Zeiterfassungssystem smart time

Transkript

1 1. Inhalt 1. Inhalt Zeiterfassungsterminal anschließen Transponder oder Fingerabdrücke anlernen Software smart time installieren Arbeitszeitregelungen einstellen Mitarbeiter anlegen Stundensalden korrigieren Automatischer Datenabruf Häufig gestellt Fragen (FAQ) Wie gebe ich neue Mitarbeiter ein? Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu? Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle? Wo gebe ich Abwesenheitstage (Urlaub, Krank,...) ein? Wie korrigiere oder ergänze ich Kommen- und Gehen-Zeiten? 10. Wie gebe ich vorhandene Stunden aus Vormonaten ein? Wie kann ich nach Änderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen? Wie kann ich das Programm so einstellen, dass die Daten automatisch übertragen werden? Kann man auch Zeiterfassungsterminals von SAFESCAN verwenden? 11. Problemlösung Unsere Techniker/innen beantworten gern Ihre Fragen telefonisch & per Fernwartung. Jeder Kunde ist uns wichtig. Deshalb nehmen wir uns ausreichend Zeit für Ihr Anliegen. Wir bitten daher um rechtzeitige Terminabsprache per an support@megzeit.de. mess-elektronik-groß GmbH 1

2 2. Zeiterfassungsterminal anschließen Die Zeiterfassungsterminals der NTA- / NTB-Serie verfügen über einen Netzwerkanschluss und einen Anschluss für einen USB-Stick. Die erfassten Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter können entweder über ein vorhandenes Netzwerk vom Zeiterfassungsterminal in die Software smart time übertragen werden oder mit einem handelsüblichen USB-Stick ausgelesen werden. Die Namen der Mitarbeiter können nur in Verbindung mit dem Netzwerkanschluss übertragen werden. Eine Uhrzeitsynchronisation mit einem PC ist ebenfalls nur beim Netzwerkanschluss möglich. Im Lieferumfang enthalten ist ein 12 Volt Steckernetzteil. Das Netzteil wird an der Unterseite des Zeiterfassungsgerätes angeschlossen. Der Netzstecker wird in eine 230 V Steckdose gesteckt. Verbindung des Zeiterfassungsterminals mit einem Netzwerk Der Anschluss für das Netzwerk befindet sich auf der Rückseite des Zeiterfassungsterminals. Verbinden Sie das Zeiterfassungsterminal mit einem Netzwerkkabel und einer Netzwerkdose oder einem Switch. Stellen Sie am Zeiterfassungsterminal und im Programm unter Terminaldefinitionen eine zu Ihrem Netzwerk passende IP-Adresse ein. Näheres erfahren Sie von Ihrem Systemadministrator. Wenn Sie das Zeiterfassungsterminal direkt mit einem PC oder Laptop verbinden möchten, muss ein gekreuztes Netzwerkkabel verwendet werden (Crossover-Patchkabel). Dieses Kabel erhalten Sie im Computerfachhandel in verschiedenen Längen. Ihr Computer muss in diesem Fall über eine fest eingestellte IP-Adresse verfügen. Näheres erfahren Sie von Ihrem Systemadministrator. Abb. 1 Anschluss für einen USB-Stick Abb. 2 Netzwerkanschluss mess-elektronik-groß GmbH 2

3 3. Transponder oder Fingerabdrücke anlernen Transponder anlernen Jeder Transponder besitzt eine einmalige Seriennummer. Diese Seriennummer muss bei der Inbetriebnahme direkt am Zeiterfassungsterminal einmalig unter einer Benutzer-ID angelernt werden. Diese Benutzer-ID ordnen Sie später in der Software smart time dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Verwenden Sie hierfür je nach Typ des Zeiterfassungsterminals den Menüpunkt Benutzerverw./Benutzer/Reg. RFID (Terminals mit LCD-Display) bzw. Benutzer/Benutzer (Terminals mit Grafik-Display) im Menü des Zeiterfassungsterminals. Fingerabdrücke anlernen Jeder Fingerabdruck stellt ein eindeutiges biometrisches Merkmal einer Person dar. Für jede Person müssen ein oder mehrere Fingerabdrücke bei der Inbetriebnahme am Zeiterfassungsterminal einmalig unter einer Benutzer-ID angelernt werden. Diese Benutzer-ID ordnen Sie später in der Software smart time dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Verwenden Sie hierfür je nach Typ des Zeiterfassungsterminals den Menüpunkt Benutzerverw./Benutzer/Fingerprint (Terminals mit LCD-Display) bzw. Benutzer/Benutzer (Terminals mit Grafik-Display) im Menü des Zeiterfassungsterminals. Hinweise für erfolgreiches Anlernen von Fingerabdrücken Für die Erfassung eines Fingerabdruckes sollte der zentrale Bereich eines Fingers verwendet werden. Legen Sie den Finger deshalb so auf die Oberfläche des Prismas, das dieser Bereich sicher erfasst werden kann. Um eine hohe Erfolgsrate zu erreichen, wird das Einlernen 3 mal wiederholt in einem jeweils leicht veränderten Winkel: Das erste Mal mit zentriert aufgelegtem Finger, der zweite Scan im Winkel leicht nach links und der dritte leicht im Winkel nach rechts. Legen Sie den Finger vollflächig und zentral platziert mit leichtem Druck auf die Sensoroberfläche. mess-elektronik-groß GmbH 3

