Ein erneuter Klick auf das Summenzeichen bestätigt ebenso die Eingabe.) Bei der vorherigen Abbildung werden fünf Einzelwerte addiert. Trotzdem stehen nicht fünf Argumente innerhalb der runden Klammer, sondern nur ein einziges. Das ist deshalb möglich, weil hier die Zellen B3 bis B7 einen zusammenhängenden Bereich darstellen, wobei der Zellbezug der ersten und der letzten Zelle des Bereichs durch einen Doppelpunkt (:) verbunden ist. Dieser Doppelpunkt wird als Bereichsoperator bezeichnet. In die Summenfunktion können insgesamt 255 Argumente eingegeben werden. In allen Funktionen gilt ein Bereich als ein einziges Argument. 80 Tabellenkalkulation

3 Bereichsoperator Sie definieren einen Bereich dadurch, dass Sie den Zellbezug der linken oberen Zelle mittels Bereichsoperator (:) mit dem Zellbezug der rechten unteren Zelle verbinden. Bereichsoperator Beispiel Summe: =Summe(B3:B5;B7:B10;E2:E4) Anzahl der Argumente = 3 Wir sehen, dass die Summenfunktion im obigen Beispiel drei Argumente aufweist, die jeweils durch einen Strichpunkt (;) getrennt werden. Durch ihn werden Zellinhalte, die nicht nebeneinander liegen, als Argumente zur Berechnung der Funktion angeführt. Es ist nicht notwendig, dass alle Zellen eines Bereiches Werte enthalten, um die Summenfunktion anwenden zu können. Die Werte, die sich in Zellen des definierten Bereiches befinden, werden für die Berechnung der Summe verwendet. Berechnung der Summenfunktionmit dem Funktionsassistenten Für die Auswahl und Erstellung von Funktionen bietet Ihnen Excel den so genannten Funktionsassistenten als Gehilfen an. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Eingabe von Funktionen haben, ist diese Einrichtung eine nützliche Hilfestellung, da in einem Dialogfenster die zur Verfügung stehenden Funktionen angezeigt und Informationen zu den jeweiligen Funktionen und den dafür benötigten Argumenten geboten werden. Funktionsassistent Anhand der Summenfunktion soll die Arbeit mit dem Assistenten erläutert werden.! Markieren Sie die Zelle, in die die Funktion eingegeben werden soll. In dieser Zelle wird das Ergebnis der Berechnung stehen.! Klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen auf der Bearbeitungsleiste. Das Dialogfenster Funktion einfügen erscheint am Bildschirm. Tabellenkalkulation 81

4 Auswahl der Summenfunktion über das Dialogfenster Funktion einfügen. Die Funktionen sind im Listenfeld Kategorie auswählen nach Themenbereichen geordnet, was Ihnen die Suche nach einer bestimmten Funktion erleichtern soll. Wenn Sie nicht wissen, in welcher Kategorie die von Ihnen benötigte Funktion zu finden ist, können Sie entweder mit einer kurzen Beschreibung im Textfeld Funktion suchen nach dieser suchen oder Sie öffnen die Kategorie Alle. Hier finden Sie die Namen der Funktionen alphabetisch angeordnet. Über die Kategorie Zuletzt verwendet können Sie Funktionen, die Sie immer wieder verwenden, schnell auffinden. (Die Funktion SUMME finden Sie außer in Alle auch in der Kategorie Math & Trigonom.)! Klicken Sie im Listenfeld Funktion auswählen auf SUMME. Unterhalb des Listenfeldes Funktion auswählen werden die Syntax und eine Erklärung, wofür Sie die Funktion einsetzen können, eingeblendet.! Klicken Sie auf OK. Es wird nun das Dialogfenster für die Eingabe der Argumente eingeblendet. Das Fenster zur Eingabe der Zahlen wird automatisch eingeblendet, sobald eine Funktion aus dem Dialogfenster Funktionen einfügen ausgewählt wurde. Im Dialogfenster ist Zahl1 als Beschreibung des Eingabefeldes fett, das zweite Argument in Normalschrift dargestellt. 82 Tabellenkalkulation

