Anlage A. 1.2 Projektbegleitung /-durchführung externe Begleitung Dokumentation 30 Überwachung (inkl. Finanzierung) 15

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1 Anlage A Stadt Coburg: NKF-Einführung. Projektstrukturplan. Stand: Projektorganisation 5 Projektleiter benennen Projektgruppe/Kernteam bilden Arbeitsgruppen bilden Entscheidungs- & Informationsgremien bilden 1.2 Projektbegleitung /-durchführung externe Begleitung Dokumentation 30 Überwachung (inkl. Finanzierung) Projektvorbereitung Arbeitsschritte/pakete beschreiben Zeitplan aufstellen Vorgaben durch Gesetzgeber ermitteln 1.4 Projektinformation Konzept für Projektmarketing erstellen 1 Informationsmedien festlegen 1 Infomedien einrichten 2 Verantwortlichen festlegen, lfd. Pflege und 15 Organisation der folgenden Marketinginstrumente: - NKF-Informationsveranstaltungen P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö - NKF-Schulungen P/V V V V P/V - Verwaltungsinterne Mitteilungen über NKF und das NKF-Einführungsprojekt über Intranet, Mitarbeiter-Zeitschrift und Aushänge V V V V V V V V V V V V V V Seite 1 von 9

2 - Beiträge in der regionalen Presse über NKF und das Einführungsprojekt P/Ö P/Ö P/Ö P/Ö P/Ö - NKF-News im Internetauftritt der Stadt Coburg - regelmäßige (kurze) Beiträge im Intranet über NKF und das Einführungsprojekt - NKF-Arbeitskreise bzw. Erfahrungsaustausch mit anderen Städten - NKF-Auftakt-Veranstaltung in großem Rahmen (Bürgermeister, Stadträte, Presse), ggf. öffentliche Informationen über wichtige Meilensteine im Rahmen des Projektfortschritts - Veröffentlichungen in der einschlägigen Fachpresse über Erfahrungen bei der NKF- Einführung, Haushaltsvollzug und Steuerung mit NKF - attraktive und leicht verständliche Darstellung des Haushaltsplans, evt. auf CD - periodische Veröffentlichung wichtiger Kennzahlen V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V V V V V V V V V V V V V V V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö P/V/Ö 2 Steuerungskonzept Grundlagen 20 Entscheidung über grundlegende Verrechnungsstrukturen vorbereiten Entscheidung über Budgetierungsregeln vorbereiten Ausbaustufen KLR & Umsetzungsplan definieren 2.2 Übergangsszenario 5 Echtbetriebszeitpunkt Doppik festlegen Pilotbereich(e) festlegen Pilot Seite 2 von 9

3 Test- und Echtbetriebszeitpunkt AnBu Test- und Echtbetriebszeitpunkt KLR Test- und Echtbetriebszeitpunkt FiBu Planungshilfe festlegen 2.3 Konzept 10?? Konzept erstellen & abstimmen kritische Entscheidungen definieren Konzept beraten Konzept entscheiden 3 Vermögen Vermögenserfassung Mengengerüst erfassen Grobplan aufstellen Inventurrichtlinie erstellen Inventurrichtlinie genehmigen Erfassungstools festlegen Inventurteams bilden Feinplan aufstellen Inventurteams schulen bewegliches Vermögen erfassen unbewegliches Vermögen erfassen lfd. Zu- & Abgänge erfassen 3.2 Vermögensbewertung Bewertungsrichtlinie erstellen 8 Bewertungsrichtlinie genehmigen Bewegl. Vermögen bewerten inkl. in 3.1 Unbewegl. Vermögen bewerten inkl. in Vorbereitung Eröffnungsbilanz Bank-, Kassenbestände u. ä. aufnehmen 1 Forderungs- & Verbindlichkeiten aufnehmen 5 Pensionsrückstellungen ermitteln 5 Instandhaltungs- und sonstige Rückstellungen 10 Seite 3 von 9

4 3.4 Eröffnungsbilanz inkl. in 3.1 Eröffnungsbilanz erstellen Eröffnungsbilanz testieren Eröffnungsbilanz beschließen 3.5 Anlagenbuchhaltung (Software) Grundverständnis über Funktionalitäten der 5 Organisation / Einrichtung AnBu 20 Stammdaten AnBu einpflegen inkl Vermögensgegenstände einpflegen inkl Produkt- /Kostenstelleninformationen inkl Abschreibungen bis EB-Termin ermitteln 1 4 Kosten- und Leistungsrechnung Kostenträger (Produkte) 20 Produktplan (mit Kennzahlen) erstellen/überarbeiten Kostenträgerstruktur ableiten Produktverantwortliche ggf. überarbeiteten Produktplan mit Fachbereichen abstimmen Mitarbeiter zu Produkten zuordnen (Zeiterfassungssystem?) Anpassungen des Produktplans entscheiden (KLR) 4.1 Kostenstellen 5 Kostenstellenplan erarbeiten Kostenstellen Produkten zuordnen Kostenstellenplan mit Fachbereichen abstimmen Kostenstellenplan verbindlich erklären (KLR) 4.3 Kostenarten inkl Seite 4 von 9