4 4. Software smart time installieren CD Installieren Legen Sie die Installations-CD von smart time in das CD-ROM-Laufwerk ein. Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie auf das Laufwerk, in dem sich Ihre CD befindet. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Datei smart_time_4msi. Es öffnet sich der Setup- Assistent von smart time. Klicken Sie im Fenster Willkommen auf Weiter. Klicken Sie im Fenster Verzeichnis auf Weiter, wenn Sie das vorgeschlagene Verzeichnis akzeptieren oder auf Wählen, um ein anderes Verzeichnis auszuwählen. Hinweis für Windows Vista und Windows7 Aufgrund der erweiterten Benutzerverwaltung bei Windows Vista und Windows 7 kann es in einzelnen Fällen vorkommen, dass nicht ausreichend Berechtigungen vorhanden sind, um das Programm korrekt auszuführen. Damit eine aufwendige Einrichtung er Benutzerrrechte unter Windows vermieden wird, empfehlen wir die Installation direkt auf C:\NovaCHRON oder einen anderen Ordner vorzunehmen. Klicken Sie auf Installieren. Die Installation wird gestartet. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Setup-Assistenten zu beenden. Es steht Ihnen die Programmgruppe smart time und als Symbol auf dem Desktop zur Verfügung. USB-Dongle installieren Wenn Sie die Vollversion erworben haben, befindet sich in der CD-Hülle der Kopierschutz-Dongle. Der Dongle muss immer, wenn Sie mit dem Programm arbeiten am USB-Anschluss Ihres PCs angeschlossen sein. Stecken Sie den Kopierschutz-Dongle an einen freien USB-Anschluss an Ihren PC. Warten Sie, bis Windows die Meldung Neue Hardware gefunden anzeigt. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Legen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden die beiliegende CD in das CD-Laufwerk. Die Installation des Kopierschutz-Dongle ist erfolgreich abgeschlossen, wenn Windows meldet Neue Hardware wurde installiert und kann jetzt verwendet werden. mess-elektronik-groß GmbH 4

5 5. Arbeitszeitregelungen einstellen Programm starten Starten Sie das Programm smart time durch Doppelklick auf die Verknüpfung smart time auf Ihrem Desktop. Beim ersten Programmstart wird kein Passwort benötigt. Melden Sie sich durch Klicken auf die Schaltfläche Übernehmen an. Kein Passwort nach der ersten Installation erforderlich Verschiedene Arbeitszeitregelungen einstellen Damit das Programm alle Arbeitszeiten so berechnet, wie Sie es wünschen, müssen Sie einmalig die Arbeitszeitregelungen in smart time gemäß Ihren Wünschen und Anforderungen einrichten. In einigen der hierzu benötigten Programmfunktionen sind bereits Voreinstellungen hinterlegt. Sie können diese Daten verwenden und abändern oder aber neue Definitionen gemäß Ihren Anforderungen erstellen. Ablauf 1. Tagespläne einstellen 2. Wochenpläne einstellen 3. Wochenpläne den Stammsätzen zuordnen mess-elektronik-groß GmbH 5

