Vollkostenrechnung an der Universität Heidelberg. Neuere Entwicklungen zum Methodenzertifikat. Kai Rast, Finanz- und Wirtschaftsdezernat

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1 Vollkostenrechnung an der Universität Heidelberg Neuere Entwicklungen zum Methodenzertifikat Kai Rast, Finanz- und Wirtschaftsdezernat

2 Überblick Einstieg in Antragstellung Beteiligte Stellen und interne Vernetzung Ablauf der Antragstellung Zusammenarbeit mit dem Auditor Antragsform und inhalt Methodik der Universität Heidelberg Ausblick

3 Overheadsatz für reale indirekte Kosten Ermittlung eines Overhead-Satzes für die gesamten Forschungsaktivitäten der Universität Heidelberg Bezugsgröße / Nenner: Forschungs-Personalkosten des Wissenschaftlichen Dienstes (50% Forschungsanteil beim Landespersonal, 100% drittmittelfinanziertes Forschungspersonal, 0% reines Lehrpersonal) Zähler: - Umlagen der Vorkostenstellen auf den drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten - Forschungsanteil (50%) der Umlagen der Vorkostenstellen der wiss. Einrichtung - Der Forschungsanteil des nichtwissenschaftl. Personals in der wiss. Einrichtung - Der Forschungsanteil der Sachkosten in der wissenschaftlichen Einrichtung (- nicht enthalten: Einzelsachkosten aus drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten)

4 Ermittlung der Overhead-Sätze entsprechend den aus dem Budgetierungsmodell bekannten Clustern: Cluster 1 Buchwissenschaften: 76/75 % (2006/05) Cluster 2 Wirtschafts-, Sozial- und Verhaltenswissenschaften sowie theoretische NW: 77/75 % Cluster 3 Experimentelle NW: 125/120 % (2006/05) Cluster 4 Medizin Mannheim: 85 % (2005) Gründe: Kontinuität, Vermeidung zu großer Heterogenität, Akzeptanz, neue Institute

5 Vernetzung in der zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) Stabstelle Controlling Berechnung der Indirekten Kosten / Overheads ZUV Buchhaltungs- und Finanzdezernat Berechnung der Personalkosten/ Personalstandardkosten Forschungsdezernat Umsetzung der Vorgaben der EU Koordination der beteiligten Stellen Zeiterfassung Zusammenführung der Ergebnisse Regelmäßig stattfindende Treffen Terminierung der Abgabe von Texten / Berechnungen Offene Kommunikation Kurze Wege

6 Ablauf der Antragstellung August 2008 Antrag auf Erteilung eines Methodenzertifikats für indirekte Kosten und Personalkosten Voraussetzung: 8 Projekte im 6. FRP mit mindestens 375 TEURO Zuwendung November / Dezember 2008 Erste Treffen mit dem Wirtschaftsprüfer Ab Febr Abschließende Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer Geplant: Juni 2009 Übermittlung des Form E mit Anhängen an die EU

7 Zusammenarbeit mit dem Auditor Nach der schriftlichen Kontaktaufnahme im Sommer Phasen Phase 1 Erstes Treffen im November 2008 an der Universität Heidelberg: Information über Grundlagen und Bedingungen (Leitfäden der EU); Vorstellung des eigenen Modells Auditor arbeitet im Dezember 2008 in einem Büro der Universitätsverwaltung, alle beteiligten Stellen standen ihm für Fragen offen. Einarbeitungsphase: ca. 2 Wochen Am Ende dieser Phase übermittelte der Auditor eine schriftliche Zusammenfassung Phase 2 Zweite Phase begann mit der Übersendung des vollständigen Antragstextes an den Auditor 1-wöchige Arbeit des Auditors in Heidelberg Abschließendes Gespräch, Nachbesserung, Übersendung des Antrags an die EU

8 Zusammenarbeit mit dem Auditor Im Verlauf der Phase 2 Gleiche Akteure veränderte Rollen Universität wird nicht geprüft Wirtschaftsprüfer zertifizieren nicht

9 Antragsform und Umfang Kerntext Form E: Einleitung Erläuterung zum Zeiterfassungssystem und dessen Implementierung an der Universität Kalkulation der indirekten Kosten und der Personalkosten Vier Anlagen Annex 1: Allgemeine Hinweise zum Hintergrund der Methodik der Universität Annex 2: Erläuterungen zur Berechnung der indirekten Kosten Annex 3: Erläuterungen zur Berechnung der Personalkosten Annex 4: Muster der Zeiterfassungsbögen Zahlenwerk, Berechnungsformeln und Tabellen sind im Form E auf das Wesentliche reduziert; Beispielberechnungen und aktuelle Zahlen finden sich in den Anlagen. Die Einleitung stellt die Rahmenbedingungen dar: hier finden sich Ausführungen zur nationalen Rechtsprechung, zum Datenschutz und zum universitären Rechensystem Ziel dieser Gliederung ist es, die Lesbarkeit und Verständlichkeit des Form E zu erhöhen; die Anlagen dienen als Nachschlagewerke bei offen Fragen Umfang des Antrags mit Anlagen: Form E: 10 Seiten / Anlagen: ca. 60 Seiten