5 Argumente, die fett dargestellt werden, müssen unbedingt angegeben werden. So muss der Summenfunktion zumindest ein Argument übergeben werden, damit ein Ergebnis berechnet werden kann. Eingabefelder, vor denen ein Argument mit normaler Textformatierung steht, können eingegeben werden, müssen aber nicht. Sie müssen entscheiden, ob diese Argumente für Ihr Ergebnis notwendig sind. Im unteren Teil des Dialogfensters werden Informationen zur Bedeutung der Argumente für die Berechnung der Funktion eingeblendet. Wenn Sie den Hypertext Hilfe für diese Funktion anklicken, öffnet sich die Excel-Hilfe. Im Hilfe-Fenster werden Erklärungen zur ausgewählten Funktion angezeigt. Sie können nun Informationen zur Syntax der Funktion nachlesen bzw. anhand von Beispielen Hilfestellung für die Eingabe im Funktions-Assistenten bekommen. Für den Fall, dass Sie die Funktion öfter benötigen, empfiehlt es sich, den Hilfe-Text auszudrucken und zu archivieren.! Geben Sie in das Eingabefeld Zahl1 einen Bereich ein. Wenn Sie weitere Argumentefür die Berechnung der Summe benötigen, klicken Sie in das Eingabefeld Zahl2 oder drücken Sie die " -Taste. Bereich mit Bereichswerten Ergebnis der Funktion In dieser Abbildung sehen wir eine Summenfunktion mit einem Argument. Die Syntax der Funktion lautet =SUMME(B1:B5).! Nach Eingabe aller Argumente klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Funktion in die Tabelle einzufügen, andernfalls klicken Sie auf Abbrechen. 7.3 Die Funktion MITTELWERT Der Mittelwert ist ein statistischer Begriff und beschreibt ein Verfahren, bei dem von einer Reihe von Einzelwerten der Durchschnitt errechnet wird. Es wird also zuerst die Summe der Einzelwerte gebildet, die dann durch die Anzahl der Einzelwerte dividiert wird. Mittelwert Tabellenkalkulation 83

6 Beispiel: =28, 28/4=7, Mittelwert=7 Da auch Mittelwert-Berechnungen sehr häufig benötigt werden (und Excel deshalb eine Funktion für die Berechnung bereithält), soll die Eingabe einer Funktion in ein Tabellenblatt auch noch anhand des Mittelwertes demonstriert werden. Beispiel: Für jedes Quartal sind die Umsätze erfasst. Es soll nun der durchschnittliche Quartalsumsatz ermittelt werden. Der Bereich B2:B5 enthält die Quartalsumsätze: 400, 600, 800, Es soll der Mittelwert berechnet werden.! Markieren Sie die Zelle, in die die Funktion eingetragen werden soll.! Beginnen Sie Ihren Eintrag in der Bearbeitungsleiste mit dem Ist-Gleich- Zeichen (=) und tragen Sie unmittelbar danach MITTELWERT als Namen der Funktion ein.! Geben Sie anschließend an den Funktionsnamen eine sich öffnende runde Klammer ein. Sobald Sie die öffnende Klammer eingegeben haben, zeigt Ihnen Excel eine Schnellhilfe an, um Sie bei der weiteren Eingabe zu unterstützen.! Geben Sie als Argument den Bereich B2:B5 ein und schließen Sie den Klammerausdruck.! Drücken Sie oder klicken Sie auf die Schaltfläche Eingeben in der Bearbeitungsleiste. Das Ergebnis der Berechnung wird in der Zelle, in der die Funktion eingetragen wurde, angezeigt. 84 Tabellenkalkulation

7 Berechnung des Mittelwertes mit dem Funktionsassistenten! Markieren Sie die Zelle, in die die Funktion eingetragen werden soll.! Klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste um das Dialogfenster Funktion einfügen zu öffnen. Dialogfenster Funktion einfügen, erreichbar über die Schaltfläche Funktion einfügen. Hier sind die Funktionen, geordnet nach Kategorien, aufgelistet. Funktionsassistent! Markieren Sie in der Liste Kategorieauswählen den Eintrag Statistik (Alternative: Alle oder Zuletzt verwendet).! Wählen Sie anschließend im Feld Funktion auswählen den Eintrag Mittelwert.! Klicken Sie auf OK, um die Formelpalette aufzurufen. Wenn Sie weitere Informationen zur gewählten Funktion benötigen, klicken Sie auf den Hypertext Hilfe für diese Funktion.! Geben Sie in das erste Eingabefeld den Bereich ein. Die Inhalte der Zellen des Bereiches werden rechts neben dem Eingabefeld innerhalb der geschwungenen Klammer dargestellt.! Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Tabellenkalkulation 85