6 Tagespläne einstellen Tagespläne bilden die verschiedenen Arbeitszeitregelungen pro Tag ab. Sie können einen Tagesplan für gleichartige Tage der Woche und für mehrere Mitarbeiter, die nach der gleichen Regelung arbeiten verwenden. Wechseln Sie auf den Menüpunkt Programm Tagesplan. Sie erhalten am linken Rand die Übersicht der bereits eingestellten Tagespläne. Wählen Sie den gewünschten Tagesplan durch Anklicken aus. Einen neuen Tagesplan erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Zur Erleichterung der Einstellungsarbeiten können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Kopieren einen vorhandenen Tagesplan kopieren. Danach stellen Sie die gewünschten Arbeitszeitregelungen ein. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Übernehmen. Die eingestellten Tagespläne werden später einem oder mehreren Wochenplänen zugeordnet (siehe Abschnitt Wochenpläne einstellen ). Tipp: Kopieren Erläuterungen zu den Einstellungen im Tagesplan Nicht verwendete Parameter können auf 0:00 belassen werden. Soll: Ist die Arbeitszeit ohne Pause, die an diesem Tag von einem Mitarbeiter zu leisten ist. Die Differenz aus geleisteter Arbeitszeit (Ist-Zeit) und Soll-Zeit wird im Saldo aufsummiert. mess-elektronik-groß GmbH 6

7 Kernzeit: Dienstgang: Pause: Rundung: Ist die Arbeitszeit, während der ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sein muss. Buchungen innerhalb der Kernzeit werden als Kernzeitverletzungen registriert. smart time unterscheidet zwischen so genannten harten und weichen Kernzeitverletzungen. Harte Kernzeitverletzungen sind Buchungen innerhalb der Kernzeit ohne Entschuldigungsgrund in Form eines Funktionscodes. Weiche Kernzeitverletzungen sind alle Buchungen innerhalb der Kernzeit, zu denen ein Funktionscode existiert. Das sind Vorgabezeitpunkte, zu denen ein Mitarbeiter abgerechnet wird, wenn die erste Buchung des Tages eine Dienstgang-Kommen-Buchung oder die letzte Buchung des Tages eine Dienstgang-Gehen-Buchung ist. Meldet sich der Mitarbeiter mit Dienstgang an, wird bis zu dem eingestellten Wert zurück gerechnet, meldet sich der Mitarbeiter mit Dienstgang ab, wird bis zum eingestellten Wert Arbeitszeit berechnet. Über den Menüpunkt Programm Pausenplan können Sie automatische Pausenregelungen einstellen. Die Pausenpläne werden dann bei Pause 1 und 2 zugeordnet. Über den Menüpunkt Programm Rundungsplan können Sie Rundungsregeln für die Kommen- und Gehen-Zeiten einstellen. Die Rundungspläne werden dann bei Rundung zugeordnet. mess-elektronik-groß GmbH 7

8 Wochenpläne einstellen In den Wochenplänen werden die vorher eingestellten Tagespläne den einzelnen Wochentagen von Montag bis Sonntag zugeordnet. Sie können einen Tagesplan für gleichartige Tage der Woche an mehreren Wochentagen zuordnen. Sie können einen Wochenplan für mehrere Mitarbeiter, die nach der gleichen Regelung arbeiten verwenden. Wechseln Sie auf den Menüpunkt Programm Wochenplan. Sie erhalten am linken Rand die Übersicht der bereits eingestellten Wochenpläne. Wählen Sie den gewünschten Wochenplan durch Anklicken aus. Einen neuen Wochenplan erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen. Zur Erleichterung der Einstellungsarbeiten können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Kopieren einen vorhandenen Wochenplan kopieren. Danach klicken Sie auf die einzelnen Wochentage und wählen durch Klicken auf den nebenstehenden Pfeil den gewünschten Tagesplan aus. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Übernehmen. Die eingestellten Wochenpläne werden später einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet (siehe Abschnitt Mitarbeiter anlegen ). Tipp: Kopieren Doppelklick und gewünschten Tagesplan bzw. Schichtplan auswählen mess-elektronik-groß GmbH 8

9 6. Mitarbeiter anlegen Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter Stammsätze. Einen neuen Mitarbeiter geben Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen ein. Danach nehmen Sie die restlichen Einstellungen vor. Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Übernehmen. Hier die Benutzer-ID eintragen, mit der der Transponder oder Fingerabdruck am Terminal angelernt wurde Hier die Arbeitszeitregelung eintragen mess-elektronik-groß GmbH 9