10 Eckpunkte des Heidelberger Ansatzes (1) Personalkosten: Anforderungen an Zeitnachweise für die Erstattung von (direkten) Personalkosten in EU-Projekten: Arbeitszeitnachweis über die gesamte Arbeitszeit einer Person Aufteilung auf verschiedene Projekte, Lehre, freie Forschung Urlaubs-und Krankheitszeiten müssen erfasst werden gilt auch für Professor/innen, die anteilig abgerechnet werden sollen Zeitnachweise müssen monatlich abgezeichnet werden allgemeines Erfordernis aus dem 7. FRP, unabhängig von Vollkosten Erfassung Arbeitsstunden (productive hours), timesheet wie EU-Büro des BMBF, nur eine Kategorie Abwesenheit, VwV: 1697 Std./Jahr als Normierungsgröße

11 Eckpunkte des Heidelberger Ansatzes (2) Personalkosten: Timesheet for indirect actions in the 7th frameworkprogramm of the EU Person: Year: Month: Please fill in the green lines Date total EU-projects RTD project x 0 project y 0 project z 0 RTD total Demonstration project x 0 project y 0 project z 0 Demonstration total Management project x 0 project y 0 project z 0 Management total Others project x 0 project y 0 project z 0 Others total EU-projects total other projects and teaching project a 0 project b 0 teaching 0 projects and teaching total productive hours absence 0 hours total productive hours date: project x 0 project y 0 Signature of the employee Signature of the responsible person project z 0 project a 0 project b 0 teaching 0

12 Eckpunkte des Heidelberger Ansatzes (3) Personalkosten: Abrechnung des festangestellten Personals: Verwendung von Durchschnittssätzen unvermeidbar für - Personalkosten, die in Gemeinkosten fließen - landesfinanziertes Personal, das anteilig auf Projekt arbeitet Anwendung eines durchschnittlichen Heidelberger Standardkosten-Stundensatzes, auf Ist-Basis vom Vorjahr => 14 Sätze, inkl. 31% bzw. 33% Aufschlag, keine echten Versorgungszuschläge/Beihilfe Drittmittelpersonal: reale Kosten nicht abzurechnen ist: festangestelltes nicht-wissenschaftliches Personal, da bereits im Overhead

13 Eckpunkte des Heidelberger Ansatzes (4): Abzug MWSt. aus direkten Kosten: direkter Abzug bei der dezentralen Projektabrechnung der direkten Kosten (dezentrale Ressourcenverantwortung). Abzug MWSt. aus indirekten Kosten: explizite Berechnung nach Steuerkennzeichnung im Buchungsbeleg oder vereinfachte Methode: pauschal Abzug 19% aller nicht-personalkosten Abzug anderer non-eligible costs : die Kosten werden über die entsprechende Sachkontenschlüssel für Zinsen, Zölle, Umtauschverluste, etc,. herausgerechnet.

14 Eckpunkte des Heidelberger Ansatzes (5): Stichtag-Lösung: 1.7. zur Anwendung kommt der Kalenderjahr-bezogene Overheadsatz und Standard-Personalkostensatz vom Vor-Vor Jahr, ab dem 1.7. der vom Vorjahr Regelung zur Verteilung der Overheads: Prämisse: keine Schlechterstellung als im 6. RP Restbetrag nach Deckung 115% direkte Kosten wird aufgeteilt: 70% Rektorat, 30% Institut bzw. Projektleiter Verantwortlichkeit für Umsetzung: Forschungsdezernat Berechnung: Controlling, Finanzdezernat

15 Methodik - Überblick Personalkosten: Personal, das in den Projekten angestellt ist, wird mit direkten Kosten abgerechnet Wissenschaftliches festangestelltes Personal wird mit 14 Standardkostenkategorien abgerechnet, die Gruppierung erfolgt nach dem Anstellungsverhältnis Nichtwissenschaftliches festangestelltes Personal ist Teil der indirekten Kosten Indirekte Kosten: Nicht eine Overheadrate für die gesamte Universität, sondern drei Cluster: 1. Buchwissenschaften 2. Empirische Sozial- und Geisteswissenschaften, theoretische Naturwissenschaften 3. Experimentelle Naturwissenschaften Stichtagslösung: Neuberechnung der Overheadsätze und Personalkostenkategorien zum 1.7. eines Jahres Zeiterfassung: 2 Zeiterfassungsbögen auf der Grundlage des BMBF-Musters Abwesenheitszeiten sind zusammengefasst wird zu Beginn eines Projekts an die Wissenschaftler verteilt Prüfung am Ende eines Berichtzeitraums durch das Forschungsdezernat

16 Anmerkungen des Auditors und Erfahrungen Nicht alle Kosten können im internen Rechensystem der Universität abgebildet werden, der Einsatz von Pauschalen kann problematisch sein die Zeiterfassung wird nicht gelebt, Kontrollmechanismen wurden als nicht stark genug angesehen und sollten früher als am Ende einer Berichtsperiode greifen Für alle beteiligten Stellen bedeutet der Antrag auf ein Methodenzertifikat Mehrarbeit Die Übersetzung der Texte benötigt Zeit Die Entscheidung über Form und Umfang des Antrags sollte möglichst früh getroffen werden

17 Ausblick - Probleme: Neuer Leitfaden der EU zum Methodenzertifikat: Abweichung von der vorgeschriebene Methodik möglich Nach Einreichung des Antrags erwartet die Universität HD einen kommunikativen Prozess mit der EU MWSt.-Abzug sehr aufwendig Sonderperioden in Planversion SAP-Abbildungsproblem Akzeptanz des erhöhten Overhead-Satzes Vorgabe von Grenz-Budgets durch den Koordinator?? Erhöhte Beratungsleistung und Unterstützung Unzufriedenheit mit dem Vollkosten-Modell