8 7.4 Die Funktion WENN Funktion WENN Die WENN-Funktion prüft, ob eine angegebene Bedingung erfüllt ist. Für den Fall, dass die Bedingung erfüllt, also wahr ist, wird ein angegebener Wert zurückgegeben; ist die Bedingung nicht erfüllt, dann tritt das Alternativ-Ereignis in Kraft, welches ebenfalls in der WENN-Funktion angegeben ist. Die Syntax der Funktion lautet: =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Die Funktion benötigt drei Argumente: Prüfung Dann_Wert Sonst_Wert ein Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann, z.b. B5>0, B5="text", B5<>" ". Alle Vergleichsoperatoren (z.b.: =, >, <, >=, <=, <> ) sind erlaubt. der zurückzugebende Wert für den Fall, dass das Ergebnis der Prüfung WAHR ist. Das Argument kann eine Konstante, ein Zellbezug, eine Formel oder wieder eine Funktion sein. Soll ein Text- Wert zurückgegeben werden, setzen Sie den Rückgabewert unter Anführungszeichen "text". Ist kein Dann_Wert definiert, wird der Wert 0 (Null) zurückgegeben. der zurückzugebende Wert für den Fall, dass das Ergebnis der Prüfung FALSCH ist. Das Argument kann eine Konstante, ein Zellbezug, eine Formel oder wieder eine Funktion sein. Soll ein Text- Wert zurückgegeben werden, setzen Sie den Rückgabewert unter Anführungszeichen "text". Ist kein Sonst_Wert definiert, wird der Wert Falsch oder 0 (Null) zurückgegeben. Anmerkung: Zeichenketten werden bei einer WENN-Funktion immer in Anführungszeichen gesetzt. Dadurch ist es möglich, die Zeichenkette "A2" vom Zellbezug A2 zu unterscheiden. Zahlen werden im Gegensatz zu Zeichenketten niemals in Anführungszeichen gesetzt. Der Unterschied zu einem Zellbezug besteht darin, dass Zahlen keine führenden Buchstaben enthalten. Beispiel: =Wenn(C15>0;C7*E4;17) Wenn Sie die Funktion in ihre Bestandteile zerlegen, dann erhalten Sie: Prüfung: C15> 0 Die Aussage ist dann wahr, wenn der Wert der Zelle C15 größer als der Wert Null ist. Dann_Wert: C7*E4 Wenn die obige Aussage wahr ist, dann wird die Formel C7*E4 berechnet und als Ergebnis der WENN-Funktion zurückgeliefert. Sonst_Wert: 17 Wenn die obige Aussage den Wert falsch ergibt, dann wird als Ergebnis der WENN- Funktion der Zahlenwert 17 zurückgeliefert. 86 Tabellenkalkulation

9 7.5 Die Funktion ANZAHL Um zu berechnen, wie viele Zahlenwerte eine Liste von Argumenten enthält, können Sie die Funktion Anzahl einsetzen. So ist es z.b. für die Berechnung von Durchschnittswerten notwendig, die Anzahl der Werte zu kennen (um die Summe durch diese zu dividieren). Funktion ANZAHL Die Syntax der Funktion lautet: =Anzahl(Wert1;Wert2...) Die Funktion benötigt als Argument zumindest einen Wert in Form eines Zellbezugs, eines Bereiches oder einer Zahl (insgesamt sind 255 Werte möglich). Wert Die Argumente müssen als Zellbezug, Zellbereich, Zahl oder Datumswert eingegeben werden, damit ein Wert als Zahl berücksichtigt wird. Die Funktion ermittelt, wie viele Zahlenwerte die Liste der Argumente enthält. Text, leere Zellen, Wahrheitswerte und Fehlerwerte werden nicht mitgezählt. Beispiel: Ein Unternehmen zeichnet die Stunden auf, die von den Mitarbeitern monatlich geleistet werden. In den Zellen B13, C13, D13 wird durch die Funktion ANZAHL() ermittelt, wie viele Mitarbeiter zur Berechnung der durchschnittlichen Stundenzahl erfasst werden. Zelle B13 ANZAHL(B4:B8) Anzahl Zahlen=5 Zelle C13 ANZAHL(C4:C8) Anzahl Zahlen =4 (Textwert in C5 wird nicht gezählt) Zelle D13 Anzahl(D4:D8) Anzahl Zahlen=4 (D4 als leere Zelle wird nicht gezählt) Tabellenkalkulation 87

10 Tipp: Um schnell festzustellen, wie viele Zahlen eine Liste enthält, legen Sie fest, dass in der Statusleiste die Anzeige der Funktion Anzahl aktiviert ist.! Dazu müssen Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken und im Kontextmenü den Punkt Anzahl auswählen.! Markieren Sie dann den Bereich, der auf die Anzahl der Zahlenwerte überprüft werden soll. Das Ergebnis wird in der Statusleiste eingeblendet. Statusleiste mit Anzeige der Funktionen Mittelwert, Anzahl und Summe Die Funktion ANZAHL2 Funktion ANZAHL2 Für den Fall, dass Sie auch Textwerte, Fehlerwerte und Wahrheitswerte (RICHTIG, FALSCH) mitzählen wollen, verwenden Sie die Funktion ANZAHL2. Lediglich leere Zellen sind jetzt von der Zählung ausgenommen. Die Syntax der Funktion lautet: =Anzahl2(Wert1;Wert2...) 7.6 Die Funktionen MIN und MAX Die Funktionen MIN und MAX finden Sie unter der Kategorie Statistik. Die Funktion MIN Funktion MIN Die Funktion MIN ermittelt aus einer Liste von Argumenten den kleinsten Wert. Die Syntax der Funktion lautet: =Min(Zahl1;Zahl2...) 88 Tabellenkalkulation