10 Erläuterungen zu den Eingaben bei Mitarbeiterstammsätzen Name: Personalnr.: Benutzer-ID: Terminalstatus: PW: Wochenplan: Tragen Sie Namen und Vornamen des Mitarbeiters ein. Geben Sie die Personalnr. des Mitarbeiters ein. Das Feld kann auch frei bleiben. Geben Sie die Nummer des Transponders oder Fingerabdrucks des Mitarbeiters ein, so wie er am Zeiterfassungsterminal angelernt wurde. Mit dieser Funktion und dem Passwort werden ein oder mehrere Benutzer definiert, die Einstellungen am Zeiterfassungsterminal vornehmen dürfen. Sobald ein Mitarbeiter als Administrator eingestellt wurde, gelangt man in das Menü am Zeiterfassungsterminal nur noch mit der Benutzer-ID und dem Passwort. Hier tragen Sie dass Passwort für Mitarbeiter ein, die Einstellungen am Zeiterfassungsterminal ändern dürfen. Geben Sie ein, welcher Arbeitszeitregelung der Mitarbeiter zugeordnet ist. Berechnungsbeginn: Tragen Sie hier das Datum in der Form TT.MM.JJ ein, ab dem das Programm für diesen Mitarbeiter überhaupt erst Zeiten berechnen soll. Es gibt zwei Verfahrensweisen, um die Transponder-ID in die Mitarbeiterstammdaten zu übernehmen. 1. Die Transponder-ID wird beim Einrichten eines Mitarbeiters am Terminal angelernt und anschließend mit der Funktion im Menü Datei Terminal Empfange Nutzerdaten in die Mitarbeiterstammdaten übernommen. 2. Die Transponder-ID wird im Fenster Stammsätze neben der Benutzer-ID eingetragen. Mit der Funktion im Menü Datei Terminal Sende Nutzerdaten wird der Name und die Transponder- ID, an das Terminal gesendet. ACHTUNG: Es werden keine Fingerabdrücke auf dem PC gespeichert. Die Funktion Datei Terminal Sende Nutzerdaten löscht alle vorhandenen Fingerabdrücke. mess-elektronik-groß GmbH 10

11 7. Stundensalden korrigieren Diese Funktion können Sie verwenden, wenn bereits aufgelaufene Plus- oder Minusstunden vor Einführung des Zeiterfassungssystems in smart time weiter geführt werden sollen. Die spätere Saldenberechnung und Übertragung in Folgemonate erfolgt in smart time automatisch. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Summen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Saldo klicken. Wählen Sie über die Pfeilschaltflächen den gewünschten Tag aus, für den die Korrektur gelten soll. Geben Sie in der Zeile Kumuliertes Saldo in der Spalte Korrektur die gewünschten Stunden ein. Dabei können + oder - als Vorzeichen verwendet werden. Drücken Sie abschließend ENTER. Die Eingabe wird sofort berechnet und kann in der Monatsübersicht überprüft werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Tagessaldo an dem Tag der Korrektur sofort mit der Eingabe verrechnet wird. Die Eingabe kann beliebig oft geändert werden. Hier die gewünschte Korrektur eintragen Zukünftig wird der laufende Saldo von smart time immer automatisch aus Sollzeit und Istzeit berechnet. mess-elektronik-groß GmbH 11

12 8. Automatischer Datenabruf Wählen Sie den Menüpunkt Kommunikation Zeitaufträge. Stellen Sie den gewünschten Zeitauftrag ein. Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie die Wochentage aus, an denen die Funktion ausgeführt werden soll. Folgende Zeitaufträge werden empfohlen Uhrzeit synchronisieren (z.b. Sonntags um 3:30 Uhr) Buchungen empfangen / Erg. senden (z.b. jeden Tag zwischen 4:00 und 23:00, alle 15 Minuten) Weiterhin kann das Programm über den Autostart Ihres PCs bei jedem Start von Windows gestartet werden. Hilfestellung gibt Ihnen hierfür unser Support-Team. mess-elektronik-groß GmbH 12