5 Kostenartenplan erarbeiten Personalkostenverrechnung entscheiden Kostenartenplan entscheiden (KLR) 4.4 Interne Leistungsverrechnung 10 Sender-Empfänger-Strukturen definieren Verrechnungsarten festlegen Verrechnungspreise bestimmen Verrechnungszeiträume definieren ILV verbindlich erklären (KLR) 4.5 Berichtswesen 5 Standard-Berichte festlegen Berichtszeiträume festlegen Controlling 4.6 Budgetierung 5 Budgetregeln verbindlich erklären Budgetkreise festlegen Budgetinhalte festlegen Budgetverantwortliche festlegen 4.8 KLR-Modul der Controlling(CO)-DV inkl Grundverständnis Software-Strukturen erzeugen Kostenartenplan einrichten Kostenstellen einrichten Kostenträger einrichten Verrechnungsstrukturen einrichten Berichte hinterlegen 5 Haushalt Vorbereitende Aktivitäten Seite 5 von 9

6 Sammelnachweise auflösen 0 Gemischte Ein- & Ausgabepositionen auflösen Umschlüsselungsmatrix 20 Produkte zu Gliederungsziffern zuordnen Konten zu Gruppierungsziffern zuordnen Haushaltsstellen (anteilig) zuordnen 5.3 Kontenplan 10 Kontenrahmen als Vorlage nehmen und zum Kontenplan ausdifferenzieren Finanzanlagen anpassen Gebühren/Beitragskonten anpassen VVS-Konten anpassen Kontenmerkmale einpflegen Verknüpfungen Kontenplan erstellen 5.4 Haushaltsplanung (Vorbereitung) 1. Doppischer Haushalt 5 Planungsprozess festlegen Planungsebene (Produkte/Konten) festlegen Zeitplan HH-Planung festlegen Mittelanmeldungsprozess definieren 5.5 Haushaltsplanung (Umsetzung) 60 Schulung Planungsverantwortliche Mittelanmeldungsprozess durchführen HH-Plan erstellen Anlagen zum HH-Plan erstellen Beratung und Beschlussfassung doppischer HH 5.6 Umstellungsszenario 2007/ Feinplan erstellen Übernahme kameraler HH-Reste festlegen kameralen Rechnungsstoff bereinigen (z.b. Kleinbeträge) Seite 6 von 9

7 Rechnungsannahme- & Buchungsbeschluss definieren Buchungsbeginn (dopp.) festlegen 5.7 Haushaltsvollzug Berichtswesen festlegen inkl Kontierungsregeln erstellen Finanzbuchhaltung (Software) 10 Grundverständnis FiBu schaffen Produktplan einrichten Kontenplan einrichten dopp. Buchungsstellen einrichten Umschlüsselungsmatrix einrichten Ergebnisse vergangener HH-Jahre umschlüsseln Ansätze HHP 2008 erfassen Pflege alter Stammdaten (z.b. PK Informationen) 6 Organisation Personal 5 KLR-Verantwortlichen benennen AnBu-Verantwortlichen benennen FiBu-Verantwortlichen benennen Bilanzbuchhalter als Qualifizierungsmaßstab räumliche Kapazitäten klären 6.2 Buchhaltungs- und Kassenstrukturen 20 Bisherige Struktur aufnehmen Neue Funktionen definieren Neue Abläufe (zentral vs. dezentral) definieren Verantwortlichkeiten für neue Aufgaben festlegen Seite 7 von 9

8 6.3 Organisationsentwicklung FiBu/Kasse Neue Organisation entwickeln Neue Organisation entscheiden Neue Organisationsstrukturen umsetzen Organisationsanpassungen lfd Betrieb 6.4 Controlling Aufgabenumfang / Aufbau zentrales Controlling klären Aufgabenumfang / Aufbau dezentrales Controlling klären 7 Schulungen Abstimmung mit Dritten Abstimmung Schulungen (Methodik, Software) 7.2 Schulungsvorbereitungen 10 Zielgruppen definieren, Schulungsbedarfe ermitteln Schulungsanbieter ermitteln Zeitplan für Schulungen erarbeiten Budget für Schulungen ermitteln 7.3 Schulungsdurchführung 50 Methodische Schulungen BWL, FiBu, Bilanzierung, KLR,... Software-Schulungen (AnBu, KLR, FiBu) 7.4 Personalentwicklung Personalentwicklungskonzept 8 DV-Auswahl und -einführung DV-Auswahlverfahren vorbereiten 5 DV-Auftakt 8.2 Teilnahmeantrag vorbereiten 5 Seite 8 von 9

9 8.3 Ausschreibungsunterlagen vorbereiten Angebote einholen und bewerten Bieterpräsentationen 6 Vorbereitung der Bieterpräsentationen Präsentationstermine durchführen 8.6 DV-Entscheidung, Vertragsverhandlungen DV-Konsolidierung, Grundkonzeption 3 Rahmenplanung der DV-Einführung erstellen 8.8 Planungs- und Einführungsaktivitäten zur Bereitstellung, Einrichtung 30und Betrieb Bereitstellung und Einrichtung 10 Echtbetrieb vorbereiten 8.9 Schnittstellen, Vor- und Fachverfahren 15 Beschreibung der Übergabe-Schnittstellen (Export/Import) Möglichkeit zur Datenübernahme prüfen Schnittstellen anpassen Altdaten übernehmen 9 Konzernabschluss Stadt Konsolidierung Beteiligungen Eigengesellschaften Stiftungen weitere 10 Gesamtaufwand in Personentagen [PT] Seite 9 von 9