13 9. Häufig gestellt Fragen (FAQ) Wie gebe ich neue Mitarbeiter ein? Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Stammsätze in der Menüleiste klicken. Mit der Schaltfläche Hinzufügen legen Sie einen neuen Stammsatz an. Das Programm schlägt Ihnen automatisch eine Systemnummer vor. Diese brauchen Sie nicht zu verändern. Geben Sie die Benutzernummer ein. Diese Nummer muss die gleiche wie die Benutzer-ID des Mitarbeiters am Terminal sein. Geben Sie den Namen, die Zeitgruppe und weitere persönliche Daten des Mitarbeiters ein. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu? Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Stammsätze in der Menüleiste klicken. Wählen Sie im Feld Wochenplan das für den ausgewählten Mitarbeiter gültige Zeitmodell aus. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle? Wählen Sie den Menüpunkt Programm Tagesplan. Erstellen Sie die benötigten Tagespläne für die verschiedenen Arbeitszeiten. Tage an denen gleich gearbeitet wird können mit einem Tagesplan zusammengefasst werden.zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Wählen Sie den Menüpunkt Programm Wochenplan. Ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den gewünschten Tagesplan zu. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Wo gebe ich Abwesenheitstage (Urlaub, Krank,...) ein? Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Fehlzeiten. Stellen Sie im Feld Fehlgrund die gewünschte Abwesenheit (Funktionscode) ein. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Zeitraum. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Wie korrigiere oder ergänze ich Kommen- und Gehen-Zeiten? Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Buchungen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Beginn oder Ende klicken. Wählen Sie über die Pfeilschaltflächen den gewünschten Tag aus. Zum Ändern vorhandener Buchungen klicken Sie die gewünschte Uhrzeit an. Zum Hinzufügen neuer Buchungen klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Geben Sie im Feld Zeit die gewünschte Uhrzeit ein. Zum Speichern und Berechnen der Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. mess-elektronik-groß GmbH 13

14 Wie gebe ich vorhandene Stunden aus Vormonaten ein? Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Summen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Saldo klicken. Wählen Sie über die Pfeilschaltflächen den gewünschten Tag aus. Geben Sie in der Zeile Kumuliertes Saldo in der Spalte Korrektur die gewünschten Stunden ein. Dabei können + oder - als Vorzeichen verwendet werden. Wie kann ich nach Änderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen? Wählen Sie den Menüpunkt Datei Neuberechnung. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Mit der Schaltfläche Gruppe können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig neu berechnet werden. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Ausführen. Wie kann ich das Programm so einstellen, dass die Daten automatisch übertragen werden? Über den Menüpunkt Kommunikation Zeitaufträge können Sie automatisch die Daten von den angeschlossenen Zeiterfassungsterminals abholen lassen. Weiterhin kann das Programm über den Autostart Ihres PCs bei jedem Start von Windows gestartet werden. Hilfestellung gibt Ihnen hierfür unser Support-Team. Kann man auch Zeiterfassungsterminals von SAFESCAN verwenden? Die Zeiterfassungsterminals von SAFESCAN oder anderen Anbietern sind nicht kompatibel mit smart time. Ihre Frage war nicht dabei? Gern steht Ihnen auch unser Support-Team bei allen Fragen zur Verfügung. Schreiben Sie einfach Ihre Anfrage per oder unser Support-Formular unter mess-elektronik-groß GmbH 14

15 10. Problemlösung Die häufigsten Ursachen für Fehler sind falsche Einstellungen oder fehlende Einstellungen und Freigaben im Netzwerk. Haben Sie Hinweise zur weiteren Verbesserung des Programms oder stellen Sie Fehler im Programm oder dem Bedienerhandbuch fest, dann informieren Sie uns bitte. Problem Meldung: Dies ist eine Demo-Version!!! Es sind max. 3 Personen zulässig. Es kann keine Netzwerkverbindung mit dem Zeiterfassungsgerät hergestellt werden mögliche Ursachen USB Lizenz-Dongle wurde nicht angeschlossen Treiber für Lizenz-Dongle wurde nicht installiert falsche Einstellungen für Dongleabfrage Netzwerkkabel ist nicht angeschlossen bei Direktanschluss an einen PC wurde kein Crossover-Kabel verwendet die IP-Adresse im Terminal ist falsch eingestellt falsche Einstellungen in den Terminaldefinitionen Datenübertragung wird von Firewall blockiert bei wlan-terminals wird bei der IP-Adresse für den Netzwerkanschluss die gleiche Adresse wie für das wlan-modul verwendet Die Arbeitszeiten werden nicht richtig berechnet falsche Einstellungen in den Tagesplänen oder Wochenplänen in den Stammsätzen ist ein falscher Wochenplan eingestellt in den Stammsätzen ist der Berechnungsbeginn falsch eingestellt Nach Änderung von Arbeitszeitregelungen werden die Arbeitszeiten trotzdem nicht richtig berechnet ein geänderter Wochenplan wurde dem Mitarbeiter nicht in den Stammsätzen zugeordnet Menüpunkt Datei Neuberechnung wurde nicht ausgeführt Hier finden Sie weitere Hilfe Programmhilfe: Internet: Handbücher: Technischer Support: Menüpunkt Hilfe Support auf der CD-ROM und zum Download unter support@megzeit.de mess-elektronik-groß GmbH 15